Автоматизация процесса управления персоналом на примере ООО Цифроград (стр. 8 из 13)

2.2.3 Характеристика объекта автоматизации

Автоматизируемый объект – отдел персонала компании “Телесота”.

Основной вид деятельности – продажа сотовых телефонов, аксессуаров к ним и карт оплаты.

2.2.4 Требования к системе

Система должна автоматизировать:

- внесение данных по кандидатам;

- хранение информации о сотрудниках;

- предоставление данных о наличии кадрового резерва;

- обеспечение менеджера по персоналу полной и достоверной информацией о состоянии вводимой и хранимой информации;

- формирование статистической отчетности для руководства организации;

Требования к численности и квалификации персонала системы и режиму его работы - для работы в системе ключ к ней имеют 4 человека: директор отдела персонала, два менеджера по персоналу и тренинг-менеджер.

Уровень надежности программы должен соответствовать технологии программирования, предусматривающей: инспекцию исходных текстов программы; автономное тестирование модулей (методов) программы; тестирование сопряжении модулей (методов) программы; комплексное тестирование программы

АС должна быть оснащена системой защиты доступа для изменения информации. Ответственный за защиту информации – администратор, который:

- осуществляет охрану объекта;

- проводит регулярные проверки правильности работы программного обеспечения;

- регулярно меняют пароли и делают их нестандартными;

- устанавливает дисплеи так, чтобы исключить просмотр посторонним лицами;

- использует криптографическое закрытие при передачи информации по линиям связи;

- регистрирует все операции при работе с информацией.

Для бесперебойной работы система будет ежедневно обслуживаться разработчиком.

АС должна:

- позволить менеджеру по персоналу вносить данные по кандидатам;

- хранить информацию о сотрудниках;

- предоставлять данных о наличии кадрового резерва;

- обеспечить менеджера по персоналу полной и достоверной информацией о состоянии вводимой и хранимой информации;

- формировать статистическую отчетность для руководства организации.

Требования к информационному обеспечению: информация в систему поступает путём наложения на нее кодировки.

Требования к техническому обеспечению:

- операционная система Windows 98/МЕ/2000/XP;

- процессор Pentium II 450Мгц и выше;

- оперативная память 128Мб;

- место на диске не менее 60Мб.

Для того чтобы уменьшить риск потери данных при сбое электросети рекомендуется установить источник(и) бесперебойного питания.

Состав и содержание работ по созданию системы:

- разработка технического задания;

- разработка технического проекта;

- разработка руководства пользователя.

Порядок контроля и приемки системы:

- тестирование на контрольных примерах;

- тестирование на рабочих местах пользователей;

- передача в опытную эксплуатацию;

- передача в производственную эксплуатацию.

Требования к составу и содержанию по подготовке объекта автоматизации к вводу систему в действие:

- проконтролировать наличие операционной системы (Windows 95, 98, NT4.0) и MicrosoftOffice на рабочих местах;

- проконтролировать соответствие оборудования рабочих мест требуемым для работы системы;

- обучить специалистов работе с данной системой.

Требования к документированию:

- технический проект;

- руководство пользователя.

2.3 Технический проект на создание автоматизированной системы

2.3.1 Общие положения

Полное наименование системы: Автоматизированная информационная система управления персоналом.

Разработчик системы – студентка группы 5ПИЭ-01 Алтайского Государственного Технического Университета им.Ползунова И.И. Купцова Татьяна Юрьевна.

Плановые сроки начала и окончания работы по созданию системы: 01.10.05 – 10.04.06г.

Назначение - разработка и создание программного продукта “Управление персоналом”. Данное программное обеспечение предназначено для хранения, контроля, учета и анализа данных о сотрудниках компании и кандидатах на вакантные места, а также хранение и контроль данных по обучению персонала.

Цели создаваемой АИС:

- обеспечение полной и достоверной информацией, необходимой для кадрового учета;

- обеспечение точными данными по обучению персонала и сдаче экзаменов;

- своевременное оформление всей первичной документации;

- повышение надежности и безопасности обработки информации.

Область использования подсистемы – управление персоналом.

