регистрация / вход

Язык и деловое общение

Нормы Риторика Этикет Рекомендовано Министерством образования Российской Федерации В качестве учебного пособия для студентов Высших учебных заведений

Нормы

Риторика

Этикет

Рекомендовано Министерством образования

Российской Федерации

В качестве учебного пособия для студентов

Высших учебных заведений

Москва • Экономика • 2000

www.economica.ru

УДК 81‘256,5:65.0(075,8)

ББК 81я73

К60

ISBN-5-282-02006-8

© Колтунова М.В., 2000

© Оформление, оригинал-макет ОАО

«НПО "Экономика"», 2000

ВСТУПЛЕНИЕ

Моему Учителю

Доктору филологических наук

Профессору Саратовского университета,

Ольге Борисовне Сиротининой посвящаю.

Деловое общение - это самый массовый вид социального общения. Оно представляет собой сферу коммерческих и административно-пра­вовых, экономико-правовых и дипломатических отношений.

Новые экономические и социальные условия побудили к ком­мерческой и организаторской деятельности широкие массы населе­ния. Это обстоятельство выдвинуло на первый план необходимость обучения языковым формам делового общения, необходимость повыше­ния лингвистической компетентности лиц, вступающих в социально-правовые отношения, руководящих действиями людей. Лингвистичес­кая компетентность становится в рыночных условиях непременным компонентом общепрофессиональной подготовки менеджеров, муни­ципальных служащих, референтов, руководителей всех уровней.

Умение успешно вести деловые переговоры, грамотно составить текст документа, умение работать с документами — важнейшие составляющие профессиональной культуры человека, принимающего решения.

Низкая речевая культура напрямую связана с низкой эффектив­ностью совещаний, переговоров, параличом законов, которые часто со­ставлены так, что их просто нельзя исполнить.

Культура речи является экономической категорией. Высокая рече­вая культура и развитая экономика в передовых странах неотделимы друг от друга, взаимосвязаны. И наоборот, низкая речевая культура общества определяет соответствующий уровень развития и эффектив­ность экономики.

Любой американец считает обучение речевым формам общения делом не только полезным, но и престижным. У нас часто можно еще услышать недоуменные вопросы обучающихся: "Зачем нам учиться? Говорить-то мы умеем".

"Говорить", вполне вероятно, да. А изъясняться, выступать, докла­дывать, парировать, комментировать, тезировать, дефинировать, резю­мировать, перефразировать? А ведь это все тоже виды речевой дея­тельности, которые в ежедневном профессиональном общении менед­жера занимают очень важное место.

Культурно-речевые курсы сегодня повсеместно вводятся в учеб­ные планы вузов по специальности "менеджмент", "управленческий аудит", "муниципальный служащий", "маркетинг".

Предлагаемое учебное пособие посвящено культуре речи делового общения, различным ее аспектам. В нем всесторонне рассматриваются особенности деловой устной и письменной речи, даны образцы прак­тически всех жанров делового общения, рекомендации, контрольные вопросы и дидактический материал.

Большое внимание уделяется особенностям устного и письменно­го делового общения, правилам перевода языковой информации с одного типа речи на другой.

Предпринятое описание особенностей языка делового общения и ре­комендации, которые даются в книге, опираются на последние достиже­ния отечественной и зарубежной лингвистики в области теории типов речевых культур, теории речевых актов, коммуникативной граммати­ки, теории текста, риторики, функциональной лингвистики.

Данное пособие написано на основе научного исследования речи менеджеров, муниципальных служащих и в результате многолетнего чтения культурно-речевых курсов в экономических вузах.

В пособии использованы материалы из книг: Лапинская И.П. Рус­ский язык для менеджеров. Воронеж: Изд-во ВГУ, 1994; Русский язык делового общения / Под ред. И.А.Стернина. Воронеж: Изд-во ВГУ; Шилова К.А. Телефонные разговоры делового человека. М., 1993; Рус­ский язык и культура общения для государственных служащих. Сара­тов: Слово, 1998.

Деловое общение и его особенности

Деловое общение сегодня проникает во все сферы общественной жизни. В коммерческие, деловые отношения вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере де­лового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле. Что касается менеджеров, предпринимателей, организаторов производства, людей, занятых в сфере управления, то коммуникативная компетентность для представителей этих профессий представляет важнейшую часть их профессионального облика.

"Бизнес — это умение разговаривать с людьми", — говорят пред­приимчивые американцы.

Один из выдающихся менеджеров США, президент крупнейшего в мире автогиганта — компаний "Форд" и "Крайслер" Ли Якокка в своей книге "Карьера менеджера" пишет: "Управление представляет собой не что иное, как настраивание людей на труд. Единственный способ настра­ивать людей на энергичную деятельность — это общаться с ними".*

* Якокка Ли. Карьера менеджера. М., 1991. С. 68.

Специфика делового общения заключается в том, что столкнове­ние, взаимодействие экономических интересов и социальное регули­рование осуществляется в правовых рамках. Чаще всего люди вступа­ют в деловые отношения, чтобы юридически оформить взаимодейст­вия в той или иной сфере. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отноше­ния, построенные на основах взаимного уважения и доверия.

Другой специфической особенностью делового общения является его регламентированность , т.е. подчиненность установленным пра­вилам и ограничениям.

Эти правила определяются типом делового общения, его формой, степенью официальности и теми конкретными целями и задачами, кото­рые стоят перед общающимися. Эти правила определяются националь­ными культурными традициями и общественными нормами поведения.

Они фиксируются, оформляются в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых норм социаль­ного поведения, в виде этикетных требований, ограничений времен­ных рамок общения.

В зависимости от различных признаков деловое общение делится на:

1) устное — письменное (с точки зрения формы речи);

2) диалогическое — монологическое (с точки зрения однонаправ­ленности / двунаправленности речи между говорящим и слушающим);

3) межличностное — публичное (с точки зрения количества участников);

4) непосредственное — опосредованное (с точки зрения отсутст­вия / наличия опосредующего аппарата);

5) контактное — дистантное (с точки зрения положения ком­муникантов в пространстве).

Все перечисленные факторы делового общения формируют харак­терные особенности деловой речи.

В большей степени различаются устная и письменная деловая речь: обе формы речи представляют системно различающиеся разно­видности русского литературного языка. Если деловая письменная речь представляет официально-деловой стиль речи, то устная деловая речь — различные формы гибридных стилевых образований.

Значительны языковые различия между диалогической и монологи­ческой деловой речью. Если монологическая речь в большей степени тя­готеет к книжной речи, то диалогическая - к разговорной, что отражает­ся в первую очередь на текстовой организации и синтаксических особен­ностях речи. Диалогическое общение — это по преимуществу межлич­ностное общение, а публичная речь — это монологическая речь.

Дистантное , всегда опосредованное общение (телефонный раз­говор, почтовое и факсовое отправление, пейджинговая связь и т.п.) отличается от контактного , непосредственного повышенным вни­манием к интонационному рисунку речи (устное общение), краткос­тью и регламентированностью, невозможностью использования жес­тикуляции и предметов в качестве носителей информации.

Деловое общение представляет собой широкий диапазон жанро­вых разновидностей письменного и устного общения.

Письменная деловая речь, в которой реализуются диалогические от­ношения, представлена всеми видами деловых писем, документами, фик­сирующими социально-правовые отношения — контрактами (договора­ми), соглашениями и всеми типами сопутствующих документов. Устная деловая речь, в которой реализуются диалогические отношения, пред­ставлена жанрами деловых переговоров, встреч, консультаций и т.п.

Совещания, собрания представляют собой особый тип протоколь­ного общения, в котором по большей части представлена монологи­ческая деловая речь, не только имеющая письменную природу, но и существующая сразу в двух формах — устной и письменной.

Сегодня рамки делового общения расширяются. Реклама, светское общение становятся неотъемлемой составляющей делового общения. Успех предприятия, дела сегодня во многом зависит от умения предста­вить свои позиции в наиболее выгодном свете, заинтересовать потенци­ального партнера, создать благоприятное впечатление. Поэтому, помимо читаемой монологической речи, в практику делового общения все актив­нее входит подготовленная, но нечитаемая монологическая речь (презентационная речь, торжественная речь, вступительное слово на различных встречах), поздравительные письма и другие этикетные тексты.

Владение всеми перечисленными жанрами делового общения вхо­дит в профессиональную компетенцию менеджера, руководителя. (См. денотатный граф на с. 26.)

Культура речи делового общения и ее слагаемые

К какой бы области ни относилось понятие "речевая культура", оно всегда включает три основных аспекта: ортологический, коммуни­кативный и этический.

Ортология наука о правильной речи, о языковых нормах иихизменении. В сознании говорящего и пишущего норма выступает как образец, калька, схема, шаблон, по которому строится слово, предло­жение, высказывание. Нормы формируются под влиянием литератур­ного творчества и речевой практики нации и являются непременным условием единства языка и нормального функционирования языковой системы. Они кодифицируются, т.е. описываются, закрепляются как образец в словарях, справочниках, учебниках.

Кодифицированные нормы литературного языка — это такие нормы, которым должны следовать все носители языка, причем поня­тие нормативности включает сферу использования языка. Закреплен­ность вариантов за различными сферами и формами использования языка определяется принципом коммуникативной целесообразности. То, что нормативно для письменной речи (осложнение синтаксичес­кой конструкции причастными и деепричастными оборотами), ненор­мативно для устной речи.

Нередко норма выступает в качестве двойного стандарта — обяза­тельного и допустимого вариантов. Например, в практике устного де­лового общения разговорная форма до говор — договора вытесняет книжный вариант догово р — догово ры.

Вариативность нормы является причиной ее изменения, причем темпы изменений нормы различны для разных уровней языка. Самы­ми консервативными считаются грамматические нормы. Грамматичес­кий строй русского литературного языка практически не изменился с пушкинских времен. Фонетические нормы, напротив, очень подвиж­ны. Еще недавно вошедшее в русскую речь слово "маркетинг" имеет уже варианты произношения, закрепленные в качестве допустимых: ма ркетинг и марке тинг.

Правильность речи это базовое требование культуры речи, ее основа.

Важно ли владеть нормами русского литературного языка челове­ку, ежедневной практикой которого является деловое общение? На этот вопрос можно ответить только однозначно утвердительно. Пото­му что человеке низким уровнем речевой культуры, не умеющий ясно излагать свои мысли, допускающий ошибки в своей речи, обречен на коммуникативные неудачи, часто оказывается в неловком положении. Грамотность в широком смысле этого слова — непременное условие успешности в деловом общении.

Особенно важно для менеджера, руководителя, муниципального служащего представлять себе нормативный аспект языка документов и устной деловой речи.

Нормативный аспект культуры речи — один из важнейших, но не единственный. Можно, не нарушая норм русского литературного языка, произвести на собеседника отталкивающее впечатление. Можно при­вести большое количество различных, в том числе и деловых текстов, безупречных с точки зрения нормативности, но не слишком вразуми­тельных.

Язык располагает огромным арсеналом средств. Они должны ис­пользоваться с учетом сферы, ситуации, задач и жанра речи и быть мобилизованы на достижение коммуникативной цели. Коммуника­тивный аспект речевой культуры как раз и рассматривает эти во­просы.

То, что в современной лингвистике называется коммуникативным аспектом культуры речи, было известно еще в античности в качестве одной из почитаемых наук — риторики. Вначале риторика была нау­кой об ораторском мастерстве, об "умении увлечь души словами" (Платон). Затем риторику стали понимать как науку о хорошей речи, выделяя такие ее качества, какточность, ясность, выразитель­ность, логичность, чистоту, уместность. Все эти качества связаны между собой.Точность, достигающаяся благодаря правильности сло­воупотребления и организации речи, обеспечивает такие качества речи, какясность, доступность. Логичность речи тесно связана с точностью, которая является как бы "предварительным условием" ло­гичности. Это коммуникативное качество речи связано не столько со словоупотреблением, сколько с синтаксической организацией выска­зывания, которая должна обеспечивать последовательность в усвое­нии выражаемой мысли, ее непротиворечивость.

Чистота и уместность речи оказываются в свою очередь тесней­шим образом связаны между собою. Отбор слов сообразно с целями и условиями общения определяется требованием чистоты и уместности речи, что предполагает знание стилей литературного языка. Так, оби­лие терминов и штампов, стандартных выражений характерно для письменной деловой речи, но совершенно не характерно для разговор­ной речи. Все эти коммуникативные качества речи являются характе­ристиками речи правильной и искусной.

В наши дни современная риторика, или неориторика — это прежде всего наука об эффективной речи, об умении добиваться речевыми средствами поставленной цели. Это предполагает учет психологичес­кого и этического аспекта общения.

Этический аспект речевой культуры представлен лингвистической дисциплиной — речевым этикетом. Речевой этикет изучает специаль­ные речевые средства регулирования социальных и межличностных отношений: речевые этикетные формулы, этикетные тексты и правила их использования, а также правила речевого поведения в тех или иных условиях.

Этикетные нормы поведения носят национальный характер. То, что является знаком уважения в европейских странах (при встрече по­интересоваться здоровьем жены и близких), в странах мусульманских может быть воспринято как оскорбление.

Деловое общение очень часто не просто включает этикетное обще­ние, но с необходимостью предусматривает его. Существуют особые этикетные жанры делового общения: выражение соболезнования, бла­годарности, поздравления. Руководители, менеджеры, служащие должны хорошо знать и адекватно использовать средства речевого этикета, так как от успешного использования этих средств во многом зависит результат делового общения.

"Встречают по одежке, а провожают по уму", — гласит русская на­родная мудрость. Причем под словом "ум" подразумевается умение общаться, ладить с людьми. Вовремя и к месту сказанные слова назы­вались в народе "золотыми".

Таким образом, речевая культура — это использование средств и возможностей языка, адекватных содержанию, обстановке и цели вы­сказывания при соблюдении языковых норм.

Высокая речевая культура менеджера, руководителя проявляется в знании требований, предъявляемых к языку документов, и умении выбрать из богатейшего арсенала речевых средств деловой письмен­ной речи необходимые для составления текста, вести деловую беседу, уметь убеждать в своей правоте.

Показателем лингвистической компетентности менеджера можно считать его умение "переводить" информацию с одного типа речи на дру­гой (с языка справочных жанров на язык устной спонтанной речи), свер­тывать и развертывать ее, т.е. выполнять операции номинации*, вер­бализации*, тезирования*, перефразирования*, резюмирования*.

* Здесь и далее по тексту звездочкой обозначенылингвистические термины, толкование которых приводится в конце каждой главы.

Владение этикетными средствами, тактическими приемами ведения деловых переговоров, совещаний, жанрами публичной монологической речи также входит в число необходимых речевых навыков менеджера.

С человеком высокой речевой культуры говорить легко и приятно. Если это деловой человек, ему удаются различные контакты и перего­воры, ему удается убеждать людей в своей правоте и влиять на собе­седников, он может сам составить или отредактировать документ, на­писать благодарность, поздравительное письмо или презентационную речь. И это все важнейшие составляющие профессионального облика делового человека.

Типы речевых культур в деловом общении

В сферу коммерческих и административно-правовых отношений сегод­ня влились огромные массы самых различных по культурному, образова­тельному уровню и социальному статусу людей. Естественно, что они явля­ются носителями различных типов внутринациональных речевых культур.

О.Б. Сиротинина и В.Е. Гольдин в своих работах представили ти­пологию внутринациональных речевых культур, которые сосуществу­ют в деловом общении и непосредственно связаны с общеобразова­тельным и общекультурным уровнем говорящих и пишущих.

Самым высоким типом являетсяэлитарный тип речевой культу­ры. Речь представителя элитарной речевой культуры не только без­укоризненна с точки зрения соблюдения языковых норм, она отлича­ется богатством, выразительностью, аргументированностью, логичнос­тью, доступностью, ясностью изложения и т.п.

Не менее важно для элитарной речевой культуры строгое соблю­дение всех этических норм общения: соблюдения принципа вежливос­ти и кооперации в процессе диалога, отсутствие грубых, тем более не­цензурных выражений, отсутствие "ноток" категоричности и повы­шенного тона общения, особенно с подчиненными.

Представитель элитарной речевой культуры должен владеть всеми функциональными стилями русского литературного языка: официаль­но-деловым, научным, публицистическим, разговорным. Это значит, что деловой человек, например, может с равной легкостью написать научный доклад или статью, выступить на пресс-конференции, дать ин­тервью, написать презентационную речь, поздравление, адрес, не говоря уже о профессиональной речевой деятельности — составлении докумен­тов, проведении совещаний, переговоров, деловых встреч и т.п.

"Можно сказать, что элитарная речевая культура — это искусство пользоваться языком, всем богатством его возможностей при строгой уместности этого использования", — пишут в одной из работ О.Б. Си­ротинина и В.Е. Гольдин*.

*Гольдин В.Е., Сиротинина О.Б. Внутринациональные речевые культурыи ихвзаимодействие // Вопросы стилистики. Вып. 25. Проблемы культуры речи. Сара­тов, 1993. С. 10.

Понятно, что элитарная речевая культура характеризует лишь не­многих представителей нашего общества. В практике исследования деловой устной и письменной речи автором этой книги указанный тип речевой культуры зафиксирован не был. Но это не значит, что он от­сутствует в деловой речи и, тем более, это не значит, что к овладению им не нужно стремиться. Именно этот тип речевой культуры и со­ставляет предмет обучения.

Среднелитературная речевая культура — это тоже достаточно высокий тип речевой культуры. Он характеризуется меньшей строгос­тью соблюдения всех норм, однако ошибки в устной и письменной речи не носят системного характера.

В отличие от носителей элитарной речевой культуры, которые активно владеют всеми стилями, носители среднелитературной ре­чевой культуры обычно активно владеют лишь одним — двумя сти­лями (например, деловой и разговорный), остальными же только пас­сивно.

Среднелитературная речевая культура характеризуется отчасти смешением норм устной и письменной речи, — когда в устной речи ис­пользуются книжные штампы, причастные или деепричастные оборо­ты и когда в письменную речь, в частности в язык документов, прони­кают разговорные конструкции и жаргонизмы.

В отличие от элитарной, среднелитературная речевая культура не является эталонной, однако этот тип речевой культуры является самым массовым во всех сферах нашей общественной жизни. Этот тип речевой культуры представляет речь большинства теле- и радиожур­налистов. Отсюда тиражирование ошибок, типа "ква ртал", "ва ловый", "э ксперт", "обеспече ние", "отмечая о том", "разговор по экономике", "расчет по плитам" и т.п.

Среднелитературная речевая культура характеризуется нестрогим выполнением этикетных требований: переходом на Ты-общение при каждом удобном случае, низкой частотностью использования этикет­ных формул и этикетных лексем, причем последние представлены очень ограниченным набором ("спасибо", "здравствуйте", "до свидания", "простите"). Подобный тип речевой культуры никак не может быть предметом обучения.

Литературно-разговорная речевая культураи фамильярно-разговорная речевая культура могут быть разновидностью элитарной и среднелитературной речевой культуры, если общение протекает в неофициальной обстановке, в сфере близкородственного, близкодружественного общения.

Эти типы речевой культуры допускают использование сниженной лексики: жаргонизмов, просторечных выражений, бранных слов при общем соблюдении ортологических норм.

Эти же типы речевой культуры могут быть самостоятельными, единственными для носителя языка, если он не учитывает фактор официальности общения, употребляя, например, в условиях офици­альности слова прощания: пока, будь вместо общеупотребительных: до свидания, всего доброго, всего наилучшего. Последнее характерно для носителей фамильярно-разговорной культуры. К еще более низким типам внутринациональных речевых культур относятсяпросторечие и профессионально-ограниченная речевая культура.

Просторечие является показателем низкого образовательного и культурного уровня. Этот тип речевой культуры отличают весьма ог­раниченный запас слов, синтаксическая монотонность (неумение стро­ить сложные предложения, высказывания), высокая частотность экс­прессивных средств, ругательств, слов-паразитов, междометий, целых десемантизированных речевых фрагментов (на вроде того, ну так вооб­ще, ну там, знаешь, типа того и т.п.).

Сознавая ущербность своей речевой культуры, носители про­сторечия часто включают в свою речь иностранные и книжные слова без учета их лексического значения: без консенсуса не догово­ришься; мы без вашего контингента обойдемся; конкретно сделали и т.п.

Как правило, носители просторечной культуры не подозревают о существовании словарей и справочных пособий, которые могли бы по­мочь им адекватно использовать лексику, грамотно строить словосоче­тания, предложения.

Ошибки в речи представителей низких типов речевых культур носят системный характер. Причем в устной речи преобладают акцен­тологические и лексические ошибки, а в письменной — грамматичес­кие, орфографические и пунктуационные.

В деловом общении просторечие в чистом виде встречается крайне редко, апрофессионально-ограниченная речевая культура — доста­точно часто. Ее характеризует все то, что характерно для низких типов речевых культур: системность ортологических нарушений, неразличе­ние сферы Ты- и Вы-общения, неразличение стилевых пластов лексики (жаргонизмы не осознаются как таковые), невладение монологической речью, отсутствие сознательного использования речевых средств, — ко­роче говоря, лингвистическая ограниченность и ущербность речевого сознания.

Взаимодействуют ли эти типы внутринациональных речевых культур? Несомненно, они испытывают взаимовлияние и образуют гибридные, маргинальные разновидности: среднелитературная всту­пает во взаимодействие с более низкими типами речевых культур — фамильярно-разговорной, профессионально-ограниченной, просто­речной. И такие маргинальные образования, по нашим наблюдениям, преобладают в деловой речи.

Нужно ли знать эти типы речевых культур будущему менеджеру, управленцу, муниципальному служащему? На наш взгляд, безусловно необходимо, потому что точная квалификация речевой культуры собе­седника поможет выбрать верную стратегию речевого поведения, из­бежать коммуникативного шока при столкновении носителей высоких и низких типов речевых культур.

В этой главе необходимо отметить общий процесс снижения уров­ня речевой культуры общества, который еще не остановлен. Лингвис­ты уже десять лет бьют тревогу по поводу опасных тенденций расша­тывания языковых норм. Тревогой о состоянии и судьбе русского языка пронизаны высказывания многих известных деятелей культуры и науки нашего общества. Д. С. Лихачев, А. И. Солженицын, академик Е.П.Челышев и многие другие высказывались о необходимости со­хранить в чистоте национальное достояние — русский язык, существо­вание и совершенствование которого является непременным условием существования нации.

Культура речи и принципы речевого поведения менеджера

Термин "речевое поведение" обозначает всю совокупность речевых действий и их форм, рассматриваемых прежде всего в социально-ком­муникативном аспекте. Для менеджера и управленца это речевые дей­ствия, по необходимости совершаемые им в профессиональном деловом общении. Выдающийся лингвист Т. Г. Винокур писала, что "речевое по­ведение предстает как визитная карточка человека в обществе". Приве­дем формулировку Дж.Остина, одного из разработчиков теории речевых актов — "слово как действие" — т.е. слово является действием в определенных условиях по отношению к определенному адресату.

В наибольшей степени действенность речи ощутима именно в де­ловом общении: в письменной форме оно представляет собой язык до­кументов, которые руководят действиями людей, в устной — диалоги, в процессе которых сталкиваются мнения и интересы групп людей, вырабатываются общие принципы взаимодействия и конкретные пла­ны сотрудничества, находятся выходы из конфликтных ситуаций.

По традиционному определению, менеджер — это управляющий, агент, маклер, обеспечивающий внутриструктурную деятельность предприятия, налаживающий связи с партнерами, клиентами (постав­щиками) или исследующий рынок сбыта.

Социальные роли, в которых оказываются менеджеры, определя­ются видами их контактов с другими людьми: "производитель"—"по­требитель"; "продавец"—"покупатель"; "клиент"—"заказчик"; "руково­дитель"—"подчиненный".

Так, внутриструктурная деятельность определяет распределение социальных ролей "руководитель"—"подчиненный", внешнеторговая деятельность—"продавец"—"покупатель", "клиент"—"заказчик".

Каждая из социальных ролей требует особого типа речевого пове­дения. С возникновением новых экономических отношений эти типы речевого поведения изменились кардинально. Еще десять лет тому назад можно было руководить только директивными методами, прав­да, и тогда подобный метод был малоэффективен. Сегодня это невоз­можно в принципе.Директивные речевые акты остались в деловом общении в жанрах организационно-распорядительной документации: приказах, постановлениях, распоряжениях. В остальном же деловое общение строится на принципахкооперации, учета взаимных инте­ресов, паритета и равенства в иерархических отношениях. Не ад­министрирование, а открытость для контакта и стимулирование под­чиненных, не противопоставление интересов "покупателя" и "продав­ца", "клиента" и "заказчика", а стремление к выявлению общности ин­тересов и поиску консенсусного решения — вот основа речевого поведения современного делового человека.

Центральным принципом речевого поведения в деловом общении, таким образом, является принцип кооперации, реализующийся со­гласно теории Г. П. Грайса в семи максимах (принципах поведения):

максима такта;

максима великодушия;

максима релевантности высказывания;

максима полноты информации;

максима симпатии;

максима согласия;

максима скромности.

Не все эти максимы могут быть реализованы в одном речевом акте: не всегда необходимо соглашаться с собеседником, выказывать ему симпатию, но быть тактичным, корректным, уважать право собе­седника на получение точной и полной информации и на выражение ее со своей стороны должен руководитель любого ранга.

Основной принцип современного делового общения заключается в том, что изначально общение строится исходя из определения собесед­ника как партнера, равноправного участника диалога, вне зависимости от его социальной позиции и от его коммуникативной позиции.

Не "Принесите мне документы", а "Будьте добры захватить папку с документами" — произнесет цивилизованный руководитель, обраща­ясь к подчиненному.

Формулирование распоряжений и просьб в вопросительной форме предоставляет формально право выбора подчиненному и сни­мает акцент администрирования с иерархических отношений. Готов­ность признать свою ошибку, извиниться, оказать услугу, уладить не­значительные недоразумения так же естественно для воспитанного че­ловека в деловом общении, как и в обиходно-деловом.

Замена прямых речевых актов косвенными (не "Вам необходимо решить проблему с оплатой наших услуг до 13-го ноября", а "До 13-го ноября мы хотели бы получить от Вас сведения о погашении задолжен­ности") является знаком достаточно высокой речевой культуры, кон­венциональным кодом цивилизованного общения не только на рус­ском языке, но и на других языках.

Соблюдение основного принципа кооперации является важней­шим постулатом речевого поведения делового человека и обусловли­вает выбор речевых средств в зависимости от ситуации общения.

Речевая ситуация и ее составляющие

Понятие "речевая ситуация" является базовым понятием лингвопрагматики — науки, изучающей, как человек использует язык для воздействия на адресата (воспринимающего речь) и как ведет себя в процессе речевого общения.

От чего зависят особенности речи я речевого поведения человека? Как оказалось, от многих причин и факторов. Совокупность этих фак­торов и называется речевой ситуацией. Основными компонентами ее являются внешние и внутренние условия общения, участники обще­ния, их отношения.

Общую схему речевой ситуации можно представить следующим образом.

Кроме выделенных в данной схеме основных факторов, влияющих на особенности деловой речи и речевого поведения коммуникантов, можно выделить и такие факторы, как степень знакомства, степень удаленности коммуникантов друг от друга, наличие наблюдателей и т.д. Однако эти факторы определяют качества деловой речи не в той степени, что основные факторы, или составляющие речевой ситуации.

Рассмотрим их. Официальная обстановка предполагает особую юридическую значимость делового общения. Это обусловлено тем, что конкретные люди — физические лица — не только представляют инте­ресы юридических лиц (фирм, предприятий), но и выступают от имени юридических лиц на деловых переговорах, в процессе деловых встреч.

Официальное общение протекает в служебном помещении — офисе, приемной, конференц-зале и т.д.

Официальное общение может быть и внутрикорпоративным, на­пример, протокольное деловое общение, представленное жанрами со­брания, совещания, совета руководителей.

Официальная обстановка требует соблюдения соответствующих этикетных норм речевого поведения:

• обязательного двустороннего Вы-общения по отношению к со­беседнику любой возрастной группы и любого социального положе­ния;

• строгого соблюдения этикетной рамки общения (слов приветст­вия и прощания);

• использования этикетных стандартных формул вежливости ("будьте добры", "будьте любезны", "разрешите мне ..."т.п.).

Официальная обстановка предъявляет требования к лексическому составу речи, в который не должны входить бранные, жаргонные, про­сторечные слова и диалектизмы.

Существуют требования, касающиеся произношения слов. Офи­циальная обстановка обусловливает выбор литературного типа произ­ношения, а не бормотания, не скороговорки или небрежного фонети­ческого оформления речи. Не [здрас'], а [здраствуйт'е], не [када], а [кагда].

Основной тон при строгих официальных отношениях — спокой­ный, сдержанный, при менее строгих официальных отношениях — спокойный, доброжелательный, приветливый.

В неофициальной обстановке проходят презентации, юбилеи, де­ловые встречи за стенами учреждения или офиса, например в рестора­не, в домашней обстановке, повседневное общение в трудовом коллек­тиве. В такой обстановке собеседники чувствуют себя гораздо свобод­нее в выборе речевых средств, нежели в официальной обстановке. Это значит, что говорящие руководствуются теми же правилами и норма­ми речевого поведения, что и в повседневной жизни:

• выбирается Ты- или Вы-общение в зависимости от степени зна­комства, возраста и положения собеседника;

• используются слова приветствия и прощания;

• использование этикетных формул может быть сведено к мини­муму.

Менее строгие требования лексического отбора не исключают, од­нако, нежелательности использования тех же лексических пластов, ко­торые нежелательны и в официальном общении.

То же можно сказать и в отношении произносительных норм.

Определяющим фактором в неофициальной обстановке является степень знакомства. Беседа с незнакомым или малознакомым челове­ком накладывает по сути те же требования этикетного характера, что и официальное общение. Даже присутствие "постороннего" человека (посетителя, клиента) требует от людей, находящихся с ним в одной комнате, переключиться на правила официального общения.

Исключение составляют муниципальные служащие всех рангов, работники министерств и ведомств. Для работников перечисленных специальностей официальное общение является единственным типом делового общения. Корпоративная культура представителей власти, силовых ведомств и министерств не предусматривает неофициальной обстановки делового общения в качестве рабочей обстановки. Строгость иерархических отношений не предусматривает возможности исполь­зования Ты-общения в рабочее время.

Факторадресата в деловом общении не менее важен, чем условия общения.Адресат человек, к которому обращена (адресована) речь. От того, в какие ролевые и коммуникативные отношения вступа­ет с ним говорящий или пишущий (адресант), будет зависеть комму­никативная тактика и выбор этикетных средств.

Сферы реализации менеджмента предполагают выполнение ме­неджером различных социальных ролей, которые определяются:

• внешними производственными отношениями фирмы (органи­зации);

• административной деятельностью;

• коммерческими отношениями.

Вступая в отношения "производитель"—"потребитель", "руководи­тель"—"подчиненный", "партнер"—"партнер", менеджер, руководитель определяет для себя принципы, на которых строятся отношения, и, в зависимости от них, разрабатывает стратегию общения.

Целевые установки определяются и группируются в зависимости от того, каким избирается ведущий принцип общения в той или иной сфере (профессиональной сфере менеджмента). В настоящее время приоритетными являются принципконсенсуса в партнерских отно­шениях,отзывчивости в рыночных отношениях иравенства в кор­поративных отношениях.

Менеджер должен быть убедительным в рекламе, вежливым в переговорах с клиентом, должен уметь найти общий язык с партнера­ми и поставщиками.

Общий принцип вежливости не исключает богатства конкретных ситуаций, в которых приходится дифференцировать речевые средства. При выборе обращения, например, важнейшим критерием является социальный статус адресата.

Уважаемый Николай Степанович!

Многоуважаемый господин Кутю!

Глубокоуважаемый АлександрСергеевич!

Обозначение социального статуса адресата может быть вербаль­ным и невербальным (обозначаемым при помощи интонации).

Индексами социального статуса являются служебное положение, об­щественное положение, материальное положение, заслуги. Согласно рус­ской традиции в деловом общении половые различия не акцентируются, т.е. женщина обладает при равном социальном статусе теми же пре­имуществами, что и мужчина.

За годы советской власти сложилась традиция пиететного отноше­ния к "начальству". Высокое служебное положение обеспечивало заис­кивание и даже раболепие со стороны подчиненных или людей более низкого положения. Служебное положение и сегодня является глав­ным при определении социального статуса, однако тональность отно­шения к высокопоставленным чиновникам сегодня меняется. Безус­ловно, учитываются и личные заслуги адресата peчи.

Социальный статус и социальная роль человека могут не совпа­дать. В эпоху рыночных отношений нередко в качестве партнеров вы­ступают находящиеся в иерархических отношениях организации, на­пример материнская и дочерняя фирмы.

Социальная роль во многом определяет характер коммуникатив­ного ожидания собеседника, который нельзя не учитывать. Если вы начальник, подчиненный во время общения с вами ожидает от вас кор­ректности, вежливости, заботливости, иногда покровительства и всег­да уважения. Агрессия, желание отнести просчеты и ошибки на счет подчиненного являются нарушением нормы речевого поведения ме­неджера. Такие симптомы невладения социальной ролью руководите­ля, к сожалению, еще не изжиты до конца.

Общение "на равных" с подчиненным — необходимое условие для создания сплоченной команды, которая способна выжить в условиях конкуренции.

Коммуникативные роли, в отличие от социальных, переменчивы. Одно и то же лицо в процессе диалога (полилога) выступает в качест­ве адресанта, адресата и наблюдателя.

Адресант инициатор диалога, говорящий, пишущий, активный коммуникант. Это, безусловно, тактически выигрышная роль. Адре­сант задает тон, темп и тематическую программу общения. Недаром во всем мире ценится речевая активность менеджеров, умение на­правлять беседу и регулировать, что особенно важно, ее временные рамки.

Инициатор речи обладает недекларируемыми правами "режиссера" общения. Как правило, он его и заканчивает. Это не означает, однако, что позиция адресата — это пассивная позиция в диалоге. Деловое об­щение предполагает не только повышенное внимание к сообщаемому, но и целый ряд обязательных речемыслительных операций в процессе восприятия речи: 1) контроль объема сообщаемого; 2) контроль пони­мания; 3) резюмирование; 4) дефинирование; 5) корректировку пози­ций. Все эти операции реализуются при помощи реактивных реплик: — Да; — Так-так; — Разумеется; — Если я правильно вас понял...; — Что вы имеете в виду?; — Иными словами, вы считаете, что...? и т.п.

При помощи этих же обязательных в диалоге реактивных реплик ад­ресат может перехватить речевую инициативу, изменив коммуникатив­ную роль на роль адресанта. Подробнее об этом — в главе IV книги.

Позиция наблюдателя — это тоже позиция активного участника общения. Даже не участвуя в диалоге, наблюдатель влияет на его ход.

Так, наличие в кабинете посетителя предполагает, что рабочие внутрикорпоративные вопросы решаются быстро, без излишней дета­лизации.

Таким образом, пассивных участников коммуникативного процес­са в деловом общении просто не существует. Слушание же, как счита­ют психолингвисты, процесс более интеллектуально интенсивный, чем говорение. Поэтому в лекционных расписаниях предусмотрены перерывы, а опытный лектор знает, что через пятнадцать минут в про­цессе самой лекции необходимо делать "разрядки", чтобы не потерять контакт с аудиторией.

Говоря о коммуникативных отношениях, нельзя не отметить важ­ность личностно-субъективного фактора. Общаясь, мы передаем не только объективную информацию, но и свое отношение к ней и собе­седнику. Эта последняя в большей мере и обусловливает реакцию со­беседника на те или иные речевые действия. Спрос на коммуникабель­ных, приятных в общении менеджеров, рекламных агентов — это эко­номическая стратегия и политика в современном бизнесе.

Факторцели связывает позиции говорящего и слушающего в еди­ном коммуникативном процессе.

В деловом общении цели могут быть срочными и перспективны­ми, реализующимися в планах перспективного сотрудничества.

Поддержание деловых контактов, информирование и воздействие на адресата с целью принятия какого-то конкретного решения — вот основные виды целей, преследуемых адресантами в сферах бизнеса и управления.

Поддерживать деловые контакты, т.е. конструктивные деловые от­ношения, можно только на основе положительных взаимных эмо­ций — доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения и т.д. С этой целью рассылаются поздравления, соболезнования, приглашения на торжества, благодарственные письма и т.п.

Информативные письма, звонки, факсовые отправления, отсылка каталогов, прайс-листов, образцов товара, отчетов реализуют второй тип целей — информировать адресата о положении дел, о возможнос­тях и условиях сделки и т.д.

Инструкции, правила, приказы, распоряжения, требования, рекла­мации, просьбы как в письменной, так и в устной форме реализуют цель воздействияна адресата и побуждения его к совершению того или иного поступка.

Нередко перечисленные цели сочетаются в пределах одного текс­та, например письма-просьбы, которое начинается с описания положе­ния дел, т.е. с информирования, а заканчивается просьбой.

Конкретных речевых ситуаций может быть бесконечное множест­во, но есть их типичные особенности, зная которые можно легко ори­ентироваться в любой из них и выбирать необходимые речевые сред­ства для достижения цели общения.

Особенности речевых ситуаций в сфере деловых отношений за­крепляются за жанрами устной речи (деловые переговоры, рабочее со­вещание, телефонные сообщения и т.п.) и за жанрами письменной речи (контракт, деловое письмо, лицензия, правила и т.п.). В каждом из жанров использование языка имеет свои особенности, но карди­нальные различия связаны со сменой формы языкового выражения, поэтому мы считаем, что информацию письменной деловой речи нужно "переводить" на устную речь.

Лингвистические термины

Речевой акт — основная единица речевого поведения,реализующая одноречевое намерение говорящего (просьба, совет, предложение).

Номинация — называние, ввод нового понятия в речь.

Вербализация — перевод информации с языка схем, цифр, символовнасловесный уровень.

Тезирование — краткое изложение сообщения, текста в видеотдельных положений.

Перефразирование — передача чужих слов своими словами с целью по­яснения и уточнения информации.

Резюмирование - краткое изложение сути написанного, сказанного;краткий вывод, заключительный итог речи, доклада и т.п.

Акцентологический — связанный с постановкой ударения в слове.

Контрольные вопросы

1. Какова специфика делового общения?

2. Каковы слагаемые речевой культуры?

3. Какие типы внутринациональных речевыхкультур вам известны? Какие из них преобладают в деловом общении?

4. Назовите основной принцип речевого поведения в деловом общении.

5. Дайте определение речевой ситуации. Каковыее главные составляю­щие?

6. Рассмотрите денотатный граф и назовите речевые жанры, которы­ми должен владеть менеджер-управленец, менеджер по сбыту, специалист по маркетингу.

Денотатный граф 1

(Из кн.: Лапинская И.П. Русский язык для менеджеров: Учебное пособие. Воро­неж: Изд-во ВГУ, 1994.)

Г л а в а I

ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ - ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ

В сфере науки, делопроизводства и законотворчества, в средствах массовой информации и в политике язык используется по-разному. За каждой из перечисленных сфер общественной жизни закреплен свой подтип русского литературного языка, имеющий ряд отличительных черт на всех языковых уровнях — лексическом, морфологическом, синтаксическом и текстовом. Эти черты образуют речевую систем­ность, в которой каждый элемент связан с другими. Такой подтип ли­тературного языка называетсяфункциональным стилем.

Официально-деловой стиль закреплен, как уже говорилось, за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законо­творчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической дея­тельности. К периферии делового стиля относят информативную рек­ламу, патентный стиль и обиходно-деловую речь (заявления, объясни­тельные записки, расписки и т.п.). Организационно-распорядительная документация (ОРД) — вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законо­дательной речи (лицензия, правила, устав, указ и т.п.) ОРД представ­ляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.

Документ — это текст, управляющий действиями людей и обла­дающий юридической значимостью. Отсюда повышенное требование точности, не допускающей инотолкования, предъявляемое к тексту до­кументов. Соответствовать этому требованию может только письмен­ная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподго­товленности, спонтанности, вариативности. Помимо требованиядено­тативной точности (денотат — предмет или явление окружающей нас действительности, с которыми соотносится данная языковая единица) к языку документов предъявляется требованиекоммуникативной точности — адекватного отражения действительности, отражения мысли авторов в речевом фрагменте (предложении, тексте).

Соответствие требованию точности того и другого вида будет оз­начать безупречное реферирование действительности и безупречное выражение мысли. Легко ли достичь этого на практике? Безусловно, нет. Поэтому-то документы не пишутся, асоставляются, разрабаты­ваются специалистами. Поэтому в них сплошь используются клиши­рованные стандартные фразы:

Во исполнение приказа № ...

В соответствии с Протоколом о взаимных поставках на... год...

Договор вступает в силу со дня подписания.

Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридичес­кую силу. Любая фраза, любое предложение должны иметь только одно значение и толкование. Чтобы достичь такой степени точности в тексте, приходится повторять одни и те же слова, названия, терми­ны: При предварительной оплате Заказчик обязан в трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию пла­тежного документа или известить его телеграммой. При невыполне­нии Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении десяти дней со дня подписания договора реализовать товар.

Поэтому то, что считается недостатком всякой другой письменной речи и рассматривается как лишнее слово, в языке документов являет­ся непременной и характерной стилистической чертой синтаксичес­кой и текстовой организации. Эта же черта абсолютно не характерна для устной деловой речи: повторение одних лексем является в спон­танной диалогической речи не приемом, т.е. возникает тогда, когда го­ворящему необходимо обдумать следующую фразу в процессе говоре­ния, при каких-то колебаниях в выборесинтаксической конструк­ции.

А. — Тогда / тогда мы что сделаем / что сделаем // Мы показываем вам документ по факсу / где / по какой цене...

Подробность изложения в официально-деловом стиле сочетается с аналитизмом выражения действий, процессов в форме отглагольного существительного:

Подчеркнутая логичность, безэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе также весь­ма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Уст­ная речь чаще всего бывает эмоционально окрашенной, асимметрич­ной по принципу текстовой организации. Подчеркнутая логичность устной речи указывает на официальность обстановки общения. Дело­вое устное общение должно протекать на фоне положительных эмо­ций — доверия, сочувствия, доброжелательности, уважения.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты,нои все элементы оформления текста, носящие обязательный характер, — реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор рекви­зитов, предусмотренный государственным стандартом — ГОСТом.

Реквизит — это обязательный информационный элемент докумен­та, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. На­именование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте — первые три в верх­ней части, а последний — в нижней части листа после подписей.

Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержа­ния документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный со­став реквизитов и порядок их расположения. К ним относятся:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Эмблема организации и предприятия.

3. Изображение правительственных наград.

4. Код предприятия, учреждения или организации по общероссий­скому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Код формы документа по общероссийскому классификатору уп­равленческой документации (ОКУД).

6. Наименование министерства или ведомства.

7. Наименование учреждения, организации или предприятия.

8. Наименование структурного подразделения.

9. Индекс почтового отделения, почтовый и телеграфныйадрес,номер телетайпа, телефона, факса, номер счета в банке.

10. Название вида документа.

11. Дата.

12. Индекс.

13. Ссылка на индекс и дату входящегодокумента.

14. Место составления и издания.

15. Гриф ограничения доступа к документу.

16. Адресат.

17. Гриф утверждения.

18. Резолюция.

19. Заголовок к тексту.

20. Отметка о контроле.

21. Текст.

22. Отметка о наличии приложения.

23. Подпись.

24. Гриф согласования.

25. Визы.

26. Печать.

27. Отметка о заверении копий.

28. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

29. Отметка об исполнении документа и направленииего в дело.

30. Отметка о переносе данных на машинныйноситель.

31. Отметка о поступлении.

Форма служебного документа — это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности, расположения и взаимной связи. К эле­ментам оформления документа относятся его реквизиты, а к элемен­там содержания — структурные части основного текста. Докладная за­писка, акт, лицензия, контракт, деловое письмо имеют только им при­сущие индивидуально разработанные ГОСТом формы.

Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лек­сики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной спонтанной деловой диалогичес­кой речи.

История формирования делового стиля

Поскольку деловая письменная речь представляет официально-де­ловой стиль речи, совершенно необходимо рассмотреть ряд его специ­фических черт.

Официально-деловой стиль выделился прежде других письмен­ных стилей благодаря тому, что обслуживал важнейшие сферы госу­дарственной жизни: внешние отношения, закрепление частной собст­венности и торговлю. Необходимость письменного закрепления дого­воров, законов, записей долгов, оформления передачи наследства на­чала формировать особый "язык", который, претерпев множество изменений, сохраняет свои основные отличительные черты.

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксирован­ными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси "Русская правда" — оригинальный памятник письменности, по­зволяющий судить о развитости системы юридической и обществен­но-политической терминологии в то время. В языке "Русской правды" уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля. Это высокая терминологичность, преобладание сочинения над подчинени­ем в сложных предложениях, наличие сложных конструкций с сочи­нительными союзами "а", "и", "да", "же", а также бессоюзных цепочек. Из всех видов сложноподчиненных предложений наиболее широко употребляются конструкции с придаточным условным (с союзом аще — если):

"Аще будет свободный человек убит 10 гривен серебра за голову". "Аще кто купець купцю даст в куплю куны, то купцю пред послухи кун не имати, послухи ему на надобе. Но ити ему самому роте, аще ся начнет запирати".

Перевод: "Если будет свободный человек убит, плата — 10 гривен за голо­ву". "Если же купец купцу даст деньги для торговли, то ему для возвращения долга свидетели заключения сделки не нужны, а для получения долга,еслидолжник начнет отпираться, достаточно принести клятву".

В "Русской правде" уже употребляются термины, свидетельствую­щие о развитии правовых отношений в Древней Руси: голова (уби­тый), головникь (убийца), послухь (свидетель), вира (штраф), добытьк (имущество), вено вотское (выкуп за невесту), куна (деньги). Юриди­ческие термины представляют важнейший лексический пласт языка древних документов.

После "Русской правды" древнейшим документом считается "Гра­мота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволо­да 1130 года". Начальная формула этой грамоты "Се азъ" ... ("вот я") становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот:

"Се азъ князь великий Всеволод дал есмь святому Георгию (Юрьеву мо­настырю) Терпугский погост Ляховичи с землею, и с людьми, и с коньми, и лес, и борти, и ловища на ловати..." (из "Грамоты великого князя Всеволода Мстиславовича Юрьеву монастырю 1125-1137 годов").

Заканчиваются грамоты специальной формулой, в которой указы­вается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей под­писью:

"К сей даной аз Сава печать приложил. А послух (свидетель) даноймойдуховный протопоп светлого Архангела Федор Фомин. А даную писал чело­век мой Игнат Мосеев" (Данная грамота С.Д. Сюзова Нижегородскому Благо­вещенскому монастырю).

С XV в. сведение о том, кто писал текст, становится нормой, а с XVII-XVIII вв. — обязательным реквизитом делового письма. Госу­дарственно-приказный язык XV-XVII вв. при всей лексической пе­строте — это более нормированный, эталонный язык, чем живая разго­ворная речь. Он вводит в обиход ряд приказных формул, становящих­ся штампами и канцеляризмами (взять на поруки, сия дана в том, дать очную ставку, быть в опале, отдать под суд, учинить расправу и т.п.).

Документов становилось все больше. Обширное делопроизводство допетровской Руси потребовало выработки единых подходов к офор­млению и обработке документов. Процесс унификации языка доку­ментов, начавшийся еще в Киевской Руси, получил свое дальнейшее развитие.

А в "Генеральном регламенте" петровских Коллегий была дана уже законченная система норм документирования. "Генеральные форму­ляры", т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, зва­ния, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика дело­вого языка все больше отдаляется от разговорной, живой речи, в нее проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т.п.) и терминов.

В XIX в., когда формирование кодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться функциональные его разновидности — стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в коли­чественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определен­ный набор реквизитов.

Принятие в 1811 г. "Общего учреждения министерств" закрепляет в качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг. Активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование имени­тельного и родительного падежей), стандартизация.

В результате реформы делопроизводства (правил оформления до­кументации) возникла необходимость реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной важности.

В XX в. унификация документов принимает необратимый харак­тер. Были разработаны новые правила ведения служебной документа­ции: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е годы началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появ­ляются трафаретные тексты.

Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обра­ботка и компьютеризация делопроизводства.

Выбор и закрепление в практике одного языкового варианта из не­скольких возможных оправдано экономически, диктуется требования­ми все усложняющейся экономической и социально-политической жизни общества, техническим прогрессом. Использование устойчи­вых формул, принятых сокращений, единообразного расположения материала, оформления документа характерно для типовых и трафа­ретных писем, анкет, таблиц, текстов-аналогов и т.п., позволяет коди­ровать информацию, закрепляя определенные языковые средства за типовой ситуацией. Например, необходимость принять участие в вы­ставке товаров предполагает заполнение заявки, изготовленной выста­вочной организацией типографским способом в форме анкеты (см. об­разец на с. 41).

Особой стандартизации подвергаются так называемые тексты-ана­логи, бланки, формуляры, в которых трафарет имеет вид формализо­ванного текста.

Процесс создания трафаретных текстов заключается в выделении для группы однотипных текстов постоянных частей, содержащих зара­нее известную информацию, и пробелов для вписывания меняющихся сведений. Как правило, это номинации, даты оформления, подписания документа, указания стоимости, количества, формы поставки товара (оборудования), объема работ и т. п.

"Бланк — это своего рода идеальная основа деловой бумаги, в за­полненном виде это тот эталон, к которому она стремится и которого достигает. В бланке жесткость формы сводит к нулю все возможности нескольких толкований"*, — справедливо замечает П.В. Веселов, один из крупнейших специалистов в области документной лингвистики.

* Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М., 1990. С. 25.

Стандартизация языка документов выработала особые типы текс­товой организации: трафарет (с. 41), анкета, таблица (с. 48).

Анкета представляет собой свернутый текст в виде номинаций ро­довидового соответствия. Таблица представляет собой еще более емкую организацию документа: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковика (заголовков строк), а переменная — в ячейках таблицы.

Данные типы текстовой организации могут использоваться в раз­личных жанрах деловой документалистики: анкетным методом можно смоделировать кадровые анкеты, приказы, докладные, объяснитель­ные записки; в табличной форме могут быть представлены следующие виды документов: штатное расписание, структура штатов, график от­пусков, кадровые приказы. Трафаретными часто бывают договоры, де­ловые письма.

Таким образом, трафаретизация обусловливает высокую степень информативной емкости текста благодаря свертыванию высказывания и возможности дешифровки (с помощью машинной обработки в том числе), развертывания его в полную структуру.

Процесс стандартизации и унификации охватывает все уровни языка — лексику, морфологию, синтаксис, текстовую организацию — и определяет своеобразие и специфику официально-делового стиля. Даже известные типы текстов (повествование, описание, рассужде­ние) модифицируются в деловом стиле, превращаясь в типы изложе­ния утверждающе-констатирующего или предписующе-констатирующего характера. Отсюда синтаксический монотон, лексическая одно­родность речи, высокая повторяемость слов.

Типизация документов позволяет моделировать текст любой раз­новидности согласно ситуации. При этом составляющий текст опери­рует некими модулями, типовыми блоками, которые представляют собой клишированные части текста (в текстах договоров это — пред­ставление сторон, предмет договора, порядок расчета, обязанности и права сторон, срок действия договора).

Акционерное общество открытого типа "Аэропорт Внуково", именуе­мое в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора В. В. Бара­нова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и фирма "Сети и системы", именуемая а дальнейшем Исполнитель, в лице директора М. В. Петрова, действующею на основании Устава, с другой стороны, за­ключили между собой договор о нижеследующем...

Между закрытым акционерным обществом "Оптовый рынок Самара", далее именуемым Арендодатель, и ТОО "Арес", далее именуемым Аренда­тор, заключается договор об аренде.

Эти модули неизменно входят в тексты договоров (о выполнении работ, об аренде, о купле-продаже). Сам текст начального модуля до­говора практически не меняется (допускаются варьирование членов предложения, синонимические замены), меняются юридические тер­мины, определяющие социальные роли договаривающихся сторон:

Договор о выполнении работ

Договор о купле-продаже

Договор об аренде

— Заказчик

— Продавец

— Арендодатель

— Исполнитель (Подрядчик)

— Покупатель

— Арендатор.

Все особенности официально-делового стиля, его знаковая приро­да обусловлены действием доминанты и функцией долженствования, обеспечивающей правовую и социально-регулирующую значимость деловых текстов.

Экономическая необходимость и развитие науки и техники обу­словливают все возрастающую унификацию и стандартизацию доку­ментов, с одной стороны, и тенденцию к упрощению, очищению от ус­таревших канцелярских штампов и клише языка деловых писем и, шире, деловой корреспонденции, с другой стороны.

Язык деловой переписки представляет собой периферию офици­ально-делового стиля. Наряду с регламентированными письмами се­годня все шире входят в практику делового общения нерегламентиро­ванные деловые письма, наряду с официальными — полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону.

Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование тесней­шим образом связано с формированием и развитием русского государ­ства прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяй­ственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых по­степенно выкристаллизировались черты официально-делового стиля:

а) высокая степень терминированности лексики:

юридические термины (собственник, закон, регистрация, собст­венность, приемка объектов, передача объектов, акт, приватизация, владение, аренда, выкуп, личное дело и т.д.);

экономические термины (дотация, затраты, купля-продажа, бюд­жет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть бюджета и т.д.);

экономико-правовые термины (погашение кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат каче­ства и т.д.);

б) именной характер речи, выражающийся в высокой частотности отглагольных существительных, которые часто обозначают опредмеченное действие:

в высокой частотности отыменных предлогов и предложных соче­таний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, со­гласно, соответственно (чему) и т.п.;

в) развитие собственно канцелярских значений, связанное с пере­ходом причастий и класс прилагательных и местоимений:

настоящие правила — эти правила

настоящий договор — этот договор (ср.: настоящий доллар, настоя­щий парень, настоящий террор)

действующие расценки — сегодняшние расценки

надлежащие меры — адекватные меры

надлежащее обращение — бережное обращение

по соответствующей методике — по правильной методике

соответствующую компенсацию — достаточную компенсацию

с ненадлежащим качеством — с плохим качеством

в установленном порядке — в законном порядке;

г) стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет ограничение лексической сочетаемости слов, появле­ние так называемой регламентированной сочетаемости:

Позиции бывают конструктивными / неконструктивными; дея­тельность — успешной; необходимость — настоятельной; скидки — значительными; разногласия — существенными / несущественными и т.д.;

д) стандартизация синтаксических единиц (предложения, словосо­четания), которые не составляются, а как формула воспроизводятся в тексте документа, закрепляющего соответствующую ситуацию соци­ально-правовых отношений:

в установленном порядке; в соответствии с принятой договореннос­тью; в порядке оказания технической помощи; в случае невыполнения дол­говых обязательств;

Договор вступает в силу со дня подписания:

Права квартиросъемщика определяются действующим законодатель­ством;

Жалобы подаются в установленном законом порядке;

Отгрузка производится автотранспортом;

е) формально-логический принцип текстовой организации, выра­жающийся в дроблении основной темы на подтемы, рассматриваемые в пунктах и подпунктах, на которые графически дробится текст и ко­торые обозначаются арабскими цифрами:

1 . Предмет договора

1.1. Исполнитель берет на себя обязанности по снабжению заказчика центральным отоплением, водоснабжением и отводу канализационных стоков.

1.2. Заказчик своевременно оплачивает предоставленные услуги;

ж) отсутствие манифестации идиолекта, отсутствие эмоциональности, узкий диапазон речевой экспрессии.

Т.Г. Винокур считает, что в деловом стиле "речевое действие одно­го лица имеет квазииндивидуальное языковое содержание" благодаря установке "говорить (писать) как все" в силу необходимости*;

* Винокур Т.Г. Говорящий и слушающий. Варианты речевого поведения. М., 1993. С.53.

з) максимальная степень этикетных требований, выражающаяся в обилии этикетных знаков, этикетных текстов (поздравление, соболез­нование, благодарность).

Официально-деловому стилю присущи функцииволеизъявления, долженствования, представленные в текстах широкой гаммой импе­ративности от жанров приказа, постановления, распоряжения до про­сьбы, пожелания, предложения, выражаемых в ходатайствах и деловой переписке;

функцияфиксации правовых отношений (договор, контракт);

функцияпередачи информации (информационные письма, отче­ты, справки).

Основные жанры письменной деловой речи

В своей деятельности менеджер чаще всегосталкивается с жанра­ми договора (контракта), делового письма, приказа.

Договоры (контракты)

Договор — это документ, закрепляющий правовые отношения юридических лиц (контрагентов) или физического лица с юридичес­ким лицом.

Характер сделки, условия, сроки, права и обязанности сторон не­пременно отражаются в соответствующих пунктах договора и состав­ляют совокупность сведений, обеспечивающих документу правовую силу. С точки зрения текстовой организации эти пункты представля­ют собой модули — текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз. Минимально таких моду­лей должно быть семь.

1. Представление сторон.

2. Предмет договора.

3. Обязательства сторон.

4. Условия и порядок расчетов.

5. Ответственность сторон.

6. Срок действия договора.

7. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон. Помимо перечисленных, в текст договора вводятся при необходи­мости следующие пункты:

• Спорные вопросы.

• Стоимость договора.

• Дополнительные условия(Особые условия).

• Ответственность сторон (Санкции).

• Порядок расчета (Платежи и расчеты).

• Обстоятельства непреодолимойсилы (Форс-мажор).

• Гарантии исполнения обязательств (качества товара).

• Порядок сдачи и приемки работ.

• Порядок разрешения споров (Арбитраж) и т.п.

Заголовок документа с ключевым словом "договор" (Договор о по­ставках, Договор о подряде, Договор об аренде, Договор об оказании услуг, Договор о снабжении электроэнергией) представляет собой словосоче­тание с существительным в предложном падеже с предлогом "о" ("об") или существительного "контракт" с родительным падежом зависимого слова (Контракт аренды помещения. Контракт купли-продажи).

Неправильно использование какой-либо иной падежной формы, например:

Договор на снабжение электроэнергией или

Договор купли-продажи.

Договоры составляются в письменном видепо установленной форме на специальных бланках и используются без изменения основ­ного текста или с незначительным его редактированием. Отсылать до­кумент можно посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, элек­тронной, факсимильной и иной связи.

Все приложения к контракту, договору составляют его неотъемле­мую часть: спецификации, калькуляции, заказы, ведомости, протоко­лы, опросные листы и т.п. Приложения часто бывают выполнены в форме анкет или таблиц (примеры) и содержат конкретные условия сделки.

Дополнение к контракту, договору — это коммерческий документ, представляющий собой неотъемлемую часть договора и содержащий из­менения или дополнения к ранее согласованным условиям договора.

В модулях текста договора, контракта указываются следующие сведения.

1. Представление сторон, вступающих в договорные отношения, предусматривает полное наименование организаций и должностей лиц, подписывающих документ. Кроме того, в первом модуле указы­ваются основания, на которых действуют эти лица, и условные обо­значения, которые будут заменять их в тексте документа. Условные обозначения сторон, вступивших в договорные отношения, необходи­мы для того, чтобы в дальнейшем тексте не повторять их название полностью.

2. Предмет договора. Указывается, что именно является общей целью договора: товарообмен, купля-продажа, подряд, аренда, предо­ставление информации и т.д. При отсутствии отдельного модуля "сто­имость" указывается стоимость договора.

3. Обязательства сторон. Четко формулируется, какие именно обязательства берут на себя договаривающиеся стороны. С точки зре­ния коммуникативной целесообразности этот модуль должен быть особенно тщательно продуман, потому что любой просчет или речевая небрежность может привести к серьезным нежелательным последст­виям.

Иногда в этом же модуле прописываются и права сторон (Права и обязанности сторон).

4. Условия и порядок расчетов. Записываются условия опла­ты выполненных услуг, полученных товаров и т.д. и порядок расче­тов.

Нередко финансовые взаимоотношения расшифровываются в смете, содержащейся в приложении к тексту договора и являющейся неотъемлемой его частью.

