Готельні послуги: документація та облік

Договір про надання готельних послуг: основні ознаки та зміст. Загальні принципи бронювання місць. Типові форми документів первинного обліку при наданні готельних послуг. Формування витрат готелю та особливості бухгалтерського й податкового обліку.

Договір про надання готельних послуг

Договір про надання готельних послуг належить до так званих публічних договорів (ст. 633 ЦК), які є різновидом усних угод.

Основна ознака публічних договорів полягає в тому, що одна сторона – підприємець бере на себе обов'язок надавати послуги кожному, хто до неї звернеться. Умови публічного договору є однаковими для всіх споживачів, крім тих, кому за законом надані пільги.

Актами цивільного законодавства можуть бути встановлені правила, обов'язкові для сторін публічного договору. Щодо готельних послуг такими актами є Правила N 19 та Порядок N 297.

Дехто заперечить: оскільки Правила видані Держтурадміністрацією, а в п. 10 Порядку згадується МКТ (Міністерство культури та туризму), вони повинні поширюватися не на всі готелі, а тільки на ті, що надають туристичні послуги.

Але ж, погодьтеся, майже всі готелі надають одну з туристичних послуг – тимчасове розміщення туристів (осіб, які подорожують країною або перебувають на її території транзитом) (див. ст. 1 та ст. 5 Закону про туризм). Виняток становлять хіба що відомчі готелі підприємств, організацій для проживання працівників та відряджених осіб. Тому, безумовно, практично всі готелі, за дуже невеликим винятком, повинні дотримуватися Правил N 19 та Порядку N 297.

Згідно з п. 3.6Правил N 19 договір про надання основних готельних послуг споживачеві вважається укладеним після оформлення документів на проживання (заповнення анкети, реєстрації). Факт укладення договору підтверджується розрахунковою квитанцією або іншим розрахунковим документом про оплату послуг готелю.

Зрозуміло, що умовами такого усного договору є положення Правил N 19 та Порядку N 297, а також внутрішні правила, які розробляються готелем на підставі п. 1.12 Правил N 19 та не повинні їм суперечити. Причому Правила N 19 повинні бути розміщені в приміщенні, де оформляються документи на проживання в готелі, а внутрішні правила готелю – у кожному номері готелю (п. 2.2, п. 2.3 Правил N 19).

Отже, споживач, оформляючи документи на проживання, тим самим погоджується з умовами договору, викладеними в названих нормативних документах. Хоча договір про надання готельних послуг може укладатися також у письмовій формі. Проте така практика не надто поширена.

Бронювання місць

Під бронюванням мається на увазі процес замовлення готелю основних та/або додаткових послуг у певному обсязі для того, щоб в обумовлені терміни цими послугами мали змогу скористатися конкретні споживачі (група споживачів).

Загальні принципи бронювання установлені п. 3 Правил N 19, а деталізуються у внутрішніх правилах готелю.

Бронювати номери можна шляхом:

• укладення (підписання двома сторонами) письмового договору бронювання;

• прийняття заявки на бронювання (на підставі телеграм, телефонних дзвінків, листів, гарантійних листів юридичних осіб тощо). При цьому договір бронювання вважається укладеним тільки після письмового підтвердження готелем отримання заявки – телеграмою, листом або іншим способом).

За бронювання може встановлюватися передоплата, яка враховується в оплату готельних послуг: основних (при остаточному розрахунку) або додаткових (згідно з внутрішніми правилами готелю або окремим письмовим договором).


Розірвання договору (повернення коштів)

Порядок розірвання договору про надання готельних послуг із замовником визначається договором (внутрішніми правилами) та чинним законодавством – у першу чергу ЦК.

За ініціативою споживача договір може бути розірваний:

• за умови оплати фактично наданих готелем послуг – у будь-який час (п. 4.2 Правил N 19);

• при виявленні споживачем недоліків у наданій послузі та невжиття готелем заходів щодо усунення недоліків – протягом години з моменту пред'явлення споживачем відповідної вимоги (п. 5.4 Правил N 19).

За ініціативою готелю договір може бути розірваний (так зване виселення) у випадку неодноразового порушення споживачем внутрішніх правил проживання у готелі, що призводить до матеріальних збитків, а також створює незручності для інших споживачів (п. 4.13 Правил N 19).

Якщо причина розірвання договору – неналежне обслуговування, готель має повернути гроші, сплачені споживачем, у день розірвання договору або в інший строк за домовленістю, але не пізніше ніж протягом 7 днів від дня пред'явлення відповідної вимоги (п. 5.4 Правил N 19).

За аналогією так можна вчиняти і при розірванні договорів за ініціативою готелю. Однак інколи на практиці виникає запитання: чи повинен готель взагалі повертати споживачу гроші, якщо договір розривається за ініціативою готелю?

