Деталізація процесу 2 “Формування результатних документів” за допомогою діаграми другого рівня наведена в додатку 6. В результаті декомпозиції даного процесу одержуємо наступні дрібніші процеси:
- формування оборотних відомостей (процес 2.1);
- формування узагальнених оборотних відомостей (процес 2.2);
- формування сальдових відомостей (процес 2.3);
- формування узагальнених сальдових відомостей (процес 2.4);
- формування журнала-ордера (процес 2.5);
- формування акту звірки (процес 2.6).
Дані про операції є вхідними для процесів 2.1, 2.3, 2.5 та 2.6, на виході яких формуються відповідно оборотні відомості, сальдові відомості, журнал-ордер та акт звірки. Оборотні і сальдові відомості є вхідними даними відповідно для процесів 2.2 та 2.4, в яких формуються узагальнені відомості.
Процес 3 “Друк і передача результатних документів” не вимагає деталізації.
Для висвітлення технології рішення даної задачі у системі, що проектується і для порівняння її з існуючою технологією, систему зручно представити у вигляді техпроцесу, який зображено в додатку 7. При оприбуткуванні товару дані з накладних вводяться в пам’ять ЕОМ. В процесі введення даних ідбувається їх перевірка на правильність, повідомлення про помилки (якщо вони виявлені) виводяться на екран монітора, і процедура вводу повторюється. Після того, як дані введені і перевірені, вони записуються на жорсткий диск ЕОМ в наступні файли: “Журнал операцій”, “Партнер” та “Товар”.
Аналогічно здійснюється ввід даних з платіжних доручень і корекція помилок при оплаті рахунку. В цьому випадку дані записуються на жорсткий диск ЕОМ у файли “Журнал операцій” і “Платіжні доручення”.
В результаті наступних етапів формуються результатні документи, для чого використовується інформація з файлу “Журнал операцій”. Це етапи: “Формування журнала-ордера”, “Формування оборотно-сальдових відомостей” і “Аналіз оплати і оприбуткування”.
2.2 Математично-алгоритмічне забезпечення
При роботі система використовує ряд показників, які зручно представити у вигляді таблиць, виділивши реквізити-основи і реквізити-ознаки (див. таблицю 1 і таблицю 2).
Таблиця 1. Реквізити-основи
| Показник | Назва реквізиту | Позначення у файлі |
| R1 | Сальдо дебетове на початок місяця | SDP |
| R2 | Сальдо дебетове на кінець місяця | SDK |
| R3 | Сальдо кредитове на початок місяця | SKP |
| R4 | Сальдо кредитове на кінець місяця | SKK |
| R5 | Дебетовий оборот | OD |
| R6 | Кредитовий оборот | OK |
| R7 | Загальний дебетовий оборот | ZOD |
| R8 | Загальний кредитовий оборот | ZOK |
| R9 | Сума операції | O |
| R10 | Сума операцій | SO |
| R11 | Сума операцій по дебету | SOD |
| R12 | Сума операцій по кредиту | SOK |
| W1 | Сума | S |
| W2 | Загальна сума | SS |
| V1 | Кількість | K |
| V2 | Ціна | P |
| V3 | Проплачена сума | PS |
Таблиця 2. Реквізити-ознаки
| Показник | Назва реквізиту | Позначення у файлі |
| P1 | Товар | I |
| P2 | Постачальник | J |
| P3 | Дата | D |
| P4 | Номер накладної | N |
| P5 | Дебетовий рахунок | RD |
| P6 | Кредитовий рахунок | RK |
| P7 | Дебет рахунка № 60 | RRD |
| P8 | Кредит рахунка № 60 | RRK |
| P9 | Місяць | M |
| P10 | Дата початку місяця | DP |
| P11 | Дата кінця місяця | DK |
| P12 | Дата оплати | Z |
Граф взаємозв’язку показників зображений в додатку 8.
