Документооборот (стр. 5 из 5)

В соответствии с Федеральным законом от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных документах", Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации[2].

До 1 января 1999 г. допускалось применение на территории Российской Федерации типовых межведомственных форм первичной учетной документации по соответствующим разделам учета, утвержденных ранее ЦСУ СССР, Госкомстатом СССР, Госкомстатом России (Постановление ГКС от 29.05.98 № 57а).

С 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти по следующим разделам учета:

• по учету труда и его оплаты;

• учету основных средств и нематериальных активов;

• учету материалов;

• учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;

• учету работ в капитальном строительстве;

• учету работы строительных машин и механизмов;

• учету работ в автомобильном транспорте;

• учету результатов инвентаризации;

• учету кассовых операций;

• учету торговых операций;

• учету сельскохозяйственной продукции и сырья.

Применение унифицированных форм первичной учетной документации регламентируется "Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации", утвержденным Минфином Российской Федерации от 29 июля 1998 г. № 34н.

Госкомстат России по мере необходимости вносит изменения и дополнения в унифицированные формы первичной учетной документации, а также обеспечивает дальнейшую разработку унифицированных форм первичной учетной документации, утверждая их по согласованию с Минфином России Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Формы унифицированных документов приспособлены для ведения хозяйственного учета в условиях механизированной обработки учетных данных, а также для обработки вручную, они удовлетворяют требованиям стандартов на унифицированные системы документации: ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ 6.20.1-75, ГОСТ 6.20.2-75.

В формах исключены дублирующие реквизиты, зоны расположения показателей, подлежащих машинной обработке, очерчены утолщенными линиями, используются форматы бланков по ГОСТ 9327-60 - A3 (297 х 420); А4 (210 х 297); А5 (148x210).

Каждой из форм присвоено кодовое обозначение по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).

При заполнении заголовочной и оформляющей части документов в строках, определяющих состав комиссии, обязательно указываются должности, фамилии и инициалы членов комиссии. В оформляющей части всех документов определены места для подписей материально ответственных и должностных лиц.

Краткими указаниями по заполнению и применению отдельных форм первичных учетных документов предусматривается примерное количество выписываемых документов.

Внедрение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации, как элемент учетной политики, производится с начала финансового года.

2.2. Внесение изменений в унифицированные формы первичной учетной документации

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме (форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. В обязательном порядке при этом должны быть оставлены без изменений все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации, а также соблюдены требования стандартов к их структуре и оформлению.

Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. При тиражировании бланков документов по усмотрению пользователей допускается изменять следующие характеристики форм документов:

• формат (разрешается использовать форматы A3, А4, А5 по ГОСТ 9327-60);

• размеры заголовочной, табличной и оформляющей частей;

• ширину граф;

• состав реквизитов и показателей постоянного наполнения;

• состав вспомогательных реквизитов.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая, свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рациональная организация документооборота — это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

ЛИТЕРАТУРА

· Основы бухгалтерского учета – М., Издательство «Зенит». 1992 – 204 с.

· Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» N 105 от 29 июля 1983 г.

· Кудрявцев В.А. и др. "Организация работы с документами: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

· Государственная система документационного обеспечения управления: основные положения. М., 1996.

· Ожегов С. И. и Шведова Н. Ю. Толковый словарь русского языка. М., 1994.

· Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 1999г.

· Основные нормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (с комментариями).- М.:ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. – 272 с.

· Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года №129-Ф3

· Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 1998.

· Радченко А. И. Основы государственного и муниципального управления. Ростов н/Д., 1997.

· Организация работы с документами. Инфра М.,1998 г.

· Бабаев Ю. А. Теория Бухгалтерского учета. М., 1999

· Пошерстник Е.Б., Пошерстник Н.В. Документооборот в бухгалтерском учете. – СПб.: - Издательский Торговый Дом «Герда», 2000, 320 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1

Приложение №2

[1] См. Приложение №2

[2] См. Приложение №3