В магазине «Илин-Энэр» договоры заключаются в письменной и нотариальной форме.
Подготовка и оформление договоров производится в следующей последовательности:
· составление проекта договора;
· согласование проекта договора;
· подписание договора;
· регистрация договора;
· направление договора на подпись контрагенту.
В случаях, когда инициатором заключения договора выступает контрагент, проект договора проходит следующие стадии:
· определение исполнителя договора;
· согласование проекта договора;
· подписание договора;
· регистрация договора;
· направление подписанного договора контрагенту.
Проект договора содержит следующие условия:
· место и дата заключения договора;
· преамбула (вводная часть), стороны договора;
· предмет договора;
· сумма (цена) договора или способов ее определения;
· срок действия договора;
· срок и порядок расчетов;
· ответственность сторон;
· другие условия, которые являются существенными по данному договору.
Договор, кроме этого, должен содержать точное наименование, а также сведения о юридическом адресе сторон по договору и их банковские реквизиты.
Часть перечисленных условий могут содержать в отдельных приложениях (спецификациях) к договору.
При согласовании договора визы ставятся на обратной стороне последнего листа экземпляра договора. Виза обязательно включает в себя личную подпись лица, должность, фамилию. Виза должна быть проставлена разборчиво. В случае если проставление виз на обратной стороне последнего листа договора не представляется возможным, визы ставятся под реквизитами сторон договора.
При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности. При этом копия доверенности прилагается к договору.
Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением (специалистом) и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен юрисконсультом совместно с соответствующим подразделением (специалистом) в течение 3-х рабочих дней.
Если представленные разногласия принимаются, протокол разногласия визируется в порядке установленном настоящим положением, подписывается руководителем и один экземпляр высылается контрагенту.
Если предложения отклоняются, то соответствующее структурное подразделение (специалист) возвращает контрагенту один экземпляр договора с неподписанным протоколом разногласий.
Если подготовленный контрагентом договор вызывает возражения у соответствующего структурного подразделения (специалиста) или у юрисконсульта, протокол разногласий готовится соответствующим структурным подразделением (специалистом) или юрисконсультом, у которого возникли замечания (предложения) по договору.
Контроль за выполнением договорных обязательств осуществляет соответствующее структурное подразделение, которое одновременно принимает необходимые меры к стороне по договору невыполняющей договорные обязательства и представляет необходимые материалы юрисконсульту для предъявления иска.
Учет договоров осуществляется юрисконсультом и в структурных подразделениях, которые осуществляют контроль за исполнением договоров путем ведения специальных журналов. Договоры регистрируются в журнале после подписания руководителем.
Договоры хранятся в течение всего периода их действия со всеми документами в отдельных папках у юрисконсульта и в соответствующих структурных подразделениях, а после его окончания - в порядке, установленном законодательством.
2.3. Анализ эффективности договорной работы в ГУП ФАПК “Туймаада” магазина «Илин-Энэр».
Правильно налаженная договорная работа на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые отвлекают людские и финансовые ресурсы организации, а, следовательно, поможет избежать многих судебных споров. Ведь очень часто на предприятиях бытует мнение, особенно ответственных исполнителей, что согласование – это лишняя волокита, на которую напрасно тратится время.
Проанализировав договор поставки № 12 11 января 2009 года где поставщик является ОАО «Якутский Гормолзавод» влице генерального директора Бабенко Ю.И, а покупателем ГУП ФАПК “Туймаада” в лице генерального директора Васильева А.Г Бланк договора поставки товара составлен поставщиком в городе Якутске. (Приложение 3), действующего на основании Устава мы установили следующее:
данный договор защищает интересы поставщика, оформление договора соответствует установленным требованиям, предмет договора, т.е. товар и цена товара конкретно оговорены. Перечень подлежащих поставке товаров приведены в качестве приложения к нему в виде спецификации (развернутый ассортимент товаров с указанием их видов, сортов и цен).В данный договор включены пункты по качеству и упаковки, маркировки ,срок и порядок поставки. Данный договор имеет дополнительное соглашение, составленный поставщиком, т.е.ОАО «Гормолзавод» 1 февраля 2010 года в г.Якутске. дополнительное соглашение подписан обеими сторонами. В дополнительном соглашении внесены изменения в договоре долгосрочной поставки товаров с отсрочкой платежа и включены изменения цены на упаковку и тару. Оплата производиться путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика. (приложение 4)
Проанализировав договор поставки ОАО «Якутский хлебокомбинат» (приложение 5) отрицательной стороной является то, что прием заказов и отгрузка товаров производится на условиях предоплаты путем наличного и безналичного расчета. Поставщик принимает заказ от покупателя на поставку продукции только при наличии денежной суммы, достаточной для отгрузки. При наличии просрочки поставщик имеет право предъявить пени за просрочку платежа 0,5% от суммы долга за каждый день просрочки. Оформление договора соответствует установленным требованиям, предмет договора, т.е. товар и цена товара конкретно оговорены. В данном договоре имеется ответ на данные условия договора от ГУП ФАПК «Туймаада» в котором покупатель просит исключить пункты 3.4., 3.5. так как их редакции составлены в нарушение требований ст. 169 НК РФ.(приложение 6)
3. Пути повышения экономической эффективности договоров поставки в ГУП ФАПК “Туймаада” магазина «Илин-Энэр».
Переход к рыночной экономике потребовал новых подходов к организации и технологии коммерческой деятельности торговых предприятий.
