Информационные технологии управления

Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности.

.

Зорин С.Ф.

Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности

Инструментальные средства компьютерных технологий информационного обслуживания управленческой деятельности подразделяюдся на два типа: аппаратные и программные. Проведем классификацию каждого из этих типов.

Аппаратные средства компьютерных технологий состоят из непосредственно компьютеров и периферийного оборудования.

Все компьютеры можно разделить на несколько категорий:

1. Карманные персональные компьютеры.

2. Блокнотные персональные компьютеры.

3. Персональные компьютеры в сфере домашнего хозяйства.

4. Базовые настольные персональные компьютеры.

5. Сетевые персональные компьютеры.

6. Высокопроизводительные настольные компьютеры, рабочие станции и серверы начального уровня.

7. Многопроцессорные рабочие станции и серверы высокого уровня.

8. Суперкомпьютеры.

Каждой категории компьютеров теоретически соответствует специфическая программно-аппаратная инфраструктура. Но в последнее время наметились тенденции к стиранию границ между описанными категориями и появлению большого числа новых моделей компьютеров, обладающих особыми характеристиками.

Периферийное оборудование подразделяется на следующие категории:

1. Устройства печати (принтеры, плоттеры).

2. Устройства вывода (экраны, проекторы).

3. Устройства сканирования.

4. Устройства хранения данных.

5. Устройства связи (модемы, маршрутизаторы).

6. Контроллеры для подключения специальной аппаратуры (видеонаблдение и доступ, контроль за параметрами оборудования и т. д.)

Программные средства компьютерных технологий подразделяются на системное (сервисное) и прикладное программное обеспечение.

Системное и сервисное программное обеспечение это:

1. Операционные системы обеспечивают функционирование компьютера и перефирийных устройств, служат оболочкой для остальных программ..

2. Тестовые и диагностические программы помогают предупреждать и выявлять неисправности программных и аппаратных средств.

3. Антивирусные программы предназначены зля защиты локальных компьютеров и компьютерных сетей от вредоносных программ.

4. Командно-файловые процессоры предназначены для организации облегченного взаимодействия пользователя с вычислительной системой в оконном диалоговом режиме.

Прикладное программное обеспечение, с точки зрения информационного обслуживания управленческой деятельности, включает в себя:

1. Системы подготовки текстовых документов предназначены для изготовления различных информационных материалов текстового характера.

2. Системы обработки финансово-экономической информации предназначены для обработки числовых данных, характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и для составления информационно-аналитических материалов. Они включают в себя универсальные табличные процессоры, бухгалтерские программы, специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

3. Системы управления базами данных предназначены для создания, хранения и обработки структурированных данных

4. Системы подготовки презентаций предназначены для подготовки графических и текстовых материалов, используемых для демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях.

5. Системы управления проектами предназначены для планирования и управления использованием ресурсов различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных проектов.

6. Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для информационного обеспечения управления на основе экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

7. Прочие.

Распределение обработанной информации

В экономической системе можно выделить несколько видов информации: управленческая, экономико-статистическая, научно-техническая, юридическая и др. Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации, и в первую очередь экономической информации.

Внедрение технологий распределения информации в современном офисе проходит в несколько этапов: телефонизация, организация общего телефонного пространства, компьютеризация, объединение компьютеров в локальную сеть с общими папками и создание хранилищ данных, корпоративная электронная почта, централизованный выход в Internet, создание Intranet – ресурсов, внедрение комплексных CRM и ERP решений.

Распределение обработанной информации происходит одним из трех основных методов:

- отправка информации из центра обработки данных заинтересованным пользователям, в соответствии с регламентом предприятия. Отправка происходит посредством почты, факсом или по электронной почте.

- размещение информации в месте, доступном ее потенциальным потребителям. Таким местом может быть архив, файл-сервер, распределенное хранилище данных, сеть интранет, сеть интернет.

- формирование и отправка информации по индивидуальному запросу конкретного пользователя. Этот метод требует наибольших ресурсов и применим в случае необходимости получения уникальной информации. При внедрении автоматизированной системы обработки информации (ERP – системы), такой метод распределения становится основным.

Рассмотрим два основных способа распределения данных на предприятии: интранет и хранилище данных.

Intranet - это внутренняя корпоративная сеть, построенная на интернет технологиях.

