Требования к автоматизированным информационным системам:
* масштабируемость —- способность системы поддерживать как единичных пользователей, так и множество пользователей;
*распределенность — способность системы обеспечивать совместную обработку документов несколькими территориально разнесенными подразделениями предприятия или несколькими удаленными друг от друга рабочими местами;
* модульность — способность системы предоставлять пользователям возможность настраивать и выбирать функции системы исходя из специфики и сложности, деятельности предприятия, т. е. система автоматизации гибкая и состоит из отдельных модулей, интегрированных между собой (сбыт, склад, закупки, производство, персонал, финансы, транспорт);
* открытость — система автоматизации интегрирована в другие информационные системы, она имеет открытые интерфейсы для разработки новых приложений и интеграции с другими системами.
Основные задачи информационной системы:
• непрерывное обеспечение управляющих органов логистической системы достоверной, актуальной и адекватной информацией о движении заказа (о протекании функциональных и информационных процессов);
• непрерывное обеспечение сотрудников функциональных подразделений предприятия адекватной информацией о движении продукции по цепи поставок в режиме реального времени;
• реализация системы оперативного управления предприятием по ключевым показателям (себестоимость, структура затрат, уровень прибыльности); .
• обеспечение прозрачности информации об использовании инвестированного капитала для руководства;
• предоставление информации для стратегического планирования
• предоставление руководству информации о структуре общих затрат и расходов;
• обеспечение возможности своевременного выявления «узких мест»;
• обеспечение возможности перераспределения ресурсов пред приятия;
• обеспечение возможности оценки сроков исполнения заказов потребителей;
• обеспечение прибыльности предприятия за счет оптимизации логистических бизнес-процессов.
При разработке информационных систем:
• особое внимание уделяется методам измерения и сравнения логистических показателей, а также методам управления ими;
• разрабатываются формализованные и всеобъемлющие системы оценки результатов обслуживания потребителей;
• устанавливаются нормативы для каждого вида логистических процедур на протяжении всего процесса обслуживания потребителей;
• создаются так называемые хранилища данных, являющиеся интегрированными элементами информационных систем предприятий. Основная цель создания таких хранилищ — облегчить доступ к данным всем менеджерам предприятия, а также потребителям и поставщикам;
• системы оценки и контроля интегрируются с системами обслуживания заказов и планирования, включая прием и обработку заказов, планирование логистических операций, управление запасами планирование производства, складирование и транспортировку.
Рекомендации при внедрении информационной системы:
• определиться с организационной структурой предприятия т. е. понять, что мы имеем, что хотели бы иметь в ближайшем будущем, и разработать положение об организационной структуре предприятия;
• разработать механизм финансово-экономического управления Предприятием в целом, в том числе разработать положениео финансовой структуре, определить центры финансового учета и финансовой ответственности;
• выделить основные логистические цели предприятия (в зависимости от необходимости решения задач, стоящих перед информационной системой): направления бизнеса, финансовые, технологические, информационные и материальные потоки; оценить документооборот;
• разработать механизмы организации и оперативного управления цепями поставок: стандарты, формы учета и контроля, управленческой отчетности;
• сформировать технологию стратегического управления цепями поставок, систему финансового планирования и контроля, а также систему финансового анализа.
Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, размещения на хранение и отпуск продукции:
I. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.
2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно- технического назначения и товаров народного потребления по качеству.
3. Товарная книга.
4. Заказ-заявка.
5. Договор поставки.
6. Журнал регистрации заказов покупателей.
7. Карточка неудовлетворенного спроса.
8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку.
9. Счет-фактура.
10. Упаковочный ярлык.
11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.
12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.
13. Товарно-транспортная накладная.
14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.
15. Заявка на автотранспортные перевозки.
16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.
17. Карточка учета инвентарной тары.
18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции.
19. Карточка учета исполнения договоров поставки.
20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.
Счета являются приложениями к договорам, заключенным на поставку продукции заказчикам. Содержат номенклатуру продукции, планируемую к продаже, ее количество, стоимость и срок поставки.
Инвентаризационный ярлык (форма № инв.-2) применяется для учета фактического наличия продукции на складе в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать продукцию и записать данные о ней в инвентаризационную опись.
Сличительные ведомости составляются по видам продукции, при инвентаризации которых были выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между данными учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием продукции).
Накладные от внешних поставщиков являются основанием для оприходования продукции на складе, т. е. основой для создания приходных накладных.
Приходная накладная предназначена для учета поступающей на склад продукции.
В случае получения продукции ненадлежащего качества изготовителю направляется уведомление о вызове.
В уведомлении о вызове, направляемом изготовителю (отправителю), указывается:
• наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;
• основные недостатки, обнаруженные в продукции;
• время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);
• количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции. .
Унифицированные формы первичной документации по учету продукции включают:
Доверенность (формы № М-1 и № М-2а):
• применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении продукции, отпускаемой поставщиком по наряду (счету, договору, заказу, соглашению);
• служит основанием для получения продукции на складе поставщика, железнодорожной станции, пристани, в аэропорту и подтверждает право данного лица на получение продукции.
Реквизиты доверенности:
• номер и дата выдачи;
• срок действия (определяется возможностями получения и вывоза продукции);
• наименования и адреса плательщика и получателя (получателя доверенности);
• банковские реквизиты плательщика;
• наименование поставщика;
• должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте лица, на имя которого выдается доверенность;
*номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска продукции. Причины, по которым доверенность считается недействительной:
• доверенность выдана с нарушением порядка ее заполнения
или с незаполненными реквизитами;
• доверенность имеет поправки и помарки;
*не предъявлен паспорт, данные которого указаны в доверенности;
• окончился срок действия доверенности;
• поступило сообщение получателя об аннулировании данной доверенности.
Приходный ордер (форма № М-4) — документ, служащий для приемки и оприходования продукции и тары под продукцией, поступающей от поставщиков. Оформляется сотрудниками склада, выписывается на основании расчетных и других сопроводи тельных товарно-транспортных документов поставщиков.
Акт о приемке материалов (форма № М-7) — применяется для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по количеству и качеству, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт составляется также при приемке продукции, поступившей без документов. Акт служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).
Лимитно-заборная карта (форма № М-8) — документ, на основании которого осуществляется списание продукции со склада. Данная форма применяется при наличии лимитов отпуска продукции:
• для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции;
• для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.
Требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения продукции внутри организации между материально ответственными лицами различных структурных подразделений.