Для переміщення даних на інший аркуш всередині однієї робочої книги можна скористатися операціями типу Drag and Drop:
- виділити діапазон вихідних комірок та навеcти курсор миші на рамку діапазону, щоб курсор набув вигляду стрілки;
- натиснути клавішу Alt та перетягнути контур діапазону, що переміщується, на ярлик потрібного аркуша. При цьому відкриється вказаний аркуш;
- помістити контур діапазону на потрібне місце відкритого аркуша.
Аналогічним чином можна виконувати операції копіювання на інший аркуш, при цьому потрібно тримати натиснутими клавіші Ctrl та Alt.
Для перенесення даних з однієї робочої книги в іншу потрібно використовувати буфер обміну. Діяти при цьому потрібно аналогічно тому, як переміщувати або копіювати дані через буфер обміну на одному аркуші. Виділивши область вихідних комірок, необхідно виконати команди Вырезать або Копировать. Після цього слід відкрити файл цільової книги та помістити дані із буферу в потрібне місце з допомогою команди Вставить.
Якщо потрібно відмінити введення в комірку або в рядок даних до того, як була введена команда на запис (клавіша Enter), слід натиснути клавішу Esc. Якщо потрібно відмінити попередню виконану дію, то потрібно використовувати кнопку Отменить на панелі інструментів або пункту меню Правка→Отменить. Натискування кнопки Отменить повертає таблицю у стан, що був до виконання останньої дії. Також в Excel передбачена підтримка багатокрокової відміни попередніх дій. Можна декілька разів підряд натискувати кнопку Отменить, поки таблиця не повернеться до потрібного вигляду.
У Excel маються чотири види операторів: арифметичні, текстові, оператори порівняння й оператори посилань (адресні оператори).
Операції над числами виконуються за допомогою арифметичних операторів. У Excel використовуються наступні арифметичні оператори:
Арифметичний оператор Дія
+ (знак плюс) Додавання
– (знак мінус) Вирахування (чи заперечення)
/ (коса риска) Ділення
* (зірочка) Множення
% (знак відсотка) Відсоток
^ (кришка) Зведення до степеня
При роботі з числами і текстом застосовуються ще оператори порівняння. До них відносяться наступні оператори:
Оператор порівняння Дія
= Дорівнює
> Більше
< Менше
>= Більше або дорівнює
<= Менше або дорівнює
<> Не дорівнює
Ці оператори використовуються для присвоєння твердженням значень ІСТИНА або НЕПРАВДА. Оператори порівняння можуть застосовуватися для порівняння тексту, записаного в різні комірки. При цьому потрібно враховувати, що оператор «=» застосовується в змісті збігу чи розбіжності текстів, а оператори «<» і «>» – у змісті розташування «до» чи «після» в упорядкованому списку текстових фрагментів.
У Excel є один текстовий оператор:
&. (амперсанд) - Об'єднання послідовностей символів в одну послідовність символів.
Цей оператор застосовується для з'єднання текстів з різних комірок.
Крім названих операторів, у Excel існують ще адресні оператори, що використовуються при вказівці посилань на комірки таблиці, тобто при адресації.
Використовуючи формули, можна порівнювати дані в комірках, складати і множити значення комірок, знаходити середні значення, поєднувати вміст комірок і т.д. Формули вписуються в рядок формул і можуть складатися з наступних компонентів:
Символу =, яким завжди починається запис формули (цей символ вводиться в комірку із клавіатури або викликається клацанням по кнопці «=» у рядку формул);
Операторів +, –, *, <, > і інших операторів;
Функцій з набору вбудованих функцій Excel;
Адрес комірок, посилань на діапазони комірок і імена – ці компоненти присутні, якщо у формулу потрібно підставити значення, що містяться в інших комірках.
Синтаксис формули задає визначену послідовність обчислень. Після знака рівності «=» випливає набір величин, що обчислюються. Якщо у формулу входить кілька операторів, то Excel визначає пріоритет цих операторів і призначає відповідну послідовність їхнього виконання. Оператори в порядку зменшення пріоритету розташовуються в такий спосіб:
1. Адресні оператори (:, <пропуск>);
2. Унарный мінус (використовується для вказівки негативних чисел, наприклад, –1 чи –0,23);
3. Відсоток ( %);
4. Піднесення до степеня (^);
5. Множення і ділення (* і /);
6. Додавання і віднімання (+ і – );
7. Об'єднання послідовностей символів (&);
8. Оператори порівняння (= < > <= >= <>).
