К числу основных систем документирования можно отнести следующие:
- системы графической записи;
- системы механической записи;
- фотографические;
- электромагнитные;
- оптические (лазерные);
- магнитооптические;
- электростатические;
Если запись осуществляется при помощи средств компьютерной техники, то обычно используется термин «электронное документирование».
В зависимости от уровня технической оснащённости и использования научных достижений системы документирования могут быть ручными, механизированными, либо автоматизированными.
Таким образом, способы и средства документирования в значительной степени определяют тип создаваемых документов. Графическая запись информации с помощью простых орудий позволяет создавать рукописные и изобразительные графические документы. Результатом использования фотографического способа являются фотодокументы. С помощью звукозаписывающей техники создаются фоно (аудио) документы. Компьютерная техника позволяет создавать электронные документы и т. д.
2.2 Особенности фонодокументирования и область применения
Научившись с помощью письма закреплять и передавать информацию во времени и пространстве, человек с давних пор пытался зафиксировать на материальном носителе свою речь, звук. Решение этой задачи во многом было продиктовано общественными потребностями. Дело в том, что звукозапись позволяет в несколько раз ускорить процесс документирования. Например, для записи одной страницы текста рукописным или машинописным способом требуется не менее 9 минут, тогда как диктофон позволяет это сделать всего лишь за 3 минуты. Кроме того, даже самые лучшие стенограммы не в состоянии в точности передать сказанное в речи, выступлении и т. п., хотя бы уже потому, что значительная доля информации (по некоторым данным, до 40 %) заключена в интонации говорящего.
Однако лишь в 1807 г. физик Т.Юнг сумел впервые закрепить следы колебаний звука на закопчённой бумаге. И только в 1877 г., т.е. спустя 70 лет, американскому изобретателю Т.А.Эдисону удалось создать аппарат, получивший название фонограф, с помощью которого производилась не только запись, но и воспроизведение звука, сначала на валике с оловянной фольгой, а затем на восковом валике. Параллельно в разных странах велись разработки других способов механической звукозаписи. В частности, француз Ш.Кро предложил идею, а немец Э.Берлинер осуществил на практике запись звука не на вращающийся цилиндрический валик, а на цинковый диск. Так в 1888 г. был изобретён граммофон. В отличие от восковых валиков, с диска оказалось гораздо удобнее делать копии, поэтому вполне закономерно фонограф постепенно был вытеснен граммофоном.
Одними из первых увидели пользу звукозаписи коммерсанты. Они, к примеру, рекомендовали приобретать фонографы прежде всего завещателям наследства, которые бы высказывали с его помощью свою предсмертную волю без оформления письменных заверенных завещаний. Трудно переоценить значение изобретения звукозаписи для развития культуры. Уже в первые десятилетия существования отечественной грамзаписи, начало которой в России было положено в 1899 г., удалось записать и тем самым сохранить для потомков голоса многих выдающихся деятелей культуры, искусства, политиков, учёных и т.д. На фоновалики в начале века были записаны, в частности, голоса Л.Н.Толстого, А.П.Чехова, ряда известных артистов.
Механическая звукозапись на протяжении многих десятилетий была основным способом фонодокументирования, пока не уступила место магнитной звукозаписи. Идею о возможности использования явления остаточной намагниченности для записи звука высказал ещё в 1870 г. Смит. Первый аппарат магнитной записи, названный телеграфоном, был запатентован в 1898 г. Его изобрёл и построил датский инженер В.Поульсен, использовавший для записи звука остаточное намагничивание стальной проволоки или ленты. Однако низкое качество звука не позволяло использовать это изобретение в практических целях на протяжении трёх десятков лет. Оно оказалось востребованным лишь в первой половине 1930-х годов, после того как были изобретены порошковая магнитная лента и электронные усилители записи и воспроизведения сигналов, обусловившие появление магнитофона68. Электромагнитная запись звука дала возможность не только документировать человеческую речь, но и корректировать записи. В дальнейшем происходило непрерывное совершенствование магнитной записи, а также соответствующей аппаратуры и материальных носителей.
Кроме механического и магнитного, был изобретён также фотографический способ записи звука, до 1950-х годов использовавшийся в кинематографе. Этот способ основан на изменении яркости или ширины светового луча, направленного на движущуюся киноплёнку, в зависимости от изменения звуковых колебаний. После соответствующей обработки на киноплёнке образуется звуковая дорожка (фотографическая фонограмма).
Результатом фоно(аудио)документирования являются фонодокументы – документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи69. В отличие от других документов, фонодокументы содержат интонационные, тембровые, ритмические и иные характеристики, дающие весьма важную информацию о каком-либо событии, явлении, человеке и т.д.
В настоящее время фоно(аудио)документирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций (“чёрные ящики” в авиации) и др.
Таким образом, на основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что «документирование» – это «запись информации на различных носителях по установленным правилам». Под «способом документирования» понимается действие или совокупность действий, которые применяются для записи информации. По мере развития человеческого общества количество этих способов постоянно увеличивалось и становилось всё более разнообразным. В зависимости от выбранного способа документирования используются соответствующие орудия, инструменты, приспособления, т.е. средства документирования. В свою очередь, способы и средства документирования обусловлены физическими характеристиками и формой материального носителя информации, а также особенностями используемых знаков. Всё это вместе взятое определяет характер той или иной системы документирования.
Результатом фоно(аудио)документирования являются фонодокументы – документы, содержащие звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. В отличие от других документов, фонодокументы содержат интонационные, тембровые, ритмические и иные характеристики, дающие весьма важную информацию о каком-либо событии, явлении, человеке и т.д.
В настоящее время фоно(аудио)документирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций (“чёрные ящики” в авиации) и др.
3. Материальные носители фонодокументов
Фонодокумент – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию. Он содержит звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи, которая используется в том случае, когда получение информации возможно только с ее помощью (запись голосов животных, птиц, людей, звучание музыкальных инструментов, аудиальная диагностика в медицине и др.). Основными видами фонодокументов являются: грампластинка, фонограмма, компакт-диск.
По принадлежности знаков записи к определенным знаковым системам фонодокумент относится к разряду технически кодированных документов, информация на которые наносится путём изменения поверхности носителя или его структуры. Фонодокумент получают путём преобразования временного физического процесса, отражающего записываемый звуковой сигнал, в соответствующие пространственные изменения физического состояния или формы носителя записи. Для этого обычно применяют неподвижные записывающие элементы и движущиеся носители записи. Направление распространения следа на носителе записи, возникающего в результате относительного перемещения записывающего элемента и носителя, является пространственной разверткой записываемого сигнала. Это направление связано с формой носителя и определяется перемещением записи относительно записывающего элемента.
Материальный носитель информации — материальные объекты, в которых сведения (данные) находят свое отражение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов. По материальной конструкции носителя фонодокументы делятся на ленточные (в виде киноплёнке и магнитной ленты) и дисковые (в форме диска).
Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель информации – бумага, но она не может фиксировать звуки, информация в ней находится виде символов и образов. Она предназначена только длядокументированной информации.