Основные цели, стоящие перед организацией, которая решила внедрить систему "директ - кост", - обеспечить оперативный контроль издержек и соотношения объема продаж и издержек по местам их возникновения, а также выработку управленческих решений, направленных на их оптимизацию. Под контролем здесь понимается процедура сопоставления величин плановых и фактических издержек, доходов и издержек по центрам ответственности, возможность составления прогнозов рентабельности по принципу "что будет, если...".
При организации системы учета "директ - кост" решаются следующие задачи:
определяются центры ответственности;
группируются специальным образом все издержки в соответствии с классификацией "директ - кост" (в случае изменения направлений деятельности, структуры управления или состава затрат классификация подлежит пересмотру);
вводится внутренняя отчетность, устанавливаются сроки ее формирования и рассмотрения;
разрабатывается система планирования (бюджет) показателей, подлежащих контролю и используемых для анализа, при этом показатели бюджета и внутренней отчетности должны быть сопоставимы;
вводится система раздельного учета издержек и доходов (управленческий учет), товара, позволяющая иметь информацию для формирования показателей внутренней отчетности. Управленческий учет организуется так, чтобы исключить противоречия и несовместимость с данными законодательно регламентируемого бухгалтерского учета (финансового учета);
проводится анализ показателей внутренней отчетности для обоснования управленческих решений.
Преимущество управления, построенного на анализе учетных данных, - возможность получить информацию типа "затраты - выпуск - результат" по подразделениям, группам персонала или даже по конкретным работникам, на которых в силу определенных полномочий лежит ответственность за эффективность деятельности.
Центрами ответственности (ЦО) - наделенный определенными полномочиями и ответственный за результаты их применения персонал - определены администрация организации (ЦО1) и менеджеры сети (ЦО2), а в случае реализации без участия менеджеров сети (МС) - ответственное лицо из администрации. ЦО2 представляет собой совокупность ответственности лиц, управляющих деятельностью одного вида: поставка (реализация) товаров сети розничных магазинов.
По мере развития деятельности по оказанию сопутствующих торговле услуг (например, гарантийный ремонт) в качестве ЦО может выступить персонал, осуществляющий эту деятельность.
В зависимости от вида контролируемых центром ответственности результатов различают 3 типа центров ответственности: центр прибыли, центр доходов, центр затрат.
ЦО1 (администрация) является центром прибыли и центром затрат. Здесь целесообразно контролировать деятельность по следующим показателям: валовой доход и издержки в целом по организации, маржинальный доход, а также состав и динамика полупеременных и постоянных издержек.
ЦО2 (МС) сочетает центр доходов и центр затрат. Оценка эффективности деятельности осуществляется по информации о доходах и переменных издержках.
Издержки обычно классифицируются в строгом соответствии с целями контроля. Контролируемые по центру ответственности издержки должны быть регулируемыми для него, т.е. зависеть от условий ведения данным ЦО своей деятельности.
Издержки разделяются на три группы: переменные, полупеременные и постоянные. Полупеременные затраты; имеют компоненты как переменных, так и постоянных затрат; к примеру, расходы на телефон складываются из ежемесячной платы за обслуживание (постоянные затраты) и специальных начислений в зависимости от дальности, от междугородных переговоров (переменные затраты); прирост таких расходов находится в линейной зависимости от изменения объема деятельности, но при нулевом уровне последнего они сохраняют определенную величину .
Считается, что переменные издержки формируются непосредственно в центре ответственности ЦО2. Предполагается, что эти издержки прямо пропорциональны объемам продаж, достигаемым персоналом ЦО2. Прямые издержки совпадают по составу с издержками, регулируемыми в ЦО2 как центре затрат.
К переменным издержкам относятся:
1) оплата труда МС - расходы на оплату труда МС и страховые взносы на нее;
2) транспортное обслуживание:
автотранспортные расходы, связанные с работой МС;
расходы на ГСМ для автотранспорта, используемого МС;
расходы на ремонт автотранспорта, используемого МС;
3) прочие переменные расходы:
расходы на телефонные переговоры с контрагентами МС;
другие расходы, непосредственно связанные с деятельностью МС.
Предполагается, что основная часть зарплаты МС прямо зависит от объема продаж. При этом игнорируется необходимость обязательного начисления в соответствии с законодательством минимальной заработной платы.
Расходы на транспортное обслуживание МС складываются из расходов на ГСМ, оплаты найма (аренды, компенсации за использование) автотранспорта для доставки товаров в места реализации, расходов на ремонт автотранспорта.
