Таким образом, большую роль в правильном формировании мнения о фирме, ее товарах (работах, услугах) играет выставочная деятельность.
На первый взгляд в подготовке к выставке нет ничего сложного, но это ошибочное мнение. Это довольно-таки сложный подготовительный процесс, который включает в себя сбор необходимой информации, подготовку необходимого оборудования и прочее. Поэтому коснемся моментов, с которыми придется столкнуться организации в процессе подготовки к выставке.
Процесс подготовки к выставке можно разбить на несколько этапов:
1) составляется план деятельности до выставки и на период проведения выставки;
2) назначаются ответственные лица;
3) учитываются все возможные расходы, связанные с проведением выставки;
4) после окончания выставки делаются выводы для дальнейшего использования в будущем.
За определенный фиксированный срок, не позднее, чем за месяц до начала выставки, заполняется и посылается в адрес оргкомитета заявка на участие в выставке. В заявке указываются все реквизиты организации (страна, адрес (телефон), номер расчетного счета). Суть заявки заключается в предварительной регистрации и бронировании выставочной площади. Письмо-заявка подтверждает согласие организации с положениями данной выставки и правилами ее проведения. Это своего рода договор между сторонами. После получения заявки в адрес организации высылается подтверждение о регистрации организации в каталоге участников и выделении требуемого количества места при условии оплаты. Оплата должна быть произведена в течение 5 - 10 дней.
Организации-участнику организаторами выставки могут быть предоставлены и дополнительные услуги. Наиболее распространенные дополнительные услуги: аккредитация, публикация в каталогах, услуги переводчиков, изготовление вывески и фирменной рекламы.
Организации, участвующие в выставке, в большинстве случаев изготавливают свои эксклюзивные материалы для выставки в специализированных фирмах, тем самым повышая качество экспозиции, что наглядно показывает профессионализм и индивидуальный подход. Однако при этом возрастают расходы фирмы-участника, что ведет к удорожанию выставочного стенда.
Но организация может и не обращаться в специализированную фирму для изготовления выставочного стенда, а заключить специальное соглашение в приложении к договору на аренду площади согласно требованиям организации - участника выставки. В соглашении конкретно оговариваются все необходимые моменты экспозиции, сроки, цена.
Следующим очень важным моментом является доставка и размещение экспозиционных материалов на стенде. Организация должна заранее подготовить письмо-заявку с просьбой о выдаче пропусков на автомашины и разрешение на ввоз (вывоз) выставочных материалов. Такая заявка должна содержать подробный список ввозимых выставочных материалов. Письмо составляется в адрес фирмы - организатора выставки на имя директора.
Как видим, организация участия фирмы в выставке на должном уровне - это довольно трудоемкий процесс, включающий в себя застройку выставочной площади, доставку выставочного груза, организацию поездки представителей организации-экспонента на выставку. Ведь плохо оформленный стенд или плохо обученный персонал может легко "обнулить" вложенные средства, а это, как правило, средства немалые. От того, как подготовлена выставка, зависит ее успех[39].
Главным направлением программы развития ВВЦ является международное региональное сотрудничество и укрепление связи между странами СНГ и российскими регионами. Уже открыты павильоны Армении и Кыргызстана, запланировано открытие выста-вочно-коммерческих центров Азербайджанской Республики и Республики Беларусь, культурно-делового центра и постоянно действующей выставки регионов Центрального федерального округа РФ. Как говорит заместитель генерального директора ОАО "ГАО ВВЦ" Николай Бугаев, сейчас подписаны соглашения о создании выставочных коммерческих центров Северо-Западного, Южного и Уральского федеральных округов. Кроме того, в этой зоне разместятся отраслевые павильоны. На государственном уровне принято решение, чтобы все ведущие министерства и ведомства также сделали презентационные площадки для показа своей деятельности и пропаганды основных направлений развития отраслей. Созданные в исторических павильонах ВВЦ, они станут рассматриваться как выставочно-коммерческие центры, где будут представлены национальные предприятия, туристические компании, банки, рестораны национальной кухни и, конечно же, станут показывать культурные традиции и достопримечательности стран. Эти центры стран ближнего зарубежья и российских регионов одновременно станут центрами продвижения продукции из регионов на новые рынки и привлечения региональных экспонентов.