Розглянемо кожен з використовуваних в системі показників і наведемо формули, за якими вони обчислюються:
1)
– сума товару i, поставленого постачальником j на дату d за накладною n.
, (1)
де: – кількість товару i, поставленого постачальником j на дату d за накладною n;
– ціна товару i, поставленого постачальником j на дату d за накладною n.
2) – загальна сума товару, поставленого постачальником j на дату d за накладною n.
. (2)
3) – сума операції по дебету рахунка rd і по кредиту рахунка rk по накладній n постачальника j на дату d.
; (3)
, (4)
де – сума, проплачена постачальнику j на дату z згідно накладної n за дату d.
4) – оборот по дебету рахунка №60 і кредиту рахунка rk по партнеру j на дату d. Показник формується шляхом вибірки без арифметичних обчислень.
5) – оборот по кредиту рахунка №60 і дебету рахунка rd по партнеру j на дату d. Формується шляхом вибірки.
6) – загальний оборот по дебету рахунка №60 по партнеру j за місяць m.
. (5)
7) – загальний оборот по кредиту рахунка №60 по партнеру j за місяць m.
. (6)
8) – сальдо на кінець місяця m по дебету рахунка №60 по партнеру j.
. (7)
9) – сальдо на кінець місяця m по кредиту рахунка №60 по партнеру j.
. (8)
10) – сальдо на початок місяця m по дебету рахунка №60 по партнеру j.
. (9)
11) – сальдо на початок місяця m по кредиту рахунка №60 по партнеру j.
. (10)
12) – сальдо на кінець місяця m по дебету рахунка №60.
. (11)
13) – сальдо на кінець місяця m по кредиту рахунка №60.
. (12)
14) – сальдо на початок місяця m по дебету рахунка №60.
. (13)
15) – сальдо на початок місяця m по кредиту рахунка №60.
. (14)
16) – сума операцій по дебету рахунка №60 і по кредиту рахунка rk.
. (15)
17) – сума операцій по кредиту рахунка №60 і по дебету рахунка rk.
. (16)
18) – сума операцій по дебету рахунка №60.
. (17)
19) – сума операцій по кредиту рахунка №60.
. (18)
2.3 Інформаційне забезпечення
До складу інформаційного забезпечення входить позамашинне та внутрішньомашинне інформаційне забезпечення.
Позамашинне інформаційне забезпечення складається з вхідних і результуючих документів. Вхідні документи служать для фіксації інформації в місці її виникнення і передачі її для обробки. В системі автоматичної обробки економічної інформації з них формуються оперативні масиви інформації. Результуючі документи - це документи, які формуються системою в результаті розв’язку задачі.
Для машинної обробки інформації необхідно провести класифікацію та кодування всіх реквізитів-ознак. Закодовані реквізити представимо у таблиці 3.
Таблиця 3. Опис класифікаторів та систем кодування
| Назва кодованої множини | Система кодування | Структура коду | Розшифрування розрядів |
| Товар | Порядкова | ХХХХ | Порядковий номер товару |
| Постачальник | Порядкова | ХХХ | Порядковий номер постачальника |
| Дата | Позиційна | ХХ.ХХ.ХХХХ | Число, місяць, рік |
| Номер накладної | Порядкова | ХХХ | Номер накладної |
| Дебетовий рахунок | Позиційна | ХХ.ХХ | Номер рахунка, номер субрахунка |
| Кредитовий рахунок | Позиційна | ХХ.ХХ | Номер рахунка, номер субрахунка |
| Місяць | Позиційна | ХХ.ХХХХ | Місяць, рік |
| Дата початку місяця | Позиційна | ХХ.ХХ.ХХХХ | Число, місяць, рік |
| Дата кінця місяця | Позиційна | ХХ.ХХ.ХХХХ | Число, місяць, рік |
| Дата оплати | Позиційна | ХХ.ХХ.ХХХХ | Число, місяць, рік |
Вхідними документами для даної задачі будуть: