Автоматизация управления предприятием

Все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: Зачем нужна система автоматизации административных процессов и в чем ее специфика. Зависимость суммарных издержек на внедрение и количеством внедренных приложений при исполь

.

Содержание

  • Содержание
  • Введение
  • Анализ проблемы (основная часть)
  • Пути совершенствования (рационализации или развития) исследуемой проблемы
  • Библиография

Введение

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания и возможности получение метрик, характеризующих качество исполнения бизнес-процессов. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы, выполняющие вышеуказанные функции. Однако в настоящее время попытка решения задачи внедрения такой системы наталкивается на существенные сложности, связанные с отсутствием на рынке адекватного предложения.

В современной организации руководитель сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях дефицита рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:

  • Большое количество процессов, в которых задействован руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера.
  • Огромное количество документов, которые требуют согласования, уточнения, реакции, отслеживания, исполнения.
  • Необходимость контролировать своевременное исполнение заданий и отслеживание взятых на себя обязательств.
  • Постоянно растущие объемы дополнительной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

С каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.

Тема автоматизации процессов документооборота становится в последнее время все более и более актуальной. Все больше компаний достигает необходимого уровня зрелости, и приходит к необходимости формализации бизнес процессов и внедрения средств для их автоматизации. С другой стороны к настоящему моменту компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с большими проблемами определении методики и выборе программного обеспечения, которое способно обеспечить адекватные средства для реализации задач данного класса.

В отличии от традиционного программного обеспечения - систем ориентированных на автоматизацию конкретных участков бизнеса (бухгалтерия, складской учет, кадры и пр.) системы автоматизации документооборота предлагают решение задач менее очевидных и более комплексных. По сути дела внедрение системы автоматизации документооборота затрагивает все уровни управления компании и призвано изменить способы управления. Сложность данной задачи, как правило, недооценивается руководством компании. На рынке сложилась некоторая диспропорция: поставщики программного обеспечения пытаясь решать задачи, с которыми они сталкиваются на практике, усложняют программное обеспечение. Это приводит к дополнительным сложностям при его внедрении и, соответственно, увеличивает стоимость проекта. А покупатели систем, как правило, не готовые к такому уровню сложности, стремятся получить более легкое решение за меньшую цену. Однако опыт практических внедрений показывает, что подобное половинчатое внедрение не оправдывает ожиданий, что приводит к определенному охлаждению руководства компании к этой теме.

Объем рынка документооборота оценить в настоящее время достаточно сложно, но очевидно, что в ближайшее время с потребностью в автоматизации документооборота столкнутся практически все более или менее крупные предприятия и госучреждения, задумывающиеся над повышением эффективности. В последнее время наблюдается очевидный всплеск интереса к данной тематике, причем в отличие от ситуации трех-четырех летней давности интерес в основном вызывает не автоматизация канцелярии и архива документов, а именно автоматизация процессов документооборота и других смежных задач, таких как автоматизация систем управления менеджментом качества. При этом рост спроса в регионах явно опережает рост спроса в Москве и Петербурге. В последнее время очень большую активность проявляют крупные региональные производственные предприятия.

Рынок систем автоматизации документооборота в настоящее время находится в стадии становления. Несмотря на весьма впечатляющий список производителей систем, в той или иной степени решающие задачи такого класса, на рынке отсутствуют однозначные лидеры. Более того, на сегодня спрос не сформировался достаточно четко, у потенциальных покупателей не всегда имеется четкое представление о том, что они хотят получить в результате. Подобная ситуация несколько упрощает появление на рынке новых игроков и поиск новых способов позиционирования.

Сейчас можно выделить несколько наиболее активных сегментов потребления систем документооборота: крупные госучреждения, головные организации холдинговых компаний, успешно развивающиеся промышленные предприятия, предприятия с большой долей конструкторского и технологического цикла, а также средние предприятия, внедряющие современные технологии управления, такие как управление качеством, процессное и горизонтальное управление.

Внедренная система документооборота может приносить экономический эффект в нескольких аспектах. Наиболее легко определяется эффект связанный с сокращением количества бумаги, снижения стоимости оборудования для хранения документов и сокращение издержек на передачу документов. В случае достаточно развитого документооборота, например в конструкторских бюро или в бюрократических организациях такой эффект может быть очень значительным. Вторая составляющая, связана с сокращением времени поиска документов и времени простоя при обработке документов, а также улучшением надежности процессов обработки документов (например снижением вероятности потери документов). Точно рассчитать экономическую эффективность подобных улучшений достаточно трудно, но на качественном уровне она очевидна, так как иногда потеря или несвоевременная обработка даже одного документа может привести к огромным потерям. И, наконец, третья составляющая эффекта от внедрения системы документооборота заключается в создании возможностей для внедрения новых практик управления в организации, невозможных без подобной автоматизации. Например, внедрение эффективной системы менеджмента качества без ее автоматизации оказывается невозможным. Подобные улучшения позволяют перейти на новый качественный уровень управляемости компании и оперативности ее реакции на изменения во внешней среде, что позволяет ей получить существенные конкурентные преимущества, наличие которых в современной конкурентной среде трудно переоценить.