Правильно организованные оптовые закупки, позволяют уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров, дают возможность сформировать необходимый ассортимент товаров для снабжения населения, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, а также обеспечивают эффективную работу магазина. От нашей работы работников торгового отдела по вовлечению в товарооборот максимальных товарных ресурсов зависит получение максимальной прибыли. Для эффективной работы с поставщиками, более полного получения удовлетворения покупательского спроса населения магазина «Илин- Энэр» необходимо:
1) определить потребность в товарах в соответствии со спросом населения;
2) определить срок и частоты поставок партий товаров;
3) обеспечить ритмичность и бесперебойность поступления товаров от поставщиков;
4) контроль хода поставок по частным срокам, ассортименту и качеству товаров;
5) требование от поставщиков постоянного обновления ассортимента товаров, включения в поставки новых видов товаров.
Для этого используются различные методы:
- изучение и прогнозирование покупательского спроса;
-выявление источников поступления товаров и выборе поставщика;
- установление хозяйственных связей с поставщиками товаров;
- изучение и обобщение заявок и заказов покупателей на приобретение и поставку товаров с учетом товарного запаса;
- учет и анализ неудовлетворенного спроса, экономико-математические методы прогнозирования спроса
- в торговом отделе магазина предусмотреть специалиста- маркетолога, высококвалифицированных работников торгового отдела;
- изучить рынок г. Якутска и ближние регионы, ценовую политику, ассортимент и качество товаров, конкуренции поставщиков, спрос на данные товары(т.е.емкость рынка) наиболее высокий, где сбыт или закупка продукции может принести наибольшую прибыль.
- правильное и грамотное составление договоров поставки;
- необходимо постоянно анализировать рекламные объявления, в том числе и поставщиков – посредников с предложениями оптовой продажи товаров, посещать выставки новых товаров, оптовых ярмарок, оптовых рынков и товарных бирж;
- выезжать на закуп товаров за пределы республики ,заключать договора поставки предприятиями- изготовителями, что должна сочетаться о конечных покупателях, учитывать их платежеспособность, не допускать неоправданный рост цен, предоставлять населению возможность приобретать товары по доступным ценам.
В данное время заключением договора поставки занимается юридический отдел ГУП ФАПК «Туймаада», в дальнейшем для того, чтобы учитывать свои интересы, оформлением и заключением договора поставки должны заниматься хорошо подготовленные высококвалифицированные товароведы, знающие коммерческую работу, цены, ассортимент и качество товаров.
Заключение
В настоящее время в условиях перехода нашей страны к рыночной экономике наблюдается повсеместный рост производства и, в наибольшей степени, торговли, которая теперь достигла весьма внушительных размеров. Следствием этого является резкое увеличение товарооборота, причем в области крупных и долгосрочных поставок. Поэтому договоры поставки в последнее время получают все большее распространение.
При формировании условия договора поставки о порядке расчетов следует учитывать два основных момента: учет будущей планируемой деятельности по выполнению договора (в рассматриваемом случае - по осуществлению платежа) и учет обстоятельств, которые могут возникнуть в будущем и воспрепятствовать деятельности в соответствии с договором. Особенность рассматриваемого условия договора о порядке расчетов - в возможности сочетать оба этих момента, поскольку условие о порядке расчетов несет на себе одновременно как функцию регулирования - определение будущих действий (в основном покупателя (или плательщика) по осуществлению платежей за поставленный товар, так и функцию средства защиты от возможных недопоставок товара или неосуществления платежей.
В настоящее время роль этой последней функции значительно повысилась и часто в договорах выбор формы расчетов несет на себе в качестве основной обеспечительную функцию надлежащего исполнения обязанностей сторон по договору. Поэтому если учитывать первый момент - планирование деятельности, то целесообразно условия о расчетах помещать в одном разделе договора с условием о цене. В пользу такой структуры модели договора говорит объединение в одном разделе определительного условия (о цене) и исполнительного условия по оплате стоимости товара, которое возможно осуществить только при наличии этого определительного условия.
Согласно ст.506 ГК РФ по договору поставки поставщик обязуется передать в обусловленный срок производимые им товары покупателю для использования их последним в предпринимательских целях. Этот договор, по его легальному определению, является консенсуальным, возмездным и взаимным. Недостатком легального определения можно считать то, что в нем четко не закреплена обязанность покупателя принять и оплатить товар.
Рассмотрев отчасти сущность договора поставки и, может быть в более полной мере, содержание его условий можно прийти к выводу о затруднительности рассмотрения всех особенностей и нюансов столь емкого юридического понятия в ограниченных рамках. Однако с уверенностью можно сказать, что, несмотря на стремительно меняющийся окружающий нас мир, с теоретической точки зрения, в наше время, договор поставки является достаточно отработанной и изученной системой. Конечно, прекращение теоретических юридических изысканий в этом направлении сегодня крайне преждевременно, но на сегодня они наиболее актуальны для новых хозяйственных конструкций. По большому же счету проблема, связанная с договорными отношениями с самим договором и с его составляющими понятиями, состоит сегодня в преобладающей юридической безграмотности с одной стороны, и с повальным правовым нигилизмом с другой. Несмотря на накопленный богатый теоретический материал, связанный с трактовкой содержания договора поставки целиком и его отдельных условий, большинство организаций и предпринимателей особенно мелкого и среднего уровня, которые должны стать костяком нашей экономики, сегодня только начинают приобщаться к правовой культуре. Большинство конфликтных ситуаций в бизнесе - это результат неквалифицированного и юридически безграмотного составления договоров. Для успешного ведения дел недостаточно быть предприимчивым, инициативным и расчетливым - сегодня помимо этого необходимо знать правила и нормы, которые регулируют поведение субъектов рыночной экономики, т.е. быть юридически грамотным. А начинается все с договора. Именно в нем защищенность бизнеса от недобросовестных партнеров, нормализация взаимоотношений с контролирующими органами.