Смекни!
smekni.com

Язык и деловое общение (стр. 24 из 59)

Подобные предложения легко рубрицируются, т.е. членятся на со­ставные части, графически отделенные одна от другой. Например:

Охрана освобождается от ответственности, если установлено:

что охрана была лишена возможности вскрыть и осмотреть помеще­ние для выяснения причин срабатывания сигнализации;

что посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи;

что охрана невиновна.

Следует заметить, что рубрикация сложного предложения в тексте может осуществляться при помощи сигнального тире в начале абзаца или цифрового обозначения. Рубрикация облегчает усвоение инфор­мации, делает ее более наглядной.

Упражнение 29. Отредактируйте сложные предложения, определив пред­варительно тип ошибки.

1. Нам сегодня можно избежать крупных спадов произ­водства, если вы поможете нам крупными вливаниями денежных средств. 2. Не только крупные и средние предприятия стоят сегодня перед угрозой закрытия, а также малый бизнес растворяется из-за бремени нало­гов. 3. Доказательство, что содержание крупного рогато­го скота ухудшается, сегодня мы имеем в виде уменьше­ния поголовья по всем регионам. 4. В случае того, что смета не будет Вами утверждена, то решение принимает­ся на расширенном заседании приемной комиссии. 5. В случае необходимости, которая может наступить по при­чине непредвиденных обстоятельств, которые квалифи­цируются как форс-мажорные, которые не позволяют сто­ронам выполнить своих обязательств, то стороны осво­бождаются от ответственности на согласованный между ними срок.

Логика изложения и законы текстовой организации

Логика изложения и законы текстовой организации в языке доку­ментов объединены одним принципом — принципом формально-логи­ческого построения текста. Этот принцип заключается в том, что части текста (абзацы, рубрицированные части) представляют собой фраг­менты, микротемы которых в закрепленной последовательности пред­ставляют макротему целого. Неизбежная иерархичность текстовой ор­ганизации выражается в делении текста документа на разделы, пара­графы, пункты, подпункты, которые, как правило, нумеруются.

Рубрикация

Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки — арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей раз­личными средствами.

Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:

1. Общие положения.

2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний.

3. Обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

При разделении текстана рубрики каждая составная часть, соот­ветствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (ис­пользуются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих со­ставных частей более высоких ступеней деления. Например:

1. Общие положения.

1.1. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.

1.2. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, подчиняется непосредственно начальнику службы радиационной безопасности.

При дальнейшем дроблении текста на подпунктыколичество зна­ков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться:

При формально-логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки.

Заглавие документа — его обязательная принадлежность:Приказ,Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.

Только в деловой переписке не указывается название документа.

Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.

Формула содержательного заголовка представляет собой предлож­ное сочетание, отвечающее на вопрос: о чем этот документ? Например:

Приказ

Об организации выездной торговли

Договор

о пожарно-охранной сигнализации объекта

В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всег­да. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется. Однако он совершенно необхо­дим в коммерческой переписке:

О поставке груза по контракту № ...

О запросе на поставку бензина А-76

Об отмене заказа на запасные части

Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип доку­мента. Например:

Журнал регистрации входящих документов

Протокол заседания Совета директоров

Договор аренды

В этом случае он выступает в роли несогласованного определения, отвечая на вопрос "чего?".

Располагается заголовок после реквизитов "дата" и "индекс доку­мента" слева. Заголовок должен быть кратким, он не должен превы­шать двух строк.

Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.

Весь текст документа делится с точки зрения набора реквизитов на следующие части:

Заголовочная часть документа Адрес фирмы: ул., дом, городиндекс, тел/факсВид документаДата
Основная часть документа ЗаголовокТекстПриложение
Оформляющая часть документа Подпись, печатьВизаФамилия исполнителя,Его служ. ТелефонОтметка об исполнении

При том, что композиция документа индивидуальна для каждого типа документов, эта схема универсальна.

Неукоснительная логика в развитии темы, подчеркнутый анали­тизм, выражающийся в дроблении текста, и точная развернутая экс­пликация содержания — вот основные характеристики текстовой организации документа. Неукоснительная логика проявляется в по­следовательности содержательных фрагментов. Подчеркнутый ана­литизм также выражается в использовании параллельных конструк­ций:

2.1. Заказчик обязуется...

2.2. Исполнитель обязуется...

Критерии логичности речевого выражения

Когда мы говорим о логике, мы должны разделять логику действи­тельности, логику мысли и логику речевого выражения.

Логичность мысли выражается в верности отраженияфактов дей­ствительности и их связей (общее — единичное, причина — следст­вие), в обоснованности утверждений, их доказательности.

Недостатки в логико-понятийной структуре текста могут прояв­ляться в недостаточности или избыточности аргументации, в наруше­нии причинно-следственной последовательности изложения, в нару­шении правил аргументации и т.п.

Нарушение логики оформления текста нередко проявляется в не­правильном абзацном членении, делении текста документа на пункты и подпункты.

Нарушения в логической структуре высказывания проявляются в подмене логического субъекта объектом:

Оборудование считается сданным Поставщиком и принятым Покупа­телем по качеству (сертификат качества). При этом упаковка и внешний вид продукции должны полностью соответствовать условиям настоящего контракта.

Вместо: Качество оборудования считается установленным, если нали­чествует сертификат качества.

При необходимости проверка продукции внешним осмотром может проводиться покупателем самостоятельно.

Вместо: Внешний осмотр продукции проводится покупателем само­стоятельно.

К нарушениям речевой логики, или логическим ошибкам, отно­сятся ошибки в использовании терминов и терминированных соче­таний (так, в коммерческой документации часто путаются понятия: "стоимость", "цена", "расценка"), нарушения релевантности выска­зывания (речевая неполнота или избыточность, отклонение от темы), нарушения смысловых связей между компонентами высказывания и пр.

Например:

Показатели, характеризующие квалификацию служащего

1. Образование.

2. Стаж работы по специальности.

3. Профессиональная компетентность:

знание необходимых нормативных актов', знание отечественного и зарубежного опыта;

умение оперативно принимать решения по достижению поставлен­ных целей;

качество законченной работы;

своевременность выполнения должностных обязанностей;

умение работать с документами;

способность прогнозировать, организовывать, координировать и ре­гулировать работу подчиненных;

способность к творчеству, предприимчивость;

способность к самооценке.

(Из "Положения об аттестации муниципальных служащих")

Очевидно, что логика речи нарушена в анализируемом отрывке "Положения ..." не однажды. Раскрывая такое понятие, как "професси­ональная компетентность служащего", необходимо установить при­оритетность качеств и умений. В данном случае приоритетными будут "умение работать с документами" и "умение руководить людьми". "Ка­чество законченной работы" вообще не относится к знаниям и умени­ям, из которых складывается профессиональная компетентность. За рамки этого понятия выходит и предприимчивость. Таким образом, в данном случае нарушена не только релевантность высказывания, но и его смысловая структура.

Любое нарушение логической структуры высказывания предопре­деляет возможность инотолкования текста, что не позволяет ему в полной мере осуществлять свое назначение — однозначно руководить действиями людей.