Анализ проблемы

Зачем нужна система автоматизации административных процессов и в чем ее специфика

В настоящее время на рынке информационных систем наблюдается потребность в решении проблемы автоматизации бизнес-процессов обработки документов. Прежде всего, это связано с изменением стиля управления в новых условиях для отечественного бизнеса. Традиционное директивное управление, опирающееся на контроль отдельных фактов управленческого процесса и не содержащего механизмов детального контроля за его ходом, сменяются на более современные методики процессного управления, при котором деятельность организации воспринимается как композиция взаимосвязанных процессов. Подобный подход, помимо большей формализации и соответственно более детализированного контроля, позволяет поддержать возможность непрерывного выявления слабых мест в структуре организационных процессов, и соответственно обеспечивает механизмы их непрерывного улучшения.

Подобный подход (получивший на западе название Total Quality Management тотальное управление качеством) закреплен в стандарте ISO 9000, приобретающем в последнее время все большую популярность в отечественных компаниях.

Однако для реализации на практике подобного подхода к управлению, требуется наличие инструментов моделирования бизнес-процессов, протекающих в организации, а также инструментов их реализации. При этом крайне важна возможность непрерывного улучшения и внесения изменений в их структуру.

С другой стороны, информационные системы достигли необходимой степени зрелости, что позволило задуматься об автоматизации не только очевидных участков деятельности (например, расчетные операции в бухгалтерии), но и процессов, связанных с общим управлением организацией. Но данный класс задач выдвигает специфические требования, такие, как высокая степень гибкости приложений, возможность внесения изменений в уже внедренные в компании приложения без остановки их работы, накопление консолидированной статистики по различным процессам, интеграция функций большого количества приложений в рамках единого рабочего пространства.

Современная информационная система более или менее крупной организации может быть весьма условно разделена на три базовые функциональные компоненты:

  • Подсистема управления ресурсами. Эта подсистема обеспечивает автоматизацию сопровождения основного процесса производства и оптимизацию ресурсов, используемых в этом процессе. С автоматизации такого участка деятельности, как правило, и начинается внедрение информационной системы предприятия. В минимальном варианте это может быть набор изолированных модулей, таких как бухгалтерия, склад, управление персоналом, в идеальном случае это комплексное внедрения интегрированной ERP-системы.
  • Подсистема управления взаимодействиями. Подсистема включает в себя задачи информационного обмена с контрагентами (SCM (Supply Chain Management) системы) и покупателями (CRM (Customer Relationship Management) системы), а также разного рода порталы, обеспечивающие непосредственное взаимодействие организации с внешним миром.
  • Подсистема управления административными процессами. В функциональность этой подсистемы входит автоматизация общего контура управления организацией. Обычно такая подсистема представлена приложениями, автоматизирующими канцелярский документооборот и разного рода системами контроля исполнительской дисциплины (АСКИД).

Вот краткий перечень задачи, автоматизация которых может быть реализована с помощью подсистемы управления административными процессами:

  • Традиционное делопроизводство
  • Контроль исполнения распоряжений
  • Автоматизация реализации управленческих регламентов
  • Автоматизация бюджетного процесса
  • Автоматизация договорного процесса
  • Автоматизация менеджмент качества
  • Процедуры современных управленческих практик (Management by Objective, Balanced Score Cards и т.д.)
  • Средства создания интегрированного архива документов компании
  • И пр.

Все вышеперечисленные задачи имеют определенную технологическую специфику, а именно:

  • Документоцентричность – основным объектом обработки в них является документ в различных формах представления (бумажный, образ документа, электронный документ), и, как следствие:
    • Большое количество работы с неструктурированными данными
    • «Полубумажные» технологии, то есть находящиеся на стыке работы с бумагой и компьютерными данными
  • Необходимость процессного подхода к автоматизации и технологической гибкости, в силу высокой изменчивости автоматизируемых процессов
  • Активность приложений. Пользователи подсистемы могут участвовать в большом количестве процессов и играть в них разные роли, в связи с чем, приложение само должно информировать пользователя о необходимости выполнения работы и предоставить пользователю данные в необходимом контексте.
  • Процессы данной группы могут включать необходимость интеграции обработки данных из других подсистем (например, финансовых модулях).
  • Отсутствие стандартов организации подобного рода процессов

Таким образом, система для автоматизации подобных задач должна соответствовать следующим требованиям:

  • Поддерживать высокоуровневый инструментарий для автоматизации различных бизнес процессов,
  • Содержать компоненты необходимые для работы со слабоструктурированной информацией,
  • Обеспечивать возможность быстрой модификации процессов без остановки системы,
  • Реализовывать принцип единой очереди заданий для различных процессов обработки информации,
  • Обеспечивать возможность интеграции для обработки данных из подсистем информационной системы,
  • Содержать стандартные блоки для автоматизации типовых бизнес процессов

Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота, является попытка автоматизировать отдельные задачи, не учитывая возможной перспективы развития системы. Давайте кратко остановимся на задачах, которые должна решать система автоматизации документооборота компании.