Відповідаю: усе залежить від наявності відповідної умови у внутрішніх правилах готелю та конкретної конфліктної ситуації. Наприклад, за порушення внутрішніх правил готелю передбачений штраф (п. 2 ст. 549 ЦК) у розмірі, скажімо, 100 % суми оплачених, але ще не наданих послуг. Тоді отримана від споживача передоплата зараховується в рахунок сплати штрафу, гроші споживачу не повертаються. Проте при відсутності такої норми у внутрішніх правилах готелю стягнення штрафу (неповернення грошей) є проблематичним.

Нанесені споживачем матеріальні збитки в будь-якому разі повинні бути відшкодовані готелю на підставі ст. 1166 ЦК. Однак можливість їх зарахування із сумою передоплати також повинна обумовлюватися внутрішніми правилами готелю. У такому разі споживачу повертається різниця між передоплатою та сумою збитків.

Ліцензування та сертифікація

Ліцензуванню підлягає туроператорська та турагентська діяльність (п. 50 ст. 9 Закону про ліцензування, ст. 17 Закону про туризм), а не будь-яка діяльність, пов'язана з наданням туристичних послуг.

Готельні послуги хоча переважно й належать до туристичних, однак сама по собі готельна діяльність не є туроператорською та турагентською. Тому для надання готельних послуг готель не повинен отримувати ліцензію.

Але якщо готель поряд зі своєю основною діяльністю буде здійснювати ще й турагентську діяльність, доведеться отримати відповідну ліцензію.

А туроператором готель у принципі бути не може, тому що така діяльність повинна бути для туроператора виключною (абзац третій ст. 5 Закону про туризм).

Готельні послуги та послуги харчування, що надаються суб'єктами туристичної діяльності, підлягають обов'язковій сертифікації(п. 30 Переліку N 28). Оскільки майже всі готелі відносяться до таких суб'єктів та поряд з готельними досить часто надають послуги з харчування, вони повинні отримати сертифікат відповідності – окремо на готельні послуги та послуги харчування. Процедура сертифікації регламентується Правилами N 37/1 та 37/2.


Первинні документи

У пункті 12 Порядку N 297 сказано, що зразки форм документів первинного обліку у сфері надання послуг з тимчасового розміщення (проживання) розробляє і затверджує МКТ. Однак до сьогодні такі документи МКТ не затверджені.

Водночас Наказом N 230 затверджені типові формидокументів первинного обліку при наданні готельних послуг у ДП «Укркомунобслуговування» та Інструкція про порядок ведення документообігу при наданні цих послуг:

• форма N 1-г «Анкета проживаючого» (зазначаються паспортні дані постояльця);

• форма N 2-г «Реєстраційна картка» (зазначаються паспортні дані постояльця – іноземця або особи без громадянства);

• форма N 3-г «Візитна картка» (містить дані про постояльця та є підставою для отримання ключів від номера);

• форма N 4-г «Рахунок» (застосовується для оформлення розрахунків за послуги готелю);

• форма N 5-г «Журнал обліку громадян, які проживають у готелі» (записуються усі постояльці готелю);

• форма N 6-г «Журнал обліку іноземців, які проживають у готелі»;

• форма N 7-г «Журнал реєстрації заявок на бронювання номерів»;

• форма N 8-г «Касовий звіт» (обліковуються дані за рахунками форми N 4-г за день);

• форма N 9-г «Відомість обліку руху номерів у готелі» (дані про наявність вільних та зайнятих номерів);

• форма N 10-г «Журнал обліку проживаючих на поверсі» (містить відомості, необхідні покоївкам для проведення поточних прибиральних робіт).

Ці форми рекомендуються для застосування готельними підприємствами України незалежно від підпорядкування та форми власності (п. 2 Наказу N 230).

Тому будь-який готель (окрім ДП «Укркомунобслуговування») може використовувати або типові форми, затверджені Наказом N 230, або виготовлені самостійно форми, які повинні містити усі обов'язкові реквізити первинного документа, наведені в п. 2 ст. 9 Закону про бухоблік.

Формування витрат

Я вже говорив, що готельна послуга складається з основних та додаткових послуг (п. 13 Правил N 19).

Основні послуги– послуги готелю (проживання, харчування тощо), що включаються до ціни номера (місця) і надаються споживачу згідно з укладеним договором.

Додаткові послуги – послуги, що не належать до основних послуг готелю, замовляються та сплачуються споживачем додатково за окремим договором.

Тому для формування витрат готелю рекомендую усі понесені витрати поділити на дві основні групи – «Витрати з надання основних послуг» та «Витрати з надання додаткових послуг». Перші обліковувати, наприклад, на субрахунку 231, а другі – на субрахунку 232.