Решение о выделении в учете прочих переменных расходов принимается исходя из технических возможностей обеспечить обособленный учет таких расходов. В случае отказа от раздельного учета прочих переменных расходов их величина отражается в составе полупеременных расходов.
Полупеременные издержки большей частью связаны с деятельностью организации в целом, но они определенно связаны с обеспечением деятельности, осуществляемой в ЦО2. Полупеременные расходы являются регулируемыми для ЦО1, поэтому контроль за ними по ЦО2 не осуществляется. Вместе с суммой переменных издержек по всем ЦО2 они используются для исчисления маржинального дохода (суммы покрытия) по организации в целом.
К полупеременным издержкам, в частности, относятся:
1) транспортные расходы по доставке товаров от поставщиков - оплата железнодорожного тарифа и железнодорожных услуг;
2) услуги связи:
расходы на междугородные телефонные разговоры;
оплата электронной почты;
оплата услуг факсимильной связи;
оплата почтово - телеграфных услуг;
3) командировочные расходы;
4) прочие расходы:
оплата услуг по сертификации;
арендная плата за складские помещения;
расходы на тару;
налоги, зависящие от оборота или численности персонала.
В состав полупеременных включаются лишь те расходы, которые:
а) не производятся при прекращении деятельности, осуществляемой в ЦО2;
б) не регулируются в ЦО2.
Данная группировка применима только к деятельности, осуществляемой в ЦО2. При выделении других центров ответственности состав группировки может измениться ввиду необходимости ввести отдельную группировку полупеременных расходов для вновь организованного центра ответственности.
Постоянные издержки связаны с функционированием организации в целом. Решение об отнесении какого-либо вида затрат к постоянным принимается, если:
а) расходы не являются прямыми по отношению к какому-либо ЦО;
б) расходы не являются переменными по отношению к какому-либо ЦО;
в) расходы не являются полупеременными по отношению к какому-либо ЦО, а если и являются по характеру взаимосвязи с деятельностью ЦО полупеременными, то установление этой взаимосвязи сопряжено со значительными трудозатратами в связи с необходимостью обеспечить раздельный учет затрат или осуществлять их распределение.
К постоянным издержкам относятся:
1) оплата труда АУП (включая сопутствующие расходы);
2) расходы на аренду помещения под офис;
3) расходы на содержание офиса:
оплата коммунальных услуг и электроэнергии;
оплата теплоэнергии;
абонентская плата за телефон;
расходы на ремонт офиса;
4) хозяйственные расходы:
оплата подписки на периодические издания;
оплата канцелярских принадлежностей;
приобретение бланков;
приобретение специальной литературы;
5) прочие постоянные расходы:
амортизация основных средств;
износ МБП;
расходы на консультирование и аудит;
расходы на рекламу.
Расширение данной группировки возможно за счет какого-либо вида полупеременных издержек, учет которого в составе таких издержек неэкономичен.
Управленческий учет в системе "директ - кост" для малых и средних по масштабам деятельности организаций целесообразно организовать с использованием двух настроек одной программы с относительно простым пользовательским интерфейсом ("1С", Турбо - Бухгалтер, ИнфоБухгалтер и т.д.):
1) общая бухгалтерия - "основная";
2) аналитический учет движения товара - "товар" (движение товаров в разрезе, обеспечивающем формирование внутренней отчетности, отражается в отдельной бухгалтерии - "товар").
Смысл раздельного учета - в повышении степени аналитичности данных учета движения товаров, обеспечении возможности в режиме реального времени иметь маркетинговую информацию.
Особенностями раздельного учета являются:
Бухгалтерия "Основная"
Синтетический и аналитический учет по всем счетам, кроме счетов 41, 45, 46, 50, 51, 60, по которым учет операций, связанных с движением товара, ведется синтетическими проводками.
Бухгалтерия "Товар"
По счетам 41, 45, 46, 50, 51, 60 ведется аналитический учет по операциям, характеризующим движение товара.
Бухгалтерия "Товар" строится на основе плана счетов, сформированного только для отражения движения товара (приход, отгрузка), расчетов с поставщиками, расчетов с покупателями. Эта бухгалтерия создается как информационная база, обеспечивающая производственные нужды, поэтому в ней допустимы некоторые отступления от бухгалтерских правил (например, применение счета торговой наценки или проводка Д-т 42, К-т 80).