Целью данного раздела является сбор всех групп издержек, которые присутствуют в изучаемой экономической модели организации и модели бизнес-процессов. Издержки должны быть собраны и распределены внутри организации на максимально низком структурном уровне. Данные по существующим издержкам можно идентифицировать с помощью интервьюирования представителей менеджмента среднего уровня.
Изучение издержек организации можно производить в нескольких направлениях. В частности в двух параллельных направлениях: изучение источников учета финансовых показателей организации, изучение категорий издержек.
К источникам учета финансовых показателей принято относить следующие виды финансовой документации: бухгалтерская документация, документация по управленческому учету, бюджетирование и т.д.
Существует несколько категорий издержек, которые могут быть определены для модели бизнес-процесса. Каждая из этих категорий представляет разнообразные характеристики отличающие их друг от друга в своем воздействии на финансовые показатели организации. Целью данной процедуры является выявление наиболее показательных групп издержек из существующей информации о финансовой деятельности.
В качестве примера можно привести несколько основных и характерных для любой коммерческой организации групп издержек.
Издержки по оплате труда. (Почасовая оплата труда, увеличения оплаты труда, премии и бонусы, плата сверхурочных, затраты на привлечение рабочей силы).
Издержки на организацию поставок как сырья и материалов, так и готовой продукции и услуг.
Аренда технологического (либо иного типа) оборудования.
Издержки на сырье и ресурсы, непосредственно используемые в производстве продукции (услуг).
Издержки на расходные материалы.
Дополнительные издержки (услуги по утилизации отходов, услуги по ремонту оборудования, охранные услуги и т.д.).
Ниже будет представлена таблица, демонстрирующая примерный план прибылей и убытков торговой организации.
Таблица Итоговая годовая аналитическая таблица издержек компании
| Период\Статьи затрат | 01.2002 | 02.2002 | 03.2002 | 04.2002 | 05.2002 | 06.2002 | 07.2002 | 08.2002 | 09.2002 | 10.2002 | 11.2002 | 12.2002 |
| Материалы и комплектующие | 15000 | 11000 | 11700 | 13000 | 12500 | 7000 | 7500 | 9660 | 12000 | 7000 | 6500 | 8000 |
| Сдельная заработная плата | 2000 | 2000 | 2000 | 2000 | 3500 | 4800 | 5000 | 6500 | 7000 | 2500 | 2000 | 2500 |
| Суммарные прямые издержки | 17000 | 13000 | 13700 | 15000 | 16000 | 11800 | 12500 | 16160 | 19000 | 9500 | 8500 | 10500 |
| Административные издержки | 5000 | 5000 | 5000 | 6000 | 6000 | 6000 | 7000 | 7000 | 7000 | 8000 | 8000 | 8000 |
| Производственные издержки | 3500 | 3500 | 3500 | 3500 | 5000 | 5000 | 5500 | 6500 | 7000 | 7000 | 7000 | 7000 |
| Маркетинговые издержки | 3700 | 4000 | 4000 | 4000 | 4000 | 4000 | 4000 | 4000 | 4000 | 4000 | 4500 | 4500 |
| Заработная плата управленческого персонала | 6000 | 6000 | 6000 | 6000 | 6000 | 6000 | 6000 | 6000 | 7000 | 7000 | 7000 | 7000 |
| Заработная плата производственного персонала | 10000 | 10000 | 10000 | 10000 | 10000 | 10000 | 10000 | 10000 | 10000 | 10000 | 10000 | 10000 |
| Заработная плата маркетингового персонала | 1000 | 1000 | 1000 | 1000 | 1000 | 1000 | 1000 | 1000 | 1000 | 1000 | 1000 | 1000 |
| Суммарные постоянные издержки | 29200 | 29500 | 29500 | 30500 | 32000 | 32000 | 33500 | 34500 | 36000 | 37000 | 37500 | 37500 |
| Итого | 46200 | 42500 | 43200 | 45500 | 48000 | 43800 | 46000 | 50660 | 55000 | 46500 | 46000 | 48000 |
Из представленной таблицы можно сделать вывод о стабильных финансовых результатах анализируемой торговой компании.
3. Перераспределение издержек по организационным элементам.
Каждый организационный элемент осуществляет одну из трех функций: управленческая, вспомогательная, производственная. Определение места возникновения издержек зависит от той или иной категории из трех функций. Группирование организационных элементов позволит точнее применять правила распределения издержек, а также предоставит возможность перераспределить издержки по группам, которые можно будет легче трансформировать в модель бизнес-процессов организации.
В нашем случае основные функции, упомянутые выше, естественным путем отражены в каждом из анализируемых организационных элементах.
Выявленные издержки группируются по следующим группам: прямые издержки, постоянные издержки, переменные издержки, косвенные издержки, полные издержки, издержки распределения.
Ниже в таблицах демонстрируется распределение издержек по структурным подразделениям организации и по группам издержек.
Таблица Распределение издержек по организационным элементам
| Организационные элементы\ Виды издержек | Департамент закупок | Департамент логистики | Правовой департамент | Департамент продаж | Департамент по работе с персоналом | Административно-хозяйственная служба | Финансовый департамент | Складское хозяйство |
| Материалы и комплектующие | 80000 | 10000 | 30860 | |||||
| Сдельная заработная плата | 5000 | 5000 | 31800 | |||||
| Суммарные прямые издержки | 0 | 85000 | 0 | 5000 | 0 | 10000 | 0 | 62660 |
| Административные издержки | 8000 | 8000 | 5000 | 15000 | 7000 | 8000 | 10000 | 17000 |
| Производственные издержки | 15000 | 10000 | 7000 | 32000 | ||||
| Маркетинговые издержки | 48700 | |||||||
| Заработная плата управленческого персонала | 12000 | 12000 | 6000 | 12000 | 8000 | 7000 | 12000 | 7000 |
| Заработная плата производственного персонала | 30000 | 20000 | 70000 | |||||
| Заработная плата маркетингового персонала | 12000 | 6000 | ||||||
| Суммарные постоянные издержки | 95700 | 60000 | 11000 | 34000 | 15000 | 35000 | 22000 | 132000 |
Суммарный годовой показатель издержек структурного подразделения «Складское хозяйство» составил – 194 660 условных единиц. Данное структурное подразделение является наиболее затратным, хотя не относится к функции «производство», т.е. напрямую не производит конечного результата (готовой продукции, прибыли). Говоря другими словами, структурное подразделение «Складское хозяйство» является центром затрат. Таким образом, для нашего анализа появился дополнительный аргумент в пользу детального изучения бизнес-процесса «Обработка заказов и отгрузка товаров со склада в магазины сети».