В історії дипломатії склались різні класи глав дипломатичних представництв, які мали відповідно неоднакові представницькі функції.
За Віденським регламентом 1815 р. виділяють три класи дипломатичних представництв, причому лише представники першого класу (посли і нунції) вважалися "представниками своїх володарів", тобто монархів і Папи Римського. Оскільки право призначати послів визнавалося лише за великими державами, решта держав і навіть монархії, а також держави з республіканською формою правління могли бути акредитовані лише на рівні посланника (другий клас). Повірені у справах (третій клас) були уповноважені при міністрах закордонних справ і, відповідно, забезпечували представництво на нижчому рівні.
Передбачений Аахенським протоколом 1918 р. проміжний (між другим і третім класами) клас міністрів-резидентів, які також акредитувалися при главах держав, на початку XX ст. фактично перестав існувати.
Сьогодні Віденською конвенцією 1961 р. передбачено три класи глав представництв:
1) клас послів і нунціїв, які акредитуються при главах держав, та інших глав представництв еквівалентного рангу;
2) клас посланників та інтернунціїв, які акредитуються при главах держав;
3) клас повірених у справах, які акредитуються при міністрах закордонних справ.
У Конвенції зазначається, що між главами представництв не може бути жодної різниці через їх приналежність до того чи іншого класу, інакше як щодо старшинства та етикету (п. 2 ст. 14).
Клас дипломатичного представника переважно збігається з його рангом, відповідно в дипломатичній практиці ці поняття взаємозамінюються.
Якщо пост глави представництва вакантний або якщо глава представництва не може виконувати свої функції, тимчасово виконуючим обов'язки глави представництва є тимчасово повірений у справах. При відкритті представництва він може очолювати його до прибуття посла або посланника на початку його діяльності. Повірений у справах виконуєобов'язки представника на час його хвороби чи тимчасового від'їзду, а також у період між від'їздом попереднього і прибуттям нового.
У дипломатичній практиці прийнято, що тимчасово повірений у справах не повинен починати нові справи, він лише продовжує попередні згідно з вказівками глави представництва, якщо він тимчасово відсутній. В інших випадках він має підтримувати тісний контакт зі своїм Міністерством закордонних справ.
Порядок призначення дипломатичних представників регулюється нормами національного та міжнародного права. Призначення дипломатичного представника здійснюється главою держави й від його імені згідно з існуючою конституційною практикою держав.
Беручи до уваги привілейоване становище, яке посідають глави дипломатичних представництв в іноземній державі, надзвичайно важливо правильно визначити, з якого моменту починається здійснення ними своїх виняткових повноважень. Процедура призначення глави дипломатичного представництва називається акредитуванням і складається із декількох стадій:
1. Підбір кандидатури посла або посланника.
2. Запит агреману.
3. Видання акта внутрішнього права, яким оформляється призначення.
4. Одночасне (в обох столицях) офіційне повідомлення у пресі про призначення, яке відбулося.
5. Видача вірчих грамот.
6. Попередня зустріч із міністром закордонних справкраїни перебування після прибуття посла або посланник і подання йому копії вірчих грамот.
7. Вручення під час офіційної церемонії вірчих грамот главі держави перебування.
Оскільки підбір кандидатури посла або посланника регламентується внутрішньодержавним правом, значний інтерес становить інститут агреману, який регламентується нормами міжнародного права.
Інститут агреману є виразником інтересів обох сторін — акредитуючої і приймаючої держави або міжнародної організації Ст. 4 Віденської конвенції про дипломатичні зносини від 18 квітня 1961 р. встановлює: "Акредитуюча держава повинна переконатися в тому, що держава перебування дала агреман на ту особу, яку вона має намір акредитувати як главу представництва в цій державі. Отже, держава може призначити главою дипломатичного представництва лише ту особу, яка прийнятна у приймаючій державі. Дозвіл приймаючою державою розглядається як підтвердження згоди щодо запропонованої особи".
Віденська конвенція закріпила вимогу про згоду, однак вона не містить правил щодо форми запиту згоди або форми дозволу згоди. Звідси можна зробити висновок, що форма запиту та дозволу згоди не має юридичного значення, вона може бути виражена як письмово, так і усно. При цьому таку згоду можна зажадати листом, адресованим Міністерству закордонних справ приймаючої держави, або без листа через голову місії, що займається від'їздом у державі відряджання.