В целом на территории ВВЦ запланировано создать пять разного функционального назначения зон. На сегодняшней Площади промышленности (рядом с павильоном "Космос") разместится научно-познавательная зона. Решением правительства Москвы сейчас здесь создается проект "Город науки, образования и инноваций", первая очередь этого проекта будет реализована уже в 2008 году. Через 4 года этот "город" будет занимать площадь около 60 тысяч кв. метров, станет научно-внедренческим центром новых инноваций и передовых технологий и центром притяжения большого количества молодежи, которой он благодаря своей интерактивности поможет в ранней профориентации и, несомненно, станет для молодых центром интеллектуального досуга.
Еще одна зона - Агрого-родок или, как его еще называют, агровыставочный комплекс. Многие годы ВДНХ была одним из центров по поддержке отечественного сельского хозяйства. И сейчас "ГАО ВВЦ" вместе с Министерством сельского хозяйства РФ и правительством Москвы решили восстановить те 26 специализированных павильонов, что в свое время были созданы и успешно функциониовали в этом агрогородке. Разработана очень интересная программа постоянно действующих выставок по различным направлениям сельского хозяйства, созданы дилерские центры по продвижению новых технологий и поддержке тех начинаний, что сегодня происходят в сельском хозяйстве; предусмотрено и обучение специалистов.
ВВЦ всегда была любимым местом отдыха москвичей. В выходные здесь гуляют много детей, молодежи, сюда приходят провести досуг целыми семьями. Выставочные площади идеально подходят для того, чтобы устраивать на них большие концерты, фестивали, национальные праздники, а также презентации и всевозможные рекламные шоу и многие другие культурно-развлекательные мероприятия. Поэтому вполне закономерно, что запланировали создать на территории выставочного центра рекреационно-досуговую зону. В частности, концепцией развития ВВЦ предусмотрено строительство аквапарка, кон-но-спортивного комплекса, спорт-сити.
Разработана также большая туристическая программа, и уже подписан ряд соглашений с туристическими агентствами. Иностранным туристам будет на что посмотреть и чем полюбоваться. Вокруг ВВЦ будет функционировать целая система гостиниц; по плану правительства Москвы многие их них будут реконструированы в ближайшее время. Предусмотрено также создание целой системы подземных паркингов на 12 тысяч машиномест. А монумент Мухиной "Рабочий и колхозница", который сейчас находится на реконструкции, со временем вернется на свое прежнее место, только будет стоять уже на новом постаменте. Как говорит один из архитекторов проекта нового выставочного комплекса Клаус Мюллер, для него "было достаточно серьезной задачей интегрировать новый современный комплекс в исторически сложившуюся территорию, не нарушая сочетания между прежней и новой частями выставочного комплекса. Но я счастлив, что вовлечен в возрождение всей территории ВВЦ".
Новый международного уровня комплекс вновь призван стать визитной карточкой Москвы и нашего государства и местом паломничества туристов и гостей столицы.
2.2 Практические рекомендации по проведению выставочной деятельности
На настоящем этапе одной из главных задач в области регулирования выставочно-ярмарочной деятельности является установление целесообразности разработки единого основополагающего нормативного правового акта в данной области, а также, в случае признания такой целесообразности, определение конкретного нормативного содержания данного акта.
В случае принятия решения о разработке единого нормативного правового акта, с учетом международного опыта правового регулирования в указанной области, в качестве основных целей указанного нормативного правового акта следовало бы предусмотреть упорядочение регулирования выставочно-ярмарочной деятельности, функционирования организаций, ответственных за проведение выставочных мероприятий.
Однако достижение указанных целей вполне может быть обеспечено путем разработки и принятия нескольких специальных нормативных правовых актов в области выставочно-ярмарочной деятельности с учетом наличия регулирования отдельных вопросов актами общего значения (Гражданским кодексом Российской Федерации, Налоговым кодексом Российской Федерации и др.).