– операції проведені тільки за загальним та/або спеціальним дозволом керівництва банку;
– операції відображені та оцінені згідно з вимогами облікової політики банку;
– система аналітичного обліку дає змогу відстежувати використання ресурсів та рух активів банку;
– розпорядження активами здійснюється лише в межах встановлених повноважень;
– інвентаризація активів та зобов'язань (балансових та позабалансових) проводиться з певною регулярністю, а виявлені недоліки усуваються належним чином.
Попередній контроль передбачає перевірку відповідності операції вимогам законодавства України, наявності відповідних дозволів і лімітів.
Порядок проведення попереднього, поточного та подальшого контролю визначається банком (службою бухгалтерського обліку) самостійно. Тобто банк самостійно встановлює перелік операцій, які вимагають додаткового контролю, визначає обсяг та частоту перевірок окремих ділянок роботи працівників бухгалтерської служби, порядок здійснення логічного та арифметичного контролю за достовірністю звітності.
Попередній, поточний контроль здійснює працівник банку, який, виходячи зі змісту документів, наданих в електронному або паперовому вигляді, перевіряє правильність їх оформлення і наявність порушень процедур бухгалтерського обліку.
Якщо операції за рахунками підлягають додатковому контролю, виконавець передає необхідні документи контролюючому працівникові. Контролюючий працівник, перевіривши правильність оформлення операції, підписує їх. Після додаткового контролю документ передається виконавцю для відображення операції за відповідними рахунками.
Адміністративний (внутрішній) контроль – це сукупність процедур, згідно з якими керівництво банку делегує свої повноваження, зокрема такі:
– збереження цінностей та активів;
– безпека працівників банку;
– ефективність, продуктивність та безпека процедур обробки інформації;
– наявність процедур, які чітко розмежовують завдання та відповідальність служб і працівників банку.
Адміністративний (внутрішній) контроль включає попередній, поточний та подальший контроль, та передбачає перевірку правильності фінансової операції до та після її проведення з метою забезпечення її відповідності встановленим правилам.
До системи адміністративного контролю належать такі елементи:
– організаційна структура банку;
– методи закріплення повноважень та обов'язків;
– методи контролю, що застосовуються керівництвом для проведення моніторингу результатів роботи, включаючи внутрішній аудит;
– принципи та практика у сфері трудових ресурсів;
– система бухгалтерського обліку;
– принципи бухгалтерського обліку та процедури контролю.
Таким чином, структура адміністративного контролю складається з організаційної схеми та всіх прийнятих керівництвом принципів і процедур.
Адміністративний контроль передбачає розподіл повноважень між працівниками банку таким чином, щоб жоден працівник банку не зміг зосередити в своїх руках всі необхідні для здійснення повної операції повноваження (прийом, оплата, зберігання).
Для цього операційний цикл будь-якої операції має передбачати такі етапи:
– дозвіл на операцію;
– облік;
– здійснення платежів;
– контроль операцій;
– аудит дотримання правил та процедур проведення операцій та їх бухгалтерського обліку.
Фінансова (бухгалтерська) звітність – це система взаємопов'язаних узагальнювальних показників, що відображають фінансовий стан банку та результати його діяльності за звітний період.
Метою складання фінансової звітності є надання повної, правдивої та неупередженої інформації про фінансовий стан і діяльність банку користувачам для прийняття економічних рішень.
Фінансова звітність включає: баланс, звіт про фінансові результати, звіт про рух грошових коштів, звіт про власний капітал та примітки до звітів (додатки залежно від потреб користувачів).
Фінансова звітність складається на основі даних бухгалтерського обліку. Фінансова звітність має включати інформацію, яка є суттєвою та своєчасною для користувачів, виходячи з принципів безперервності, нарахування, обачливості, превалювання суті над формою та інших принципів міжнародних стандартів бухгалтерського обліку.
