ЗМІСТ
ВСТУП.. 2
РОЗДІЛ 1.ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ.. 5
1.1.Поняття документаційного забезпечення установи. 5
1.2.Механізм здійснення документаційного забезпечення установи. 12
1.3. Проблеми в ході організації документаційного забезпечення установи. 36
РОЗДІЛ 2.ОСОБЛИВОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗ-ПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ПРИКЛАДІ ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ» 39
2.1.Економіко-організаційна характеристика ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ». 39
2.2.Специфіка організації документаційного забезпечення установи на ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ». 41
2.3.Використання інформаційних технологій документаційного забезпечення установи. 54
РОЗДІЛ 3.ЕКОНОМІЧНЕ ОБГРУНТУВАННЯ ДОЦІЛЬНОСТІ ЗАСТОСУ-ВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ.. 60
3.1.Сутність інформаційних технологій документаційного забезпечення установи 60
3.2.Види інформаційних технологій. 64
3.3.Порівняльна характеристика інформаційних технологій докумен-таційного забезпечення установи. 71
РОЗДІЛ 4.ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УСТАНОВИ НА ОСНОВІ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ.. 76
4.1.Обґрунтування удосконалення документообігу та документаційного забезпечення 76
4.2.Системи удосконалення документообігу на підприємствах. 84
ВИСНОВКИ.. 90
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ.. 94
Робота містить 108 сторінок, 2 рисунків, список використаних джерел — 42 найменувань.
Актуальність теми зумовлена зростанням ролі документаційного забезпечення в системі підвищення ефективності діяльності як окремого підрозділу, так і підприємства в цілому. Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління, реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.
Предметом дослідження є особливості організації документаційного забезпечення підприємства.
Об’єктом дослідження виступає система документаційного забезпечення діяльності підприємства.
Мета дипломної роботи полягає в вивченні системи документообороту на підприємствах України та встановлення шляхів їх удосконалення.
Методи дослідження поєднання абстрактного й конкретного, індукція, дедукція, аналіз і синтез, групування й порівняння, конкретизація.
За результатами дослідження сформульовані напрямки удосконалення системи документаціного забезпечення підприємств, установ, організацій України. Одержані результати можуть бути використані для розроблення та удосконалення системи документаціного забезпечення підприємств, установ, організацій України..
Ключові слова: документування, документообіг, домументаційне забезпечення, інформація, система, контроль, організація.
Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління, реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.
Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.
В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об’єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.
Актуальність дослідження зумовлена зростанням ролі документаційного забезпечення в системі підвищення ефективності діяльності як окремого підрозділу, так і підприємства в цілому.Метою роботи є вивчення системи документообороту на підприємствах України та встановлення шляхів їх удосконалення.
Об’єктом дослідження є система документаційного забезпечення діяльності підприємства.
Предметом дослідження є особливості організації документаційного забезпечення підприємства.
Базою проведення досліджень та практичної розробки системи документаційного забезпечення є ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ».
Для реалізації мети дослідження необхідним є вирішення наступних завдань:
· вивчення теоретичних аспектів організації документаційного забезпечення;
· розгляд поняття документаційного забезпечення установи;
· ознайомлення з механізмом здійснення документаційного забезпечення установи;
· визначення типових проблеми в ході організації документаційного забезпечення установи;· аналіз специфіки організації документаційного забезпечення установи;· вивчення використання інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;· розгляд економічного застосування інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;· ознайомлення з поняттям інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;· проведення порівняльної характеристики інформаційних технологій документаційного забезпечення установи;· визначення оптимальних шляхів удосконалення інформаційних технологій документаційного.Дане дослідження може бути використане в подальших розробках систем удосконалення документообороту на підприємствах України.
Практичне значення роботи випливає з запропонованих шляхів удосконалення системи документообороту на підприємствах, установах та організаціях України, що сприятиме більш ефективному процесу документообігу, мінімізації витрат на забезпечення діяльності систем, підвищення рівня конфіденційності даних тощо.
Робота складається з 4 розділів. В першому розділі визначаються теоретичні аспекти організації документаційного забезпечення установи, поняття документообороту, механізм його здійснення та сучасні проблеми в побудові системи ефективного документообороту на підприємствах, установах, організаціях України. В 2 розділі роботи розглядаються особливості організації документаційного забезпечення установи на прикладі ТОВ «СВІТОЧ» та ВАТ «АГРЕГАТ», специфіку побудови систем докуменобороту на даних підприємствах та ефективність їх практичної організацій. В 3 розділі роботи визначено можливість економічного застосування інформаційних технологій документаційного забезпечення установи, розглянути сучасні форми організації та види інформаційних технологій, зроблено їх порівняльний аналіз. В 4 розділі роботи визначено шляхи удосконалення інформаційних технологій документаційного забезпечення, які можна ефективно запровадити на об’єктах дослідження та інших підприємствах, установах, організаціях України.
Систему документаційного забезпечення установи розглядали наступні вітчизняні науковці та практики Антонюк В. А. ., Береза А. М., Василик О. Д., Галіцин В. К., Годун В. М., Горьовий Л. Є.., Дрогаль Т., Дубій О., Завгородний В. П., Єрьоміна Н. В., Карацюба А. М., Левченко Ф. А., Одинцов Б. Е., Орленко Н. С., Писаревська Т. А., Савицький В. А., Савченко В. Я., Святобог В. В., Ситник В. Ф. , Сендзюк М. А., Рогач І. Ф., Романов А. Н., Швец М. Я. та інші.
Дане дослідження проводилось із застосуванням діалектичного підходу до вивчення сучасного стану докуметаційного забезпечення діяльності підприємств та установ. В процесі дослідження організації і методики докуметаційного забезпечення діяльності підприємств та установ були використані загальнонаукові методи пізнання: поєднання абстрактного й конкретного, індукція, дедукція, аналіз і синтез, групування й порівняння, конкретизація. Для обробки даних, наведених у дослідженні застосовувались такі методичні прийоми: огляд, документальна перевірка, техніко-економічні розрахунки, аналітичні групування, структурний аналіз, узагальнення, підрахунок.
Вирішення актуального завдання сьогодення щодо переведення економіки держави на шлях стабільного і динамічного розвитку зумовлює внесення певних змін у механізм формування та реалізації програми комплексного документаційного забезпечення менеджменту. В сучасній економічній науці розрізняють різні види менеджменту: інноваційний, стратегічний, інвестиційний, фінансовий, виробничий тощо. Аналізуючи зміст кожного з них, слід звернути увагу на те, що загальною рисою для них є необхідність постійного забезпечення інформацією.
Менеджмент, як відомо, є безперервним соціально-економічним та організаційно-технологічним процесом, що здійснюється за допомогою різноманітних методів, підходів і засобів для досягнення визначених економічних, наукових, соціальних або інших результатів. Реалізація цього процесу може мати позитивний результат лише за наявності певних відомостей про стан та поведінку системи управління. Однак, у своєму розвитку, сучасний менеджмент наштовхується на жорсткі інформаційні бар'єри. Виникає парадоксальна ситуація, коли поряд з "надмірністю" знань відчувається дефіцит необхідної і доступної інформації.