Access – потужний додаток Windows; уперше продуктивність СУБД органічно сполучається з тими зручностями, які є в розпорядженні користувачів Microsoft Windows. Оскільки обоє ці продукти компанії Microsoft, вони прекрасно взаємодіють між собою. Система Access працює під управлінням Windows 2000 або Windows NT, так що при роботі з нею користувачеві доступні всі переваги Windows. Можна вирізати, копіювати й вставляти дані з будь-якого додатка Windows в Access і навпаки; можна створити проект форми в Access і вставити його в конструктор форм.
За допомогою об’єктів OLE (Object Linking and Embedding – зв’язування й впровадження об’єктів) в Windows 2000 і компонентах Microsoft Office 2000 (Excel, Word, PowerPoint і Outlook) можна перетворити Access у справжнє операційне середовище баз даних. За допомогою нових розширень для Internet можна створювати форми, які будуть прямо взаємодіяти з даними з World Wide Web, і транслювати їх у подання мовою HTML, що забезпечує роботу з такими продуктами, як Internet Explorer і Netscape Navigator.
При всьому цьому Access – не просто СУБД. Як реляційна СУБД Access забезпечує доступ до всіх типів даних і дозволяє використовувати одночасно кілька таблиць бази даних. При цьому можна істотно спростити структуру даних, полегшуючи тим самим виконання поставлених завдань. Таблицю Access можна зв’язати з даними, що зберігаються на великий ЕОМ або на сервері. З іншого боку, можна використовувати таблиці, створені в середовищі Paradox або dBASE. Отримані результати можна швидко й легко зв’язати й об’єднати з даними з електронних таблиць Excel. Працюючи в середовищі Microsoft Office 2000, користувач одержує у своє розпорядження повністю сумісні між собою Access і Word, Excel і PowerPoint.
Система Access – це набір інструментів кінцевого користувача для управління базами даних. У її состав входять конструктори таблиць, форм, запитів і звітів. Цю систему можна розглядати і як середовище розробки додатків. Використовуючи макроси або модулі для автоматизації рішення завдань, можна створювати орієнтовані на користувача додатки такі ж потужні, як і додатки, написані безпосередньо на мовах програмування. При цьому вони будуть включати кнопки, меню й діалогові вікна. Програмуючи мовою VBA, можна створювати такі потужні програми, як сама система Access.
Потужність і доступність Access роблять цю систему кращою СУБД із представлених сьогодні на ринку.
Access це:
Справжня реляційна модель баз даних
В Access повною мірою реалізоване управління реляційними базами даних. Система підтримує первинні й зовнішні ключі й забезпечує цілісність даних на рівні ядра (що запобігає несумісним операціям відновлення або видалення даних). Крім того, таблиці в Access постачені засобами перевірки допустимості даних, що запобігають некоректному введенню поза залежністю від того, як він здійснюється, а кожне поле таблиці має свій формат і стандартні описи, що істотно полегшує введення даних. Access підтримує всі необхідні типи полів, у тому числі текстовий, числовий, лічильник, грошовий, дата/час, MEMO, логічний, гіперпосилання й поля об’єктів OLE. Якщо в процесі спеціальної обробки в полях не виявляється ніяких значень, система забезпечує повну підтримку порожніх значень.
Реляційна обробка даних в Access за рахунок гнучкої архітектури системи здатна задовольнити будь-які потреби.
При цьому Access може використовуватися як автономна СУБД у режимі файл-сервера або клієнтського компонента таких продуктів, як SQL Server. Крім того, Access підтримує протокол ODBC (Open Database Connectivity), що дозволяє підключатися до баз дані безлічі різних форматів, таких як SQL Server, Oracle, Sybase і навіть DB/2 для більших ЕОМ фірми IBM.
Система Access підтримує обробку транзакцій з гарантією їхньої цілісності. Крім того, передбачений захист на рівні користувача, що дозволяє контролювати доступ до даних окремих користувачів і цілих груп.
У складі Access біля ста майстрів, що допомагають конструювати бази даних, додатки, таблиці, форми, звіти, діаграми, поштові наклейки, елементи управління й властивості. Допускається навіть настроювання майстрів для рішення різних завдань.
Імпортування, експортування й зв’язування зовнішніх файлів
Access дозволяє імпортувати й експортувати файли багатьох відомих форматів, включаючи dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, багато текстових форматів ASCII (у тому числі з фіксованою довжиною рядка або заданим обмежником), а також дані у форматі HTML. У результаті імпортування створюється таблиця Access; у результаті експортування таблиці Access створюється файл у заданому форматі.
Зв’язування (раніше йменувалося приєднанням) означає, що можна використовувати зовнішні дані без створення таблиці Access.
Можна встановлювати подібний зв’язок з даними dBASE, FoxPro, Excel, ASCII і SQL. Дуже потужна можливість – зв’язування таблиць Access з їхніми зовнішніми таблицями з наступним спільним використанням; це ставиться до таблиць Access, dBASE, FoxPro і SQL Server.