Інформація, що наведена у фінансовій звітності, має відповідати таким якісним характеристикам:
– зрозумілість інформації, що подається у фінансових звітах для користувачів. Припускається, що користувачі мають відповідні знання з бізнесу, економічної діяльності та бухгалтерського обліку;
– доречність інформації, яка впливає на прийняття економічних рішень користувачів, дає змогу оцінити ними події чи скоригувати їх оцінки, зроблені в минулому;
суттєвість інформації, тобто її відсутність або викривлення, може вплинути на економічні рішення користувачів звітності. У фінансових звітах має відображатись уся істотна інформація;
– достовірність інформації – це відсутність суттєвих помилок та упередженості і відображення дійсного стану справ;
– правдивість подання інформації – це реальне відображення операцій та інших подій, результатом яких є зміна активів, зобов'язань або капіталу банку на дату звітності;
– нейтральність інформації – це відсутність в інформації упередженості. Фінансові звіти не є нейтральними, якщо в результаті відбору або викладу інформації вони впливають на прийняття рішення або на судження з метою досягнення заздалегідь визначеного результату;
– зіставність інформації, тобто можливість порівнювати фінансові звіти за різні періоди для того, щоб визначати тенденції змін у фінансовому стані та результатах діяльності банку. Передумовою зіставності є наведення відповідної інформації попереднього періоду та розкриття інформації про облікову політику і її зміни;
– своєчасність інформації свідчить про те, що несвоєчасне подання фінансової звітності може призвести до втрати доречності та достовірності інформації. Для досягнення оптимального співвідношення між доречністю та достовірністю потрібно брати до уваги задоволення потреб користувачів, які приймають економічні рішення.
Управлінська звітність – це звітність про стан та результати діяльності банку, яка використовується керівництвом (Правлінням банку) для планування, контролю та прийняття відповідних управлінських і економічних рішень. Метою управлінської звітності є надання можливості оперативно управляти банківськими ресурсами та оцінювати ризики.
Періодичність і рівень деталізації управлінської інформації залежить від внутрішньої організації банку та вимог менеджменту. Зміст звітів може змінюватися залежно від користувача та їх призначення. Рекомендованими формами управлінської звітності можуть бути:
– звіт про зміни в балансі;
– аналіз змін статей балансу;
– звіт про зміни доходів та витрат;
– аналіз змін доходів та витрат;
– зведений фінансовий звіт;
– звіт про зміни капіталу;
– аналіз процентної дохідності та збитковості;
– звіт про позабалансові ризики;
– звіт про активи, придбані для подальшого продажу (в якому передбачена вартість їх придбання та поточна оцінка можливої ціни реалізації);
– звіт про зміни вартості портфеля інвестиційних цінних паперів;
– звіт про забалансові зобов'язання (у географічному, галузевому або іншому розрізі);
– звіт про прострочені кредити та інші активи (векселі тощо), розмір відповідних резервів та пояснень стосовно їх розрахунку. (Кредити та інші активи мають бути оцінені без понижуючих коефіцієнтів, передбачених нормативними документами Національного банку);
– звіт про платоспроможність (достатність капіталу) та ліквідність.
Ведення податкового обліку дає змогу складати податкову звітність. Порядок ведення податкового обліку банки визначають самостійно. Цей порядок має бути відокремлений від фінансового обліку та передбачати можливість внесення змін у будь-які операції, визначені Законом України «Про оподаткування прибутку підприємств» та іншими законодавчими актами з питань оподаткування, не порушуючи методику фінансового обліку.
При обліку валових доходів та валових витрат доцільно вести податковий облік, використовуючи VIII клас «Управлінський облік» Плану рахунків бухгалтерського обліку або окрему підсистему з відкриттям рахунків у розрізі статей податкової декларації та додатків до неї.
Порядок складання декларації про прибуток банківської установи та інших форм звітності з питань оподаткування встановлюється Державною податковою адміністрацією України.
Бухгалтерський облік операцій в комерційному банку виконується згідно наступних основних нормативно – методологічних документів Національного банку України:
6. Інструкція з бухгалтерського обліку операцій в іноземній валюті та банківських металах у банках України [8].
7. Правила бухгалтерського обліку операцій з документарними акредитивами в розрахунках за зовнішньоекономічними операціями в банках України [22].
8. Правила бухгалтерського обліку операцій довірчого управління в банках України [23].
9. Інструкція з бухгалтерського обліку операцій з готівковими коштами та банківськими металами в банках України [9].
10. Інструкція з бухгалтерського обліку основних засобів і нематеріальних активів банків України [10]
11. Інструкція з бухгалтерського обліку кредитних, вкладних (депозитних) операцій та формування і використання резервів під кредитні ризики в банках України [11].