Точка зрения на функции системы может существенно отличаться в зависимости от того, какой специалист будет формулировать требования к системе.

Так например, руководитель воспитанный в рамках советской системы директивного управления будет требовать реализации таких функций как, регистрация корреспонденции, контроль исполнения резолюций и распоряжений, получения отчетов об исполнении документов, то есть задач автоматизации традиционного делопроизводства.

Руководитель проектов захочет видеть в системе функции управления проектной документацией и созданию ее архивов, маршрутизацию проектных заданий и документов и средства отслеживания их состояния, интеграцию процесса обработки документов с системой управления проектами.

Начальник конструкторско-технологического подразделения потребует от системы средств ведения конструкторских и технологических документов, интегрированный с CAD системой, средств управления иерархиями документов и их версий, средства поддержки жизненного цикла документации на изделия и пр.

Юрист захочет видеть в системе функции поддержки архива нормативных документов, средства согласования и ведения архива договоров, средства управления доверенностями и пр.

Сотрудник отдела качества наверняка вспомнит о таких задачах как ведения библиотеки регламента управленческих процедур, наличие средств автоматизации подобных регламентов, средства автоматизированного сбора метрик качества исполнения процессов, автоматической генерации отчетов поля аудита и пр.

И это далеко не все специалист по маркетингу предложит внедрить в организации средств автоматизации публикации информации на WEB сайте компании, продавец - средства ведения истории переписки с компанией покупателем, сотрудник отдела кадров попросит автоматизировать кадровый документооборот, а финансист - средства утверждения бюджетных документов и заданий на платеж и так далее и тому подобное.

Более того, в каждой конкретной компании каждый отдельный контур автоматизации документооборота будет иметь ярко выраженную специфику.

При этом, очень часто функции обработки документов являются частью бизнес процессов, уже автоматизированных с помощью различных программных технологий. Вот несколько примеров подобных задач:

  • отслеживание процесса обработки накладной за границами системы складского учета
  • архив документов и система контроля и уведомления о своевременности взаимодействий в приложении управления контактами
  • подсистема утверждения платежных документов, порождаемых в системе управления поставками

В принципе можно внедрять перечисленные приложения по отдельности «с нуля», не вкладываясь в создание дополнительной инфраструктуры. Однако подобный подход, вполне применимый при автоматизации традиционных приложений, не позволяет достичь основного эффекта от внедрения комплекса приложений автоматизации документооборота, в силу специфики данной группы приложений, а именно:

Множество приложений на одном рабочем месте

В обычных приложениях (бухгалтерская программа, систем складского учета и пр.) пользователь работает с информацией в рамках одного автоматизированного рабочего места, и редко выходит за его пределы. Приложения документооборота автоматизируют базовые процессы управления, в организации, которые охватывают большинство сотрудников. В связи с этим каждый сотрудник вынужден использовать на своем рабочем месте весь комплекс приложений и соответственно осваивать интерфейс каждого приложения.

Не регулярное использование приложений

Пользователь взаимодействует с функциями приложений апериодически по мере необходимости выполнения определенной функции в бизнес процессе. Он может выполнять определенную функцию крайне редко, например, участвовать в согласовании текста годового отчета. Все это требует во-первых, определенной активности приложения по отношению к пользователю, приложение должно сообщать ему, что и когда он должен сделать; во-вторых, обеспечивать унифицированный интерфейс для различных функций в различных процессах обработки документов.

Необходимость организации общего информационного пространства

Положения данного класса накапливают информацию об основных аспектах деятельности сотрудников организации. В связи с эти, необходимо уделять особое внимание общности механизмов поиска, извлечения знаний, накопления статистической информации и анализа процессов. При этом важно иметь доступ к информации о занятости сотрудников в различных бизнес процессах. Наличие подобных интегрированных механизмов позволит получить качественно новую информацию о работе организации.

Необходимость гибких инструментов модификации приложений

Основной задачей автоматизации документооборота является перенос в область автоматизации формализованной части управленческого процесса. Но сам процесс формализации является периодическим и итеративным. По мере внедрения определенного процесса выявляются его недостатки и необходимость внесения изменений в его структуру. Таким образом, приложения в области автоматизации документооборота принципиально не могут быть реализованы в виде жестких автоматизированных рабочих мест, и требуют возможности модификации в процессе их эксплуатации.