5. Ответственность сторон. Формулируется, какие санкции будут применены к стороне, нарушившей взятые на себя обязательст­ва. Если характер договора не требует деталировки, то запись может быть сделана в обобщенной форме: При невыполнении условий договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим за­конодательством.

6. Срок действия договора. Указывается начало и окончаний действия договора, порядок его продления или досрочного растор­жения.

7. Юридические адреса и подписи сторон. Указываются точные почтовые адреса и банковские реквизиты организаций, проставляются подписи лиц, названных в первом модуле, и печати организаций, за­ключивших договор.

Образец заявки

Образцы договоров

ДОГОВОР О ПОСТАВКАХ

г. Самара 10 октября 1995 г.

Торговый Дом "Глория", в лице директора О.Е. Вайнберга, действующего на основании устава, именуемый в дальнейшем "Исполнитель", с одной сторо­ны, и 000 "КОДА", в лице директора Г.Н. Дуболазова, действующего на ос­новании устава, именуемое в дальнейшем "Заказчик", с другой стороны, за­ключили настоящий договор о встречных поставках:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА О ПОСТАВКАХ

1.Исполнитель обязуется поставить (продать) товар в установленном ко­личестве и качестве, а Заказчик — принять и оплатить товар в установленный срок. Исполнитель имеет право на досрочную поставку в любой срок с момен­та заключения договора и вступления его в силу.

1.1. Наименование: сахар-песок.

1.2. Единица измерения: кг.

1.3. Цена за единицу: тритысячи сто рублей.

1.4. Количество: десять тысяч кг.

1.5. Стоимость товара: тридцать одинмиллион рублей с учетом НДС и СН.

1.6. Качество: сертификат ЦСМС.

2. УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ И РАСЧЕТА ЗА ТОВАР

2.1. Срок отгрузки: в течение 3 дней со дняпоступления денег на расчет­ный счет Исполнителя.

2.2. Вид транспорта и базис поставки за счетЗаказчика.

2.3. Упаковка: мешки.

2.4. Срок, порядок и форма расчетов.

2.4.1. Срок оплаты: в течение 7 календарных дней со дня получения товара.

2.4.2. Порядок оплаты: 100% суммы до 17.10.95 г.

2.4.3. Форма оплаты: безналичный расчет (платежное поручение).

2.5. При предварительной оплате Заказчик обязан и трехдневный срок со дня оплаты вручить Исполнителю заверенную банком копию платежного до­кумента или известить его официальной (заверенной с уведомлением) теле­граммой с номером, датой и суммой банковского авизо. При невыполнении Заказчиком требования настоящего пункта Исполнитель вправе по истечении 7 дней с момента заключения договора реализовать товар.

3. ГАРАНТИИ ИСПОЛНЕНИЯ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

3.1. За просрочку поставки товара Исполнитель уплачивает Заказчику соот­ветственно 10% стоимости непоставленного товара в безакцептном порядке.

3.2. За безосновательный отказ или уклонение от оплаты товара, в том числе при предварительной оплате, Заказчик уплачивает Исполнителю штраф в размере 10% суммы, от оплаты которой он отказался в безакцентном порядке, за просрочку оплаты — 1 % суммы сделки за каждый день просрочки.

3.3. За отказ от принятия товара в установленный срок Заказчик уплачи­вает Исполнителю неустойку в размере 10%, а также возмещает убытки в раз­мере 10% от суммы сделки в безакцептном порядке.

3.4. Торговая наценка Заказчика — не более 25%.

3.5. Во всем остальном, не предусмотренном настоящим договором, стороны руководствуются постановлением Президиума Верховного Совета РФ и Прави­тельства РФ от 25.05.92 г. № 2837-1 и действующим законодательством РФ.

4. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА И ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

4.1. Договор вступает в силу со дня его подписания.

4.2. Срок действия договора — до декабря.

4.3. Настоящий договор может быть изменен, расторгнут и т.п. при форс-мажоре (обстоятельства непреодолимой силы: стихийные бедствия, прави­тельственные постановления, военные действия, изменение отпускной цены производителя и т.п.),

4.4. Исполнитель не несет ответственности перед Заказчикомза отказ иприем к перевозке товара MПC (железной дорогой).

4.5. В случаях пп. 4.3,4.4 Исполнитель обязан сообщить Заказчику в 3-днев­ный срок и в 10-дневный срок вернуть средства без штрафных санкций.

4.6. Разногласия, споры, расторжение договора, согласование сроков ре­шаются путем переговоров, в противном случае — через арбитраж.

Самара 25 ноября 1994 г.

ДОГОВОР О ТЕХНИЧЕСКОМ ОБСЛУЖИВАНИИ

И РЕМОНТЕ АВТОМОБИЛЕЙ

Предприятие Научно-производственная фирма "Самара-Новотех", име­нуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице директора Кожухова Михаила Ива­новича, действующего на основании устава, с одной стороны, и ТОО "Самара ГТС", именуемое в дальнейшем "Подрядчик", в лице директора Кожухова Виктора Игнатьевича, действующего на основании устава предприятия, с дру­гой стороны, заключили нижеследующий договор на техническое обслужива­ние автомобилей:

1. Заказчик сдает, а Подрядчик принимает на себя производство работ по техническому обслуживанию автомобилей (ТО-1, ТО-2, текущий ремонт, ка­питальный ремонт) согласно утвержденным графикам и калькуляциям.

2. Подрядчик обязан выполнять все обусловленные договором работы и сдавать их в законченном виде, в установленные графиком сроки (ТО-1, ТО-2) и в полном соответствии с положением о техническом обслуживании автомо­билей.

3. Стоимость всех поручаемых Подрядчику по настоящему договору работ определяется по существующей калькуляции станции технического об­служивания автомобилей и не должна превышать их стоимость.

4. Подрядчик несет полную ответственность за хищение запасных частей и агрегатов с автомобилей, поставленных на ремонт.

5. Договор вступаетв силу с момента подписания и может быть расторг­нут по согласованиюсторон.

6. Срок действия договора — два года.

7. Спорные вопросы решаются в процессе переговоров, в противном слу­чае — через арбитраж.

РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Подрядчик:

ТОО "Самара ГТС"

443083, г. Самара, ул. Артемова, 6

р/с503843 в валютном

отделении "Влад-банка", код 903

Заказчик:

НПО "Самара-Новотех"

443090,г. Самара,

ул. Антонова-Овсеенко, 53

р/с 467808 в Самарском филиале

КБ "КРЕДОБАНК", код 894

Подпись:

Подпись:

ДОГОВОР № 390А

6 апреля 1993г.

Мы, нижеподписавшиеся, Самарский опытный завод "Нефтемаш", име­нуемый в дальнейшем "Заказчик", в лице технического директора ДАНИЛИ­НА Г.И., действующего на основании ______ ________ _______, и ЦСКТБ "Акустрон" ПО "Экран" г. Самара, именуемое в дальнейшем "Ис­полнитель", в лице директора ШАЛАМОВА ПЕТРА АЛЕКСАНДРОВИЧА, действующего на основании устава, заключили следующий договор:

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя выполнение работ по поставке, наладке, сдаче и гарантийному обслуживанию расходоме­ров ультразвуковых в количестве 12 шт., согласно опросному листу-заказу, а также проведение метрологической первичной поверки согласно Методичес­ким указаниям Госстандарта.

1.2. Исполнитель обязуется выполнить работы по п. 1.1 в сроки, согласо­ванные с Заказчиком.

1.3. Для согласования и решения всех вопросов, которые могут возник­нуть в процессе работ, и постоянной связи с Исполнителем Заказчик выделяет своего представителя в лице Главного метролога Мишутина Александра Викто­ровича. Документы, подписанные этим представителем, обязательны для обеих сторон.

2. ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ, СДАЧИ И ПРИЕМКИ РАБОТ

2.1. Исполнитель приступает к производству работ при условии готовнос­ти объектов Заказчика к выполнению работ, о чем Заказчик извещает Испол­нителя телеграммой. Готовность определяется проведением подготовительных работ Заказчиком согласно требованиям нормативно-технической документа­ции. Исполнитель обязан приступить к работе в течение 10 дней после пере­числения аванса и извещения Заказчика о готовности. Акт о готовности со­ставляется Исполнителем по прибытию на объект при участии Заказчика.

2.2. Заказчик обеспечивает Исполнителя спецодеждой, материалами, электронными измерительными приборами согласно нормативно-техничес­кой документации и с учетом условий работы, а также помещением, оборудо­ванным освещением, отоплением и имеющим места для работы представите­лей Исполнителя.

2.3. Заказчик на время работы предоставляет персоналу Исполнителя жилье или место в гостинице, в случае необходимости транспорт для доставки на объект персонала, приборов и оборудования "Исполнителя".

2.4. Заказчик отвечает за создание безопасных условий труда и обеспечи­вает персонал Исполнителя защитными средствами в зависимости от условий и характера выполняемых работ. Исполнитель должен соблюдать действую­щие правила техники безопасности и нести ответственность за несчастные случаи, произошедшие по его вине.

2.5. Заказчик обеспечивает сохранность предоставленныхдля работ ин­струментов, приборов и т.д. в нерабочее время Исполнителя.

2.6. Сварочные работы осуществляются силами Заказчика.

2.7. При выполнении работ стороны руководствуются техническими ус­ловиями, инструкцией по эксплуатации, методическими указаниями Госстан­дарта на расходомеры, а также настоящим договором.

2.8. Сдача в эксплуатацию расходомеров производится проверкойих ра­ботоспособности в течение 2 смен. Сдача расходомеров оформляется актом, который является основанием для закрытия договора и расчетов. При поэтап­ном выполнении работ акт составляется по завершении работ каждого этапа. В случае необоснованного отказа Заказчика от участия в составлении акта последний составляется Исполнителем не позднее чем в 3-дневный срок после готовности расходомеров к сдаче, о чем Исполнитель письменно уведомляет Заказчика.

3. СТОИМОСТЬ РАБОТ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

3.1. За выполненную работу по настоящему договору Заказчик перечис­ляет Исполнителю в соответствии с протоколом согласования договорной цены 744 000 руб. 00 коп. (семьсот сорок четыре тысячи рублей 00 коп.) и, кроме того, налог на добавленную стоимость в соответствии с установленным порядком его исчисления и уплаты.

3.2. При своевременном выполнении работ в согласованные сроки в соот­ветствии с утвержденным порядком премирования за ввод в действие объек­тов производственно-технического назначения устанавливается доплата к до­говорной цене в размере ________________________ рублей.

(сумма прописью)

3.3. Оплата производится согласно протоколу о взаимных услугах аван­совым платежом в размере 50 процентов суммы договора, перечисляемым в 10-дневный срок с момента подписания договора.

3.4. Расчет между Заказчиком и Исполнителем за выполненную по насто­ящему договору работу осуществляется платежным поручением Заказчика в течение 5 дней после подписания акта сдачи-приемки работ.

3.5. Изменение системы и размеров налогообложения, законодательное повышение командировочных расходов и другие изменения условий хозяйст­вования, влекущие за собой увеличение расходов Исполнителя по настояще­му договору, являются безусловным основанием для соответствующего пере­смотра первоначально согласованной договорной цены работы.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. За невыполнение или ненадлежащее выполнение обязательств по на­стоящему договору Исполнитель и Заказчик несут имущественную ответст­венность в соответствии с действующим законодательством.

4.2. Исполнитель несет ответственность за качество работы вводимыхим в действие расходомеров в течение всего их гарантийного срока.

Обнаруженные и течение гарантийного срока недостатки в работе расходомеров оформляются техническим актом "Заказчика" с участием представи­телей Исполнителя и устраняются последним в технически возможные сроки.

4.3. Исполнитель не несет ответственности за неисправности и отказы в работе расходомеров, вызванные их неправильной эксплуатацией Заказчиком.

4.4. Исполнитель вправе отказаться от постановки приборов на гарантий­ное обслуживание, если Заказчик самостоятельно, без разрешения Исполни­теля приступил к наладке приборов, а также в случае необоснованного отказа Заказчика от выполнения работ по договору. В этом случае Заказчик возме­щает Исполнителю ущерб в размере 10 процентов стоимости договора и фак­тические затраты Исполнителя по настоящему договору.

4.5. Заказчик оплачивает Исполнителю за каждый день простоя одного представителя Исполнителя 800 руб., но в сумме не более 5000 руб.

4.6. Споры по настоящему договору решаются сторонами путем перегово­ров. При ненахождении взаимосогласованных решений споры рассматриваются органами Госарбитража.

5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

В стоимость работ по данному договору входит и изготовление специаль­ных датчиков в количестве 12 комплектов по цене 20 000 руб. 00 коп. за комплект (без учета НДС).

6. СРОКИ ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА И ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА СТОРОН

6.1. Срок действия договора устанавливается с момента заключения дого­вора до подписания акта сдачи-приемки выполненных работ.

ИСПОЛНИТEЛЬ:

ЗАКАЗЧИК:

443022, г. Самара, пр. Кирова, 26

телефоны: 29-25-94,

факс (846) 25-23-32,

телетайп: 214245 "Волна"

расчетный счет 263913 в

Старозагорском отделении СВКБ

Г. Самары, МФО 151034,

Почтовый индекс банка 443009

443042, г. Самара,

ул. Белорусская, а/я 3775

р/с №200301 в отделении

"Южное" филиала АИК ПСБ

г. Самары МФО 314

К договору прилагаются:

1. Опросный лист для заказа УЗР-В.

2. Протокол соглашения о договорной цене.

3. Протокол о взаимных услугах.

ИСПОЛНИТЕЛЬ

МП

ЗАКАЗЧИК

МП

УТВЕРЖДАЮ:

СОГЛАСОВАНО:

Руководитель предприятия ___________________________ __________________________ ___________________________

Организация

Дата открытия

Срок исполнения

Дата закрытия

Исполнитель

Заказ

ПО "Экран" г. Самара

ЦСКТБ "Акустрон"

Заказчик

За счет

Основание

Кому сдать

Г. Самара Нефтехиммаш

заказчика

Договор

№ 390А от 6.03.93 г.

НАИМЕНОВАНИЕ ЗАКАЗА

Количество

Пусконаладочные работы приб. УЗРВ и мет­рологическая поверка

12шт.

СМЕТНАЯ КАЛЬКУЛЯЦИЯ

Элементы затрат На единицу

Ha заказ

норма в руб.

и кон.

сумма и руб.

1.

Материалы основные

540=

6 480=

2. Полуфабрикаты

1740=

20 880=

3.

Основная зарплата производственных рабочих

20 179=

242 148=

4.

Цеховые расходы. Накладные расходы

40 357=

484 284=

5. Расходы по содержанию оборудования
6. Общезаводские расходы. Услуги сторонних организаций. 5 000= 60 000=
7. Спецрасходы
7а. Фонд освоения новой техники
8. Себестоимость организации
9. Внепроизводственные расходы
10. Полная стоимость 67 816= 813 792=
11. Рентабельность к полной себестоимости
12. Прибыль (стр. 10 х стр. 11) 16 954= 203 448=
13. Оптовая цена (стр. 10 + стр. 12) 84 770= 1 017 240=
14. Налог НДС 11 560= 138 720=
15. Отпускная цена с НДС 96 330= 1 155 960=

Начальник цеха

Начальник ПЭО

Ст.экономист

Гл.бухгалтер

ПРОТОКОЛ РАЗНОГЛАСИЙ

о взаимных услугах

от 06.04.93 г.

ЦСКТБ "Акустрон" и Самарский завод "Нефтемаш"в рамках выполне­ния договора № 390А от 06.04.93 г. пришли к соглашению:

1. ЦСКТБ "Акустрон" выполняет Пусконаладочные работы 12 приборов УЗР-В и изготавливает специальные датчики на горячую воду и малые диа­метры на общую сумму 744 000 руб. 00 коп. (семьсот сорок четыре тысячи рублей).

2. Самарский завод "Нефтемаш" изготавливает три металлических гаража размером 4 х 6 м и высотой 2,5 м (для машин УАЗ-452) и два гаража размером 3 х 5,5 м и высотой 2,0 м. Два гаража размером 3 х 5,5 м передаются ЦСКТБ в течение 20 дней со дня подписания договора № 390А в качестве аванса за вы­полненную работу. При выполнении договора № 390А и подписании актов приемосдаточных работ по приборам УЗР-В завод "Нефтемаш" в течение 10 дней передает три оставшихся гаража в качестве оплаты яа выполненные работы по договору № 390А.

3. Пункты 2.3; 3.2; 3.4; 3.5 Договора № 390А при этом аннулируются.

Данный протокол является неотъемлемой частью договора № 390А от 06.04.93 г.

От Исполнителя

Директор ЦСКТБ «Акустрон» ________________П.А.Шаланов

От Заказчика

Технический директор ____________Г.И.Данилин

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ

от 14.04.93 г. к договору № 390А от 6.03.93 г.

г. Самара "Нефтехиммаш"

В связи с повышением цен с 01.04.93 г. на материалы, комплектацию, энергоносители, увеличением затрат на оплату труда рабочим, увеличением затрат на командировочные расходы, связанные с обслуживанием прибора УЗР-В, новая сметная стоимость составляет:

1) пусконаладочных работ - 1155960 руб. (с НДС) премия ___-___

2) горячих датчиков - 547200 руб. (с НДС)

Заказчик

Исполнитель

М.П. М.П.

ДОГОВОР № 7

г. Самара 4 марта 1996 г.

Товарищество с ограниченной ответственностью производственное пред­приятие "Мастер-93", именуемое в дальнейшем "ИСПОЛНИТЕЛЬ", в лице директора Ганюшева Михаила Васильевича, действующего на основании ус­тава, с одной стороны, и ТОО "БЛОК", именуемое в дальнейшем "ЗАКАЗ­ЧИК", в лице директора Герасимова Олега Алексеевича, действующего на ос­новании устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижесле­дующем:

I. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА И ДРУГИЕ ОБЩИЕ УСЛОВИЯ

1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательства по изготовлению и монтажу декоративной защитной решетки в соответствии с требованием реестра № 68 ст. 3-12 в течение 25 рабочих дней со дня получе­ния оплаты на р/с Исполнителя.

II. ОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН

2.1. Заказчик обязуется:

— произвели оплату услуг Исполнителя всоответствии с п.3.1 настояще­го договора;

— оказывать помощь Исполнителю в выполнении им принятых на себя обязательств.

Ш. СУММА ДОГОВОРА И ПОРЯДОК ОПЛАТЫ

3.1. Обща» сумма по настоящему договору составляет 34 000 000 (Трид­цать четыре миллиона) рублей.

3.2. Оплата производится предварительно 100% в 5-дневиый срок со дня подписания договора.

IV. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

4.1. При несвоевременной оплате услуг Исполнителя (в том числе при предварительной оплате) Заказчик уплачивает Исполнителю пеню в размере 0,2% от суммы договора за каждый день просрочки.

4.2. При несвоевременном выполнении Исполнителем своих обяза­тельств, он уплачивает Заказчику пеню в размере 0,2% от суммы договораза каждый день просрочки.

V. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА

Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторонами и действует до выполнения сторонами своих обязательств.

VI. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ УСЛОВИЯ И ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Все остальные условия, не предусмотренные договором, регулируются действующим законодательством.

1. Договор составлен в двух экземплярах, из которых одиннаходится у Исполнителя, второй — у Заказчика.

2. Юридические адреса и платежные реквизиты сторон:

ИСПОЛНИТЕЛЬ:

ЗАКАЗЧИК:

ИНН 6312008479

ТОО ПП "Мастер-93"

г. Самара, ул. Свободы, 145/30

р/с 1467655 в Кировском

ОСБ № 6991 СБ РФ

код 043602606 г. Самара

тел. (факс) 23-90-04, 23-90-56

Директор ТОО ПП "Мастер-93"

__________/Ганюшев М.В./

ТОО "БЛОК"

г.Самара, ул. Заводская, 17

ИНН 6380507003

р/с 5342678 в Промышленном

ОСБ № 28 СБ РФ код 843

тел. 25-31-42, факс 25-31-40

Директор ТОО "ВЛОК"

__________ /Герасимов О.А./

Деловые письма

Официальная корреспонденция различных типов, которая направ­лена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой де­ловую корреспонденцию.

Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хра­нится в обеих организациях, как исходящая и входящая документа­ция. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инстру­мента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).

Существует несколько видов классификации деловых писем, в ос­нове их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.

Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку — они оформляют, регистрируют заклю­чение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составле­ние контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения.

Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъяв­ления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).

Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, ре­шают организационные вопросы, вопросы экономических и юридиче­ских отношений между корреспондентами и тоже относятся к доку­ментам.

Являясь официальными сообщениями, деловые письма не исклю­чают параллельного устного сообщения на ту же тему, так как при уст­ном сообщении о важном для деловых отношений событии часто оста­ется необходимость письменного извещения (например о согласии принять условия сделки).

По функциональному признаку деловые письма делятся на тре­бующие обязательного письма-ответа:

• инициативные коммерческие письма (письмо-запрос,письмо- предложение, письмо-рекламация)

• письмо-просьба

• письмо-приглашение

и не требующие обязательного ответа:

• письмо-подтверждение

• письмо-извещение

• письмо-напоминание

• письмо-предупреждение

• письмо-декларация(заявление)

• письмо-распоряжение

• письмо-отказ

• сопроводительное письмо

• гарантийное письмо

• информационное письмо

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и цир­кулярные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организа­ций), а обычные — в один адрес.

По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, те­летайпную и телеграфную связь. При этом электронная и факсимиль­ная связь используется для решения оперативных вопросов.

По структурным признакам деловые письма делятсяна регламен­тированные инерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стан­дартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизи­тов и т.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:

на причину обращения:

По причине задержки оплаты ...

В связи с неполучением счета-фактуры ...

Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренно­стям ...

Ввиду задержки получения груза...

Вследствие изменения цен на энергоносители...

Учитывая, что производственные показатели снизились...

Учитывая социальную значимость объекта ...

При данных обстоятельствах...

на ссылки:

Ссылаясь на Ваше письмо от ...

В соответствии с достигнутой договоренностью ...

Ссылаясь на Ваш запрос от...

Ссылаясь на устную договоренность ...

В соответствии с нашей договоренностью ...

На основании распоряжения о ...

Согласно постановлению правительства. ..

Согласно протоколу о взаимных поставках...

Согласно спецификации ...

на цель:

В целях скорейшего решения вопроса...

В целях выполнения распоряжения...

Для согласования спорных вопросов ...

Для наиболее полного освещения деятельностиВашей организации в СМИ...

В целях безопасности прохождения груза ...

В ответ на Ваш запрос ...

Во избежание конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам ...

К ним же относятся этикетные фразы:

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса) ...

Примите наши поздравления ...

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как прави­ло, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на ос­новании которых делаются заявления, осуществляются речевые дейст­вия, представляющие вторую, основную часть письма:

Прошу прислать образцы товаров и прайс-листы ...

Просим рассмотреть наше предложение ...

Просим подтвердить получение груза ...

Предлагаем в счет взаимных поставок на... год ...

На основании предоставленного нам договором права мы настаиваем...

Направляем вам протокол согласований...

Подтверждаем получение партии ТНП ...

Поскольку регламентированные письма сплошь состоятиз клиши­рованных, стандартных фраз, задачей составителя письма являетсяихадекватное, уместное использование.

"Выделение аспектов содержания и их формализация позволяют весь процесс составления стандартного письма свести к выбору синтак­сических конструкций, закрепленных за каждым аспектом"*, — пишет один из крупнейших документалистов Петр Васильевич Веселов.

*Веселов П.В. Деловое письмо в промышленности. М.. 1990.

Такие фразы-клише можно найти в справочной литературе*. Одна­ко процесс составления регламентированных писем нельзя все же счи­тать только механическим соединением стандартных конструкций. Стан­дартные конструкции облегчают составление текста делового письма отправителем, не исключая достаточно высокого уровня лингвистичес­кой подготовки составителя и творческого поиска с его стороны.

*Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю, М., 1998.

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку* и обязательный элемент делового пись­ма — речевое действие.

С помощью речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы-перформативы (от слова to perform -- действо­вать) являются в деловых письмах социально значимыми действиями, Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом.

К таким речевым актам относятся:

1)этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;

2)сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уве­домляем и т.п.;

3)подтверждения: подтверждаем;

4)заявления: заявляем, объявляем;

5)требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой',

6)обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

7)напоминания: напоминаем;

8)предложения: предлагаем.

Как видно из примеров, эти глаголы-перформативы* употребля­ются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже — в форме 3-го лица единственного числа.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламенти­рованные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентирован­ных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обо­роты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним отно­сятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представле­ние и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерчес­ких отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, уч­реждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представле­ния) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь се­годня массовыми видами деловой корреспонденции.

Особенностью языка этого вида корреспонденции является соче­тание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия — с другой.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличаетсяотязыка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации за­мысла.

Общими чертами языка регламентированной и нерегламентиро­ванной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использо­вания этикетных средств.

Этикет делового письма — это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма. Подробнее об этом будет сказано в главе V книги.

В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять — пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности вхо­дит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера.

Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обо­сновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

Образцы деловой переписки

Письмо-напоминание

Письма-напоминания направляют тогда, когда не удается с помо­щью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: 1) напоминания о не­обходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении приня­тых решений, договоренностей и указания мер, которые будут пред­приняты в случае их невыполнения.

Помета "вторично", помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.

Российская Федерация

Администрация Самарской области

Главное управление образования

443010, г. Самара, ул. Фрунзе, 106

№645 4.10.95г.

ДиректоруТОО

«Самарская книга»

Кропу А.Л.

Напоминаем, что в 1995 г. соглашение между Главным управлением об­разования Администрации Самарской области и Роскнигой подписано не было. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25% Главное уп­равление образования не будет.

Начальник Главного

управления образования

Е.Я.Коган

Письмо-просьба

Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Побужде­ние к какому-либо действию адресата в форме просьбы — самый рас­пространенный вид речевого действия в деловом общении. В форме просьбы пишутся заявления, служебные записки, ходатайства.

Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб — однотипных рече­вых актов. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом:

Прошу…

Одновременно прошу…

А также прошу…

Просим…

Также просим…

А также просим…

Нередко просьбе предшествует мотивация:

Поскольку оптовые цены выросли на 5%, просим Вас ...

В связи с переходом на новый график работы...

По причине отсрочки платежа ...

Ходатайство содержит просьбу воказании содействияпри реше­нии сложных или спорных вопросов.

ТОО "Аякс"

г. Самара, ул. Товарная, 18/2

Промышленное отделение

№ 8231 Сбербанка РФ

ТОО фирма "Аякс" расчетный счет № 508201/1634 в связи с тем, что основная деятельность предприятия — оптовая торговля, просит дать разрешение на использование торговой выручки на хозяйственно-операци­онные нужды, командировочные расходы и выдачу заработной платы.

Генеральный директор

Главный бухгалтер

Петюхин И.С. Лущаева Г.Г.

Ходатайство

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА САМАРЫ

РОССИЯ, 443010, г. Самара, ул. Куйбышева, 135

тел.: (846 2) 322 068 факс: (846 2) 332 635

17.11.97г. №03-358

на № ___________

г. Самара, Волжский пp-m, 19

Председателю ликвидационной

комиссии "Прима-банка"

ТУЛИНУ П.Б.

Уважаемый Павел Борисович!

Прошу Вас оказать содействие в получении денежного вклада на сумму 2 млн. руб. пенсионерке, вдове участника Великой Отечественной войны. Абрамовой Лидии Алексеевне, проживающей по адресу: г. Самара, ул. Советской Армии, 239-23.

На иждивении у гражданки Абрамовой Л.А. находится престарелая мать в возрасте 87 лет, сама Абрамова Л.А. является инвалидом дет­ства.

Семья Абрамовой Л.А. действительно нуждается в помощи.

Первый заместитель

Главы администрации города

А.Б.Борисевич

Информационное письмо

К информационным письмам относятся письма-извещения, пись­ма-сообщения, письма-заявления. Информация в том или ином объе­ме обычно входит в любое почтовое отправление, однако только ин­формирование адресата является целью данного вида корреспонденции.

Объем информационного письма может варьировать от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. К информационным письмам относят и рекламно-информационные письма.

Российская Федерация

Администрация Самарской области

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

ОБРАЗОВАНИЯ

443010, г.Самара, ул.Фрунзе, 106

Телефон 32-11-07

№562

7 августа 1995г.

Генеральному директору

Акционерного общества

"Производственноеобъединение

"САМВЕН"

Буракову В.В.

Вх. № 3от 8.08.95 г.

Копия: Начальнику комитета

по экономике ифинансам

Горбунову А.В.

Уважаемый Вячеслав Викторович!

Сообщаю, что на 1 августа 1995 года из 800 миллионов кредита (рас­поряжение Главы администрации Самарской области № 722 от 30.12.94г.)Вами возвращено 321 541 662 (триста двадцать один миллион пятьсот сорок одна тысяча шестьсот шестьдесят два) рубля. Из них на 231 019 123 (двести тридцать один миллион девятнадцать тысяч сто двадцать три) рубля отгружено литературы Главному управлению образования:

1. Буквари по системе Занкова 15500 экз. 217000000 руб.
2. Тезисы докладов 1000 экз. 1170227 руб.
3. Информац.-методический сборник № 21 3000 экз. 1197990 руб.
4.-——\\——- № 22 З000 экз. 1936103 руб.
5.-——\\—-- № 23 2000 экз. 1068593 руб.
6. Адресные папки 60 экз. 819180 руб.
7. Метод, пособие по экономике 5000 экз. 1827030 руб.

Находится в работе:

1. Уроки самоопределения. Метод, пособие 2000 экз. 5762745 руб.
2. Основы физкульт. среднего школьника 10000 экз. 41878620 руб.
3. Основы физкульт. старшего школьника 10000 экз. 42881174 руб.

На общую сумму 90 522 539 (девяносто миллионов пятьсот двадцать две тысячи пятьсот тридцать девять) рублей.

Также сообщаю, что у Вас в производственном отделе находятся 2 ру­кописи, сданные 15 мая и 1 июня с.г., работы по которым до сих пор не на­чаты:

1. Самарская область.

2. Основы самоопределения.

Предлагаю Вам назначить дату, время и место встречи для согласова­ния путей и сроков возврата оставшегося кредита в размере 478 458 338 (четыреста семьдесят восемь миллионов четыреста пятьдесят восемь тысяч триста тридцать восемь) рублей.

И.о. начальника Главного управления

образования администрации

Самарской области

Прудникова В.А.

Письмо-приглашение

Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых кон­тактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физи­ческого лица), представляющего ту или иную организацию. При необ­ходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. Сис­тема факсовой связи сегодня облегчает задачи распространения кор­респонденции.

Госстандарт РФ

Всесоюзный научно-исследовательский

институт по нормализации

в машиностроении

ВНИИНМАШ

Главному конструктору

завода "Прогресс"

канд. Техн. наук Аристову А.В.

Адрес:…

Телефон... Телетайп...

расч.счет… в…

Приглашение

Глубокоуважаемый Александр Васильевич!

16 апреля 1997 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института со­стоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие, в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: ____________

Председатель

Ученого совета института

П.Н.Сергеев

Секретарь ученого совета А.Д.Сухов

Извещение-приглашение

Уважаемый г-н Бобылев,

Международный Аэропорт Самара совместно с канадским институ­том ИАМТИ ч при Вашем непосредственном активном участии заканчи­вает разработку генерального плана реконструкции и развития Междуна­родного Аэропорта Самара, и я с удовольствием приглашаю Вас принять участие в презентации результатов разработки.

Это важное событие для нашей организации, и мы готовы с учетом всех Ваших пожеланий и предложений представить Вам итоги нашей со­вместной деятельности, с тем чтобы сделать наш аэропорт максимально удобным и комфортабельным для клиентов и пользователей.

Презентация состоится 19 сентября в депутатском зале Междуна­родного Аэропорта Самара в 14 часов.

Просим подтвердить свой приезд письмом или по факсу 22-75-45.

С уважением,

В.Ф.Чернавин

Генеральныйдиректор

МеждународногоАэропорта

Самара

Благодарственное письмо

Благодарственные письма все активнее входят в практику делово­го общения. Широкое использование этого жанра в западноевропей­ском менеджменте определяется не только стандартом поведения ме­неджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партне­ров. Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, за качественно выполненную работу.

Уважаемый господин Кутю,

Благодарю Вас за участие в презентации Мастер- и Бизнес-планов Международного Аэропорта Самара.

Это событие стало очередным этапом на пути реконструкции аэро­порта. Мы уверены, что при поддержке Администрации области и заинте­ресованных лиц мы сможем обеспечить лидерство модернизации системы аэропортов России путем предоставления высококачественного обслужи­вания на коммерческой основе при соблюдении экологических требований и в соответствии с международными стандартами.

Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет взаимовыгод­ным.

С уважением, В.Ф.Чернавин

Гарантийное письмо-запрос

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения опре­деленных обещаний или условий осуществления сделки. Гарантиро­ваться может плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, ка­чество выполненных работ, качество товара, сроки его поставки, опла­та полученной продукции и т.п. Эти аспекты могут составить содержа­ние целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.

Министерство

Транспорта РСФСР

ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ

ПАССАЖИРСКОГО А ВТОМ0БИЛЬН0Г0

ТРАНСПОРТА "МОСТРАНСАВТО"

ВОСКРЕСЕНСКОЕ ПАССАЖИРСКОЕ АВТОТРАНСПОРТНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ

Директору завода «ЭКРАН»

443022, г. Самара, ул. Кирова, д. 24.

г.Воскресенск, ул.Заводская, д. 7

тел. 2-37-18

Расчетный счет № 425902

в Воскресенском отделении Промстройбанка

от 20.10.93 г. №250

на№ ___________

Просим продать нашему предприятию ультразвуковой счетчик "Рас­ход-7" для измерения расхода воды холодной питьевой.

Диаметр трубопровода — 80 мм
Максимальный расход — 1,2 м3
Минимальный расход —0,1 м3
Максимальное давление воды в трубопроводе — 0,5 Мпа
Максимальное удаление счетчикаот измерительного участка

— 145 м

Температура воды — от 7°С до 20°С

Оплату гарантируем с нашего р/счета № 425902 в Воскресенском фи­лиале ММКБ, МФО № 211059. Код С-6.

Директор Воскресенского ПАТП

В.В.Сиволобов

Главный бухгалтер М.П.Притула

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей, на­пример, об отсылке контрактов, спецификаций, каталогов, образцов товара, грузов. Сопроводительные письма выполняют важную функ­цию контроля за прохождением документов, грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

Международный Аэропорт

Самара

Генеральному директору

ОАО Авиакомпания "Самара"

Господину Козлову А.Ф.

Уважаемый АлександрФедорович,

Направляем Вам оформленный с нашей стороны договор на использова­ние подъездного пути № 216д/97.

Просим Вас в срок, предусмотренный законом, рассмотреть, подпи­сать, скрепить печатью и 1 экземпляр договора и протоколы разногласий к нему, если таковые возникнут, вернуть в наш адрес. В случае несогласия с пунктами договора представитель Вашей организации может решить спорные вопросы в отделе коммерческих услуг ОАО "Международный аэро­порт Самара".

Надеемся на добрые и взаимовыгодные отношения.

Коммерческие письма представляют собой коммерческие доку­менты, которые составляются при выполнении и заключении коммер­ческой сделки.

Письмо-запрос — это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную ин­формацию о товаре и направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

Коммерческий запрос

443022 ПО "Экран"

Самара, пр. Кирова, 24

03.03.97г. № 50-279/561

АО "Кольмекс"

О запросе предложения

на запасные части

Просим вас выслать в наш адрес предложение в 3 экземплярах на по­ставку запасных частей в соответствии с прилагаемой спецификацией.

В предложении просим указать полное наименование, тип, технические характеристики, материал (где это необходимо), цену и массу по каждой позиции спецификации, а также возможные сроки и общий объем поставки в кубических метрах.

Просим также указатьотдельно стоимость упаковки и транспорти­ровки.

Просим, по возможности, сообщить более точную дату высылки ваше­го предложения в наш адрес. В случае, если Вы по каким-то причинам не сможете разработать предложение, мы будем признательны за Ваше со­общение об этом в минимальный срок обратной почтой.

При ответе просим ссылаться на наш номер.

Заранее благодарим.

Коммерческий директор Л. Н. Шишаков

Коммерческое предложение (оферта)

Предложение (оферта) — Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

Предложение о заключении сделки может быть направленои ответ на запрос покупателя на основе твердой договоренности или впорядке инициативы.

В предложении обычно указываются наименование и количество товара, услуг, условия платежа и другие условия сделки. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юри­дическую силу и подлежит обязательному рассмотрению.

Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение делается только одному покупателю и указывается срок, в течение ко­торого продавец считает себя связанным условиями предложения, оно считается твердым. Если срок действенности предложения отсутствует, или оно рассылается в несколько адресов, оно считается свободным.

000 "НОУКРУС"

07.0297г. №21/ОР-03

Директору рекламной

фирмы "Прайм-тайм"

Шляпину С. А.

Предложение

о размещениирекламы

Уважаемый господин директор!

Мы рады предложить вашей фирме заключить с нами договор о прове­дении рекламной компании для продвижения на рынке нашей новой продук­ции: хрустальные светильники, люстры, украшения для интерьера. Сроки проведения рекламной компании — I квартал 1997 года. Условия сделки — предварительная оплата в размере 50% от общей стоимости.

Наш адрес: ...

Ответ на предложение (акцепт)

В письме-ответе на предложение в случае принятия условий предло­жения адресант подтверждает его принятие, и тогда сделка считается за­ключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключе­ние контракта. Положительный ответ на коммерческое предложение назы­вается акцептом, а лицо, принимающее предложение, — акцептантом.

Если положительный ответ не исключает возражений по отдель­ным пунктам, между контрагентами завязывается переписка.

Фонд развития профессиональных связей и информации в области

страхового дела

125040, г. Москва, А-40, а/я 30

Тел. (095) 946-15-82, тел/факс 945-16-82

Исх. № 30/97

от 08 июля 1997г.

Генеральному директору

ВЦ "ЭКСПО-ДОМ"

Г-же Якубовской М. А.

В соответствии с достигнутой ранее договоренностью Фонд развития профессиональных связей и информации в области страхового дела под­тверждает свое намерение об организации и проведении в октябре 1997 года совместно с ВЦ "ЭКСПО-ДОМ" в г. Самаре выставки "Страхова­ние Поволжья-97".

Проведение Выставки планируется с участием Самарской инспекции страхового надзора и Союза страховщиков Поволжья.

Ориентировочное количество участников — 40 страховых компаний. Прошу направить в наш адрес проект Договора с ВЦ "ЭКСПО-ДОМ".

Исполнительный директор Фонда Л.В.Ярошенко

Рекламация

Рекламация — это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя обязатель­ства, и требование возмещения убытков.

Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества това­ров, сроков поставки, упаковки, маркировки, платежа и других усло­вий контракта.

Необходимым компонентом рекламации являются основания для предъявления претензий, аргументация, доказательства, конкретные требования со стороны, предъявляющей претензию.

К рекламациям часто прилагаются акты обследования, приема товара.

Директору ОАО "Бумлесторг" Фиклистову О. А.
О просрочке поставки товара

Олег Алексеевич!

По контракту № 24 от 17.10.97 г. Ваше предприятие должно было по­ставить товар не позднее 01.09.97 г. Однако в нарушение п.4.1 контракта товар был поставлен с опозданием на 22 дня.

На основании п.5.4 контракта наша фирма начисляет Вам пени в раз­мере ... руб.

Указанную сумму просим перевести в течение 5 банковских дней на наш расчетный счет № ... в Инкомбанке.

В случае неуплаты этой суммы в предлагаемый срок мы будем вынуж­дены обратиться в арбитраж.

Приложение: Акт приема товаров от 23.09.97 г.

Директор фирмы... подпись

Служебная телеграмма*

*Раздел написан с использованием материалов статьи: Веселов П.В., Овчин­никова Н.В. Служебная телеграмма // Рус. речь. 1990. № 3.

Как известно, служебная телеграмма в качестве официального до­кумента используется для передачи экстренной информации. Теле­грамма часто имеет статус документа: телеграмма с заверенными фак­тами, телеграмма с заверенной подписью, фототелеграмма, телеграм­ма-доверенность, телеграмма на специальном бланке (текст-клише).

В ряду других текстовых сообщений телеграмма выделяется свое­образным языком и композицией, которые получили название "теле­графный стиль".

Этот стиль сложился под влиянием двух факторов. Во-первых, вы­сокая стоимость телеграфной связи, обусловливающая предельный лаконизм текста: телеграф пользуется понятием "тарифное слово", ко­торое не обязательно совпадает со словом грамматическим. Например, предлог "в отношении к" определяется лингвистами как одно слово, а телеграф в этом случае тарифицирует три словесные единицы. Стрем­ление к лаконизму приводит к исключению из текста всех элементов, без которых можно понять информацию. Опускаются союзы, предло­ги, местоимения, крайне редко используются прилагательные, наре­чия. По возможности сокращаются глагольные формы.

Информация о количестве и датах принята на телеграфе в цифро­вом, а не в буквенном выражении. Буквами передаются только одно­словные числительные.

В синтаксисе языка телеграмм отсутствуют сложные предложе­ния, причастные, деепричастные и другие обособленные обороты, вводные структуры. Информация передается простыми предложения­ми, которые часто представляют собой неполные или усеченные вы­сказывания.

Все это требует особого навыка при составлении и обработке теле­графных текстов, так как часто они производят на неподготовленного читателя впечатление бессвязного высказывания:

Ликвидации последствий землетрясения отгрузить не позднее 10 июня Джамбульская область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельского хозяйства Казахской второй квартал шесть штук третий квартал шестнад­цать

Второй фактор, сформировавший телеграфный стиль, — доступ­ность, понятность информации для адресата. Очевидно, что оба на­званных фактора плохо сочетаются, что требует от составителя текста телеграммы гибкости и чувства меры в сокращении обычного текста. При этом нужно учитывать:

степень осведомленности адресата о сообщаемом;

определенные трансформационные правила: использование име­нительного падежа вместо косвенных для обозначения места и време­ни (Джамбульская область, второй квартал), замена глаголов отгла­гольными существительными (выполнение, ликвидация, принятие, от­грузка и т.п.);

возможности сокращения слов (сельхозспецстрой);

возможности усечения синтаксических единиц — словосочетаний (Казахской), предложений (...второй квартал шесть штук...).

При обратной трансформации приведенный выше текст будет вы­глядеть следующим образом:

С целью ликвидации последствий землетрясения приказываю отгру­зить не позднее 10 июня в Джамбульскую область 22 автомобиля ММЗ-555 фонду сельского хозяйства Казахской республики: во втором кварта­ле — шесть штук, в третьем квартале — шестнадцать.

Оптимальное сочетание лаконизма и доступности информации до­стигается в стандартных бланках служебной телеграммы. Однако ис­пользование их ограничивается сферой применения — промышлен­ность (отгрузочные телеграммы).

Бланки служебных телеграмм

Дата _ отгружено станции __ вагон № _ накладная _ название изде­лий __ размер _ количество _ вес брутто-нетто __ мест _ для _ завод-поставщик __

Номер заказа __ транс __ количество мест _ вес _ вагон _ наклад­ная __ станция назначения __ номера мест __ завод-поставщик __

В других жанрах служебной телеграммы тенденция к стандартиза­ции проявляет себя в жесткой композиционной структуре текста. Иссле­дователи языка телеграмм видят в ней три обязательных компонента.

Схема текста служебной телеграммы

1. Констатируются (чрезвычайно важные) факты: Ваш завод со­рвал поставку станков... фонду девяти месяцев, Поставка колосников задерживается отсутствия колосниковой стали.

2. Высказывается отношение адресанта к изложенному факту. Для этого языком телеграмм выработались штампы (клише), описываю­щие, например, аварийные ситуации: Завод на грани остановки. Завод крайне затруднительном положении, Срывается ввод важных объек­тов, Положение угрожающее.

3. Вводится речевое действие (просьба, требование, инструкция, распоряжение): Отгрузку сообщите. Сообщайте ежедневно ходе вы­полнения поставок, Примите все меры отгрузке. Действуйте инструк­ции техники безопасности.

Тенденция к стандартизации языка телеграмм наиболее четко про­явила себя в выработке системы устойчивых выражений. К таким стандартным фразам-клише относятся: "Оплата гарантируется предъявлению счета", "Выполнение заказа гарантируется", "Получение груза ... подтверждаем", "Ждите распоряжений", "Приказ последует",

"Подробности письмом", "Ответ оплачен", "Удовлетворить просьбу не представляется возможным" и др.

Клише языка телеграмм оказывают влияние на стандартизацию языка деловых писем. Прежде всего это проявляется:

в усилении роли глагола (речевые действия): прошу отгрузить,прошу командировать;

в широком использовании отглагольных существительных: выпол­нение графика поставок угрозой, отгрузка произведена 12/10;

в увеличении числа аббревиатур (номенклатурных обозначений, текстовых сокращений и общепринятых сложносокращенных слов).

Стандартизация в построении текста служебной телеграммы гар­монично сочетается с системой словесных сокращений. Система эта находится в состоянии постоянного изменения и обновления.

Специфическими аббревиатурами для языка телеграмм являются использующиеся при необходимости вместо знаков препинания аб­бревиатуры: ТЧК — точка, ЗПТ — запятая, ДВТЧ — двоеточие, КВЧ — кавычки.

Международные телеграммы транслитерируются, т.е. передаются латинскими буквами. Использование латинского алфавита в междуна­родном телеграфном наборе узаконено Всемирным почтовым союзом, по решению которого официальным языком международного обще­ния является французский. Правила Госстандарта России (с ними можно ознакомиться на любом телеграфе, где принимаются междуна­родные телеграммы) упорядочивает систему транслитерации русских букв.

Что опускается и сокращается в "телеграфном стиле":

1. В предложениях, как правило, опускаются сказуемые: "Подроб­ности письмом"; "Последняя отгрузка 20 мая".

1. В текстах телеграмм опускаются предлоги, союзы и союзные слова: "Пуск линии (под) угрозой срыва"; "Сообщите (об) отгрузке обо­рудования ", (При) Затягивании отгрузки принимайте меры ".

3. Сокращаются многословные названия организаций в одно слож­носокращенное слово: Кузбаскомплектоборудавание, Промгазнефтестрой.

4. Этим же правилом руководствуются при обозначении должнос­тей: замначсахалинупрснаб; начглавупрремстрой.

Образцы

Москва Больница Боткина

Больница организует новый глазной отдел тчк просим прислать специ­алиста глазному оборудованию

Вологда, проспект Ленина, 35

Директор больницы № 1 А.Н.Николаева

Самара 000 АТЛАНТ

Подтверждаем получениесчета-фактуры 806/12 май июнь

ЗАО ЧЕРМЕТ Астахов

Организационно-распорядительная документация

Центром деловой письменности является организационно-распо­рядительная документация (ОРД). Она ярче всего демонстрирует все особенности официально-делового стиля.

Выполняя социальную роль, "руководитель-менеджер" использует в своей деятельности жанры приказа, докладной записки, служебной записки, заявления, распоряжения, должностной инструкции, объяс­нительной записки и т.п.

Особенность этих документов заключается в том, что они пишутся по строгой форме. Форма документа или формуляр, как уже говори­лось, представляет собой совокупность и последовательность располо­жения реквизитов и значимых частей текста. Она разрабатывается и утверждается в виде государственного стандарта (ГОСТ). Сборники "Система организационно-распорядительной документации. Требова­ния к составлению и оформлению документов" регулярно переизда­ются.

Опорными словами, определяющими конструкцию центральной фразы документа, как и в деловой переписке, в жанрах ОРД являются глаголы-перформативы: "Предлагаю", "Обязываю", "Приказываю", "По­становляю" и т.д. Они определяют жанр и тональность документа.

Среди перечисленных жанров распорядительных документов пред­приятия самым распространенным является приказ. В форме приказа реализуются иерархические отношения "руководитель" — "подчинен­ный". С помощью приказов решаются вопросы организации работы предприятия, вопросы финансирования, планирования, отчетности, снаб­жения, реализации продукции и другие производственные вопросы.

Текстовая организация приказа во многом сходна с текстовой ор­ганизацией регламентированного письма.

Приказ, как и деловое письмо, имеет заголовок ("О реорганизации предприятия", "Об изменении графика работы", "Об изменении оплаты отпусков", "О приеме на работу"). Заголовок располагается в левом верхнем углу.

Текст приказа, как и любого жанра ОРД, состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной. Как и в деловом письме, в пер­вой части указываются основания для составления документа. Осно­ванием для приказа могут служить:

нормативные документы государственных органов (правительст­ва, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);

решения Совета директоров, общих собраний акционеров;

производственная необходимость.

Помимо основания в констатирующей части излагают цели и зада­чи предписываемых действий.

Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Во второй части приказа, распорядительной, начинающейсясослова "Приказываю", указывают сначала адресата: "кому?" — конкрет­ному исполнителю, структурному подразделению. Должностноелицоможет быть указано в качестве исполнителя только в том случае, если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом слу­чае приводят полное наименование должности исполнителя.

Далее — "что сделать?" — указывается конкретное действие, выра­женное инфинитивной конструкцией;

Далее — "до какого числа?" — указываются срокиисполнения при­каза в форме словосочетания в родительном падеже.

Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоян­ный характер.

Если поручений несколько и они включают различные по характе­ру действия, текст приказа дробитсяна пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами и пишут с красной строки.

В последнем пункте распорядительной части приказа указывается лицо или структурное подразделение, на которое возлагается обязан­ность контролировать ход выполнения приказа и ответственностьзаего исполнение.

По этой же схеме составляются тексты распоряжений и постанов­лений, распорядительная часть которых начинается словами "Поста­новляю", "Предлагаю".

Как и тексты договоров и деловых регламентированных писем, тексты приказов, распоряжений, постановлений сплошь состоятизклишированных фраз.

В констатирующей части:

Во исполнение постановления... № ...

В соответствии с разделом II части I ГК РФ от21.10.94 г., на основа­нии представленных документов...

В связи с возникшими финансовыми трудностями...

В связи с производственной необходимостью ...

В связи с реорганизацией отдела инвестиций

В распорядительной части:

Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на...

Срок исполнения до...

Образцы

Приказ правовой акт, издаваемый руководителем органа управ­ления для решения оперативных задач по деятельности предприятия и по личному составу. Приказы по личному составу могут не иметь констатирующей части.

ПРИКАЗ

АООТ «Теплосан»

Во исполнение распоряжения Главы администрации города

от 11.12.97.

Приказываю:

1. Принять на баланс котельную санатория имени Чкалова с последую­щим обслуживанием объекта.

2. Утвердить смету и штатную единицу для обслуживания объекта.

3. Контроль за исполнением возложить на начальника отдела труда и заработной платы Хвостова А.Ф.

Директор АООТ «Теплосан» Заикин Н.П.

Постановлением является заключительная часть протокола засе­дания коллегиального органа. Эти постановления включаются в про­токол или прилагаются к нему.

Распорядительная часть начинается со слова "Постановляю", "По­становляет". В каждом пункте постановления перечисляются предпи­сываемые действия, исполнители и сроки исполнения.

Датой постановления является дата заседания коллегиального ор­гана. Разновидностью постановления является решение.

ГЛАВА ГОРОДА САМАРЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

05.12.96 г. № 1668

О включении в состав муниципальной собственности

г. Самары объектов социально-культурного и

коммунально-бытового назначения

Акционерного общества "Юго-Запад

Транснефтепродукт"

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации № 8 от 10.01.93 г. "Об использовании объектов социально-культурного и комму­нально-бытового назначения приватизируемых предприятий", распоряже­ниями Государственного Комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом № 135-р от 27.01.93 г. "Об упорядочении процесса учета и разграничения прав собственности на объекты социаль­но-культурного и коммунально-бытового назначения приватизированных предприятий" и № 217-р от 5.02.93 г. "Об упорядочении процесса учета и разграничения прав собственности на нежилые помещения", ПОСТАНОВ­ЛЯЮ:

1. Утвердить перечень объектов социально-культурного и коммуналь­но-бытового назначения акционерного общества "Юго-Запад Транснефте­продукт", включаемых в состав муниципальной собственности г. Самары, согласно приложению.

2. Комитету по управлению имуществом г. Самары (Сидоренко А.В.) зарегистрировать в установленном порядке перечень в Комитете по уп­равлению государственным имуществом Самарской области.

3. Контроль за выполнением настоящего Постановления возложить на Комитет по управлению имуществом г. Самары Сидоренко А.В.

Глава города О.Н.Сысуев

Приложение

к Постановлению

Главы г. Самары

№ 1668 от 05.12.96 г.

ПЕРЕЧЕНЬ

объектов социально-культурного и коммунально-бытового назначения

АО "Юго-Запад Транснефтепродукт", включаемых в состав

муниципальной собственности г. Самары

Зам. Главы администрации

г. Самары, руководитель

аппарата

А.И.Симонов

Распоряжение — это акт волеизъявления не администрации пред­приятия в целом, а его подразделения, поэтому оно издается (подпи­сывается) не первым руководителем предприятия, а руководителями отдельных служб, цехов, отделов и только в тех случаях, когда это предусмотрено отдельными положениями.

Распорядительная часть начинается со слова "Предлагаю".

ГЛАВА ГОРОДА САМАРЫ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

11.12.97 г. № 1034р

О выделении средств из городского бюджета

Предлагаю:

Выделить Управлению главного архитектора города 70,0 млн. рублей на оплату проведенной аудиторской проверки согласно Постановлению Главы города Самары № 1080 от 25.07.97 г.

Расходы произвести за счет текущего исполнения городского бюджета 1997 года.

Глава администрации Н.В. Колесников

Докладная и служебная записки используются для решения внутрикорпоративных вопросов.

В докладной и служебной записках информация представляется в виде придаточных предложений, вводимых союзом "что":

Довожу до Вашего сведения, что ...

Считаю, что ...

Служебная и докладная записки предполагают в завершение доку­мента изложение просьбы или предложений лица, подписывающего деловую бумагу.

Прошу привести в соответствие с графиком взаимных поставок ваш график поставок.

Прошу дать указание Правовому управлению о разработке проекта Положения "Об администрации района г. Самары"...

Несмотря на то что в указанных документах используется только одна — две стандартных речевых формулы, язык докладной и служеб­ной записок вполне соответствует всем параметрам официально-дело­вого стиля. Строгость в использовании лексики, информативная до­статочность при строгом расположении частей — вот основные сти­листические особенности этих жанров.

Так, в объяснительной записке о нарушении производственной дисциплины обязательными компонентами содержания являются;

1 — дата происшествия; 2 — вид подразделения предприятия, до­пустившего нарушение; 3 — вид нарушения, т.е. объем и характер не­выполненной работы; 4 — причина нарушения.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Генеральному директору

ОАО "Международный аэропорт Самара"

В.Ф. Чернавину

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

15.07.98г.

Прошу Вас ввести в штатное расписание службы ПАСОП должность мастера газодымозащитной службы в связи с необходимостью заправки дыхательных аппаратов сжатого воздуха (АСВ-2) воздухом в соответствии с требованиями нормативных документов от приобретенного компрессора, а также профилактикой и ремонтом аппаратов АСВ-2 и ком­прессора.

Начальник службы ПАСОП

А.И.Дикарев
СОГЛАСОВАНО:
Директор по авиационной безопасности А.С.Спиридонов
Управляющий по персоналу

В.П.Иванов

Директор по корпоративным вопросам

В.А.Буряк

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Федеральная Авиационная служба России

СЛУЖБА АВИАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

Открытое акционерное общество "Международный аэропорт Самара" Приволжского регионального управления Федеральной авиационной службы

443025, Россия, Самара, Аэропорт

телефон: 22-75-68

Исх. № 32-47

14 июля 1998г.

Генеральному директору

РГП «Волгааэронавигация»

господину В.П.Бобылеву

Уважаемый Владимир Павлович!

Довожу до Вашего сведения, что при срабатывании пожарно-охранной сигнализации объектов РГП "Волгааэронавигация" Ваши представители не участвуют в выездах по "тревоге", о чем докладывалось дежурному инже­неру КДП:

- Никулину Ю.Н. 13.05.98 г. в 20 ч 12 мин: дозор № 7 - БПРМ-331

(КРМ-150);

- Рекретюку А.П. 12.07.98 г. в. 14 ч 32 мин: дозор № 1 - ДПРМ-151. Прошу Вас обратить внимание на нарушение пункта 3.1.4 Договора № 229/97 "О пожарно-охранной сигнализации объектов".

С уважением

Зам. Директора по АБ –

Начальник службы АБ

И.П. Марченко

Основные черты официально-делового стиля

Как следует из анализа текстовых, синтаксических и лексических особенностей рассмотренных в этой главе жанров деловой письмен­ности, все они имеют ряд отличительных характерных черт.

Лексика

Характерной чертой лексики языка документов является высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт номенклатурной лексики:

номенклатура наименований: АООТ "Олимп", ИЧП "Старт", госу­дарственная приемочная комиссия, ФСБ и т.п.;

номенклатура должностей: менеджер по продажам, рекламный ме­неджер, генеральный директор, коммерческий директор;

номенклатура товаров: ЗИЛ-130, Электропривод СП-6М, Сталь уг­ловая СТ-ЗКП, бензин А-76 и т.п.

Кроме юридических, экономических и юридическо-экономических терминов в языке деловых бумаг используется достаточно боль­шое количество технических терминов: датчики, блоки питания, ис­точники ионизирующего излучения, цифровой поток, энергоносители, минерально-сырьевая база, вспомогательная техника. Среди послед­них достаточно много аббревиатур:

АСУ— автоматическая система управления;

АИС — автоматическая информационная система;

КПД — коэффициент полезного действия;

НРБ — нормы радиационной безопасности.

Кроме терминов сокращаются названия известныхправовых актов:

ГК — Гражданский кодекс;

УК — Уголовный кодекс.

Сокращаются номенклатурные знаки самого различногосвойства:

представляющие собой наименования организаций:

МВФ — Международный валютный фонд;

ЦБР — Центральный банк России;

указывающие на форму собственности предприятия, входящие в качестве классификатора в названия предприятий:

ООО — общество с ограниченной ответственностью;

ОАО — открытое акционерное общество;

ЧП — частное предприятие;

МП — муниципальное предприятие;

СП — совместное предприятие.

Сокращается номенклатура должностей:

ИО — исполняющий обязанности.

Однородность стилистической окраски лексики деловой письмен­ной речи достигается и за счет высокой частотности так называемой процедурной лексики, представляющей в тексте документа конкрет­ное действие, предмет или признак в официально-правовой интерпре­тации:нарушение трудовой дисциплины (это может быть опоздание, прогул, явка на работу в нетрезвом виде и т.д.),срыв графика поста­вок (задержка в пути, несвоевременная отгрузка товара и т.д.),нести ответственность (подвергаться в случае нарушений штрафам, мате­риальным взысканиям, уголовному преследованию и т.д.)

Как видно из приведенных примеров, процедурная лексика -это лексика с обобщенным значением, которое в высокой степени свойст­венно и терминированной лексике:

предприятие фирма, концерн, холдинг, картель, синдикат;

товар консервы, термосы, автомобили, обувь и т.д.

Процедура представления связана не только с предпочтением обобщенной семантики, предпочтением родовых лексем видовым: продукция — книги, буклеты, доски, гвозди ..., помещение — комната, квартира, зал .... постройка — сарай, дом, ларек и т.д., но и с тяготени­ем к расчлененным понятиям как действий, так и предметов:

производить расчетрассчитываться

торговый процесс — торговля

денежные средства — деньги

Термины и процедурная лексика составляют опорную, стилеобразующую лексику языка документов, составляющуюпо отдельным жанрам от 50 до 70% всех словоупотреблений.

Важнейшей особенностью процедурной и терминологической лек­сики является то, что слово используется в тексте в одном возможном значении. Однозначность контекстного употребления обусловлена те­матикой документа.

Стороны обязуются обеспечить взаимные бартерные поставки...

При всей многозначности слово "стороны" прочитывается только в юридическом аспекте — "юридические лица, заключающие договор". Высокая степень обобщенности и абстрактности основной стилеобразующей лексики (расторжение, обеспечение, потери, расчет, работа, разногласия, изделие, наименование и т.п.) в деловой письменнойречи сочетается с конкретностью значения номенклатурной лексики.