З метою деталізувати інформацію про витрати до наведених субрахунків можна відкрити рахунки третього порядку, на яких накопичувати інформацію про витрати у розрізі окремих підрозділів. Скажімо, якщо основні послуги включають проживання та харчування, відкриваються субрахунки 2311 «Номерний фонд» та 2312 «Харчування». Якщо готель надає додаткові послуги автостоянки, бару, комп'ютерного клубу тощо – відкриваються субрахунки з аналогічними назвами – 2321, 2322, 2323.

Тоді, наприклад, вартість форменого одягу, інвентарю, миючих засобів та ін., використаних для обслуговування номерного фонду, відноситься на субрахунок 2311. Ті самі витрати, понесені на обслуговування автостоянки, відносяться на субрахунок 2321.

Оподаткування

Курортний збір. Цей збір, установлений ст. 7 Декрету N 56, сплачують громадяни, які прибувають у курортну місцевість. Збір стягується адміністрацією готелю та іншими установами готельного типу під час реєстрації прибулих у порядку, встановленому органами місцевого самоврядування. Причому граничний розмір збору не може перевищувати 10 % НМДГ (17 х 10 % = 1,70 грн.).

Податок на прибуток.Тут треба виходити з того, що готельна послуга неоднорідна, тобто містить різні складові. Наприклад, дохідна частина формується з основних та додаткових (парковка, бар, лазня та ін.) послуг, витратна – з таких елементів, як зарплата персоналу з відрахуваннями до соцфондів, формений одяг, інвентар, миючі засоби, амортизація номерного фонду, продукти харчування, ліцензія, сертифікація тощо. Тому кожен з елементів відноситься (чи не відноситься) до валових витрат згідно з окремою («своєю») нормою Закону про прибуток:

• зарплата – п. 5.6;

• відрахування до соцфондів – п. 5.7;

• інвентар (залежно від вартості і терміну експлуатації амортизується чи відноситься до валових витрат) – пп. 8.2.1;

• миючі засоби – пп. 5.2.1;

• номерний фонд (амортизується) – п. 8.2;

• продукти харчування – пп. 5.2.1 у сукупності з п. 5.9;

• витрати на сертифікацію – пп. 5.2.15;

• витрати на ліцензування – пп. 5.4.7.

ПДВ. Оскільки всі ці витрати пов'язані з господарською діяльністю, то сума сплаченого (нарахованого) ПДВ може бути включена до складу ПК (пп. 7.4.1 Закону про ПДВ).

Особливість нарахування ПДВ по послугах, що надаються споживачам, полягає у тому, що треба визначати звичайні ціни. Але визначити звичайну ціну на готельні послуги неважко, оскільки опублікована ціна і є звичайною (пп. 1.20.3 Закону про прибуток).

Формений одяг

Найбільше проблем викликає віднесення до валових витрат вартості форменого одягу.

Згідно з пп. 5.4.1 Закону про прибуток до валових витрат включаються тільки витрати на забезпечення найманих працівників спеціальним одягом, взуттям, обмундируванням, що необхідні для виконання професійних обов'язків, а також продуктами спеціального харчування за переліком, що встановлюється КМУ.

Як зазначає ДПАУ у Листі N 439, тільки якщо формений одяг включений до відповідного переліку спецодягу та передбачений відповідними галузевими нормами, його вартість можна відносити на ВВ готелю.

Однак ніякого спеціального переліку для працівників готелів немає. Тому, якщо зважати на думку ДПАУ, вартість форменого одягу працівників готелю до валових витрат не потрапить.

Між тим для готелів другої – п'ятої категорії формений одяг — необхідна передумова роботи персоналу (ДСТУ-4). Та й у пп. 5.4.1 йдеться, на мій погляд, про спецодяг, обмундирування, що необхідні для виконання професійних обов'язків, а згаданий перелік стосується тільки спецхарчування. У такому разі вартість форменого одягу повинна відноситися до складу валових витрат готелю.

Окрім того, вважаю, що зазначені витрати можна також віднести до валових на підставі пп. 5.2.1 Закону про прибуток – як суми будь-яких витрат, сплачених (нарахованих) протягом звітного періоду у зв'язку з підготовкою, організацією, веденням виробництва, продажем продукції (робіт, послуг) і охороною праці. Рекомендую при цьому видавати наказ по готелю, у якому:

1) зазначати, що формений одяг видається у тимчасове користування таким-то працівникам для виконання ними своїх професійних обов'язків згідно з вимогами ДСТУ-4;

2) обумовлювати особливості його використання (строк носіння, порядок повернення тощо).