Необходимость последовательной автоматизации

Принципиальная невозможность автоматизации всех управленческих процедур в компании единовременно, требует возможности постепенного наращивания ее мощности и поэтапной автоматизации отдельных контуров документооборота без изменений базовой инфраструктуры системы и, в особенности, клиентских приложений.

Сложность управления комплексом приложений

При последовательном внедрении большого количества приложений, автоматизирующих отдельные задачи обработки документов, не интегрированных в единую систему, существенно усложняется и удорожается их сопровождение. Это в конечном итоге может свести на нет эффект от автоматизации и требует внедрения приложений в рамках единой системы администрирования и сопровождения.

Все это, делает невозможным эффективное внедрение комплекса приложений автоматизации документооборота при отсутствии их тесной интеграции и создания единой инфраструктуры для реализации данных задач.

Таким образом, мы понимаем, что внедрение инфраструктуры для комплексной автоматизации процессов документооборота, необходимое условие успешной реализации системы.

При подобном подходе задача разрабатывается на два этапа, а именно – внедрение инфраструктуры для автоматизации задач данного класса и реализация не ее базе комплекса интегрированных приложений.

Целью внедрения базовой платформы автоматизации документооборота является:

  • Удешевление разработки и внедрения конечных приложений
  • Обеспечение удобства пользователя и унификацию интерфейса всех приложений
  • Сокращение стоимости эксплуатации и сопровождения комплекса приложений
  • Обеспечение общего информационного пространства, возможности интегрированного поиска и извлечения знаний, накапливаемых в различных приложениях
  • Обеспечение унифицированных средств мониторинга процессов и контроля исполнения
  • Обеспечение возможности сбора статистической и аналитической информации о скорости и своевременности исполнения этапов бизнес процессов

К сожалению сегодня не существует четкого разделения между задачами внедрения платформы автоматизации документооборота и собственно автоматизации отдельных задач обработки документов. При покупке системы может быть приобретено либо то либо другое, например покупая систему Lotus Notes или Documentum организация покупает именно платформу для реализации приложений, но не конечное приложения, а приобретая например систему «Дело» она приобретает именно законченное приложение для автоматизации делопроизводства, но не решает задачи внедрения инфраструктуры для внедрения комплекса приложений.

И именно по этому мы наблюдаем достаточно много случаев, когда компании, покупая дорогостоящую систему без наличия четкого плана ее использования и понимания ее функциональных возможностей, не добиваются планируемого результата, что приводит к скепсису относительно самой возможности комплексного решения задачи автоматизации документооборота.

Однако не всегда внедрение подобной платформы оказывается целесообразным. График иллюстрирует целесообразность внедрения платформы автоматизации документооборота. При реализации набора не интегрированных приложений первые внедрения обходятся относительно не дорого, однако при внедрении большого количества приложений с одной стороны существенно удорожается стоимость их сопровождения и обучения персонала, с другой возникающая необходимость их интеграции (например, необходимость построения отчетов включающих информацию из множества источников), что приводит к дополнительным издержкам. Помимо этого пользователи по мере развития системы вынуждены пользоваться множеством приложений с разнородным интерфейсом, что также снижает эффективность их работы.

Рис. 1 Зависимость суммарных издержек на внедрение и количеством внедренных приложений при использовании различных стратегий.

Внедрение платформы автоматизации избавляет от всех этих проблем, и даже более того, по мере накопления опыта использования системы, все меньше усилий необходимо тратить на внедрение очередного приложения и существенно снижаются риски неудачного внедрения.

Но подобный подход, имеющий столь неоспоримые преимущества, обладает и недостатками, из которых главными являются высокая стоимость начальных шагов внедрения и риски не оправдать ожидания от внедрения платформы в краткосрочном периоде.

Из анализа данного графика можно сделать следующий вывод, если перед организацией стоит задача оперативного решения только нескольких конкретных задач, например, создание архива документов и автоматизации делопроизводства, то более рациональным является покупка или размещение заказа на разработку именно этого набора приложений, и нет необходимости заботиться о внедрении комплексной системы. Ее внедрение потребует гораздо больше финансовых вложений, времени и усилий персонала.

Таким образом, для внедрения платформы комплексной автоматизации документооборота в компании должны сформироваться следующие предпосылки:

  • Осознания необходимости решения комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации
  • Наличие воли руководства и понимание длительности и трудоемкости процесса внедрения системы
  • Наличие квалифицированных кадров, которые в состоянии осуществлять координацию последовательной разработки и внедрения приложений на базе платформы

Пути совершенствования исследуемой проблемы

В настоящее время в России существует и развивается несколько систем документооборота. В их числе Lotus Notes, Documentum, DocsVision, Directum и пр.