Номенклатурная лексика с ее конкретно-денотативным значением как бы дополняет высокий уровень обобщенности терминов и процедур­ной лексики. Эти типы слов используются параллельно: в тексте догово­ров — термины и процедурная лексика, в приложениях к договорам — номенклатурная лексика. В опросных листах, реестрах, спецификаци­ях, заявках и т.п. термины как бы получают свою расшифровку.

Договор

Спецификация

Продукция

Бензин А-76

Мазут

Цемент

Рубероид

В текстах документов не допускается употребление бранных слов и вообще сниженной лексики, разговорных выражений и жаргониз­мов, тем не менее в язык деловой переписки попадают профессиональ­ные и жаргонные слова: неучтенка, кадровик, платежка, накидка, неза­вершенка и т.п. Использование подобной лексики в деловых письмах так же неуместно, как использование канцеляризмов в бытовой беседе, поскольку использование ее закреплено только за устной сферой об­щения и отвечать требованию точности она не может.

Официально-деловой стиль

Разговорный стиль

Торговая наценка Накидка

Грамматика

К грамматическим нормам делового стиля, представляющего язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосоче­тания и словоформы. Выбранный вариант закрепляется как эталонный за каждой композиционной частью текста. Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже — "кому?", а затем "что исполнить?":

1. Начальнику технического отдела Волкову М.Ю. организовать работу отдела в субботник дни в период с 10.01.96 г. по 10.02.96 г.

2. Гл. бухгалтеру Словину О.Б. подготовить предложение по оплате сверхурочных дней.

При этом особенно важно учитывать закрепленность производных предлогов за определенной падежной формой. Как правило, они упот­ребляются либо с родительным, либо с дательным падежом. Самой массовой ошибкой во всех типах документов является использование предлога "согласно" с родительным падежом вместо дательного.

Ошибочно

Правильно

Согласно приказа

Согласно положения

согласно приказу

согласно положению

Употребление предлогов и предложных сочетаний

Употребляются с Р.п. (чего?)

Употребляются с Д.п. (чему?)

в отношении

в сторону

во избежание

в целях

в течение

в продолжение

вследствие

ввиду

в силу

в сопровождении

впредь до

за счет

касательно

насчет

независимо от

относительно

по мере

по линии

по причине

при посредстве

со стороны

Благодаря

в отношении к

применительно к

сообразно

согласно

по

соответственно

вопреки

Исходя из (чего?) имеющейся потребности, в заключение (чего?) отчета, сообразно (с чем?) с_ принятым ранее решением, согласно (чему?) принятому ранее решению, включая (что?) начисления (пени) за непогашенную задолженность, впредь (до чего?) до особого распоря­жения и тому подобные канцеляризмы, представляющие собой клишированные фразы, закреплены за одной грамматической падежной формой. Наряду с канцеляризмами-фразеологизмами (принять во внимание, принять к сведению, поставить на голосование, принимать меры, довести до сведения и т.п.) такие словосочетания создают жесткий текстовой каркас, проявляющийся во взаимообусловленности текстовых частей и фрагментов предложения.

Так, в клишированном предложении

Договор вступает в силу со дня подписания

трудно выделить сказуемое и второстепенные члены предложения — настолько слова слиты в единое смысловое целое. На самом деле, нельзя написать "Договор вступает" и поставить точку, тем самым мы разрываем сказуемое "вступает в силу". "Договор вступает в силу" — с правовой и лингвистической точек зрения тоже незаконченное предложение: непременно нужно указать, с какого момента. Вот и выходит, что предложение в языке документов становится неразложимым, легко воспроизводимым в определенной ситуации, знаком ситуации.

Таких предложений в тексте документа бывает немного, однако конструктивная, текстообразующая роль их велика. На это указывает тот факт, что, как правило, они начинают и завершают текст договора, приказа, распоряжения и других типов документов.

Синтаксис

В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного пред­ложения. За счет чего это достигается? Безусловно, за счет большей длины и семантической емкости предложения.

Отдельные словосочетания могут передавать такую же информа­цию, как придаточные предложения.

По обоюдному согласию возможны изменения условий договора, кото­рые являются неотъемлемой частью данного договора.

Если будет достигнуто обоюдное согласие ...

При неуплате налогов до указанного срока плательщик лишается права повторно выставлять свою кандидатуру на получение кредита.

Если налоги не будут уплачены до указанного срока ...

Как видно из примеров, словосочетание с легкостью заменяет предложение, становясь номинацией* события. Вместе с тем подобные словосочетания не просто уплотняют, конденсируют информацию, за­нимая меньший объем, чем предложение, они создают жесткую струк­туру высказывания, в которой один компонент зависим от другого.

В случае задержки оплаты...

Для принятия решения...

С целью скорейшего принятиярешения ...

Они мотивируют действие, являясь неразложимым и необходи­мым компонентом высказывания.

Предложение в деловой письменной речи, помимо словосочета­ний-конденсатов, часто осложняется однородными членами, причаст­ными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда — страницы, т.е. до нескольких сотен слов.

Есть жанры, в которых текст равен предложению (служебная за­писка, телеграмма, приказ, постановление). Таблица также представ­ляет собой предложение особой структуры: подлежащее представляет собой постоянную информацию, располагающуюся в боковиках, а ска­зуемое — переменную информацию, располагающуюся в вертикаль­ных графах, что необходимо учитывать при переводе письменной речи на устную.

Порядок слов в предложении в официально-деловом стиле отли­чается своей строгостью и консерватизмом. Свойственный строю рус­ского предложения так называемый прямой порядок слов заключается в предшествовании подлежащего по отношению к сказуемому (товар отпускается ..); определения — по отношению к определяемому слову (кредитные отношения); управляющего слова — по отношению к управляемому дополнению и обстоятельству (фиксировать цены, выделить кредит, направить в министерство). У каждого члена пред­ложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое струк­турой и типом предложения, способом синтаксического выражения этого члена предложения, местом среди других слов, которые непо­средственно с ним связаны.

Так, например, несогласованное определение, выраженное именем существительным в косвенном падеже, должно стоять после определя­емого слова:

Таким образом выстраиваются цепочки родительных падежей, столь характерные для языка деловой письменности.

В безличных предложениях и пассивных конструкциях первую позицию вместо подлежащего занимает, как правило, второстепенный член предложения.

По счету принято сто пятьдесят единиц готовой продукции.

Комиссией устанавливается ответственность и размеры компенсации за причиненный ущерб.

Фомально-логический тип текстовой организации проявляется в рубрикации простого предложения, т.е. в членении текста на состав­ные части графически. Как правило, рубрикацией разбиваются одно­родные члены предложения, нередко они осложняются причастными и деепричастными оборотами, придаточными предложениями, ввод­ными словами:

Посредник своевременно предупреждает Заказчика:

о непригодности или недоброкачественности товара, полученного от Заказчика;

о том, что соблюдение указаний Заказчика в процессе выполнения работ, обусловленных договором, приведет к порче товара;

о наличии иных, не зависящих от Посредника обстоятельств, грозящих ухудшением качества товара или невозможностью выполнения условий на­стоящего договора.

Рубрикация на текстовом уровне связана с делением текста на пункты и подпункты, которые в документах обозначаются только арабскими цифрами:

1. 1.1.

1.1.1.

2. 1.2.

1.1.2.

3. 1.3. 1.1.3.

В зависимости от сложности деления выбирается одно-,двух- или трехзначное обозначение пункта, подпункта.

Подзаголовки пунктов придают деловым текстам подчеркнуто ло­гический, аналитический характер (что свойственно для текстовой ор­ганизации контрактов, договоров, соглашений).

В качестве логических текстовых скреп в тексте документа вы­ступают вводные слова: следовательно, таким образом, сверх того, с одной стороны, с другой стороны. В качестве средства связи в текстах документов выступают указательные местоимения и причастия, ко­торые замещают в тексте номенклатурные наименования, термины:

указанный, приведенный, следующий, данный, настоящий, последний и т.п.

Подрядчик обязан приступить к выполнению работ не позднее трех­дневного срока после перечисления оплаты. Указанный срок необходим для приобретения материалов по данному заказу.

В текстах контрактов (договоров) эту же функцию выполняют ро­левые обозначения контрагентов (Заказчик — Исполнитель, Заказ­чик — Подрядчик, Арендатор — Арендодатель, Покупатель — Прода­вец, Поставщик — Покупатель и т.д.), замещающие развернутые номи­нации юридических лиц.

Текст объединяет логика развития темы, которая дробится на мик­ротемы, каждая из которых рассматривается самостоятельно. При этом неизбежным оказывается использование параллельных синтак­сических конструкций.

Договор

1. Предмет договора

1.1. Поставщик обязуется ...

1.2. Покупатель обязуется ...

2. Ответственность сторон

2.1. В случае невыполнения ...

2.2. В случае отступления от условий договора...

2.3. За несвоевременную оплату ...

2.4. За нарушение обязательств ...

Особенность текстовой организации постановлений, распоряже­ний, резолюций заключается в том, что этот текст — одно развернутое предложение директивного характера с инфинитивными конструкциями в качестве однородных членов. Нанизывание этих конструкций созда­ет открытый ряд. Открытость для добавлений создает своеобразие текстовой организации ОРД.

Постановление

Для подготовки предложений по реализации актуальных экономичес­ких проблем перспективного и текущего развития города постановляю:

1. Считать утратившим силу распоряжение Главы администрации го­рода от 25.06.92 г. № 381-р.

2. Создать финансово-экономический совет при Главе города.

3. Утвердить Положение о финансово-экономическом совете при Главе города.

4.

5.

Текстовая организация деловых писем, служебных записок отли­чается большей свободой, меньшей каноничностью, однако регламен­тированные письма приближаются по степени стандартизации к текс­там ОРД.

Несмотря на своеобразие, все рассмотренные выше жанры деловой письменности объединяет высокая степень стандартизации, которая охватывает все уровни языка — лексику, морфологию, синтаксис и текстовый уровень. В итоге складывается определенный тип языка, от­личающийся консерватизмом, замкнутостью, непроницаемостью для иностилевых вторжений, для проявления индивидуального стиля ав­тора. Безличность изложения выражается в отказе от интерпретаций, оценки событий, эмоциональных реакций.

Деловая речь накопила огромное количество проверенных много­летней практикой речевых формул, шаблонов, идиом, знание которых помогает создавать новые деловые тексты. Формула "типовая ситуа­ция — стандартизованная речевая манера" обусловливает использова­ние стандартных средств и помогает обеспечить ту степень точности, которая отличает документ от любой другой бумаги.

Стандартизация облегчает восприятие и обработку информации, содержащейся в документе. Таким образом, официально-деловой стиль и те жанры, которыми он представлен в деловом общении, имеют ряд характерных черт, которые предполагают достаточно высо­кий уровень лингвистической подготовки составителя документа. Со­ставитель документа должен знать:

доминанту и основные черты официально-делового стиля (т.е. требования, предъявляемые к языку документа);

арсенал устойчивых формул и правила их использования в том или ином жанре деловой письменной речи;

характеристики жанров и их привязанность к той или иной ситуа­ции делового общения.

Составитель документа должен уметь:

адекватно использовать речевые средства в тексте при соблюдении языковых норм;

грамотно составить проект документа и (или) отредактировать его.

Лингвистические термины

Номенклатура — перечень наименований товаров, должностей, учрежде­ний.

Номенклатурный знак — утвержденное обозначение товара, должности, юридического лица.

Номинация — название.

Этикетная рамка — формулы вежливости, приветствия и прощания, об­рамляющие устный или письменный текст.

Перформатив — особая форма глаголов, обозначающих речевое действие и используемых в качестве действия.

Контрольные вопросы

1. Какие сферы общественных отношений обслуживает официально-деловой стиль?

2. Что можно считать доминантой официально-делового стиля?

3. Какие два типа точности характерны для языка документов?

4. Почему устная речь не может отвечать требованиям, предъявляе­мым к языку документов?

5. Когда начал формироваться деловой стиль в русском языке?

6. Какие черты официально-делового стиля характерны уже для ран­них памятников деловой письменности?

7. Перечислите основные черты официально-делового стиля.

8. Охарактеризуйте основные жанры официально-деловогостиля, ко­торыми должен владеть менеджер.

9. Что характеризует лексический строй языка деловой письменности?

10. Опишите морфолого-грамматические особенности языка деловых бумаг.

11. Каковы синтаксические и текстовые особенности официально-де­лового стиля?

Задания

1. Найдите в текстах-образцах контрактов, постановлений и деловых писем стандартные фразы, обозначающие мотивацию действия.

2. Найдите в текстах-образцах глаголы-перформативы, обозначающие ре­чевое действие.

3. Определите состав реквизитов по образцам договоров, приказов, дело­вых писем.

4. Составьте самостоятельно текст контракта.

5. Составьте самостоятельно текст делового письма.

6. Составьте самостоятельно текст докладной или служебной записки.

Глава II

ЯЗЫКОВЫЕ НОРМЫ В ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОМ СТИЛЕ РЕЧИ

Лексические нормы

Нормы словоупотребления в деловом стиле те же, что и во всем литературном русском языке:

1) слово должно употребляться с учетом его лексического значения;

2) слово должно употребляться с учетом его стилистической ок­раски (принадлежности);

3) слово должно употребляться с учетом его лексической сочетае­мости.

Казалось бы, всего три правила, ясных и понятных каждому, должны выполняться в деловой письменной речи тем более, что денотативная точность может быть обеспечена только при условии их соблюдения.

На деле же в деловых текстах лексические ошибки являются одним из самых массовых видов нарушений речевых норм (по частот­ности они стоят на третьем месте за грамматическими и орфографи­ческими ошибками).

Рассмотрим некоторые из них.

"Создание нормативной базы для организации собственников жилья".

Организация 1) организованность, внутренняя дисциплина; 2) общественное объединение или государственное учреждение.

Слово "Организация" использовано в данном контексте явно без учета его лексического значения. "Нормативная база" создается не для того, чтобы собственники жилья "организовывались", а для того, чтобы они "появлялись", в данном случае уместно было бы использовать от­глагольное существительное "появление" вместо "организация".

Особенно ощутимо нарушение лексических норм в устойчивых словосочетаниях и терминированных словосочетаниях.

Разработать и утвердить положение о порядке передачи жилых зда­ний и иных элементов недвижимости.

Элемент компонент, составная часть чего-либо. Например, эле­мент периодической таблицы. Менделеева, элемент общества.

Есть терминированное словосочетание объект недвижимости. На­рушение в данном случае оказывается двойным: во-первых, некор­ректно воспроизведен термин, вследствие чего в тексте он не представ­лен; во-вторых, слово "элемент" использовано без учета лексического значения и правил лексической сочетаемости.

И такие ошибки не редкость в текстах документов: принимать новые подходы, в то время как принимать можно решения, резолюции, а новые подходы к решению возникающих проблем нужно находить.

Договор вступает в силу с момента его подписания и будет оставаться в силе до тех пор, пока не будет прекращен любой из сторон.

Договор не может быть прекращен, он может быть заключен и рас­торгнут, а прекращаются договорные отношения.

Арбитражными судами в массовом порядке рассматриваются иски, в которых конфликтные ситуации вызывает двусмысленно или небрежно составленная фраза в тексте договора, неправильно подобранное слово.

Для того чтобы точно определить лексическое значение того или иного слова, в случае затруднения нужно обращаться к толковым сло­варям.

Постоянное "общение" со словарями отличает культурного и гра­мотного человека. Представителю низких типов речевых культур ка­жется, что он все знает и без словаря. Отсюда "приблизительное" зна­ние значения слов, вызывающее многочисленные лексические ошибки в тексте документа.

Существуют десятки типов толковых словарей, из которых для де­лового общения особенно необходимы: экономические словари, слова­ри иностранных слов, толковые словари русского языка, словарь па­ронимов, словари лексической сочетаемости (см. на с. 269). Причем пользоваться нужно словарями, вышедшими в последние годы — на­столько активны процессы, происходящие в лексическом строе совре­менного русского языка.

В последнее десятилетие в сфере экономики, политики, инфор­мационных технологий стала активно использоваться англоязычная лексика, экспансия которой в русской речи отмечена целым рядом лингвистов. Фьючерсные кредиты, клиринг, консалтинг, экаутинг, франчайзинг, лизинг, холдинг, риэлтер, брокер, дилер, дистрибьютор, чартер, тендер, оффшор, фьючерс и многие другие термины уже вышли за границы узкопрофессионального употребления. Однако даже эти часто употребляющиеся слова, которые должны быть на слуху, не всегда используются корректно.

Сегодня часто менеджером называют рекламного или страхового агента или продавца. Между тем менеджер — это управленец или хо­зяйственный руководитель предприятия.

Точно так же размывается лексическое значение слов "презента­ция" и "бизнес-план". Слово "презентация" часто заменяет слово "от­крытие", а "бизнес-план" — план хозяйственной деятельности или план мероприятий (значение этих слов см. в словаре).

Незнание или неточное знание лексического значения слова явля­ется причиной таких ошибок, как неразличение слов-паронимов, рече­вая избыточность.

Паронимы это близкие по звучанию, но отличающиеся по зна­чению слова: гарантийный — гарантированный, эффектный — эффек­тивный, экономный — экономичный, страховщик — страхователь и т.д.

Сравним употребление многозначных глаголов представить и предоставить:

представить 1). предъявить, сообщить: представить список со­трудников, представить доказательства; 2) познакомить с кем-либо: представить коллективу нового работника; 3) ходатайствовать (о по­вышении, о награде): представить к очередному званию; 4) составить, обнаружить: представить значительную ценность; 5) мысленно вооб­разить: представить (себе) картину боя; 6) изобразить, показать: пред­ставить в смешном виде.

предоставить 1) отдать в чье-то распоряжение, пользование: предоставить транспортные средства; 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо: предоставить отпуск, предоста­вить слово; 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра: предоставить самому себе; предоставить дело слу­чаю.

Плеоназмом (от гр. pleonasmos — переизбыток) называют вид ре­чевой избыточности, которая обусловлена частичным совпадением зна­чений слов: совместное сотрудничество (сотрудничество — совместное решение проблем), прейскурант цен (прейскурант — справочник, спи­сок цен на продукцию), при обоюдном взаимном согласии (обоюдное — это и значит взаимное), свободная вакансия.

Другой вид речевой избыточности — тавтология (от гр. tautologia от tauto — то же самое + logos — слово) — неоправданное повторение однокоренных слов или близких по значению слов в одном предложе­нии или речевом фрагменте.

Тавтология чаще всего является следствием речевой небрежности или плохой редакторской правки: Для наиболее быстрого оформления формальностей (здесь еще нарушена лексическая сочетаемость — оформляются документы).

Разработать и утвердить Положение об утверждении порядка подготовки и выдачи членам ТСЖ правоустанавливающих документов на земельный участок (здесь соседствуют оба вида речевой избыточнос­ти). Тавтология и плеоназм легко устраняются путем редактирования: Разработать и утвердить Положение о процедуре подготовки и выдачи членам ТСЖ документов на право владения земельным участком.

Это облегчает восприятие фразы, позволяя новому тексту соответ­ствовать требованию точности, конкретности и ясности, которымнеотвечал неотредактированный текст. Кроме того, выражение "правоустанавливающие документы" вообще лишено смысла, так как документ не может не быть правоустанавливающим. Закрепление правовых от­ношений — основная функция документа.

Особенно часто в качестве лишнего слова выступает местоимение: наш с Вами проект, наше с Вами сотрудничество.

Примите мое приглашение, и я надеюсь, что Вы найдете время для участия во встрече, во время которой мы сможем определить с Вами кон­кретные пути развития нашего сотрудничества.

Переизбыток местоимений загромождает фразу, создавая помехи на пути ее восприятия.

Говоря об особенностях текстовой организации документов, мы уже говорили как об отличительной черте о повторении одних и тех же лексем. Однако следует различать оправданность и неоправданность такого повторения. Рассмотрим следующую фразу из текста договора.

2. Порядок расчета

2.1. Расчет за тепловую энергию производится по счетам-фактурам Исполнителя в следующем порядке:

2.1.1. промежуточные расчеты 14 числа расчетного месяца о размере 80% от общей суммы;

2.1.2. окончательный расчет 10 числа месяца, следующего за расчетным, за весь расчетный период по показаниям приборов учета или по установленной мощности, за исключением суммы промежуточных платежей.

Второй подпункт приведенного здесь модуля договора нуждается в редактировании, поскольку тавтология лишает его предъявляемых к тексту документа качеств — точности и ясности изложения. Надо:

2.1.2. окончательный расчет за весь отопительный период произво­дится пользователем 10 числа последующего месяца по показателям при­боров...

В тексте документа не бывает мелочей, и иногда лексическая ошибка оборачивается миллионными убытками. Вот почему нужно обращать­ся к толковым словарям в случае затрудненияили колебания.

Упражнения

Упражнение 1. Найдите случаи нарушения лексической сочетаемости в устойчивых словосочетаниях и исправьте их:

Играть роль, играть значение; решить проблему, разре­шить ситуацию, разрешить вопрос, решить задачу; пред­ставлять интересы, представлять фирму, представлять итоги; рассмотреть вопрос, рассмотреть дело, рассмот­реть случай; погашать кредит, погашать задолженность, погашать ссуду; внести предложение, внести вопрос, внести резолюцию; соблюдать правила, соблюдать бюд­жет, соблюдать законы; возместить ущерб, возместить кредит, возместить предмет аренды.

Упражнение 2. Поясните разницу в лексическом значении синонимов, пользуясь толковыми словарями.

Меценат, спонсор, покровитель; комиссионер, посредник, брокер, маклер; договор, соглашение, контракт; реестр, список, опись, перечень; концерн, холдинг, корпорация;

менеджер, управленец, хозяйственный руководитель; реализатор, распространитель, дистрибьютор; вексель, чек, облигация, акция.

Упражнение 3. Раскройте скобки и выберите правильное слово из паро­нимов.

1. Вы уже знакомы с качеством услуг, которые мы (пред­ставляем — предоставляем). 2. Прошу (оплатить — за­платить) мне расходы по командировке. 3. Фирма строит печи с (гарантийной — гарантированной) теплоотдачей. 4. (Командированные — командировочные) должны заре­гистрировать свои документы. 5. Совет директоров по­требовал (гарантийных — гарантированных) обязательств от клиентов-неплательщиков. 6. Необходимо вести хозяй­ствование (экономными — экономичными — экономичес­кими) методами.

Упражнение 4. Найдите в предложениях лексические ошибки, исправьте их и запишите предложения в отредактированном виде.

1. Предприятие оплачивает Автоцентру стоимость запас­ных частей по действующим прейскурантам.

2. Выделить дотацию на автобусные поездки для льгот­ной категории граждан на дачный период (с 10 мая по 12 сентября 1997 г.).

3. Показателем, характеризующим квалификацию служа­щего, является способность адаптироваться к новой си­туации и принимать новые подходы к решению возникаю­щих проблем.

4. Прошу вас выслать нам для ознакомления действую­щие расценки на приобретение оборудования ЭАТС "Квант" емкостью 240 и 480 номеров и ориентировочную стоимость рабочей версии программного обеспечения для приведенных выше емкостей.

5. Наша цель — создание экономической базы для по­вышения уровня эксплуатации и ремонта жилищного фонда города.

6. Цены на товары договорные в соответствии с действу­ющим прейскурантом цен.

7. Договор на охрану ВС подразумевает персональную охрану ВС независимо от места расположения самолета на территории аэродрома.

Упражнение 5. Отредактируйте предложения, устранив речевую избы­точность.

1. Мы интересуемся, можете ли Вы назвать нам адрес другого поставщика, или, в случае невозможности, смо­жете ли Вы проинформировать о Вашей возможности по­ставить нам напрямую. 2. Надеемся на дальнейшее со­вместное сотрудничество с Вашей фирмой. 3. Для приня­тия жизненно важного решения для наших с Вами работ­ников предлагаем организовать встречу на уровне руководителей. 4. Оптовые торговцы должны создавать хорошие деловые отношения с руководством рынка, чтобы обеспечить успешную работу рынка оптовой тор­говли. 5. Решили: произвести поэтапное оформление зе­мельных отводов с оформлением права собственности. 6. Если в Вашем регионе спрос на Вашу продукцию удов­летворен и Вы ищете новые возможности на новых рын­ках, то мы готовы Вам помочь организовать сбыт Вашей продукции в нашей сбытовой сети.

Упражнение 6. Воспроизведите устойчивые словосочетания по главному члену — глаголу: например, вносить (что?) предложение, вопрос, кандидатуру.

решать — ..., оказать — ...,

разрешать —..., рассмотреть —...,

предъявлять —..., удостоить —...,

достигать —..., выставить — ...,

предоставлять —..., заключить…,

представлять — ..., достичь ...,

погашать — ..., принять —...,

оплатить —..., расторгнуть — ...,

возложить —....

Стилистическая окраска слова и лексические нормы делового стиля

В языке документов слово должно употребляться с учетом его сти­листической окраски (принадлежности к тому или иному стилю). По­нятие стилистической окраски обычно связывается с закрепленностью слова за той или иной сферой использования языка, за тем или иным функциональным стилем.

Образно говоря, каждое слово в языке имеет свой "паспорт", в ко­тором указано, как и где оно используется, какова сфера его употреб­ления. Яркую стилистическую окраску имеют канцеляризмы и проце­дурная лексика: надлежащий, данный, настоящим, указанный, испол­нитель, ходатайство и т.п. Эта сугубо книжная лексика в устной речи практически не используется: мы хорошо ощущаем ее книжно-пись­менную окраску. А разговорная лексика, как уже было отмечено, про­никает в тексты документов именно потому, что разговорные обороты и профессионализмы не осознаются как таковые.

Профессионализмами называются слова, выражения, ограниченные в сфере использования границами какой-то отрасли, профессии.

Специфические профессионализмы — разговорные наименования того или иного явления нужно отличать от книжно-письменной лек­сики:

Профессионализмы Книжная лексика

расходник

платежка

безнал (по безналу)

нал

оперативка

кадровик

оптовик

расходный ордер

платежное поручение

безналичный расчет

наличные деньги

оперативное совещание

работник отдела кадров

оптовый покупатель

Профессионализмы — это слова с усеченной основой, образован­ные чаще всего при помощи суффиксов -к/-ка, -ик.

Подобная лексика, уместная в неофициальной обстановке делово­го общения, абсолютно неуместна в языке документов.

Упражнение 7. Подвергните предложения стилистической правке, заме­нив разговорно-жаргонную лексику книжной.

1. Приемка продукции по качеству и количеству осущест­вляется на основании Инструкций Госарбитража. 2. Пере­вести переоборудование заправщиков для транспорти­ровки ГСМ на вновь создаваемые станции. 3. Налоги с каждой автомашины взимаются с учетом суммы растаможки. 4. За несвоевременную выплату неустойки сторо­ны уплачивают штрафные санкции в размере 1% от невозвращенной суммы за каждый день просрочки. 5. Спе­циалист обязуется произвести работы по наладке и под­гонке оборудования. 6. Покупатель уплачивает Продавцу штраф за растяжку платежей в размере 2% от стоимости товара за каждый день. 7. Сообщаем, что оплачивать торговую накидку в размере 25% мы не будем, так как договор с Роскнигой подписан нами не был.

Для справки: заправщик (проф.) — передвижная заправочная станция.

Упражнение 8. Найдите термины — эквиваленты приведенным ниже сло­вам с разговорной стилистической окраской и составьте с ними предложения.

Неучтенка, страховка, расброска (товара), нал, безнал, накрутка, бегунок.

Упражнение 9. Указать стилистическую принадлежностьслов, входящих в приведенные ниже отрывки.

Договор №23

I. Научно-техническое предприятие "Глория", именуемое в дальнейшем "Поставщик", в лице директора Синопалъникова Всеволода Дмитриевича, дей­ствующего на основании устава, с одной стороны, и Открытое акционерное об­щество "Восток", именуемое в дальнейшем "Покупатель", в лице директора Зем­ства Геннадия Андреевича, действующего на основании устава, с другой сторо­ны, заключили настоящий договор.

1. Предмет договора

1.1. Поставщик обязуется поставить продукцию, именуемую в дальнейшем "Продукция", а Покупатель принять и оплатить поставляемую Продукцию.

1.2. Объем партии Продукции, ее цена. сроки и условия поставки и оплаты оговариваются дополнительно в листах согласования, прилагаемых к настояще­му договору и являющихся его неотъемлемой частью.

II. Деловое письмо.

Уважаемый Александр Васильевич!

В целях выполнения распоряжения главы администрации Самарской облас­ти от 30.12.94 г. № 722 "О зачете международному акционерному обществу "Производственное объединение "Самвен" задолженности по кредитам из об­ластного бюджета " Управление образования передало список учебников, необхо­димых для школ области, с просьбой в случае невозможности передачи указан­ных учебников сообщить перечень учебно-методической литературы и учебни­ков, которыми располагает "Самвен" для погашения задолженности.

Грамматические нормы

Для деловой речи чрезвычайно важно соответствовать качествам, обусловливающим эффективность делового общения. Одно из них — грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупот­ребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка. Современный русский язык обладает большим количеством вариантных форм. Одни из них используются в книжно-письменных стилях речи, другие — в разго­ворно-бытовой речи. В официально-деловом стиле и шире — в офици­альном деловом общении используются формы кодифицированной письменной речи, так как только соблюдение их может обеспечить точность передачи информации.

Нарушения грамматических норм литературного языка относятся к грубым речевым ошибкам и, к сожалению, к самым частотным в письменной деловой речи (по нашим наблюдениям, около 60% всех нарушений языковых норм).

Они многообразны: неправильный выбор формы слова, наруше­ния в структуре словосочетания, предложения. Одной из самых рас­пространенных ошибок является использование в письменной речи разговорных форм мн. ч. существительных на -а/-я вместо норматив­ных на -ы/-и:

Литературная норма

Разговорная норма

договóр — договóры

инструкторы

корректоры

слесари

токари

крейсеры

дóговор — договорá

инструктора

корректора

слесаря

токаря

крейсера

Особо нужно сказать о форме "дóговор — договорá". В таблицеонанеслучайно приведена с формой единственного числа существитель­ного. Эта грамматическая норма связана с ударением, которое в разго­ворном варианте обязательно падает на первый слог. На практике же мы часто встречаемся со смешением форм "договóр" — и "договорá", что противоречит всякой логике.

При наличии колебаний (инспекторы — инспектора ) форм на -а -я, -ы, -и, первые сохраняют разговорный или даже просторечный ха­рактер (торты — торта ).

Не следует смешивать со стилистически маркированными форма­ми использование окончаний -ы -и , -а -я для различения смысла в сло­вах: корпусá (здания, войсковые соединения) — кóрпусы (туловища, штифты); лагеря (исправительные) — лáгери (общественно-полити­ческие); прóпуски (букв) — пропуска (на предприятии).

Нередко наблюдается колебание при выборе нужной формы мн. ч. существительных в родительном падеже: килограммов / килограмм.

Следует помнить, что форму с нулевым окончанием имеет следую­щая группа существительных:

1) названия парных предметов — ботинок, сапог, чулок (но носков);

2) названия национальностей, территориальной принадлежности:

армян , башкир , англичан , болгар , южан , киевлян ;

3) названия воинских групп: солдат, кадет, партизан;

4) названия единиц измерения: ампер, вольт, ватт, аршин, микрон, рентген, но: граммов , килограммов .

Достаточно часто и деловых текстах встречаются ошибки в выбо­ре падежных форм. Одной из причин их допущения является неумение адекватно использовать производные предлоги и предложные со­четания:

Ошибочно Правильно

до истечении пятидневногосрока

по окончанию рабочего дня

до истечения пятидневного срока

по окончании рабочего дня

Предложные сочетания с временным значением — "после чего-ни­будь" (род. п.) — пишутся на конце с и : по окончании школы, по истече­нии срока договора, по прибытии делегации, по возвращении из коман­дировки, — если в их состав входит предлог "по".

Предложные сочетания с временным значением, начинающиеся с предлога "до" имеют на конце -я (род. п.): до истечения пятиднев­ного срока, до принятия решения, до завершения срока реконструк­ции.

Упражнение 10 . Образуйте форму именительного падежа множественного числа.

Директор, архитектор, компрессор, сорт, рапорт, слесарь, отпуск, ордер, сектор, штемпель, вектор, диспетчер, до­пуск, редактор, табель, цех, корм, квартал, отгул, шофер, месяц, инструктор, бухгалтер, брокер, дилер, ректор, про­фессор, порт.

Упражнение 11. Раскройте скобки и поставьте слова в нужном падеже.

1. Согласно (наша договоренность) товары должны быть отгружены не позднее 2 сентября сего года. 2. Прошу оп­латить услуги согласно (договор). 3. Согласно (приложе­ние к лицензии) разрешены следующие виды работ. 4. В соответствии с (принятая ранее договоренность) прошу выслать в наш адрес образцы товара и упаковки. 5. Соот­ветственно (принятые обстоятельства) отправляем в Ваш адрес образцы нашей продукции. 6. Согласно (прилагае­мый список) наградить работников ЗАГСа денежной пре­мией в размере месячной зарплаты. 7. Согласно (настоя­щий контракт) Исполнитель оплачивает работу Агентства в сумме восемьсот тысяч рублей. 8. Просим сообщить до­полнительные сведения относительно (изменения в фи­нансировании) нашего предприятия.

Упражнение 12. Перепишите предложения, вставляя вместо точек пред­логи благодаря, ввиду, вследствие с учетом их лексического значения.

1. ... ожидаемых заморозков принять меры предосторож­ности и провести профилактику оборудования. 2. ... ре­монта железнодорожного полотна пассажирский поезд пришел с опозданием. 3. ... мужеству и самообладанию водителя авария была предотвращена ... затопления части набережной ремонтные работы приостановить. 4.... боль­шого наплыва посетителей время работы выставки уве­личено с 10 до 19 часов. 5. ... повышения цен на энерго­носители решение об изменении оптовых и розничных цен на товары и услуги будут согласовываться с членами комиссии. 6. ... активной деятельности экологических служб города экологическая обстановка в городе и его окрестностях начала улучшаться.

Упражнение 13. Перепишите словосочетания, раскрывая скобки.

I. Приехать по (окончание института); возвратиться по (завершение строительства); приступить к обязанностям по (истечение срока стажировки); расписаться по (озна­комление с решением); принять решение по (рассмотре­ние вопроса); навести справки по (прибытие на место); написать отчет по (окончание работ).

II. Действовать вопреки (совет); уезжать согласно (пред­писание); совершенствовать формы ведения хозяйства по мере (развитие демократии и рыночных отношений); отложить решение впредь до (выяснение обстоятельств дела); корректировать план в сторону (уменьшение объе­ма работы); дать директивы по линии (профсоюз); меро­приятия в целях (увеличения товарооборота); интересное предложение со стороны (фирма-заказчик).

Нередко вызывает затруднения склонение сложных слов, которые все активнее проникают в деловую речь.

1. Склоняются обе части слова, если они обозначают рабочие про­фессии: токарь-карусельщик, токаря-карусельщика; летчик-испыта­тель, летчика-испытателя.

2. В других случаях склоняются обе части слова, если они выраже­ны склоняемыми частями: по счету -фактуре ; из письма -запроса ;отфирмы -партнера по телексу -предложению .

Склоняется только вторая часть сложных слов, если первая часть сложного слова — неизменяемое слово: по соло-векселю ; жиро-чека .

Склоняется только вторая часть сложных слов, если первая часть сложного слова — иностранное слово, недавно вошедшее в состав рус­ской лексики: из шоп-тура, по тайм-шиту, о бизнес-центре.

Упражнение 14. Перепишите предложения, раскрывая скобки.

1. По высланному Вами (счет-фактура) были оплачены только двенадцать путевок из шестнадцати. 2. Наши от­ношения с (фабрика-поставщик) на сегодняшний день зашли в тупик ?. Инновации в области (бизнес-образова­ние) стали предметом обсуждения на семинаре. 4. (Банк-гарант) в этой сделке выступает "Прима-банк". 5. В каче­стве (инструктор-испытатель) я привлекался для работы с новейшими марками самолетов. 6. В (тайм-шит) указан расчет погрузочно-разгрузочного времени судна во всех портах. 7. В качестве (фирма-агент) будет выступать наше предприятие. 8. Руководство рассмотрело представлен­ный Вами предварительный вариант (бизнес-план).

Упражнение 15. Составьте с приведенными ниже словами предложения (так, чтобы эти слова были использованы в форме косвенных падежей.

Тайм-чартер, соло-вексель, банк-ипотека, кредит-нота, кросс-чек, письмо-запрос, бизнес-круиз, холдинг-компа­ния.

Род несклоняемых существительных и сложносокращенных слов и согласованиеих с определяемыми словами также вызывает иногда затруднения.

При определении рода несклоняемых существительных нужно по­мнить, что

к среднему роду относятся существительные, обозначающие не­одушевленные предметы и субстантивированные* несклоняемые слова (совместное коммюнике, шелковое кашне, строгое жюри, наше завтра);

к мужскому роду относятся существительные, обозначающие лиц мужского пола (расторопный портье, новый атташе, строгий рефери) и животных (крикливый какаду, кенгуру скрылся);

к женскому роду относятся существительные, обозначающие лиц женского пола (леди, мадам).

Род сложносокращенных слов, аббревиатур, образованных посред­ством соединения начальных букв слов, определяется по роду опорно­го слова: МГУ (Московский государственный университет муж. род) открыл курсы, крупная ТЭЦ (электростанция — жен. род), КРУ (управ­ление — ср. род) объявило.

Упражнение 16. Образуйте с несклоняемыми существительными словосо­четания "прилагательное + существительное".

Сальдо, жюри, интервью, резюме, кофе, фиаско, досье, пресс-атташе, авизо, бюро, реноме, импрессарио, лобби, рантье, факсимиле, ревю, кенгуру, кафе, буржуа, пани, эмбарго.

Упражнение 17. Употребите аббревиатуры с глаголами в форме прошед­шего времени, например:

ТАСС заявил.

ООН, ОРТ, СНГ, НДС, ОПЕК, РИО, ГРЭС, РЭУ, ФАО, ФИДЕ, ФСБ, АИС, ММВБ, ЕЭС, МВФ, ФПГ, ЧИФ.

Для справок: ФАО — продовольственная сельскохозяйственная организа­ция ООН; АИС — автоматическая информационная система; ЕЭС — Европей­ское экономическое сообщество; МВФ — Международный валютный фонд; ФПГ — финансово-промышленная группа; ЧИФ — чековый инвестиционный фонд.

Словосочетание

Самыми распространенными грамматическими ошибками в текс­тах документов являются случаи нарушения структуры глагольных и именных словосочетаний со связью управления.

Особенно болезненно реагируют на нарушения грамматической структуры клишированные словосочетания, среди которых много си­нонимичных:

свойственный (кому?) —характерный (для кого?); отказаться (от чего?) — отвергать (что?).

Как видно из примеров, они часто используют различные падежи управления, т.е. имеют различные модели управления. Смешение этих моделей называется контаминацией. Причиной ее является механи­ческий перенос синтаксических сочетаемостных свойств на близкие по значению или однокоренные слова:

Очень часто даже однокоренные слова имеют разное управление:

плата за проезд (В.п.), но оплата проезда (Р.п.)

вера в победу (В.п.), но уверенность в победе (П.п.)

заслужить награду (В.п.), но заслуживать награды (Р.п.)

обрадоваться известию (Д.п.), но обрадован известием (Тв.п.)

Учитывать нужно и ту особенность, что русские глаголы могут иметь вариативные конструкции управления:

бороться, сражаться (против кого?) и (с кем?)

смириться (с чем?) и (перед чем?)

В случае затруднения в выборе падежной формы управляемого слова нужно обращаться к известному словарю-справочнику Д. Э. Розенталя "Управление в русском языке"*. В нем даны не только грамма­тические модели словосочетаний, но и примеры их использования в письменной речи.

* Розентаяь Д.Э. Управление в русском языке: Словарь-справочник. М., 1986.

Помимо одновалентных*, в русском языке огромное количество двух- и трехвалентных глаголов, которые также вступают в синонимические отношения при индивидуальных моделях управления:

Базировать свои выводы на расчетах.

Обосновывать свои выводы расчетами.

Удостоить Кравцова Н.П. звания Заслуженного деятеля науки.

Наградить Ветерана труда П.И.Селезнева ценным подарком.

В письменной деловой речи подобные глаголы встречаются доста­точно часто. При использовании их нужно учитывать ту особенность, что они в языке документов реализуют все валентности, создавая трех- и четырехкомпонентные словосочетания:

Указать службе подстанций на недостатки в работе.

Неполнота выражения особо нетерпима в официально-деловой и научной речи. Поэтому некорректно составленными будут словосоче­тания, в которых не реализована хотя бы одна валентность глагола, на­пример:

Просим выразить благодарность и наградить денежной премией кол­лектив филиала Агробанка в связи с предстоящим 10-летним юбилеем.

Требование полноты выражения предполагает использование сло­восочетаний в полном виде:

Просим выразить благодарность коллективу филиала Агробанка за ус­пешную работу и наградить сотрудников денежной премией в связи с пред­стоящим 10-летним юбилеем деятельности филиала.

Упражнение 18. Составьте словосочетания с глаголами и существитель­ными, близкими по значению, по предложенным моделям.

Основываться (на чем-либо), опираться (на что-либо); оп­латить (что-либо), платить (за что-либо); превосходство (над чем-либо), преимущество (перед чем-либо); обра­щать внимание (на что-либо), уделять внимание (чему-либо); отчитаться (в чем-либо), сделать отчет (о чем-либо); доминировать (над чем-либо), превышать (что-либо); сослаться (на что), исходить (из чего); отразиться (на чем), повлиять (на что); информировать (о чем), сооб­щить (что, о чем).

Упражнение 19. Составьте максимальное количество словосочетаний из следующихкомпонентов.

Препятствовать тормозить

мешать

сдерживать

движение

прогресс

убежденность

вера

уверенность

вера

правота

победа

отзыв

рецензия

книга

решить

разрешить

вопрос

проблема

Смириться примириться

обстоятельства

удостоить

наградить премировать

звание

орден

путевка

Упражнение 20. Составьтепредложения, используя в нихсловосочетанияпо следующим моделям:

1. Согласие (с чем), соглашение (о чем). 2. Идентичный (чему), сходный (с чем). 3. Соответственно (чему), в соот­ветствии (с чем). 4. Располагать (чем), иметь (что).

Упражнение 21. Составьте словосочетания, используя в качестве зависи­мого компонента различные падежные формы одного слова. Например:

решить вопросрешение вопроса

изготовить образец — изготовление...

рассчитать проектную смету — расчет...

погасить задолженность — погашение...

оценивать работу — давать оценку ...

уточнять стоимость — вносить уточнения...

примириться с неизбежностью — смириться ...

обрадоваться успеху — обрадован ...

заслуживать одобрения — заслужить ...

Особого упоминания заслуживает расширительное употребление дательного падежа с предлогом "по". Все чаще в письменных деловых текстах он вытесняет родительный падеж, хотя такая замена возможна далеко не во всех случаях. Она допускается в таких словосочетаниях, в которых и первое, и второе существительные обозначают целенаправ­ленные действия или их результаты. Например, в словосочетаниях:

Расчет исходя из установленной мощности Расчет по предварительной мощности

и первое и второе слово обозначают результаты человеческой деятель­ности, поэтому замена на предложное сочетание с "по" возможна. Име­ются варианты:

правила перевозки грузов и правила по перевозке грузов.

рабочая смета строительства и рабочая смета по строительству.

Однако очень часто конструкции с предлогом "по" нарушают грам­матическую структуру словосочетания при передаче отношений при­надлежности.

Неправильно

Правильно

Дательный падеж Родительный падеж

департамент по транспорту

Налоговая инспекция по Ленинскому району

Главное управление Центрального банка РФ по Самарской области

Департамент транспорта

Налоговая инспекция Ленинского рай­она

Главное управление Центрального бан­ка Самарской области

Второй причиной подобных ошибок является неразличение пред­ложных конструкций с предложным падежом и конструкций с датель­ным падежом:

Неправильно Правильно
Дательный падеж Предложный падеж
распоряжение по переводу работников распоряжение по пенсиям

распоряжение о переводе работников

распоряжение о пенсионных выплатах

Третьей причиной указанных грамматических ошибок является использование формы несогласованного определения вместо согласо­ванного:

Неправильно Правильно

работы по дизайну

обязательства по договору

работы по кровле

подрядчики по обслуживанию жилищ­ного фонда

дизайнерские работы

договорные обязательства

кровельные работы

подрядчики, обслуживающие жилищ­ный фонд

Иногда предлог "по" заменяет предложное сочетание: расчет по установленной мощности вместо "расчет исходя из установленной мощности".

Нередки в деловой письменной речи конструкции с двойным дательным падежом, которые можно отнести и к стилистическим недочетам:

договора по предоставлению услуг по отоплению; ... обеспечение под­рядчиков по обслуживанию жилищного фонда по Самарскому району; веде­ние делопроизводства по личному составу Департамента по промышлен­ности.

Следует избегать скопления одинаковых падежных форм, так как, помимо неблагозвучия, оно создает дополнительные трудности в вос­приятии текста.

Для официально-деловой письменности характерны цепочки форм родительного падежа: Исходя из необходимости разграничения балансовой принадлежности эксплуатационной ответственности сто­рон подряда...

Однако гипертрофируясь, превышая по количеству компонентов оптимальную длину (4-5 слов), такие цепочки затрудняют воспри­ятие текста. Поскольку непременной составляющей таких цепочек яв­ляются отглагольные существительные с суффиксом -ния-, легко за­меняемые глаголом, предложения достаточно просто подвергаются стилистической правке:

Исходя из необходимости разграничить балансовую принадлежность эксплуатационной ответственности сторон...

Помимо расширительного употребления предлога "по" с дательным падежом для официально-деловой письменности характерно расширительное использование предлога "на" с винительным паде­жом:

запрос на скидки; сведения на сто сорок семь фирм; выплаты на покры­тие коммунальных услуг.

Очень часто неразличение форм винительного и родительного па­дежей связано с влиянием разговорных сокращений — стяжений: рас­ходомеры на эти диаметры — расходомеры (рассчитанные) на эти диаметры; квитанции на счета — квитанции (выписанные на получе­ние денег по счетам).

С другой стороны, клишированное словосочетание отнести на счет (предприятия) часто встречается с ошибочно употребленным предло­гом "за":

отнести за счет предприятия (по аналогии с

выполнить за счет экономии средств).

Некоторые словосочетания с одним и темже предлогом могут вступать в синонимичные отношения:

поступать сообразно (чему) правилам, требованиям

и поступать сообразно (с чем) с правилами, с требованиями;

действовать согласно (чему) закону, приказу

и действовать согласно (с чем) с законом, с приказом

При использовании тех или иных грамматических форм нельзя забывать о важнейшем принципе их использования — принципе це­лесообразности и уместности, т.е. при наличии дублетных форм (инспекторы — инспектора) разграничивать сферуих употребле­ния.

При составлении словосочетаний с предлогами "по" и "на" нужно помнить, что предлог "по" традиционно используется в словосочета­ниях со значением:

1. Названия лица по профессии, деятельности: менеджер по прода­жам, мастер по резьбе, специалист по радиотехнике;

2. Названия разного рода бумаг, документов, учреждений, пред­приятий: комиссия по ликвидации последствий землетрясения, агент­ство по продаже недвижимости, решение по перестройке работы, пункты по выдаче приватизационных чеков, группы по сбору подписей, Комитет по правам и обращениям граждан, расходы по транспор­тировке товара, план по реорганизации предприятия.

3. Названия какого-либо вида деятельности: действия по недопу­щению срыва графика работ; работа по укреплению производственной дисциплины.

Однако важно отличать допустимые варианты предложных кон­струкций от ошибочных, имея в виду правило, сформулированное выше. В случаях сомнения или колебания следует обращаться к грам­матическим справочникам и словарям.

Неверно:

Налоговая инспекция по Ленинскому району,

Департамент по промышленности.

К номенклатурным знакам это относится в первую очередь. Допускать грамматическую ошибку в номенклатурном знаке — значит тиражировать ее многократно и внедрять как образец в сознание людей.

Упражнение 22 . Укажите ошибки в употреблении предложных конструкций и запишите их в исправленном виде.

Департамент по строительству, работа по ремонту по ши­феру, реклама по России, договор по реализации продук­ции, решение по зарплате, сведения по тоннажу судна, дилер по Самаре, ведение делопроизводства по личному составу, предоставление услуг по отоплению, сведения на 147 фирм нашего города, база данных по клиентам, опись на изделия из алюминиевого профиля.

Упражнение 23. Отредактируйте предложения.

1. Прошу вас выслать нам для ознакомления расценки на приобретение оборудования. 2. Расходы произвести за счет средств, предусмотренных бюджетом. 3. При необ­ходимости проверка продукции должна проводиться в соответствии с техническими условиями на продукцию. 4. Перед сдачей объекта под охрану проверять, закрыты ли окна, форточки и двери. 5, Покупатель обязуется при­нять продукцию по количеству и по качеству в соответ­ствии с требованиями инструкций. 6. При этом транспорт­ные расходы по централизованной доставке относятся на предприятие. 7. Арендатор обязуется заключить все не­обходимые договора на страхование. 8. Разработать про­грамму учета потребляемых средств на объектах здра­воохранения, народного образования и на объектах куль­туры.

Синтаксические нормы

Не менее важную роль, чем правильное употребление слов, в доку­ментах играет четкость синтаксической организации текстов. Наруше­ния синтаксических норм русского литературного языка не столь час­тотны, как грамматические ошибки, однако именно эти ошибки в зна­чительной степени затрудняют восприятие текста.

Нарушение порядка слов, рассогласование подлежащего со сказуе­мым, определения с определяемым словом, ошибки, связанные с упот­реблением причастных и деепричастных оборотов, смещение структу­ры простого и сложного предложения и целый ряд других ошибок часто делают высказывание маловразумительным и сумбурным, не от­вечающим базовому требованию, предъявляемому к языку деловых бумаг, — требованию точности, не допускающей инотолкования.

Разрешить акционерному обществу открытого типа "Санаторий им. Чкалова" котельную и трансформаторную подстанцию на поляне им. Фрунзе со всеми видами инженерных сетей в объеме проекта ввести в экс­плуатацию.

Разрыв словосочетания, нарушение порядка слов затемняют смысл высказывания. Восстановив порядок слов в предложении, мы облегчаем его восприятие:

Акционерному обществу открытого типа "Санаторий им. Чкалова" разрешить ввести в эксплуатацию котельную и трансформаторную под­станцию на поляне им. Фрунзе со всеми видами инженерных сетей в объеме проекта.

Нередко следствием нарушения порядка слов в предложении яв­ляется разрыв причастного оборота или отрыв его от определяемого слова. Чаще всего это вызывает ошибки в согласовании причастий.

Ответственное лицо за радиационную безопасность в ОАО "MAC" на­значается из числа сотрудников, имеющих высшее образование и стаж ра­боты не менее трех лет, прошедшие подготовку по специальной программе, имеющего , соответствующий документ.

В связи с повышением цен на материалы, комплектацию, энергоносите­ли, увеличением цен на оплату труда рабочих, увеличения затрат на ко мандировочные расходы , связанных с обслуживанием прибора ...

Оплата за оборудование по настоящему контракту, поставляемого в указанный срок, осуществляется простым платежом.

Причастный оборот может находиться как перед определяемым словом, так и после него: прошедшие подготовку сотрудники; сотруд­ники, прошедшие подготовку. Нарушением синтаксической нормы яв­ляется отрыв причастного оборота от определяемого слова. Следстви­ем такого отрыва является рассогласование причастия с определяе­мым словом в форме падежа, реже — числа.

Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, не­однозначность прочтения. Например:

Установление стандарта социальных норм площади жилья в соответ­ствии с постановлением Правительства РФ от 26.05.97 г. № 621 и решением городской думы, в пределах которых осуществляется предоставление компенсаций (субсидий) по оплате жилья коммунальных услуг в размерах ... (в пределах чего?)

При составлении текстов документов нужно помнить, что не реко­мендуется разъединять:

составные и фразеологизированные сказуемые следует внести яс­ность, разрешается ввести в эксплуатацию, произвести реконструк­цию, несет ответственность, принимает на себя обязательства.

клишированные и устойчивые словосочетания погашать задол­женность, найти возможность решения проблемы, приступить к вы­полнению работ, внести дополнения (уточнения) в установленном по­рядке, по причине срыва графика поставок и т.п. за исключением слу­чаев расширения их терминологизированными определениями внести полную ясность, предоставить долгосрочный кредит, в установленном законом порядке, внести существенные дополнения;

клишированные предложения:

Настоящий договор вступает в силу с момента подписания сторо­нами.

За нарушение обязательств по настоящему договору стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Предложения и дополнения принимаются в установленном законом по­рядке.

Контроль за выполнением данного постановления возложить на...;

причастный и деепричастный обороты (лицо, ответственноезарадиационную безопасность, но не ответственное лицо за радиацион­ную безопасность; выступая с инициативой, о чем говорилось выше, от лица дирекции фирмы, предлагаем ... вместо выступая с инициативой от лица дирекции фирмы, о чем говорилось выше, предлагаем...)

Нельзя отрывать определение от определяемого слова, придаточное предложение, являющееся присловным распространителем, от слова, которое оно распространяет.

Упражнение 24. Отредактируйте предложения, устранив ошибки в поряд­ке слов предложения.

1. При невыполнении данного пункта договора заказчик обязуется выплатить в размере 0,1% стоимости готовой продукции неустойку за хранение продукции. 2. В связи с передачей объекта в ведение МП "Волгопроммаш" и предоставленных расчетов прошу выделить 200 млн. руб­лей. 3. В свою очередь Подрядчик несет материальную ответственность за повреждения энергосистемы, находя­щейся в ведении Заказчика в полном объеме. 4. Во время работы специалистов исполнителя заказчик обес­печивает рабочими местами в помещениях АТС и изме­рительными приборами. 5. Датой передачи собственнос­ти считается дата зачисления денежных средств за всю партию на расчетный счет поставщика. 6. Срок гарантии нормальной работы продукции устанавливается с даты подписания акта о приемке сторонами законченных работ в полном объеме. 7. Каждая из сторон имеет право прекратить действие Договора, уведомив не менее чем за 20 рабочих дней другую сторону в письменном виде.

Употребление деепричастных оборотов

Деепричастные обороты являются характерной стилистической чертой книжной письменной речи. В устной разговорной речи они употребляются крайне редко. Поэтому навык употребления деепри­частных оборотов у людей малочитающих остается неустойчивым. Чаще всего в деловых письменных текстах нарушается основное тре­бование использования деепричастий. Оно заключается в том, чтобы деепричастие и глагол, к которому оно относится, обозначали дейст­вияодного лица. Нарушение этого правила приводит к алогизму и аб­сурдности высказывания. Вспомним знаменитую строчку из "Жалоб­ной книги" А. П. Чехова: "Подъезжая к сей станции и глядя на приро­ду в окно, у меня слетела шляпа". При такой структуре предложения получается, что в поезде ехала и любовалась природой шляпа. Подоб­ный алогизм высказывания, вызванный нарушением правил употреб­ления деепричастных оборотов, встречается и в наши дни.

К следствиям основного принципа употребления деепричастных оборотов относятся следующие:

1. Невозможно употребление деепричастного оборота в безличных предложениях (кроме инфинитивных конструкций), т.е. к нарушениям грамматико-синтаксической нормы относятся конструкции типа: Со­глашаясь с Вами, у меня нет возражений, Решая этот вопрос, нами было установлено ...

2. Невозможно употребление деепричастных оборотов в пассивных конструкциях, так как субъект действия пассивной конструкции не мо­жет совпадать с субъектом действия, обозначенного деепричастием. Нель­зя сказать: Объединив наши усилия, к нам вернется уверенность в успехе.

Нужно отметить, что норма не нарушается, если в составе сказуе­мого безличного предложения есть неопределенная форма глагола: Го­воря о просчетах в подготовке предвыборной кампании, нужно выде­лить ряд причин объективного характера.

Деепричастные обороты легко заменяются в структуре предложе­ния придаточными предложениями (как правило, условия или време­ни) или устойчивыми канцелярскими оборотами. Например:

Учитывая общий размер уставного капитала, мы оставляемза собой право корректировки взноса.

Мы оставляем за собой право корректировать взнос в зависимости от общих размеров уставного капитала.

Учитывая социальную значимость предприятия "Красноглинские бани", администрация обращается к Вам с просьбой о выделении дотации в размере 200 000 (двухсот тысяч) рублей на покрытие предприятием коммунальных услуг.

Поскольку предприятие "Красноглинские бани" представляет собой со­циально значимый объект, администрация обращается к Вам с просьбой о выделении дотации в размере 200 000 (двухсот тысяч) рублей на покры­тие коммунальных услуг.

Упражнение 25. Отредактируйте предложения с деепричастными оборотами, где нужно заменяя их придаточными предложениями или устойчивыми оборотами.

1. Ссылаясь на нашу договоренность, платеж будет про­изведен через инкассо. 2. Отвечая на Ваше письмо отно­сительно финансового положения компании, нами была собрана следующая информация. 3.Принимая во внима­ние наше длительное сотрудничество, товар будет по­ставлен Вам со скидкой 5%. 4. Подписывая договора, оп­лата гарантируется. 5. Направляя на рассмотрение дан­ный вопрос, нам необходимо увеличение годового фонда минимум на сорок тонн. 6. Однажды одевшись в "Рибок", вам не захочется покупать спортивную одежду других фирм. 7. Записываясь на прием в городскую администра­цию, гражданам выдаются пропуска.

Упражнение 26. Придумайте предложения со следующими деепричастны­ми оборотами:

1. Отправляясь в загранкомандировку, ... 2. Рассчитывая на свои силы, ... 3. Принимая во внимание Ваше мнение по данному вопросу,... 4. Приступая к рассмотрению сле­дующего вопроса,... 5. Отмечая отдельные недостатки, ... 6. Подчеркивая значимость проекта,... 7. Отвечая на Ваш запрос от 17.07.98 г.,... 8, Рассмотрев Ваше предложение о сокращении срока поставок, ...

Конструкции с однородными членами

Одними из самых частых ошибок в деловых текстах являются ошибки, связанные с логической несочетаемостью однородных членов предложения.

1. В качестве однородных членов предложения не должны высту­пать слова, обозначающие родовые и видовые понятия. Например: Магазину требуются продавцы овощей и картофеля. В данном случае нарушение нормы вызвано тем, что в качестве однородных членов ис­пользованы родовое понятие "овощи" и видовое "картофель".

2. Однородными членами предложения не могут быть слова, вы­ражающие так называемые скрещивающиеся понятия, т.е. слова, зна­чение которых в чем-то совпадает. Недопустимы конструкции: Ру­ководство отметило и премировало лучших сотрудников ценными по­дарками. Значение слов отметить и премировать во многом совпа­дает:

отметить подчеркнуть значение чего-нибудь, сделанного кем-либо, обычно наградив человека.

премировать наградить премией.

3. Недопустимо употреблять в качестве однородных членов слова, обозначающие разноплановые понятия. Например: Выдача готовой продукции производится по счету и по предъявлении квитанции.

4. В качестве однородных членов не могут использоваться:

причастные обороты и придаточные предложения. Неправильно:

Лица, которые прошли медкомиссию и имеющие допуск к работам, про­ходят специальный инструктаж по соответствующей специальности,

причастные и деепричастные обороты.

То есть недопустимы конструкции типа; Рассматривая Ваше пред­ложение и решающий эту проблему положительно, хочу обратить Ваше внимание на условия хранения продукции.

Упражнение 27. Отредактируйте предложения, исправив ошибки в упот­реблении однородных членов.