Такий документ буде додатковим підтвердженням «валововитратності» форменого одягу.

ПЗ з ПДВ при передачі форменого одягу працівникам не нараховуються, оскільки немає операції поставки товарів у розумінні п. 1.4 Закону про ПДВ.

Бухгалтерський облік

Я вже зазначав, що бухгалтерський облік в готелях доцільно вести у розрізі підрозділів із застосуванням субрахунків третього порядку. Наприклад, доходи та витрати за номерним фондом обліковувати із застосуванням субрахунків 70311 та 2311, комп'ютерного клубу – 70323 та 2323 тощо.

Причому окремі специфічні складові витрат відображаються у встановленому для них порядку. Скажімо, вартість придбаних ліцензії та сертифікатів* відноситься до нематеріальних активів та враховується на субрахунку 127 «Інші нематеріальні активи» (те саме щодо ліцензій зазначає Мінфін у Листі N 2966). Амортизація нараховується за дебетом рахунка 92 «Адміністративні витрати» та кредитом субрахунка 133 «Накопичена амортизація нематеріальних активів».

Бухгалтерський та податковий облік у готелі покажу на умовному числовому прикладі (дані за звітний місяць), (грн.)

N

п/п

Зміст господарської операції Бухгалтерський облік Податковий облік
Дт Кт Сума ВД ВВ
1 Отримані аванси заосновні готельні послуги (проживання) при поселенні в готелі 301 681 36 000 30 000
2 Нараховані ПЗ з ПДВ 643 641 6 000
3 Отримана плата за додаткові послуги (відвідування комп'ютерного клубу) 301 681 5 400 4 500
4 Нараховані податкові зобов'язання з ПДВ 643 641 900
5 Оформлений документ, що підтверджує надані послуги (ф. N 4-г «Рахунок») 361 70311 70323 36 000 5 400
6 Списані розрахунки за ПЗ з ПДВ 70311 70323 643 6 000 900
7 Списані на фінансовий результат доходи від продажу послуг 70311 70323 791 30 000 4 500
8 Зараховані заборгованості 681 361 41 400
9 Списані витрати на утримання номерного фонду 2311 63, 65, 66 тощо 18 000 18 000
10 Нарахована амортизація на номерний фонд 2311 131 2 000 *
11 Списані витрати на утримання комп'ютерного клубу 2323 63, 65, 66 тощо 3 300 3 300
12 Списані адміністративні витрати 92 63, 65, 66 тощо 5 000 5 000
13 Списані на собівартість реалізації витрати на утримання номерного фонду та комп'ютерного клубу 903 2311 2323 20 000 3 300
14 Списані на фінансовий результат собівартість реалізації та адміністративні витрати 791

903

92

23 300 5 000

Перелік документів

1. ЦК – Цивільний кодекс України від 16.01.03 p. N 435-IV.

2. Закон про ліцензування – Закон України від 01.06.2000 р. N 1775-ІІІ «Про ліцензування певних видів господарської діяльності».

3. Закон про туризм – Закон України від 15.09.95 р. N 324/95-ВР «Про туризм».

4. Декрет N 56 – Декрет КМУ від 20.05.93 р. N 56-93 «Про місцеві податки і збори».

5. ДСТУ-4 – ДСТУ 28681.4-95 «Туристсько-екскурсійне обслуговування. Класифікація готелів».

6. Перелік N 28 – Перелік продукції, що підлягає обов'язковій сертифікації в Україні, затверджений Держспоживполітики від 01.02.05 р. N 28.

7. Наказ N 230 – наказ Держбуду від 13.10.2000 р. N 230 «Про затвердження форм документів первинного обліку та Інструкції про порядок ведення документообігу при наданні готельних послуг у ДП «Укркомунобслуговування».

8. Порядок N 297 – Порядок надання послуг з тимчасового розміщення (проживання), затверджений постановою КМУ від 15.03.06 р. N 297.

9. Правила N 19 – Правила користування готелями й аналогічними засобами розміщення та надання готельних послуг, затверджені наказом Держтурадміністрації від 16.03.04 р. N 19.

10. Правила N 37/1 – Правила обов'язкової сертифікації готельних послуг, затверджені наказом Держстандарту від 27.01.99 р. N 37.

11. Правила N 37/2 – Правила обов'язкової сертифікації послуг харчування, затверджені наказом Держстандарту від 27.01.99 р. N 37.

12. Лист N 439 – лист ДПАУ від 22.01.04 р. N 439/6/15-1116.

13. Лист N 12966 – лист Мінфіну України від 20.06.06 р. N 31-34000-10-25/12966 («Баланс», 2006, N 33).

ОТКРЫТЬ САМ ДОКУМЕНТ В НОВОМ ОКНЕ