Все они имеют как свои плюсы, так и минусы. Остановимся на системе DocsVision. Включающей в себя как платформу для разработки приложений, так и средства автоматизации бизнес-процессов.

DocsVision обеспечивает тесную интеграцию приложений, созданных на базе платформы, и единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

  • Автоматизация управления предприятием;
  • Поддержка процессного подхода в организации управления;
  • Автоматизация систем менеджмента качества;
  • Автоматизация процессов согласования и утверждения документов;
  • Средства контроля исполнения документов и заданий;
  • Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей;
  • Управление процессами обработки документов;
  • Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками;
  • Автоматизация канцелярии;
  • Создание электронного архива документов.

Платформа DocsVision 3.0 позволяет внедрить в организации самые разнообразные приложения, такие как:

  • Автоматизация канцелярии и делопроизводства
  • Автоматизация согласования и утверждения документов
  • Системы автоматизированного контроля исполнения
  • Создание электронных архивов документов с распределенным доступом
  • Система управления конструкторской и проектной документацией
  • Автоматизация системы управления качеством
  • Создание баз знаний о продуктах, процессах (корпоративное хранилище регламентов и процедур)

Платформа DocsVision позволяет добавлять функции управления процессом обработки документов в приложения, уже используемые в организации, как, например:

  • Автоматизация процесса подготовки и контроля исполнения бюджета
  • Управление процессом публикаций и наполнения WEB сайта
  • Архив документов и система контроля взаимодействий в приложении управления контактами
  • Подсистема автоматизации документооборота при управлении проектами
  • Подсистема утверждения платежных документов

В основу разработки идеологии системы DocsVision была положена концепция единой интегрированной системы автоматизации управления и документооборота. Такая система должна отвечать следующим требованиям:

Рис.2. Модуль DocsVision «WorkFlow» обеспечивает возможность визуального формирования приложения для автоматизации бизнес-процессов обработки информации

Обеспечивать единые механизмы хранения и доступа к данным.

В приложениях автоматизации управления используются данные, представленные в разном виде - в виде структурированной информации, файлов документов и их изображения, данных полнотекстовых индексов, справочной информации, а также записей каталога пользователей.

Подобное разнообразие данных, хранящихся в системе, предъявляет особые требования к обеспечению целостности хранимых данных. В том случае, если данные приложений не хранятся в едином централизованном хранилище, и система не обеспечивает единого унифицированного интерфейса взаимодействия с данными, то существенно усложняется обеспечение целостности данных системы, увеличиваются расходы на ее сопровождение, обеспечение резервного копирования и восстановления данных.

Система должна обеспечить единый механизм доступа ко всем данным системы. Все данные должны быть доступны только прикладному сервису системы и не могут быть модифицированными пользователями и приложениями непосредственно.

Поддерживать единые механизмы разграничения и управления правами доступа.

Система должна поддерживать единые механизмы аутентификации и разграничения прав доступа ко всей информации. В противном случае пользователю понадобится вводить множество паролей, а администратору - вести большое количество списков пользователей для разных приложений. На практике система должна обеспечивать единые средства аутентификации, интегрированные со средствами аутентификации Windows, а также обеспечивать возможность доступа к информации, как в локальной сети, так и при соединении с системой через Интернет.

С другой стороны, при раздаче прав на использование объектов системы, администраторы должны использовать унифицированный интерфейс управления правами доступа, в идеале - стандартный диалог управления безопасностью Windows.

Предоставлять пользователям общие средства навигации и доступа к данным.

Особенностью системы управления является то, что она реализует большое количество приложений на базе единой платформы. В связи с этим необходимо обеспечить пользователям системы унифицированные средства доступа к приложениям. В качестве такового могут быть использованы, Microsoft Windows Explorer, Microsoft Outlook, Internet Explorer или средства организации Internet портала, например Microsoft Share Point Portal Server.

Универсальное клиентское рабочее место должно обеспечивать навигацию по дереву папок приложений, средства поиска объектов системы, инициализацию обработки объектов, а также динамическое управление табличными представлениями данных и отчетов.

Поддерживать общую структуру справочников.

Огромную проблему при внедрении приложений автоматизации управления создает отсутствие в организации единого репозитория справочной информации. Справочные данные, как правило, дублируются в приложениях, внедряемых в компании, что приводит к существенному снижению эффективности использования информации, содержащихся в базах данных. Например, информация о контрагентах компании накапливается в системе управления контактами, базах данных рассылки, системе управления сбытом и бухгалтерской программе, что не позволяет воспользоваться информацией, накапливаемой в данных системах с единой точки зрения, например, проанализировать зависимость объема продаж от проведенной рекламной компании. То есть, справочная информация не может быть использована как источник для поиска и структурирования информации в системе. Кроме того, при централизации хранения и управления справочной информацией существенно снижается стоимость ее сопровождения.