1. При обнаружении повышенного уровня радиации в ра­бочих помещениях приостановить работы с источниками ионизирующих излучений с эвакуацией людей и докла­дом руководству. 2. Различного рода вывески и реклама арендаторов должны быть согласованы с руководством рынка. 3. Арендаторы и их персонал обязаны соблюдать санитарные и противопожарные требования. 4. В выстав­ке приняли участие крупные фирмы, предприятия города, акционерные общества и частные предприятия. 5. Если вы хотите, чтобы ваше торжество, отдых коллектива, свадьба, юбилей прошли празднично и остались в памя­ти, спешите уже сегодня забронировать места на тепло­ходе "Полина". 6. Для малоимущих, инвалидов и неторгу­ющих организаций предусмотрены скидки. 7. Последнее означает не просто вежливость с покупателями, но и за­боту о нем.

Упражнение 28. Устраните ошибки в конструкциях с однородными членами. Обратите внимание на то, чем выражены однородные члены в предложениях.

1. Если в период гарантийной эксплуатации обнаружатся дефекты, возникшие по вине подрядчика и которые не позволяют продолжать нормальную эксплуатацию про­дукции, то гарантийный срок продлевается. 2. Следует четко определить задачи, поставленные автором в дан­ной работе и какие методы использовались для достиже­ния этой цели. 3. Мы были бы рады, если бы Вы оплатили банковским векселем, либо открыв безотзывный аккре­дитив в нашу пользу. 4. Перед сдачей объекта под охрану нужно проверить, чтобы в охраняемом помещении в не­рабочее время не оставались посторонние лица, вклю­ченные электроприборы и другие источники огня. 5. Сто­роны освобождаются от ответственности, если невыпол­нение обстоятельств явилось следствием непреодолимой силы, возникшей после заключения договора и которую нельзя ни предвидеть, ни предотвратить разумными ме­тодами. 6. Когда было принято решение о переносе ком­муникаций и, предварительно сообщив об этом пользова­телям, мы начали работы.

Структура сложного предложения

В деловой письменной речи, как уже говорилось, преобладают простые предложения. Однако это не означает, что сложные предло­жения менее значимы для текстовой организации в официально-деловой |письменности, чем простые. Сложное предложение передает сложную мысль, отражая сложные отношениятех или иных социально-правовых ситуаций.

Точно определить те или иные смысловые отношения помогают союзы и союзные слова. Именно поэтому использование их должно быть корректным. Особенно это относится к составным союзам и к со­юзам, использующимся с указательными словами: не только.... но и; как ..., так и ...; если ..., то; такой же .... как; несмотря на то что; в силу того, что; о том, что; благодаря тому, что; ввиду того, что; перед тем, как; так же, как и др.

Иногда в текстах происходит контаминация составного союза, на­рушающая логические связи в структуре сложного предложения. На­пример: Не только проблемы строительства, а также бытовые и соци­альные проблемы строителей были включены в повестку дня собрания. (Нужно: не только ..., но и). Встречается неадекватное использование составного союза (или части составного союза) в простом предложе­нии. Например:

При отказе подрядчика от составления и подписания протокола при обнаружении дефектов, то для их подтверждения заказчик вправе назна­чить квалифицированную экспертизу (союз "если ..., то").

Нередко составители документов неоправданно усложняют текст, что выражается в нанизывании однотипных придаточных, перенасыще­нии сложных предложений различного рода осложнителями (причаст­ными и деепричастными оборотами, вводными словами и конструкция­ми, обособленными дополнениями и обстоятельствами). Например:

Охрана освобождается от ответственности за кражу имущества, если установлено, что охрана была лишена возможности вскрыть и осмат­ривать объект для выяснения причин срабатывания сигнализации, если по­сторонние лица задержаны охраной при совершении кражи, и в других слу­чаях, если охрана докажет отсутствие своей вины.

Подобные предложения легко рубрицируются, т.е. членятся на со­ставные части, графически отделенные одна от другой. Например:

Охрана освобождается от ответственности, если установлено:

что охрана была лишена возможности вскрыть и осмотреть помеще­ние для выяснения причин срабатывания сигнализации;

что посторонние лица задержаны охраной при совершении кражи;

что охрана невиновна.

Следует заметить, что рубрикация сложного предложения в тексте может осуществляться при помощи сигнального тире в начале абзаца или цифрового обозначения. Рубрикация облегчает усвоение инфор­мации, делает ее более наглядной.

Упражнение 29. Отредактируйте сложные предложения, определив пред­варительно тип ошибки.

1. Нам сегодня можно избежать крупных спадов произ­водства, если вы поможете нам крупными вливаниями денежных средств. 2. Не только крупные и средние предприятия стоят сегодня перед угрозой закрытия, а также малый бизнес растворяется из-за бремени нало­гов. 3. Доказательство, что содержание крупного рогато­го скота ухудшается, сегодня мы имеем в виде уменьше­ния поголовья по всем регионам. 4. В случае того, что смета не будет Вами утверждена, то решение принимает­ся на расширенном заседании приемной комиссии. 5. В случае необходимости, которая может наступить по при­чине непредвиденных обстоятельств, которые квалифи­цируются как форс-мажорные, которые не позволяют сто­ронам выполнить своих обязательств, то стороны осво­бождаются от ответственности на согласованный между ними срок.

Логика изложения и законы текстовой организации

Логика изложения и законы текстовой организации в языке доку­ментов объединены одним принципом — принципом формально-логи­ческого построения текста. Этот принцип заключается в том, что части текста (абзацы, рубрицированные части) представляют собой фраг­менты, микротемы которых в закрепленной последовательности пред­ставляют макротему целого. Неизбежная иерархичность текстовой ор­ганизации выражается в делении текста документа на разделы, пара­графы, пункты, подпункты, которые, как правило, нумеруются.

Рубрикация

Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются однотипные знаки — арабские цифры или буквы. Тексты сложной организации требуют обозначения частей раз­личными средствами.

Более крупные по сравнению с абзацами рубрики (часть, раздел, глава, параграф) обозначаются римскими или арабскими цифрами и именуются. Например:

1. Общие положения.

2. Квалификационные требования и необходимый уровень знаний.

3. Обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

При разделении текстана рубрики каждая составная часть, соот­ветствующая понятиям пункта и подпункта, получает свой номер (ис­пользуются арабские цифры), после которого ставится точка. Номер каждой составной части включает все номера соответствующих со­ставных частей более высоких ступеней деления. Например:

1. Общие положения.

1.1. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, назначается и освобождается приказом Генерального директора.

1.2. Лицо, ответственное за радиационную безопасность, подчиняется непосредственно начальнику службы радиационной безопасности.

При дальнейшем дроблении текста на подпунктыколичество зна­ков, обозначающих нумерацию, будет увеличиваться:

При формально-логической организации текста текстообразующую функцию выполняют заголовки и подзаголовки.

Заглавие документа — его обязательная принадлежность:Приказ,Должностная инструкция, Договор, Распоряжение и т.д.

Только в деловой переписке не указывается название документа.

Заголовок, как правило, конкретизирует тип документа, отражает основную его тематику. Поэтому так желательны заголовки в тексте делового письма, договора, приказа.

Формула содержательного заголовка представляет собой предлож­ное сочетание, отвечающее на вопрос: о чем этот документ? Например:

Приказ

Об организации выездной торговли

Договор

о пожарно-охранной сигнализации объекта

В деловых письмах содержательный заголовок выносится не всег­да. В ряде этикетных деловых писем и в письмах информационного характера заголовок не используется. Однако он совершенно необхо­дим в коммерческой переписке:

О поставке груза по контракту № ...

О запросе на поставку бензина А-76

Об отмене заказа на запасные части

Иногда заголовок сливается с заглавием, конкретизируя тип доку­мента. Например:

Журнал регистрации входящих документов

Протокол заседания Совета директоров

Договор аренды

В этом случае он выступает в роли несогласованного определения, отвечая на вопрос "чего?".

Располагается заголовок после реквизитов "дата" и "индекс доку­мента" слева. Заголовок должен быть кратким, он не должен превы­шать двух строк.

Функционально заголовок представляет собой очень важную часть текста, которая значительно облегчает работу с документами: сортировку, обработку и переадресацию в случае необходимости.

Весь текст документа делится с точки зрения набора реквизитов на следующие части:

Заголовочная

часть документа

Адрес фирмы:

ул., дом, город

индекс, тел/факс

Вид документа

Дата

Основная

часть документа

Заголовок

Текст

Приложение

Оформляющая

часть документа

Подпись, печать

Виза

Фамилия исполнителя,

Его служ. Телефон

Отметка об исполнении

При том, что композиция документа индивидуальна для каждого типа документов, эта схема универсальна.

Неукоснительная логика в развитии темы, подчеркнутый анали­тизм, выражающийся в дроблении текста, и точная развернутая экс­пликация содержания — вот основные характеристики текстовой организации документа. Неукоснительная логика проявляется в по­следовательности содержательных фрагментов. Подчеркнутый ана­литизм также выражается в использовании параллельных конструк­ций:

2.1. Заказчик обязуется...

2.2. Исполнитель обязуется...

Критерии логичности речевого выражения

Когда мы говорим о логике, мы должны разделять логику действи­тельности, логику мысли и логику речевого выражения.

Логичность мысли выражается в верности отраженияфактов дей­ствительности и их связей (общее — единичное, причина — следст­вие), в обоснованности утверждений, их доказательности.

Недостатки в логико-понятийной структуре текста могут прояв­ляться в недостаточности или избыточности аргументации, в наруше­нии причинно-следственной последовательности изложения, в нару­шении правил аргументации и т.п.

Нарушение логики оформления текста нередко проявляется в не­правильном абзацном членении, делении текста документа на пункты и подпункты.

Нарушения в логической структуре высказывания проявляются в подмене логического субъекта объектом:

Оборудование считается сданным Поставщиком и принятым Покупа­телем по качеству (сертификат качества). При этом упаковка и внешний вид продукции должны полностью соответствовать условиям настоящего контракта.

Вместо: Качество оборудования считается установленным, если нали­чествует сертификат качества.

При необходимости проверка продукции внешним осмотром может проводиться покупателем самостоятельно.

Вместо: Внешний осмотр продукции проводится покупателем само­стоятельно.

К нарушениям речевой логики, или логическим ошибкам, отно­сятся ошибки в использовании терминов и терминированных соче­таний (так, в коммерческой документации часто путаются понятия: "стоимость", "цена", "расценка"), нарушения релевантности выска­зывания (речевая неполнота или избыточность, отклонение от темы), нарушения смысловых связей между компонентами высказывания и пр.

Например:

Показатели, характеризующие квалификацию служащего

1. Образование.

2. Стаж работы по специальности.

3. Профессиональная компетентность:

знание необходимых нормативных актов', знание отечественного и зарубежного опыта;

умение оперативно принимать решения по достижению поставлен­ных целей;

качество законченной работы;

своевременность выполнения должностных обязанностей;

умение работать с документами;

способность прогнозировать, организовывать, координировать и ре­гулировать работу подчиненных;

способность к творчеству, предприимчивость;

способность к самооценке.

(Из "Положения об аттестации муниципальных служащих")

Очевидно, что логика речи нарушена в анализируемом отрывке "Положения ..." не однажды. Раскрывая такое понятие, как "професси­ональная компетентность служащего", необходимо установить при­оритетность качеств и умений. В данном случае приоритетными будут "умение работать с документами" и "умение руководить людьми". "Ка­чество законченной работы" вообще не относится к знаниям и умени­ям, из которых складывается профессиональная компетентность. За рамки этого понятия выходит и предприимчивость. Таким образом, в данном случае нарушена не только релевантность высказывания, но и его смысловая структура.

Любое нарушение логической структуры высказывания предопре­деляет возможность инотолкования текста, что не позволяет ему в полной мере осуществлять свое назначение — однозначно руководить действиями людей.

Функция волеизъявления и текстовая организация документа

Документы — это тексты, в которых закрепляется акт волеизъяв­ления: приказ, распоряжение, закон, просьба и т.п., в основе своей они представляютдействие илимодель поведения, которая предписыва­ется какому-то лицу или группе лиц.

Иллокутивный акт*, т.е. действие, которое говорящий осуществля­ет с помощью высказывания, представляет собой приказ, предложение, заявление, подтверждение, просьбу, заверение, благодарность и т.п. Эти речевые действия выражаются особыми глаголами — перформативами, определяющими не только тематику, но и структуру высказывания.

Напоминаю Вам о том, что...

Просим продать...

Прошу подтвердить...

Одновременно прошу выслать...

Предлагаю Вам назначить...

Сообщаю, что...

Надеюсь, что...

Иллокутивный акт представляет собой предложение, разверты­вающееся по определенной схеме, обусловленной лексико-грамматическими свойствами перформатива.

Так, особенность текстовой организации приказов, постановлений и распоряжений заключается в том, что их текст — это одно развернутое предложение директивного характера. Нанизывание пунктов, представ­ляющих собой инфинитивные конструкции, определено перформатива­ми с директивной семантикой; приказываю, постановляю, предлагаю.

Постановляю:

Для подготовки предложений по реализации актуальных экономичес­ких проблем перспективного и текущего развития города постановляю:

1. Считать утратившим силу распоряжение Главы администрации го­рода от 25.06.92 г. № 381-р.

2. Создать финансово-экономический совет при Главе города.

3. Утвердить Положение о финансово-экономическом совете при Главе

города.

4.

5.

Открытость для структурных доработок и добавлений создает своеобразие текстовой организации этих жанров ОРД. По композици­онным особенностям во многом сходны с упомянутыми жанрамиОРД служебные записки, докладные записки, деловые письма, заявления, так как в основе их также лежат иллокутивные акты.

Другой композиционный принцип демонстрирует тексты законов, правил, расписаний, лицензий, договоров, в которых композиционной основой являетсяпредписываемая модель поведения. Такие тексты дробятся на главы, разделы, параграфы, части, пункты, подпункты, в которых модель поведения рассматривается с различной степенью обобщенности-конкретности.

В отличие от коротких (чаще всего в одну страницу) текстов доку­ментов с открытой функцией волеизъявления, перечисленные жанры законных и подзаконных актов — это тексты объемные, насчитываю­щие до нескольких десятков тысяч слов. Композиционная организа­ция их, соответственно, сложнее.

Документ — это текст, рассчитанный на неоднократное вдумчивое чтение, изучение его. Прежде всего это относится к текстам упомяну­той группы документов. Сложность, иерархичность композиции не позволяет воспринять текст сразу. Необходимым в данном случае яв­ляется поэтапное изучение и итоговое обдумывание документа.

Соблюдение всех языковых норм позволяет деловой письменной речи соответствовать таким качествам, какточность, чистота, яс­ность, логичность, которые прежде всего отличают жанры официаль­но-делового стиля.

Лингвистические термины

Иллокутивный акт речевой акт, осуществляемыйс помощью перфор­матива и представляющий определенное речевое действие.

Валентность глагола способность сочетаться с существительными и местоимениями в определенной надежной форме. Русские глаголы чаще бы­вают двух- и трехвалентными. Например:

Глава III

СТИЛЕВОЙ СТАТУС И ОСНОВНЫЕ ЧЕРТЫ УСТНОЙ ДЕЛОВОЙ РЕЧИ

Устная речь значительно отличается от письменной, причем раз­личия эти затрагивают все уровни языковой системы: лексику, морфо­логию, синтаксис, текстовый уровень. Некоторые лингвисты (О. А. Лап­тева, Н.Н. Иванкина*) ввиду системности отличительных свойств уст­ной речи выделяют ее как самостоятельное языковое явление по отно­шению к письменной речи.

* Лаптева О.А. Современная русская научная речь. Общие свойства и фонети­ческие особенности. Красноярск, 1985; Ивакина H.Н. Культура судебной речи: Учеб. пособие М., 1995.

Мы действительно говорим совсем не так, как пишем, поэтому уст­ная речь в записи воспринимается как "неправильная". У людей, впер­вые читающих расшифровку устной, особенно диалогической, речи, она вызывает удивление: "Неужели мы так говорим?" Эта обычная ре­акция объясняется тем, что мы не анализируем устную речь так, как анализируем письменную.

Сотни лет лингвистика изучала человека "молчащего" (пишущего) и лишь недавно она начала изучать человека "говорящего". С середи­ны шестидесятых годов нашего века начали появляться работы круп­нейших отечественных лингвистов: Ольги Борисовны Сиротининой, Елены Андреевны Земской, Ольги Алексеевны Лаптевой, в которых исследовались особенности устной, чаще всего разговорной диалоги­ческой речи. Активное изучение различных типов устной речи про­должается усилиями лингвистических школ, созданных и руководи­мых этими выдающимися учеными.

Важнейшей чертой устной речи является ееспонтанность, непод­готовленность. Если при создании даже таких простых письменных текстов, как записка или дружеское письмо, каждое высказывание в той или иной степени обдумывается, то при создании таких сложных текстов, как текст документа, речь идет о кропотливой и сложной ра­боте. Такие тексты пишутся сначала вчерне, затем обсуждаются, ре­дактируются и утверждаются. Ни одна из особенностей такого текста не может и не должна остаться незамеченной.

В устной спонтанной речи все обстоит иначе: момент продуциро­вания (создания) речи совпадает с моментом обдумывания и с моментом произнесения. Иными словами, мы обдумываем "что сказать" и "как сказать" в самом процессе говорения. При этом сознание настолько за­нято этой напряженной работой, что особенности спонтанной речи не фиксирует. То есть, мы сами часто не знаем, как мы говорим.

Второй важнейшей чертой устной речи, отличающей ее от пись­менной, являетсянепосредственность общения. Письменная дело­вая речь представляет собойопосредованное общение, т.е. происходя­щее посредством письменного текста (письма, договора, распоряди­тельного документа…). При этом общающиеся лишены возможности переспросить, уточнить что-либо, видеть реакцию собеседника. (Это не касается электронных СМИ.) При непосредственном общении гово­рящий не просто видит реакцию собеседника, но и учитывает ее.

В процессе устного непосредственного общения, в отличиеотписьменного, опосредованного, обмен информацией протекает сразу по нескольким каналам: слуховому, зрительному и т.д., что в свою оче­редь обусловливает перераспределение информационной нагрузки между ними.

Проводниками информации становятсяпаралингвистические* средства: жесты, мимика, интонация, тон и темп речи. Причем пере­распределение информации между вербальными и невербальными средствами происходит постоянно. При обсуждении графиков, доку­ментов, мобилизующем жестикуляционную активность, речь стано­вится обрывочной, малопонятной для постороннего:

А. — Вот я смотрю здесь /распоряжение на основании гарантийные письма-заявки/два десять девяносто пять // А здесь пятнадцать ноль пять девяносто пять.

Б. — Что это здесь означает? (показывает рукой).

А. — Второго десятого девяносто пятого // Это то / что идет на триста// Вот сто семьдесят семь… (показывает рукой).

Б. — Это то / что идет на триста (жест рукой).

А. — Да / вот от пятнадцатого пятого… (жест рукой).

Б. — Там нет номеров заказов / а потому что мы не определились окон­чательно / какие заказы (жест рукой).

А. — Да-да-да // Так мы еще не сдавали.

Б.— Ну я не знаю / тут…

А. — Тогда почему в количестве двух наименований / тут же вот напи­сали / что отказ? (жест рукой).

Деловое общение оказывается как бы вплавленным в речевую си­туацию, неотделимым от нее. Это определяется и наличием так назы­ваемыхфоновых знаний — совместных знаний, которыми располага­ют общающиеся по предмету обсуждения.

О каких заказах идет речь? Что означает выражение «идет на трис­та»? Это ясно говорящим, известно из состояния дел, предыдущих переговоров, документов, но совершенно неизвестно посторонним. Именно фоновые знания позволяют использовать неполные конструк­ции (словосочетания, предложения) в спонтанной речи.

Спонтанность речи, опора на фоновые знания, объекты передачи зрительной информации (графики, таблицы, договоры) делают струк­туру устной речи фрагментарной, неупорядоченной, негладкой. Такая структура речине может обеспечить того качества речи, которое яв­ляется обязательным для языка документов, — требования точности, не допускающей инотолкования.

Соотношение книжно-письменных стилей с устной речью — во­прос, до конца еще не решенный лингвистикой. Вместе с тем исследо­вания последних лет показали, что для каждого функционального стиля этот вопрос решается по-своему. Если научный, публицистичес­кий стили могут существовать в устной форме (научный доклад, сооб­щение, консилиум, публицистическое выступление на радио и TV и т.д.), то специфика доминанты (основной черты) официально-делово­го стиля не позволяет ему быть реализованным в устной форме. С точки зрения предъявляемых требований — это самый строгий из всех стилей литературного языка. Он противопоставлен разговорной речи, для которой характерно сведение к минимуму заботы о форме выра­жения мыслей. Письменная форма речи является абсолютно господ­ствующей для языка документов, поскольку он детерминирован пра­вилами письменной коммуникации, с помощью которых только и можно добиться необходимой точности. Для этого в письменной речи мы часто используем стандартные фразы — клише.

В устной речи мы тоже используем клишированные словосочетания, но не говорим клишированными фразами делового стиля. Совершенно неадекватным будет использование в устной деловой речи фраз типа:

Стороны освобождаются от ответственности, если сторона, для ко­торой возникли препятствия подобного рода, обязана уведомить дру­гую сторону не позднее, чем за десять дней, о начале и об окончании вышеуказанного препятствия.

Или: Во исполнение достигнутой договоренности о расширении рынка сбыта лакокрасочной продукции нашего предприятия было при­нято решение об открытии двух специализированных магазинов, в ко­торых будет в полном объеме представлен ассортимент лакокрасочной продукции и сопутствующих товаров.

Мы очень хорошо ощущаем книжно-письменную природу этих пред­ложений, их несоответствие нормам устной речи, трудность — или даже невозможность — усвоения на слух сложной деловой информации. Это связано не только со сложностью структуры предложения, осложненностью ее оборотами, однородными членами, но и с использовани­ем стандартных фраз, свойственных только письменной речи:

Во исполнение достигнутой договоренности

возникли препятствия подобного рода…

об окончании вышеуказанного препятствия…

будет в полном объеме представлен…

Они создают соответствующую стилистическую окраску, совер­шенно не свойственную устной, особенно диалогической, речи.

Устная речь имеет свой арсенал устойчивых выражений и прецедентных текстов*, которые ассоциируются с устностью, разговорнос­тью: скорее всего, короче говоря, в двух словах, сводить концы с концами, остаться при своих интересах, ударить по рукам, пустить на само­тек, завязать отношения, пустить пыль в глаза и т.п.

Помимо приведенных выше выражений и фразеологизмов, в уст­ной деловой речи используется большое количество профессиональ­ных идиом: расписать сумму, разнести по ведомостям, поднять от­четность, снять с баланса, наработать связи, выйти на потребителя, запустить в работу и т.п.

Использование этих выражений создает, в свою очередь, особое стилистическое своеобразие устной деловой речи.

Монологическая деловая речь, представленная жанрами отчета, доклада и сообщения на совещании (собрании), выступления перед акционерами, соучредителями, — это, как правило, речь читаемая, имеющая письменную природу и существующая сразу в двух фор­мах — устной и письменной. Эта подготовленная, отредактированная речь называетсярепродуцируемой, т.е. озвучиваемой,не имеющей устной природы.

Вполне устной может считаться нечитаемая, хотя и подготовлен­ная в той или иной степени, речь и диалогическая речь. Оба типа речи характеризуются такими качествами, как спонтанность и неподготов­ленность (с точки зрения речевого выражения), непосредственность общения и его персональная адресованность.

Устную персонально адресованную речь нельзя выстроить зара­нее, подготовить даже в виде отдельных реплик, так как последние строятся с учетом многочисленных факторов общения: степени осве­домленности собеседника, его настроения, наличия или отсутствия об­суждаемого предмета (например, текста договора), временного факто­ра и т.п. Поэтому этап подготовки к деловым переговорам, встречам предполагает тщательное изучение проблемы, анализ характеристик партнеров по переговорам, подготовку таблиц, графиков, экспертных заключений, конспектов, но не речевых партий. Заготовить речевые партии не представляется возможным, поскольку невозможно предус­мотреть все ситуации, которые могут возникнуть в ходе ведения пере­говоров, и все реакции собеседника.

Специфика спонтанной речи как раз и заключается в ее раскрепо­щенности, нерегламентированности, в отсутствии жесткой текстовой структуры. В отличие от письменной речи, она делится не на предло­жения — границы предложения в устной спонтанной речи бывает очень трудно установить — а на речевые сегменты* и предикативные единицы*:

Так /ну / прежде всего / я бы хотела для начала познакомить вас с нашей фирмой / представить вам нашу фирму / чтобы вы имели пред­ставление / чем мы занимаемся / о чем вообще пойдет в дальнейшем речь // То есть /реально могли бы вы давать нам и место на вашем рынке // И вообще / чтобы вы хотя бы знали / чем мы занимаемся / и что везем ...

Необратимость речевого потока и одновременность процессов об­думывания и порождения речи проявляются в целом ряде характер­ных синтаксических черт, свойственных разговорной речи.

1. Это перебивы и самоперебивы, являющиеся следствием уточне­ния речевого замысла в процессе говорения:

Остается/осталось у вас вообще/четыреста семьдесят семь милли­онов нам/на сегодняшний день у нас находятся / а здесь вот по одному до­говору / одна — сто сорок девять / а одна / по-моему / сто пятьдесят / что-то порядка

Перебивы и самоперебивы вызывают смещения в конструкции предикативных единиц и ощущениенегладкости речи (рассогласо­ванность определяемых слов и определений, разрыв связи управляе­мого слова с управляющим). Причем в устной речи смещается не толь­ко конструкция предложения, но конструкция словосочетания:

Там / сто пятьдесят / что-то порядка…

по нормам письменной речи: …порядка ста пятидесяти

Нередки перестройки структуры предикативных единиц по ходу высказывания:

Мы сами находимся при Самарском региональном / при …/Самарский региональный фонд реабилитации молодежи / эта та организация / в ко­торой мы работаем …

2. Для устной деловой диалогической речи характерны постоян­ные повторы и обыгрывания слов, выражений и даже целых высказы­ваний:

Ну/в общем бокс / бокс у нас равняется / то есть / где-то / в сред­нем/двадцать семь метров / есть тридцать восемь/тридцать четыре…

А потом / потом / мы как сделаем / как сделаем / вот сейчас / допус­тим / подписываем договор / вот когда я всю бумагу купил / я прихожу и составляем исполнительный протокол/согласно этому документу…

… познакомить с нашей фирмой / представить вам нашу фирму…

Повторы возникают в спонтанной речи в моменты обдумывания структуры высказывания, они заполняют паузы хезитации», выступа­ют в роли выделителей-рефренов и актуализаторов*, усиливающих членение речевого потока.

Этим же целям служит часто повторяющаяся незнаменательная лексика: так, вот, значит, дальше, по сути дела, потом, в принципе и т.д.

3. Непроективный порядок* слов также является следствием спонтанности речи:

А взаимозачет / рекламный плакатик / я уже говорил / здесь вот / на«Самаре»/ или где-нибудь рядом / повесить…

Сравните с переводом этой предикативной единицы на книжно-письменный язык:

Я уже говорил о том, что в качестве взаимозачета на ЦУМе «Самара» можно повесить рекламный плакат.

4. Устную спонтанную речь характеризуеттакая черта, каквзаимопроникновение предикативных единиц:

Это вот та база // Называетсяона «Бумлесторг'' / та база / которая должна нам более десяти миллионов …

В этой фирме // Вы слышали о ней? // Совсем другая ситуация / там Копылов / директор по коммерции / отдает на консигнацию только кон­сервы…

Взаимопроникновение предикативных единиц, вставные кон­струкции и вводные слова часто осложняют высказывания: значит, как я сказал, грубо говоря, короче говоря, короче, к примеру, кажется, допустим, скажем, к сожалению, к радости, видимо и т.д.:

Что я вам сказал / то есть документы / ассортиментный минимум // И вам / видимо / придется подождать / наверное / с месяц / потому что у нас аренда заключается на два месяца…

И тут еще / я не знаю / может быть вы не в курсе / одно дело / вы работаете с другими издательствами / другое дело / вы завязались с нами…

5. Однойиз характерных чертсинтаксиса устной деловой диалоги­ческой речи является использование словосочетаний и предикатив­ных единиц в неполном виде:

А.Ну что толку / я предлагала ...

Б. — То есть по факсу / я показываю вам документ / по какой цене... // Я вас уверяю / чтоб у вас не возникало такой мысли...

А. — Да ну все понятно / все понятно // Был разговор о том / что вы на своей бумаге будете делать// И такой разговор был// Вы покупаете / делаете ...

Причем неполнота реализации речевого замысла может быть обу­словлена тремя причинами. Во-первых, общностью апперцепционной базы* участников диалога (общностью совместного опыта и совмест­ных знаний):

А. — Вы что-нибудь делаете? // Я не понимаю / надо же делать!

Б. — Да ну запускаем мы уже / с третьего идет.

В контексте совместных знаний прочитывается:

А. — Вы что-нибудь делаете / чтобы выполнить заказ к сроку? // Надо же делать работу!

Б. — Да ну запускаем мы в производство заказ / уже с третьего мая он идет в работу.

Как видно из приведенного примера, общность апперцепционной базы коммуникантов позволяет не вербализировать значительную часть информации, которой обмениваются участники диалога.

Во-вторых, неполнота реализации речевого замысла обусловлена конситуацией общения (информативной значимостью предметов или иных визуально-чувственных объектов, которые не называются ввиду наглядности, но о которых идет речь):

Да вот / возьмите (говорящий протягивает папку) / а то забудете.

В-третьих, неполнота может быть обусловлена контекстом:

Был разговор о том / что вы на своей бумаге будете делать // И такой разговор был / вы покупаете (бумагу) / делаете ...

Все перечисленные синтаксические особенности устной деловой диалогической речи не позволяют ей соответствовать основному тре­бованию, предъявляемому к языку документов, — требованию точнос­ти, не допускающей инотолкования. Постоянные перебивы, повторы, незавершенные синтаксические конструкции, смещения в структуре предикативных единиц контрастно различны со стандартизированны­ми синтаксическими средствами языка документов, обладающими точностью языковой формулы.

Еще более заметны отличия деловой письменной речи, представ­ляющей официально-деловой стиль, от устной деловой диалогической речи на текстовом уровне.

Деловые письменные тексты имеют ярко выраженную текстовую природу. Жесткий текстовый каркас письменного текста определен за­крепленностью каждой его части формально-логическим принципом организации, строгостью правил оформления документа. Соответствие форме документа, представляющей собой совокупность элементов офор­мления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности, расположения и взаимной связи, является совер­шенно необходимым для любого текста деловой письменности.

Форма протокола

Протокол

00.00.00. № 00.

Заседания Совета директоров...

Председатель: Петров А.П..

Секретарь: Иванов В.А.

Присутствовали: Демичев С.И.,Хрущев С.А., Зинякин Т.П.

Повестка дня:

1) Об организации дилерской сети ...

2) Рекомендации к изменениям ...

1. Слушали: ...

Постановили: ...

2. Слушали: ...

Постановили:

Председатель

Секретарь

подпись

подпись

Петров А.П.

Иванов В.А.

Текстовая организация устной деловой диалогической речи в большей мере определяет ее своеобразие. В отличие от каноничности текстовой структуры текста документа устная спонтанная диалогичес­кая речь имеет другие принципы организации.

Как уже говорилось, во время непосредственного общения, кроме вербального канала, используются невербальные, паралингвистические средства (жесты, мимика, интонация, организация пространства). Общность званий и конситуация позволяют говорящим, используя жестикуляцию, мимику и интонацию, не проговаривать целые фраг­менты текста, делая его малопонятным для всех, кто не знает конситуации и не владеет фоновыми знаниями.

Диалогическая речь оказывается как бы вплавленной в речевую ситуацию, что накладывает неизгладимый отпечаток на текстовую структуру речи. По сравнению с текстовой организацией документов она кажется рыхлой, мозаичной, непоследовательной.

С другой стороны, как уже говорилось, спонтанная диалогическая речь демонстрирует процесс обдумывания, уточнения и изменения ре­чевого замысла. Все эти особенности роднят устную деловую диалоги­ческую речь с разговорно-бытовой речью.

Однако по сравнению с текстовой организацией бытового диало­га деловая диалогическая речь имеет ярко выраженное своеобразие. В отличие от ассоциативного типа сюжетного развития бытового диалога деловой диалог организован тематически и сюжетно, имеет динамику развития с определенными фазами и, как правило, четкие границы.

Ассоциативный принцип сюжетной организации бытового диало­га выражается в свободной смене обсуждаемых вопросов, часто с от­сутствием видимой логики в их последовательности. Вот разговор женщин в очереди в овощном магазине.

А. — В сетках картошка?

Б. - Да.

В. — Пятьдесят копеек?

Б.По-моему пийсят.

В. — А ее не было ... у нас на Мичуринском проспекте нет // Сегодня день рождения/хотела сделать салат / по... послала мужа за картошкой /

Б. - Ага.

В. — А картошки нет //

Г. — (подключается к разговору) Ой / нигде // Прям не знаю //

В. — Я / вот сюда села / в семьсот пятнадцатый / и ну я не знаю /купила ...

Б. — Ну что тут / половину вы выбросите //

В.Выброшу половину //

Б. — Она получится два рубля килограмм // Как на рынке //

В. — Как на рынке.

Г. — На рынок тоже ехать (неразборчиво)

В. — Если б рынок хотя бы рядом у нас был /а то ведь тоже ... / туда ... мчаться надо // (смотрит на свои сетки с картофелем) Так это сколько же килограмм я набрала?

Б. — Где-нибудь десять наверно//

В. — Десять / если не больше //

Б. — Около десяти / во всяком случае.

В. — (подсчитывает общую сумму, которую ей предстоит заплатить) Пять рублей // (пауза) Невестка приехала / она картошку любит / каж­дый день жарит ее.

Б. - Угу.

И так далее*.

Китайгородская М.В., Розанова Н.Н. Русский речевой портрет. М., 1995. С. 107.

Представленный отрывок из полилога (разновидность диалогичес­кой речи, представляющей собой разговор не двух, а более участни­ков) демонстрирует свободу переключения с одной темы на другую (о цене "на картошку", о поставках овощей в магазины, о дне рождения и блюдах из картофеля, о плохом качестве продукта, о приезде невестки и т.д.). Как развитие, так и переход к новой теме осуществляется то по воле одного, то по воле другого собеседника. Такой диалог можно про­должать как угодно долго, потому что он не имеет выраженной струк­туры.

Совсем по-другому обстоит дело с сюжетной организацией дело­вого диалога. Деловой диалог представляет собой обсуждение одной или нескольких проблем, определенных заранее, т.е. является реализа­цией речевого замысла обеих сторон. По отношению к деловым диало­гам, представляющим деловое общение в официальной обстановке, можно говорить о выделении таких композиционных частей, какэти­кетная рамка (приветствие, прощание и слова, предшествующие прощанию),ввод в курс дела илиизложение позиций; обмен мне­ниями и решение проблемы. Не всегда эти композиционные части могут быть явно выражены в сюжетной организации диалога, но вмес­те с тем структурное организующее тематическое начало подобных диалогов не подлежит сомнению. Эта особенность сближает тексто­вую организацию устной и письменной деловой речи при всех сущест­вующих различиях.

Целеполагание и реализация целеполагания тоже отличают текс­товую организацию деловой диалогической речи от разговорной речи, для которой целеполагание необязательно.

Не всегда цель коммуникантов бывает достигнута. При этом выход из речевого контакта может быть неожиданным для одной из сторон, общение может продолжаться после слов прощания, что ха­рактерно и для PP. Однако целеполагание в широком смысле слова — обсуждение данной темы — а не в узкопрагматическом — подписание договора, заключение сделки, получение согласия — оказывается реа­лизованным.

Вот пример типичного текста-диалога, представляющего особен­ности деловой диалогической речи.

Информанты: А — представитель фирмы-производителя, мужчина 27 лет;

Б. — представитель торговой организации, женщина 40 лет.

А. — Что вас / как бы / интересует?

Б. — Я слышала, что вы производите термоса и мотоблоки.

А. — Да / мы их производим // Вам нужны воздушные термоса?

Б.— Я сначала хотела бы узнать / какие они / какой объем и цена?

А.— У нас есть объем пол-литра/двухлитровые, пятилитровые и де­сятилитровые// Также у нас есть термоса с широким и узким горлом.

Б. — Ну вот / меня заинтересовали термоса литровые узкогорлые и широкогорлые / полуторалитровые // Какая цена / и какая минимальная партия?

А. — Минимальная партия...// Вы из другого города?

Б.Да / из другого города.

А.Минимальная партия — трехтонный контейнер.

Б. — А сколько туда входит?

А. — Туда входит 2004 штуки;

Б. — А цена у них какая?

А. — Цена / сто десять тысяч // Это для литровых термосов.

Б.— А на наличку скидка идет?

А.— Да / идет.

Б. — Сколько?

А.—Пять процентов.

Б. — Пять процентов / да?

А. - Да.

Б.— У вас предоплата?

А. - Да.

Б. — Предоплата / да // А еще, кроме мотоблоков / ой / кроме термо­сов/ у вас мотоблоки делаются?

А. — Да / мы делаем мотоблоки / совместно с Италией // Это фирма "Гальдони" // И также у нас есть мотоблоки "Жигули ".

Б. — А цена?

А. — Цена итальянского мотоблока со всеми современными орудиями две тысячи шестьсот долларов / а наш / два миллиона девятьсот тысяч.

Б. — Так / а навесные орудия есть только в итальянском?

А. — У нашего / это мотокультиватор / да / навесные орудия есть / но их нужно покупать отдельно.

Б. — Все ясно // Вот меня заинтересовали термоса и мотоблоки / итальянские // Я хочу /я у вас хочу узнать / порядка контейнера трех­тонных / ой / трехтонного / значит литровых / половина из которых широкогорлых / и парочку "Гальдони".

А. — Хорошо / парочку "Гальдони" / Тогда давайте / сейчас мы состав­ляем письмо-заявку / в коей вы оплачиваете / и мы тогда отгружаем вас.

Б. — Хорошо.

А. — А вы из какого города?

Б. — Из Тюмени.

А. — Хорошо / замечательно.

Б. — До свидания.

А. — До свидания.

Этот текст-разговор монотематичен: обсуждается возможность за­ключения торговой сделки. Интересы продающей и покупающей сто­рон совпадают, поэтому диалог протекает в конструктивном русле. Представительница покупающей стороны выясняет условия заключе­ния сделки и принимает решение заключить ее. Повторы используют­ся в качестве сигналов усвоения информации. Тема развивается путем поиска взаимоприемлемого варианта сделки, реализующей речевые замыслы коммуникантов.

Диалоги подобного типа в лингвистике принято называть текста­ми-диалогами (термин Н.А. Купиной).

Отступления от темы, обсуждения в процессе делового общения возможны, но они незначительны: затрагиваются и рассматриваются, как правило, сопутствующие вопросы.

Условия официального общения и фактор прагматического целеполагания нейтрализуют действие доминанты разговорного стиля — сведения к минимуму заботы о форме выражения мыслей.

Таким образом, текстовая организация устной деловой диалогичес­кой речи ярче всего обнаруживает ее своеобразие, ее особый стилевой статус. Ее нельзя отнести к официально-деловому стилю, поскольку в устной спонтанной речи не может быть достигнута необходимая степень точности (не случайно все поправки к тексту закона принимаются только в письменном виде, в письменном виде оформляются дополнения и из­менения к контрактам и договорам), свойственная языку документов.

Ее нельзя отнести и к разговорному стилю, поскольку устная дело­вая диалогическая речь испытывает влияние готовых письменных дело­вых текстов (в устную деловую речь проникают штампы и клише делово­го стиля, активно используется терминология), и поскольку в условиях официальности общения "не работает" доминанта разговорного стиля, что выражается в ином принципе текстовой организации.

На базе обоюдного влияния формируется общественно-деловая речь, включающая элементы делового стиля, иногда - научного стиля (обсуж­дение внедрения новых технологий), иногда публицистического (эле­менты саморекламы в деловом общении), на базе разговорной речи.

Эта речь порой отражает, с одной стороны, трудности оперативно­го языкового формулирования мысли при сжатом регламенте общения, с другой, — использование клише как устной, разговорной, так и пись­менной речи.

Устная монологическая речь в большей степени, чем диалогическая, близка к письменной. Как правило, это подготовленная речь, поэтому признаки спонтанности для нее характерны не в той мере, что для диа­логической. В ней реже встречаются оговорки, паузы хезитации, за­полнители пауз (слова-паразиты, десемантизированные высказывания, вводные слова и т.п.). Для нее в большей степени характерны черты книжного синтаксиса — значительная длина, распространенность, конструктивная усложненность предложений, господство принципа расположения над интонацией, свой набор связочных средств.

Монологическаяпубличная речь — это речь развернутая, потому что говорящий обращается не к одному, а ко многим слушателям и не может рассчитывать на понимание "с полуслова" благодаря общему знанию (его нет).

Публичная речь обращена к публике (собранию людей). В дело­вом общении это презентационная речь, выступление на собрании ак­ционеров, коллектива. Особый вид речи монологической — этосове­щательная монологическая речь, выступление перед группой лиц, имеющих общий опыт и общие знания.

Если публичная речь выходит за пределы ситуации и требует, следо­вательно, повышенной точности, максимальной развернутости и полно­ты текстового выражения, то совещательная речь может быть свернутой именно благодаря опоре на общность апперцепционной базы. Как пра­вило, те несколько человек, которые участвуют в совещании, хорошо зна­комы, подготовлены к обсуждению проблемы и обладают общими зна­ниями и общим опытом. Поэтому многие детали при обсуждении тех или иных вопросов во время выступлений могут быть опущены. Например:

Теперь в отношении объектов на территории завода "Экран" // Мы предлагали еще в прошлом году / ввиду ветхости построек передать их на баланс районной администрации /с какой целью? /чтобы они могли начать тамстроительство жилых домов / мы почему-то на это не пошли...

О каких постройках идет речь? Слушателям, участникам совеща­ния это известно, но это неизвестно постороннему человеку.

Совещательная монологическая речь является переходной между публичной монологической и диалогической речью. В целом континуум устной деловой речи можно представить следующим образом.

Устная

Диалогическая -

Речь

Совещательная монологическая -

речь

Публичная монологическая -

речь

Читаемая

устная речь

(деловой стиль)

То есть, устная диалогическая речь противопоставлена деловому стилю и читаемой (репродуцируемой) речи, она обнаруживает генети­ческое сходство с разговорной речью, имея, однако, с ней ряд сущест­венных различий. Совещательная речь занимает по многим показате­лям промежуточное положение между диалогической и публичной монологической речью. Последняя по типу текстовой организации, синтаксическим особенностям и лексическому составу в большей сте­пени близка к письменной речи.

Однако, несмотря на перечисленные признаки, роднящие моноло­гическую речь с письменной, фактор устности и спонтанности (о чи­таемой речи и ее стилевом статусе уже говорилось) не позволяет ей достигать той степени точности, которая свойственна письменной, фиксированной речи. Неизбежные самоперебивы, оговорки, повторы, добавления, разрывы и смещения перспективы высказывания, свойст­венные подготовленной, но не читаемой речи, не позволяют ей фикси­ровать правовые отношения так же, как фиксирует их письменная речь. Монологическая нечитаемая речь, таким образом, также являет­ся гибридным стилевым образованием, как и диалогическая, соединяя черты делового стиля и разговорной речи.

Итак, устная деловая речь по характеру порождения делится на 1) устную репродуцируемую речь, существующую в двух формах — устной и письменной; 2) устную подготовленную, но нечитаемую речь, не исключающую элементов спонтанности (публичная и совещатель­ная монологическая речь); 3) диалогическую спонтанную речь, не ис­ключающую той или иной степени подготовленности. Только первая из перечисленных типов речи может соответствовать всем параметрам официально-делового стиля, но вместе с тем она не является устной. Подлинно устная речь — это не просто звучащая речь, но речь, имею­щая только устную форму реализации.

Монологическая деловая речь, представленная такими жанрами, как вступительная речь, торжественная речь, устное выступление, уже не соответствуют требованиям, предъявляемым к языку документов. Вместе с деловой диалогической речью они представляют различные типы гибридных стилевых образований с преобладанием то черт книж­ности (монологическая речь), то признаков разговорности (диалогичес­кая речь).

Лингвистические термины

Апперцепционная база — совокупность фоновыхзнаний.

Непроективный порядок слов — обратный порядок слов.

Актуализаторы — частицы или частицеподобные слова, усиливающие, ак­центирующие внимание на тех или иных элементах высказывания.

Паузы хезитации — остановка в речи, вызванная колебаниями в выборе речевых средств для выражения мысли.

Прецедентные тексты — афоризмы, пословицы, вызывающие в сознании носителей языка комплекс ассоциаций (с жизненной ситуацией, со сферой ис­пользования, с культурой народа и т.п.).

Репродуцируемая речь — читаемая с написанного текста речь.

Речевой сегмент — такт, часть фразы, выделяемая ритмико-интонационными средствами.

Контрольные вопросы

1. Какая речь называется устной речью? Каковы ее признаки?

2. В чем специфика монологической и диалогической речи? В каких жан­рах они реализуются?

3. Перечислите основные синтаксические особенности устной спон­танной речи.

4. Какова доминанта разговорного стиля и почему она не работает в условиях официальности?

5. Почему устная речьне может отвечатьтребованиям, предъявляе­мым к языку документов?

6. Каков стилистический статус устной монологической речи и устной диалогической речи?

Задания

1. Подготовьте текст монологической речи (презентационная речь в честь открытия фирмы, торжественная речь, посвященная годовщине открытия фирмы, речь перед акционерами на ежегодном отчетном собрании). Сначала прочтите ее перед микрофоном и запишите как репрезентируемую речь, затем уберите текст и прочтите по памяти (допускается элемент импровизации). Срав­ните полученные типы речи и выделите их характерные особенности.

2. Создайте игровую ситуацию и запишите диалогическую речь своих со­курсников в ситуации деловых переговоров (о ходе выполнения работ, о за­ключении сделки, о решении спорного вопроса), предварительно распределив между ними роли и продумав детали ситуации. Проанализируйте полученную запись диалогической речи. Определите ее стилистические параметры.

Интонация и смысловая дискретность устной речи

Чтобы добиться какого-то позитивного результата в деловом об­щении, необходимо прежде всего донести свою мысль до собеседника. Это помогает сделать правильная смысловая дискретность речи.

Термин "интонация" имеет два значения — узкое и широкое. В узком значении интонация — это мелодика речи, движение тона. В широком, более принятом, это еще и ударение, паузирование, ритм, темп речи, интенсивность звучания, тембровая окраска.

Благодаря перечисленным факторам звучащая фраза* всегда ока­зывается в смысловом отношении более насыщенной, богатой оттен­ками значений, чем письменная. Мы говорим об интонации вопроси­тельной и утвердительной, об интонации доверительности и офици­альности, об интонации законченности и незаконченности и т.д. Это объясняется множеством функций, которые выполняет интонация в звучащей речи. Среди них важнейшими являются следующие:син­таксическая (текстообразующая),эмоционально-экспрессивная и смыслоразличительная.

Синтаксическая функция может быть определена как структури­рующая, членящая речевой поток на фразы, предикативные единицы, речевые сегменты (такты). Как указывает одна из исследователей ин­тонации русской речи Г. Н. Иванова-Лукьянова, "формируя фразу, русская интонация выполняет свою важнейшую функцию: она прида­ет ей смысловую и фонетическую цельность и одновременно разделя­ет речевой поток на ритмико-смысловые единства"*.

* Иванова-Лукьянова Г.Н. Культура устной речи: интонация, паузирование, ло­гическое ударение, темп, ритм. М., 1998.

Интонация начала и конца речи, интонация перечисления, поясне­ния и противопоставления оформляют речь в текстовое единство. При этом нужно учитывать национальную специфику интонирования. В русском языке, как и во многих европейских языках, интонация конца фразы выражается в понижении тона, если она представляет собой ут­вердительное предложение, и в повышении тона, если она представля­ет собой вопросительное предложение.

Он вам об этом говорил?

Повышение и понижение тона создает интонационный рисунок речи, в большей степени отражающий ее синтаксическое строение и смысловое содержание. Это означает, что в устной речи интонацион­ный рисунок отражает структуру высказывания: осложненность /неосложненность его причастным и деепричастным оборотами, однород­ными членами, пояснительными конструкциями, его простоту или сложность, с одной стороны, и одно из потенциальных значений вы­сказывания, актуализируемое говорящим, с другой стороны. Выделе­ние при помощи интонации наименьших ритмико-смысловых единств (тактов, синтагм) определяет смысловую дискретность речи. Наибо­лее распространенной функцией синтагматического членения являет­ся участие в смысловом выделении частей высказывания. При этом необходимо различать основное обязательное членение, обусловлен­ное структурой предложения, и членение дополнительное, обуслов­ленное субъективным отношением говорящего к высказыванию, выде­лением значимых в смысловом отношении слов. Ср.:

Я вот посмотрела / четыреста тысяч / у нас стоит один печатный лист...

— Я вот посмотрела / четыреста тысяч у нас стоит один печатный лист...

Соединение в одной синтаксической функции этих разнонаправленных факторов (объединительного и разделительного) определяет специфику и уникальность русской интонации.

Речевые такты отделяются друг от друга косой чертой в записях устной речи и небольшими паузами и интонационными перепадами (повышением, понижением тона, изменением силы звучания) в ре­чевом потоке. Они представляют собой группу слов, связанных по смыслу:

А.А потом / вы говорите / вы возражаете // Ну а вы / технологи­ческий процесс / можете доказать / что это дешевле / что можно сделать быстрее трех месяцев? // Вот мне это непонятно.

Б. — Понимаете / здесь дело в том / что ...

А. — (перебивает) Это ведь не купить / а изготовить.

Б. — Это понятно // Дело в том / что работы сданы были давно // И это учебник / который...

Размер речевых тактов, как в приведенном отрывке диалога, может быть различным. Тактирование устной спонтанной речи отражает им­пульсную природу развития и оформления человеческой мысли. В каждом речевом такте есть слово или словосочетание, обозначающее новое понятие, важное с информативной точки зрения. На него падает тактовое ударение. Если тактовые ударения выделить в первой реп­лике приведенного отрывка диалога, получится следующее: потом ... вы возражаете ... вы ... технологический процесс ... можете ... дешевле ... быстрее ... трех месяцев ... Очевидно, что тактовые ударения закрепля­ют и в совокупности сохраняют информационную схему высказыва­ния. Поэтому так важно правильно расставлять тактовые ударения, обеспечивающие смысловую дискретность речи и тем самым облег­чающие ее восприятие.

Фразовое ударение представляет собой выделение в произноше­нии более важного в смысловом отношении такта, слова, в фразовом единстве. Оно сопровождается резким изменением тона, изменением направления его движения. В приведенном отрывке фразовое ударе­ние падает на такт "технологический процесс".

Фразовое ударение может совпадать слогическим ударением. Логическое ударение — это выделение наиболее значимого слова в предикативной единице. В положение слова, на которое падает логи­ческое ударение, всегда попадают слова, нарушающие порядок слов.

Логическое ударение, как правило, падает на последнее слово сложного наименования:

Открытое акционерное общество "Прогресс".

Логическое ударение сильнее тактового, оно может падать на любое слово в такте и связано с явным или подразумеваемым противопостав­лением. Одна и та же фраза в зависимости от постановки логического ударения может быть прочитана различно:

а) Он вам об этом говорил (он, а не кто-нибудь иной).

б) Он вам об этом говорил (говорил вам, а не кому-то иному).

в) Он вам об этом говорил (об этом, о чем-то очень важном,а не очем-то другом).

г) Он вам об этом говорил (не отпирайтесь, что вы этого не слышали). Таким образом, логическое ударение является важным средством выделения смысловых акцентов речи, выражения речевого замысла, его конкретизации.

Этим же целям служат интонация,эмоционально-экспрессивнаяокраска речи.

То же самое предложение обретает в устной речи различные воз­можности смысловой организации и варианты прочтения при неиз­менности позиции логического ударения.

а) Он вам об этом говорил. (Имейте в виду, это существенно, пото­му что сказал не кто-нибудь, а именно он.) (Сопровождается много­значительным взглядом.)

б) Он вам об этом говорил. (Ну как же! Конечно он. Вы просто за­были.) (Удивленно поднятые брови, разведенные руки.)

в) Он вам об этом говорил. (Я в этом уверен, я настаиваю, я это до­кажу!) (Рубящий жест правой рукой.)

г) Он вам об этом говорил. (Что, я не знаю, что-ли, кто говорил?) (Легкое откидывание корпуса назад, неширокое взмахивание правой рукой ладонью кверху.)

д) Он вам об этом говорил. (Я не говорил, значит, меня это не каса­ется — разбирайтесь сами.) (Отстраняющий жест одной или двумя ру­ками.)

Как видно из примеров, благодаря интонации, жестам и мимике гамма смысловых оттенков и вариантов прочтения предикативной единицы становится несравненно более богатой благодаря смыслоразличительной функции интонации.

Смыслоразличителъная функция интонации реализуется в изме­нении значений предикативных единиц при неизменности лексичес­кого состава благодаря изменению мелодики речи и ее эмоционально-экспрессивной окраски.

Изменяется степенькатегоричности речевого действия: Принеси (просьба), Принеси! (приказ).

Изменяется оценочность, отношение к сообщаемому. "Хорошее дело" — эта фраза в зависимости от интонирования может содержать позитивную или негативную оценку.

В деловом общении использование экспрессивной окраски и оце­ночных факторов интонирования резко ограничено. В нем господству­ет рационально-логический тип интонирования. Это означает, что де­ловая устная речь представляет собой прежде всего информационный обмен, акты волеизъявления. Эмоции, особенно отрицательные, нужно стараться выносить за скобки делового общения, поскольку они пре­пятствуют поиску нужного решения, уводят разговор в нежелатель­ном направлении. Положительные оценки выражаются в нейтральном типе интонирования.

Помимо пауз, определяющих границы высказывания и речевых сегментов, в звучащей речи выделяются:

психологические паузы, служащие для выделения слов, несущих дополнительную нагрузку или для привлечения внимания к сообщае­мому (пауза перед началом выступления);

паузы колебания (хезитации), характерные для спонтанной речи. Как правило, они связаны с поиском синтаксической конструкции вы­сказывания и свидетельствуют о неподготовленности речи. Перенасы­щенность речи паузами, колебания в сфере делового общения могут квалифицироваться как недостаток речи:

Мы / значит / э-э / переносили эту / так сказать / проблему ../ э-э / со строительством / но решить ее / (пауза) / сейчас тоже пока не готовы.

В спонтанной речи паузы хезитации заполняются междометиями и вводными словами, которые превращаются в слова-паразиты.

Интонация включает и такие понятия, как ритм и темп речи. Темп деловой речи (беседы, выступления на совещании) будет заметно от­личаться от темпа речи биржевых брокеров — 120 слов в минуту - при среднем темпе 70-80 слов в минуту. Сегодня наблюдается тенденция ускорения темпа речи в информационных жанрах делового общения (консалтинговые услуги, устный оперативный доклад), в жанре дело­вой беседы, телефонном общении. Он колеблется в пределах 90-100 слов в минуту, т.е. представляет нижнюю границу ускоренного темпа речевого общения. Это объясняется стремлением к экономии времени, необходимостью оперативного принятия решений.

Однако при этом не нужно забывать о том, что ускоренный темп речи требует четкой артикуляции, в противном случае ускоренная речь сливается в малопонятную скороговорку.

Кроме перечисленных факторов, к интонации относятся тембр речи, т.е. звуковая окраска, придающая речи те или иные эмоциональ­но-экспрессивные оттенки (доверительный, официальный), и интен­сивность звучания.

Сложность и многоаспектность рассматриваемого явления, его полифункциональность определяют важную роль интонации в про­цессе речевой коммуникации. Членение речевого потока и интонаци­онное оформление текста, выделение важных с информационной точки зрения фрагментов высказывания, эмоционально-экспрессив­ная окраска речи, ее ритмическая организация — вот неполный пере­чень важнейших функций интонации. Очевидно, что при помощи пра­вильного интонирования в том числе можно добиваться взаимопони­мания и согласия по обсуждаемым вопросам. А это, как известно, при­оритетные цели любого общения.

Лингвистические термины

Фраза — законченное по смыслу высказывание, объединенное особой ин­тонацией и отделенное паузой от других таких же единиц.

Контрольные вопросы

1. Назовите основные функции интонации.

2. Какие виды пауз вам известны? Какие из них обусловлены строением фразы, а какие нет?

3. Что такое речевой сегмент (такт), тактовое ударение? Дайте оп­ределение фразовому и логическому ударению.

4. Какой темп речи характерен для современной деловой беседы, теле­фонного общения? Почему?

Задания

1. Произнесите предложение, выражая негодование, недоумение, восторг.

Как, вы уже вернулись.

2. Прочитайте предложения с интонационными вариациями. Объясните, как меняется смысл предложения при изменении интонации.

Оченьхорошо все у нас получается.

— Вы считаете, мы понесем убытки.

3. Запишите на магнитофон свое выступлениепо любойтеме (5-10 мин) и попробуйте записать его, выделяя речевые сегменты одной косой чертой, а предикативные единицы — двумя.

Фонетические нормы устной литературной речи

Если нормы письменной речи описаны и изучены достаточно хо­рошо и не вызывают больших разногласий лингвистов, то нормы уст­ной речи еще вызывают дискуссии. Они более текучи, изменчивы. Это заметно уже на примере смены поколений в одной семье: дети говорят не так, как родители, и совсем не так, как бабушки и дедушки. И это вызвано не только влиянием молодежного жаргона. Пожилой человек, получивший приличное образование и воспитание, произнесет слова "мизе рный", "кулина рия", "столя р" совсем не так, как человек среднего возраста или молодой человек: "ми зерный", "кулинари я", "сто ляр".

Наиболее подвижными оказываются акцентологические нормы, или нормы постановки ударения в слове. Еще недавно вошедшее в русский язык слово "ма ркетинг" имеет допустимый вариант постанов­ки ударения — "марке тинг", более соответствующий законам фонети­ки русского языка.

Нормы языкового социального общения — это нормы литературной речи. Они кодифицируются, т.е. описываются, фиксируются в справоч­никах, словарях, учебниках. В частности, акцентологические нормы фик­сируются в специальных словарях ударений, в орфоэпических словарях, словарях трудностей (грамматических и лексических) русского языка.

Однако речевая практика часто опережает процесс кодификации, т.е. реальная языковая норма опережает кодифицированную. Вот от­чего в орфоэпические словари изменения вносятся чаще, чем в слова­ри других типов, — раз и 7-8 лет.

Сам процесс смены нормы включает стадию сосуществования ва­риантов: дэ мпинг и де мпинг, риэлтэ р и риэлто р, оф ерта иофф ерта. Особенно это касается слов, недавно вошедших в лексику русского языка и еще не вполне усвоенных ею. В основном это экономические, политические и технические термины.

Вместе с тем существует социолингвистический фактор нормиро­вания. Представители различных возрастных групп, различных типов речевых культур при наличии дублетных форм* будут выбирать раз­личные варианты произношения: представители старшего поколения преподавателей произнесут [сэсс'иj'а] и [дэкан], студенты и молодые преподаватели скажут [cecc'иj'a] и [д'икан].

И вместе с тем произносительная норма русского литературного языка отличается от просторечных вариантов произношения, которые квалифицируются словарями как ошибочные:

Существует разговорно-просторечный тип редукции слов, т.е. осо­бого стяжения [сёдня, щас, как-нить, када, прям, чо, ничо, воще, здрас'].

Норма литературного произношения предусматривает полное проговаривание слогов. Особенно недопустима подобная редукция в обстановке официального общения при обращении к официальному лицу. Не "Виктор Степаныч ", а "Виктор Степанович ", не "Сан Саныч", а "Александр Александрович". С другой стороны, такие слова, как кон­статировать, прецедент, инцидент, компрометировать нередко про­износятся с лишним "Н" (инцин дент).

Для делового человека речь является своеобразной визитной кар­точкой. Орфоэпические ошибки особенно заметны в чужой речи и от­влекают внимание слушателя от сути изложения. Существует целый ряд профессиональных ошибок, к сожалению, закрепляющихся в мас­совом сознании. У юристов это "прú говор", "осý жденный", вместо "при­говó р", "осуждё нный". У управленцев это "квá ртал", "обеспечé ние" вместо "квартá л", "обеспé чение".