Форми й звіти WYSIWYG
Вікна конструкторів форм і звітів мають однаковий інтерфейс і надають користувачеві багато можливостей. Форма або звіт конструюється за принципом WYSIWYG (What You See Is What You Get – що бачиш, то й одержиш). Додаючи черговий елемент управління, користувач бачить, як при цьому змінюється створювана форма.
У форми й звіти можна включати написи, поля текстових даних, перемикачі, прапорці, лінії й прямокутники, а також оформляти їх, виділяючи елементи кольором і тінню. Більше того, можна включати цілі малюнки, діаграми, подформы й підзвіти. При цьому всі параметри подання даних залишаються повністю підконтрольними користувачеві. Форми можуть займати багато сторінок, а у звітах може бути передбачене багато рівнів угруповання даних і підведення підсумків.
Форми й звіти можна переглядати в режимі попереднього перегляду. У режимі конструювання звіт можна переглядати з фіктивними даними, щоб не чекати обробки великого реального файлу.
Конструктор звітів – дуже потужний засіб, що допускає використання до десяти рівнів угруповання й сортування. Завдяки йому існує можливість створення звітів, що демонструють процентні й підсумкові показники, одержати які можна лише за два проходи. Допускається створення багатьох типів звітів, які включають поштові наклейки й списки розсилання пошти.
Багатотабличні запити й відносини
Одна із самих потужних можливостей Access одночасно є й найбільш важливою. Відносини дозволяють зв’язати таблиці графічно. Можна навіть зв’язувати таблиці, що представляють файли різних типів (наприклад, таблицю Access і таблицю dBASE). Після подібного зв’язування таблиці виступають вже як одне ціле, і тепер можна будувати запити стосовно до будь-яких даних у них. Можна вибирати конкретні поля, визначати порядок сортування, вводити критерії відбору потрібних записів. Можна відображати результати виконання запиту у вигляді таблиці, форми або звіту. Від користувача не потрібно попередньої установки зв’язків: замість цього досить увійти в конструктор запитів (наприклад, коли потрібно побудувати певний звіт).
Запити застосовують і в інших випадках. Можна створювати запити, які забезпечують обчислення підсумків, відображення згрупованих і побудова нових таблиць. Запит можна використовувати навіть для відновлення даних у таблицях, видалення записів і додавання однієї таблиці до іншої.
Графіки й діаграми
В Access використовується той же самий графічний додаток, що й в Microsoft Word, Excel, PowerPoint і Project. Воно дозволяє створювати сотні типів графіків і діаграм, набудовуючи їх, виходячи з конкретних потреб. Можна створювати гістограми, лінійчаті, кругові, поверхневі й інші діаграми, причому як двох-, так і тривимірні. Їх можна довільно супроводжувати текстом, оформляти різними квітами й візерунками. Значення можуть відображатися в стовпцях або секторах кругових діаграм. Можна розвертати зображення діаграм так, щоб вони відтворювалися під будь-яким зручним кутом зору. Все це забезпечує програма Access Graph.
Можливості DDE і OLE
За допомогою DDE (Dynamic Data Exchange – динамічний обмін даними) і OLE (Object Linking and Embedding – зв’язування й впровадження об’єктів) у форми й звіти Access можна додавати всілякі нові об’єкти.
Такими об’єктами можуть бути звук, малюнки, діаграми й навіть відеокліпи.
Можна впроваджувати об’єкти OLE (наприклад, растрові зображення) або документи текстових процесорів (Word або WordPerfect) або встановлювати зв’язку з електронними таблицями Excel. Зв’язуючи ці об’єкти зі своєю базою даних, користувач може створювати динамічні форми й звіти, а також використовувати ту саму інформацію в різних додатках Windows.
Доступ до Internet
В Access тепер передбачені всі можливості, що забезпечують зв’язок додатку з Internet. Одним клацанням кнопкою миші можна зберегти таблиці, запити, форми й звіти у форматі HTML. Відповідний майстер дозволяє навіть новачкові перенести коди HTML з об’єкта на Web-Сторінку, роблячи їх доступними для використання всім, хто подорожує по Internet. Гіперпосилання дозволяють одержувати доступ до даних, які розміщені на Web-Сторінці, прямо з форм Access.
Багато хто вважають, що розміщення даних на Web-Сторінках повинне здійснюватися Web-Адміністраторами. Access 97 з повною визначеністю доводить, що ця операція може бути з успіхом виконана будь-яким користувачем. А допоможе йому в цьому майстер розміщення на Web-Сторінці, що забезпечує перетворення обраних об’єктів бази даних у формат HTML і перенос їх уже в такому виді на Web-Сторінку. За допомогою цього майстра можна створити статичні або динамічні сторінки, перенести їх на Web-Сервер, створити свою початкову сторінку й навіть використовувати шаблони для одержання стандартного зовнішнього вигляду всіх HTML-сторінок.
Вбудовані функції
Access містить понад сто функцій (невеликих вбудованих програм, які в результаті виконання повертають значення), що виконують безліч різноманітних завдань. Є функції для маніпулювання базами даних, рядками, числами у форматі дати й часу, математичні, ділові й фінансові. Їх можна використовувати для створення виражень, що обчислюються, у формах, звітах і запитах.