С технической точки зрения интранет - это внутренний корпоративный web-портал, призванный решать задачи именно вашей компании; задачи, в первую очередь, по систематизации, хранению и обработке внутрикорпоративной информации. Интранет - сайт доступен только в рамках локальной сети Компании включая удаленные филиалы (intranet) или как портал в сети Интернет, невидимый в поисковых системах и требующий авторизации при входе (extranet). Доступ к страницам портала осуществляется через web-браузер, что позволяет пользоваться услугами интранет - систем людям с минимальной компьютерной подготовкой. Обновление информации осуществляется ответственными сотрудниками с помощью специальных интерфейсов, работа с которыми практически идентична работе с офисными приложениями.

Intranet – это возможность построить организацию на информационном уровне и предоставлять эту информацию всем, кому необходимо. Если сотрудник знает то, чем компания занимается, какова стратегическая система технического видения компании, каковы принципы руководства, кто есть клиентура и партнеры, то он может более ясно сосредоточиться на своем собственном вкладе в общее дело. Понятная всем единая web-страница, представляющая суть компании, эквивалентна успеху. Все филиалы и представительства могут постоянно обращаться к центральным сообщениям и выполнять указания. Таким образом, глобальная сеть используется не только как способ дешевой передачи информации на большие расстояния, но и как инструмент руководства процессом в организации

Хранилище данных – это предметно-ориентированное, привязанное ко времени и неизменяемое собрание данных для поддержки процесса принятия управляющих решений. При работе с хранилищем данных от пользователя не требуется знание структуры хранения данных и языка запросов. Пользователь оперирует привычными бизнес терминами – отгрузка, товар, клиент. Для импорта данных их хранилища необходимо всего лишь вызвать мастер и выбрать какого рода информацию хотелось бы получить. Все необходимые для извлечения данных операции будут произведены автоматически.

Хранилище данных является идеальным местом хранения аналитических данных:

- Централизованное хранилище;

- Оптимизированный доступ;

- Непротиворечивость данных;

- Использование бизнес понятий для доступа к информации;

- Автоматическое обновление.

Использование хранилища данных не является обязательным, но оно оптимизировано для решения задач анализа, поэтому при загрузке автоматически выполняются все необходимые действия:

- Данные преобразовываются из плоских таблиц в многомерное представление наилучшим образом подходящее для анализа данных;

- Исключаются все дублирующиеся данные для уменьшения объемов базы данных;

- Обеспечивается непротиворечивость информации;

- Проводятся все необходимые манипуляции, позволяющие в последствии в 10-100 раз увеличить скорость извлечения необходимых данных из хранилища.

Автоматизация текущего планирования, операционных и стратегических задач управления

Планирование деятельности в зависимости от содержания назначения и задач можно классифицировать на стратегическое, текущее (годовое) и оперативное.

Стратегическое планирование. Этот тип планирования используется для определения важнейших показателей, пропорций и темпов расширенного воспроизводства и является главной формой реализации целей предприятия. Стратегическое планирование в современных условиях охватывает период времени от одного года до трех лет. Временной интервал носит условный характер, поскольку зависит от экономической стабильности и возможности прогнозирования объемов финансовых ресурсов и направлений их использования.

Стратегическое планирование включает разработку финансовой стратегии предприятия и прогнозирование финансовой деятельности. Финансовая стратегия оказывает влияние на общую стратегию предприятия. Изменение ситуации на финансовом рынке приводит к корректировке финансовой, а затем и общей стратегии развития предприятия. Цели финансовой стратегии должны быть подчинены общей стратегии развития и направлены на максимизацию рыночной стоимости предприятия При разработке финансовой стратегии определяется период ее реализации. В основе финансовой стратегии лежит финансовая политика предприятия по конкретным направлениям финансовой деятельности: налоговой, амортизационной, дивидендной, эмиссионной.

Основой стратегического планирования является прогнозирование, которое определяет стратегию компании на рынке и состоит в изучении возможного финансового состояния предприятия на длительную перспективу, предполагает разработку альтернативных финансовых показателей и параметров, использование которых при наметившихся спрогнозированных тенденциях изменения ситуации на рынке позволяет определить один из вариантов развития финансового положения предприятия. Основой прогнозирования является обобщение и анализ имеющейся информации с последующим моделированием возможных вариантов развития ситуаций и финансовых показателей.

Результатом перспективного финансового планирования является разработка трех основных финансовых документов:

1) прогноза отчета о прибылях и убытках;

2) прогноза движения денежных средств;

3) прогноза бухгалтерского баланса.

Текущее планирование является планированием осуществления; оно рассматривается как составная часть перспективного плана и представляет собой конкретизацию его показателей.

