Контрольная работа по делопроизводству
Введение
Делопроизводствоесть документирование деятельности организации (предприятия), основанное на научной организации с применением современной техники.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат. В организациях с небольшим документооборотом те же функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.
«Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль над соблюдением установленного порядка работы с документами... осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления» - таковы функции службы документоведения в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ 27 января 2006 г. № 7418.
Для того чтобы разобраться в многообразии документов, разработаны определенные правила их составления, оформления, формы и методы работы с документами.
Для всех организаций, учреждений, предприятий Российской Федерации независимо от формы собственности или функций установлены единые требования по составлению и оформлению документов и работе с ними. Эти требования изложены в основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству, номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению делопроизводства.
1. Табель форм применяемых документов
Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности (управлении, финансах и т. п.).
УСД необходимы:
- для сокращения объемов документов;
-снижения затрат на составление и обработку документов.
В РФ разработаны следующие унифицированные системы:
• организационно-распорядительной документации;
• банковской документации;
• финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций;
• отчетно-статистической документации;
• учетной и отчетной документации предприятий;
• документации по труду;
• документации Пенсионного фонда РФ.
2. Табель унифицированных форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними.
Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:
• по функциям и задачам (руководство, планирование, отчетность и т. п.);
• структурным подразделениям.
Таблица 1 - Табель унифицированных форм документов министерства
| №п/п | НаименованиеФормы документа | Датаутверждения | Периодичностьиздания | Структурн. Подразделение, отв. За подготовку | С кем согласовывается | примечания |
Табель может дополняться графами:
• код формы документа по классификатору;
• ответственный за контроль исполнения;
• годовой тираж бланков и др.
Составление табеля, внесение в него изменений и дополнений, методическое обеспечение и контроль за его применением возлагаются на службу делопроизводства организации.[5, 19c]
2. «Должностная инструкция». Содержание документа и состав реквизитов
Должностная инструкция- нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.
Должностная инструкция это один из важных документов, с которым должны знакомить работника при переходе на другую должность, например, согласно Федеральному закону от 31.07.1995 № 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации" государственный служащий имеет право на ознакомление с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются:
- при разрешении спорных ситуаций между работодателем и работником;
- с целью разделения труда между персоналом;
- для повышения ответственности за порученный участок работы.
Должностная инструкция:
- разрабатывается - руководителем структурного подразделения;
- визируется - юрисконсультом предприятия и кадровой службой;
- утверждается - руководителем предприятия или заместителем директора, курирующим это подразделение, или вводится приказом. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия.
Должностная инструкция должна иметь:
• наименование министерства (если является отраслевой);-
- наименование организации, разработавшей инструкцию;
- наименование вида документа;
- дату;
- номер;
- заголовок к тексту;
- гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится);
- текст;
- подписи составителей;
- печать (при необходимости);
- визы.
Текст должностной инструкции содержит следующие разделы:
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Служебное взаимодействие.
В разделе 1 (Общие положения) устанавливаются: область деятельности работника; порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия; квалификационные требования; подчиненность работника; должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности.
В разделе 2 (Функции) перечисляются основные направления деятельности работника.
В разделе 3 (Должностные обязанности) должны быть определены конкретные виды работ, выполняемых работником. В разделе 4 (Права) устанавливаются права, необходимые работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
В разделе 5 (Ответственность) указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник.
В разделе 6 (Служебное взаимодействие) устанавливается круг служебных связей, регулируются производственные контакты между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать порядок предоставления отчетов, планов, других документов, периодичность предоставления отчетной информации и т. п. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах: первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй - у руководителя подразделения, третий - у работника.[5, 54c]
3. Информационно-справочные документы: их содержание и значение
Справочно-информационные документысодержат информацию о фактическом состоянии дел для принятия организационно-правовых и распорядительных документов.
К справочно-информационным документам относятся служебные письма, справки, докладные и объяснительные записки, акты, протоколы и др.
Эти документы являются одним из источников информации, носят вспомогательный характер по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
Служебное письмо
Письмо - самый распространенный вид служебных документов.
Именно письма являются средством связи организации с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии и тому подобное.
Служебное письмо- обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну группу в связи со способом передачи текста (пересылаются почтой, телеграфом, факсом или другим способом).
Поэтому так важно, чтобы служебное письмо, с одной стороны, отвечало своему практическому назначению и имело юридическую силу, а с другой стороны, отвечало всем требованиям этики деловой переписки.
Для писем установлен специальный бланк - бланк письма.
В состав служебного письма могут входить следующие реквизиты:
- Государственный герб Российской Федерации;
- герб субъекта Российской Федерации;
- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
- код организации;
- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- код формы документа;
- наименование организации;
- справочные данные об организации;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
- адресат;
- резолюция;
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения;
- подпись;
- гриф согласования документа;
- визы согласования документа;
- оттиск печати;
- отметка об исполнителе;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка о поступлении документа в организацию;
- идентификатор электронной копии документа.
К служебному письмупредъявляются те же требования, что и к составлению других ОРД на основе ГОСТЯ 6.30-2003.