Обеспечивать интегрированные средства поиска.

Ключевой вопрос успешного использования приложений автоматизации управления в качестве источника знаний о работе компании - наличие в них интегрированных средств поиска информации. Необходимо, чтобы средства поиска системы позволяли искать данные во всей системе, вне зависимости от приложений, в которых порождалась информация, и месторасположения информации. Необходимо обеспечить комбинированные средства поиска, включающие структурированные запросы, полнотекстовый поиск, поиск по классификаторам. Система должна обеспечивать сохранение типичных запросов в качестве шаблонов, а также возможность разграничения прав доступа на разные типы поисковых запросов.

Поддерживать единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации документов.

Приложения автоматизация управления и документооборота обеспечивают автоматизацию основных управленческих процедур компании. Данные, накапливаемые в них, содержат крайне важную информацию, которая позволяет судить об эффективности тех или иных бизнес процессов в организации. В связи с этим, крайне важно обеспечить интегрированные средства управления жизненным циклом приложений этой группы. Наличие таких механизмов обеспечит:

  • Наблюдаемость процессов
  • Накопление и доступ к информации об эффективности процессов
  • Экономию за счет сокращения простоев
  • Возможность организации схем распределенной обработки информации, включение клиентов компании в бизнес процесс
  • Обеспечение удобства пользователей за счет использования унифицированного доступа к заданиям

Обеспечивать интегрированные средства управления и администрирования приложений.

Интегрированные средства управления приложениями обеспечивают существенное снижение совокупной стоимости владения информационной системой. Упрощается процесс внедрения каждого следующего приложения за счет сокращения сложности обучения администраторов, отсутствия необходимости инсталлировать дополнительное программное обеспечение, средств резервного хранения данных. Существенно упрощается аудит работы системы и изменение конфигурации приложений.

Обеспечивать общее пространство адресации всех объектов системы.

При внедрении приложений автоматизации управления крайне важно обеспечить возможности их интеграции с системами электронной почты и календарного планирования средствами управления контактами и другими базовыми приложениями, уже функционирующими в информационной системе организации. Подобного рода интеграция возможна в том случае, если приложения системы автоматизации управления обеспечивают средства адресации к объектам, таким как отдельные файлы документов и их версиям, учетным карточкам объектов, табличным представлениям и отчетам, папкам приложений и записям справочников. В идеале все объекты системы должны иметь возможность адресации с помощью механизма URL (Unified Resource Locator).

Предоставлять унифицированные средства разработки (настройки) приложений и общего набора компонентов, используемых для встраивания в приложения.

Единые механизмы разработки приложений позволяют обеспечить преемственность при разработке и внедрении приложений на базе системы. Наличие подобных инструментов обеспечивает:

  • Возможность экономии при расширении функциональности
  • Однократное обучение разработчиков и специалистов по внедрению системы
  • Предсказуемость развития системы

При внедрении приложений, обладающих указанным преимуществом, появляется возможность использования отдельных функций приложений управления, таких как хранение файлов и справочной информации, средств маршрутизации документов в других приложениях информационной системы. Например, появляется возможность добавить функции создания архива документов в ERP системы.

Сегодня существует два альтернативных подхода к автоматизации задач управления в организации. Первый заключается в последовательной реализации отдельных приложений, автоматизирующих отдельные процессы управления. Второй - во внедрении платформы для реализации комплексной системы автоматизации управления процессами и создание на ее базе приложений, интегрированных в единый комплекс.

Внедрение комплекса приложения, реализующие «фиксированную» функциональность.

Примерами такого рода приложений могут служить системы автоматизации канцелярии, средства автоматизации контроля исполнения, системы управления проектной документацией. Основным достоинством такого подхода является относительно невысокая стоимость и достаточно быстрое получение эффекта от внедрения приложений. Приложения данной группы идеально подходят для автоматизации специализированных рабочих мест ориентированных на выполнение рутинных операций изолированных от остальных участков автоматизации предприятия, например, таких как рабочее место канцеляриста в крупной организации или система архивной картотеки.

Однако в современной организации все чаще возникает необходимость комплексной автоматизации управления. Для решения этой задачи приложения должны охватывать множество рабочих мест. Причем, один пользователь может участвовать в разных процессах обработки документов в разных ролях. Например, пользователь может выполнять роль согласующего лица в системе согласования распорядительных документов, быть ответственным за формирование проектной документации в системе управления проектами, контролировать исполнение заданий в системе контроля исполнения.

Успешно решая изолированные задачи, конечные приложения не позволяют объединить все функции в единую систему управления документами и процессами в компании, что существенно ограничивает эффективность внедрения подобных приложений и ограничивает потенциальные возможности ее использования в будущем. Альтернативой подобному подходу является внедрение комплексной системы автоматизации управления на базе единой программной платформы.

