Табличный процессор Microsoft Office Excel. Работа с электронной таблицей как с базой данных

Изучение и освоение инструментальных средств Excel для управления базами данных. Правила формирования списка на рабочем листе Excel. Простая и многоуровневая сортировка списка. Варианты фильтрации данных в таблице. Вычисляемый критерий и его создание.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ПЕНЗЕНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫЕ КОМПЬЮТЕРНЫЕ ТЕХНОЛОГИИ

Лабораторная работа №9

Табличный процессор Microsoft Office Excel.

Работа с электронной таблицей как с базой данных

Вариант 5

Выполнила:

студентка гр. 09эм2зи

Гурьева Г.А.

Принял:

доцент каф. ИКТ

Фролов В.Н.

Пенза, 2009 г.

Цель работы: изучение и освоение инструментальных средств Excel для управления базами данных.

Выполнение работы:

Форма для заполнения БЗ

Сортировка по возрастанию по полю «Произведение»


Наложение условия по списку по полю даты

Результат наложения условия

Наложение условия в поле «Срок хранения»

Результат выполнения условия

Применение расширенного фильтра


Контрольные вопросы

1) Дайте определение следующим понятиям: БД, поле, запись.

База данных – коллекция информации (данных), организованная таким образом, что возможен быстрый поиск и простая обработка данных.

Поле – элементарная единица логической организации данных, которая соответствует неделимой единице информации – реквизиту.

Запись – совокупность логически связанных полей. Экземпляр записи – отдельная реализация записи, содержащая конкретные значения её полей.

2) Каковы основные правила формирования списка на рабочем листе Excel?

При работе со списком, перед обращением к команде меню Данные в обязательном порядке необходимо активизировать любую ячейку внутри списка. В этом случае Excel автоматически распознает интервал списка.

3) Что понимается под структурой списка?

Cтруктура списка – состав полей списка и их характеристика.

4) Как осуществляется ввод данных в список?

Для выполнения основных действий со списком необходимо использовать стандартную экранную форму (рисунок 2), которую можно активизировать с помощью пункта меню ДАННЫЕ => ФОРМА. Для добавления, удаления и просмотра данных необходимо использовать соответствующие кнопки формы.

5) Как выполнить простую сортировку списка? Многоуровневую сортировку?

Чтобы расположить записи в поле АВТОР по алфавиту, выделить любую ячейку данного поля и нажать кнопку (Сортировка по возрастанию) панели инструментов СТАНДАРТНАЯ;

Чтобы расположить записи в поле ДАТА_ВЗЯЛ в порядке убывания, выделить любую ячейку данного поля и нажать кнопку (Сортировка по убыванию) панели инструментов СТАНДАРТНАЯ.

Сортировать можно и часть списка, предварительно ее выделив. После сортировки изменяется расположение строк списка (записей БД), поэтому, если результаты сортировки по каким-либо причинам не устраивают, это действие можно отменить с помощью кнопки (Отменить) панели инструментов СТАНДАРТНАЯ.

Используя команду меню ДАННЫЕ=>СОРТИРОВКА, можно отсортировать список за один прием максимум по трем полям (первичный индекс, вторичный индекс и т.д.). В случае необходимости можно произвести сортировку и более чем по трем столбцам. В этой ситуации список сортируется последовательно, начиная с наименее важного поля.

6) Как выполнить фильтрацию (выборку) данных в электронной таблице? Какие существуют варианты фильтрации?

Для фильтрации данных в MS Excel используются команды «Автофильтр» и «Расширенный фильтр».

Для выполнения фильтрации необходимо:

- активизировать любую ячейку с данными и выбрать в меню Данные/ Фильтр/Автофильтр;

- после этого в ячейках с названиями полей появятся кнопки как у выпадающих списков;

- щелкнуть по кнопке в ячейке с названием поля и тем самым раскроется список;

- выбрать условие.

7) Каковы преимущества использования расширенного фильтра?

Расширенный фильтр по сравнению с автофильтром обладает следующими преимуществами:

- позволяет создавать критерии с условиями по нескольким полям

- позволяет создавать критерии с тремя и более условиями

- позволяет создавать вычисляемые критерии

- позволяет помещать в другое место рабочего листа копию выборки, полученную в результате фильтрации

8) Как выполнить фильтрацию данных с помощью расширенного фильтра?

Для установки расширенного фильтра необходимо:

- активизировать любую ячейку списка;

- щелкнуть мышкой по кнопке ДАННЫЕ;

- в раскрывшемся меню щелкнуть мышкой по строке ФИЛЬТР;

- в появившемся меню установить флажокна строке РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР, щелкнув мышкой по строке;

- в появившемся окне определить условия фильтрации;

9) Какие правила действуют при создании интервала критериев?

При создании интервала критериев необходимо руководствоваться следующими правилами:

- диапазон условий должен состоять не менее чем из двух строк;

- интервал критериев долежен располагаться вне списка или на другом листе;

- в интервале критериев не должно быть пустых строк;

- если условия располагаются в одной строке, то это означает одновременность их выполнения, т.е. считается, что между ними поставлена логическая операция «И»;

- для истинности критерия, состоящего из условий, располагающихся в разных строках, требуется выполнение хотя бы одного из них, т.е. считается, что они соединены логической операцией «ИЛИ»;

10) Что такое вычисляемый критерий и каковы правила его создания?

Вычисляемый критерий представляет собой формулу, в которой обязательно имеется ссылка (для реализации каких-либо вычислений) на соответствующую ячейку первой строки списка. Так как эта формула является логическим выражением, то в ячейке, ее содержащей, отображается результат вычисления – ИСТИНА либо ЛОЖЬ – для первой записи списка. А в результате процесса фильтрации в списке будут скрыты те записи, для которых при вычислении формулы получается значение ЛОЖЬ.

11) Дайте характеристику используемых вами функций при решении задачи отбора данных с использованием вычисляемых критериев.

СЕГОДНЯ() – возвращает числовое значение текущей даты.

ЕСЛИ – проверяет, выполняется ли условие, и возвращает одно значение, если оно выполняется и другое значение, если нет.

И – проверяет, все ли аргументы имеют значение ИСТИНА, и возвращает значение ИСТИНА, если истины все аргументы.

ИЛИ – проверяет имеет ли хотя бы один из аргументов значение ИСТИНА, и возвращает значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Значение ЛОЖЬ возвращается только в том случае если, все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.

ОТКРЫТЬ САМ ДОКУМЕНТ В НОВОМ ОКНЕ