Номенклатура материалов, в которой указаны цены за единицу учитываемых материалов, называется номенклатурой-ценником. Он представляет собой систематизированный перечень материалов, применяемых на предприятии, и используется в качестве справочника всеми отделами предприятия (отдел материально-технического снабжения, бухгалтерия, финансовый и т.д.)
Для обеспечения сохранности и предупреждения хищения, порчи, недостач все поступающие на предприятие товарно-материальные запасы передаются под отчет материально-ответственным лицам, с которыми заключены договоры о полнойматериальной ответственности.
Товарно-материальные запасы предприятия учитываются в местах хранения в натуральном выражении. Бухгалтерия предприятия осуществляет учет движения товарно-материальных запасов в количественном и денежном выражении.
Первичные документы на поступление и отпуск товарно-материальных запасов передаются заведующими складами (кладовщиками) в бухгалтерию в сроки, установленные бухгалтерией для каждого склада применительно к объему операций, но не позже последнего дня месяца. Бухгалтер по товарно-материальным запасам отражает все случаи приобретения и выбытия ТМЗ на основании:
- накладных и приходного ордера, выписанных материально-ответ-ственным лицом, принявшем товарно-материальные запасы, акта о приеме;
- счетов-фактур;
- товарно-транспортных накладных;
- накладных или требований на отпуск.
Для сокращения номенклатуры товарно-материальных запасов и упрощения учета в отдельных случаях однородные и близкие по своим свойствам материалы могут объединяться в единый номенклатурный номер.
На каждый номенклатурный номер товарно-материальных запасов открывается отдельная карточка, которая передается из бухгалтерии на склад в полузаполненном виде. В полученных карточках кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки). Записи в карточки производят на основании первичных документов (Приложение 3).
Бухгалтерия в установленные сроки осуществляет непосредственно на складах проверку правильности записей и вывода учетных остатков в карточках. О проведении сверки бухгалтер расписывается в специальной графе карточки. Приемку документов, оформляющих движение товарно-материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании «Реестра приемки-передачи документов», составленного материально ответственными лицами в одном экземпляре.
О выявленных недостатках и нарушениях в работе материально ответственных лиц, а также о результатах выборочных проверок и проведенном инструктаже работник бухгалтерии должен информировать главного бухгалтера.
Поступившие от материально ответственных лиц склада документы передают на таксировку, предварительно скомплектовав их в пачки и снабдив сопроводительными ярлыками. Первые экземпляры документов используют для дальнейшей учетной обработки, а вторые - остаются в местах хранения материалов, расположенные по группам запасов и номенклатурным номерам. Их используют для справочных целей и выверки данных учета на складе и в бухгалтерии.
После таксировки данные документов группируются по установленным на предприятии учетным группам (металлы, лесоматериалы и т.п.) в накопительной ведомости синтетического учета материалов, которую ведут по приходу и расходу товарно-материальных запасов. В этой ведомости по каждой группе материалов указывают в суммовом выражении остаток на начало месяца из ведомости за прошлый месяц, приход и расход материалов по группе за месяц из реестров приемки-передачи документов за текущий месяц, и находят остаток на конец месяца по каждому синтетическому счету и группе материалов. Накопительная ведомость используется для сверки данных бухгалтерского и складского учета, который ведется в карточках учета материалов и ведомости учета остатков материалов.
Ведомость учета остатков материалов в течение месяца хранится в бухгалтерии и используется там для получения сведений об остатках материалов. В конце месяца ведомость передается из бухгалтерии на склад, где заведующий складом (кладовщик) проставляет в нее остатки товарно-материальных запасов на конец отчетного месяца, заверяя их своей подписью. Ведомость остатков материалов 1-3 числа следующего за отчетным месяца из склада возвращается в бухгалтерию на таксировку и подсчет итогов по группам и счетам по учету материальных запасов (Приложение 4).
В хозяйственном процессе средства предприятия совершают кругооборот, все фазы которого подчинены единой цели - извлечению доходов от производственно-хозяйственной деятельности.