Внедрение комплексного решения на базе платформы автоматизации управления имеют свои достоинства и недостатки.

Внедрение платформы автоматизации управления позволяет избежать проблем возникающих при "кусочной автоматизации" задач управления, но выбор базовой платформы автоматизации является нетривиальной задачей.

В настоящее время, все системы, представленные на российском рынке и предлагающие более или менее комплексный подход для решения задачи автоматизации управления, развиваются на базе одной из трех основных концепций систем автоматизации групповой работы с документами, появившихся еще в конце 80 - начале 90 годов, а именно:

  • концепции Groupware приложений и систем поддержки работы с электронными формами (Lotus Notes, Microsoft Exchange Server);
  • систем управления архивами и маршрутизацией документов (Documentum, PC Docs);
  • систем автоматизации бизнес процессов (Staffware Workflow).

Все эти концепции в той или иной степени могут быть использованы для автоматизации описанных выше задач, однако реализуют их разными способами.

Так, например, GroupWare-приложения акцентируются на удобстве работы с электронными формами и упрощению их создания, а также обеспечивают мощные механизмы интерактивной работы с их групповыми представлениями (форм дизайнер Outlook, механизм представлений Lotus).

Системы архивов документов концентрируются на всем, что связано с работой с файлами документов: ввод, фиксация атрибутов, включая организацию справочной информации (включая организацию, поиск, блокировку), поиск, блокировка и осуществление off-line работы, аудит и разграничение прав доступа, маршрутизация.

WorkFlow-приложения занимаются моделированием и, собственно, управлением бизнес процессами, организацией средств доступа к информации (универсальная очередь заданий), а также средствами управления и контроля активности пользователей (напоминания, управление приоритетами заданий, средства контроля течения процесса).

Каждый из перечисленных традиционных подходов к построению комплексной системы автоматизации управления концентрируется на одном из аспектов автоматизации и предоставляет в распоряжение потребителей мощные средства для их реализации. При этом, они либо вовсе не реализуют дополнительных функций, либо реализуют их в недостаточной для построения качественных законченных решений степени.

Так, например, GroupWare-приложения не достаточно удобны для создания архивов документов, в них недостаточно развиты средства управления жизненным циклом обработки документов, и встроенные механизмы маршрутизации ограничиваются пересылкой отдельных сообщений. Также сложно реализовывать в них развитые справочники системной информации. Архивы документов совершенно не предназначены для работы с разнородными и сложными структурами учетных картотек документов, средства организации групповой работы в них, как правило, ограничиваются вешними системами пересылки документов и ссылок. Системы Workflow, как правило, поддерживают ограниченные возможности работы с документами, содержат существенные ограничения при работе со сложными данными, не поддерживают функции свободной маршрутизации и не содержат средств для организации архивного хранения информации.

Помимо вышеперечисленных функций в последнее время к системам автоматизации управления предъявляются дополнительные требования, связанные с управлением и извлечением знаний, накопленных в корпоративной информационной системе - знаний о процессах в системе WorkFlow, знаний хранящихся в документах в корпоративных архивах документов, знаний о групповых взаимодействиях и взаимодействиях с внешним окружением компании. Такое соображение вносит дополнительные осложнения в выбор решения в данной области автоматизации.

Все вышесказанное приводит к существенным сложностям в принятии решения о внедрении той или иной платформы автоматизации процессов управления. Перед специалистами отделов автоматизации встает необходимость решения всего многообразия задач, связанных с обработкой документов и поддержкой бизнес процессов. Но, выбрав одно из решений, они получают удовлетворительное решение лишь для определенного типа задач. Например, получают возможность создавать мощный архив документов с помощью DMS системы. Остальные же функции, нереализуемые с помощью базовых средств внедренной системы, например, средства группового обсуждения документов, приходится решать одним из двух способов:

- Надстроить базовые функции системы дополнительными модулями и разработать соответствующие расширения системы. Но это иногда бывает крайне трудно, а иногда оказывается невозможно.

- Внедрять систему другого класса, реализующие недостающие функции и обеспечивать интеграцию систем. При этом происходит частичное дублирование функций разных систем, приводящее к необходимости поддержки нескольких серверов и поддержки нескольких клиентских приложений, организующих собственное рабочее пространство и средства доставки информации и собственные средства организации справочников.

Из-за этого стоимость внедрения системы и использования приложений существенно возрастает. К тому же, организовать оптимальное взаимодействие приложений, построенных на базе платформ, оказывается достаточно сложно, а иногда и невозможно.

