Поступившие в бухгалтерию лимитные карты, выписанные плановой группой соответствующего отдела снабжения, бухгалтерией проверяются в части правильности проставления в картах номенклатурных номеров и цен, регистрируются в специальном журнале выдачи лимитных карт,, с присвоением каждой лимитной карте, согласно регистрации, порядкового номера.
После проверки и регистрации, лимитные карты подписываются ст. бухгалтером соответствующего отдела снабжения и скрепляются приложением отдельческой печати.
Оформленные таким порядком карты передаются не позднее 29—30 числа под расписку в журнале; один экземпляр в соответствующий цех потребитель (бухгалтерию), а второй экземпляр—через начальника конторы отдела снабжения кладовщику соответствующего склада.
В течение месяца один экземпляр лимитной карты находится у ответственного лица, которому распоряжением по цеху, отделу доверено получение со склада материальных ценностей, второй—хранится на складе у зав. складом, кладовщика в материальной картотеке, рядом с карточкой соответствующего номенклатурного номера материала, а внутри их - по цехам-получателям материалов.
Отпуск металла и других материалов со складов отдела снабжения может производиться только по лимитным картам, которые являются единственным первичным документом на выдачу металла и других материалов, при этом только с того оклада, который отмечен в данной лимитной карте.
По окончании отчетного месяца кладовщик склада, совместно с выделенным счетным работником, проверяет подсчет выведенных в лимитных картах нарастающим итогом за месяц, после чего общее количество отпущенного материала проставляется в верхней части лицевой стороны лимитной карты.
Окончательно оформленные лимитные карты кладовщик склада сдает в бухгалтерию конторы снаба по реестру не позднее 12 часов дня 1-го числа следующего за отчетным месяцем. Второй экз. лимитной карты, находящейся у постоянного получателя ценностей, используется бухгалтерией цеха, как контрольный момент при проверке авизования на полученные от отдела снабжения завода материальные ценности.
Для правильного определения лимитов на потребное цеху количество материалов на заданную ему программу, совершенно обязательным является ежемесячное, на конец отчетного месяца, проведение инвентаризации остатков материальных ценностей в цехах и представление данных об остатках в отделы снабжения.
При выявлении в цехах, на основании данных ежемесячной инвентаризации, наличия неиспользованного металла или других материалов по состоянию на 1-е число планируемого месяца, отдел снабжения завода, на основании акта инвентаризации, производит отметку в лимитных картах цеха и склада об остатках неиспользованного металла или других материалов, уменьшая остаток лимита на это количество, с проставлением на лимитной карте своей подписи.
4.3. Учет материалов в бухгалтерии.
По окончании месяца, не позднее 3-го числа следующего за отчетным месяца, работник материальной, группы цеховой бухгалтерии обязан получить от кладовщика ведомость остатков материалов, произвести сверку остатков, выведенных в карточках номенклатурно-количественного учета в кладовой, с остатками, показанными в данной ведомости, завизировать правильность внесенных кладовщиком остатков и передать эту ведомость для валютировки и подсчета в моносчетную группу. Валютировка и подсчет производятся обязательно с контролем и итоги даются по группам.
Полученные от кладовщика первичные документы, выверенные в части записей с карточками номенклатурно-количественного учета кладовой, работник материальной группы цеховой бухгалтерии расценивает, валютирует (обязательно с контролем), после чего сверяет с встречными документами или табуляграммой, полученными при авизовках от цехов или отделов поставщиков материалов.
Во всей принятой от кладовщика и проверенной приходно-расходной документации по учету материальных ценностей, работник бухгалтерии проставляет в соответствующих графах документа, перед сдачей его на обработку в МСС, шифр рода расхода или прихода, согласно инструкции «Номенклатуры шифров по материальной документации», а также 2-значный шифр счета баланса материального раздела, согласно специальной «Номенклатуры шифров счетов баланса материального раздела».
После сличения документов и установления тождественности в записях с записями встречных документов, приложенных к авизо, работники материальной группы цеховой бухгалтерии производят следующие операции:
а) на основании авизо составляют бухгалтерские проводки в части балансового оприходования материалов и списания в расход на соответствующие счета;
б) ведут оборотную ведомость по группам материалов, в разрезе каждого склада, кладовой отдельно;
в) ведут сводную контрольно-оборотную ведомость в разрезе групп действующего ценника и балансовых счетов по всем складам, кладовым цеха (отдела). -
Оборотная по групповая ведомость в разрезе склада, кладовой ведется на основании проводок и приложенных к ним табуляграмм и расшифровок.