Текущее планирование хозяйственной деятельности предприятия состоит в разработке плана прибылей и убытков, плана движения денежных средств, планового бухгалтерского баланса, поскольку эти формы планирования отражают финансовые цели организации. Все три плановых документа основаны на одних и тех же исходных данных и должны корреспондировать. Документы текущего плана составляются на период, равный одному году. Для точности результата осуществляют дробление планового периода на полугодие или квартал.

Заключительным документом финансового плана является плановый бухгалтерский баланс на конец планируемого года, который отражает все изменения в активах и пассивах в результате запланированных мероприятий и показывает состояние имущества и финансов предприятий.

Оперативное планирование необходимо для контроля за поступлением фактической выручки на расчетный счет и расходованием наличных финансовых ресурсов. Оперативное финансовое планирование включает составление и исполнение платежного календаря, кассового плана и кредитного плана.

На всех этапах планирования огромное значение имеет использование правдивой и реальной информации о состоянии предприятия, а также его текущей деятельности. Автоматизация бизнесс-процессов помогает обеспечить высокую достоверность и полноту такой информации.

Для составления достоверного плана необходимо оценить великое множество вариантов развития системы, проверить различные сценарии и стратегии. Планируемые затраты и доходы в привязке ко времени представляют большой объем данных. Расчет критериев в данном случае становится трудоемкой вычислительной задачей, тем более расчеты требуется проводить для каждой стратегии. Автоматизация этих вычислений позволяет значительно повысить эффективность финансового проектирования.

Накопление информации о финансово-хозяйственной деятельности предприятия происходит в соответствии с требованиями ведения бухгалтерского учета на предприятии, ведение которого регламентируется законодательно. Бухгалтерская отчетность предоставляет практически полную информацию для финансового анализа деятельности предприятия и контроля выполнения плана проекта.

Рационально использовать эту информацию, тем более что большинство фирм прибегает к автоматизированной форме ведения бухгалтерского учета. Преимущества такого подхода очевидны. При таком подходе можно разработать единую систему накопления и хранения информации, что увеличивает, во-первых, ее достоверность, а во-вторых, позволяет снизить затраты на обработку информации о финансовой и хозяйственной деятельности фирмы. Таким образом, разработку и контроль эффективности осуществления проекта, особенно требующего масштабных инвестиций, целесообразно проводить, используя интегрированную систему автоматизации финансового планирования, анализа и бухгалтерского учета.

Данные должны храниться в форме, доступной любой из подсистем интегрированной системы (подсистеме финансового планирования, бухгалтерского учета, финансового анализа). Вместе с тем система должна сохранять асимметричность информации для ее пользователей в соответствии с полномочиями, для чего в системе должны быть авторизованный доступ к данным и средства защиты данных от несанкционированного доступа. Этому требованию удовлетворяет большинство современных баз данных.

В большинстве случаев исходными данными для подсистемы бухгалтерского учета являются первичные документы, информация с.которых вручную вносится в подсистему. Все больше применяются электронные метрические устройства, способные фиксировать натуральные производственные величины. Согласование производственного оборудования, измерительных устройств и системы финансово-хозяйственного учета позволяет повысить точность и эффективность учета.

Для автоматизации чаще всего применяются электронные таблицы, наиболее распространенными являются таблицы Excel. Подобный выбор часто связан с тем, что электронные таблицы Excel и системы управления базами данных (СУБД) Access разрабатывались специально для их использования пользователями, не имеющими достаточной квалификации в области программирования.

На практике это означает, что планирование будет вестись отдельными несвязанными кусками, и целостной картины не получается. Требуется дополнительная работа по ручной обработке данных. Это, во-первых, значительно снижает оперативность анализа, а во-вторых, отбивает желание у персонала регулярно проводить такую работу. Данные средства не ориентированы на использование мощной системой управления распределенными базами данных.

Ряд фирм готов разрабатывать свои системы для внутрифирменного учета, анализа и планирования. Обычно эти системы строятся на основе языков Borland Delphi, Borland С Builder, Microsoft Visual С, средствами Web-программирования. Программы реализуются как клиенты базы данных, что позволяет им использовать все достоинства корпоративных СУБД. Системы разрабатываются целостно и изначально основываются на пожеланиях финансового руководства и особенности конкретного предприятия. Однако интеграция подобной системы с подсистемой бухгалтерского учета слабая. К разработке собственной системы бухгалтерского учета не прибегают в связи с большим количеством регламентированных форм и частыми изменениями в законодательстве.

Часто пользуются готовыми программными продуктами, например «Project Expert». Программа позволяет вести планирование в нескольких валютах и автоматически осуществляет операцию дисконтирования. Предоставляет удобный инструмент для задания инвестиционного, маркетингового, производственного планов. На основе составленных планов программа позволяет сформировать различные бюджеты. По каждой составленной модели система автоматически рассчитывает коэффициенты. Система облегчает оптимизацию финансового плана, используя функцию «подбора финансирования». Система представляет данные в виде таблиц и графиков, в том числе сетевых и гистограмм. Система «Audit Expert» позволяет по данным введенной в программу бухгалтерской отчетности автоматически рассчитывать и представлять в виде графиков и таблиц коэффициенты, отражающие эффективность деятельности предприятия. Однако обе системы разрабатывались для работы автономно от системы бухгалтерского учета.

При разработке целостной системы предпочтение стоит отдать готовым системам, имеющим открытую архитектуру. Открытость программной системы, в частности, означает возможность самостоятельно дорабатывать систему, строить на ее основе свои индивидуальные решения.

Современные решения в областе комплексной автоматизации предприятия (ERP системы) включают в себя достаточно мощные средства автоматизации планирования. Среди таких систем можно выделить продукты SAP, Navision, Baan, и российские 1С предприятие 8.0, Галлактика, Парус. Все эти продукты обладают богатыми возможностями для конфигурирования и программирования под задачи конкретного предприятия.

Электронная документация и ее защита.

Электронная документация: определение и особенности.

Электронные документы можно разделить на два основных типа: неформализованные (произвольные) и служебные (официальные) Неформализованный электронный документ — это любое сообщение, записка, текст, записанный на машинном носителе. Под служебным электронным документом понимается записанное на машинном носителе электронное сообщение, реквизиты которого оформлены в соответствии с нормативными требованиями.

Под электронным документом (ЭД) следует понимать структурированный информационный объект, в соответствие которому может быть поставлена совокупность файлов, хранящихся на накопителе компьютера. Необходимым признаком ЭД является «регистрационная карточка», состоящая из реквизитов документа, содержащих перечень необходимых данных о нем. Согласно законодательству, электронным является документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронные документы по сравнению с бумажными обладают следующими преимуществами:

- более низкая стоимость и время передачи электронного документа из одного места в другое;

- более низкая стоимость и время тиражирования ЭД;

- более низкая стоимость архивного хранения ЭД;

- возможность контекстного поиска;

- новые возможности защиты документов;

- упрощение подготовки ЭД в сочетании с широкими возможностями;

- принципиально новые возможности представления ЭД. Документ может иметь динамическое содержание (например, аудио-, видеовставки).

Основные принципы построения системы электронного документооборота:

- соответствие требованиям стандартов на формы и системы документации;

- распределенность;

- масштабируемость;

- модульность;

- открытость;

- переносимость на другие аппаратные платформы.

Основными функциями системы электронного документооборота являются:

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- создание справочников и работа с ними;

- контроль движения бумажного и электронного документа, ведение истории работы с документами;

- создание и редактирование реквизитов документов;

- формирование отчетов по документообороту предприятия;

- импорт документов из файловой системы и Интернета;

- создание документа прямо из системы на основе шаблона (прямая интеграция);

- работа с версиями документа, сложными многокомпонентными и многоформатными документами, вложениями;

- электронное распространение документов;

- работа с документами в папках;

- получение документов посредством сканирования и распознавания.

- уменьшением затрат на доступ к информации и обработку документов.

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. К таким задачам можно отнести следующие:

- обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всехх уровнях;

- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

- исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

исключение необходимости или существенное упрощение и удешев ление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;

- экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление по токами документов в организации;

- поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

- обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;

- протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Защита электронной документации

По характеру, угрозы электронным документам можно разделить на следующие типы:

- угроза раскрытия информации;

- угроза нарушения целостности документа;

- угроза потери доступа к документу;

- угроза подделки документа.

По типу воздействия, угрозы подразделяются на следующие типы:

- природные

- непреднамеренные техногенные

- преднамеренные

Соответственно, в комплекс защиты электронной документации входят следующие меры:

- обеспечение надежности функционирования технических средств;

- обеспечение резервирования каналов связи;

- резервное дублирование информации;

- ограничение прав физического доступа к объектам системы документооборота;

- разграничение прав доступа к файлам и папкам;

- внедрение системы шифрования подписи (ЭЦП) и документов;

- защита от вирусов;

- защита от "взлома" сетей.

Для обеспечения безопасного обмена электронными документами между контрагентами и верификации подписей на таких документах в 2002 году был принят федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП позволяет пользоваться общедоступными каналами связи в документообороте, без угрозы подделки или признания такого документа недействительным.