Отправитель любой информации всегда ждет, что каким-то образом на нее отреагирует и донесет до него эту реакцию, иными словами, установит с ним обратную связь. Таким образом, обратная связь - сигнал, направляемый получателем информации отправителю, в котором подтверждается факт получения сообщения и характеризуется степень понимания/непонимания содержащейся в нем информации. Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность обмена информацией и хотя бы частично избежать ее потерь и помех, искажающих ее смысл.
Централизация. Преимущества централизованного управления. Здесь следует назвать: лучший контроль за деятельностью предприятия; возможность приведения к единому стандарту всех операций в рамках организации; устранение возможного дублирования тех или иных мероприятий, усилий; более эффективное использование кадров, оборудования, производственных площадей. Централизация управления может, например, сделать целесообразным приобретение компьютерной техники и другого дорогостоящего, но эффективного оборудования.
Координация деятельности и средства связи. Проблемы развития достаточно эффективной координации деятельности всех подразделений организации имеют непосредственное отношение к уровню развития связи, необходимости поддержания постоянного информационного обмена.
Обобщив вышесказанное, следует вывод, что для эффективного обращения информации внутри коммерческого предприятия, необходима автоматизация информационных процессов на уровне менеджмента.
1.4 Основные элементы комплекса офисного оборудования
С увеличением объёма вычислений появился первый счётный переносной инструмент - «Счёты». В начале 17 века возникла необходимость в сложных вычислениях, потребовались счётные устройства, способные выполнять большой объём вычислений с высокой точностью. В 164г. математик Паскаль сконструировал первую механическую счётную машину - «Паскалину». В 1830г. английский учёный Бэбидж предложил идею первой программируемой вычислительной машины («аналитическая машина»), которая должна была приводиться в действие силой пара, а программы кодировались на перфокарты. Реализовать это не удалось - невозможно сделать некоторые детали машины.
Первый реализовал идею Перфокарт Холлерит. Он изобрёл машину для обработки результатов переписи населения. В своей машине он впервые применил электричество для расчётов. В 1930г. американский учёный Буш изобрел дифференциальный анализатор - первый в мире компьютер. Большой толчок в развитии вычислительной техники дала вторая мировая война. Военным понадобился компьютер, которым стал «Марк-1» - первый в мире цифровой компьютер, изобретённый в 1944г. профессором Айкнем. В нём использовалось сочетание электрических сигналов и механических приводов. Размеры: 15 X 2,5м., 750000 деталей. Она перемножала два 23-х разрядных числа за 4с. В 1946г. группой инженеров по заказу военного ведомства США был создан первый электронный компьютер - «Эниак». Действие: 5000 операций сложения и 300 операций умножения в секунду. Размеры: 30м. в длину, объём - 85м3., вес - 30 тонн. Использовалось 18000 эл. ламп. Первая машина с хронимой программой - «Эдсак» создана в 1949г., а в 1951г. создали машину «Юнивак» - первый серийный компьютер с хронимой программой. В этой машине впервые была использована магнитная лента для записи и хранения информации. Это небольшая историческая справка.
Далее будет целесообразно кратко рассмотреть основные элементы офисной техники современного коммерческого предприятия.
Копировальная техника. Операции размножения документов весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. Дня получения небольшого количества копий (до 25 экз.) целесообразно пользоваться средствами копирования документации (репрографии), при большом тиражировании (более 25 экз.) - средствами размножения документов (оперативной или малой полиграфии). Принципиальное отличие средств копирования от средств малой полиграфии заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала.
На сегодняшний день существует множество классификаций копировальных аппаратов в зависимости от различных параметров. Существующая на сегодняшний день копировальная техника делится на пять основных групп: портативнее копировальные аппараты, низкоскоростные машины (low-volume copiers), офисные копиры среднего класса (middle-volume copiers), копиры для рабочих групп (high- volume copiers) и специальные копировальные аппараты (полноцветные и инженерные машины). Деление на категории осуществляется в зависимости от трёх основных характеристик: скорости копирования, формата оригинала и копии рекомендуемого объёма копирования в месяц.