Будьте внимательны при выполнении упражнений, пользуйтесь словарем и обязательно проговаривайте вслух все примеры.

Упражнение 30. Поставьте ударение в словах и пояснитеразницу в лекси­ческом значении выделенных слов.

Договор, квартал, намерение, обеспечение, маркетинг, менеджмент, дебитор, дебиторский, мизер, мизерный, ау­дитор, кредит, дебет, дебит, валовой (продукт), феномен, соболезнование, эксперт, экспертная (оценка), документ, агент, средства, упрочение, одновременно, авизо, веро­исповедание, каталог, ходатайство, нефтепровод, озна­комление, узаконение, феерия.

Упражнение 31. Произнесите следующие слова, обратите внимание на ударение в них:

Алфавит, анатом, апартаменты, апокалипсис, ни за какие блага, вчерне, генезис, досуг, доцент, еретик, жалюзи, искус, клеить, колледж, лассо, молох войны, начать, отзыв депутата, созыв, созыв депутатов, отзыв на статью, партер, средства, экскурс, эксперт, уставный капитал, ус­тавные отношения, августовский, углубить, усугубить, принудить, экипировать, премировать, блокировать, транспортировать.

Очень грубыми считаются акцентологические ошибки в личных формах глагола: звони т, включи т — ошибочно зво нит, вклю чит.

Поэтому обратите внимание на следующие формы глаголов: звони т, позвони т, заключи т, включи т, подключи т, долби т,скрепи т (подписью), умали т, облегчи т, усугуби т.

Упражнение 32. Поясните разницу в лексическом значении слов.

Бро ня — броня , кре дит — креди т, ле дник — ледни к, ха ос — хао с, ви дение — виде ние, мы шление — мышле ние, при вод — приво д.

Упражнение 33. Придумайте предложения, используя приведенные гла­гольные формы, обратите внимание на ударения в словах.

Ввезены , введены , внесены , за няты, на чаты, при няты, за­вершены , решены , по няты, добы ты, воспроизведены , перенесены .

Упражнение 34. Слова с твердыми согласными перед "е" выпишите в один столбик, а с мягкими — в другой.

Термин, тенденция, адепт, тезис, антитеза, темп, потен­циал, де-юре, тендер, штемпель, отель, контекст, телекс, термос, коттедж, демпинг, панель, шедевр, ордер, кон­сенсус, сервис, шоссе, нетто, кашне, бизнес, менеджер, девальвация, дивиденд, конгресс, протекция, патент, кредо, индекс, компьютер, продюсер, интеграция, денон­сация.

* Основное правило: мягко произносятся согласные в словах, которые уже давно и прочно вошли в русский язык, и твердо — в словах, иностранное про­исхождение которых еще явно чувствуется. В случае колебания обращайтесь к орфоэпическим словарям.

Упражнение 35. Произнесите слова с сочетанием согласных звуков, не до­пуская редукции «д» и «т», что будет соответствовать нормам литературной уст­ной речи.

Разверстк а, повестк а, властн ый, громоздк ий, програм­мистк а, шахматистк а, машинистк а, милитаристск ий, перекрестн ый, субагентс кий, двухместн ый, диспетч ер, стоимостн ой, президентск ий, частн ый, компост ировать, известк а.

Упражнение 36. Произнесите слова, не допуская редукции выделенных звуков согласно нормам литературного произношения.

Стратегическ ий, политическ ий, юридическ ий, пропедев­тическ ий, экономическ ий, обществ енный, государств ен­ный, шефств овать, наложен ным (платежом), таможен ная (декларация), задолжен ность, предрасположен ность, от­ветств енность.

Лексические нормы устной деловой речи

Если в письменной деловой речи строгий лексический выбор обеспе­чивается благодаря специфике письменных стандартных речевых средств, то в устной деловой речи такого строгого лексического отбора нет.

Во-первых, потому что термины, специфические книжные оборо­ты, развернутые номенклатурные знаки и полные наименования в уст­ной речи встречаются редко. В деловой устной речи возникает система дублирования книжной лексики и терминологии, используемых в до­кументах.

Устная речь Письменная речь

список

перегнать, перевести деньги

снимать помещение

живые деньги

обмен

место

брать

прейскурант

перечислить деньги

арендовать помещение

наличные деньги

бартерная сделка

торговая точка

покупать

Очень часто в устной деловой речи используются усеченные вари­анты экономических и юридических терминов.

Устная речь Письменная речь

сертификат

нал

прайс

опт

безнал

органы

налоговая

счет

сертификат качества

наличные деньги

прайс-лист

оптовая торговля (партия)

безналичный расчет

правоохранительные органы

налоговая инспекция

расчетный счет

Во-вторых, потому что в устную деловую речь проникает огромное количество профессиональной (профессионально-жаргонной) лекси­ки, часто имеющей терминологические соответствия:

Устная речь Письменная речь

накрутка, накидка

зарядить цену

тяжелая фирма, лежачая фирма

черный нал, черняк

товар уходит

уходит с колес

подсесть, подсесть с товаром

капуста, бумага, деревянные, бабки, бобы, лаве

баксы, грины, зелень, ролики

наценка

назначить цену

убыточное предприятие

неучтенные деньги

распродается

распродается без посредников

нести убытки

русские деньги

доллары

В-третьих, потому что основу устной деловой речи составляет ней­тральная межстилевая лексика, значительная часть которой представ­лена словами с указательным значением (там, здесь, вон, вот, туда, так) и глагольными лексемами со значением действия (перебросить, сдать, отнести, менять, продать, сделать, показать) и говорения (сказать, говорить, повторять, отвечать, спрашивать).

В-четвертых, потому что в устную деловую речь проникают раз­говорные выражения, о которых уже шла речь, и эмоционально окра­шенная лексика: бешеные цены, аховые цены, пиковая ситуация, ахо­вая ситуация, море дел, море товаров, смешные деньги, пустяковое дело и т.п.

В-пятых, потому что следствием спонтанности является активное использование в устной речи незнаменательной лексики*:

частиц и междометий: э-э, мм, гм, ну, вот, даже, только;

вводных и вводно-модальных слов*: должно быть, может быть, может, по всей вероятности, несомненно, наверно, значит;

неразложимых десемантизированных* выражений: навродетого,по сути дела, если сказать откровенно, на самом деле и т.п.

Все эти пласты лексики составляют сублексикон устной деловой речи, но должны использоваться в связи с особенностями ситуации.

Ситуация делового общения может бытьстрого официальной (протокольные виды делового общения),официальной (непротоко­лируемое деловое общение контрагентов в рабочей обстановке) и неофициальное общение (деловое общение в рабочей и в нерабочей обстановке).

Первый и второй тип официального общения предполагает повы­шенную строгость в выборе лексики. В официальном общении совер­шенно неуместно употребление жаргонно-профессиональной лексики. Сложность порой заключается в том, что говорящие не отдают себе от­чета в стилистической окраске используемых слов. Для людей с недо­статочно высоким уровнем речевой культуры слова: "наехать", "ки­нуть", "разборка", "беспредел", "бабки" — это нормальная лексика, ли­шенная какой-либо специфики.

Недопустимо в официальной обстановке использовать так называемые слова-диффузы. Таково, например, вошедшее в широкое употребление из молодежного жаргона слово "крутой" — калька с английского сленгизма tough. Что означает это слово? Однозначно истолко­вать его нельзя, потому что в словосочетаниях "крутой парень", "кру­той фильм", "крутые цены", "крутой банк", "крутой джип" и т.д. оно будет иметь различные значения. Такие слова еще называют словами-губками за то, что они впитывают значения ситуации, практически не имея собственного. Например: Вот эта музыка / тянется / с подписа­нием договоров / уже два месяца. Слово "музыка" в данном контексте имеет значение "волокита". Оно впитывает ситуативное значение, по­скольку в значительной степени утрачивает собственное.

Почему использование таких слов нежелательно в официальном общении? Прежде всего потому, что сферой активного использования слов-диффузов является разговорно-бытовая речь. Они уместныприобщении с близкими людьми в домашней обстановке, но не отвечают коммуникативным запросам официального делового общения.

Совершенно недопустимо в условиях делового общения употреб­ление бранной лексики и просторечной лексики: вляпаться, надуть, угробить, достать (надоесть), брякнуть и т.п. Такая лексика не про­сто определяет деструктивный тон беседы, она лишает коммуникантов возможности реализовать свои цели в ходе переговоров, поскольку не­гативно характеризует тех, кто использует ее.

Культурный человек чутко реагирует на обстановку общения, учи­тывая допустимость или недопустимость использования речевых средств. Их отбор определяет не только сфера, но и обстановка обще­ния, наличие наблюдателей, степень знакомства говорящих и т.д. Ис­пользование различных пластов литературной лексики в деловом об­щении должно быть оправдано. Общим принципом лексического от­бора является соответствие задачам, целям и обстановке делового об­щения.

Грамматические нормы устной деловой речи

Грамматические нормы едины для всего русского литературного языка, для письменной и устной речи. Однако существует специфика структуры устного предложения — предикативной единицы и устного текста, которая порой затрудняет отличие ошибки от неизбежных пере­строек по ходу высказывания, оговорок и неизбежных самоперебивов, смещающих перспективу высказывания. Сама природа устной спон­танной речи как бы программирует негладкость, шероховатость, недо­четы и нарушения речевых норм. В отличие от текстовой организации письменной речи устная речь строится по другим принципам. Отдель­ные высказывания как бы нанизываются на нить повествования, часто без союзных средств, проникая друг в друга, взаимодействуя.

— Я вот не поняла / и в одном и в другом договоре нам нужно/я лучше скажу / что нам нужно // Нам нужно / чтобы вот два заказа у нас здесь / номера-то есть / нет? // Шестнадцать / одиннадцать / двадцать семь ноль два // Договор тридцать второй / шестнадцать одиннадцать / до­пустим / договор тридцать третий по заказу двадцать семь ноль два// Дело в том...

Из приведенной реплики видно, что организующим началом в по­токе устной речи является ход спонтанно развивающейся мысли. Не­возможность продумывания фраз до их проговаривания не позволяет широко использовать в устной монологической и диалогической речи сложные конструкции. С другой стороны, это отвечает особенностям оперативного восприятия речи.

Если в деловой письменной речи простые предложения достигают нескольких сот слов и это не противоречит требованиям, предъявляе­мым к языку документов, то в устной речи длина предложения должна соизмеряться с таким понятием, как оперативная память человека. В ней удерживается начало высказывания, его продолжение и конец. Объем оперативной памяти невелик: 7±2 элемента. По нашим наблю­дениям, длина предикативной единицы редко превышает 11-12 слов. Сложные конструкции, развернутые и осложненные предложения в спонтанной речи встречаются редко. В неподготовленной речи слож­ные конструкции, включающие несколько придаточных предложений, нередко рассыпаются, смещаются, остаются незаконченными.

Среди осложнителей наиболее характерны для устной речи одно­родные члены предложения, вводные слова, наименее характерны — причастные и деепричастные обороты, являющиеся яркой приметой синтаксиса книжно-письменных стилей речи. Причастные и деепри­частные обороты придают речи подчеркнуто книжный характер, и поэтому могут использоваться в условиях строгого официального об­щения.

Они входят в состав стандартных выражений деловой речи:

В свете решений, принятых правительством, ...

По принятой ранее договоренности...

По причинам, не зависящим от нас, ...

Учитывая прежние договоренности, ...

Вместе с тем причастные и деепричастные обороты выступают в качестве осложнителей семантической структуры высказывания.Они сгущают информацию, часто заменяя придаточное предложение в структуре высказывания.

В устной речи для отражения сложных отношений чаще используются структурно сложные предложения, а в письменной речи — простые. Однако семантическая организация простых предложений языка документов оказывается нередко более сложной, чем семантическая организация сложных предикативных единиц устной речи:

1. Взаимодействия сторон, не предусмотренные настоящим договором, разрешаются в порядке, установленном действующим законодательством. (письменная речь)

2. Ну /а вот если нас не устроит /как тогда быть/или вы будете все свертывать? (устная речь)

Сложные отношения, с одной стороны, передаются простым по структуре, но сложным по смысловой организации предложением, с другой стороны, сложной по конструкции, но более простой по смы­словой организации предикативной единицей. Поэтому письменную речь так трудно воспринимать на слух. Это знают опытные докладчи­ки и люди, часто выступающие публично. Они во время выступления частоадаптируют письменную речь, упрощая конструкции предло­жений, разбивая сложные периоды и минимизируя использование причастных и деепричастных оборотов.

По этой же причине — из-за стремления избежать семантических осложнителей — в устной деловой диалогической речи редко используются конструкции с отыменными предлогами, часто представляю­щие клишированные синтаксические единицы:

В соответствии с принятой ранее договоренностью...

В связи с задержкой оплаты отправляемой продукции...

Такие конструкции в информационном отношении тождественны придаточному предложению и с успехом заменяются им в устной речи:

Ну вот / поскольку мы с вами договорились / мы этот пункт сюда вынесли...

Вы понимаете / поскольку нам задерживают оплату / мы тоженеможем все это выполнить...

В устной диалогической речи отыменные предлоги вообще ис­пользуются редко, предпочтение отдается простым предлогам:

По предварительному соглашению / мы / значит / этот вопрос решили...

Обязательно в три месяца сделаем...

Да ну из-за чего у нас задержки / из-за оплаты / они сами задерживают.

Использование отыменных предлогов в монологической деловой речи уместно, поскольку монологическая речь в большей степени ори­ентирована на книжно-письменные стили. Специфика ее заключается в полноструктурности, непрерывности речевого потока, моноперсональности адресанта речи.

Диалогическая речь состоит из реплик участников диалога — ком­муникантов, она имеет другие специфические особенности: прерывис­тость, двунаправленность речевого потока, речевая неполнота, актив­ность интонационного оформления.

Выявить речевую грамматическую ошибку в потоке спонтанной диалогической речи ввиду перечисленных ее особенностей бывает действительно сложно. Проанализируем наиболее типичные грубые нарушения речевых норм в деловой диалогической речи.

Безусловным нарушением норм устной литературной речи явля­ется использование в рамках официального делового общения просто­речных форм: не махайте руками вместо литературного не машите руками, ложат вместо кладут или ложи на стол вместо положи на стол. Нет в русском литературном языке глагола ложить, но есть глагол по­ложить.

Весьма живучи ошибочные грамматические формытипа мн. ч., род. и. делов, местов вместо дел, мест.

Показателем низкой речевой культуры речи является использование в условиях официального общения просторечной формы местоимения ихняя — ихние вместо нормативного их, у ней вместо у нее, обои про­граммы вместо обе программы.

Часто ошибки в речи возникают из-за нарушения синтаксических связей, неправильного выбора падежных форм и предлогов. Одной из самых распространенных грамматических ошибок в устной деловой речи является расширительное употребление предлога "о "в качестве своего рода универсального, семантически не мотивированного свя­зочного средства: я уверен о том, что это временные трудности; про­грамма о погашении кредита; все это доказывает о незаконном проис­хождении капитала; есть проект об открытии нового моста.

При существительных и глаголах со значением речемыслительных действий предложный падеж существительного с предлогом "о" ис­пользуется нормативно: рассказ о герое, мечта о поездке, рассуждения о пользе заимствований. В деловой речи специфическое использование этой падежной формы закреплено за словосочетаниями: дело о поджо­ге, справка о доходах, отчет о командировке, сведения о регистрации. В остальных случаях несогласованные определения чаще всего имеют форму родительного падежа (без предлога):

Неправильно Правильно

программа о погашении кредита

реклама о стройматериалах

факт о даче взятки

проект об открытии нового моста

программа погашения кредита

реклама стройматериалов

факт дачи взятки

проект открытия нового моста

Нередко причиной неоправданного употребления предлога "о" яв­ляется речевая неполнота — пропуск дополнения, например: изложил о фактах, вместо изложил мнение о фактах, незнание о налогах, вместо незнание сведений о налогах.

Указательное местоимение о том + союз что часто неоправданно используются в сложноподчиненных конструкциях, без учета норматив­ного управления глагола, что расшатывает синтаксическую норму:

Неправильно Правильно

утверждает о том, что ...

уверен о том, что ...

объяснили о том, что...

показывает о том, что ...

добивается о том, что ...

решил о том, что ...

утверждает, что ...

уверен в том, что...

объяснили, что...

показывает, что...

добивается, чтобы...

решил, что...

Другим распространившимся ненормативным явлением стала за­мена творительного падежа существительного сочетанием сравнитель­ного союза как + Им.п. существительного:

Они выставляли себя как американская фирма.

вместо Они выставляли себя американской фирмой.

Это помещение числится у нас как жилое.

вместо Это помещение числится у нас жилым.

Иногда как неоправданно вставляется в конструкции с творитель­ным падежом: Нас признали как полноправными членами организации (как — здесь лишнее слово).

Нередки ошибки в употреблении форм сравнительной степени прилагательных: ...эти факты выглядят более убедительнее, хотелось бы более нагляднее. Более не сочетается с формами сравнительной сте­пени, употребляясь нормативно с полными и краткими формами при­лагательных: более удачное сравнение, более резкие движения, более убедительный ответ.

С одной стороны, рассмотренные нарушения норм устной литера­турной речи создают негативное впечатление о говорящем.

С другой стороны, небрежная, косноязычная речь не отвечает ком­муникативным запросам сферы регулирования социально-правовых, экономико-правовых отношений. Устная деловая речь не может до­стигнуть той степени точности, которая обеспечивает безальтернативность восприятия. Но это не исключает того, что говорящие не стремятся приблизиться к ней. Об этом говорят постоянно исполь­зуемые в деловой устной речи переспросы, вопросы уточняющего ха­рактера:

Что вы имеете в виду?

— Как понимать ваше утверждение...?

— То есть, вы хотите сказать, что...?

Необходимость "найти общий язык" по какому-то вопросу прежде всего предполагает уточнение позиций договаривающихся сторон и их намерений. Грамматические нарушения в речи являются помехой в процессе делового общения.

К недостаткам устной деловой речи относится ее немотивирован­ная неполнота. Неподготовленность, недостаточная лингвистическая компетентность выражаются в неумении завершить высказывание.

Особенно часто остаются незавершенными сложные предикативные единицы с несколькими однотипными придаточными:

Мы давали в какой-то степени /скажем так / возможность в чем-то сэкономить нам / потому что если пойдем искать мы / то нам могут на­значить цену на бумагу гораздо выше / чем вам / потому что они знают / что мы полиграфисты / потому что мы возьмем бумагу / и на бумаге сде­лаем деньги / то есть / так сказать...

Следствием недостаточной подготовленности является обилие не­знаменательной лексики, которая "захламляет" устную спонтанную речь как монологическую, так и диалогическую. "Эканье", "мэканье", злоупотребление вводными словами и частицами, превращающимися в слова-паразиты, засоряет устную речь:

А. Значит / по этим договорам / работам /значит /набор на ком­пьютере /значит / пишите // Набор / гм / что / вот / здесь означает че­тырнадцать миллионов? // Единственно / я могу взять работу / вот / на­брать на компьютере и сверстать.

Б. — Ну,/ вы хотите что.../ ну / вы возьмите наш лист / прейскурант /пожалуйста / и изучайте ...

Не всегда адекватно в устной диалогической речи используются контактоустанавливающие средства, представляющие собой глаголь­ные лексемы, употребление которых является следствием прямой диалогичности: видите, понимаете, знаете, смотрите. Частое и немоти­вированное их использование превращает их также в сорные слова. То же касается и этикетных глагольных лексем простите, извините.

— Мы / извините / здесь берем / видите / даже больше берем / так сказать / из того / что нужно / восемь тонн // Но как это реально будет /извините/я не знаю...

Неподготовленность к деловым переговорам, слабое знание фак­тического материала обнаруживает себя в использовании коммуни­кантами целых десемантизированных* высказываний, предикативных единиц, не несущих никакой информативной нагрузки.

Так / ну что значит тут у нас ...

— Вот / что я хотела сказать / я хотела сказать / я хотела сказать / можно отнести на май месяц...

Все перечисленные негативные языковые явления снижают дина­мику делового диалога, следовательно, влекут за собой трату времени. Постоянные повторы, засоренность речи словами-паразитами, исполь­зование целых десемантизированных высказываний создают впечат­ление "топтания на месте", "пробуксовывания" развития темы.

Хорошо подготовленный диалог, диалог людей, представляющих высокие типы речевой культуры (элитарную и среднелитературную), — это динамичный диалог. Причем динамику его как раз обеспечивает высокая лингвистическая компетентность коммуникантов.

Упражнение 37*. Употребите правильные предложно-падежные формы с предлогом "о" или без него.

1. Ваша анкета и рекомендации показывают ..., что вы обладаете теми качествами, которые нам необходимы. 2. Мы узнали, что у вас возникли трудности с принятием решения ... поставке(и) нам труб. 3. На заседании проф­кома рассматривался вопрос ... предоставления (и) квар­тир молодым семьям. 4. Нет сомнений..., что произошла ошибка и что ежеквартальные платежи будут осущест­вляться своевременно. 5. Есть мнение ..., что нужно пере­смотреть основные статьи бюджета.

Упражнение 38. Составьте сложные предложения с приведенными глаго­лами исоюзами что, при необходимости используя указательное местоимение о том.

доложить..., (что)

рапортовать…,(что)

высказывать мнение ..., (что)

излагать соображения по вопросу…, (что)

обосновывать свои выводы сведениями ..., (что)

обвинять..., (что)

справиться ..., (что)

Упражнение 39. Охарактеризуйте приведенный отрывок диалога с точки зрения нормативности используемой лексики и укажите грамматические ошибки.

А.Вот теперь / мы вложились / а вы нам кислород перекрываете с новыми тарифами // Это значит все пере­считывать / так / все бумаги и по новой оформлять / бе­гать по коридорам.

Б. — Ну так а что вы от нас-то хотите / мы что ли их уста­навливаем ...

А. — Не вы / конечно / но если б вы нам об этом раньше предъявили / мы бы / конечно / на это не пошли ...

Упражнение 40. Исправьте ошибки в конструкциях с предлогов "о".

Директор подробно остановился о разных сторонах проблемы. 2. Всем нужно объяснять о роли налогов. 3. Об этом администрация указала еще в прошлом году. 4. Не­однократно подчеркивалось о том, что прямолинейный подход к предмету обедняет результаты исследования. 5. Докладчик неоднократно отмечал о том, что производ­ственные показатели снизились.

Лингвистические термины

Десемантизированные высказывания — высказывания, не содержащие никакой информации.

Дублетные формы — формы слова, сосуществующие в языке

Незнаменательная лексика — служебные слова, не имеющие конкретного лексического значения: предлоги, частицы, вводные слова и т.п.

Вводно-модальные слова — вводные слова, которые выражают возмож­ность, вероятность сообщаемого, сомнение в его достоверности и т.п.

Контрольные вопросы

1. В чем состоит специфика норм устной литературной речи?

2. Какие пласты лексики составляют основу устной деловой речи?

3. Какая лексика должна исключаться из употребления в сфере офици­ального общения?

4. Что происходит с конструкцией сложного предложения в потоке спонтанной речи ?

5. Почему причастные и деепричастные обороты редко употребляют­ся в устной речи и являются яркой стилистической приметой книжно-письменных стилей?

6. Что "захламляет" устную деловую речь, делая деловой диалог мало­продуктивным и снижает динамику его развития?

7. Чем отличается речь носителя высоких типов речевой культуры?

Глава IV

ДЕЛОВАЯ РИТОРИКА. КОММУНИКАТИВНЫЙ АСПЕКТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

Предмет и задачи деловой риторики

Слово "риторика" происходит от греческого rhetorike, что в перево­де означает "ораторское искусство". Однако в истории этот термин ни­когда не отличался однозначным толкованием.

Родиной красноречия считается Древняя Греция, хотя ораторское искусство ценили в Египте и в Ассирии. Но нигде раньше искусство речи не было так связано с общественной жизнью и не имело такого практического значения, как в Элладе.

Публично, мнением большинства собравшихся в полисах (горо­дах-государствах) решались важнейшие политические и государствен­ные вопросы, совершался суд. При этом обвинителем и защитником мог стать любой человек, а обвиняемый защищался сам, убеждая судей и собравшихся в своей невиновности. При таких условиях в более выгодном положении оказывались те, кто, обладая даром слова, умел расположить к себе слушателей, убедить в своей правоте.

Красноречие стало одним из самых важных учебных предметов, потому что политику приходилось выступать на собрании совета и на народных собраниях, полководцу — перед войском, частному лицу — перед судом. Целью риторики как науки стала задача обучению сво­бодной, целесообразной и убедительной речи. Причем ни в Древней Греции, ни в Древнем Риме нельзя было занять государственный пост, осуществить политическую карьеру или занять место судьи, не изучив риторики.

Риторику считали систематизацией ораторского опыта (Цицерон), наукой о способности хорошо говорить и силе убеждать (Квинтилиан), наукой и искусством убеждения (Аристотель).

Вокруг термина "риторика" до сих пор идут споры в среде лин­гвистов, психологов, философов, педагогов. С одной стороны, эта самая древняя из лингвистических дисциплин еще в древности была признана наукой об убедительной речи, о формах и методах речевого воздействия на аудиторию. "Определим риторику, — писал Аристо­тель, — как способность находить возможные способы убеждения от­носительно данного предмета"*. С другой стороны, в той же "Ритори­ке" Аристотель называет риторику "искусством, соответствующим диалектике"**.

* Аристотель. Риторика. Античные риторики / Под ред. А. Тахо-Годи. М., 1978. С. 19.

** Тамже.

Знание системы логических доказательств, мастерство и умение находить эти способы в каждой конкретной ситуации определили двойственную природу риторики.

Долгое время риторика была наукой о публичной устной речи, о способах доказательства и убеждения, о формах воздействия на ауди­торию. При этом авторами античных риторик (Цицероном, Квинтилианом, Деметрием, Гермогеном) были сформулированы законы и пра­вила отбора, систематизации и использования в речи аргументов, ком­позиционные правила выступления, правила использования оратор­ских приемов. Рассматривая отношения оратора с аудиторией как антагонистические, античная риторика задачей оратора представляла необходимость переубеждения публики, а для этого необходимо "за­воевать" ее расположение и внимание. При этом публика представля­лась как нечто однородное в социальном плане и в отношении психо­физических характеристик.

Только в XVIII в. взгляд на предмет риторики меняется. Признан­ным "отцом российского красноречия" стал М.В. Ломоносов. В своей знаменитой книге "Краткое руководство к красноречию" (1748 г.) он определил риторику как науку о письменной и устной речи. А.П. Шу­валов говорил о Ломоносове: "Он открыл нам красоты и богатства нашего языка, дал нам почувствовать его гармонию, обнаружил его прелесть и устранил его грубость"*. Ломоносов в своем "руководстве" подчеркнул важность учета в процессе речевой деятельности соци­ального контекста, указал на его связь с характером речи. Известный отечественный теоретик красноречия А.И. Галич в 1830 г. выпускает книгу "Теория красноречия для всех родов прозаических сочинений". В специальной главе книги автор рассматривает особенности прозы "деловых бумаг". К числу "деловых" А.И.Галич относил широкий круг текстов: государственные договоры, манифесты, указы, минис­терские документы, патенты, грамоты, прошения, жалобы, реляции, завещания, заявления. Основными качествами языка деловых бумаг он считаетчистоту, правильность, ясность, краткость, порядок и полноту.

* Русская риторика: Хрестоматия / Авт.-сост. Л.К. Граудина. М., 1996.

Другой известный отечественный теоретик и пропагандист рито­рики, автор ряда гимназических учебников К. П. Зеленицкий писал: "Предмет риторики есть речь. Речь есть устное или письменное, проза­ическое или стихотворное выражение наших мыслей. Риторика пока­зывает те условия и правила, которые приличны всем родам устной и письменной речи"*.

* Зеленицкий К.П. Теория словесности: Курс гимназический. Год 1-й. Риторика. СПб., 1860. С. 3.

При включении в предмет риторики письменной речи расширяет­ся спектр рассматриваемых ею проблем. К традиционным аспектам риторики — логический аспект речи, композиционный аспект речи, элокутивный аспект (элокуция — словесное выражение) — с расшире­нием предмета риторики начинает относиться стилистика, основу ко­торой в русской риторике закладывает М.В.Ломоносов. Теория сти­лей, выразительные средства языка и уместность их использования, стилевая дифференциация этих средств становятся объектом изуче­ния в курсах риторики.

Постепенно общая риторика начинает распадаться на ряд самосто­ятельных дисциплин — стилистика, поэтика, герменевтика (наука о понимании текста), теория литературы — и ряд частных риторик:

В общественной сфере деятельности

дипломатическое красноречие

судебное красноречие

академическое красноречие

политическое красноречие

духовное красноречие (гомелетика)

торговое (деловое) красноречие

военное красноречие

Выделение специальных риторик было обусловлено спецификой функционирования языка в различных сферах общественной жизни и разными задачами общения. Если политическое красноречие, учиты­вающее специфику выступления перед большой аудиторией, исполь­зует одни приемы, то деловая риторика, в основном ориентированная на персональное общение, — другие. "Деловая риторика — это область человеческой культуры, включающая в себя науку, искусство и живую человеческую практику убедительной и эффективной речи в различ­ных жанрах делового общения", — пишет в своей книге "Деловая рито­рика" В. И. Андреев*. Можно добавить, что деловая риторика отлича­ется от всех остальных частных риторик тем, что рассматривает сферу межличностных отношений в социальном аспекте. Персонально адре­сованная речь, речь диалогическая имеет целый ряд специфических черт, которые нельзя не учитывать, говоря об успешной коммуника­ции в сфере социально-экономических отношений.

* Андреев В.И. Деловая риторика. Казань, 1993. С. 7.

Предметом деловой риторики являются правила и приемы эффек­тивного делового общения. Результативность речи становится тем практическим показателем овладения уроками речевого мастерства, который обеспечивает в демократическом обществе персональный рост, престиж и конкурентоспособность. В современном западном ме­неджменте в настоящее время высоко ценятся такие качества руково­дителя, как умение работать с людьми, т.е. умение убеждать в своей правоте, стимулировать работу подчиненных, умение составить дело­вую бумагу, умение письменно формулировать стратегические уста­новки деятельности фирмы, написать отчет, умение рекламировать себя и свой товар. Совершенствование техники перестает давать ожи­даемый экономический эффект, гораздо больший эффект дает сегодня совершенствование методов управления производством, т.е. во главу угла в современном менеджменте ставится человеческий фактор.

Современная риторика, аккумулирующая все достижения психо­логии, лингвистики текста, социолингвистики, логики, культуры речи, представляет собой науку оцелесообразной, эффективной и гармо­низирующей речи.

Современная риторика и ее законы

Для современной риторики коммуникативный процесс, процесс общения предстает в комплексном освещении различных дисциплин. На самом деле мы не только произносим слова, сопровождая их жестикуляцией и мимикой: общаясь, мы обмениваемся эмоциями, воздействуем друг на друга эмоционально, вступаем в социальные от­ношения и т.д.

С точки зрения современных представлений об эффективной речи совсем не безразлично, какой ценой достигается тот или иной резуль­тат. Можно заставить людей работать в выходные дни или сверхуроч­но, объяснив им, что это вынужденное решение, продиктованное эко­номической необходимостью. А можно поступить так, как в свое время поступил легендарный Ли Якокка. Выступив перед рабочими, он предложил им самим принять решение: ввиду тяжелого положения компании "Крайслер" пойти на жертвы — увеличить рабочий день и работать по субботам за ту же плату, или объявить компанию банкро­том. И решение было принято добровольно, поэтому рабочие труди­лись с энтузиазмом.

В отличие от античной риторики, представлявшей коммуникатив­ный акт как акт однонаправленный, современная риторика исходит из того, что пассивной стороны в коммуникативном акте фактически нет. Роль слушателя такая же активная роль, как и роль говорящего. От взаимодействия этих двух сторон зависит успех общения. А следова­тельно, отношения между оратором и аудиторией не могут быть анта­гонистическими при успешной коммуникации. Оратор должен "не по­беждать аудиторию", а "сотрудничать" с ней. Универсальным принци­пом успешной коммуникации становится принцип "кооперации", сформулированный Г. П. Грайсом. Любое общение, в том числе и де­ловое, — это не путь одного человека к другому, а движение навстречу друг другу. Представьте себе, что вы должны решить важный служеб­ный вопрос с человеком, который выслушивает вас молча, с каменным лицом. Насколько эффективно будет протекать ваше общение?

Отсутствие предусмотренной правилами коммуникации реакции будет расцениваться как негативный знак, в данном случае прочиты­ваемый следующим образом: "Я знаю прекрасно, что вы мне хотите сказать, и подвергаю сомнению вашу позицию".

Желание слушать выражается в позе — наклон корпуса в сторону собеседника, в стимулирующих репликах типа "да-да", "разумеется", "хорошо", "так-так", которые произносит слушающий, в кивках согла­сия. Все перечисленные сигналы усвоения информации являютсяне­обходимым компонентом общения. Без этих знаков участия в обще­нии плодотворный диалог просто невозможен.

Принцип кооперации был сформулирован преимущественно к ус­ловиям устного диалогического общения, однако с определенными по­правками он может быть распространен и на текстовую коммуникацию, в рамках которой к диалогу наиболее близка переписка. Этот принцип регулирует количество и качество информации, выдаваемой каждым из коммуникантов на том или ином шаге речевого общения. Напри­мер, правило, регулирующее количество, требует, чтобы говорящий не скрывал нужной информации, которая принципиально важна для принятия решения по обсуждаемой проблеме, и не сообщал той, кото­рая не требуется. Правило, относящееся к качественному аспекту, за­прещает выдачу ложной или непроверенной информации.

Принципкооперации и коммуникативного сотрудничества требу­ет правильного выполнения коммуникативных ролей:говорящий — слушающий. Все мы сталкивались с такой ситуацией в диалоге, когда мы хотели, но не могли высказаться. Чрезмерная речевая активность одного партнера иногда не дает другому даже обозначить свою пози­цию. Умением слушать отличается далеко не каждый, и нередко диа­логи представляют собой смену коммуникативных ролей, основанную на произвольном вторжении в чужую речь, т.е. на перебивах. Целесо­образно ли это с точки зрения учета взаимных интересов деловых партнеров? Очевидно, что нет. Знание правил смены коммуникатив­ных ролей помогает говорящим реализовать свои цели, учитывая ин­тересы друг друга.

Правила смены коммуникативных ролей в диалогической речи

1. Говорящий учитывает особенности оперативного усвоения уст­ной речи и по возможности говорит кратко. Реплика не должна пре­вращаться в монолог.

2. Координированная последовательность реплик сторон выража­ется вдобровольной передаче речевой инициативы другой стороне после формулирования какой-либо мысли.

3. Перебивы, взгляды, жесты могут выступать и как сигналы пере­хвата речевой инициативы адресатом речи. Удобнее всего "вторгаться" в чужую речь при помощи реактивных реплик типа "да-да", "хорошо", ' "так", "допустим", "еще бы", "разумеется", "надо же" и т.п.

4. Сами по себе реактивные реплики не представляют смены ком­муникативных ролей.

5. При необходимости перебить говорящего в середине фразы слу­шающий приносит извинение. Такие случаи должны быть исключени­ем, а не правилом.

Принцип кооперации и сотрудничества требует, чтобы в деловом общении речь говорящего (пишущего) отвечала коммуникативным ожиданиям, которые в свою очередь обусловлены социальными ролями говорящего и слушающего. Так, в разговоре между равноправными партнерами неуместен менторский или покровительственный тон, нотки категоричности или назидания. Во взаимоотношениях началь­ника с подчиненным коммуникативные ожидания определяются соци­альной ролью говорящего. Со стороны начальника речевое поведение определяется такими чертами, как покровительство, заботливость, требо­вательность, а со стороны подчиненного — вежливость, предупреди­тельность. Представьте себе: если бы покровительственным тоном за­говорил с начальником подчиненный?

Таким образом, согласованность коммуникативных установок, ре­чевых партий также отвечает универсальному принципу кооперации и коммуникативного сотрудничества.

К правилам организации и оптимизации диалога, представляющего информационный обмен, относится такжепринцип интереса. Прин­цип интереса означает, что диалогическое общение развивается более ди­намично, если передаваемая информация представляет интерес для ком­муникантов. При этом каждый из участников переговоров преследует и удовлетворяет двойной интерес: относительно существа дела и взаимоот­ношений между партнерами. Деловые переговоры ведутся с целью удов­летворения интересов сторон, в чем и состоит основная цель переговоров. Кроме того, каждый участник заинтересован в налаживании отношений доброжелательства с другим участником. Отношения, основанные на до­верии, уважении и дружелюбии, позволяют каждые последующие пере­говоры превращать в более спокойный и эффективный процесс.

Следующий принцип, выработанный современной риторикой и особенно актуальный для делового общения, этопринцип Поллианы. Принцип Поллианы требует, чтобы содержание речевого общения удовлетворяло критериям оптимистического настроения коммуникан­тов. Оптимистическая установка не означает, однако, что соответствие между темой беседы, выступления и выраженным отношением к ней должно нарушаться. В последнее время довольно часто встречается нарушение гармонии между тональностью и смыслом высказывания. О тяжелом экономическом положении страны ведущие финансисты и эксперты могут говорить с улыбкой, пересыпая речь шутками. А дело­вые переговоры нередко ведутся с "проигрышных" позиций, позиций неверия в собственные силы.

Согласно принципу Поллианы даже не пришедшие к согласию или компромиссному решению стороны в заключение переговоров должны выразить надежду на разрешение конфликтной ситуации или решение вопроса. А начинать переговоры нужно с верой в собствен­ные силы, здравый смысл и добрую волю партнера.

Законы современной риторики сформулированы на базе открытий в сфере психолингвистики, социологии и социолингвистики, теории речевых актов. Учеными давно установлено, что в процессе общения говорящий пробуждает "внутреннее слово" у слушающего. То есть у слушающего напряженно работают все речемыслительные центры: внутренняя речь, центр понимания, память, центры, отвечающие за анализ услышанного, эмоциональная сфера. Слушающий как бы внутренне повторяет сказанное, адаптирует к своему уровню созна­ния, т.е. понимает, запоминает и реагирует эмоционально. Говорящий продуцирует и в процессе создания оформляет свою мысль словесно. Таким образом, слушание — это напряженный труд, который может быть эффективным, а может и нет. Ленивый ум отказывается адапти­ровать услышанное, и тогда происходит то, что метким народным сло­вом обозначено так: "В одно ухо влетело — из другого вылетело". Это же происходит, если речь непонятна адресату.

Адаптационный процесс в диалоге регулирует не только уровень усваиваемости информации, но и касается таких важных сторон рече­вой деятельности, как эмоциональный обмен, взаимодействие типов речевых культур говорящих, взаимная ориентация в процессе обсуж­дения.

Фактор адресата речи чрезвычайно важно учитывать в условиях персонального общения. Игнорирование его немедленно скажется на ходе обсуждения.

Отсюда первый важнейший закон современной риторики — закон ориентации речи на адресата.

Он гласит: прежде чем начать говорить, необходимо представить себе слушателя, собеседника, его социальный статус, образователь­ный, культурно-речевой уровень, особенности его личности. Таким образом, ориентация на адресата начинается в подготовительном пе­риоде, часто задолго до начала беседы, выступления. Попытка блес­нуть эрудицией может быть бессмысленной и провальной, если речь обращена к малообразованной аудитории. Осторожным нужно быть при использовании терминов (а в деловой речи они распространены очень широко), соизмеряя степень употребительности и степень но­визны. Новейшие экономические термины, например,хеджирование (защита от ценового риска путем создания противоположного риска с помощью срочных операций, целью которых является фиксация опре­деленного уровня цены — валютного курса) илифраншиза (право на создание коммерческого предприятия, предоставляемое на определен­ный период и зафиксированное в договоре), требуют безусловного пояс­нения их говорящими в ситуации общения с незнакомым собеседником. Это тем более важно, что некоторые термины имеют еще не вполне ус­тоявшиеся значения, а иные — несколько значений. Например,

трансферт — 1) перенос сделки с одного счета на другой; 2) перевод денег из одного финансового учреждения в другое или из страны в страну; 3) перевод именных бумаг с одного владельца на другого.

Закон ориентации речи на адресата, таким образом, выражается в том, чтобы информация былажизненно важной, интересной идо­ступной слушателю.

Вторым законом современной риторики является законпродви­жения к цели и ориентации адресата речи. Суть его заключается в том, что общающиеся стороны или только говорящий эксплицируют (обозначают словесно) свою цель и совместными усилиями продвига­ются к ней. Особенно важно ориентировать адресата в ходе деловых переговоров. Для этого в начале переговоров сообщается и согласовы­вается их структура: перечень решаемых вопросов, их очередность. Подведение итогов по каждому вопросу акцентируется. Для этого могут быть использованы фразы типа:

Итак, по погашению взаимной задолженности мы приняли решение о вза­имозачете долгов и покрытии разницы товарами народного потребления.

В результате по третьему пункту мы с вами пока не достигли компро­мисса.

В качестве сигналов продвижения к намеченной цели часто в спон­танной речи используются так называемыекогезивные средства* или средства связи, указывающие на последовательность частей сообще­ния: во-первых, во-вторых, в-третьих, следующий вопрос, далее отме­тим, об этом я скажу позже, забегая вперед, я должен сказать..., как будет указано дальше..., посмотрим, как..., сейчас приступим к рас­смотрению следующего вопроса и т.д. Благодаря использованию таких слов возникает эффект "продвижения" к намеченной цели, эффект сцепления смысловых блоков. Это необходимо, так как структура речи должна быть ясной не только для говорящего, но и для адресата. Это особенно важно в деловом общении, когда решение принимается двумя сторонами.

Таким образом, представление о продвижении к цели общения со­здается общей структурой речи и тактикой ее организации. В дело­вой речи это деление большой узловой проблемы на пункты, подпункты, вопросы и т.п. Причем такое деление, продиктованное аналитическим подходом, характерно как для устной, так и для письменной речи.

В деловой диалогической речи очень часто динамика развития диалога снижается из-за повторов, возвращений к уже сказанному, внезапных и немотивированных отклонений от темы. Такие диалоги затягиваются и отнимают самое драгоценное — время менеджера. На­рушение второго закона современной риторики —закона неуклонно­го продвижения к цели выражается в неумении отделить существо дела от межличностных отношений. Когда отношения увязываются с проблемой, часто верх берут негативные эмоции. Начинающиеся вы­яснения отношений уводят стороны от решения проблемы и наруша­ютпринцип последовательности в развитии темы. При нарушении этого принципа затем бывает трудно сосредоточиться и восстановить последовательность мыслей. Поэтому говорящим приходится вновь и вновь возвращаться к одному и тому же вопросу. Помимо нерацио­нальной траты времени такие беседы часто заканчиваются коммуни­кативной неудачей.

Таким образом,закон последовательного продвижения к цели и ориентации адресата непосредственно связан с ограниченностью де­лового общения временными рамками, необходимостью двусторонне­го участия в подготовке и принятии решения. Эффективность исполь­зования времени, отведенного на деловые переговоры, определяется тщательной подготовкой, проработкой вариантов обсуждения опреде­ленного круга проблем.

Третий закон современной риторики — это закон о действенности речи, которая доставляетудовольствие слушателю. Принцип удо­вольствия — это универсальный принцип общения. Мы стараемся больше общаться с теми, кто нам интересен, с кемприятно разговари­вать. Наслаждение беседой со времен Платона относилось к высшему роду наслаждения. Это наслаждение складывалось из удовольствия, доставляемого мелодикой речи, красотой мысли и уважительностью обращения.

Принцип удовольствия иногда толкуется очень широко или слиш­ком примитивно. Часто ли мы задумываемся о том, что доставляет че­ловеку удовольствие во время общения, особенно если это общение носит ярко выраженный прагматический характер?

Знаменитый Дейл Карнеги в качестве главного секрета "искусства обхождения с людьми" называет умение ценить и поощрять деятель­ность человека, удовлетворять "его стремление к собственной значительности". В своей книге "Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей" он приводит слова самого высокооплачиваемого менеджера Шваба, в которых, по его мнению, кроется секрет умения общаться с людьми. "Самым ценным своим качеством, — сказал Шваб, — я считаю умение вызывать у людей энтузиазм и развивать то, что есть лучшего в человеке, с помощью признания его достоинств и поощрения".

"Ничто другое так сильно не бьет по честолюбию человека, как критика со стороны начальников. Я никогда никого не критикую. Я верю в действенность поощрения человека на работе. Поэтому мне очень хочется хвалить людей, и я терпеть не могу их бранить. Если мне что-то нравится, то я чистосердечен в своей оценке и щедр на по­хвалу"*.

* Карнеги Дейл. Как завоевывать друзей и оказывать влияние на людей. Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично. Как пере­стать беспокоиться и начать жить. М., 1989. С. 58.

Подчеркнуть "значительность" партнера можноне только при по­мощи прямой похвалы. Для этого можно использовать:

косвенную похвалу или комплимент:

Поскольку ваша фирма имеет прочные позиции на рынке компьютер­ных технологий, мы хотим вам предложить ...

Так как ваша фирма является крупнейшим поставщиком ВАЗа, мы хотим заключить с вами договор о ...

этикетные формулы: имеем честь предложить вам, позвольте вы­разить вам искреннюю благодарность за оказанную услугу, многоува­жаемый Николай Петрович...:

жестикуляцию: общение только в положении полностью разверну­того корпуса в сторону собеседника, в положении либо стоя, либо сидя вместе с собеседником, приветствуя и провожая клиента (партнера, сослуживца) до двери кабинета;

тон общения: вежливый, ровный;

манеру общения: сохранение чувства дистанции при равенстве от­ношений, внимательное выслушивание замечаний, предложений или соображений собеседника.

Прием "имя собственное" представляет собой обращение к собе­седнику по имени и отчеству при каждом удобном случае. "Помните, что имя человека — это самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке"*, — пишет Карнеги. При обращении по имени-отчеству (согласно русской традиции делового общения) адресат ис­пытывает не всегда осознаваемое им удовольствие. На этом основыва­ется расположение к собеседнику, источнику положительных эмоций. Вспомните, как вы относились в детстве к учителям, называвшим вас только по фамилии, и как к тем из них, кто обращался к вам по имени.

* Там же. С. 107.

Использование приема, условно называемого "зеркалом отноше­ния", проявляется в том, что мы испытываем расположение к собесед­нику, если читаем на его лице расположение к нам. Обстоятельства жизни, иногда плохое самочувствие отражаются на нашем лице грима­сой раздражения и усталости, иногда угрюмости и даже злости. Всту­пать с таким выражением лица в деловой контакт — значит вредить не только себе, но и делу, потому что на лице собеседника, как в зеркале, вы увидите "свое" настроение. Взаимное раздражение может стать причиной коммуникативной неудачи. Конечно, нельзя упрощенно по­нимать это так, что если вы один раз улыбнетесь собеседнику, то он начнет сразу действовать в ваших интересах. Однако сопротивления принятию решения и конфликтам, которые отнимают много сил и энергии, будет значительно меньше.

Мы рассмотрели те основные законы и принципы современной ри­торики, которые применимы в деловом общении. Принципы от зако­нов отличаются своей избирательностью (кроме универсального принципа кооперации), законы же носят универсальный характер, т.е. реализуются в любом виде общения.

Структура речевого акта и речевая стратегия

В отличие от случайной беседы со знакомым или близким челове­ком деловая беседа начинается задолго до встречи с собеседником. Первым этапом формирования замысла деловой встречи является оп­ределенное стечение обстоятельств, которое побуждает инициатора общения принять соответствующее решение. Например, необходимость расширения рынка сбыта продукции предприятия побуждает менед­жера искать контакты с торговыми посредниками.

Вторым этапом является подготовительный этап. Он включает анализ материала (его систематизацию, обработку); выработку собст­венной позиции, стратегии, идеи и составление плана переговоров или текста выступления.

Третьим этапом является собственно общение. В деловом обще­нии в свою очередь могут быть выделены следующие фазы.

1. Приветствия, обращения собеседников друг к другу.

2. Постановка вопроса, проблемы, просьбы, высказывание предло­жений одной стороной.

3. Активное слушание и обмен информацией.

4. Выдвижение идей, версий, решение проблем.

5. Нахождение оптимального способа решения проблемы, вопроса.

6. Принятие решения.

7. Заключительные слова и прощание.

Четвертым этапом является анализ проведенных переговоров, со­вещания, беседы. Анализ включает не только ответ на вопросы: "что получилось?" и "что не получилось?" из задуманного — но и "почему не получилось?" При этом важно объективные факторы обобщения отделять от субъективных.

Пятым, заключительным, этапом является выработка стратегии, перспективы сотрудничества.

Как видно из проанализированной структуры речевого акта, дело­вая речь начинается задолго до самой ситуации общения и заканчива­ется уже после завершения общения. При этом в мировой практике менеджмента важнейшими признаются результирующие этапы (IV и V). Менеджеры эффективно работающих зарубежных фирм широко используют листы самоотчета, самоконтроля. Они учитывают важный показатель — чувство самоудовлетворения от профессиональной дея­тельности и его стимулирующую роль в работе менеджера.

В практике инновационного менеджмента широко используются жанры стратегий в письменной форме, в которых на основе анализа системных действий и экономико-правовых ситуаций дается план и стратегическая перспектива какого-либо вида деятельности.

Речевое поведение, соответствующее перечисленным выше этапам речевого акта, осуществляется в соответствии с законами, сформули­рованными Е.А.Юниной и Г.М.Сагач в "Общей риторике" и пред­ставленными как законы риторики*, или законы речевого поведения.

* Юнина Е.А., Сагач Г.М. Общая риторика (современная интерпретация). Пермь, 1992.

1 . Концептуальный закон предполагает систематизацию мате­риала обсуждения, всесторонний анализ предмета речи и выстраива­ние знаний о нем (концепция, замысел) (К).

2. Закон моделирования аудитории предусматривает знание аудитории (собеседника). Портрет любой аудитории определяется тремя важнейшими признаками: социально-демографические характе­ристики (пол, возраст, национальность, уровень образования, профес­сия), социально-психологические характеристики (уровень понимания обсуждаемых проблем, отношения к предмету речи) и индивидуально-личностные признаки (тип нервной системы, темперамент, склад ума и т.п.) (А).

3. Стратегический закон. Исходя из характеристик аудитории (собеседника) и на основе концепции, замысла выстраивается страте­гия, конкретная программа действий (С).

4. Тактический закон предусматривает на основе выработанной стратегии в процессе общения использовать те или иные тактические приемы для того, чтобы заинтересовать, вызвать на размышление и об­суждение предмета речи собеседника (Т).

5. Закон словесно-речевого выражения предусматривает умение облекать мысль в действенную речевую форму (СВ).

6. Закон аффективного общения предусматривает умение уста­навливать, сохранять и закреплять контакт с аудиторией (собеседни­ком), завоевывать ее симпатии и внимание, интерес. Для этого необхо­димо управлять собственным поведением, управлять поведением ау­дитории, корректировать, если необходимо, план встречи (ЭО).

7. Системно-аналитический закон предусматривает умение ана­лизировать полученный результат (СА).

Последние два закона являются слагаемыми собственно управлен­ческого аспекта мыслеречевой деятельности. Отношения между этими законами выражаются в формуле речевого поведения, которую можно представить таким образом: Р=К+А+С+Т+СВ+ ЭО + СА.

По справедливому замечанию пермских авторов "Общей ритори­ки", эта формула представляет собой целостную систему, в которой все компоненты взаимообусловлены и взаимодополняют друг друга. Концептуальный закон — основополагающий, так как от умения ана­лизировать ситуацию и принимать решение зависит во многом успех общения; законы моделирования аудитории, стратегический, такти­ческий, словесного выражения, эффективного общения "работают" на первый закон. Знание их дает возможность грамотно реализовать кон­цепцию. Значение системно-аналитического закона в том, что он по­могает оценить качество самой концепции и проанализировать все этапы ее реализации: найти сильные и слабые звенья, корректируя не­достатки. Таким образом, законы риторики отражаютсистемность мыслеречевой деятельности и следование им определяет коммуни­кативный успех.

Лингвистические термины

Когезивные средства — средства текстовой связи, указывающие на пос­ледовательность изложения.

Контрольные вопросы

1. Почему риторику называют наукой и искусством?

2. Назовите предмет риторики. Как он менялся в процессе развития цивилизации?

3. Сформулируйте основные различия классической риторики и неори­торики.

4. Что изучает деловая риторика?

5. Перечислите основные законы современной риторики.

6. По каким принципам должно строиться общение?

7. Перечислите риторические законы, сформулированныев связи с вы­делением частей структуры речевого акта.

Деловые переговоры

Классификация переговоров

Рассмотрим действенность законов риторики на примере одного из самых распространенных жанров устного делового общения — жанра переговоров. Диапазон видового многообразияих велик. Пере­говоры могут быть определены по типу, участникам, теме, цели, усло­виям.

Как правило,коммерческие переговоры проводятся руководите­лями предприятий, фирм и ответственными лицами государственного управленческого аппарата. Непременным условием для ведения пере­говоров этого типа оказываются равные юридические права предста­вителей разных организаций, и главное из них — право принимать ре­шения. Такое право может делегироваться менеджерам, исполняющим обязанности руководителя. Коммерческие переговоры решают вопро­сы установления правовых отношений и координирования установ­ленных. Результатом успешно проведенных переговоров является подписание сторонами контракта или ликвидация конфликтной си­туации, урегулирование спорных вопросов. Участвуют в таких перего­ворах, как правило, по одному представителю каждой из сторон.

Переговоры, посвященные решению организационных вопросов, вопросов реорганизации и реструктуризации предприятий (их слия­нию, выделению дочерних компаний, участию в современных финан­совых операциях и т.д.), представляют другой тип переговоров. В таких переговорах участвуют две и более сторон, представители которых могут иметь в составе переговорных групп нескольких представите­лей. Вопрос о количественном и качественном составе команд решает­ся в каждом случае особо. Увеличение количества партнеров, безус­ловно, усложняет и динамизирует ход переговоров, а это, в свою оче­редь, повышает требования к квалификации участников беседы и в том случае, если каждый из них индивидуально отстаивает интересы своей фирмы, и в том случае, когда работает команда. Результатами таких переговоров являются подписание соглашения о вхождении в состав или выходе из состава предприятия какого-либо подразделения (предприятия), соглашение о слиянии капиталов в единый уставный капитал, принятие решения о проведении совместных финансовых операций.

Наряду с объективными условиями, определяющимися рыночной ситуацией, ценовой политикой государства, налоговой политикой, ин­вестиционной политикой и т.д., большое значение имеют субъектив­ные условия. Субъективные условия формируются личностными осо­бенностями участников переговоров. Умение вести переговоры опре­деляется следующими качествами руководителей:

1) компетентностью в области обсуждаемых проблем;

2) умением трезво оценить обстановку;

3) психологической компетентностью;

4) умением генерировать новые идеи, методы решения проблемы;

5) лингвистической компетентностью (грамотность, умение ис­пользовать языковые средства в соответствии с целями и обстановкой общения).

Итак, речевой жанр переговоров задается их типом, количеством участников, темой, целью, а также объективными и субъективными условиями общения. Причем субъективный, человеческий фактор иг­рает в успешном переговорном процессе далеконе последнюю роль.

Этапы переговорного процесса и законы риторики

Первый этап, этап подготовки, во многом определяет успешность проведения переговоров, их результативность. Тщательное изучение проблемы, выносимой на обсуждение, предполагает подготовленность участников диалога в смежных областях. Например, переговоры о рас­пределении подрядов на строительство предполагают, что участники Должны разбираться в вопросах геодезии, почвоведения нарядусо специальными знаниями строительных материалов, инженерно-стро­ительных работ, стоимости подрядов того или иного вида работ.

Первый этап включает анализ конкретной ситуации, характерис­тик партнеров, с которыми предстоит вести переговоры. Употребляя буквенные обозначения законов речевого поведения современной ри­торики, можно сказать, что этот этап реализует законы К + А. В этой фазе переговоров речевые действия выступают в форме конспектов, рефератов, экспертных заключений, справочных таблиц, графиков и т.д. Все перечисленные подготовительные материалы определяют как тактическую систему аргументов, так и стратегическое соотнесе­ние позиций в ходе беседы.

Обязательным компонентом изучения проблемы, наряду с анали­зом обсуждаемой ситуации, оказывается разбор соотношения собст­венных интересов и интересов потенциальных партнеров. Это соотно­шение, собственно, и определяет выбор стратегии. В своей книге "Путь к согласию, или Переговоры без поражения" Роджер Фишер и Уильям Юри советуют говорить об интересах, а не о позициях. Самая перспек­тивная стратегия — примирение интересов, а не достижение компро­мисса между позициями.

Необходимость различать интересы и позиции - заданные уста­новки в общении партнеров — определяется задачами выработки ус­пешной стратегии переговоров. Собственно риторический этап пред­ставляет собой реализацию законов С + Т.

Поскольку деловые переговоры сочетают тщательную подготов­ленность с большой долей спонтанности, теоретики и практики ме­неджмента предпочитают говорить не о композиции, а о схеме перего­воров, причем схему эту можно себе представить лишь в самом общем виде.

Схема переговоров

1) Приветствие и введение в проблематику;

2) характеристика проблемы и предложение о ходе переговоров;

3) изложение позиций;

4) обмен мнениями;

5) решение проблемы;

6) завершение.

Этап развертывания переговоров с точки зрения его языкового оформления прежде всего характеризуется последовательностью ис­полнения коммуникативных ролей. Взаимный обмен мнениями часто трансформируется из диалога в своеобразное чередование монологов (особенно пункты 2 и 3) и требует от участников навыка создания мо­нологических, хотя и небольших по объему выступлений. Речь в этом случае также сочетает свойства подготовленности и спонтанности. При переходе от одного пункта переговоров к другому соотношение подготовленности и спонтанности может меняться. Так, например, пункты 1, 2 и 3 предполагают тщательную проработку вопросов и на­личие домашних заготовок. При этом можно формулировать письмен­но предложения и позиции по отдельным вопросам.

Пункты 4 и 5 реализуются в форме спонтанной по преимуществу речи, поскольку течение диалога предполагает адекватную и быструю реакцию на реплики (аргументы, контраргументы). Вот как описывает проявление спонтанности известный зарубежный лингвист Доротея Франк: "Прежде всего при устном личном общении ничто не может быть стерто"*. Все, что говорится, воспринимается в тот же момент. Это определяет необходимостьсамоконтроля в переговорном про­цессе (что совершенно отсутствует, скажем, в бытовом общении), по­скольку возможности аннулирования того, что уже сказано, в услови­ях официального делового общения резко ограничены.

* Франк Д. Семь грехов прагматики: тезисы о теории речевых актов, анализе речевого общения, лингвистике и риторике // Новое в зарубежной лингвистике. М., 1986. Вып. 17. С. 372.

Другой важной особенностью спонтанной диалогической речи яв­ляется то, что не может осуществляться наперед никакое детальное планирование, поскольку "каждая новая реплика может планировать­ся лишь после предыдущей". Эта особенность устной деловой диало­гической речи определяет приоритетность выработки речевой страте­гии, позволяющей ориентироваться при выборе речевых средств в ходе диалога, и повышенное внимание к форме речевого выражения (закон СВ). На этом этапе в полной мере проявляется лингвистичес­кая подготовка менеджера.

Речевая стратегия и способы ее вербальной реализации

Под стратегией принято понимать общие принципы речевого по­ведения в связи с постановкой конкретной практической задачи и пла­ном ее реализации. В широком смысле коммуникативная стратегия понимается как сверхзадача речи, диктуемая практическими целями говорящего, как единство коммуникативных и практических целей. Иными словами, коммуникативная стратегия речи есть способ реали­зации замысла, она предполагает отбор фактов и их подачу в опреде­ленном освещении с целью воздействия на интеллектуальную, воле­вую и эмоциональную сферу адресата.

В деловом общении речевая, или коммуникативная, стратегия оп­ределяется особенностями речевой ситуации, личностными и индиви­дуальными особенностями говорящих, особенностями речевых тради­ций социальной группы, страны.

