Сукупність та послідовність операцій формують технологічні фази, або етапи, а останні, у свою чергу, — технологію облікового, контрольного та аналітичного процесів. Кожний технологічний процес як сукупність операцій являє собою систему, що має бути впорядкована в часі і просторі. У цьому аспекті облік, контроль та аналіз можна розглядати як систему, котра потребує організації.
Структурний аспект. Бухгалтерський облік, контроль та аналіз — це колективна праця. А будь-яка колективна праця як спільна діяльність різних виконавців є системою, що підлягає впорядкуванню в часі та просторі, тобто є структурною.
Зазначений аспект передбачає формування системи бухгалтерського обліку, контролю та аналізу під впливом поділу праці, що зумовлює розбиття єдиного організму системи на окремі, якісно своєрідні та самостійні частини.
У кожному господарстві бухгалтерський облік, контроль та аналіз мають на меті виконувати різні завдання, що випливають з особливостей відповідних функцій ведення господарства. Наприклад, у господарствах виробничого характеру (промисловість, сільське господарство, будівництво, транспорт і т. ін.) це завдання з обліку, контролю та аналізу основних засобів, матеріалів, оплати праці, витрат виробництва, калькулювання собівартості продукції; в умовах підприємства торгівлі — завдання з обліку, контролю та аналізу товарів на складах, витрат обігу, основних засобів. Ці завдання визначають згідно з топологічним рівнем абстрагування.
Зауважимо, що в економічній літературі структурні підрозділи називають по-різному: відділи, групи, сектори, підсистеми, блоки. Проте незалежно від назви вони є щоразу предметно-замкненими самостійними структурними підрозділами.
На основі зазначених інформаційних зв'язків бухгалтерський облік як цілісна система має такий поділ за топологічною ознакою: кошти, матеріали, основні засоби, розрахунки, виробництво, готова продукція та її реалізація, витрати на виробництво, калькулювання собівартості продукції, позички банків, власні кошти тощо. Такий поділ дає змогу правильно визначити відповідні завдання кожної підсистеми (відділу, сектора), передбачати організаційні моделі побудови роботи відповідного апарату.
Кожна складова бухгалтерського обліку, визначена на підставі топологічного поділу, складається з багатьох елементів. Для цих елементів, як і для бухгалтерського обліку в цілому, характерним є те, що вони також мають кібернетичну будову, притаманну кожній кібернетичній системі: вхід, процес, вихід. Тому кожну структурну одиницю системи, визначену за допомогою топологічного поділу, слід також розглядати як систему незалежно від розміру. Розглянутий підхід забезпечує правильне формування й організацію загальної системи, виконання поставлених перед нею завдань, розробку алгоритмів з метою автоматизації.
Отже, предмет бухгалтерського обліку, контролю та аналізу господарської діяльності охоплює:
• обліковий, контрольний і аналітичний процеси;
• працю людей, які здійснюють облік, контроль та аналіз;
• забезпечення обліку, контролю та аналізу. Кожна з перелічених складових предмета обліку, контролю та аналізу має свої специфічні об'єкти.
1.3 ОБ'ЄКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ, КОНТРОЛЮ ТА АНАЛІЗУ
Під об'єктом організації розуміють предмет (явище або процес), на який спрямована організаційна діяльність. Згідно з визначенням організації бухгалтерського обліку, контролю та аналізу відповідними об'єктами можуть бути технологія облікового, контрольного чи аналітичного процесу; праця виконавців; розвиток і вдосконалення обліку, контролю та аналізу; організаційне, технічне, інформаційне чи якесь інше забезпечення обліку, контролю та аналізу.
Бухгалтерський облік, контроль та аналіз як певні напрямки діяльності людей виробляють інформацію (продукт праці), котра має свою технологію виготовлення, зумовлену об'єктом праці, цілями та завданнями. Центральними складовими процесу вироблення інформації є збір, обробка, передача та видача інформації.
Процес вироблення інформації як сукупність робіт передбачає, з одного боку, виконання різних операцій, а з іншого — різних видів методичних і технічних прийомів. Види робіт, операції, методичні й технічні прийоми в сукупності визначають технологію обліку, контролю та аналізу, котра має бути організована як у часі, так і у просторі. Отже, першим об'єктом організації є технологічний процес обліку, контролю та аналізу.
У будь-якому технологічному процесі предмети праці перетворюються на готовий продукт. Предметами праці в обліковому, контрольному та аналітичному процесах є інформація (первинна або проміжна), яка підлягає переробці на результативну. Особливістю облікового процесу є те, що предмети його праці утворюються в самому технологічному процесі як первинні документи, носії даних.
Облік, контроль та аналіз як технологічні сукупності поділяють на три самостійні етапи.
Кожний вид роботи функціонує як технологічний процес — вхідні дані переробляються на вихідні.