Сводная контрольно-оборотная ведомость (форма та же) заполняется на основании по групповых итогов за месяц, выведенных в оборотных ведомостях в разрезе склада.
Аналитические записи в обеих оборотных ведомостях (в разрезе складов и в целом по цеху, отделу) как по оборотам, так и по остаткам, должны быть тождественны синтетическим записям баланса в разрезе балансовых счетов.
После сверки итогов контрольно-оборотной ведомости с балансом, производится сверка по групповой оборотной ведомости с данными склада.
Для этого, в по групповой оборотной ведомости, ниже выведенного итога, предварительно сверенного с балансом, на следующей свободной строке записываются по групповые итоги ведомости остатков материалов у кладовщика.
Путем сопоставления обеих строк, т. е. данных бухгалтерии с данными складской ведомости, выводятся разницы, которые записываются на следующей строке черным или красным цветом. Эта строка показывает разницу между синтетическими записям
по балансу и складским учетом.
Факт сверки складских ведомостей с балансовыми данными бухгалтерии подтверждается по каждому складу, кладовой специальным актом сверки за подписями зав. складом, кладовщика и уполномоченного бухгалтерии.
В акте подробно перечисляются причины и характер разниц с указанием номеров первичных документов, авизо, статей и т. п.
Указанные в акте разницы, а также выявленные ошибки обязательно исправляются: в бухгалтерии - соответствующими проводками по балансу в следующем месяце со ссылкой в акте на номер статьи, и на складе - непосредственно зав. окладом, кладовщиком, в присутствии уполномоченного бухгалтерии.
Материалы, оставшиеся в цехе на конец месяца неиспользованными (не раскроенными, не подвергавшимися обработке), должны быть оставлены на материальном счете, путем дачи сторнировочной проводки в части списания с
соответствующего материального счета на счет производства и в оборотной ведомости показаны отдельно в целом по цеху суммарно одной строкой.
Одновременно на эти материалы дается проводка на обратное списание первым числом следующего месяца на счет производства.
Количество материала, оставшегося неиспользованным, должно быть внесено, как корректив, в лимитные карты, выписанные на следующий месяц.
Приходно-расходные документы, полученные от кладовщиков, должны храниться под сортированными по группам и при архивных ярлыках по месяцам.
В целях осуществления более реального контроля за учетом материалов, особенно дорогостоящих и пищевой группы, работник цеховой бухгалтерии при приемке документов от кладовщиков и сверке записей по карточкам складского номенклатурно-количественного учета обязан на выдержку проверять фактическое наличие этих материалов с кладовой, путем проведения выборочных инвентаризаций.
Проводимые проверки должны в каждом отдельном случае оформляться актами, порядком, предусмотренным для проведения ежедневных инвентаризаций.
4.4. Инвентаризация материальных ценностей.
Инвентаризация всех товарно-материальных ценностей имеет своей целью:
а) установить фактическое наличие этих ценностей;
б) проверить правильность бухгалтерских записей по соответствующим статьям баланса и внести необходимые исправления для получения реального баланса;
в) выявить избыточные и дефектные товарно-материальные ценности, а также сверхнормативные запасы и материалы, не имеющие движения длительное время;
г) установить правильную характеристику материалов, присвоить номенклатурные номера и правильно оценить материалы;
д) установить правильность расходования материалов на производство и хознужды для завода.
Инвентаризационные комиссии уточняют объекты, подлежащие инвентаризации, составляют детализированные планы проведения инвентаризации, в которых в пределах общих сроков, устанавливаемых приказом по заводу на основании соответствующих указаний Министерства — указывают точные календарные сроки снятия остатков по каждому отдельному месту хранения, а также ответственных исполнителей по проведению инвентаризации (членов или уполномоченных инвентаризационной комиссии), работой которых они непосредственно руководят.
Кроме того, местные инвентаризационные комиссии производят инструктаж бригад и выделенных ответственных исполнителей о сроке, порядке, методе и технике проведения инвентаризации и непосредственно руководят проведением инвентаризации.
Инвентаризации подлежат все товаро-материальные ценности на своих складах, в переработке, эксплуатации, на чужих складах и в пути: сырье, основные и вспомогательные материалы, детали смежных производств, предметы спецпогашения, тара и тарные материалы, запчасти к оборудованию и автотранспорту, топливо.