АС должна быть оснащена системой защиты доступа для изменения информации. Ответственный за защиту информации – администратор, который:

- осуществляет охрану объекта;

- проводит регулярные проверки правильности работы программного обеспечения;

- регулярно меняют пароли и делают их нестандартными;

- устанавливает дисплеи так, чтобы исключить просмотр посторонним лицами;

- использует криптографическое закрытие при передачи информации по линиям связи;

- регистрирует все операции при работе с информацией.

2.3.2 Описание процесса деятельности

Процесс управления персоналом состоит из таких ключевых моментов, как:

- планирование кадрового состава и учет кадров;

- анализ кадрового состава и его развитие и оценка.

Процесс определения неудовлетворенных потребностей в кадрах осуществляется путем анализа штатного расписания, если таковая потребность имеет место, то происходит процесс разработки требований к идеальному для данного места работнику. Результатом данного процесса является должностная инструкция. После разработки требований необходимо определить источник найма: внешний либо внутренний.

При подборе кадров данные о сотрудниках и кандидатах поступают из внешней среды в виде резюме и анкет, которые в свою очередь фиксируются в программе. Когда процесс подбора завершен, стартует процесс отбора персонала, где на входе поступают результаты анализа, полученные на предыдущем этапе, а также рекомендации на кандидатов на вакантную должность.

Непосредственно сам процесс найма представляет собой документально оформление отношений работодателя и работника, опираясь на ТЗ РФ. После того, как все документы оформлены, происходит адаптация сотрудника, когда осуществлялся внешний наем, и вторичная – если имело место кадровое перемещение. Процесс адаптации следует после найма сотрудника. Если на входе список нарушений, то происходит высвобождение сотрудника с соответствующим оформлением – приказ об увольнении, данный факт также фиксируется в справочнике.

Процесс оценки потенциала работника на входе получает упражнения, моделирующие ключевые моменты деятельности оцениваемого. В зависимости от результатов оценки сотрудник может быть перемещен в другое структурное подразделение, отправлен на повышение квалификации. Данная оценка также помогает менеджеру составить план обучения и развития, а также методические пособия и инструкции.

Процесс квалификационных испытаний на входе имеет оценку независимого эксперта, а на выходе тоже, что и у предыдущего процесса, единственное отличие – результаты данного процесса влияют на оклад/премию сотрудника, при отрицательных результатах сотрудник может быть уволен.

Процесс аттестации осуществляется на основании таких документов, как:

- приказ о проведении аттестации

- бланк самооценки

- бланк предварительной оценки

- аттестационный лист

- лист оценки стажера (для стажеров).

На выходе имеем все те же документы. Но в виду того, что предыдущие процессы не относятся к стажерам (в отличии от аттестации), на выходе появляется еще один документ – направление для прохождения стажировки.

2.3.3 Основные технические решения

На рисунке 2.4 представлена структурная схема АИС “Управление персоналом”.

Рисунок 2.4 - Структурная схема АИС “Управление персоналом”

Система состоит из четырех функциональных блоков - главное меню, которое в свою очередь содержит блоки Справочники, Документы и Отчеты.

Блок “Справочники” работает предназначен для автоматизации сбора и хранения данных о сотрудниках, торговых точках, учебных курсах, статьях затрат на персонал и т.д.

Блок “Документы” предназначен для автоматизации ввода групповых изменений в справочниках. К примеру, документ “Сдача экзаменов” отвечает за изменение в справочнике “Экзамены” таких параметров, как “дата сдачи” и “оклад” (при сдаче того или иного экзамена, оклад увеличивается на определенную сумму). Данный справочник является подчиненным для справочника “Сотрудники”, таким образом, у сотрудников, внесенных в этот документ, изменятся вышеуказанные параметры. Точно так же работает и документ “Окончание стажировки” – изменяются поля “статус” и “оклад”.

Блок “Отчеты” использует данные блоков “Справочники” и “Документы”, предназначен для вывода результирующих данных.

Блок “Справочники” включает:

- “Справочник сотрудников” – диалоговое окно, содержащее персональную информацию о сотруднике, дату приема на работу, дату окончания стажировки, оклад и дату увольнения;

- “Справочник торговых точек” - диалоговое окно, которое включает информацию о торговой точке: наименование и адрес;

- “Справочник параметров листа оценки” - диалоговое окно, содержащее наименования параметров;

- “Справочник учебных курсов” - диалоговое окно, которое включает информацию об учебных курсах, а именно, наименование учебного курса, должность читающего курс и его продолжительность;