А. К. Михальская, один из крупнейших специалистов в современ­ной риторике, вводит в научный оборот такое понятие, какэтнориторика Суть его заключается в том, что различные национальные харак­теры оказываются восприимчивыми к различным приемам и установ­кам речевого поведения. "В каждой культуре складываются особые и вполне определенные представления о том, какдолжно происходить речевое общение, пишет она в книге "Основы риторики"*. — Люди, приобщаясь к культуре, "входя" в нее, получают как одну из ее состав­ных частей некий общий образец —идеал речевого поведения, кото­рому нужно следовать, и представления о том, как должно выглядеть "хорошее" речевое произведение — устная речь или письменный текст. Этот идеальный образец речевого поведения и речевого произведения соответствует в своих основных чертах общим представлениям о пре­красном — общеэстетическому и этическому (нравственному) идеа­лам, сложившимся исторически в данной культуре"**.

* Михальская А.К. Основы риторики. Мысль и слово: Учеб. пособие. М., 1996. С. 379.

** Там же.

Это означает, что в сознании каждого человека "существует и дей­ствуетопределенная система ценностей и ожиданий по поводу того,как должно происходить речевое общение в той или иной ситуа­ции". Нередко возникающее непонимание в процессе переговоров между партнерами различных национальностей как раз и демонстри­рует несовпадение риторического идеала и форм его практической ре­ализации. Проследим различия риторических идеалов американской и русской культуры.

В центре общественной и деловой жизни Америки всегда была личность. Бизнесмен и политик — это прежде всего неповторимая, яркая индивидуальность.

"Все машины Форда совершенно одинаковы, — говаривалих созда­тель, — но не существует двух совершенно одинаковых людей. Каждая новая жизнь — это нечто новое под солнцем; никогда ранее не было ничего в точности такого же и никогда больше не будет. Молодой чело­век должен именно так смотреть на себя — он должен искать ту един­ственную искру индивидуальности, которая отличает его от других людей, и разжигать ее всеми силами. Общество и школы могут попы­таться потушить эту искру, они хотят стричь всех под одну гребенку, а я говорю: не давайте искре погаснуть — это ваше единственное под­линное основание для того, чтобы играть важную роль"*. Этот совет Генри Форда представляет особенности менталитета американца, ориен­тированность на "самородную особенность", индивидуальность, про­являющуюся и в деловой сфере в манифестации индивидуального ав­торского стиля (идиолекта).

* Цит. по: Карнеги Д. Как выработать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично. Как перестать беспокоиться и начать жить. М., 1989. С. 372.

Письмо одного менеджера легко отличить по стилю от письма дру­гого, не говоря уже о манере общаться. Автор известной у нас книги "Как овладеть искусством делового письма" американский писатель, бизне­смен и публицист Рон Теппер приводит в своей книге 250 писем и за­писок, имеющих ярко выраженное авторское начало. Ни одно из при­веденных в издании писем не повторяет другое. Теппер убежден в том, что деловое письмо должно "вызывать интерес иотражать индивиду­альность лица, отдела или компании" (выделено мной. — М.К.).

"Напротив, резкая особенность русского характера в этом отноше­нии заключалась в том, что никакая личность в общественных сно­шениях своих никогда не искала выставить свою самородную особен­ность как какое-то достоинство", — писал в ответе А. С. Хомякову известный публицист и знаток русского быта и фольклора И. В. Кире­евский*. С петровского времени письменное и устное социальное общение оказывается строго регламентированным. Общий процесс стан­дартизации деловой письменной речи сказывается и на устном дело­вом общении. Использование клише деловой письменной и устной речи ориентировано на социальный статус, личные заслуги и возраст адресата речи и обусловлено главным образом особенностями речевой ситуации. Иными словами, вступая в деловые отношения, носитель русской культуры говорит, "как все" говорят в этих обстоятельствах, потому что так принято. Для русского менеджера участие в деловом общении связано прежде всего с достижением определенного резуль­тата, тогда как для американского любой жанр письменного и устного делового общения —это еще и возможность самопроявления и само­рекламы.

* Киреевский И.В. О характере просвещения Европы и его отношении к просвещению России / Критика и эстетика. М., 1979. С. 286.

Быстрота реакции на реплику во время деловых переговоров, а также более высокий темп речи отличают американских менеджеров, привыкших ценить каждую секунду рабочего времени. Не случайно, знаменитая фраза "Время — деньги" принадлежит Б. Франклину, одно­му из основателей США. Темп русской речи более медлителен (нас нередко раздражает скороговорка дикторов, подражающих американ­ским коллегам), соответственно темп переговоров у нас будет иным, нежели у американцев.

Русскому человеку не свойственна и та степень открытости, готов­ности к речевому контакту, какая свойственна представителям амери­канской культуры. Поэтому сам процесс вхождения в речевой контакт для носителей русской речевой культуры не столь прост, как для аме­риканца. Задавая вопрос незнакомому человеку на улице воспитан­ный россиянин обычно извиняется ("Простите / не подскажете / как пройти к вокзалу?"), а американец делает это уверенно и просто, так, как если бы обращался к старому приятелю.

Целомудрие и отзывчивость как отличительные качества рус­ской души, реализующиеся вдиалогическом гармонизирующем на­чале, в риторических принципахнемногословия, спокойствия, ис­кренности, благожелательности, ритмической мерности, скром­ности, послушания, представляют риторический идеал отечествен­ной культуры, идеал, складывавшийся веками.

Отсюда неприятие "атакующей" стратегии речевого поведения, тактики так называемых "пулеметных вопросов", на которые предпо­лагается получать односложные ответы ("Да" или "Нет"), как не соот­ветствующих параметрам гармонизирующего диалогического начала.

Иными словами, те стратегии и тактики, которые эффективно ис­пользуются западными и американскими менеджерами, могут быть менее эффективными в русскоязычных странах. Поэтому нельзя без­оговорочно принимать все рекомендации американских психологов, авторов пособий по ведению переговоров. Эффективными будут те из них, которые опираются на особенности речевой культуры страны и соответствуют отечественному риторическому идеалу.

Избирательность стратегии по большей части связана с целевыми установками участников диалога:

заключить взаимовыгодную сделку;

урегулировать конфликтную ситуацию;

обсудить детали или ход выполнения соглашения, договора;

обсудить важные организационные или финансовые проблемы.

Частные стратегии направлены на достижение цели, осознаваемой переговаривающимися сторонами в качестве основной.

Стратегия взаимных уступок и разумных компромиссов ис­пользуется для решения конфликтных вопросов. При этом каждая из сторон видит, а главное, осознает сильные и слабые позиции свои и партнеров по переговорам.

Такая стратегия успешнее всего реализуется в форме совместного анализа ситуации:

- Давайте рассмотрим эту проблему с другой стороны...

- Проанализируем график и отчет о выполненных работах...

- Наши позиции во многом не совпадают, однако...

Стратегия сближения позиций на почве объединения интере­сов используется как при заключении сделки, так и при обсуждении хода выполнения ее. При этом важно точно определить интересы, от­делив их от позиций. Позиция чаще всего конкретна и ясна: интересы, стоящие за ней, могут быть плохо выражены, малоуловимы и, возмож­но, непоследовательны. Однако успешная стратегия — это всегда ори­ентация на сближение позиций или изменение позиций на почве объ­единения интересов.

Еще Дейл Карнеги подчеркивал, что миром правят интересы. К ос­новным интересам относятся:

безопасность

экономическое благосостояние

чувство принадлежности

признание

распоряжение собственнойжизнью

На деловых переговорах стороны представляют экономические интересы юридических лиц, интересы безопасности и интересы пер­венства, престижа. В современных условиях компании часто идут на издержки, лишь бы сохранить лидирующие позиции на рынке, не до­пустить конкурентов на освоенные рынки сбыта.

Согласовать интересы можно, изобретая взаимовыгодные вариан­ты. Роджер Фишер и Уильям Юри называют этот процесс "увеличе­нием пирога". Например, ваше предприятие, выпускающее алюминие­вые изделия, хочет приобрести легковые машины, но не имеет свобод­ных денег. Автозавод, к которому менеджер предприятия обращается с предложением о взаимозачете продукции предприятий, не заинтере­сован в сделке. Алюминиевые изделия автозаводу не нужны. Анализ сбыта продукции показывает, что алюминиевые изделия, в частности фольга, находят сбыт в предприятиях пищевой промышленности. В том числе фольга используется для упаковки завтраков и обедов бы­строго приготовления, которые готов приобрести для рабочих автоза­вод. Сделка осуществляется по более сложной схеме, которая устраи­вает всех участников переговорного процесса.

Вести переговоры с позиции отстаивания своих интересов выгод­но даже тогда, когда другая сторона упорно стоит на своих позициях.

Приведем пример переговоров из книги Роджера Фишера и Уиль­яма Юри, когда одна сторона использовала позиционный торг, а дру­гая — принципиальные переговоры. "Припаркованная машина Тома Грифита, одного из наших коллег, была полностью разбита грузови­ком для сбора мусора. Автомобиль был застрахован, но точную сумму, которую Том должен был получить по страховке, предстояло еще об­судить с представителем страховой компании.

Представитель компании

Том

Мы изучили ваш случай и решили, что он соответствует условиям нашей политики. Это означает, что вам причи­тается 3300 долларов.

Понимаю. А как вы получили эту цифру?

Мы решили, что машина этого стоит.

Я понимаю, но какой критерий вы использовали для определения этой суммы? Не знаете, где я могу купить подобную машину за эту сумму?

А вы сколько хотите?

Я хочу только то, что мне причита­ется в соответствии с вашей политикой. Я нашел подержанную машину наподо­бие моей за 3 тысячи 850 долларов. Прибавьте торговые услуги и акцизный налог и получится около 4 тысяч.
4 тысячи! Это слишком много! Я не прошу 4 тысячи, или 3 тысячи, или 5 тысяч долларов, я просто хочу справедливой компенсации. Не кажется ли вам, что будет справедливо, если я получу достаточно только для покупки машины?
0'кей. Я предлагаю вам 3 тысячи 500 долларов. Это самое большее, на что я могу пойти. Такова политика компании.

А как компания это определяет?

Послушайте, 3 тысячи 500 — это все, что вы можете получить. Согла­шайтесь или нет, как хотите.

Может, 3 тысячи 500 и справедливо, я не знаю. Я безусловно понимаю вашу позицию, если вы связаны политикой компании. Но если вы не можете объек­тивно определить, почему именно эта сумма мне причитается, я думаю,мне лучше обратиться в суд. Почему бы нам не разобраться в этом заново и не пого­ворить еще раз? В среду в одиннадцать часов вам подойдет?

0'кей, господин Грифит, у меня есть

сегодняшняя газета с рекламой

"Фиес­ты-78" за 3 тысячи 400 долларов.

Да? А сколько,там говорится, она прошла миль?

49 тысяч, а что?

Потому, что моя прошла только25тысяч миль. Насколько это увеличивает цену согласно вашей бухгалтерии?

Дайте подумать... на 150 долларов.

Взяв 3 тысячи 400 долларов за осно­ву, получается 3 тысячи 550 долларов. А говорится в рекламе что-нибудь о ра­дио?

Нет.

А сколько это добавляет по вашим расчетам?
125 долларов. А за кондиционер?

Полчаса спустя Том выходит из конторы с чеком на 4 тысячи 12 долларов"*.

* Фишер Р., Юри У. Путь к согласию или переговоры без поражения. М., 1990. С. 107-108.

Очевидно, что последовательное отстаивание своих интересов(япросто хочу справедливой компенсации) оказывается стратегически более перспективным, чем позиционный торг (такова политика ком­пании).

Есть "волшебная" фраза, в которой реализуется названная страте­гия, фраза, которая делает более успешными любые переговоры:

В наших с Вами интересах... или

Это существенно для Вас и для нас в равной степени.

Наши интересы совпадают в решении этой проблемы.

— Надеюсь, мы с Вами вместе заинтересованы в том, чтобы найти выход из этой конфликтной ситуации.

Непредпочтительными являются стратегия "жесткого прессинга", которая предполагает нацеленность на победу любой ценой, и страте­гия затяжных переговоров и нечестных игр, когда каждая из сторон стремится выиграть время, найти самое уязвимое место и не теряет на­дежду на ошибку своего партнера. Такие стратегии, как правило, заво­дят в тупик либо дают преимущество лишь одной из сторон. В то время как оптимальной задачей любого переговорного процесса явля­ется удовлетворение запросов обеих сторон.

Методы и тактика ведения переговоров

Теоретики и практики менеджмента выделяют четыре метода ве­дения переговоров:вариационный, компромиссный, метод интегра­ции и уравновешивания. Методы эти могут сосуществовать и исполь­зоваться в пределах одного переговорного процесса. Как видно из на­званий, они реализуют речевые стратегии на различных этапах перего­воров.

1. Вариационный метод может быть реализован на подготови­тельном этапе переговоров. Он заключается в распределении предпо­лагаемого результата на:

идеальное решение проблемы;

оптимальное решение и то, какими аспектами в решении пробле­мы можно пренебречь;

вынужденное решение иего сроки;

предложение партнера, которое обязательно следует отклонить.

Все эти варианты продумываются заранее, как и варианты страте­гии при каждом из них.

2. Компромиссный метод является одним из важнейших в ходе ведения переговоров. Он проявляется в готовности партнеров учиты­вать интересы друг друга и идти на уступки. Это предполагает отказ от исходных требований и формулировку новых.

Сложность компромиссного метода, с одной стороны, заключается в том, что предлагаемое компромиссное решение может превышать полномочия и компетенцию участника и вызывать так называемое ус­ловное соглашение. С другой стороны, сложности метода обусловлены психологически: продвижение к решению вопроса на основе уступок требует от представителей фирм с несовпадающими интересами ко­лоссального терпения в преодолении инерции упорства.

3. Метод уравновешивания сосредоточивает внимание участни­ков переговоров на пристальном анализе системы контраргументов партнера. К этому методу обращаются в двух случаях. Прежде всего на подготовительном этапе: “прокрутить”, смоделировать ход перегово­ров невозможно без анализа позиций партнеров, и в ходе переговоров, когда партнер "тянет время", не хочет рисковать или недостаточно компетентен.

Фаза переговоров, требующая обращения к методу уравновеши­вания, может быть переломной, решающей. Принцип его примене­ния — четкая эмоциональная и информационная реакция на контра­ргументы партнера с использованием цифр, фактов, результатов рас­четов и т.д.

4. Обращение к методу интеграции целесообразно в том случае, если партнер не отступает от узковедомственных интересов, ведет по­зиционный торг.

При использовании этого метода главное — убедить партнера в не­обходимости учета общественных взаимосвязей, потому что они сулят взаимную выгоду. Метод интеграции, как и метод уравновешивания, требуют от общающихся высокого уровня лингвистической компе­тентности, свободного использования тактик и приемов убедительной речи при соблюдении ортологических и этических норм.

Стратегии реализуются в тактиках. Тактика общения представля­ет собой динамическое использование говорящими речевых умений построения диалога в рамках реализуемой стратегии.

Тактики, или речевые приемы ведения деловых переговоров, раз­нообразны, их существует около 100. Рассмотрим наиболее популяр­ные из них.

Тактика странения (от слова "странный") заключается в том, что привычное, обыденное рассматривается в неожиданно новом ракурсе. Этот тактический прием используется тогда, когда переговоры заходят в тупик из-за невозможности найти взаимоприемлемое решение. Тактика странения позволяет по-новому взглянуть на проблему и дать тем самым новый импульс дальнейшему развитию переговорного процесса:

(А что если мы…

откажемся от наших взаимных претензий?

обратимся для решения конфликтной ситуации к третьей стороне?

будем считать, что эта авария произошла во время остановки двигателя?)

Прием выдвижения неожиданно новых гипотез, предположе­ний так же, как и предыдущий прием, используется в критических случаях, когда переговоры заходят в тупик, для выхода из сложившей­ся ситуации. Генерирование новых идей может быть и целенаправлен­ным, оно является необходимым компонентом работы инновационно­го менеджера.

Представим себе ... А что, если предположить ... Давайте вместе поду­маем, что произойдет, если ...

Прием композиционного построения диалога с опорой на "закон края". Психологами замечено, что лучше всего запоминаются начало и конец речи. Поэтому начало и конец беседы должны содержать страте­гически важную информацию и соответствовать принципу удовольст­вия. Это предполагает адекватное использование этикетной лексики и выражение в заключительных фразах положительных эмоций: надеж­ды, удовлетворения, уверенности и т.п. Оптимизм начальных и заклю­чительных фраз вне зависимости от реально достигнутого результата также важная деталь современной успешной речевой стратегии.

Показ жизненно практической значимости информации ис­пользуется при внесении предложений, обсуждений проектов. При этом нужно помнить о необходимости иллюстрации утверждений и о сохранении чувства меры.

Тактика открытых, или восполняющих, вопросов используется в том случае, если для говорящего важно выявить точку зрения адре­сата на тот или иной вопрос. Открытыми называются вопросы, на ко­торые предполагается получить развернутые ответы:

Как, вы полагаете, должно осуществляться наше взаимодействие?

Что вы думаете по этому поводу?

Такие вопросы задаются во время обмена мнениями для получе­ния какой-либо информации от партнера.Тактика закрытых, или уточняющих, вопросов, как правило, связана с начальным этапом переговоров. Такие вопросы в известной степени подавляют собесед­ника, подчеркивая лидерство говорящего. Часто такие вопросы ис­пользуются в серии так называемых "пулеметных вопросов":

А. — Это фирма "Сателит"?

Б. - Да.

А.— Вы получали наш факс об изменении вашего индивидуального номе­ра налогоплательщика?

Б. - Да.

А.Вы подготовили необходимые документы?

Б. – Да.

При этом, как советует известный югославский специалист вобласти деловой коммуникации П. Мицич, следует избегать задаватьвопросы, на которые собеседник может ответить "нет". Если в начале беседы уже прозвучало "нет", в конце ее, как утверждают психологи, гораздо сложнее будет принять позитивное решение.

Продуктивный диалог не может состоять из одних закрытых во­просов и односложных ответов. Закрепление речевой инициативы толь­ко за одной стороной нарушает принцип гармонизации диалогическо­го общения.

Тактика частичного согласия используется для "мягкого" возра­жения собеседнику с целью придать конструктивный тон беседе. При­менение этого приема нейтрализует негативную установку возражаю­щего. Доверие к компетентности адресата, его авторитету помогает со­хранить доброжелательную интонацию спора.

Вы абсолютно правы,

но ...

однако ...

в то же время...

С одной стороны, я согласен с вашими доводами, но, с другой стороны, ...

Конечно, вы правы, но как специалист вы понимаете, что ...

Такой тактический прием еще называют приемом Сократа, кото­рый сначала соглашался с собеседником, а затем не оставлял от его ут­верждения камня на камне. Такая форма возражения как бы подчер­кивала беспристрастность и объективность и обсуждении вопроса ине вызывала негативной реакции оппонента.

Тактика ссылки на факты является сильной позицией в споре и предполагает серьезную подготовку использующего ее. Факты, как из­вестно, являются сильнейшими аргументами. Опора на цифры показа­телей, графиков выполнения хода работ, продаж и т.п. переводит дело­вые переговоры в заинтересованный диалог, в котором лидерство со­храняется за более компетентным и подготовленным из участников. Легко быть убедительным, если владеешь необходимой информацией, и наоборот, любые риторические приемы и тактики окажутся неэф­фективными, если отсутствует доказательная база.

Одним из последних достижений в области менеджмента является тактический прием, получивший название"человеческий фактор". Том Петере, его автор, выяснил, что отношение к потребителям как к людям, а к персоналу организации — как к важному ресурсу развития бизнеса помогает увеличить показатели работы предприятия.

В процессе деловых переговоров этот прием реализуется в виде реплик, учитывающих психологиюпотребителя (потребитель ценит удобство, комфорт, легкость обращения, надежность, качество и т.п.) и члена семьи (отца, мужа и т.п.).

Этот пылесос будет работать еще двадцать лет. Ваш сын еще будет пылесосить им ковры.

— С этим пылесосом вы забудете об усталости. Сколько вам прихо­дится хлопотать по хозяйству! На уборку часто просто не остается сил. А тут вы просто выбираете нужную программу и ...

Взаимодействие тактик. Перехват инициативы в деловом общении

Искусство делового общения — это искусство задавать вопросы. В форму вопроса в деловых переговорах облекается возражение, про­сьба, предложение, приглашение, отказ. "Умение ставить разумные во­просы есть уже важный и необходимый признак ума и проницатель­ности" — писал Иммануил Кант*.

* Кант И. Сочинения. В 6 т. Т. 3. М.. 1964. С. 259.

Вопросительная форма снимает давление на адресата, оставляет за ним право и свободу выбора ответной реплики (кроме закрытых во­просов), ее конструкции, позволяет перехватить речевую инициативу в диалоге. На вопрос чаще стремятся ответить, а не возразить. Это со­здает определенную перспективу общения.

Так, вопрос-утверждение констатирует решение одногоиз аспек­тов обсуждения:

Итак, я могу исходить из того, что Вы возьметена себя поставки обо­рудования?

Можно считать, что проблема с транспортом решена?

Снимают напряжение и разряжают ситуацию вопросы, в которых го­ворящий обращается к предшествующим высказываниям собеседника:

Я бы еще раз хотел остановиться на Вашем предложении(на Вашем видении проблемы).

Если обратиться к Вашему предложению о ...

Активизируют конструктивную деятельность собеседника и эмо­ционально успокаивают его уточнения принадлежащих ему предшест­вующих реплик:

Правильно ли я Вас понял, у Вас есть сомнения относительно ...?

Правильно ли я Вас понял. Вы предлагаете...?

Задающий вопросы ведет общение. Обладая речевой инициати­вой, он направляет его в то или иное русло. Как это происходит?

Во время общения, речевой коммуникации между говорящимине просто происходит обмен репликами, между ними устанавливается связь, основанная на принципе "зеркального отражения". Что означает фраза "испортили настроение"? Мы сообщаем не только информацию, но и делаем эмоциональный посыл во время общения, который усваи­вается и отражается собеседником. Если вы излучаете положительные эмоции, они возвращаются к вам во время общения. И напротив, если вы раздражены, даже если эта раздражительность не фиксируется вашим сознанием, вы программируете конфликтную ситуацию. Под­ражание присутствует в человеке на уровне рефлекса. Поэтому нам иногда так трудно не поддаться речевой агрессии, не заразиться раз­дражением от другого.

Подражание характеризует не только эмоциональное взаимодей­ствие партнеров. Во время речевого общения мы, как правило, воспро­изводим данные нам в вопросах формулировки и определения. Поэто­му задающий вопросы может влиять на речевое сознание собеседника при помощи оценочных характеристик:

А. — Как ваше предприятие выживает в условиях экономического кри­ зиса?

Б. — В условиях экономическою кризиса оказались все. Мы пытаемся расширить рынок сбыта, больше работать.

А. — Подумайте, не хотите ли вы поддержать идею объединения про­мышленников и производителей отечественной продукции для выработки и проведения в жизнь собственной политики, исходящей из реалий нашей жизни?

Б. — Идею объединения поддержать, конечно, можно, но нам нужно знать, кто будет представлять это движение и какова его программа?

Как видно из приведенного отрывка, в ответах повторяются фор­мулировки и определения, содержащиеся в вопросах. Это очень важно с точки зрения формирования определенного мнения, поэтому задаю­щий вопросы в значительной степени влияет на отвечающего.

При использовании тактики открытых вопросов смена коммуни­кативных ролей происходит естественно и перехватить речевую ини­циативу не представляет большого труда. Она естественно переходит от одного партнера по переговорам к другому.

Значительно труднее перехватить речевую инициативу, если оппо­нент использует тактику закрытых вопросов, следующих друг за дру­гом, или превращает диалог в монолог. Вторжение в чужую речь вос­принимается как бестактность, если осуществляется неумело. Тактика "пулеметных" вопросов предполагает односложные ответы "да / нет", которые партнер, желающий перехватить речевую инициативу, может продолжить, расширяя их до развернутой реплики:

А . — Вы являетесь менеджером по сбыту?

Б. - Да.

А. — Значит, вы полномочны решить вопрос, о заключении бартерной сделки.

Б. — Да, но я хотел бы знать, какую фирму вы представляете и на каких условиях хотите заключить сделку?

Речевую инициативу чаще всего легче перехватить, чем удержать. Если в основной части переговоров рассматривается несколько вопросов, опытный менеджер добровольно передает речевую инициативу деловому партнеру при помощи так называемых "переломных вопросов" типа:

Как вы считаете, стоит ли организовывать для поддержки меро­приятия рекламную компанию?

Затем речевая инициатива возвращается к "ведущему" диалог с помощью "закрытых" или уточняющих вопросов.

А. — Сколько для этого потребуется времени?

Б. — Недели две, я думаю.

А. — Потребует ли это дополнительных затрат сверх запланированных?

Б. — Да, конечно.

А. — Нам придется их поделить поровну?

Б. — Я думаю, что да, хотя этот вопрос мне нужно решать вместе с остальными членами правления.

Эффективным является сочетание приемапсихологической паузы, имеющего большое значение для стимулирования внимания, с приемом остранения, краткого отступления от темы или спри­емом сравнения, сопоставления. Говорящий в данном случае перехва­тывает и удерживает инициативу благодаря выработке нового подхода к решению проблемы. Сочетание тактических приемов оказывается вообще более действенным, нежели использование одного приема. При этом не нужно забывать об универсальном правиле использова­ния всех речевых и выразительных средств — об уместности.

Закрепление "лидерства" в деловом общении происходит отнюдь не только благодаря умелому использованию речевых средств и такти­ческих приемов. Существенную роль в определении "лидера" перегово­ров играет баланс интересов и позиций. Так, в рыночных отношениях более сильной будет позиция покупателя, а не продавца, поэтому рече­вая инициатива сама по себе не определяет успеха переговоров.

Важные этапы переговоров, на которых "лидерство" важнее всего, — это начало и конец беседы. На основную часть переговоров лидерство ус­тупается иногда сознательно, особенно если партнер болезненно реагиру­ет на перехват речевой инициативы. Дейл Карнеги справедливо утверж­дал: "Пусть большую часть времени говорит ваш собеседник". Это озна­чает, что самой дальновидной тактикой является умение слушать и по­ощрять собеседника к высказыванию.

Виды слушания. Принципы эффективного слушания

В своей книге "Я вас слушаю..." И. Атватер* пишет о двух видах слушания:нерефлексивном и рефлексивном.

* Атватер И. Я вас слушаю... М., 1988.

Нерефлексивным называется такой вид слушания, который не предполагает выраженной реакции на услышанное. На первый взгляд такое слушание кажется пассивным, но оно требует значительного фи­зического и психологического напряжения. В диалогическом общении нерефлексивное слушание используется в таких ситуациях общения, когда один из собеседников глубоко взволнован, желает высказать свое отношение к тому или иному событию, хочет обсудить наболев­шие проблемы, испытывает трудности в выражении мысли. Однако такое слушание не всегда бывает уместным. Отсутствие реакции может быть воспринято как знак согласия ("молчание знак согласия"). Поэтому в деловом общении преобладает другой вид слушания — рефлексив­ный. Суть его заключается в выражении реакции на сообщаемое. Сами реакции эти могут быть различными:

реакция усвоения информации: угу, так-так (сопровождающиеся легкими кивками головы);

реакция согласия: вот именно, вот правильно, да-да, несомненно и т.п. (легкий кивок головы);

реакция удивления: Да что вы!, Что вы говорите!. Подумайте только! (покачивание головой из стороны в сторону);

реакция негодования: Ну знаете!, Это уж слишком! (энергичное потряхивание головой).

Рефлексивное слушание предполагает активное использование жес­тикуляции, мимики. Такой вид слушания позволяет обоюдно регули­ровать процесс передачи информации. Возможность переспросить не­дослышанное, уточнить получаемую информацию делают рефлексивное слушание более эффективным, чем нерефлексивное. Вопросы типа:

Я правильно ли я вас понял, вы предлагаете ...?

— Что вы имеете в виду, когда утверждаете,что...?

— Как нужно понимать ваше высказывание о...?

— Не повторите ли вы еще раз?

позволяют получить необходимую информацию как бы в сфокусиро­ванном виде. Уже сам факт заинтересованности в предмете сообще­ния, желание вникнуть в суть проблемы, вопроса говорит о многом ад­ресанту речи, делает диалог более продуктивным.

Один из принципов эффективного слушания психологами сфор­мулирован следующим образом: "Покажи говорящему, что ты его по­нимаешь".

Другим не менее важным принципом эффективного слушания яв­ляется синхронный анализ сообщаемого. Деловые переговоры — это не просто обмен информацией, это напряженная аналитическая рабо­та, эвристическая деятельность сознания. Анализировать речь оппо­нента нужно во время ее произнесения так, чтобы, когда он кончит, можно было сформулировать его мнение, позицию, тезис своими сло­вами. Чтобы уточнить сообщение, мы прибегаем к перефразированию. Перефразирование обычно начинается словами:

Из ваших слов следует, что ...

Другими словами, вы, хотели сказать, что ...

То есть вы считаете, что ...

Как я понял, вы предлагаете ...

При этом следует иметь в виду, что перефразирование информа­ции, которая поступает в форме диалога, обязательно сопряжено с ее свертыванием: как правило, передается основная мысль, а все детали сообщения опускаются. Даже короткие устные распоряжения пере­фразируются воспринимающим "для проверки точности". В деловой речи перефразирование является важным инструментом закрепления и уточнения информации.

Итоги обсуждения. Резюмирование

В конце переговоров стороны обычно подводят итог хода обсуждения проблемы. На этом этапе переговоров обычно используют прием резюмирования. Резюмирование, т.е. краткое изложение сути сказан­ного и краткий вывод, заключительный итог речи, очень важно для участников переговоров, оно является непременным элементом ус­пешной речевой стратегии:

Наши позиции по обсуждаемой проблеме, как я понял, расходятся весьма существенно, поэтому мы соглашаемся провести квалифицирован­ную экспертизу объекта. Имея на руках заключение комиссии или акт об­следования, можно будет продолжить разговор.

Подытоживая основные положения, идеи говорящего, слушающий предельно свертывает информацию. Для того чтобы осуществить эту операцию, нужно проанализировать исходные позиции сторон, сам процесс ведения переговоров, изменения позиций, если таковые обо­значились в результате обсуждения проблемы.

Резюме предполагает перечисление предметов, тем, вопросов, идей, о которых шла речь (На совещании шла речь о ...). В переговорах резюмирование как бы продолжает перефразирование и гармонично сочетается с ним:

Вашими основными идеями, как я понял, являются…

Если обобщить сказанное вами, то можно...

Не следует забывать, что ситуация резюмирования дает возможность интерпретатору отразить свое видение информации. Если это видение не совпадает с вашим, вы должны внести в резюме своего оппонента необходимые коррективы. Чащевсего субъективно пред­ставляется тональность речевого действия:

приказать, поручить, возложить обязанность, предложить;

отрицать, отвергать, отказаться от идеи, не верить в эффектив­ность;

возражать, противоречить, выражать несогласие, иметь иную точку зрения.

Позиция резюмирующего закрепляет коммуникативное лидерство в деловом диалоге. Обычно резюмирующий вносит свои предложения в ход дальнейшего взаимодействия по обсуждаемой проблеме:

Для окончательного решения этой проблемы нам придется провести ряд консультаций со всеми заинтересованными сторонами...

Если все вопросы урегулированы, то мы высылаем вам договор для под­писания и начинаем работать.

Этап завершения переговоров так же важен, как и начальный этап. Специалистами по ведению переговоров для завершающего этапа вы­работаны следующие рекомендации:

а) если необходимо принять важное решение, не торопите партне­ра. Обратитесь к нему со словами: "Прошу вас, не торопитесь принять решение. Обдумайте еще раз мое предложение";

б) если решение так и не принято, можно предложить:

альтернативное решение,

запасной вариант (заготовленный заранее),

перенос рассмотрения вопроса на следующую встречу;

в) никогда не заканчивайте беседу на отрицательном ответе, лучше получить хотя бы формальное "да" на любой процедурный вопрос:

Вы позволите держать Вас в курсе наших дальнейших планов?

— Возможно, при других обстоятельствах мы найдем взаимовыгодное решение?

Результирующий этап переговоров оформляется в жанрах пись­менной речи. В соответствии с договоренностями он может быть пред­ставлен в документах двух типов:

а) соглашения, содержащие программу развития кооперационных связей;

б) протоколы.

Эти документы подписываются руководителями каждой из сторон и имеют статус правовых источников. Чаще всего результатом успешно проведенных коммерческих переговоров становится документ, офор­мляющий сделку с правовой точки зрения, — контракт, договор.

Итоги переговоров принято анализировать (риторические законы С + А). Анализ итогов может быть представлен в устной и в письмен­ной форме. Главное условие — откровенность. Такой анализ проводит­ся прежде всего для самоотчета и, если необходимо, для отчета перед руководителем. Умение анализировать и делать выводы из успехов и неуспехов способствует совершенствованию техники ведения перего­воров в целом и оттачивает навыки участников.

Аспекты, подлежащие осмыслению, сформулированы в Контроль­ном листке для устного отчета по итогам переговоров, приведенном из книги "Бизнес и менеджер"*.

* Бизнес и менеджер / Сост. Дараховский И.С., Черноиванов И.П., Прехул Т.В. М., 1992. С. 395.

Контрольный листок для устного отчета по итогам переговоров

Достижение цели

Причина достижения

Подготовка переговоров

Настрой партнера

Оценка предоставленных полномочий

Свобода действий в рамках переговоров

Эффективность аргументации

Новые аспекты

Необходимость компромисса

Поэтапный план

Участие коллектива

Атмосфера переговоров

Обеспечение успеха

Недостатки

Предложения по усовершенство­ванию

Контрольные вопросы

1. Какие признаки лежат в основе классификации переговоров?

2. Назовите этапы переговорного процесса и законы риторики, кото­рые реализуются на этих этапах.

3. Дайте определение риторическому идеалу. Как он связан с нацио­нальными традициями?

4. Почему не все рекомендации американских специалистов по ведению переговоров можно использовать в России?

5. Какие эффективные стратегии ведения переговоров вам известны?

6. Перечислите тактики, которые используются в переговорном про­цессе?

7. Перечислите и охарактеризуйте методы ведения переговоров.

8. Какие виды слушания вам известны? Какие из них предпочтительнее в процессе переговоров и почему?

9. Что представляют собой резюмирование и перефразирование? Когда они используются в переговорном процессе?

10. Какие формы отчета и самоконтроля менеджера, в чьи обязаннос­ти входит проведение переговоров, вам известны?

Протокольные жанры

Совещание

"Совещание — это форма организации делового общения коллек­тива (группы) с целью обмена информацией и принятия коллективно­го решения по актуальным для данного коллектива (группы) пробле­мам"*, — пишет в своей книге "Деловая риторика" В. И. Андреев.

* Андреев В.И. Деловая риторика. Изд-во Казанского ун-та, 1993. С. 61.

Для менеджеров-управленцев деловое совещание — это такой же привычный вид делового общения, как для менеджеров, занимающих­ся вопросами сбыта, деловые переговоры.

Совещание и собрание — это протокольные жанры. Это означает, что они проходят в обстановке строгой официальности, обусловлен­ной фиксацией устной речи, ведениемпротокола. Протокол отражает не только ход ведения совещания (собрания) — обсуждение вопросов и принятие решения, — но и содержит важную процедурную инфор­мацию. Он пишется по форме, в которую входят следующие рекви­зиты: наименование ведомства, наименование учреждения или пред­приятия, название вида документа (протокол), дата заседания, индекс (номер), место заседания, гриф утверждения (если протокол подле­жит утверждению), заголовок, куда входит наименование коллектив­ного органа или конкретного совещания, указание фамилий председа­теля и секретаря, состав присутствующих, повестка дня, текст по форме: слушали — решили (постановили), подписи председателя и секретаря.

Основное содержание выступлений передается в сокращенном или резюмированном виде. Принятые решения — в виде формулировок.

Успех совещания во многом зависит от подготовки и организа­торских способностей руководителя. Именно руководителем прини­мается решение о проведении совещания, составляется повестка дня, прорабатываются вынесенные на нее вопросы, составляется список участников, заготавливается проект решения. Как правило, эту работу руководителю помогает выполнять секретарь-референт, которому по­ручается оповестить в устной или письменной форме всехучастников совещания о времени и месте его проведения. Целесообразно в при­глашениях указывать временной регламент выступления: основному докладчику — 15-20 минут, выступающим — 5-10 минут.

В неменьшей степени успеху совещания способствует надлежащая подготовка его участников. Совершенно необходимым является со­ставление конспекта выступления, а в случае слабого владения фор­мой публичного выступления — полного текста речи. В связи с регла­ментированностью возникает необходимость точно рассчитать свое выступление, с тем чтобы оно соответствовало временным рамкам, предусмотренным регламентом.

Во всем мире ценятся сотрудники, умеющие кратко и ясно "докла­дывать обстановку", излагать свои взгляды, позиции по тем или иным вопросам. Особенно актуальны эти качества для участников коллеги­альных видов общения, которые насколько эффективны, настолько и дорогостоящи. Отдельные формулировки, в которых отражены те или иные позиции, должны быть продуманы заранее, потому что в услови­ях спонтанной речи достичь необходимой точности выражения мысли бывает очень трудно.

Хорошо подготовленное и организованное совещание, как счита­ют специалисты по вопросам менеджмента,не должно превышать 30-45 минут. Малопродуктивные совещания, длящиеся 1,5-2 часа, к со­жалению, не редкость и сегодня. Каковы причины низкой эффектив­ности проведения совещаний, кроме причины недостаточной их под­готовленности?

Прежде всего, это невыполнение регламента: отступление от темы выступления (разговоры ни о чем, демагогические выступления) и не­умение уложиться во временные рамки регламента. Гораздо реже — это нежелание вести дискуссию, находить общий интерес, решать общие задачи. Так почему же отступления от регламента являются ос­новной причиной низкой эффективности проведения совещаний? Прежде всего это связано с отсутствием важнейших для делового че­ловека коммуникативных навыков:

умения свертывать и развертывать информацию при словесной передаче, что предполагает использование таких приемов, как перефразирование, резюмирование, тезирование;

навыков формулирования выводов, предложений, идей, т.е. уме­ния находить такое словесное выражение, которое бы точно и одно­значно передавало мысль;

навыков организации высказывания и перестроек по ходу выска­зывания при необходимости;

навыков перевода информации с языка цифр и условных обозна­чений на словесный уровень.

Отсутствие перечисленных навыков приводит к нарушениям вре­менного регламента: бесконечным повторам, возвращениям к уже ска­занному, переспросам и уточнениям. Поэтому культура речи в дело­вом общении — фактор экономический. Исполнение коммуникатив­ных ролей в ходе совещания требует высокого уровня лингвистичес­кой компетентности.

Само совещание состоит из вступительного слова ведущего, вы­ступлений по повестке дня, обсуждения вопросов и принятия проекта постановления (решения). Во вступительном слове характеризуется сама проблема, вынесенная на обсуждение, обозначаются пути ее ре­шения, дается анализ существующего положения дел и пути его изме­нения, зачитывается повестка дня.

Выступления участников, как и выступление ведущего, как прави­ло, состоят из двух частей: в первой дается констатирующая информа­ция (это могут быть итоги проделанной работы, результаты процессов, оценка сложившейся ситуации и т.д.), во второй рисуется перспектива деятельности (планы на будущее, аспекты конкретных действий, при­зывы и т.д.). Общими требованиями к речи выступающих остаются требования точности, убедительности, краткости, ясности и доступ­ности. Это означает, что руководитель должен учитывать уровень под­готовленности, информированности и даже настроя участников сове­щания. Закон ориентации речи на адресата требует, чтобы выступаю­щими пояснялись содержащиеся в первой части выступления выклад­ки, цифры и т.п.

Четкое распределение ролей и безукоризненное их выполнение способствуют успеху коллегиальной работы. Выступление участников может прерываться только ведущим совещание с требованием соблю­дения регламента при уклонении от темы выступления или превыше­нии временных рамок. Остальные участники не имеют права переби­вать выступающих и вмешиваться в их монолог. Регулирование хода обсуждения осуществляется ведущим с помощью вопросов:

У вас все по этому вопросу?

Вы еще что-то хотите добавить?

Сколько минут вам потребуется для того, чтобы завершить свою мысль?

Кто еще x очет высказаться по данному вопросу?

Ведущий предоставляет или не предоставляет слово не только для сообщений, но и в ходе обсуждения вопроса, постановления, выводов. При необходимости он называет фамилию следующего выступающего для того, чтобы он имел возможность подготовиться.

Часто выступающим приходитсятезировать содержание докла­да. Перевести развернутый текст на язык тезисов бывает не всегда просто, потому что в сообщении важны не только основные мысли, но и факты, цифры, детали, источник информации.

Проверочная комиссия установила, что в 1996 году были введены в экс­плуатацию два жилых дома. По причине недофинансирования было не за­вершено строительство одиннадцати объектов. Не были приняты по нор­мативным актам:

девять жилых домов общей численностью 3024 квартиры;

поликлиника;

телефонная станция.

Отставание составило, такимобразом, 85%от запланированного.

Тезис:

По данным проверочной комиссии, на сегодняшний день отставание темпов строительства муниципального жилищного фонда в Октябрьском районе составляет 85% от запланированного.

Тезирование используется и для протоколирования хода совеща­ния. В протоколе тезисно записывается содержание докладов, выступ­ления участников во время прения. Такой тип протокола называется полным.

Тезисы в лаконичной форме передают основные положения вы­ступлений докладчиков. Оформляя протокол совещания, следует по­мнить, что после слов "СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ", печатающих­ся прописными буквами, ставится двоеточие, и затем следуют инициа­лы и фамилия выступившего.

Нужно обратить особое внимание на то, что обсуждаемые вопросы формулируются в форме именительного падежа. Неверно:

СЛУШАЛИ: О переносе теплоцентрали и канализации с ул. Скляренко на ул.Водников.

Правильно:

СЛУШАЛИ: Вопрос о переносе теплоцентрали и канализации с ул.Скляренко на ул.Водников.

В кратком протоколе перечисляются обсуждаемые вопросы, фами­лии докладчиков и выступивших, а также принятые решения.

В полном протоколе приводятся тексты выступлений. Полный протокол обычно ведут с помощью стенографической или диктофонной (магнитофонной) записи.

Решения коллегиальных органов, какими являются совещания, доводятся до исполнителей в виде постановлений, решений, приказов.

Специфика таких жанров делового общения, как совещание, засе­дание, заключается в том, что устное общение оказывается тесно свя­занным с письменным. Перевод сообщения с одной формы речи на другую происходит на протяжении всего хода обсуждения. Пользуясь домашними заготовками, выступающие переводят информацию с письменной формы речи на устную (вербализация, развертывание те­зисов). И составляя протокол, секретарь переводит сообщаемое с уст­ной формы речи на письменную (перефразирование, резюмирование, тезирование).

Обязательная часть протокола — СЛУШАЛИ — представляет собой именно резюме обсуждения.

Все эти операции языкового преобразования требуют достаточно высокого уровня лингвистической компетентности. Даже простой перевод прямой речи в косвенную предполагает достаточно высокую степень речевой подготовки.

Прямая речь Косвенная речь

Дейл Карнеги писал: "Каждый человек в чем-то превосходит меня, и я готов в этом у него учиться".

Дейл Карнеги писал о своей готовно­сти учиться у каждого тому, в чем его превосходят.

При замене прямой речи косвенной личные и притяжательные местоимения передаются от лица автора, рассказчика. Некоторые слова опускаются.

Прямая речь Косвенная речь

"Разве вы имеете отношение к стро­ительству дамбы?" — спросил Черкизов.

Черкизов спросил меня, имею ли я от­ношение к строительству дамбы.

Если прямая речь является вопросительным предложением, то при замене косвенной речью она передается косвенным вопросом с частицей "ли". Имеющиеся в прямой речи обращения, междометия, частицы при замене ее косвенной опускаются, поэтому нередко кос­венная речь представляет собой не только сжатый, но и приблизитель­ный пересказ прямой речи.

Контрольные вопросы

1. Назовите этапы подготовки и проведения совещания.

2. Что может способствовать успеху совещания?

3. Каковы причины неэффективных, "затяжных" совещаний?

4. Каковы требования, предъявляемые к выступлению на совещании?

5. Назовите основные изменения, которые происходят с информацией при перефразировании?

6. Каков механизм резюмирования?

7. Какую структуру имеет полный и краткий протокол?

8. С какой целью речь на совещании протоколируется?

Специфика жанра телефонного делового разговора

В чем специфика телефонного общения, уже говорилось в начальных главах книги. Она определяется прежде всего фактором дистантности общения. Собеседники (абоненты) не видят друг друга, поэтому из всех паралингвистических факторов в телефонном общении остает­ся только интонация. Основное перераспределение информативной нагрузки происходит между вербальным уровнем и интонацион­ным. Таким образом, интонация делового телефонного общения столь же значима, насколько значимо и содержание речи. Во время общения по телефону мы слышим интонацию угрозы, раздражения, нерешительности, сочувствия, участия, заинтересованности. Даже односложные реактивные реплики "угу", "да-да" могут быть произ­несены по-разному. Особенно значим интонационный рисунок на­чала и конца общения. Как мы уже говорили, начало и конец беседы закрепляют весь спектр положительных эмоций: оптимизм, уверенность в своих позициях, доброжелательность и уважение к собесед­нику.

Психологи утверждают, что если есть расхождения между содер­жанием речи и тоном сообщения, то люди будут больше доверять тону, чем содержанию.

Все сказанное делает очевидной следующую рекомендацию: при подготовке и особенно в развитии служебного телефонного разговора следите за интонацией и постарайтесь снять все нежелательные голо­совые факторы (пыхтение, запинки, фырканье, сопение, прищелкива­ние языком и т.п.).

Другим существенным специфическим моментом является стои­мость этого вида общения и влияние стоимости минуты телефонного разговора на специфику его текстовой организации.

При обычном внутригородском общении временной регламент де­лового телефонного разговора ограничивает продолжительность:

Информативной беседы 1 мин – 1 мин 15 с
Беседы, целью которой является решение проблемы 3 мин

При этом соответственно выделяются следующие композицион­ные части:

Информативная беседа Деловые переговоры с целью принятия решения

1. Взаимное представление

20 ± 5 с

1. Взаимное представление

20 ± 5 с

2. Введение собеседника в курс дела

40 ± 5 с

2. Введение собеседника в курс дела

40 ± 5 с

3. Заключительные слова и слова про­щания

20 ±5 с

3. Обсуждение ситуации

100 ±5 с

4. Заключительные слова и слова про­щания

20 ± 5 с

Стоимость междугородного телефонного разговора многократно выше, поэтому даже самые сложные вопросы в этом случае принято решать в течение 1-2-минутного разговора.

Часто язык междугородного телефонного общения напоминает те­леграфный стиль. Произносится только то, что необходимо для пони­мания вопроса, принятия информации:

(фрагмент телефонного разговора)

А. — Хотелось бы выяснить взаимные претензии.

Б. — Хорошо / сейчас возьму документы (пауза) / /Давайте.

А. — В январе мы поставляли две цистерны бензина за полученные трансформаторы.

Б. — Есть.

А. — Камаз.

Б. — Есть.

А. — В феврале — одна цистерна в адрес завода.

Б. — Есть.

А. — Две — в Чалм-Озеро // Счет выставляли Брянску.

Б. — Так.

Такой жесткий временной регламент обусловливает довольно вы­сокийтемп речи во время делового телефонного общения. Когда люди хотят убедить собеседника или уговорить его, они говорят бы­стро. Следовательно, деловое общение по телефону требует особой подготовки. Особенно это важно сегодня, когда менеджеры проводят "на проводе" больше трети своего рабочего времени. Одним из тестов при приеме менеджера на работу в крупные западные компании явля­ется проверка его умения быстро и эффективно вести деловую беседу по телефону. При этом он сам и хронометрирует время.

На практике в российских компаниях и учреждениях мало кто хронометрирует время телефонных переговоров, отсюда десяти- и пятнадцатиминутные беседы вместо трехминутного продуктивного разговора.

Наряду с неумением организовать речевую подачу информации соответственно требованиям временного регламента "долгие" разгово­ры часто являются следствием незнания, казалось бы, очевидных вещей. Существует понятие "нетелефонный разговор", оно определя­ется тематикой беседы. Что такое "нетелефонный разговор" для западного менеджера? Это прежде всего разговор по вопросу, обсуждение которого займет более чем 3 минуты. Сложные вопросы, требующие размышления и всестороннего обсуждения, выносятся за рамки теле­фонного общения до личной встречи.

На этот же вопрос русские менеджеры отвечают: разговор по вопросам, связанным с коммерческой тайной, или разговор по личным вопросам. Но личные вопросы в служебное время вообще не принято решать, а коммерческая тайна не может быть предметом обсуждения ни во время контактного, ни во время дистантного делового общения. То есть обе эти темы должны быть попросту закрытыми для обсужде­ния в официальной обстановке. Таким образом, первое определение понятия "нетелефонный разговор" оказывается более корректным, опирающимся на практику решения вопросов в процессе делового об­щения. Когда мы набираем номер какой-либо организации, мы долж­ны себе отдавать отчет в том, что, будучи инициатором телефонного разговора, мы покушаемся на чужое служебное время. Поэтому если это звонокнесанкционированный, необходимо выяснить, есть ли у абонента время для обсуждения того или иного вопроса. Если же нет, попросить перенести разговор на другое время.

Санкционированным будет звонок по так называемому контакт­ному телефону фирмы, по номеру, который специально выделен для решения различных оперативных вопросов. Санкционированным будет звонок, время которого оговорено заранее. Например:

А. — Алло.

Б.Добрый день, будьте добры Александра Игнатьевича Корешонкова.

А. - Я слушаю.

Б. — Простите, я вас не узнал. Это Буров вас беспокоит.

А. — Здравствуйте. Я как раз жду вашего звонка.

Б.— Я обещал позвонить в три, а сейчас уже начало четвертого.

А. — Ничего страшного. Я как раз подготовил материалы...

В целях экономии времени представление во время телефонного диалога происходит не так, как при личной встрече. Сначала называет­ся фирма, затем должность и фамилия звонящего:

А. — Фирма "Информцентр", здравствуйте.

Б. — Добрый день.

А. — Отдел связей с общественностью. Мы вам делали предложение в отношении рекламной поддержки презентации нашей организации.

Естественно, что при жестком лимите времени выработались ус­тойчивые речевые формулы, закрепленные за той или иной ситуацией и облегчающие выбор словесной формы передачи информации. Так, например, при переходе ко второй части (введение собеседника в курс дела) часто используются следующие фразы:

Мне нужно (необходимо)

проинформировать вас...

поставить в известность...

обсудить с вами вот что...

Я должен (должна)

сообщить вам...

объяснить вам...

Вы не могли бы меня

проконсультировать...?

Я звоню вот по какому делу…

У меня вот какой вопрос...

Я вам звоню

по просьбе...

по рекомендации...

Меня просили

с вами связаться по вопросу…

В отсутствие визуального контакта реактивные реплики должны быть более энергичными. Трубка не должна "молчать": для говоряще­го это означает, что его не слушают или слушают невнимательно. Реактивные реплики типа "Да-да", "Хорошо", "Понятно", "Так-так" со­провождают сообщение, при необходимости их можно развернуть в полноструктурные ответы.

А. — Алло // Здравствуйте, Галина Владимировна.

Б. — Алло / слушаю вас / Брянск.

А. — Как погода?

Б. — Прекрасно// А у вас?

А. — Хорошо // Бухгалтерия беспокоит по вопросу дебиторских за­долженностей / поэтому хотелось бы выяснить взаимные претензии.

При переходе ко второй, а затем к третьей части (обсуждение си­туации) говорящими часто используются приемы перефразирования и авторизации* информации. В ходе разговора перефразирование может (и должно быть при плохой слышимости) использовано для уточнения полученной от собеседника информации. Такое уточнение вводится при помощи реплик типа:

Перефразирование

Как я вас понял...

— Как я понимаю, вы утверждаете...

— Другими словами, вы считаете....

— Если я вас правильно понял, вы говорите...

Авторизация

По моим предположениям...

— По нашим сведениям...

— По данным статуправления...

— По имеющимся у нас данным...

— Как нам стало известно изавторитетных ис­точников...

Иногда из-за плохой слышимости, большого объема информации, которую трудно воспринять на слух, абоненты используют реплики корректирующего характера:

Вы не могли бы повторить...

— Простите, я не расслышал...

— Вы меня слышите?

— Вы поняли мое сообщение?

— Вы меня не так поняли...

не совсем верно поняли...

неправильно поняли...

Стремление перехватить инициативу, направлять разговор реали­зуется в регулирующих репликах:

Одну минуточку, мне бы хотелось уточнить...

Простите, у меня есть свои соображения по этому поводу...

— Извините, я закончу свою мысль...

— Мне бы хотелось только уточнить одну деталь...

Эти реплики должны следовать за реактивными репликами или начинаться со слова "простите" ("извините"). В условиях лимита вре­мени вторжение в чужую речь допустимо, но правила хорошего тона определяют необходимость использования в этом случае этикетной лексики.

Во время делового телефонного разговора соперничество ощуща­ется подчас очень остро, оно выражается в перебивах, в стремлении го­ворить все громче и громче (подчас неосознанном), в закидывании абонента вопросами. При этом забывается цель звонка — договориться по какому-либо вопросу, т.е. получить согласие собеседника.

Очень существенным с точки зрения реализации речевого замысла является результирующий этап. Перед словами прощания в деловой бе­седе (в отличиеот обиходно-бытового общения) мы должны произнести заключительные фразы, значение которых очень велико. Они завер­шают тему разговора, содержат благодарность за телефонный звонок, пожелания, поздравления:

Заключительные фразы, предшествующие выходу из контакта

Вызывающий Принимающий

Кажется, все обсудили (обговорили).

— Вот, пожалуй,и все.

— Вот и все.

— Договорились?

— Обо всем договорились?

— Вы удовлетворены?

— Что-нибудь еще?

— Больше никаких уточнений и допол­нений не будет?

— Вы что-то еще хотите сказать?

—— Все?

— У вас все ко мне?

— Вы закончили?

— По этому вопросу, кажется, все?

— Еще что-нибудь?

— Да, пожалуй.

—Да-да, конечно!

— Кажется, ничего.

— Нет.

— Нет, что вы!

Этикетные фразы, сопровождающие завершение телефонного раз­говора, должны использоваться адекватно ситуации. Благодарят за ин­формацию, предложение, приглашение, поздравление, помощь:

Спасибо за предложение, мы обсудим возможность участия в вы­ставке.

— Благодарю вас за приглашение и с удовольствием егопринимаю.

— Очень признателен вам за помощь.

— Должен (должна) поблагодарить вас за консультацию.

Извиняются за беспокойство, за несанкционированный звонок,задолгий разговор (большое количество вопросов), за беспокойство в нерабочее время:

Прошу прощения за то, что беспокою вас в выходной день.

— Примите мои извинения за слишком долгий разговор (за большое ко­личество вопросов)...

— Извините за то, что отрываю вас от дел...

Выражают надежду на скорую встречу, на благоприятное решение вопроса, исход дела. Формулы прощания в русском языке, как и фор­мулы приветствия, насчитывают не один десяток выражений и слов. В сфере делового общения наиболее употребительны следующие:

Вызывающий Принимающий

- До завтра.

- До встречи.

- Жду Вашего звонка.

- Всего Вам доброго.

- До свидания.

- Всего доброго.

- Всего хорошего.

- Обязательно позвоню.

Пример делового телефонного разговора*

* Шилова К.А. Телефонные разговоры делового человека. М., 1993. С. 71.

А. — Алло. "Интерконгресс".

Б. — Здравствуйте. Я вам вчера звонила относительно симпозиума.

А. — Добрый день. Слушаю вас.

Б. — Вы можете предоставить нам помещение на сто тридцать-сто сорок человек?

А. — Да. Мы можем забронировать для вас конференц-зална стопятьдесят мест.

Б. — Это нам подходит, спасибо. А как оформить аренду мебели?

А.— В заявке нужно точно указать названия всех предметов и их коли­чество.

Б. — Как отправить вам заявку?

А. — Вы должны отправить на наш адрес гарантийное письмо.В немвы и укажите все виды услуг и их стоимость.

Б. — Понятно. Письмо можно отправить и по почте, и по факсу?

А. - Да.

Б. — И через сколько дней вы его получите?

А. — Письмо идет обычно два-три дня.

Б. — Это довольно долго.

А. — Можно послать с нарочным, тогда оно придет к нам в течение двух часов.

Б. — Так мы и сделаем. Спасибо большое за исчерпывающую информа­цию.

А. — Пожалуйста. Всего доброго.

Лингвистические термины

Авторизация — ссылка в речи наисточник информации.

Задания

1. Проанализируйте приведенный диалог и выделите его основные компо­зиционные части.

2. Справьтесь по телефону о возможности размещения рекламы вашего предприятия.

3. Уточните по телефону взаимную договоренность о поставках.

4. Продолжите диалог.

А. — Алло. Агентство "Лидер".

Б. — Добрый день. Могу ли я разместить рекламу на страницах вашей газеты?

А. —Да, конечно. Какой тип рекламы вас интересует и что вы хотите рекламировать?

Презентационная речь как разновидность публичной речи

Слово "презентация" прочно вошло в нашу жизнь. Освоение ново­го вида товара, открытие фирмы, банка, дочерней компании или фи­лиала не проходит сегодня без презентации (от лат. praesentatio — представление). Это оригинальный жанр (событие), призванный ото­бразить индивидуальный имидж учреждения, перспективы его раз­вития. Презентация в виде текста рассылается в виде рекламных лис­товок, писем или буклетов. Устная — представляет собой прием, вклю­чающий выступления организаторов (нередко сопровождаемые слай­дами, таблицами, демонстрацией товаров) и неофициальную часть, представляющую собой свободное общение собравшихся. Иногда пре­зентации устраиваются в форме пресс-конференции с приглашением большого количества журналистов. Выступление организаторов или пресс-конференция представляют собой официальную часть презента­ции, к неофициальной относятся выступления артистов, фуршет или банкет.

Презентационная речь готовится заранее, но не читается перед публикой. "При желании можете написать свою речь, однако постарайтесь пользоваться записями лишь для того, чтобы приводить цитаты, хоть их и не всегда бывает легко сразу отыскать в тексте. Если вам обяза­тельно нужно иметь перед глазами свою речь, читайте ее перед вы­ступлением столько раз, чтобы запомнить почти наизусть"*, — пишет в своей знаменитой книге "Этикет" Э. Пост.

* Пост Э. Этикет. М., 1996. С. 173.

Презентационная речь представляет собой разновидность публич­ной речи. Как всякое публичное выступление, она строитсяпо опреде­ленным принципам. Эти принципы таковы.

1.Принцип краткости. Обычно Презентационная речь составля­ется с расчетом на 10-15-минутное выступление. С другой стороны, объем выступления должен быть достаточным для раскрытия основ­ной темы выступления.

2. Принцип последовательности. Все микротемы выступления должны быть подчинены основной теме. Все части выступления долж­ны быть взаимосвязаны и взаимообусловлены.

3.Принцип целенаправленности. Выступление должно быть под­чинено ясной логике. Сам выступающий, а за ним и слушатели долж­ны осознавать направленность выступления, соответствие его логичес­кой структуры следующей цепочке:

Проблема —> тема —> тезис —> аргументы.

Тезис — это основное положение выступления,а аргументы — это доказательства, приводимые в поддержку тезиса.

4. Принцип усиления. Речевое воздействие должно усиливаться от начала к концу выступления.

Это может быть достигнуто расположением материала по значимости, усилением эмоционального накала изложения при помощи словесных и интонационных средств.

5.Принцип результативности. Выступление должно содержать некоторый предлагаемый слушателям вывод, призыв к действию, рекомендации. Вывод или призыв должен быть сформулирован вемкой,запоминающейся словесной формуле.

Изложенные принципы построения публичного выступлениядолжны быть реализованы в структуре композиции выступления.

Структура публичного выступления чаще всего представляет собой традиционную трехчастную композицию: выступление, основ­ная часть, заключение.

