-решению задач в рамках достижения указанной цели способствует, в том числе, и развитие информационной системы ГОУ НПО ПУ № 33, которую в свою очередь можно оценить как удовлетворительную;
-была выявлена необходимость проектирования информационно-справочной системы для повышения эффективности управления ГОУ НПО ПУ № 33.
Проектированию информационно-справочной системы предшествует анализ требований пользователей, который реализуется на основе двух шагов.
I. Первый шаг состоял в определении информационных потребностей будущих пользователей информационно-справочной системы. Он включал в себя опрос будущих пользователей для того, чтобы понять и задокументировать их требования. Были выяснены следующие вопросы:
А) Достаточно ли будет для информационно-справочной системы одной базы или потребуется несколько баз данных с различными структурами.
В первую очередь, путем интервьюирования руководителя организации нами были выявлены наиболее важные направления деятельности, по которым необходимы сведения в составе информационно-справочной системы. Таким образом, была получена общая структура информационно-справочной системы, в составе которой имеется четыре базы данных, характеризующих предметные области деятельности ПУ №33. Это такие направления как:
· Сведения об абитуриентах,
· Сведения о студентах,
· Сведения о преподавателях,
· Сведения о библиотечных фондах.
B) Сможет ли новая система объединить существующие программные продукты и приложения или их необходимо будет кардинально переделывать для работы с новой системой или она будет работать автономно.
В данном случае предполагается автономная работа системы.
C) Какие данные будут использоваться разными приложениями; смогут ли приложения совместно использовать информацию баз данных.
Для разрабатываемой информационно-справочной системы предполагается отдельная работа каждого пользователя с конкретной базой данных.
D) Кто будет вводить информацию в базу данных и в какой форме; как часто будут изменяться данные.
Для ввода предполагается наличие специальных форм, а производить ввод будет сотрудник, ответственный за конкретную базу.
Общие требования ко всем базам данных информационно-справочной системы были нами проанализированы и были сформулированы основные задачи проектирования информационно-справочной системы:
· Возможность внесения в БД новых данных, наращивание массива записей в объектах базы данных.
· Удобство и наглядность использования объектов баз данных.
· Обеспечение эффективного выполнения запросов к содержимому БД для поиска нужных данных и информации.
· Формирование полноценных отчетов по результатам выполнения запросов.
II. Следующий шаг включает в себя выявление мнений пользователей и их анализ с целью упорядочения объектов предметной области, которые впоследствии необходимо смоделировать в базах данных.
A) Сведения об абитуриентах.
Идентификация требований пользователей показала необходимость ведения учета документов лиц, поступающих в училище, сведений о родителях будущих студентов, набора специальностей, результатов вступительных экзаменов, фамилий экзаменаторов и дат их проведения.
B) Сведения о студентах.
По результатам опроса в распоряжении сотрудников училища должны иметься сведения о результатах ЕГЭ и вступительных экзаменов, о родителях и об оконченном учебном заведении, паспортные данные (данные свидетельства о рождении), информация о месте жительства, медицинские данные (по факту прохождения комиссии), данные о воинском учете, о принадлежности к группе, о хобби и увлечениях, о поощрениях и наказаниях, результатах сессий и промежуточных аттестаций и т.д..
C) Сведения о преподавателях.
Сведения о преподавателях необходимы как отделу кадров, так и руководителю училища и его помощнику для формирования наиболее полной картины о кадровом составе. Следовательно, указанная база данных должна содержать информацию о профессиональных параметрах преподавателя (стаж работы, образование, повышение квалификации, преподаваемые дисциплины и т.д.), личные данные сотрудника (паспортные данные, место жительства, увлечения, дети и т.д.), сведения о дополнительных обязанностях и общественной нагрузке.
D) Сведения о библиотечных фондах.
Эта база данных должна содержать структурированную информацию о библиотечных фондах по различным направлениям: книги по разделам, периодические издания, тематические сборники, пользователи библиотеки по категориям (преподаватели и студенты), архив видео и аудиоматериалов.
Таким образом, в результате проведения общего анализа деятельности ГОУ НПО ПУ №33, а также анализа информационной системы ГОУ НПО ПУ №33 были выявлены следующие недостатки:
· Отсутствие единого для учреждения доступа к информационным ресурсам (отсутствует единая база данных) по студентам, по учебным группам, по дисциплинам и т.д., что затрудняет управление образовательным процессом.
