Як відомо, головною метою при виконанні замовлення є постачання потрібного товару в потрібне місце, у потрібний час, в потрібній кількості і найбільш ефективним способом. Причини для впровадження ЕОД в процес виконання замовлення можуть змінюватись у різних фірм, однак і відправник, і одержувач повідомлень у системі ЕОД можуть користуватися значними перевагами. Ось основні з них:
• фірми можуть забезпечити більш високу надійність всього виробничо-збутового процесу і скоротити витрати на обробку інформації «вручну», а також домогтися більш ефективного управління складськими потужностями за рахунок скорочення часу між надходженням замовлення і його виконанням;
• експортери отримують можливість скоротити «канцелярську підтримку» - надходження замовлень у відповідному електронному форматі безпосередньо в систему обробки інформації робить непотрібною трансформацію замовлення у формат, зручний для внутрішньої обробки;
• скорочення помилок при введенні даних: не потребуючи у введенні інформації «вручну», експортер може також усунути можливість потрапляння помилок в замовлення;
• забезпечення точності при виконання замовлення: так як усуваються помилки при введенні інформації з боку експортера, імпортер може бути впевненим, що йому буде поставлено саме те, що було замовлено.
Розглянемо конкретний додаток вищевказаних переваг у разі здійснення операції між двома торговими партнерами, які користуються традиційними способами обробки інформації та не застосовують ЕОД, однак володіють персональними комп'ютерами, здатними генерувати замовлення, рахунки, накладні, чеки та іншу товаро-супровідну та платіжну документацію, а також здійснювати платежі проти цих документів.
У традиційній системі покупець робить наступні дії:
• готує запит; • отримує пропозиції; • вводить дані запиту у власну інформаційну систему; роздруковує замовлення на відповідному бланку; • спрямовує поштою замовлення постачальнику.
На іншому кінці системи продавець: • отримує замовлення; • вводить дані замовлення у свою комп'ютерну систему; • роздруковує супровідну документацію і відправляє товари; • виписує рахунок; • відправляє рахунок одержувача.
Після отримання продукції покупець: • вводить інформацію про отримані товари в складську інформаційну систему; • приймає рахунок від постачальника; • вводить дані рахунки в свою платіжну систему; • роздруковує чек; • спрямовує чек постачальнику.
Нарешті, постачальник: • отримує чек; • фіксує надходження платежу; • спрямовує чек у власну систему обліку платежів.
У разі застосування системи ЕОД для вищевказаного сценарію перераховані нижче операції можуть бути повністю скасовані: • роздруківка бланка замовлення; поштова пересилка замовлення; • прийняття замовлення; • введення даних замовлення у власну систему інформації • роздруківка рахунку; • відправлення рахунку поштою; • отримання рахунку; • введення даних з рахунку в систему організації платежів. У результаті забезпечується до 42% зниження трудомісткості обробки інформації.
У разі застосування фінансової системи ЕОД для наведеного прикладу додатково можуть бути усунені наступні операції: • роздруківка чеків; • пересилання чеків; • отримання чеків; • посвідчення в отриманні платежу; • введення інформації в систему даних.
Ці заходи додатково знижують на 21% трудомісткість обробки інформації в процесі угоди.
Найбільш типовою є картина, коли одна компанія починає використовувати в спілкуванні з іншою компанією якесь одне ЕОД - повідомлення. Надалі відбуваються розширення кола компаній, які спілкуються з використанням цього повідомлення, і збільшення кількості типів повідомлень. У договорі про електронний обмін даними зазвичай вказуються:
• які типи документів будуть передаватися електронним способом; • використовуваний стандарт формату електронних документів; • ефект дії цих документів.
Тут доречно підкреслити одну принципову особливість того, як припускає працювати електронний обмін даними. ЕОД розроблений так, щоб дозволити комп'ютера копіювати з повідомлення тільки ті елементи даних, які будуть потрібні в рамках подальших повідомлень. У цьому випадку повторне введення і дублювання даних усуваються, а точність зростає. Для практичної реалізації ЕОД необхідна солідна кодова підтримка у вигляді словників і списків кодів.
Структура ЕОД - повідомлення управляється досить простий логічною схемою. Будь-яке ЕОД - повідомлення може бути розбите на три ієрархічних рівня. Перший з них - повідомлення (наприклад, електронна версія замовлення або митної декларації). У свою чергу, повідомлення складається з сегментів (сегменти замовлення, наприклад, включають в себе поряд з іншими статус замовлення, дату його формування, кількість і тип товарів). Сегменти складаються з елементів даних. Елементами даних для сегментів замовлення можуть бути: «термінове замовлення», «повторне замовлення», «пробний замовлення» і т. п. Відповідно програмне забезпечення для зазначеної ієрархії розробляється так, щоб комп'ютер міг читати, обробляти та інтерпретувати дані з файлової структури в структуру документів. Наскрізний принцип роботи з ЕОД такий, що будь-який користувач повинен виробляти для кожного нового повідомлення тільки абсолютно нові для поточної угоди частини інформації, а щодо решти інформації користувач покладається на комп'ютер.
Таким чином, традиційні фактографічні дані все ще є частиною потоку інформації, який народжується слідом за потоком товарів у рамках операції. Дані все ще переміщуються між учасниками у форматі, еквівалентному паперовому, але метод, за допомогою якого відбувається обмін даними, змінений. Формат, який використовується для передачі даних, вже стає неважливим для подальших практичних завдань отримання, обробки та роботи з інформацією. У сховищі електронної інформації більш практичними представляються розробка первісної посилки і реорганізація даних так, щоб згодом краще задовольняти користувача в потребах управління інформацією. Так, для користувачів ЕОД індивідуальні сегменти інформації та гнучкість маніпулювання ними набувають більшого значення, ніж зберегти формат, в якому ця інформація була отримана або згодом буде передаватися.
Таким чином, раніше існувала функція бізнесу, що стосується збереження записів, буде продовжувати рухатися в бік управління інформацією. ЕОД, таким чином, передбачає, зокрема, таких «дійових осіб» в інформаційному потоці, які створюють і переміщають менше одиниць інформації, обмінюючись разом з тим таким же самим обсягом інформації, але в нових, більш динамічних формах. Очевидно, в цих умовах зміниться і форма зберігання інформації.
Спочатку для передачі повідомлень ЕДІФАКТ з метою економії був обраний стандарт CCITT поштового повідомлення Х. 400. Останнім же часом увагу ділових людей все більше привертає Інтернет.
Будучи по суті глобальної, децентралізованою, телекомунікаційною інфраструктурою, Інтернет являє собою майже ідеальний засіб для обміну діловими повідомленнями. До того ж поява гіпертекстової середовища WWW істотно спростило процес роботи в мережі, і Інтернет став розглядатися все більшою кількістю компаній як платформа для розгортання електронної комерції. Основним каменем спотикання у використанні WWW до останнього часу була проблема забезпечення безпеки, так як Інтернет є відкритою мережею. До теперішнього часу розроблені досить ефективні механізми забезпечення секретності та безпеки передачі цінної інформації.
Виникнення мережі Інтернет сягає своїм корінням до 60-х рр.., Коли різними дослідниками в США велися пошуки нових шляхів розвитку комунікацій. У 1969 р. за сприяння Міноборони США була створена перша мережа між 4 американськими університетами під назвою ARPANET. Однією з основних завдань проекту була розробка мережевих комунікаційних протоколів або правил, які дозволяють підтримувати спільну роботу знаходяться в різних регіонах США як окремих, так і об'єднаних локальними мережами комп'ютерів, не надаючи при цьому будь-якого додаткового впливу на їх роботу. Протягом перших 10 років функціонування ARPANET використовувалася в основному для пересилки електронної пошти (e-mail), підтримки групових дискусій у режимі он-лайн, забезпечення доступу до віддалених баз даних і пересилки різних файлів між урядовими агентствами, компаніями та університетами.
Інтернет є дуже багатостороннім засобом ведення комерції. У відношенні деяких товарів справедливо підмічено, що всі елементи виробничої і збутової ланцюжків можуть бути виконані в режимі он-лайн, минаючи всі міжнародні кордони. Іншими словами, реклама, виробництво, закупівля, платіж та надавати послуги здійснюються електронним способом тільки через єдиний засіб - Інтернет. Такий ступінь автоматизації поки залишається швидше винятком, ніж правилом, але цей приклад демонструє величезний потенціал Інтернету для розвитку електронної торгівлі. Стримуючим фактором подальшого розвитку даного процесу є складність регулювання питань правового, митного, податкового та іншого характеру щодо таких операцій.
Інтернет є не тільки самим багатофункціональним інструментом електронної торгівлі, а й пропонує більш сприятливі строки поставки і низькі витрати для користувачів у порівнянні з традиційними видами комерції. Витрати по пересилці документів, ведення телефонних переговорів та інших транзакцій через Інтернет суттєво нижче, ніж при використанні інших інструментів.
Враховуючи значну економію витрат при використанні Інтернету, можна припустити подальше поширення послуг електронної пошти, ведення телефонних переговорів, закупівель товарів і надання інших послуг у цій мережі, тому що компанії, які не використовують переваг даної технології, неминуче будуть втрачати в конкурентоспроможності через більш високих витрат. Таким чином, у найближчому майбутньому розвиток Інтернету буде зачіпати все нові і нові галузі ведення бізнесу, і все більше число компаній буде активно використовувати цей інструмент у своїй діяльності.