Наибольшим спросом на коммерческом предприятии пользуются портативные копировальные аппараты, которые воплощают мечту человечества о простоте и удобстве. Их удобно использовать в офисе. Они совсем небольшие. Они готовы к работе сразу после включения. Они относительно недорого стоят. Но они дороги в эксплуатации. Дело в том, что потребитель, покупая копировальный аппарат, на самом деле платит не все деньги сразу, а только часть стоимости, другую же часть денег он платит потом, так как для работы аппарата необходимы расходные материалы. Необходимо также учесть, что техника у нас эксплуатируется в режиме двойной, а то и тройной перегрузки, поэтому ресурс снижается в несколько раз. Однако, если этот аппарат будет стоять на рабочем столе в дополнение к уже существующей технике и будет работать в режиме 10-15 копий в день - он оправдает своё персональный копировальный аппарат.
Следующий немаловажный аппарат в комплексе офисной техники - принтер. В настоящее время принтеры - наиболее массовое семейство компьютерной периферии, по численности многократно превосходящее все другие периферийные устройства в сумме. По экспертной оценке, отношение числа принтеров к числу компьютеров в мире находится в интервале от 1:4 до 1:3, а общее их количество превысило 10 миллионов ещё в конце 80-х годов.
В настоящее время коммерческими предприятиями используются принтеры следующих типов: матричные игольчатые; принтеры термопечати; струйные; лазерные и светодиодные принтеры.
Модем. Слово «модем» - происходит от сокращения двух терминов: МОдулятор/ДЕМодулятор. Модем организует мостик между выдаваемым компьютером цифровым сигналом и аналоговым сигналом, который понимает телефонная линия.
Существует огромное количество ПК. Логично подумать и о быстром и удобном способе соединения между ними. Такой способ стал возможен благодаря модему. Он позволяет передавать информацию от одного компьютера к другому в закодированном виде через телефонную линию. Компьютеры обмениваются сигналами определённой частоты и громкости. Благодаря модему можно связаться с другим пользователем модема, и обменяться с ним файлами, в независимости от его местоположения. Если модем на предприятии - факс-модем, то можно обмениваться факсимильными сообщениями. Можно пользоваться услугами BBS - BulletinBoardSystem (англ. - Электронная доска объявлений), получить и принимать файла, пообщаться с другими пользователями, и сыграть в on-line игры, т.е. в игры по модему в режиме реального времени.
При помощи модема можно также подключиться к глобальным сетям. Например, FidoNet, или Internet/Relcom. Подключившись к ним, персонал предприятия сможет стать участником множества телеконференций, что дает возможность обмениваться информацией с людьми вашего круга интересов.
В отличие от модема компьютер понимает только цифрой сигнал, т.е. ток только двух уровней. Каждый из них обозначает одно из двух понятных компьютеру значений - логические «0» и «1». Чтобы передать цифровой сигнал по телефонной линии, ему нужно придать приемлемый для неё аналоговый вид.
Сканер. Сканером называется устройство, которое позволяет вводить в компьютер двухмерное изображение. Сейчас на рынке представлено не менее 150 различных устройств, от ручных портативных сканеров (Handy scanner) до сложных систем оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). Развитие соответствующей техники идёт быстрыми темпами. Технология сканирования дошла до такого совершенства, что теперь можно передавать и вводить в ПЭВМ информацию сразу целыми страницами. Это единственный реальный способ считывания иероглифов. Для иллюстрации растущей популярности сканеров достаточно отметить, что их продажа возрастает. За три последних года удвоилась разрешающая способность сканеров, появилась детальная шкала яркости («серая шкала») для обеспечения полутоновых изображений, стандартизировались форматы файлов и т.д. Новое поколение таких систем позволяет за один проход просматривать текст, добавлять коды управления форматом, выполнять разбивку на страницы, проверять правильность написания текста, выдавать почти готовые файлы - и всё это осуществляется в фоновом режиме работы ПК.
На территории Хакасии подавляющее большинство сканеров используется для подготовки и издания различных информационных материалов, т.е. руководители предприятий заинтересованы главным образом в средствах обработки изображений и текстов. В настоящее время прогнозируется широкое применение сканеров в области факсимильной связи.