Платформа DocsVision предоставляет специалистам по автоматизации предприятий инструмент для решения данной проблемы. Платформа DocsVision может быть использована и для создания комплексной интегрированной системы автоматизации управления, на базе которой могут быть разработаны самые разнообразные приложения, и в качестве инструментария, дополняющего уже существующую в организации систему, которая решает часть из перечисленных задач. Примером такого интегрированного решения может служить совместное использование платформы DocsVision в сочетании с системой автоматизации групповых взаимодействий Microsoft Exchange Server.

Акценты архитектурных решений DocsVision - интегрированность решений на базе DocsVision, масштабируемость системы, возможность встраивания в инфраструктуру информационной системы организации, максимальная гибкость и расширяемость системы и возможность создания распределенных решений

В основу построения DocsVision положен модульный принцип. Система включает:

  • Модули ядра, реализующие базовые сервисы системы
  • Системные модули, обеспечивающие средства управления системой и доступ к основным объектам системы
  • Прикладные модули, которыми комплектуется система, формируют ее функциональность с точки зрения конечного пользователя. Набор прикладных модулей включает в себя карточки документов и справочники, которыми будет пользоваться каждый, кто работает в системе.
  • Сервер DocsVision строится на основе MS SQL Server 2000 и Web-сервера MS IIS и состоит из сервера хранилища и инсталлятора.
  • Клиент DocsVision интегрирован в Internet Explorer и состоит из ядра системы и набора управляемых им карточек.
  • Сервер маршрутизации, входящий в состав платформы DocsVision, позволяет использовать средства электронной почты для отправки заданий исполнителям, автоматического сбора информации и отслеживания их исполнения.

Создание специализированных решений состоит в создании дополнительных бизнес объектов - "карточек" - соответствующих сущностям целевой системы. Далее, эти готовые объекты легко встраиваются в систему, благодаря поддержке единых интерфейсов и методов доступа. С разрабатываемыми объектами могут быть связаны задания на их обработку, которые могут быть обработаны системой маршрутизации документов.

Типовое приложение «Делопроизводство» на базе системы DocsVision

Система DocsVision "Делопроизводство" представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов, автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес процессов обработки документов в организации:

1. Ведение картотеки документов.

Картотека документов обеспечивает следующие возможности:

  • Учетная информация о документах.
  • Работа с файлами документов.
  • Работа со ссылками.
  • Фиксация заданий и средства контроля исполнения.
  • Поиск и построение отчетов.

2. Создание электронного архива документов компании.

Система также обеспечивает стандартные функции управления архивом документов такие как:

  • Хранение и организация доступа к файлам документов.
  • Блокировки и контроль.
  • Работа с версиями документов.
  • Разграничение прав доступа на уровне:
    • Папок документов
    • Типов карточек, ассоциированных с папкой
    • Экземпляров карточек в папках
    • Доступ к представлениям в папках
    • Структуры отчетов

3. Ведение справочников контрагентов и сотрудников организации.

4. Организация циклов разработки согласования документов.

5. Организация контроля исполнения документов и заданий

С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению.

  • Структура задания, связанного с документом. Система поддерживает пять способов маршрутизации задания:
    • off-line задание DocsVision
    • обычное задание Microsoft Outlook
    • обычное сообщение электронной почты
    • сообщение с URL ссылки на карточку задания DocsVision по электронной почте
    • размещение ярлыка на карточку задания DocsVision в персональной папке пользователя DocsVision.
  • Средства автоматической рассылки и сбора информации об исполнении. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, то система определяет способ маршрутизации:
    • Параллельный способ маршрутаризации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям,
    • Последовательный - последовательную,
    • Альтернативный - рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.
  • Управление рабочим временем пользователя.
  • Контроль исполнения задания.
  • Консолидированный контроль исполнительской дисциплины. Консолидированный контроль исполнительской дисциплины сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Примерами отчетов могут быть следующие:
    • Все просроченные документы на сегодняшний день
    • Все документы, не выполненные вовремя конкретным сотрудником за определенный период
    • Задания в незавершенном состоянии на контроле у конкретного пользователя

6. Маршрутизация документов в организации и вне её.

7. Автоматизация процессов обработки документов.

8. Организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Таким образом, платформа DocsVision и базовый набор модулей, предлагаемых сегодня, обеспечивает возможность создания в компании инфраструктуры автоматизации административных процессов, которая может расширяться в дальнейшем.

Библиография

  1. Владимир Андреев - Автоматизация документооборота Финансовая газета, май 2004
  2. Сайт компании DocsVision (http://www.docsvision.com)
  3. Владимир Андреев - DocsVision 3.0 – универсальная платформа для автоматизации документооборота и процессов управления. Финансовая газета, региональный выпуск, сентябрь 2004
  4. Приступая к созданию корпоративной системы автоматизации документооборота. RM magazine, N 1
  5. Сайт компании Digital Design (http://www.digdes.ru)