Адміністративний контроль має такі складові:
* політика менеджменту щодо планування, операційної діяльності, ризиків, виконання бюджету та отримання прибутку;
* діяльність Ради директорів;
* правила визначення повноважень та відповідальності посадових осіб;
* методи контролю, які використовує керівництво;
* контроль за персоналом (включає політику щодо наймання на роботу, навчання та просування по службі);
* зовнішній контроль.
При здійсненні адміністративного контролю дуже важливим є делегування повноважень керівникам підрозділів, тобто залучення їх до процесу контролю. Така необхідність зумовлена тим, що:
1) керівництво банку не може і не повинне мати всі необхідні знання щодо прийняття певних рішень;
2) при прийнятті рішень доцільно й корисно враховувати пропозиції та зауваження керівників різних рівнів;
3) участь працівників у процесі прийняття рішень сприяє їхньому професійному зростанню.
При розробці системи делегування повноважень обов'язково повинні враховуватися ризики, зокрема такі, як сума операції (кредитування, інвестиційна діяльність, витрати, ціноутворення на послуги), якісні ризики (професіоналізм персоналу, наявність внутрішніх положень і процедур та ін.), ризики прийняття неправильного рішення.
Бухгалтерський контроль являє собою дії, спрямовані на захист активів та забезпечення точності й достовірності фінансової інформації. Мета бухгалтерського контролю — гарантувати, що:
* операції санкціоновані керівництвом банку;
* операції обліковуються відповідно до вимог нормативних актів Національного банку України з точки зору змісту, повноти, своєчасності запису тощо;
* доступ до активів і цінностей можливий лише з дозволу керівництва;
* облікові дані про активи й цінності регулярно зіставляються з даними про існуючі активи і в разі виявлення розбіжностей керівництвом банку вживаються відповідні заходи;
* проводиться періодична звірка вартості та наявності активів.
Сукупність принципів, методів та процедур, якими користується банк для визначення, накопичення та запису всіх здійснених операцій, повинна відповідати вимогам “Положення про організацію бухгалтерського обліку та звітності в банківських установах України”, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 30.12.98 за № 566. [37].
Згідно з цим нормативним актом кожний банк України повинен розробити положення про облікову політику.
Усі елементи внутрішнього контролю обов'язково повинні мати документальне відображення у процедурах. Під процедурами внутрішнього контролю розуміється деталізований опис проведення конкретної банківської операції. Будь-яка процедура внутрішнього контролю складається з таких компонентів, як:
1) опис операції;
2) визначення відповідальності та підзвітності особи (підрозділу), що здійснює операцію;
3) розподіл обов'язків між виконавцями операції з метою розмежування контролю за обліковими записами та операціями за ними;
4) розподіл відповідальності працівників за ухвалення операції, її запис, контроль і зберігання активів;
5) схвалення операції;
6) обмеження доступу до активів, облікових записів та сховищ;
7) внутрішні перевірки та звірки до моменту виконання операції;
8) автоматизований контроль;
9) ротація персоналу.
Документування процесу внутрішнього контролю є надзвичайно важливою вимогою, адже наявність процедур внутрішнього контролю і аудиту — це одна з умов ефективності функціонування банківської установи. Але потрібно усвідомлювати, що внутрішній контроль і аудит можна вважати дієвим лише за умови застосування процедур внутрішнього контролю на практиці.[125, стр. 47-49].
За джерелами контрольних даних та заходами проведення всі види контролю поділяються на фактичний і документальний. Джерелами фактичного контролю є фізичні об'єкти: інвентаризація, експертна оцінка, особистий досвід. У банках — це контрольний перерахунок національної та інвалютної грошової готівки в касах, сховищах, резервних фондах, коштовних металах та інших цінностях, перевірка збереження основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей банку, а також застави та інше.
Джерелами документального контролю є документи та дані фінансової і статистичної звітності: читання документів, рахункова перевірка документів, порівняння документів, письмовий запит, економічний контроль та ревізія.
У банках за розрахунками та довідками господарських органів перевіряються правильність видачі коштів на заробітну платню, стипендії, відрядження, а також заборгованість банку за простроченими кредитами та постачальникам за послуги і товарно-матеріальні цінності (при цьому перевіряється правильність надання кредитів та їх використання). Часто поєднуються обидва методи контролю — фактичний і документальний.