Якщо у формулу входять оператори з однаковим пріоритетом, наприклад, оператори множення і ділення, то вони виповнюються в порядку їхнього проходження зліва направо. Щоб змінити порядок виконання операторів, використовуються круглі дужки.
Формули можуть посилатися на комірки або на діапазони комірок, а також на імена або заголовки, що представляють комірки або діапазони комірок.
Якщо потрібно ввести ту саму формулу в суміжні комірки, то необхідно скопіювати одну формулу, у всі потрібні комірки. Для полегшення цього у Excel існує маркер заповнення, послідовність дій з яким повинна бути наступна:
Активізувати комірку, у якій записана вихідна формула.
Навести курсор миші на маркер заповнення і протягнути маркер через комірки, у які потрібно скопіювати формулу.
Відпустити кнопку миші, після чого в комірки будуть занесені копії формул (із зміненими адресами комірок), а вміст комірок буде полічено по цих формулах.
Такий спосіб копіювання можливий, оскільки у формулах використовуються відносні посилання. Якщо необхідно, щоб при копіюванні формули не змінювалися адреси комірок, то потрібно посилання на ці комірки зробити абсолютними.
Для переміщення формули в іншу комірку необхідно виділити вихідну комірку, навести курсор миші на рамку комірки, щоб він прийняв форму товстої оконтуренної стрілки, і перетягнути відображення рамки початкової комірки на нове місце.
Щоб виконати не переміщення формули, а її копіювання, потрібно зробити усі так, як описано вище, але перед перетаскуванням натиснути клавішу Ctrl і утримувати її натиснутою до останнього моменту вставки в цільову комірку.
За допомогою Перетаскування можна переміщувати і копіювати не лише окремі осередки, але і зв'язані діапазони осередків. При цьому потрібно бути уважним, оскільки при цьому зміняться посилання у формулах.
Вміст поточної коміркм можна переглянути як у самій комірці, так і в рядку формул. Однак для цього потрібно зробити деякі додаткові дії: або двічі клацнути по комірці, або клацнути по комірці і потім – по рядку формул. Але якщо формул на листі нагромадилися досить багато, зручно скористатися режимом одночасного відображення на листі усіх формул. Однак, при цьому на екрані значення в комірках заміняються формулами. Але, такий режим значно зручніший, коли проводять громіздкі обчислення.
Перейти до режиму відображення усіх формул на екрані можна в такий спосіб:
ввійти у меню Сервис;
вибрати команду Параметры і відкрити вкладку Вид;
у розділі Параметры окна встановити прапорець Формулы і натиснути ОК.
У цьому режимі стовпці автоматично розширюються до розміру формул так, щоб формули були краще видні. Якщо потрібно повернутися до колишнього режиму відображення таблиці, то знову виконати команду Сервис → Параметры → вкладка Вид і зняти прапорець Формулы.
Робоча книга в Excel містить безліч аркушів, а кожний лист – безліч комірок. Коли клацнути мишею в якому-небудь місці таблиці, – виділиться конкретна комірка, що належить визначеному листу, розташованому у визначеній Робочій книзі.
Найбільш великим об'єктом у Excel, призначеним для збереження й обробки даних, є Робоча книга. Книга в Excel являє собою файл, а адреса файлу, як відомо, указується за допомогою імені файлу і шляху до нього, наприклад:
С:\Мої документи\Накладна.xls
– це «адреса» файлу Накладна.xls у просторі імен Windows. У системі Excel, щоб звернутися до якої-небудь Робочої книги, потрібно записати посилання на цю книгу-файл. Посилання на Робочу книгу буде нагадувати адресу файлу, однак буде трохи відрізнятися від нього:
С:\Мої документи\[Накладна.xls]
Якщо Робоча книга під ім'ям Накладна уже відкрита в Excel, то посилання на неї записується просто як ім'я файлу в прямих дужках:
[Накладна.xls]
Робочий лист вказується в посиланні слідом за ім'ям Робочої книги, а комірка – слідом за ім'ям листа через знак оклику. Наприклад, настпниий запис
[Накладна.xls]Склад!В3
відповідає посиланню (чи адресі) комірці В3, розташованої на листі Склад Робочої книги Накладна.
Описана система адрес зручна, коли в розрахунках беруть участь не одна, а декілька взаємозалежних Робочих книг.
Записи A3:F7 чи JJ12:JN17 відповідають зв'язаним діапазонам комірок, що представляють собою прямокутні області таблиць з однією загальною межею. Коли в посиланні потрібно об'єднати два діапазони комірок, то діапазони записуються через кому, наприклад, A3:F7,В6:К13.