Во вступлении в свою очередь выделяют:

зачин (в презентационной речи это обращение к аудитории и сооб­щение цели собрания) и завязку (объяснение цели сообщения);

основную часть (в основной части излагаются основные сведения о предприятии, презентируемом товаре: статус, общая направлен­ность, специфика деятельности предприятия, указание на потребите­ля, характер доступности, местонахождение и т.п.);

заключение (заключение в презентационной речи может включать напоминание о цели собрания, обобщение сказанного и призыв к со­трудничеству).

Важнейшим условием успеха является условие, при котором структура (логика) выступления должна быть прозрачной, понятной для слушателя. Таким образом, слушатель (в данном случае коллек­тивный слушатель) является не пассивным, а активным участником коммуникации.

Активизация внимания слушателя достигается:

а) выделением структуры выступления с помощью когезивных средств: начну с ...; теперь о ...; и наконец о ...; в заключение отмечу, что...

Позвольте мне начать с истории возникновения нашего предпри­ятия ...

Если позволите, я начну с проекта создания нашей инвестиционной компании.

Теперь позвольте рассказать о реализации наших планов.

В отношении сегодняшнего состояния дел ...

Несколько слов о наших планах ...

В заключение позвольте выразить надежду ...

Позвольте в завершение выразить уверенность...;

б) диалогизацией монолога, причем форма диалога может быть от­крытой и скрытой. Открытый диалог представляет собой вопросно-ответную систему общения с аудиторией. Он менее характерен для этого жанра публичной речи.

Наиболее характерны для публичной речи скрытые формы диало­га: вопросы самому себе, скрытые и косвенные вопросы.

Как вы уже, наверное, знаете...

Что можно сказать о популярности новых видов связи — за ними буду­щее, они стремительно завоевывают рынок коммуникаций;

в) авансированием, которое представляет собой затягивание сооб­щения важной или интересной мысли, идеи, некоторых подробностей, которые наверняка интересуют слушателей. В этом случае выступаю­щий сначала упоминает о том или ином факте, а затем говорит:

Но об этом несколько позже...

Об этом подробнее я расскажу потом...

Остановимся на этом попозже...;

г) акцентировкой существенно важной информации. Акцентиро­вать сообщаемое можно изменением темпа, ритма речи, паузами, инто­нацией.

При монотонном, бесстрастном изложении показатели внимания значительно ухудшаются.

Во время публичного выступления можно использовать так назы­ваемую "вокальную спираль" — постепенное увеличение громкости и темпераментности изложения к концу речи;

д) демонстрацией образцов изделий, товаров, буклетов. Обычно на презентациях гостям вручают небольшие сувениры: буклеты, открыт­ки, образцы товара в рекламных целях;

е) использованием юмора. В торжественных речах юмор использо­вать не принято, однако небольшие вкрапления шутливых замечаний не повредят общему настрою и помогут привлечь внимание и симпа­тии аудитории к оратору.

Составляя текст речи, нужно помнить, что вторая половина речи кажется слушателям вдвое длиннее первой. Последние десять минут торжественной речи, как заметил О. Эрнст, длятся в три раза дольше, чем первые десять. Поэтому вторую половину выступления нужно де­лать более живой, разнообразной и легко воспринимаемой, независи­мо от того, сколько длится выступление.

Главная цель презентации — расширение рынка сбыта продукции, услуг благодаря привлечению внимания к фирме, торговой марке, то­вару. Второй, тоже, безусловно, важной задачей является расширение деловых связей, упрочение уже существующих контактов. Помимо прагматических целей презентации устраиваются для создания празд­ничного настроения. Последнее достигается оптимистичным, припод­нятым тоном общения, комплиментами аудитории:

Для меня большая честь обратиться к такому блестящему собранию...

Поскольку здесь собрались профессионалы, я могу не останавливаться на деталях...

Можно завершить выступление пожеланием слушателям хорошо провести оставшуюся часть вечера, церемонии.

Проанализируем текст презентационной речи.

Уважаемые господа!

Сегодня мы рады открыть в ... представительство Группы Компаний АМОЛИ, которая начала свою деятельность в виде отдельных компаний более 40 лет назад в Индии и является в настоящее время одним из лидиру­ющих торговых домов Дальнего Востока в области электроники, химичес­кого и фармацевтического сырья, компьютеров, периферии и копироваль­ной техники.

Наш торговый дом состоит из нескольких компаний, занимающихся производством и экспортным и импортным бизнесом в разных областях и объединенных в 1986 году под общим названием "Амоли". Это — Кемфар, Амоли Органике ЛТД и Умедика лабораториз ЛТД.

Сегодня Амоли имеет эффективную торговую сеть по всей Европе. На основе своего опыта компания уже заняла сильную позицию на междуна­родном рынке, поставляя качественную продукцию по конкурентным ценам.

Сфера деятельности компаний:

Амоли энтерпрайзис ЛТД (созд. в 1986 г.) — компьютеры и автома­тизация офисного оборудования.

Это одна из ведущих организаций в Гонконге, имеющая репутацию одного из основных поставщиков фирменной продукции в сфере компьюте­ров, копировальной техники, оборудования и автоматизации офисов. В на­стоящее время мы имеем свое производство в этой сфере.

Кемфар, созданная в 1987 году, производит химическую и фармацев­тическую продукцию. Компания имеет свое производство в Индии. Основ­ная торговая сеть, представляются рынок сбыта, в основном размещена в Индии и Китае, а также во многих других странах — Японии, Корее, Паки­стане, Бангладеш, Кении, Нигерии и большинстве европейских стран.

Остальные дочерние компании успешно работают в сфере производст­ва лекарственных препаратов в конечной и составной форме. Все производ­ство согласуется с параметрами Who и USFDA.

Сегодня мы являемся лидером по качественному и количественному производству субстанций и имеем успешные результаты использования и налаженные торговые отношения со многими странами Азии, Америки, Африки и Европы.

На территории России Амоли является дилером таких компаний, как Hewlett Packard, Canon, Ricoh, Epson.

Кроме своих складских мощностей в Гонконге и Сингапуре, мы имеем склады по многим видам продукции в Европе: Гамбурге, Вене и Москве.

Благодаря налаженным отношениям с производителями в Японии, Тай­ване и Китае, мы имеем возможность предложить вам конкурентные цены и своевременную доставку. Если вы уже имеете торговую сеть, мы можем действовать как ваш постоянный поставщик. Будем рады с вами сотрудни­чать и надеемся установить прочные деловые контакты с торговыми компа­ниями в России. Мы рады вам представить всю гамму нашей продукции.

Приглашаем к взаимовыгодному сотрудничеству торговые организа­ции, как крупные торговые компании, так и небольшие салоны, торгующие офисной техникой. Высокое качество нашей продукции и оптимальные цены — залог нашего и вашего преуспевания.

Позвольте выразить надежду на взаимовыгодные контакты и успеш­ные перспективы нашего бизнеса в России.

Благодарю за внимание.

Проанализируем текст и выявим, какими средствами достигается убе­дительность, адресность сообщения. Эти средства таковы:

а) насыщение речи фактическим материалом, раскрывающим мно­гогранную деятельность компании, ее географические связи;

б) анафорическое построение: текст состоит из абзацев,имеющиходинаковое строение начальных фраз;

в) особые стилистические средства, подчеркивающие уникальность, солидность и надежность компании: определения — лидирующих, эф­фективную, сильную позицию, успешные, качественную продукцию, своевременная доставка;

г) обращения к аудитории: Мы рады вам представить. Позвольте выразить надежду.... Благодарю за внимание и т.д.

Разновидностью презентационной речи можно считать представ­ление компании (организации) по радио или телевидению. Представ­ление является важным компонентом рекламной деятельности компа­нии и готовится службой связей с общественностью (PR) при наличии последней. Однако выступать приходится самому руководителю, "без бумажки".

Выступая на телевидении, следует учитывать фактор двойного ад­ресата. Слушателями являются не только задающий вопрос (ведущий или гость программы), но и те, кто смотрят программу, телезрители. Поэтому нужно осознавать, что плохо произносимая, редуцированная речь телезрителю будет непонятна даже в том случае, если будет по­нятна задающему вопрос. Выступление на телевидении, радио предпо­лагает использование полного литературного типа произношения, о котором уже шла речь.

Вторым очень важным моментом является переключение говоря­щего с собеседника на видеокамеру. Учет фактора двойного адресата в данном случае заключается в том, что при ответе собеседнику отдель­ные реплики, имеющие важное значение для представляемой органи­зации, произносятся непосредственно в камеру.

Что еще нужно помнить, выступая перед телекамерой или на радио? Это хронометраж, жесткие временные рамки эфира. Поэтому подготовка к такому выступлению должна быть еще более тщатель­ной, отрепетированной. Дома с часами в руках нужно проговорить в обычном темпе всю речь и убедиться, что вы не выходите за времен­ные рамки выступления, о которых принято сообщать заранее.

Разновидностью торжественной публичной речи является поздра­вительная речь.

Одним из средств поддержания деловых отношений считается обязательное поздравление партнеров, сослуживцев, коллег, спонсо­ров, клиентов и т.п. с личными и государственными праздниками, а также поздравления от лица коллектива с юбилеем. Форма, в которой осуществляется поздравление, носит название "адрес". Адрес зачиты­вается на торжестве.

Поздравительные речи и тексты относятся к этикетным текстам, и поэтому полнее будут рассмотрены в следующей главе.

Стилистические приемы и риторические фигуры ораторской речи

Кроме уже упоминавшегося стилистического приема единоначатия (анафора), в деловом общении, особенно в торжественных речах, могут использоваться следующие приемы:

Параллелизм оборот, в котором синтаксическое построение со­седних предложений или отрезков речи одинаково.

Мы хотим от партнеров своевременных поставок и надлежащего каче­ства товара.

Партнеры хотят от нас гарантий и своевременной оплаты. Это ло­гично.

Антитеза это оборот, в котором для усиления выразительности речи резко противопоставляются противоположные понятия.

В здоровом государстве процветают ремесла и искусства, в больном — много начальства и разговоров о порядке.

Градация расположение элементов высказывания (текста) в по­рядке их возрастающей или убывающей значимости (эмоционального воздействия).

Мы можем отложить до лучших времен, можем подождать, как ждали при социализме, можем вообще отказаться от проекта!

Инверсия отклонение от прямого порядка слов в предложении, в результате чего представленный элемент предложения оказывается стилистически маркированным.

Хорошенькими нам всем хочется быть.

Риторический вопрос утверждение или отрицание в форме во­проса. Эта риторическая фигура усиливает эмоциональность речи и привлекает внимание слушателей.

И этовсе можно называть реформами? (Нет, нельзя назвать рефор­мами!) Вы посмотрите на нашу экономику!

Стилистические приемы регулируют движение мысли, выделяя, подчеркивая нужную информацию посредством расположения слов в предложении, частей высказывания — в тексте. Они украшают речь. Использование их в речи предполагает высокий уровень лингвисти­ческой компетентности и речевой подготовки оратора.

Упражнение 41. Определите, какие стилистические приемы использованы в приведенных отрывках.

1. Хочется подчеркнуть, что мы не можем ни давать в кредит, ни раздаривать свои недра. Земля принадлежит не нам. Наши внуки и правнуки спросят нас: "Как вы ею распорядились? Почему о нас не подумали?"

2. Никто не дает заданий, никого не понукают. Кому день­ги нужны, тот сам организует дело по совести. Продук­цию выпускает чистую, специально отобранную, такую, чтобы радовала глаз. Привезли — и сразу нету ее.

3. Новая ситуация ставит новые задачи перед геологией и разведкой, добычей и переработкой сырья. Пробовали метод подземного горения. Пробовали использовать авиадвигатели, снятые с самолетов. Построили дорогу на битуме, вынутом из глубины.

4. Не удивительно ли, что завод "Эластик" в прошлом году смог увеличить объем производства на 70%? Сюда пришел энергичный руководитель — раз; на предприятии всерьез занялись маркетингом — два; инженерные служ­бы, учитывая политику сбыта, засучив рукава, принялись за техническую реконструкцию — три...

5. Посмотрите на территорию вокруг наших городов: они задыхаются в кольце растущих свалок. А ведь здесь скапливаются отходы, 60-80% которых можно перераба­тывать на предприятиях.

Упражнение 42. Определите, какие стилистические приемы и риторичес­кие фигуры использованы в афоризмах.

Важно не то место, которое мы занимаем, а то направле­ние, в котором мы движемся.

Л.Н. Толстой

Я преуспевал во всем, за что я брался, потому что я этого хотел. Я никогда не колебался, и это дало мне преимуще­ство над остальным человечеством.

Наполеон

И разве здравый смысл и простая наблюдательность не говорят нам, как для нас бывает полезно кому-то нра­виться?

Ф. Честерфилд

В серьезных делах следует заботиться не столько о том, чтобы создавать благоприятные возможности, сколько о том, чтобы их не упустить.

Ф. Ларошфуко

Почему люди подают милостыню нищим и не подают фи­лософам?

Потому что они знают: хромыми и слепыми они, быть может, и станут, а вот мудрецами никогда.

Диоген

Не к деньгам стремится умный бизнесмен. Он стремится к полному, гармоническому тождеству усилий и результа­та, самым доступным показателем которого являются цифры.

С. Довлатов

Интеллигентенли бизнесмен, обманывающий своего партнера?

С. Довлатов

Упражнение 43. Придумайте рекламный текст из 3-4 предложений, ис­пользуя эпитеты: высокоэффективный, экономичный, удобный (в использова­нии), стильный (дизайн), вместительный.

Упражнение 44. Выпишите из статей, посвященных экономическим про­блемам, предложения и отрывки текста, в которых использованы стилистичес­кие приемы, риторические фигуры или тропы.

Упражнение 45. Напишите текст-презентацию своей любимой газеты (жур­нала). Проанализируйте, какие средства речевой выразительности вы исполь­зовали в своем тексте.

Глава V

РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ В ДЕЛОВОМ ОБЩЕНИИ

Предмет и функции речевого этикета в деловом общении, его национальный характер

Известный исследователь проблем этикета Н. И. Формановская в своей книге "Вы сказали: "Здравствуйте!" делает очень точное замеча­ние: "Вы сказали встречному "Здравствуйте!". Много это или мало? С одной стороны, как будто немного: ведь новых сведений переданоне было! Но с другой стороны, каждый знает, как неприятно поражает нас и даже ранит отсутствие ожидаемого приветствия"*.

* Формановская Н.И. Вы сказали: "Здравствуйте!". Речевой этикет в нашем общении. М., 1989. С. 10.

На самом деле этикетные формулы не содержат прямых сообще­ний, но содержат косвенные. Слово "здравствуйте" в повседневном об­щении означает: "я хочу поддерживать с вами отношения", а отсутст­вие этого этикетного знака прочитывается как нежелание поддержи­вать отношения. Вот почему нормой является приветствие сотрудни­ков, клиентов, партнеров, посетителей не только в начале беседы, но и при отсутствии намерения вступить в речевой контакт. Если вы вошли в кабинет коллеги или начальника, где сидят посторонние люди, при­нято приветствовать всех присутствующих.

Слово этикет (от французского etiquette — ярлык, этикетка) опре­деляется как совокупность правил поведения, касающихся отношения к людям (обхождение с окружающими, формы обращения и приветст­вий, поведение в общественных местах, манеры и одежда).

Речевой этикет —это совокупность всех этикетных речевых средств и правила их использования в тех или иных ситуациях. В раз­личных сферах человеческой деятельности этикетные средства ис­пользуются различно. Поэтому в самостоятельные системы выделяют­ся его разновидности:

Речевой этикет

воинский этикет дипломатический этикет

церковный (православный) этикет

светский этикет

служебный (деловой) этикет

Менеджеру необходимо знать как служебный, так и светский эти­кет, потому что деловое общение не ограничивается условиями офи­циального, офисного общения. Цивилизованный менеджер должен уметь организовать и провести прием, в том числе и в домашней об­становке, знать особенности речевого поведения в театре, ресторане, на вернисаже и т.п.

Различные виды этикета представлены системой различных эти­кетных формул: Ваше преосвященство (церковному служителю высо­кого сана — епископу) и товарищ генерал (в старой русской армии — Ваше Превосходительство или Ваше Высокопревосходительство). Од­нако общим принципом использования этикетных средств в любой сфере общественной жизни остаетсяпринцип вежливости. Этикет — это кодекс цивилизованного поведения, который базируется на по­требности человека быть признанным, на учете его социального стату­са и достоинства.

Словесные формулы в этикете часто используются в сопровожде­нии жестов, мимики, телодвижений. Одно дело, если "здравствуйте" прозвучало на ходу, мельком, и человек при этом даже не остановился. Другое дело, если, приветствуя вас, человек поднимается вам навстре­чу или останавливается при ходьбе. Для вас конечно же важно, улыба­ются вам при этом или нет. Хотя бы легкая тень улыбки придает при­ветствию очарование жеста доброжелательности и демонстрации сим­патии. Если вы встречаете беседующих людей, один из которых вам хорошо знаком, легкий кивок головы, сопровождающийся улыбкой, заменит словесное приветствие. Иными словами, жест, мимика и вер­бальный ряд в этикетных жестах неотделимы: они имеют единое зна­чение.

В деловом общении чаще всего используются универсальные фор­мулы приветствия: "Здравствуйте!", "Добрый день", "Добрый вечер".

Но, кроме перечисленных, в торжественной обстановке используются стилистически повышенные приветствия: "Приветствую вас!", "Рад вас видеть!", "Позвольте поприветствовать вас!", "Разрешите вас при­ветствовать!", — которые чаще всего произносятся с улыбкой. Кроме того, существуют особые приветствия:

С приездом! — С возвращением! (приехавшему)

С праздником! — С Новым годом! (по случаю праздника) и т.д.

Приветствие — один из самых важных знаков речевого этикета. С его помощью устанавливается контакт общающихся, выражаются от­ношения между людьми. Особенно это важно в сфере деловых отно­шений, где от симпатии или антипатии собеседников друг к другу может зависеть принятие решения. Приветствие с улыбкой (не обяза­тельно открытой американской, может быть, с легкой улыбкой) явля­ется нормой повседневного общения деловых людей.

Этикет — явление национальное. То, что считается вежливым у одного народа, может быть истолковано как жест невежливого отно­шения к собеседнику у другого. Например, согласно нормам русского речевого этикета при встрече давно не видевшихся приятелей совер­шенно нормальным считаются вопросы типа: "Как здоровье вашей жены, детишек?". Этот вопрос прочитывается собеседником как знак внимания и расположения со стороны говорящего. Совершенно иначе обстоит дело в некоторых мусульманских (магометанских) странах. Там подобный вопрос может быть сочтен по меньшей мере бестакт­ным, потому что все, относящееся к женской половине дома, является запретной темой для обсуждения.

Различны у представителей разных народов и формы приветствия. Древние греки приветствовали друг друга словом "Радуйся!", совре­менные — "Будь здоровым!". Арабы говорят: "Мир вам!" или "Мир с тобой!", а индейцы навахо: "Все хорошо!".

Само количество выражений в той или иной ситуации у разных народов различно. В этикете некоторых народов Кавказа (осетин, адыгов, абхазов) существует несколько десятков формул приветствия. Они учитывают пол, возраст адресата и вид занятия на момент при­ветствия и т.д.

По-разному выражаются в разных странах согласие и несогласие. Всех приезжающих в Болгарии, например, поражает несоответствие общеевропейскому жестовому знаку "да" и "нет": кивок сверху вниз для болгар — жест отрицательный, а покачивание головой из стороны в сторону — утвердительный. Японцы вообще предпочитают не произ­носить слово "нет". Отрицательное отношение к чему-либо выражает­ся у них не прямо, а иносказательно. "Если токийский знакомый гово­рит: "Прежде чем ответить на ваше предложение, я должен посовето­ваться с женой", — то не нужнодумать, что перед вами поборник жен­ского равноправия. Это лишь одиниз способов не произносить слово "нет".

К примеру, вы звоните японцу и говорите, что хотели бы встре­титься с ним в шесть вечера в пресс-клубе. Если он в ответ начинает переспрашивать: "Ах, в шесть? Ах, в пресс-клубе?" и произносить какие-то ничего не значащие звуки, вы должны тут же сказать: "Впро­чем, если вам удобно, можно побеседовать в другое время и в другом месте".

И вот тут собеседник вместо "нет" с превеликой радостью скажет "да" и ухватится за первое же предложение, которое ему подходит", — пишет в своей знаменитой книге "Ветка сакуры" В. Овчинников.

В каждой стране есть выражения приветствия и прощания, изви­нения и благодарности, иначе говоря, речевой этикет — явление уни­версальное, но в то же время каждый народ сложил свою, национально специфическую систему правил речевого поведения. Речевой этикет представляет не только систему выражений — устойчивых этикетных формул, но и специфику привычек и обычаев народа.

Этикетные формулы часто представляют собой фразеологизированные предложения, являющиеся готовыми языковыми средствами. Многие из них включают уже ушедшие, самостоятельно не употреб­ляющиеся слова. Представляя кого-нибудь при знакомстве, говорят: Прошу любить и жаловать! Уезжающий говорит: Счастливо оста­ваться! Не поминайте лихом! Слова "лихо" и "жаловать" в современ­ном русском языке уже не употребляются.

С помощью словесных формул мы выражаем отношения при встрече и расставании, когда кого-либо благодарим или приносим свои извинения, в ситуации знакомства и во многих других случаях. Арсенал их достаточно обширен и сегодня, а когда-то Россия распола­гала одним из самых богатых, детально разработанных национальных этикетов.

Принципы использования этикетных формул, помимо универ­сального принципа вежливости, — это принцип соответствия речевой ситуации. Обстановка общения (официальная / неофициальная) и фактор адресата (социальный статус, личные заслуги, возраст / пол, степень знакомства) являются определяющими при выборе этикетных формул.

Обстановка общения и этикетные формулы. Ты- и Вы-общение

В одной ситуации уместным будет прощание Пока!, а в другой -Всего хорошего! До свидания. Представьте себе, если в официальной обстановке зачета студент, получив долгожданную роспись в зачетной книжке, скажет преподавателю: "Пока!". Скорее всего, это будет воспри­нято как чудачество сокурсниками и как невежливость, носящая вызы­вающий характер, преподавателем. Выбор приветствия должен соответ­ствовать обстановке общения и форме общения (Ты- и Вы-общение).

В официальной обстановке повседневного делового общения при­нято выбирать универсальные этикетные формулы:

Приветствия

Добрый день (утро, вечер)!

Здравствуйте!

Формулы прощания

До свидания!

Всего доброго!

Всего хорошего!

До встречи! (если назначенавстреча)

Позвольте попрощаться!

Счастливого пути (отъезжающему)

Формулы благодарности

Спасибо! Очень признателенвам...Благодарю! Большое спасибо!

Сердечно благодарю (благодарен)! Разрешите поблагодарить вас!

Очень вам признателен!

Просьба

Будьте добры...

Будьте любезны...

Прошу вас...

Извинение

Приношу свои извинения...

Извините, пожалуйста...

Прошу меня простить...

Простите, пожалуйста...

Предложение

Позвольте предложить...

Мне хочется предложить вам ...

Я хотел бы предложитьвам...

Приглашение

Разрешить пригласитьвас на…

Я приглашаю вас на...

От имени … приглашаю вас на …

При этом просьба, приглашение, сформулированные в форме во­проса, используются для подчеркивания уважительного отношения к собеседнику:

Не можете ли вы…? Могу я вас попросить...? Вас не затруднит…?Нехотите ли взглянуть...? Не согласитесь ли вы...?

Обстановка официальности не просто предъявляет требования по­вышенной вежливости, уважительности к собеседнику, какое бы поло­жение он ни занимал. Средствами этикета подчеркивается дистанция официального общения. Это связано с выбором Вы-общения. Незави­симо от социального статуса, пола и возраста собеседника выбирается Вы-общение, которое предполагает не только обращение к собеседни­ку по имени и отчеству, но и определяет выбор темы обсуждения, дис­танцию общения, тональность, лексический отбор и прочее. Нужно подчеркнуть, что официальная обстановка требует двустороннего Вы-общения в любой социальной и возрастной группе. Грубым нарушени­ем норм этикета является одностороннее "тыканье", когда во время со­вещания, собрания начальник обращается к подчиненному на "ты", а тот к нему в свою очередь — на "вы". Причем нередко "ты" со стороны начальника сочетается с обращением по имени-отчеству:

Ты, Иван Николаевич, не обижайся на критику!

Такие уродливые гибриды — наследие социалистической команд­но-административной системы.

В русском обществе принята трехименная система называния людей: фамилия — имя — отчество. Эта система именования уникаль­на. Она сформировалась еще в средние века под влиянием Византии и сейчас сохраняется только в русской культуре. Этикет предписывает в официальных документах, а также в устных официальных сообщени­ях обязательно указывать фамилию, имя, отчество любого граждани­на. Это касается не только обращения, но и упоминания, именования лица в официальных условиях. Не Егор Гайдар, Григорий Явлинский, а Егор Тимурович Гайдар и Григорий Алексеевич Явлинский.

Полное обращение может сочетаться только с обращением на "Вы".

Вы-общение предполагает строгий отбор тем обсуждения. Деловое общение в этом случае не выходит за рамки тем, обозначенных в по­вестке дня или предусмотренных регламентом.

Нейтральные, обсуждаемые темы "погода", "спорт", "впечатление от дороги" могут присутствовать в качестве вкраплений в деловой бе­седе. Как и юмор, они выполняют функцию разрядки. Это особенно актуально, если переговоры затягиваются. Иногда подобные переклю­чения тем указывают на особую близость, доверительность партне­рских отношений.

Общение начинается с установления расстояния между собесед­никами. Дистанция зависит от взаимоотношений говорящих. Чем официальной отношения, тем дальше находятся люди друг от друга. В русском этикете официальная зона общения равна длине двух вытяну­тых для рукопожатия рук (90-110 см), дружеская зона - расстоянию двух согнутых в локте рук (50 см). Переход из одной зоны в другую, например уменьшение расстояния между общающимися, прочитыва­ется как желание сменить официальный тон общения на дружеский. Такой прием используется руководителем для того, чтобы вызвать от­кровенность подчиненного, расположить к себе посетителя.

Очень большое значение в общении имеет тональность. Общая то­нальность в зависимости от сферы общения может быть строго офици­альной, нейтральной, фамильярно-дружеской. Из чего же складывает­ся тональность? Это стилистика речи, манера поведения говорящего (взгляд, мимика, жесты, поза), но главное — тон. К сожалению, люди мало обращают внимания на то, каким тоном они говорят, иногда и просто не умеют модулировать голос, т.е. варьировать тональность. Так, занимающий высокую должность человек и дома начинает говорить (не замечая этого) начальственно-приказным тоном. Возникает конфликтная ситуация: "Что ты все приказываешь?" Кстати сказать, для современного официально-делового общения начальственный тон становится малопригодным, устаревшим. Императивность уступает место принципу сотрудничества. Поэтому основным тоном при строго официальных отношениях будет спокойный, ровный, сдержанный тон, при менее строгих официальных отношениях — спокойный, доброжелательный, приветливый.

Каждый культурный человек должен уметь находить нужную то­нальность в любой речевой ситуации. Неумение выбрать правильный тон общения ведет к коммуникативной неудаче.

Несоблюдение нужной тональности не только мешает общению, но и зачастую создает ложное представление о личности говорящего. Так, у иностранцев нередко складывается впечатление о русских (прежде всего — о деловых людях) как об агрессивных и фамильярных людях. Во-первых, потому, что в официально-деловых беседах не вы­держивается соответствующая тональность: преобладает безапелляци­онный, напористый, повышенный тон. Во-вторых, используется недо­пустимая коммуникативная стратегия — стремление во что бы то ни стало доказать свою правоту.

Одна из важнейших функции этикета — снятие агрессии. Она реа­лизуется в правильном выборе тона общения, прежде всего в отсутст­вии категоричных оценок. Нужно помнить, что, чем вежливее говорящий, тем менее категоричны его высказывания. Это не лишает собе­седника возможности судить о предмете самостоятельно. Вместо "Это чушь!", "Этого не может быть" используется "Мне кажется это не вполне убедительным"; "Боюсь, что не могу согласиться с вами"; "Едва ли это возможно" и т.п.

Использование этикетной лексики для установления дистанции официального общения было особенно активным в русском дворян­ском этикете:

Соблаговолите подать рапорт!

— Извольте вести себя подобающе!

— Потрудитесь расписаться в получении...

В современном русском этикете такие слова тоже есть:

Позвольте, мы с вами обсуждаем совсем другой вопрос!

Простите, мы рассмотрели только один вопрос!

В этих фразах слова "позвольте" и "простите" использованы не в номинальном значении (сравните: Простите меня! Позвольте, я вам помогу!), а в целях подчеркивания дистанции официального общения. Таким образом, официальная обстановка делового общения в этикете реализуется в Вы-общении, нейтральных и особых, официальных формулах речевого этикета, в ровном, доброжелательном тоне обще­ния, в специальной, регулирующей и подчеркивающей официальность отношений лексике.

Этикет и социальный статус адресата

Речевое общение людей представляет собой многофункциональ­ное взаимодействие, включающее: информационный обмен, установ­ление и поддерживание контакта, регулировку межличностных отно­шений. В частности, в деловом общении межличностные отношения Представляют собой статусные и ролевые отношения: "начальник" — "подчиненный", "партнер" — "партнер", "производитель" — "получа­тель".

Социальный статус участников диалога в деловом общении чрез­вычайно важен. Известный исследователь этой темы В. И. Карасик* утверждает, что без учета социального статуса участников общение носит искусственный либо провокационный характер. Деловое обще­ние статусно ориентировано, потому что в социально-правовые отно­шения вступают не абстрактные "имярек", а представители определен­ных организаций, структур, занимающие в них определенные долж­ности. Социальный статус складывается из индексных признаков.

* Карасик В.И. Язык социального статуса. М., 1992.

Индексами социального статуса являются служебное положение, материальное положение, личные заслуги и возраст. Все это учитыва­ется при выборе обращения, именования, на интонационном и даже грамматическом уровне (вопросительная форма, сослагательное на­клонение, вводные конструкции как выражение высокой степени по­чтительности:

Не могли бы вы составить свой план действий?

Вас не затруднит дать письменный ответ на наше предложение?).

При этом обычное вежливое обращение отличается от обращения к особо важной персоне (VIP — very important person), которой могут быть лица, занимающие высокое служебное положение или имеющие выдающиеся заслуги перед отечеством. Для обращения к таким людям (в устной и в письменной форме) используются особые этикетные формулы:

Многоуважаемый Юрий Михайлович!

Глубокоуважаемый Дмитрий Сергеевич!

Грубейшим нарушением норм русского речевого этикета является складывающаяся под влиянием западной культуры тенденция дву­именного официального обозначения (имя и фамилия) первых лиц го­сударства: Борис Ельцин, Евгений Примаков. Эта тенденция нарушает традиции трехименного обозначения лица, о которых уже говорилось, и представляет собой жест неуважительного отношения к особо важ­ной персоне, так как именование является индексацией статуса чело­века. Только развернутые трехименные именования — Борис Николае­вич Ельцин, Евгений Максимович Примаков — являются единственно допустимыми в этом случае согласно нормам русского речевого этикета.

При обращении к подобным лицам принято использовать разреши­тельные этикетные формулы:

Позвольте обратиться к Вам с предложением...

Позвольте предложить Вам...

Разрешите позвонить Вам по вопросу о...

Формулы вежливости могут быть развернутыми и свернутыми:

В связи с... позвольте мне от имени... и по поручению... поздравить Вас с... и пожелать Вам... (развернутая формула)

Разрешите поздравить Вас с...

Поздравляем Вас с... (свернутая формула)

Развернутые речевые формулы этикета используются в основном в письменной речи, свернутые более характерны для устной ее формы (исключение составляет читаемая речь).

Представление о коммуникативном лидерстве по отношению к особо важной персоне выражается в добровольной передаче речевой инициативы лицу, чей статус намного выше статуса собеседника. Со­беседник в этом случае, как правило, отвечает на вопросы и "доклады­вает", т.е. санкционированно подхватывает речевую инициативу.

Общение деловых партнеров, людей одного социального статуса более свободно, речевая инициатива естественно переходит во время обсуждения от одного участника диалога к другому или перехватыва­ется им с целью закрепления лидирующей позиции. Социальный ста­тус в деловом общении тесно связан с правомочием принятия реше­ний от имени юридического лица. Как правило, людьми, принимаю­щими решения по важным экономико-правовым вопросам, являются руководители первого звена: директора, председатели правления, ком­мерческие директора и т.п. В отличие от тех, кому это право может быть делегировано (руководители среднего звена), они обладают ста­тусом первого лица, который учитывается при ведении деловых пере­говоров: это подчеркнутое внимание, учет мнения собеседника, при­знание его позиции.

Все сказанное не означает, что к физическому лицу, не представ­ляющему какой-либо организации, или к простому сотруднику от­ношение должно быть иным. Меняются речевые формулы, дающие представление о степени уважительности, но сам принцип уважи­тельного отношения к собеседнику, кем бы он ни был, остается неиз­менным.

Возраст собеседника также имеет существенное значение при вы­боре формы общения и этикетных фраз. Ты-общение по отношению к старшему по возрасту человеку есть грубейшее нарушение правил ре­чевого этикета.

Правила использования этикетных формул и формы общения в связи с понятием "социальный статус" можно представить следующим образом:

Вы-общение и

строгое соблюдение

правил этикета

в официальной обстановке по отношению к любому адресату всегда по отношению к старшему по возрасту

всегда по отношению к незнакомому человеку

Вы-общение

и подчеркнутая

вежливость

по отношению к лицам, занимающим высокое служебное положение

по отношению к лицам, чьи заслуги признаны всеми

Система обращений

Помимо обращения по имени-отчеству или трехименного обраще­ния, мы используем в речи специальные слова-обращения: "гражда­нин", "господин", "дежурный", "доктор", "профессор" и т.д. Они выполняют в общении несколько функций: первая — обозначить адресата речи:(индексовые обращения), вторая — регулировать тон и дистан­цию обращения(обращения-регулятивы).

Любое обращение, с помощью которого мы обозначаем адресата речи, — этообращение-индекс: водитель, доктор, кондуктор, профес­сор и т.п. Такие обращения широко используются в деловой речи. При необходимости обратиться к человеку по званию, должности, роду за­нятий мы используем обращения-индексы и в повседневной речи:

Доктор, выпишите, пожалуйста, рецепт!

— Водитель, остановите машину у перекрестка, пожалуйста!

— Уважаемые покупатели! Для вашего удобства в нашем магазине ра­ботает камера хранения.

Клиенты, рекламодатели, партнеры, соучредители и т.п. — все эти слова используются в качестве обращений-индексов в различных жан­рах деловой речи:

Уважаемые клиенты нашего банка!

Сообщаем о ежегодной выплате дивидендов держателям акций и вы­плате процентов по вкладам, с 12 января 1998 года.

Обращения располагаются, как правило, в начале текста и органи­зуют его в значительной степени.

Обращения-индексы сами по себе не являются вежливыми или не­вежливыми. Их этикетная информация минимальна. В отличие от них обращения-регулятивы: брат, мамаша, друзья, коллеги — регулируют отношения с теми, кому адресуются. В деловой речи они используют­ся гораздо реже:

Уважаемые коллеги, хочу обратиться к вам со следующим предложе­нием...

Дорогие друзья, позвольте мне в этот торжественный час...

С употреблением обращений-индексов и обращений-регулятивов, как правило, затруднений не возникает. Гораздо более сложно обстоят дела с общеупотребительным обращением. До 1917 г. в России существовали два общеупотребительных обращения. Одно из них — сударь — сударыня — было универсальным: в качестве разговорного обращения к свободному человеку оно известно в России с XVII в. По воспоминаниям иностранцев, посещавших Москву в те времена, говорили тогда на Москве "сударь такой-то", т.е. господин такой-то и относили ко всем взрослым людям независимо от их социально­го положения. Оно входило в систему универсальных обращений европейских стран: мистер — миссис, пан — пани, сеньор — сеньора и т.д.

Официальное обращение господа, дамы и господа начинает ис­пользоваться с XI в. в качестве обращения к князю, главе семьи, хо­зяину ("господин", "осподине"). Постепенно значение "владыка", "по­велитель" заменялось адресацией к определенному социальному ста­тусу. Этим словом начали обращаться ко всем податным сословиям, т.е. к людям, имевшим собственные предприятия, земли, недвижи­мость и т.п. Это происходит с середины XIX в., а к концу XIX — нача­лу XX в. это обращение используется как официальное при адресации к нетитулованным особам, включая широкие слои чиновников и даже ремесленников.

Сегодня это обращение переживает второе рождение. Оновсе ак­тивнее входит в деловое общение. Употребляя его, нужно помнить сле­дующее.

Во-первых, в форме единственного числа обращение "господин" не употребляется самостоятельно, но только с фамилией, званием или должностью:

Господин Онучкин, господин губернатор, господин председатель, госпо­дин профессор.

Во-вторых, обращение "господа" или "дамы и господа" — это обра­щение равного к равным. Иногда оно сочетается с индексовыми обра­щениями при условии однородности аудитории: господа банкиры, гос­пода предприниматели.

В-третьих, поскольку обращение еще сохраняет как старое лекси­ческое значение, так и социально-политический дореволюционный от­тенок ("хозяин своего положения"), оно не должно употреблятьсяпо отношению к малоимущим, безработным и другим социально незащи­щенным слоям населения. В этом случае оно может звучать простокак издевательство: "господа безработные" или "господа беженцы".

Нужно быть чутким в выборе обращения, потому что сегодня в от­сутствии единого общеупотребительного национального обращения может возникнуть масса непредвиденных ситуаций при употреблении уже ушедших "товарищи", "граждане" и возвращающегося "господа". Так, в армии еще сохраняются обращения товарищ генерал, товарищ майор, в юридическо-процессуальной сфере — гражданин — граждан­ка, в политике, культуре, официально-деловой сфере все большее употребление приобретает обращение господа.

Сегодня появляются попытки выработать новые официальные об­ращения, объединяющие представителей всех партий и сословий: со­граждане, соотечественники, россияне. Они используются только в форме множественного числа при обращении к публике. А вот при не­обходимости обратиться к человеку в очереди, в автобусе, в мастер­ской часто возникают затруднения. Совершенно недопустимыми, без­грамотными являются обращения "мужчина" — "женщина". Использо­вание таких обращений — черта малокультурных людей. При затруд­нении в выборе обращения можно использовать описательные, непрямые обращения: Простите, не затруднит ли вас.... Извините..., Будьте любезны...

Система обращений существенно изменилась за последнее время: возвращаются забытые обращения, уходят еще недавно казавшиеся единственно возможными публичные обращения. Возвращение утраченных этикетных знаков еще не стало системным, поэтому в каждой конкретной ситуации нужно ориентироваться особо, учитывая тради­ции русского речевого этикета и фактор адресата.

Церемонии и этикетные тексты*

* Изложение раздела основано на материалах книги: Лапинская И.П. Русский язык для менеджеров. Воронеж, 1994.

Помимо речевых формул этикет располагает такими же стандарт­ными текстами, как и организационно-распорядительная документа­ция. В них меняются отдельные фразы, слова, но схема этикетного текста, как правило, задана. Например, текст поздравления юбиляра включает пять обязательных частей: 1 — обращение, 2 — поздравление с юбилейной датой, 3 — описание заслуг юбиляра и его личных досто­инств, 4 — пожелания, 5 — подписи.

1. Обращаться принято по имени-отчеству. Перед именем юбиляра используют слова глубокоуважаемый, многоуважаемый, дорогой. Чем старше человек, чем более значительны его заслуги, тем вероятнее выбор слова глубокоуважаемый.

2. Поздравление осуществляется от имени коллектива, сотрудни­ков организации, фирмы, отдела, от своего лица, от учеников и т.д. На­поминание о возрасте, особенно женщине, не всегда бывает приятно, поэтому вполне можно ограничиться его описанием: Позвольте по­здравить Вас со славным юбилеем; В этот торжественный день юби­лея; В этот знаменательный день и т.п.

Следует учитывать и то, что празднование юбилея редко совпадает с календарной датой. В этом случае могут использоваться следующие варианты:

Наш отдел присоединяется ко всем теплым и искренним поздравлени­ям, которые Вы уже получили в торжественные юбилейные дни.

Ваши коллеги поздравляют Вас со славным юбилеем.

В этот юбилейный для Вашей деятельности на посту генерального ди­ректора нашего объединения год разрешите самыми теплыми словами вы­разить Вам нашу признательность и уважение.

В отличие от родственного или дружеского поздравления сама форма выражения поздравительного текста в официально-деловом об­щении оказывается иной. В поздравительной открытке мы пишем:

"Поздравляю тебя (Вас) с..." Речь ведется от первого лица. В офици­альном тексте, рассчитанном на чтение перед аудиторией, поздрави­тель именуется (от лица..., от имени... и по поручению..., наш отдел...,коллектив…). Официальное поздравление не просто вручается, а прелагается адресату (примите наши искренние поздравления).

3. Третья часть поздравительного текста отражает заслуги, исклю­чительность личности юбиляра. Чтобы написать ее, нужно знать ос­новные этапы трудовой, творческой судьбы человека и особенности его личной жизни. Важно также знать его пристрастия — симпатии, антипатии.

Каждое качество личности должно быть не просто названо, но и по­ложительно, высоко оценено: высокая эрудиция, высокий профессиона­лизм, редкая отзывчивость, исключительная доброта, человеческое, обая­ние и т.д. Названия качеств — однородные члены предложения — могут быть объединены попарно: редкое сочетание доброжелательности и высокой требовательности к себе; дружелюбие и корректность и т.п.

Для человека в день юбилея важно не только признание его заслуг, но и отношение коллег к его деятельности и личности. Поэтому, назы­вая качества юбиляра, назовите и то, какие чувства они вызывают у коллег:

Коллеги ценят Вас как специалиста, любят как доброго, верного това­рища, отзывчивого человека, готового в любую минуту прийти на помощь.

Ваши коллеги всегда признательны Вам за дружелюбие и корректность. Мы восхищаемся Вашим умением воплотить в жизнь гармонию высокой духовности и природного женского обаяния.

Ваш огромный вклад в развитие промышленности региона. Ваша по­движническая деятельность на посту главного конструктора завода "Про­гресс", эксперта по вопросам нормализации в машиностроении при городской и областной администрациях не могут не вызвать чувства восхище­ния и гордости Ваших коллег, друзей и единомышленников.

Составляя текст, важно помнить о том, что он будет произносить­ся, поэтому предложения не должны быть чересчур длинными, пере­груженными. По законам благозвучия ряд однородных членов не дол­жен превышать трех, при этом названия качеств личности юбиляра и глаголы, определяющие к нему отношение, должны располагаться "по возрастающей":

Коллеги ценят Вас как специалиста, любят Вас за участливость и за­боту, восхищаются Вами как женщиной, обладающей тонким вкусом...

В этом фрагменте очень важно достигнуть гармонии (внешней и внутренней), не переборщить. С одной стороны, чем больше высоких и ласковых слов, тем приятнее юбиляру. С другой стороны, пишущего подстерегает опасность многословия и пустословия, что может вы­звать уже противоположную реакцию.

4. Пожелание предлагается юбиляру, поэтому перед высказывани­ем пожелания пишущий называет свое отношение к нему: надеемся, уверены, искренне желаем. Затем высказывается само пожелание: радости, здоровья, счастья, удач во всех начинаниях, творческих успехов и т.д. Иногда раскрывается характер воплощения пожеланий в буду­щем юбиляра:

Мы верим, что наши пожелания здоровья и творческих успехов вопло­тятся в Вашей жизни в долгие годы счастья.

Пусть наши искренние и сердечные пожелания успехов, процветания, любви поддержат и согреют Вас долгие и счастливые годы Вашей жизни.

5. В завершающем фрагменте принято называть тот коллектив,отимени которого составлен адрес. Название коллектива может быть вы­держано или в тоне официального общения: Патентный отдел, НИИ Нефтехиммаш, Ассоциация "Брокер" и т.д., или в тоне дружеского об­щения: Ваши коллеги и друзья, коллектив сотрудников прокуратуры Промышленного района. Ваши сослуживцы и т.д. Самоимеиование не должно повторяться в тексте поздравления. Иногда после названия коллектива поздравителей — оно помещается в правом нижнем углу листа — располагают в "художественном беспорядке" личные подписи его членов.

Дата — левый нижний угол листа — может состоять из указания месяца и года (июнь 1998 г.), так как редко чествование совпадает с ка­лендарным днем юбилея.

Этикетное действо, посвященное особенно важному событию и вы­полняемое с соблюдением всех деталей, квалифицируется какцере­мония.

Церемонии устраиваются в честь юбиляра —юбилей, в честь от­крытия фирмы, выпуска нового товара, книги —презентация, в честь конференции, симпозиума, выставки —открытие.

Как правило, церемонии тщательно готовятся, иногда репетируют­ся. Особенно важна в процессе проведения церемонии речевая роль ведущего, открывающего мероприятие. Предварительная подготовка в этом случае не ограничивается составлением текста и сценария меро­приятия. Она включает и репетиции, сверку временных рамок фраг­ментов церемонии, проверку оформления зала и т.п.

При этом не нужно забывать, что церемония — это всегда праздник коллектива, коллег, единомышленников. Поэтому все слова, звучащие на церемонии, должны быть произнесены соответствующим тоном. Что особенно важно помнить, улыбка является обязательным коммуникативным жестом на торжественных мероприятиях.

Улыбка — универсальный коммуникативный жест, передающий весь спектр положительных эмоций: радость, доброжелательность, расположение к адресату, веселье, уверенность в себе и т.д. Когда-то этот мимический жест означал угрозу, как и во всем животном царстве обнажение зубов считается угрожающим жестом. Отголоски этого — недобрая усмешка и ухмылка.

Широкий спектр значений этого мимического жеста соответствует разнообразию типов улыбок: от яркой, обнажающей зубы, "американ­ской" до вежливо сдержанной, "английской".

К основным функциям этого мимического жеста относятся:

а) установление контакта (улыбка и кивок вполне заменяют при­ветствие);

б) создание благоприятной атмосферы общения(во время церемо­ний, торжественных актов);

в) выражение положительных эмоций (благодарности, радости, удовлетворения и т.д.)

В западной культуре и деловой этике улыбка — совершенно необ­ходимый элемент любого официального общения. В России это не так. В русской народной культуре всегда строго отделяли веселье и дело: "Делу время, а потехе час", "Тут не до смеху (не до шуток)", "Шутка шуткой, а дело делом". Представление о том, что при решении важных вопросов "не до шуток", сохраняется и по сей день (особенно в среде старшего поколения).

В русской народной культуре всегда строго делили деловую и не­деловую сферы общения. И те праздничные церемонии, о которых шла речь, являют собой сочетание официально-деловой и неделовой сферы общения. Они делятся на официальную и неофициальную части.

Во время неофициальной части важно уметь поддержать общение, представить друг другу своих собеседников, произнести тост.

"Тестовое красноречие", широко распространенное в странах Вос­тока, было когда-то в большой чести и в России. Дворянская традиция предполагала умение молодого человека не только держаться соответ­ствующих правил приличия, но и произнести тост, вести застольную беседу. Этому обучали в военных училищах, пансионах, гимназиях и, конечно же, в семьях. Само участие в домашних торжествах было своеобразной школой для вступающего в жизнь человека.

В толковом словаре "тост" определяется как «короткая речь с предложением выпить вина в честь кого-нибудь или чего-нибудь за праздничным столом». Тосты могли быть официальными (а среди них был и обязательный: "За царя и отечество!") и неофициальными. Тосты могли быть серьезными и шуточными.

Каким бы ни был тост, он предполагал особую культуру произ­несения. Тот, кто произносит тост, должен был стоя, обращаясь ко всем присутствующим, произнести короткую речь, открывая ее словами:

Позвольте мне поднять этот бокал за...

Разрешите мне поднять этот бокал за ...

Если тост посвящался какому-либо событию или празднику ("С Рождеством Христовым!"), то он предполагал пожелания общего ха­рактера:

И да будут мир и благословение на всех нас и процветание в Отчизне нашей!

Если же тост посвящался конкретному лицу,то можно было после пожелания здоровья и долголетия перечислить добродетели и заслуги того, кому посвящается тост, указать на отношение к нему собравших­ся, выразить свои пожелания. Например:

Позвольте мне поднять этот тост за нашего дорогого юбиляра! О Ни­колае Николаевиче можно сказать много хороших слов как о руководителе: о его трудолюбии, ответственности, чуткости, об организаторском та­ланте. Мне же хочется сказать о нем как о яркой личности. Если бы онневдохновлял нас своим личным примером преданности делу, примером по­стоянного творческого и профессионального роста, неудовлетворенности достигнутым, вряд ли наш коллектив представлял бы такую сплоченную команду единомышленников, какой он является сегодня. Для нас он не про­сто руководитель, для нас он образец служения своему делу, яркая челове­ческая индивидуальность!

Дорогой Николай Николаевич! Позвольте пожелать вам здоровья, дол­гих лет жизни, дальнейших творческих успехов и счастья!

В начале и середине XIX в. самыми удачными считались стихо­творные тосты, они тщательно переписывались в семейные альбомы. До нас они дошли в собраниях сочинений любимых поэтов.

Во время презентации, юбилея, открытия какого-нибудь меро­приятия часто происходят знакомства, устанавливаются новые связи. Уметь представить своего знакомого и представиться самому, рекомедовать кого-товходит в число важных коммуникативных навыков делового человека. Чем больше у вас знакомых, заинтересованных в вашем бизнесе, чем шире круг ваших клиентов, партнеров, тем лучше идут дела в вашей фирме.

Знакомство. Рекомендации

Ситуация знакомства — это ситуация настолько штатная в дело­вом общении, что речевое поведение, как правило, доводится до авто­матизма.

Знакомство может осуществляться без посредника и при помощи посредника, когда людей знакомит кто-то третий. Если знакомство осуществляется без посредника, инициатором знакомства в первой реплике называется та организация, которую он представляет, и це­ли, которые преследуются установлением данного контакта. Лучше, если в этом случае представляющийся начинает свою реплику с изви­нения.

А. — Простите, я хотел бы с вами познакомиться! Фирма "Формика". Мы хотели бы пригласить вас на нашу выставку, для того чтобы завязать контакты на будущее. Вот моя визитка. Меня зовут Сергей Щипов. Я коммерческий директор фирмы.

Б. — Очень приятно.

Деловые люди сегодня при знакомстве часто обмениваются визит­ными карточками. Это удобно. Это экономит время, потому что визит­ная карточка содержит необходимую информацию о деловом человеке: его имя, отчество, фамилию, должность, место работы, контактные телефоны, часто и домашний телефон и адрес. Поэтому в случае, если вы вручаете визитную карточку, необязательно называть имя и отчест­во, можно только фамилию. Другое дело, если вы представляетесь, не имея при себе визитной карточки. Тогда вы называете полностью имя, отчество, фамилию и контактный телефон после названия или пред­ставления своей фирмы:

Фирма "Аякс", оптовая продажа стройматериалов, мне хотелось бы с вами познакомиться. Мы заинтересованы в создании широкой дилер­ской сети в вашем регионе. Я менеджер по продажам Крылов Алексей Ива­нович. У меня, к сожалению, нет с собой визитки, поэтому я напишу свой телефон и фамилию от руки.

Образцы визитных карточек

Если вы выступаете в качестве посредника, представляя кого-либо из своих знакомых, нужно помнить, что существует ряд правил пред­ставления.

Первым представляют "низшего" "высшему". С точки зрения рус­ского этикета, низшим будет младший по возрасту, социальному ста­тусу собеседник. Низшим будет и мужчина по отношению к женщине при равенстве позиций.

Первенство старших по отношению к младшим и женщин по отно­шению к мужчинам принято у очень многих народов. Однако порядок учета и расположения по степени важности этих признаков различен в разных странах. В Англии — социальный статус (материальное состо­яние, титул), пол, возраст. Во Франции — социальный статус (соци­альное положение, материальное состояние) и пол обладают одина­ково важными признаками при выборе этикетного знака. В России — социальный статус (социальное положение, личные заслуги), возраст, пол. Это означает, что пожилому мужчине или мужчине, занимающе­му высокое социальное положение, представляют тех, кто младше и ниже по положению. Пожилой женщине молодую — а не наоборот. Пол в русском речевом служебном этикете не обладает индексным значением при выборе этикетных формул и даже форм:

Директор компании "Веста" Стешова Нина Сергеевна (Иванов Иван Иванович)

Менеджер Сергеева Ольга Петровна

Эксперт-аналитик Случевская Наталья Ильинична.

Знакомство с помощью посредника более характерно для офици­ально-делового общения. Оно имеет свои преимущества. Посредник может не только представить, но и охарактеризовать сотрудника, дать ему рекомендации с учетом целей установления контакта. Кроме фа­милии (имени-отчества) в этой ситуации называют должность, орга­низацию, которую представляет человек, ученую степень (если есть), звание (если есть). Например:

А. — Позвольте представить вам нашего перспективного сотрудника, специалиста по маркетинговым исследованиям Симонова Алексея Анато­льевича.

Б. — Рад познакомиться.

В сфере деловых отношений не принято использовать следующие пригласительные реплики: Познакомьтесь, пожалуйста! Знакомьтесь! Дело в том, что, представляя кого-то, вы даете ему хотя бы минималь­ную характеристику или рекомендацию, за которую несете ответст­венность.

Как и в ситуации знакомства без посредника, в этой ситуации не­редко впрямую выражается желание познакомить собеседников: Я хочу познакомить вас с ...; Разрешите представить вам...; Мне хочется представить вам...

Ответная реплика диалога — реплика-реакция обычно выражает удовлетворение, радость по поводу знакомства: Очень приятно позна­комиться (с вами)!. Очень рад(а)!. Очень приятно! Рад с вами познако­миться!, Счастлив познакомиться! и т.п. При этом нужно понимать, используя эти реплики, что вы выражаете не эмоцию, а общепринятое отношение к знакомству, т.е. используете этикетный знак.

При знакомстве в деловой обстановке бывает необходимо дать ре­комендацию тому или иному сотруднику для участия его в том или ином проекте, деле.

Александр Петрович Дегтярев, начальник отдела снабжения нашего завода, пунктуален, ответственен, начатое дело всегда доводит до конца. На него можете положиться. Он будет контролировать ход выполнения договора.

Нужно заметить отличие английского этикета от русского приме­нительно к ситуации представления. Представляя кого-нибудь в офи­циальной обстановке, англичанин называет только фамилию и соци­альный статус, например: Это господин Вернер, директор по марке­тингу фирмы "Веста". При личном знакомстве не употребляется фа­милия, а только имя.

Специфику русского и английского представления можно проде­монстрировать на примере следующего коротенького диалога:

В кабинете

Кузнецов: Господа, познакомьтесь, пожалуйста. Господин Сотников Борис Сергеевич, президент

концерна "Русь". Господин Джойс, коммер­ческий директор фирмы "Шелл".

Джойс: Очень приятно. Много слышал о вас, господин Сотников.

Сотников: Рад с вами познакомиться, господин Джойс. Прошу сюда.Садитесь,пожалуйста. Вы курите?

Джойс: Спасибо, не курю уже полгода.

Сотников: Похвально. А мне не удается бросить эту привычку.Вам кофе или чай?

Джойс: Спасибо, от кофе не откажусь. Пожалуйста, черный и без сахара.

Сотников: Как вы чувствуете себя на московской земле после длительного перелета, господин Джойс?

Джойс: Спасибо, прекрасно. У меня была возможность передохнуть,так,кажется, говорят по-русски?

Сотников: Ваш русский выше всяких похвал. Приступим к делу*.

* Русский язык делового общения / Под ред. Стерина И.А. Воронеж, 1995.

В процедуру представления входит привычный обмен любезнос­тями: "Много слышал о вас", "Ваш русский выше всяких похвал" и эти­кетные формулы. Как видно из приведенного отрывка, начало деловой беседы, включающей представление, почти сплошь состоит из этикет­ных формул (они выделены в тексте). Это говорит о том, насколько важны этикетные средства в деловом общении. Их конструктивная роль сводится не только к созданию доброжелательного тона общения, поднятию настроения коммуникантов, но и, что не менее важно, созда­нию репутации говорящих. Репутация вежливого, корректного, воспи­танного человека в сегодняшних деловых отношениях далеко не пос­леднее дело. Быть человеком, с которым приятно общаться, — значит быть преуспевающим бизнесменом при наличии хорошей профессио­нальной подготовки.

Широко известны слова Сервантеса: "Ничто не обходится нам так дешево и не ценится так дорого, как вежливость". В них подчеркивает­ся весомость результата, достигаемого путем "простой" вежливости.

Этикетная модуляция речи

Этикетная информация поступает с обеих сторон в диалогическом общении не только в начале или в конце общения. (Этикетные формулы, обрамляющие коммуникативный акт, называютсяэтикетной рам­кой.) Этикетная информация передается обеими сторонами в процессе всего общения. Это не только выражение просьб, благодарностей, изви­нений за вольное или невольное нарушение интересов партнера. Эти этикетные ритуалы составляют лишь некоторую часть общения.

"Если изобразить общение в виде разворачивающейся во времени ленты и заштриховать на ней участки совершенно этикетного обще­ния, то получится примерно следующее"*.

* Гольдин В.Е. Речь и этикет. М., 1983.

Темные участки — время этикетного общения. Но этикетное обще­ние не ограничивается использованием этикетных формул. Инфор­мация об отношении друг к другу коммуникантам нужна постоянно. В.Е. Гольдин справедливо пишет в упомянутой книге: "Человек не может действовать в обществе, не имея постоянных сведений о том, совпадают ли его представления о распределении ролей междучленами коллек­тива с соответствующими представлениями других участников обще­ния. Как шофер, ведущий машину по оживленным улицам города, должен одновременно следить за состоянием дорог и светофорами, за действиями пешеходов, положением и сигналами других машин, за показаниями непрерывно работающих приборов панели управления и одновременно должен сам сигнализировать о предстоящих маневрах, так и каждый член коллектива в процессе общения должен одновре­менно получать и передавать разнообразнейшую информацию"*.

* Гольдин В.Е. Речь и этикет. М., 1983.

Иными словами, общение представляет собой сложную информа­ционную структуру, состоящую из обмена информацией объективного характера, из обмена информацией субъективного характера (отноше­ние к предмету сообщения) и из обмена информацией о человеческих отношениях. Последняя может быть выражена посредством этикет­ных средств, прямо или косвенно посредством физического или сло­весного жеста.

Вас попросили присесть на самый дальний из стульев от стола на­чальника.

Вы поздоровались с начальником стоя, он же вам еле кивнул, про­износя "Здравствуйте!" и продолжая говорить по телефону.

Начальник поздоровался с вами, не отрываясь от разбора бумаг на своем столе.

Использование жестикуляции в этих случаях направлено на то, чтобы подчеркнуть незначительность посетителя в глазах чиновника. Жесты передают приблизительно следующую информацию: "Я очень занят, у меня важные дела, а ваши мелкие проблемы меня не интересуют". К со­жалению, подобная позиция чиновника и сегодня не исключение. Она рассчитана на то, что человек может потеряться, прийти в замешательст­во от такого приема и уйти. Контрприемом в этом случае было бы вежли­вое: Вы, Иван Иванович, я вижу, сейчас очень заняты, когда я смогу прий­ти снова, чтобы, не отвлекая вас, поговорить о своей проблеме?

Словесный жест используется также с целью приблизить к себе собе­седника или отдалить его, выразить отношение почтения, признать равным или выразить пренебрежение. Когда преподаватель входит в аудиторию, студенты встают, тем самым выражая приветствие и го­товность принять на себя роль учащихся. Преподаватель в свою очередь здоровается со студентами и предлагает сесть, принимая роль обучаю­щего. Без этой этикетной процедуры взаимного приветствия врядли занятие пройдет хорошо, потому что нет в информации о взаимоотно­шениях главного — нет желания принять на себя коммуникативные роли "преподавателя" и "учащихся", нет взаимной ориентации в тре­тьем информативном поле.

Точно так же важна эта взаимная ориентация партнеров во время ведения деловых переговоров.

А. — Здравствуйте.