Залежно від мети та обсягу, а також від способів та заходів проведення розрізняють такі методи аудиту:
* обстеження;
* економічний аналіз;
Обстеження — це метод фактичного контролю, який здійснюється на місті шляхом аналізу зведених документів, фінансової, статистичної звітності, особистого досвіду, експертної оцінки. При обстеженнях, як правило, не користуються первинними документами.
Економічний аналіз — це метод документального контролю, який є способом вивчення фінансово-господарської діяльності господарських органів за матеріалами обліку та звітності. Аналіз фінансово-господарської діяльності клієнтів — основа економічної роботи банків. Банки комплексно вивчають економіку та фінанси своїх клієнтів для того, щоб через свої операції здійснювати вплив на ефективний розвиток їх виробництва.
У банках аналізуються матеріали фінансової, статистичної звітності про касові обороти, розрахункові відношення, кредити, витрачання фондів за
робітної плати, операції з цінними паперами, валютні операції, активні і пасивні операції та інші операції банку.
Таким чином, методом контролю в правовій державі є сукупність заходів та способів, які забезпечують виявлення законності і доцільності використання державної, суспільної та особистої власності.
На практиці міжнародні аудитори часто розширюють своє повідомлення, включаючи до нього і менш важливі недоліки, надаючи їх разом з пропозиціями щодо покращання структури внутрішнього контролю. Ця інформація дозволяє аудитору надавати перевірюваному й інші неаудиторські послуги, як-то: рекомендації щодо впливу на фінансовий звіт, альтернативних принципів обліку та впливу внутрішнього контролю.
Щоб отримати уявлення про структуру контролю клієнта аудитор головним чином спостерігає й опитує персонал банку, підданого перевірці, звертається до відповідних документів з економічної політики і методики обліку, перевіряє книги, окремі документи, формуляри і звіти. Щоб скласти уявлення про структуру контролю, аудитор визначає ті критичні точки в системі обліку, де могли бути допущені суттєві помилки чи неточності і визначає, чи були розроблені спеціальні методики, що дозволяють запобігти їм.
За підсумками роботи незалежний аудитор надає стандартний безумовний висновок, який складається з трьох параграфів, якщо дотримані такі три умови:
1) аудит здійснювався ретельно, на відповідному професіональному рівні, незалежними особами, що володіють відповідними спеціальними знаннями;
2) було зібрано й оцінено достатню кількість доказів, необхідних для надання висновку про те, що фінансовий звіт складений правильно і відповідає міжнародним вимогам;
3) нема жодного факту, який вимагав би додаткового пояснення.
Якщо не виконані ці три умови, стандартний безумовний висновок, включаючи три параграфи, не складається.
У висновках інших типів, аудиторська фірма просто відхиляє можливість формулювання висновку або констатує, що фінансовий звіт не відповідає вимогам чи дає умовний висновок. Суть його полягає в тому, що до стандартного безумовного висновку додається роз'яснювальний текст, який роз'яснює фактори, що впливають на фінансовий звіт, а також те, чи виявляється невідповідність стандартам.
Банки самостійно розробляють і затверджують облікову політику для кожного звітного року. Допомогти керівництву банку у виборі оптимальної облікової політики – справа внутрішнього аудитора.
Керівник банку обов'язково має затвердити такі питання, які підлягають перевірці:
* порядок нарахування амортизації;
* порядок проведення інвентаризації;
* правила документообігу та технологія обробки облікової документації;
* порядок контролю за внутрішніми операціями.
Облік згідно з обліковою політикою, виконується безперервне від дати реєстрації банку як юридичної особи до дати реорганізації або ліквідації банку.
Облікова політика здійснюється згідно з наказом керівника банку.
Внутрішній аудитор банку не підкоряється головному бухгалтеру і не входить до складу управління бухгалтерського обліку. Внутрішній аудит банку – це самостійна структура, покликана забезпечити керівництво банку правдивою інформацією, а також допомогти керівництву банку оптимизировать роботу всіх підрозділів банку.
Внутрішній аудит можна розглядати як систему мірбезпеки банку для забезпечення захисту інтересів вкладників, збереження і досягнення конкретних результатів у діяльності банку. Він включає сукупність планів банку, методів і процедур, застосовуваних усередині нього для захисту активів, збільшення прибутку, забезпечення чіткого виконання вказівок керівництва банку. Внутрішній аудит представлен як структурний підрозділ і підкоряється керівнику банку. [71, стор.6].
На сучасному етапі все більшого значення під час проведення ревізій (перевірок) набуває метод контролю та аудиту — економічний аналіз. Економічний аналіз тісно пов'язаний з контрольно-ревізійною та аудиторської діяльністю комерційного банку.