· Отсутствие единого информационного ресурса в электронном виде по кадровому обеспечению деятельности ГОУ НПО ПУ №33 (преподавательский состава), что снижает эффективность управления учреждением.
· Отсутствует структурированная информация об абитуриентах учебного заведения, что снижает эффективность реализации управленческих функций на входе учебного процесса.
· Отсутствует информационный ресурс библиотечного фонда в электронном виде, что затрудняет управление информационными ресурсами учебного процесса.
Кроме того, было проведено исследование пожеланий пользователей будущей информационно-справочной системы по таким направлениям: информация о студентах, информация о преподавателях и информация об абитуриентах и о библиотечном фонде. Это исследование дает возможность разработать концептуальные модели баз данных по указанным направлениям в составе информационно-справочной системы.
Следует учесть, что в перспективе развития данного образовательного учреждения имеется возможность создания на его основе образовательного комплекса, содержащего в своем составе профессионально-техническое училище и высшее учебное заведение, предоставляющее возможность получения высшего профессионального образования выпускникам ПТУ по родственным специальностям. Для формирования полноценной системы управления учреждением высшего профессионального образования тем более необходима структурированная информация, которая может быть представлена на основе запросов к базам данных.
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНОЙ СИСТЕМЫ ГОУ НПО ПУ №33
3.1 Разработка концептуальной и инфологической модели информационно-справочной системы ГОУ НПО ПУ №33
На основе внешнего представления данных, то есть требований к данным со стороны пользователей, реализующих конкретную функцию, нами спроектирована полная совокупность всех требований к данным в виде концептуальной модели данных. Концептуальный уровень соответствует логическому аспекту представления данных определенного направления деятельности образовательного учреждения в интегрированном виде. Концептуальная модель состоит из множества экземпляров различных типов данных, структурированных в соответствии с требованиями к логической структуре базы данных в рамках информационно-справочной системы.
В ходе анализа информационной системы и требований пользователей к информационно-справочной системе ГОУ НПО ПУ №33 нами были выявлены четыре основных направления, по которым необходимо систематизировать информационную работу и разработать базы данных, для решения практических задач управления образовательным заведением. Базы данных будут содержать информацию по следующим направлениям:
1) Сведения об абитуриентах и вступительных экзаменах. Необходимы для использования информации и данных в работе приемной комиссии. Пользователем базы данных будет секретарь приемной комиссии. Потребность в отчетной информации испытывает председатель приемной комиссии, а также директор ГОУ НПО ПУ №33.
2) Сведения о студентах, обучающихся в ГОУ НПО ПУ №33. Необходима база данных для использования в работе учебно-методической части. Информация будет поступать из отдела кадров, из приемной комиссии, от классных руководителей. Пользователем будет методист учебного отдела. Отчетные сведения будут получать завуч, директор, классные руководители, заместитель директора по воспитательной работе.
3) Сведения о преподавателях ГОУ НПО ПУ №33. База данных будет использована в отделе кадров, пользователь – методист отдела кадров. Отчетная информация потребуется директору, начальнику отдела кадров и сотрудникам, организующим культурно-массовые мероприятия.
4) Сведения о библиотечных фондах образовательного учреждения. Информация базы данных необходима для упорядочивания информационных процессов в библиотеке. Пользователь – библиотекарь. Информация отчетного характера необходима главному бухгалтеру, директору, преподавателям.
Каждое из направлений будет использоваться для решения задач управления в определенной функциональной области. Структура бизнес процессов ГОУ НПО ПУ №3 такова, что каждая база данных предназначена для работы одного сотрудника (пользователя), а результаты его работы могут быть полезны высшему руководству (директору и др.). Следовательно, на данный момент и в ближайшей перспективе нет необходимости разрабатывать сложные структуры данных с возможностью распределенной обработки данных.
Однако, при необходимости должна предоставляться возможность преобразования базы данных, разработанной в конкретной СУБД в новую или существующую базу данных путем переноса данных и определений данных в новый формат и переноса объектов базы данных в структуру новой базы данных.
Рассмотрим более подробно каждую из баз данных.