Приймаюча держава має право дати згоду на власний розсуд або відмовити без зазначення причин. З цього приводу ще Гаванська конвенція 1928 р. про дипломатичних чиновників підтвердила правило, яке усталилось як міжнародний звичай, про те, що "жодна держава не може акредитувати своїх дипломатичних чиновників в інших державах без попередньої згоди останніх" (ст. 8). Віденська конвенція остаточно закріпила цю норму.
З огляду на це, в минулому деякі держави намагалися усувати причини відмови в агремані (США, Франція та Великобританія). Причиною для відмови в агремані можуть лише серйозні й об'єктивні обставини, такі як негативне ставлення претендента до держави перебування, наявністькомпрометуючих матеріалів. Інколи в дипломатичній практиці траплялися відмови в агремані жінкам або за расовими ознаками.
Треба зазначити, що теорія і дипломатична практика не виробили загальноприйнятих критеріїв відмови в агремані. Якщо узагальнити існуючу практику з цього питання, можна виділити дві групи критеріїв:
— перша група стосується особи кандидата, його минулого і ставлення до приймаючої держави;
— друга група випливає з існуючих відносин між державами й не стосується особи кандидата на посаду глави дипломатичного представництва.
У минулому Великобританія, виступаючи з позиції великої держави, призначала послів без попереднього отримання агреману від приймаючої держави. Ця негативна практика зрештою призвела до певних наслідків. Зокрема, російський цар Микола І не дав згоди на прийом британського посла у 1832 р., позаяк він був призначений без попереднього запиту агреману. А тому Великобританія, демонструючи своє явне невдоволення, не заповнювала цю вакансію аж до 1835 р., мотивуючи це тим, що її уряд має "виняткове право" вибирати своїх дипломатичних представників при дворах.
Запит агреману та його отримання здійснюється черездипломатичні канали, через МЗС та посольства держав-контрагентів. Якщо отримано негативну відповідь або не отримано взагалі, всю процедуру проводять заново доти, доки небуде отримано згоди на нову кандидатуру. Лише тоді вчиняються відповідні дії, що випливають з факту вибору кандидатури на посаду глави представництва. Зазвичай, позитивному розв'язанні питання, відповідь надходить упродовж місяця. .
Враховуючи конкретні обставини, акредитуюча держава може акредитувати главу представництва або призначити будь-якого члена дипломатичного персоналу в одну або декілька держав, якщо при цьому немає заперечень з боку будь-якої із держав перебування. Якщо держава акредитує главу представництва в одній або декількох інших державах, то вона може заснувати дипломатичні представництва, які очолюватимуть тимчасово повірені у справах у кожній державі, де глава представництва не має постійного місця перебування. У цьому випадку таке дипломатичне представництво називається місією. У 2000 р. Україна мала дипломатичні місії в Нідерландах і Данії, які входили відповідно до Посольств України в Бельгії та Швеції. Згідно зі ст. 5 Віденської конвенції про дипломатичні зносини, глава представництва або будь-який член дипломатичного персоналу представництва може діяти як представник акредитуючої держави при будь-якій міжнародній організації.
Дипломатична практика, яка існує сьогодні, вимагає повного збереження у таємниці факту запиту агреману. Такий порядок зумовлений тим, що розголошення відомостей про факт запиту агреману і, особливо, при відмові в наданні агреману, може призвести до певних негативних наслідків, а інколи навіть ускладнити відносини між двома державами. Треба зазначити, що відмова у наданні агреману стосується лише особи дипломатичного агента і в жодному разі не стосується підтвердження або перегляду досягнутої угоди між державами про встановлення дипломатичних відносин.
Запит агреману не поширюється на інших членів персоналу представництва, оскільки їх, згідно зі ст. 7 Віденської конвенції, акредитуюча держава може призначати на свій розсуд. Що стосується військових, морських та авіаційних аташе, то держава перебування може запропонувати, щоб прізвищаповідомлялися на її схвалення заздалегідь.
Після отримання агреману та юридичного оформлення призначення відповідно до конституційної процедури акредитуючої держави посол або посланник, яких скеровують закордон у конкретну державу за місцем призначення, отримують особливий документ, який в дипломатичній практиці має назву вірчі грамоти. Вірчі грамоти підписуєглава держави, що призначає дипломатичного представника; вони адресовані главі держави, що приймає дипломатичного представника. За змістом, вірчі грамоти — це документ, який засвідчує представницький характер дипломатичного представника і дає право на його акредитацію в іноземній державі. Вірчі грамоти мають характер загальних повноважень дипломатичного представника, чинних упродовж усього періоду його перебування на посаді з усіх питань, що випливають із основних функцій представництва.