Б. — Здравствуйте / я хотел бы предложить вам свои выступления на вашей презентации // Я вам звонил.

А. — Насчет чего?

Б. — Я предлагал вам наши выступления // Вы сказали / что нужно встретиться.

А. — Я говорила?

Б. — Да // Вы хотите устроить презентацию / с концертной частью /для этого я предложил вам участие нашей группы эксцентрикиклоуны "Скоморохи" // Я вам представлялся // Мы находимся при региональном Фонде реабилитации молодежи.

А. — Вы представлялись?

Б. - Да. (Пауза)

А. — Так / а можно посмотреть?

Б. — Конечно. (Пауза)

А. - Угу.

Б. — Группа уже хорошо известна в городе / и за город мы выезжаем.

А. — Но я вас еще ни разу не видела ...

Б. — Да / вы не видели // Но / может вам это будет / как бы... // Может это для вас будет значимо ... // Я только что был у директора торгового центра "Русь" // Он приглашает нас в конце декабря для прове­дения концертной программы // То есть нас знают / приглашают...

А. — Ну да / понятно ...

Б. — У нас есть лицензия на проведение концертной деятельности / кроме того мы можем взаимозачетом / рекламный плакатик где-нибудь повесить...

А. — Да? Ну что же / вы оставьте программку / вообще это интересно / наверное...

Б. — Угу / ну мы можем написатьписьмо?..

А. – Давайте так // Я вас на следующей неделе посмотрю…// А вы пока заготовьте письмо со всеми реквизитами и занесите секретарю // Мы подумаем / и наверное решим ...

Б. — До свидания // Спасибо.

А. — Всего доброго.

В данном диалоге видно, как меняется позиция одной из сторон. Вначале позиция предлагающего, менеджера концертной группы, под­вергается сомнению, что выражается в переспросах (Я говорила? Вы представлялись?), свидетельствующих о неприятии информации. Ин­тересы и позиции дистанцированы. Паузы размышления и первый конструктивный вопрос (Так / а можно посмотреть?) свидетельству­ют о возможности смены позиции и признания в предлагающей сторо­не партнера. Смена позиций не происходит просто и легко. Реплика (Но я вас еще ни разу не видела ...) свидетельствует о еще существую­щем недоверии. Первая реплика согласия (Ну да, понятно...) свиде­тельствует о том, что позиция предлагающего уже не ставится под со­мнение, хотя интересы по-прежнему дистанцированы. Об этом гово­рит вопросительное "Да?" в начале следующей реплики. И только в финале диалога сформулированная в форме встречного предложения позитивная позиция намечает пути сближения интересов и закрепляет за предлагающей стороной коммуникативную роль партнера.

Отношения между договаривающимися сторонами в процессе диалога меняются. А из собственно этикетных средств в нем представ­лена только этикетная рамка (— Здравствуйте! — Здравствуйте. — До свидания / спасибо. — Всего доброго).

Таким образом, специальное этикетное общение совершается лишь время от времени, а видоизменения речевого и неречевого поведения под влиянием человеческих отношений происходят всегда. Эти измене­ния, происходящие в соответствии с условиями общения, и рассматрива­ютсякак этикетная модуляция речи (термин В.Е. Гольдина).

В деловом общении этикетная модуляция речи связана с выбором конструктивного-деструктивного тона общения. Установка на кон­структивный тон делового общения выражается в готовности при­знать позицию собеседника, само право на существование такой пози­ции, в отсутствии категоричных суждений; Этого не может быть! Не хочу даже и слушать! Никогда мы на это не пойдем! и т.п.

Вежливая форма отрицания включает сомнение: Мне кажется это не вполне убедительным; Боюсь, что не могу согласиться с вами; Едва ли это так.

Отрицательный ответ, отказ с позиции требований этикета — это сложное речевое действие. Прежде всего нужно позаботиться о том, чтобы собеседник не был обижен. Смягчает отказ позиция сочувствия, сопереживания вынужденному его принять:

К сожалению, мы не можем сегодня принять ваше предложение. Может быть, это будет возможно в будущем.

Для делового общения очень важна именно эта перспектива. Если ее не предлагает отказывающая сторона, она должна присутствовать в реплике того, кому отказывают:

Будем надеяться, что ситуация изменится к лучшему, и мы сможем вернуться к этому вопросу.

Тема обсуждения в деловой устной речи, как правило, задана целе­вой установкой (решить проблему сбыта товаров, услуг; найти партне­ров в решении финансовых вопросов; наладить эффективно "работаю­щие" связи с поставщиками; решить организационные вопросы). Од­нако в условиях неофициального общения обсуждение деловых во­просов может перемежаться с обсуждением самых различных сторон человеческой жизни. При этом важно помнить, что согласно нормам западноевропейского этикета в число нежелательных тем входят: по­литика, религия, секс,, здоровье, финансовые проблемы. К числу наи­более обсуждаемых тем относятся: спорт, культура, гастрономия (за столом), погода, виды на урожай и т.п., т.е. темы, которые нельзя отне­сти к числу "конфликтных". Светская беседа, и отличие от деловой, не направлена на решение обсуждаемых вопросов. Она как бы скользит по поверхности обсуждаемых предметов, не проникая глубоко в их суть. Целью светского общения является не передача информации, не реше­ние каких-либо проблем, а поддержание доброжелательных отношений с людьми, получение удовольствия от общения. Отсюда широкое ис­пользование иронии, юмора в самых различных языковых формах — шутка, анекдот, шутливый намек, занимательный рассказ и т.п.

Понятие светской беседы тесно связано с особыми речевыми си­туациями праздничного общения (посещение театра, вернисажа, бала, званого вечера и т.д.), которые определяют табуирование "предмет­ных" тем, в том числе и отказ от обсуждения деловых вопросов. Уме­ние уходить от споров, от обсуждения острых проблем, расположить к себе собеседников не приходит само собой. Очень часто высококуль­турные люди хорошо владеющие жанрами устного делового общения, стесненно чувствуют себя в обстановке светского общения, которое требует изощренности речи, быстрой речевой реакции. Легкость и изя­щество светской беседы — это своего рода искусство. Оно достигается постоянной практикой (в дворянских семьях этому учили с детства). Светская беседа не накладывает таких строгих требований, как офици­альное этикетное общение. При этом истинно светский человек может и пренебречь правилами этикета, чтобы соблюсти хороший тон.

Пытаясь определить, что есть истинная воспитанность, Честерфильд сравнивал ее с некой невидимой линией, переступая которую человек делается нестерпимо церемонным, а не достигав ее — развяз­ным или неловким.

О том, что иногда правилами этикета можно пренебречь из вежли­вости, свидетельствует факт, который Лев Толстой любил рассказы­вать своим детям. Людовик XIV, желая испытать одного вельможу, славившегося своей учтивостью, попросил войти в карету первым. Этикет строго обязывал пропустить короля вперед, но вельможа, не колеблясь, первым сел в карету. "Вот истинно благовоспитанный че­ловек!" — сказал король. Смысл этого эпизода заключается в том, что хорошее воспитание призвано упрощать, а не усложнять отношения между людьми. (Примеры приведены из книги Муравьевой О.С. "Как воспитывали дворянина". М., 1995.)

Этикет делового письма

В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использо­вания этикетных средств остается неизменной. В значительной степе­ни оно определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования), социальным статусом адреса­та, о котором уже шла речь.

Этикетные формулы в значительной мере носят условный характер. Так, англичанин, возмущенный проделками своего конкурента, пишет ему: "Дорогой сэр, вы мошенник!" Без "дорогого сэра" он не может начать письмо. И в русском этикете фразы типа: буду рад вас видеть; искренне Ваш — это не выражение экспрессии, а, скорее, дань ритуалу. Еще А.С. Пушкин заметил в "Путешествии из Москвы в Петербург": "Мы всякий день подписываемся покорнейшими слугами, и, кажется, никто из этого еще не заключал, чтобы мы просились в камердинеры".

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много эти­кетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!, С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; За­ранее благодарны за ответ! и т.п.

За этими заключительными репликами вежливости следуетсамо­именование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность.

Начальник Главного

Управления образования

(Подпись)

Е.Я.Коган

Директор Воскресенского

ПАТП

(Подпись)

В.В.Сиволобов

И.о. начальника Главного

Управления образования

Самарской области

(Подпись)

В.А.Прудникова

Или

Генеральный директор

(Подпись)

С.А.Прохоров

Главный бухгалтер (Подпись) М.И.Притула

Если письмо направляется от имени Ученого совета какого-либо научного заведения, самоименование представляет собой указание на ту роль, которую то или иное лицо выполняет в данном органе:

Председатель Ученого совета института

(Подпись) П.Н. Сергеев
Секретарь Ученого совета

(Подпись)

Л. Д. Сухов

Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:

Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в...

Благодарю Вас за участие...

Искренне благодарю Вас за...

Сердечно благодарю Вас за ...

Прошу Вас направить в наш адрес ...

Заверяю Вас в том, чтомы приложим все усилия ...

Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудни­чество ...

С благодарностью подтверждаю получение отВас ...

К этикетным ритуалам, используемым в деловых письмах, отно­сятся также различные виды похвалы:

Вы проявили сердечное внимание к детям-сиротам и детям, остав­шимся без попечения родителей... (прямая похвала)

Учитывая Ваш большой вклад а развитие технического прогресса в промышленности... (косвенная похвала)

Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком компьютер­ной техники... (косвенная похвала)

К этикетным ритуалам относят и выражение надежды, увереннос­ти, благодарности в конце письма:

Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные, отношения ... Надеемся на скорейшее принятие решения ...

Надеемся, что результатом переговоров станет долговременное и пло­дотворное сотрудничество наших предприятий.

Желаем успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Надеемся, что наша просьба будет рассмотрена в ближайшее время.

Вежливая форма именования адресата в деловой переписке предпо­лагает использование местоимений "Вы", "Ваш" с прописной буквы.

Согласно Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей про­дукции.

В конце этого месяца мы с удовольствием воспользуемся Вашими услу­гами.

Нельзя не учитывать эффективность этикетных формул, арсенал которых в русском речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех дела. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в доброжелательном тоне более важно, чем употреб­лять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

Универсальным принципом использования этикетных средств яв­ляется принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: "Первая обязанность пишущего — по­мнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем"*. Это особенно важно сегодня, когда официальная переписка начинает носить более личный и дина­мичный характер.

* Письмовник / Сост. Е.А.Крылов. М., 1894. С. 32.

Этикет делового телефонного разговора

Как уже говорилось, телефон играет важную роль в профессио­нальной жизни менеджера. Этикетные формы общения занимают в те­лефонном деловом разговоре довольно большое место. Кроме обязательной этикетной рамки, представления абонентов, к этикетным ри­туалам относятся:

• постоянные просьбы, вызванные самыми разными причинами:

Вы не могли бы позвонить попозже?

Вы не могли бы говорить погромче?

Повторите, пожалуйста, еще раз эту информацию.

Передайте, пожалуйста, Николаю Николаевичу, что звонили из "Трансавто " по вопросу текущих платежей.

Вам не трудно позвонить мне завтра после обеда?

• фразы благодарности: благодарят за звонок, за ценную инфор­мацию, за участие, за совет и т.п.:

Благодарю вас за предложение, мы обязательно рассмотрим его в бли­жайшее время и позвоним вам.

Спасибо вам за участие, мы с благодарностью принимаем вашу по­мощь;

• извинения: извиняются за несанкционированный звонок, за зво­нок в нерабочее время, за поздний звонок, за прерывание разговора по каким-то причинам, за вынужденно длинный разговор, за неверное со­единение и т.п.:

Это 321-64-15? Извините, я ошибся.

Извините за поздний звонок.

Извините за затянувшийся разговор:

пожелания в конце беседы. Как правило, это стандартные фразы:

Всего доброго! Всего хорошего! Всех благ! Позвольте пожелать вам удачи! Удачи вам! Успешной поездки! Разрешите пожелать осуществления всех ваших планов!

ответы на просьбы:

Хорошо, передам; Да, пожалуйста; Пожалуйста; Нет, не трудно;

• ответы на слова благодарности:

Не стоит благодарности! Ну что вы! Это моя обязанность; Мне при­ятно это было сделать для вас;

• ответы на извинения:

Ничего страшного; Не беспокойтесь по этому поводу; Все в порядке;

• ответные пожелания:

И вам всего доброго! До встречи! До свидания; И вам всех благ.

Давайте посмотрим, какую часть от общего лексического состава телефонного диалога занимает этикетная лексика*.

* Шилова К.А. Телефонные разговоры делового человека. М„ 1993.

А. — Алло. Я хотел бы поговорить с господином Зайцевым.

Б. — Я у телефона.

А. — С вами говорит Роберт Девис, представитель фирмы "Максвел".

Б. — Очень приятно. Слушаю вас.

А. — Мне хотелось бы до начала переговоров кое-что уточнить.

Б. — Пожалуйста. Я вас слушаю.

А. — Изменилась ли цена квадратного метра экспозиции в связи с ин­фляцией?

Б. — Да, конечно. Сейчас один квадратный метр площади в павильоне стоит двенадцать долларов, а на открытой площадке — восемь.

А. — Спасибо. Это все, что я хотел узнать.

Б. — Если у вас возникнут еще какие-нибудь вопросы, звоните. Я к вашим услугам.

А . — Спасибо. В случае необходимости я обязательно воспользуюсь вашим предложением. Всего доброго.

Б. — До свидания.

Как видно из этого коротенького телефонного разговора, этикет­ная лексика представляет значительную часть всего лексического со­става устной спонтанной диалогической речи.

Этикетные формулы выполняют рольконтактоустанавливающих средств: С вами говорит Роберт Девис, представитель фирмы "Максвел". Я хотел бы поговорить с господином Зайцевым.

Они же выполняют функциюволеизъявления, выражающуюся в просьбах, приглашениях, разрешениях, предложениях и т.п.: Звоните; эмотивную функцию (связанную с выражением эмоций): Очень при­ятно; Очень рад.

Этикетные фразы регулируют подачу информации: Спасибо. Это все, что я хотел узнать. Таким образом, этикет не только регули­рует отношения общающихся, но и является средством рациональной организации телефонного диалога. Это очень важно ввиду строгой регламентации времени телефонного делового общения.

В заключение приведем восемь важных "не", относящихся к куль­туре общения по телефону, из книги Эмили Пост "Этикет":

1. Не спрашивайте, если набрали неправильный номер: "Куда я попал?", "А какой это номер?" Просто уточните: "Это 555-34-56?"

2. Нельзя, сняв трубку и ответив, сейчас же говорить: "Минутку" и застав­лять звонящего ждать, пока справитесь со своими делами. Если вы решитель­но никак не можете разговаривать, например, потому, что должны открыть дверь, скажите: "Я перезвоню вам через несколько минут", — и не забудьте вы­полнить данное обещание.

3. Не рискуйте набирать номер по памяти, если не вполне уверены, что по­мните его.

4. Не играйте в не очень остроумную игру "Угадай, кто?", если ваши кол­леги не узнают ваш голос.

5. Не спрашивайте; "Что вы делаете в субботу во второй половине дня?", если хотите предложить какое-то дело в это время. Этот вопрос заранее пред­полагает отказ, если собеседник занят, либо неопределенный ответ. Вы може­те поставить его в неловкое положение, заставляя признаться, что в субботу вечером он ничем не занят. Лучше объясните, в чем дело, и предложите, если собеседник свободен в это время, встретиться с ним.

6. Не говорите «Алло», когда снимаете трубку, если вы работаете в крупной фирме. Лучше произнести ее название.

7. Не забывайте, что разговоры с занятыми людьми надо вести по возмож­ности кратко.

8. Не позволяйте вошедшему во время телефонного разговора посетителю слушать вас, а попросите зайти через несколько минут или прекратите на время разговор.

Культура поведения, речевой этикет

Само использование этикетных формул может не давать ожидае­мого результата, если отсутствует или недостаточно высока культура поведения человека. Представьте себе, что вы начинаете обсуждать де­ловой вопрос с директором фирмы, предварительно простояв перед дверью кабинета более сорока минут. Если директор не извинится перед вами и не назовет вескую причину такого отношения к вашему времени, деловые отношения могут быть испорчены, а сделка — несо­стоявшейся. Основной принцип речевого поведения — внимательное и уважительное отношение к собеседнику — реализуется в том числе в следующих запретах.

• Совершенно неприлично не проявлять внимания к входящему в кабинет человеку. Даже при большой занятости (разговор по телефо­ну, подготовка срочного сообщения для факса и т.п.) следует оторвать­ся на несколько секунд и ответить на приветствие, предложить сесть (особенно если это пожилой человек или женщина), извиниться и по­просить немного подождать. Предлагая посетителю сесть, можно ис­пользовать специальные этикетные формулы: Садитесь, пожалуйста, Прошу вас садиться, или просто Прошу с указательным жестом в сто­рону кресла (стула). Просторечная форма Присаживайтесь да еще с шутливым Сесть всегда успеете — показатель низкой речевой культу­ры (фамильярно-разговорный тип речевой культуры).

• Курить в кабинете можно только с разрешения собеседника, осо­бенно если это женщина. Для этого используются фразы: "Вы не возра­жаете, если я закурю?", "Можно мне выкурить сигарету?"

Не рекомендуется сидеть в так называемых свободных позах: развалившись в креслеили "нога на ногу". Корпус говорящего должен быть полностью развернут в сторону адресата, руки должны свободно лежать на столе.

• При установлении делового контакта неприличным считается осматривать человека сверху донизу оценивающим взглядом. Под таким взглядом человек теряется, и ему бывает трудно сосредоточить­ся затем на теме беседы. Кроме того, взгляд "сверху донизу" принят в личной сфере общения. Взгляд на собеседника в деловой обстановке предполагает фиксацию его на верхней части лица (треугольник между глазами и серединой лба) согласно рекомендациям американского психолога, специалиста по вопросам использования жестов в процессе общения Аллана Пиза.

• В условиях официального общения не допускается повышение тона. Тон должен быть спокойным, сдержанным, ровным независимо от скла­дывающейся обстановки. Даже если ваш собеседник раздражен и выра­жает недовольство, проявляет эмоциональную несдержанность, владея собой и подавляя в себе желание ответить тем же, вы обладаете дополни­тельным преимуществом. Научиться владеть собой удается благодаря психологической подготовке и постоянному вниманию к своей речи.

• В конфликтных ситуациях нельзя всю вину сваливать на другую сторону. Признание хотя бы частичной ответственности за случившееся снимает ситуацию "перебрасывания мяча" (чередования взаимных обви­нений) и выводит беседу снова в русло конструктивного диалога.

Известно, что доброжелательное отношение к собеседнику, готов­ность выслушать его — основное правило русского этикета. Об этом можно судить по фольклору:

Невежа (неучтивый человек) и Бога гневит.

Не дорого ничто, дорого вежество (приличие, доброе обращение).

Не пой худой песни при добрых людях.

Ласковое слово лучше мягкого пирога.

Принимают, за обе руки берут да в красный угол сажают.

Рад не рад, а говори: милости просим!

Честно величать, так на пороге встречать.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение понятию "этикет".

2. Какие виды речевого этикета вам известны?

3. Каков общий принцип использования этикетных средств?

4. Что доказывает, что этикет — явление национальное?

5. Как официальность обстановки влияет на выбор этикетных средств?

6. Чем отличаются Вы-общение от Ты-общения?

7. Какова дистанция официального общения?

8. Охарактеризуйте тональность официального общения.

9. Как зависит выбор этикетных средств от социального статуса ад­ресата?

10. В чем заключается специфика сложившейся в русском речевом эти­кете системы обращений?

11. Когда в деловом общении используются обращения-индексы?

12. Является ли обращение "господин — господа" универсальным?

13. Что включает в себя понятие "этикетный текст"?

14. Что такое церемония и каковы особенности проведения торжеств с точки зрения использования этикетных текстов?

15. Почему умение произнести тост считалось обязательным речевым навыком для светского человека?

16. Чем отличается знакомство в сфере делового общенияот знаком­ства в личной сфере общения?

17. Что такое "этикетная рамка"?

18. Дайте определение этикетной модуляцииречи.

19. Какова специфика выбора тем обсуждения в официально-деловой речи и светской беседе?

20. Перечислите этикетные ритуалы делового письма.

21. Какие функции выполняют этикетные средства в телефонном диа­логическом общении?

Задания

1. Определите, какие из формул прощания могут использоваться в офици­альной обстановке: Бывай!, Пока!, Счастливо!, Прощайте!, Всего хорошего!, До встречи!. Будь!, Чао!, Позвольте откланяться!, Разрешите попрощаться!, Ну, давай!, Привет!

2. Приведите примеры правильного и неправильного использования Вы- и Ты-общения в различных жанрах деловой речи (из личного опыта).

3. Назовите, какие формулы речевого этикета вы используете, чтобы об­ратиться: 1) к пожилому человеку, чтобы узнать, который час; 2) к милиционе­ру, чтобы узнать, как проехать на выставку; 3) к секретарю в приемной, чтобы узнать решение по вашему заявлению.

4. Какими этикетными формулами можно подчеркнуть дистанцию офици­ального общения, если собеседник неоправданно выбирает Ты-общение?

5. Составьте текст поздравительного письма, адресованного ректору ин­ститута и сравните его с теми поздравительными текстами, которые вы адре­суете своим близким (выбор обращения, самоименование, поздравительные формулы).

6. Какое обращение вы выберете в начале презентационной речи при ус­ловии, что гостями церемонии являются бизнесмены, политики, журналисту? Какое обращение уместно, если вы обращаетесь к подчиненным? Как обра­титься к швейцару, официанту? Как обратиться к секретарю в приемной?

7. Составьте текст поздравительной речи (в честь юбиляра, годовщины деятельности организации). Выделите графически его композиционные части.

8. Познакомьтесь с деловым партнером, используя визитную карточку (со­ставьте ее для себя) или без нее.

9. Познакомьте своего начальника с прибывшим иностранным партнером, с клиентом вашей фирмы.

10. Какие этикетные фразы можно использовать для вежливой формы от­каза принять предложение; выслать новые каталоги, образцы материалов; принять посетителя?

11. Выберите тост, который вы можете предложить на дружеской встрече в ресторане после подписания контракта: За ваше здоровье! За удачу! За вза­имопонимание! За наше дальнейшее сотрудничество! За успех нашего дела! За осуществление наших планов!

12. Извинитесь по телефону за отсутствие вашего представителя на пере­говорах.

13. Уточните по телефону сроки взаимных поставок.

14. Что нужно ответить на просьбу пригласить к телефону какое-то кон­кретное лицо, если его нет на месте?

15. Если во время разговора по телефону зазвонил второй аппарат, что вы делаете:

будете продолжать разговаривать по телефону?

извинитесь перед собеседником и поднимете трубку для того, чтобы уз­нать, кто звонит?

извинитесь перед собеседником и предложите ему перенести разговор на другое время?

Проиграйте эту ситуацию.

16. Объясните, как вы понимаете пословицы:

Слово не зря молвится.

Не бросай слов на ветер.

Слово — серебро, молчание — золото.

Умей вовремя сказать, вовремя смолчать.

По платью встречают, по уму провожают.

ДЕЛОВЫЕ ИГРЫ

Деловые игры проводятся в форме психологического и лингвистичес­кого тренинга. Это форма, позволяющая обучаемым проявить максималь­ную активность, проявить не только умения, но и фантазию, эвристичес­кие способности, высоко ценящиеся в инновационном менеджменте. Зада­чей лингвистического тренинга является обучение в интерактивной форме важнейшим коммуникативным навыкам: умению употреблять слова, выражения, интонации применительно к целям коммуникации и ситуации общения.

Имитируя профессиональную деятельность, участники тренинга ока­зываются в условиях, которые близки к реальным, и имеют возможность объективно оценить свои силы и знания.

Кроме того, имитационное моделирование способствует укреплению интереса обучаемых к своей будущей профессии. Как отмечает Д. Брунер, "обеспечить интерес студента к учебному предмету легко, когда обучение происходит в контексте жизни и действия, но становится трудным, когда обучение носит абстрактный характер".

Деловые игры носят ролевой характер. Социальные роли с набором функциональных обязанностей распределяются между участниками, при­чем роли могут быть коллективными (члены жюри). При распределении ролей следует учитывать индивидуальные особенности играющих, их же­лание выступить в той или иной роли. В перечень ролей могут быть вклю­чены роли, необходимые не только для моделирования имитируемой де­ловой ситуации, но и для организации игры (роли членов жюри, арбит­ров).

Деловые игры носят конкретный характер. Таким образом, деловое общение во время проведения игры должно опираться на факты, расчеты, реалии экономико-правовых отношений. А они, в свою очередь, предлага­ются играющими или проводящими и разрабатывающими игру. В этом отношении важно учитывать жизненный опыт играющих. Без погружен­ности в реалии жизни деловая игра будет малопродуктивной, а может и вообще не получиться. Лучше, если условия и сценарий игры со всей его конкретикой оговариваются заранее или раздаются будущим участникам в виде документа.

Сценарий представляет основные этапы развития игры с описанием ролевых включений, формулированием коммуникативных заданий каж­дому из участников.

Приведем для примера сценарии по трем темам.

1. "Открытие фирмы: набор сотрудникови комплектование штата".

2. "Искусство переговоров: целенаправленный сбыт".

3. "Деловое совещание: как выходить из тупиковой ситуации".

Открытие фирмы: набор сотрудников и комплектование штата

Цель игры — проверить коммуникативные навыки участников в жанре саморекламы (составление резюме, саморекомендации), навыки монологической речи.

На роль директора фирмы выбирается наделенный лидерскими за­датками, коммуникативно раскрепощенный студент. Он вместе с группой решает, какую фирму они будут открывать (важно, чтобы интересы совпа­дали). Он же выбирает себе двух помощников — секретаря и двух сотруд­ников фирмы (главного бухгалтера и менеджера по персоналу). Осталь­ные хотят устроиться в эту фирму на работу.

Заранее дома готовятся резюме, которые обсуждаются принимающей стороной. В резюме указываются реальные биографические данные, тре­бования к оплате труда, пожелания, знания и умения. Каждый из участни­ков должен пройти собеседование, в котором должно проявиться умение рекламировать себя как работника на рынке труда.

Открывает занятие "директор" короткой презентационной речью, в которой рассказывает об открытии новой фирмы, о направлении ее дея­тельности, о перспективах, о кадровой политике.

Затем слово предоставляется менеджеру по персоналу, который зачи­тывает согласованный заранее список вакансий с приблизительными ставками.

Затем сидящие за одним столом директор, главный бухгалтер и ме­неджер по персоналу приглашают желающих поступить в фирму на рабо­ту пройти собеседование. Во время собеседования зачитывается резюме. Принимающими оцениваются деловые и коммуникативные качества претендентов, их умение находить способы решения сложных проблем.

После заслушивания всех претендентов комиссия удаляется на сове­щание (5-10 мин) и принимает решение " приеме на работу из числа про­шедших собеседование.

Заключительный этап — подведение итогов. Комиссия объявляет список принятых, комментируя, чем мотивирован выбор.

Искусство переговоров: целенаправленный сбыт

Цель игры — отработка речевых тактик и стратегий успешного веде­ния переговоров, совершенствование навыков диалогической речи.

Ведущий и разработчик определяет, в какой последовательности участники будут "проигрывать" ситуацию переговоров, делит аудиторию на небольшие группы по 2-3 человека.

Одновременно за передний стол с обеих сторон садятся по две коман­ды, представляющие фирму-производителя или крупную торгующую фирму (представительство какой-либо компании) и фирму-посредника.

Прежде чем сесть за стол переговоров, стороны должны определить для себя позиции и интересы, преследуемые в ходе переговоров, особен­ности экономической ситуации, финансовые возможности фирмы. Вни­мание к деталям — к ценовой политике, допустимым уступкам — должно быть особенно выраженным на первом этапе переговоров.

Первый этап — уточнение позиций и интересов.

Второй этап — обмен мнениями по предмету обсуждения.

Третий этап — отработка тактик и стратегий ведения переговоров.

Четвертый этап — результирующий.

Результатом в данном случае является не только достижение / недо­стижение договоренности, но и оценка успешности применяемых такти­ческих приемов.

После очередного раунда переговоров оценку участникам дают на­блюдатели, в роли которых выступают все остальные участники деловой игры. В ходе свободного обсуждения они высказывают свое мнение об ус­пешности предпринятой попытки достичь соглашения, о коммуникатив­ных навыках участников "переговоров".

Оценивается положительно

использование этикетных форм;

точность использования терминологии;

успешное использование речевойтактики;

четкость мотиваций при общении.

Оценивается отрицательно

несоблюдение этикетных норм;

нарушение грамматических норм;

нарушение стилистических норм;

нечеткость или отсутствие мотивации;

некорректное высказывание.

После выступления в роли переговорщиков всех участников подво­дятся итоги. Их подводит преподаватель, ведущий занятие.

Деловое совещание: как выходить из тупиковой ситуации

Цель игры — отработка коммуникативных навыков в экстремальной (конфликтной) ситуации: навыков монологической спонтанной речи, диа­логической речи.

Коммуникативные роли: группа экспертов заранее готовит заключе­ние об экономическом положении предприятия (4-5 человек). Наруше­ния финансовой отчетности, рост задолженности в налоговой сфере, не­умелое использование кредитов. Эксперты готовят материал для ведуще­го совещание заранее, чтобы на основе их заключения он мог написать свою речь. Главному бухгалтеру и менеджеру по сбыту также предлагает­ся составить тексты небольших выступлений.

Группа предложений (4-5 человек) вносит предложения по выходу из кризисной ситуации, которые обсуждаются участниками совещания и оцениваются экспертами. Ведущий руководит этой работой. Рассматрива­ются и обсуждаются все предложения (сократить штат фирмы, заморо­зить счета и деятельность до получения новых кредитов и т.п.)

Если, по мнению ведущего, цель совещания достигнута, подводятся итоги работы. Если выработка решения не получается, можно попробо­вать упростить задачу, изменив предлагаемые обстоятельства. В заключе­ние формулируется итоговое решение и записывается в форме резолю­ции.

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ДЕЛОВОГО ЧЕЛОВЕКА

Адресант — отправитель речи, говорящий.

Адресат — получатель, воспринимающийречь.

Аккредитив — документ, содержащий распоряжение одного кредитного учреждения другому о выплате держателю указанной в нем суммы.

Акт — документ, составленный комиссией из нескольких лиц и под­тверждающий установленные факты или события (прилагается к письму-пре­тензии или к рекламации).

Акцепт — согласие на предложение вступить в сделку, заключить дого­вор на условиях, указанных в предложении.

Акцептант — лицо, принявшее на себя обязательство уплатить по пред­ставленному счету, векселю.

Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст с пропу­щенными строками для заполнения (прилагается к письму-заявке, письму-предложению).

Архивная выписка — справка об имеющихся в документальных материа­лах архива сведениях, заверенная в установленном порядке.

Бланк — чистый лист с частично напечатанным текстом (реквизитами адресанта), логотипом и пробелами для текста, предназначенный для состав­ления документа.

Бизнес-план — план, программа осуществления бизнес-операции, дейст­вий фирмы, содержащая сведения о фирме, рынках сбыта,маркетинге, орга­низации операций и их эффективности и т.д.

Валентность (глагола) — способность сочетаться с существительными и местоимениями в определенной падежной форме. Русские глаголы чаше всего бывают двухвалентными и трехвалентными.

Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная, оборотная и т.д.).

Виза — подпись руководителя, должностного лица, означающая согласие с содержанием документа.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.

Выписка - копия частитекстового документа.

Гарантийное письмо — письмо, представляющее собой гарантийное обя­зательство.

Гриф — пометка, указывающая на особый характерили особый способ пользования документом ("секретно", "срочно", "не подлежит оглашению", "лично").

Дата — важнейший реквизит письма. Датой письма является дата его подписания. Датой факсового или электронного отправления является дата его пересылки. Само наличие этого реквизита указывает на официальный ста­тус документа. Даты поступления и отправления письма фиксируются в реги­страционных журналах. Дата приводится при ссылках на документ.

Дебет — левая сторона счета в бухгалтерской книге, куда вносятся все наличные поступления по данному счету, а также все имеющиеся по этому счету долги и расходы.

Дежурный лист — талон для регистрации деловойкорреспонденции.

Дело — единица хранения письменных документов в архиве, помещен­ных в отдельную папку.

Деловое письмо - вид корреспонденции, направляемой от имени одной организации, учреждения и т.д. другой организации, учреждению, хотя адре­сована она может быть одному лицу и подписана одним лицом (такое лицо выступает в этом случае как юридическое, а не частное). Такова дипломати­ческая, служебная и коммерческая корреспонденция.

Делопроизводство — ведение канцелярских дел,совокупность работпо до­кументированию деятельности учреждений и по организациидокументов в них.

Депонирование документов — установленный порядоких хранения в справочно-информационном фонде.

Дилер — лицо (фирма), осуществляющее биржевое или торговое посред­ничество за свой счет и от своего имени. Обладает местом на бирже, произво­дит котировку любых бумаг.

Директ мейл — вид рекламы: прямая адресная рассылка рекламных ма­териалов потенциальным покупателям, клиентам, заказчикам по почте.

Директивный документ — документ, содержащий обязательные к испол­нению указания вышестоящих органов. В деловой речи представлен жанрами приказов, инструкций, распоряжений, постановлений.

Дистрибьютор — фирма, осуществляющая сбытна основе оптовых заку­поку крупных промышленных фирм — производителейготовой продукции.

Доверенность — документ, дающий его предъявителю полномочия на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор — документ, закрепляющий соглашение двух или нескольких сторон.

Договорное письмо — один из видов сопроводительного письма, указы­вающего на факт отправки договора.

Докладная записка — документ, адресованный руководству организа­ции, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ — информацияна материальном носителе, бумага, имеющая юридическую силу.

Документальная (документная) лингвистика — отрасль прикладной лингвистики, изучающая язык и стиль документов.

Документооборот — 1) движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки; 2) коли­чество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за опре­деленный период времени.

Досье — подборка документов, относящихся к какому-либо одному делу.

Дубликат - экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

Дубликатный документ — один из экземпляров размноженного документа.

Жаргонные эквиваленты терминов — жаргонизмы, обозначающие эко­номические понятия и реалии экономических отношений: челнок — физичес­кое лицо — импортер, накрутка — торговая наценка, черный нал — денежная масса, не контролируемая государством.

Заголовок письма — реквизит документа, указывающий на содержание письма, выражается сочетанием в предложном падеже с предлогом "о".

Записка - краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение со­держания какого-либо документа, факта, события (например, служебная за­писка, памятная записка, докладная записка, объяснительная записка).

Запрос - коммерческий документ, представляющий собой обращение импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку товара.

Заявка на участие в каком-либо мероприятии, на приобретение каких-либо товаров - разновидность запроса, коммерческий документ.

Извещение - документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Инвентаризационная опись (ведомость) — перечень имущества учреж­дения, предприятия, организации или лица с указанием выявленного количе­ства, состояния предметов, их стоимости.

Индексация — присвоение индекса документам.

Индексы — условные обозначения,присваиваемые документам в про­цессе учета (регистрации) и исполнения.

Инициалы — начальные буквы имени и отчества при пофамильном име­новании в документе.

Инициативные письма — деловые письма, требующие ответа.

Инициативный документ — документ, послуживший началом рассмотре­ния определенного вопроса.

Исходящий документ — документ, отправленный из учреждения.

Классификационный индекс — условное обозначение (цифровое, бук­венное, смешанное), присваиваемое классификационным делениям схемы классификации документов и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Он может проставляться и на документах, и на делах.

Клишированные выражения — стандартные, часто воспроизводимые в текстах деловых писем фразы и выражения, закрепленные за определенным жанром и композиционным фрагментом текста и являющиеся знаком стан­дартной ситуации.

Ключевая фраза — стандартное выражение, включающее речевое дейст­вие и представляющее собой важнейший информационный сегмент текста до­кумента.

Ключевые слова — слова, каждое из которых необходимо,а всех вместе достаточно для отражения содержания документа.

Коммерческое письмо — название делового документа, принятого в коммерческой практике и подготавливающего или оформляющего сделку.

Коммуникативная цель — цель, побуждающая адресанта вступить в ре­чевой контакт. В деловом общении различаютсясрочные и перспективные цели. Срочные, или оперативные, цели могут быть достигнуты в данном ком­муникативном акте. Перспективные цели (установление и упрочивание дело­вых отношений, участие в долгосрочных проектах и т.п.) достигаются в про­цессе устного и письменного диалога.

Консервация документа — предохранение документа от разрушающего действия внешней среды.

Контрагенты — лица, вступающие в договорные отношения и сотрудни­чающие в процессе выполнения договора: продавец — покупатель, кредитор — заемщик, комиссионер — комитент, арендатор — арендодатель и т.п.

Контракт — договор об установлении, изменении или прекращении пра­вовых отношений, то же, что "договор".

Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации докумен­тов, включающий резолюцию и тему письма.

Корреспондент — учреждение илиотдельное лицо, с которымведется переписка.

Кредит — включенная в смету сумма, в пределах которой разрешен рас­ход на определенную потребность; ссуда, предоставленная кредитором заем­щику на условиях возвратности.

Лимит — документ, определяющий предельный размер ассигнований де­нежных средств, отпуска материалов из государственных фондов.

Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий передачукакого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зда­ний и т.д.) определенной организации или лицу.

Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице(о био­графии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Маркировка — индексация технических документов или товаров.

Машиночитаемый текст — документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

Менеджер — наемный профессиональный управляющий предприятия, член руководящего состава компании, банка, финансового учреждения,их структурных подразделений; специалист в области управления.

Мотивация — определение целей деятельности фирмы, предприятия.

Накладная — документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Наряд — документ, содержащий сведения о распределении работмежду рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейсяим зарплаты.

Номенклатура — перечень наименований.

Номенклатура дел — систематизированныйперечень, список наимено­ваний дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

Номер входящего письма — регистрационный номердокумента, про­ставляемый секретарем организации-адресата.

Номер исходящего письма — регистрационный номер документа, про­ставляемый отправителем.

Нормативные документы — документы, в которых устанавливаются какие-либо правила, нормы.

Нормативы — документы, содержащие показатели затрат времени, мате­риальных или денежных ресурсов, выпускаемой продукции, приходящиесяна какую-либо единицу (изделие, операцию).

Объяснительная записка — 1) документ, поясняющий содержание от­дельных положений основного документа; 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое выше­стоящему должностному лицу.

Опись — юридически оформленный перечень документов.

Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр документа; 2) эк­земпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки — это отметки, указывающие на особенности работы с до­кументом: степень секретности, срочность исполнения документов и т.д.

Оферент — физическое или юридическое лицо, выступающее с офертой.

Оферта — см. Предложение.

Официальные документы — документы, составленныеучреждением илидолжностным лицом и оформленные в установленном порядке.

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию доку­ментов, служащих средством общения между учреждениями и между учреж­дениями и частными лицами.

Письмо информационное — письмо, информирующее другое предпри­ятие или заинтересованное лицо о свершившемся факте или о планируемом мероприятии.

Письмо-извещение — письмо, в котором что-либо сообщается или ут­верждается.

Письмо-напоминание — письмо, повторно сообщающее о каком-либо факте. Такое письмо по лаконизму приближается к телеграмме.

Письмо-подтверждение — письмо, подтверждающее факт о тправки до­кументов, участия и каком-либо мероприятии, и т.п.

Письмо-приглашение — такие письма адресуются конкретному лицу или нескольким лицам и служат основанием для их участия в планируемом меро­приятии.

Письмо-просьба — письмо, выражающее просьбу о выполнении какого-либо действия, принятии какого-либо решения, получении документации или материальных ценностей.

Повестка - официальное сообщение частному лицу или представителю организации о необходимости посетить государственную организацию.

Подлинник документа — 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) ру­копись.

Подпись на документе — подпись должностного лица или автора доку­мента, удостоверяющая подлинность или заверяющая копию документа.

Поисковые данные документа — сведения о месте хранения документа, включающие архивный шифр и ссылку на номер листа (страницы) документа.

Полный пакет предложения — текст предложения (оферты), каталог или образцы материалов, текст контракта (договора), возможно вложение до­полнительных документов — паспортов качества и т.п.

Положение — 1) правовой акт, устанавливающий основные правила ор­ганизации и деятельности государственных органов, структурных подразде­лений, а также нижестоящих учреждений, организаций или предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления.

Прайс-лист — перечень видов товаров, услуг и т.п. с указанием их цены или расценок на них.

Предложение — письменное заявление от имени одной организации дру­гой организации о готовности заключить договор на определенных условиях.

Предметный каталог — каталог документов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, кото­рые упоминаются в документах.

Предметный указатель — указатель основных предметных (тематичес­ких) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию опреде­ленных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Презентация— 1) представление, предъявление переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж: 2) общественное представление чего-либо нового с целью ознакомления или рекламы, жанр рекламного текста (письмо-презентация).

Претензия — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыпол­нения ею заключенных ранее договоров разного рода обязательств.

Программа — документ, излагающий основные направленияработы уч­реждения или предприятия на определенный период.

Проект документа — предварительный вариант документа, предназна­ченный для рассмотрения.

Производственный график — календарный план выпуска продукции.

Протокол — документ, содержащий последовательную, адекватную за­пись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещани­ях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Распорядительные документы — документы, в которых фиксируется ре­шение в учреждении административных и организационных вопросов.

Распоряжение — 1) правовой акт, издаваемый единолично руководите­лем организации в целях разрешения оперативных вопросов; 2) приказание.

Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистра­ции документов в делопроизводстве.

Регистрационный штамп — штамп, содержащий следующую информа­цию: название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помешен документ.

Регистрация документов — запись в учетных формах (журналах, карточ­ках) кратких сведении о документе и проставление на документе индекса и даты регистрации.

Регламент — правила, регулирующие порядок деятельности государст­венных органов, учреждений, порядок и время проведения мероприятий и действий (например, регламент проведения собраний, совещаний).

Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (реестр описей).

Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе — письменное указание руководителя испол­нителю о характере и сроках исполнения документа.

Резюме — 1) краткое изложение сути написанного, сказанного или про­читанного; краткий вывод, заключительный итог речи, доклада и т.п.; 2) жанр самопредставления, включающий анкетные данные.

Реквизиты — обязательные содержательные элементы служебного доку­мента.

Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недостачи, де­фектов в полученной продукции или выполненной работе, то же, что и пре­тензия.

Речевое действие — содержание ключевого глагола, с помощью которого реализуется основная коммуникативная цель адресанта (просьба, требование, извещение, приглашение и т.п.).

Решение — I) правовой акт, принимаемый коллегиальным органом или руководящей инстанцией государственного органа; 2) документ, содержащий заключение суда или арбитража по результатам разбора гражданского дела или спорного вопроса; 3) резолюция собрания, совещания.

Свободное предложение — предложение без обязательств. Если заказ­чик примет условие такого предложения, сделка считается заключенной.

Сертификат — письменное свидетельство; документ, удостоверяющий какой-либо факт (сертификат качества).

Система документирования — принятый в учреждении порядок созда­ния, оформления и исполнения документов.

Сопроводительное письмо — письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

Состав удостоверения — подпись и печать.

Составные наименования - наименования, представляющие собой сло­восочетание (чаще всего существительного с прилагательным), имеющееодно лексическое значение: юридическое лицо, твердая валюта, товарный знак, сво­бодная экономическая зона и т.п.

Социальные роли — коммуникативные роли, обусловленные социаль­ным статусом и целями говорящих: партнер — партнер, поставщик — потреби­тель, руководитель — подчиненный.

Спецификация — документ, содержащий подробную опись отправляе­мых деталей какого-либо изделия, конструкции и т.п.

Справка — документ, содержащий запрашиваемую информацию или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справочно-информационный фонд — совокупностьсистематизирован­ных произведений печати и неопубликованнойнаучной и технической документации, использующейся в целях отраслевого информационного обслуживания.

Стандарт — нормативно-технический документ, устанавливающий еди­ницы величин, термины и их определения, требования к продукции и произ­водственным процессам.

Счет - документ, в котором указана причитающаяся к выдаче за что-либо денежная сумма.

Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в определен­ном порядке (например, табель отчетности).

Таблица — форма документа, в котором текстовые или цифровые сведе­ния размещены по графам.

Табуляграмма — таблица, отчетный документ с результатом решаемой задачи, выписанный на табуляторе или на многоразрядном печатающем уст­ройстве ЭВМ.

Талон обратной связи — документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

Твердое предложение — предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого по­ставщик связан этим предложением.

Тезаурус — полный лексикон, свод данных, полностью охватывающий термины, понятия какой-либо специальной сферы.

Телеграмма (служебная) — вид документа, переданного по телеграфу.

Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу (телепринту).

Терминологические эквиваленты — дублеты и русские соответствия иноязычной терминологической лексики: девальвация — обесценивание, офе­рент — предлагатель, инвестор — вкладчик, контракт — договор, реестр — ка­дастр — лист, банк — эмитент — эмиссионный банк, страховой полис — стра­ховое свидетельство и т.п.

Техническая документация — обобщающее название документов, отра­жающих результат проектирования, конструирования, инженерных изыска­ний и прочих работ по строительству зданий и сооружений, а также изготов­лению изделий промышленного производства.

Технологическая документация — обобщающее название документов (чертежей, спецификаций и пр.), предназначенных дляописания и оформле­ния технологических процессов.

Типовые документы — тексты-аналоги, отражающие наиболее типич­ные социально-правовые отношения и воспроизводимые по одинаковым об­разцам.

Товарный знак — зарегистрированное в установленном порядке назва­ние фирмы, товара. Товарный знак является важнейшим инструментом мар­кетинга и рекламы организации, предприятия.

Трансферт — 1) перенос сделки с одного счета на другой; 2) перевод денег из одного финансового учреждения в другое; 3) перевод именных бумаг с одного владельца на другого.

Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

Факс (телефакс) — телефонная факсимильная связь для передачи пе­чатной информации, аппарат для приема факсимильной связи.

Факсимиле — 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи (текста), сделанного от руки; 2) клише, печатка, позво­ляющая многократно воспроизводить подпись на документах.

Факторинг — 1) разновидность торгово-комиссионной операции, сочета­ющейся с кредитованием оборотного капитала клиента; 2) продажа права на взыскание долгов.

Физическое лицо — гражданин, участвующий в экономической деятель­ности и выступающий в качестве полноправного субъекта этой деятельности.

Формулировка — языковая формула, точно выражающая мысль или ее фрагмент и использующаяся в качестве эталона в деловых текстах, при ссылках.

Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа (автор, адрес, дата, заголовок и т.п.)

Циркулярное письмо — письмо, направленное из одного источника в не­сколько адресов.

Чартер — договор на аренду судна (самолета) в рамках конкретного срока.

Электронная почта — система пересылки сообщений между пользовате­лями вычислительных машин, в которой компьютер, подключенный к обще­ственной (или специальной) телефонной системе с помощью модема, беретнасебя функции по хранению и пересылке сообщений. По каналам электронной почты передаются биржевые сводки, платежные документы и коммерческая документация.

Юридическое лицо — организация, учреждение, предприятие, фирма, выступающая в качестве единого, самостоятельного носителя прав и обязан­ностей. Юридическое лицо имеет свое фирменное наименование, устав, юри­дический адрес, а также печать и расчетный счет в банке.

Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и за­крепленное за конкретным видом документа. Так, языковой формулой гаран­тийного письма служит конструкция: "Оплата гарантируется. Наш расчетный счет №... в... отделении.... банка".

СЛОВАРИ

1. Орфоэпический словарь русского языка: Произношение, ударение, грамматические формы. М.: Русский язык, 1989.

2. Розенталь Д.Э.; Теленкова М.А. Словарь трудностей русского языка. М.: Русский язык, 1987.

3. Розенталь Д.Э. Управление в русском языке: Словарь-справочник. М.: Книга, 1986.

4. Ожегов С.И., Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка. 4-е изд., доп. М.: Русский язык, 1997.

5. Бельчиков Ю.А., Панюшева М.С. Словарь паронимов современного русского языка. М.: Русский язык, 1994.

6. Соловьев Н.В. Русское правописание. Орфографический справочник (словарь, комментарии, правила). СПб., 1997.

7. Ефремова Т.Ф., Костомаров B.Г. Словарь грамматических трудностей русского языка. М.: Русский язык, 1986.

8. Современный словарь иностранных слов. М.: Русский язык, 1993.

9. Современный словарь иностранных слов. СПб.: Дуэт, Комета, 1994.

10. Современный экономический словарь. М.: Инфра-М, 1997.

11. Коммерческий словарь / Под общ. ред. А.Н. Арзилияна. М.:Фонд "Правовая культура", 1992.

12. Словарь терминов рыночной экономики. В 2-х ч. Рук. авт. колл. В.М. Лукашевский. М.: Менеджер, 1991.

13. Правовой словарь предпринимателя. М.: Большая Российская Энцик­лопедия, 1993.

14. Маркетинг. Толковый терминологический словарь-справочник. М.:Инфоконт, 1991.

15. Большой экономический словарь. М.: Фонд "Правовая культура", 1994.

16. Бизнес, коммерция, рынок. Словарь-справочник. М.: Информпечать, 1993.

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Акишина А.А., Формановская Н.И. Русский речевой этикет. М.: Рус­ский язык, 1978.

2. Андреев В.И. Деловая риторика. Казань: Изд-во Казанского ун-та, 1993.

3. Атватер И. Я вас слушаю. М., 1988.

4. Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. М.:Изд-во стандартов, 1990.

5. Веселов П.В. Аксиомы делового письма: культура делового общения и официальной переписки. М.: Маркетинг, 1993.

6. Голуб И.Б., Розенталь Д.Э. Секреты хорошей речи. М.: Международ­ные отношения, 1993.

7. Гольдин В.Е. Речь и этикет. М.: Просвещение,1983.

8. Гольдин В.Е. Этикет и речь. Саратов, 1978.

9. Граудина Л.К., Миськевич Г.И. Теория и практика русского красноре­чия. М.: Наука, 1989.

10. Колесов В.В. Культура речи — культура поведения. Л.: Лениздат, 1988.

11. Колтунова М.В. Деловое письмо: Что нужно знать составителю. М.: Дело,1998.

12. Культура устной и письменной речи делового человека: Справочник.Практикум. М.: Флинта, Наука, 1997.

13. Культура русской речи: Учебник для вузов / Под ред. Л.К. Граудиной, Е.Н.Ширяева. М.: Издательская группа "Норма-ИНФРА", 1998.

14. Лапинская И.П. Русский язык для менеджеров: Учебное пособие. Во­ронеж: Изд-во ВГУ, 1994.

15. Лебедева М.М. Вам предстоят переговоры. М., 1993.

16. Манко Г. Организация и проведение технических совещаний. М., 1974.

17. Михальская А.К. Русский Сократ: Лекции по сравнительно-истори­ческой риторике: Учебное пособие для студентовгуманитарных факультетов. М.: Издательский центр "Academia", 1996.

18. Мицич П. Как проводить деловые беседы. М.: Экономика, 1987.

19. Мучник Б.С. Культура письменной речи. М.: Аспект Пресс, 1996.

20. Одинцов В.В. Структура публичной речи. М.: Знание, 1976.

21. Прокуровская Н.А., Болдырева Г.Ф., Соловей Л.В. Как подготовить ри­тора: Учебно-практическое руководство. Ижевск: УдГУ, 1994.

22. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служеб­ных документов. М.: Высшая школа, Инфра-М, 1997.

23. Розенталь Д.Э. Справочник по орфографии и пунктуации (любое из­дание).

24. Русский язык делового общения / Под общ. ред. И.А. Стернина. Во­ронеж: Изд-во ВГУ, 1995.

25. Русский язык и культура общения для государственных служащих. Саратов: Слово, 1998.

26. Русский язык и культура общения для деловых людей. Саратов:Слово,1997.

27. Русский язык и культура общения для нефилологов: Учебное посо­бие для студентов нефилологических специальностей вузов. Саратов:Слово, 1998.

28. Сиротинина О.Б. Что и зачем нужно знать учителю о разговорной речи. М.: Просвещение, 1996.

29. Снелл Ф. Искусство делового общения. М., 1990.

30. Сопер П. Основы искусства речи. М.: Прогресс, 1992.

31.Cmepнин И.А. Практическая риторика. Воронеж, 1993.

32. Стешов А.В. Устное выступление: логика и композиция (В помощь лектору). Л.: Знание, 1989.

33. Сычев О.А. Обучение риторике в эпоху компьютеров: введение в опыт США. М.: Знание, 1991.

34. Фишер Р., Браун С. Путь к совместному успеху. СПб.: Академический проект, 1997.

35. Фишер Р., Юри У. Путь к согласию, или Переговоры без поражения. М.: Наука, 1990.

36. Формановская Н.И. Вы сказали: "Здравствуйте!" М.: Знание,1989.

37. Эрнст Отто. Слово предоставлено вам: Практические рекоменда­ции по ведению деловых бесед и переговоров. М.: Экономика, 1988.

38. Юнина Е.А., Сагач Г.М. Общая риторика (современная интерпрета­ция). Пермь,1992.

39. Якокка Ли. Карьера менеджера. М.: Прогресс, 1991.

Колтунова М.В.

К 60 Язык и деловое общение: Нормы, риторика, этикет. Учеб. посо­бие для вузов. - М.:

ОАО «НПО "Экономика"», 2000. - 271 с.

ISBN- 5- 282- 02006- 8

Это по существу первое системное описание особенностей ис­пользования языка в деловом общении, стилевой природы устной и письменной форм деловой речи. Эти особенности раскрыты на при­мере распространенных жанров обеих форм речи: контракты, дело­вые письма, докладные и служебные записки, приказы, постановле­ния, с одной стороны, и деловые переговоры, совещания, собрания, публичные выступления, с другой стороны. Информация о языковом облике жанров сопровождается методическими указаниями по их со­ставлению (проведению) и использованию.

Теоретические сведения сочетаются с дидактическим материа­лом (заданиями, упражнениями), контрольными вопросами. В конце каждой главы поясняются использованные в ней лингвистические термины.

Для студентов высших учебных заведенийпо специальностям "менеджмент", "управленческий аудит", "маркетинг".

УДК 81'256,5:65.0(075,8)

ББК 81я73

Учебное

Колтунова Мария Викторовна

ЯЗЫК И ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ.

нормы. риторика. этикет.

Зав. редакциейЕ. В. Полиевктова

РедакторЕ. В. Полиевктова

ХудожникА. М. Павлов

Корректор М. Чуланова

Компьютерная версткаВ. А. Пономарева

ЛР№ 064956 от 29.01.97

Подписано в печать с оригинал-макета 18.01.2000. Формат бОхОО1 /16.

Бумага офсетная. Гарнитура Петербург. Печ. л. 17,0.

Тираж 3 000 экз. Заказ . Изд. № 7647.

ОАО «НПО "Экономика"», 121864, Москва, Бережковская наб., 6.

Типография ООО “Галлея-Принт”, Москва, 5-я Кабельная ул., 26.

Содержание

ВСТУПЛЕНИЕ......................................................................................................................................................................................................... 3

Деловое общение и его особенности...................................................................................................................................................... 4

Культура речи делового общения и ее слагаемые........................................................................................................................... 5

Типы речевых культур в деловом общении.......................................................................................................................................... 7

Культура речи и принципы речевого поведения менеджера....................................................................................................... 9

Речевая ситуация и ее составляющие................................................................................................................................................. 10

Лингвистические термины....................................................................................................................................................................... 13

Контрольные вопросы............................................................................................................................................................................... 13

Г л а в а I................................................................................................................................................................................................................. 14

ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ - ЯЗЫК ДОКУМЕНТОВ............................................................................................................ 14

История формирования делового стиля.............................................................................................................................................. 16

Основные жанры письменной деловой речи.................................................................................................................................... 20

Договоры (контракты).............................................................................................................................................................................. 20

Образец заявки............................................................................................................................................................................................. 22

Образцы договоров..................................................................................................................................................................................... 22

Деловые письма............................................................................................................................................................................................ 29

Образцы деловой переписки..................................................................................................................................................................... 32

Письмо-напоминание.................................................................................................................................................................................. 32

Письмо-просьба........................................................................................................................................................................................... 32

Ходатайство................................................................................................................................................................................................ 33

Информационное письмо........................................................................................................................................................................... 33

Письмо-приглашение.................................................................................................................................................................................. 34

Извещение-приглашение............................................................................................................................................................................ 35

Благодарственное письмо......................................................................................................................................................................... 35

Гарантийное письмо-запрос.................................................................................................................................................................... 36

Сопроводительное письмо....................................................................................................................................................................... 37

Коммерческий запрос................................................................................................................................................................................. 37

Коммерческое предложение (оферта).................................................................................................................................................. 38

Ответ на предложение (акцепт)............................................................................................................................................................ 38

Рекламация.................................................................................................................................................................................................... 39

Служебная телеграмма*........................................................................................................................................................................... 39

Бланки служебных телеграмм................................................................................................................................................................. 40

Схема текста служебной телеграммы................................................................................................................................................. 40

Организационно-распорядительная документация.......................................................................................................................... 41

Образцы.......................................................................................................................................................................................................... 42

Основные черты официально-делового стиля................................................................................................................................. 45

Лексика........................................................................................................................................................................................................... 45

Грамматика.................................................................................................................................................................................................. 47

Синтаксис...................................................................................................................................................................................................... 48

Лингвистические термины....................................................................................................................................................................... 51

Контрольные вопросы............................................................................................................................................................................... 51

Задания........................................................................................................................................................................................................... 51

Глава II................................................................................................................................................................................................................... 51

ЯЗЫКОВЫЕ НОРМЫ В ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОМ СТИЛЕ РЕЧИ............................................................................................. 51

Лексические нормы....................................................................................................................................................................................... 51

Упражнения.................................................................................................................................................................................................. 54

Стилистическая окраска слова и лексические нормы делового стиля............................................................................... 55

Грамматические нормы.............................................................................................................................................................................. 56

Словосочетание........................................................................................................................................................................................... 59

Синтаксические нормы............................................................................................................................................................................... 63

Употребление деепричастных оборотов............................................................................................................................................ 64

Конструкции с однородными членами................................................................................................................................................... 65

Структура сложного предложения...................................................................................................................................................... 66

Логика изложения и законы текстовой организации.................................................................................................................. 67

Рубрикация.................................................................................................................................................................................................... 67

Критерии логичности речевого выражения....................................................................................................................................... 69

Функция волеизъявления и текстовая организация документа............................................................................................ 70

Лингвистические термины....................................................................................................................................................................... 71

Глава III................................................................................................................................................................................................................. 71

СТИЛЕВОЙ СТАТУС И ОСНОВНЫЕ ЧЕРТЫ УСТНОЙ ДЕЛОВОЙ РЕЧИ............................................................................... 71

Лингвистические термины....................................................................................................................................................................... 79

Контрольные вопросы............................................................................................................................................................................... 79

Задания........................................................................................................................................................................................................... 80

Интонация и смысловая дискретность устной речи.................................................................................................................... 80

Лингвистические термины....................................................................................................................................................................... 82

Контрольные вопросы............................................................................................................................................................................... 83

Задания........................................................................................................................................................................................................... 83

Фонетические нормы устной литературной речи.......................................................................................................................... 83

Лексические нормы устной деловой речи......................................................................................................................................... 85

Грамматические нормы устной деловой речи................................................................................................................................ 86

Лингвистические термины....................................................................................................................................................................... 91

Контрольные вопросы............................................................................................................................................................................... 91

Глава IV.................................................................................................................................................................................................................. 91

ДЕЛОВАЯ РИТОРИКА. КОММУНИКАТИВНЫЙ АСПЕКТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ............................................................. 91

Предмет и задачи деловой риторики.................................................................................................................................................... 91

Современная риторика и ее законы...................................................................................................................................................... 93

Правила смены коммуникативных ролей в диалогической речи.................................................................................................... 94

Структура речевого акта и речевая стратегия................................................................................................................................. 97

Лингвистические термины....................................................................................................................................................................... 98

Контрольные вопросы............................................................................................................................................................................... 98

Деловые переговоры..................................................................................................................................................................................... 98

Классификация переговоров.................................................................................................................................................................... 98

Этапы пе