В процессе производственно-хозяйственной деятельности (при эксплуатации оборотных производственных фондов) предприятие нуждается в денежных средствах, необходимых для изготовления продукции, закупки сырья и материалов, выплаты заработной платы и так далее, а затем в средствах, которые требуются на ее реализацию.
Таким образом, хозяйственные процессы берут свое начало со стадии снабжения предприятия ресурсами для производства продукции. Цель создания запасов на предприятии - образование определенного буфера между последовательными поставками материалов, сырья, комплектующих и исключение необходимости непрерывных поставок.
Первичные документы по поступлению и расходу материальных запасов являются основой организации их учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль над движением, сохранностью и рациональным использованием товарно-материальных запасов.
Организация первичного учета операций по снабжению осуществляет бухгалтер-материалист, деятельность которого регулируется графиком документооборота, сопровождающего процесс снабжения предприятия товарно-материальными запасами.
Документооборот, сопровождающий поступление товарно-материальных запасов, зависит от способа их получения на склад предприятия.
Приемку материальных запасов со склада поставщика осуществляет материально-ответственное лицо предприятия-покупателя товарно-материальных запасов. Как правило, на складе поставщика товарно-материальные запасы получают в том случае, если поставщик и покупатель находятся в одном населенном пункте или когда необходимо проверить качество товарно-материальных запасов.
Для получения товаров со склада поставщика материально ответственному лицу выдается доверенность. Доверенностью признается письменное уполномочие одного лица (доверителя) для представительства от его имени, выдаваемое им другому (поверенному).
Журнал учета выданных доверенностей хранится у лица, ответственного за выдачу и регистрацию доверенностей.
Доверенности выдают лицам, с которыми заключен договор о материальной ответственности. Если доверенность выдается работнику, с которым договор не заключен, то с него берется разовая подписка о материальной ответственности. Срок действия выдаваемой доверенности устанавливается предприятием.
Доверенность, независимо от срока ее действия, передают отправителю при первом получении товарно-материальных запасов.
Материально ответственное лицо, получившее доверенность, на следующий день, после каждого получения товарно-материальных запасов независимо от того, получены ли они по доверенности полностью или частями, представляет в бухгалтерию документы о выполнении поручении и о сдаче товарно-материальных запасов на склад. Материально ответственному лицу, не отчитавшемуся в использовании доверенности по истечении срока ее действия, новые доверенности не выдают.
При лишении поверенного прав на получение товарно-материальных запасов доверенность изымают, а отправителя извещают об аннулировании доверенности. Неиспользованные доверенности возвращают доверителю на следующий день по истечении срока доверенности.
При возвращении неиспользованной доверенности в журнале учета выданных доверенностей или в корешке доверенности производят отметку «не использована». Такие доверенности хранятся до конца отчетного периода у лица, ответственного за их выдачу и регистрацию. По окончании отчетного периода неиспользованные доверенности аннулируют.
При доставке материальных запасов на склад покупателя автотранспортом поставщика материально ответственное лицо покупателяпринимают у экспедитора поставщика материальных запасов по количеству мест и массе брутто и сопоставляет их с данными товарно-транспортной накладной, заполненной в двух экземплярах.
В случае, если недостачи или другие расхождения (количество, вес, сорт, качество и т.п.) фактического наличия материальных запасов с данными товарно-транспортной накладной не обнаружено, материально ответственное лицо, принявшее материальные запасы подтверждает приемку штампом предприятия и росписью в товарно-транспортной накладной. Один экземпляр накладной остается у материально ответственного лица, получившего материальные запасы, а второй возвращается лицу, доставившему материальные запасы на склад покупателя.
Акт о приемке материалов применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов. Акт о приемке материалов (в двух экземплярах) составляет комиссия, в состав которой входят: материально-ответственное лицо и представитель отправителя (поставщика) или представитель незаинтересованной организации. После приемки запасов акты с приложением документов (товарно-транспортных накладные и т.д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных запасов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику (Приложение 5).