Зі змісту бухгалтерського обліку, контролю та аналізу випливає, що ці види роботи як системи формуються господарськими фактами (явищами та процесами), оброблюваними згідно з вимогами управління. Тому бухгалтерський облік, контроль та аналіз можуть бути описані як технологічні системи, що організаційно формують певну послідовну систему етапів відповідного процесу. А це означає, що кожну таку структурну одиницю — етап, або фазу, можна виокремити як самостійний об'єкт організації.
Перший етап — вхід до системи. За сукупністю операцій, скажімо, у бухгалтерському обліку його характеризують порівняно однозначно як первинне спостереження, що складається зі споглядання, сприйняття, вимірювання, фіксування відповідного господарського факту на певному носії інформації. Водночас формуються докази для здійснення бухгалтерських записів у майбутньому. Цей етап можна охарактеризувати як первинний облік. Аналогічно готують дані до контролю чи аналізу господарської діяльності.
Другий етап — процес системи. У разі бухгалтерського обліку виконуються операції з реєстрації господарських фактів у системі рахунків на відповідних технічних носіях облікової інформації — облікових реєстрах (книгах, картках, журналах, машинограмах тощо), підсумування даних, їх розподілу та перерозподілу, складання різних розрахункових таблиць. Цей етап може бути охарактеризований як поточний облік. Аналогічно виконують контрольну або аналітичну обробку.
Третій етап — вихід із системи. За сукупністю операцій він являє собою складання різних зведених даних облікового, контрольного чи аналітичного характеру. Цей етап у бухгалтерському обліку називають узагальнюючим (підсумковим) обліком.
Етапи роботи в разі контролю та аналізу, що розглядаються як системи, називають аналогічно.
Динамічний характер системи управління потребує постійного вдосконалення й розвитку бухгалтерського обліку, контролю та аналізу, що передбачає організацію цього процесу. Отже, розвиток і удосконалення обліку, контролю та аналізу також є об'єктами організації.
1.4 ОРГАНІЗАЦІЯ НОСІЇВ ОБЛІКОВОЇ ІНФОРМАЦІЇ ПОТОЧНОГО ОБЛІКУ
Для того щоб одержати облікову інформацію, сформувати різні показники про результати господарської діяльності, потрібні дані, зафіксовані на носіях первинної облікової інформації — документах, які в подальшому слід зареєструвати відповідно до економічного змісту їх та вимог управління в облікові реєстри поточного обліку відомості, журнали, журнали-ордери, машинограми тощо.
Облікові реєстри є основними, проте не єдиними способами відображення облікової інформації поточного обліку Крім облікових реєстрів на цьому етапі облікового процесу формують реєстри розрахункового характеру, наприклад розрахунок розподілу витрат на управління, визначення транспортно-заготівельних витрат, амортизації основних засобів тощо. Тому на цьому етапі облікового процесу крім облікових реєстрів використовують нові носії — розрахункові таблиці
Крім облікових реєстрів та розрахункових таблиць у процесі поточного обліку складають різні бухгалтерські довідки, наприклад про виправлення помилок, відображення в обліку результатів інвентаризації, що мають індивідуальний характер.
Таким чином, на етапі поточного обліку використовують три види форм відображення облікової інформації: облікові реєстри, розрахункові таблиці та бухгалтерські довідки.
1. Вибір форм носіїв та технології відображення в них облікової інформації поточного обліку. Запис господарських операцій із носіїв первинного обліку — документів — до облікових реєстрів має здійснюватись відповідно до заздалегідь встановлених правил. Ці правила визначаються способом ведення записів, характером бухгалтерського проведення, ступенем деталізації або укрупнення об'єкта обліку тощо. Співвідношення цих ознак визначає форму облікових реєстрів, послідовність та прийом записів.
Співвідношення різних облікових реєстрів, їх структура, прийоми і послідовність записів, прийоми узагальнення кінцевих результатів (показників) визначають форму поточного і власне всього бухгалтерського обліку Тому вибір форм поточного обліку — це практично вибір форм бухгалтерського обліку У будь-якому разі форми облікової інформації поточного обліку мають забезпечувати отримання необхідних даних для управління тими чи іншими об'єктами господарювання, здійснення контролю за станом та рухом господарських фактів — явищ та процесів для аналізу діяльності і реальної оцінки результатів роботи.
Вибір форм відображення облікової інформації для поточного обліку здійснюється у розрізі топологічних підрозділів обліку — основних засобів, матеріалів, оплати праці, а також видів форм (облікові реєстри, розрахункові таблиці, бухгалтерські довідки) Цей вибір полегшується тим, що з окремих форм обліку (наприклад, журнально-ордерної, таблично-автоматизованої тощо) або видів розрахункових таблиць (наприклад, розрахунок амортизації) розробляють типові або уніфіковані форми.