Отчет о прибылях и убытках не только отражает прибыль или убыток как абсолютные величины, но и содержит информацию о доходности, которая позволяет анализировать составляющие финансового результата.
Для уверенности в правильности показателей бухгалтерской отчетности и для того чтобы исключить претензии работников налоговых органов, которые могут возникнуть в процессе проверки деятельности предприятия за отчетный год, необходимо учитывать основные требования, предъявляемые к составлению бухгалтерских отчетов.
Кроме того, в учете указывается сумма дивидендов на акцию, объявленных или предложенных на период, охваченный финансовой отчетностью. Основная идея отчета о прибылях и убытках состоит в корректировке полученной в отчетном периоде выручки путем прибавления суммы полученных доходов и вычитания суммы произведенных расходов, что в конечном итоге дает величину чистой прибыли за отчетный период.
При составлении отчета о прибылях и убытках, должны быть обеспечены:
- полнота отражения за отчетный период всех хозяйственных операций и результатов инвентаризации денежных средств, основных средств (фондов), материальных ценностей и расчетов;
-тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на первое число каждого месяца, а также показателей бухгалтерских отчетов и балансов данным синтетического и аналитического учета. Основанием для записей в бухгалтерском учете служат надлежаще оформленные оправдательные документы или приравненные к ним технические носители информации;
- правильность отнесения доходов и расходов к отчетному периоду в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета;
- соблюдение в течение отчетного года принятой учетной политики.
Несоблюдение этих основных условий рассматривается как неправильное составление бухгалтерской отчетности.
Цели бухгалтерской отчетности определяются потребностями пользователей. Поэтому она должна содержать данные о результатах финансово-хозяйственной деятельности, а также о текущем финансовом положении и происшедших в нем изменениях за отчетный период.
Формирование отчета о прибылях и убытках преследует следующие цели:
1. Отчет должен быть составлен в такой форме, которая была бы доступна для понимания не только специалистами в области бухгалтерского учета, но и всем тем, кто стремится изучить и разобраться в бизнесе любой фирмы.
2. Отчет о прибылях и убытках должен предоставлять информацию, которая была бы полезна имеющимся вкладчикам и организациям, другим лицам для принятия рациональных решений.
3. Отчет должен давать информацию, характеризующую достигнутые за отчетный период финансовые результаты деятельности компании.
Отчет обеспечивает оценку результатов деятельности экономического субъекта за определенный отчетный период с помощью достаточно подробного подразделения данных о доходах и расходах.
Для инвесторов и аналитиков отчет о финансовых результатах во многих отношениях документ более важный, чем баланс предприятия, поскольку в нем содержится не застывшая, одномоментная, а динамическая информация о том, каких успехи достигнуты предприятием в течении года и за счет каких укрупненных факторов, каковы масштабы его деятельности.
Отчет о финансовых результатах содержит сравнение суммы всех доходов предприятия от продажи товаров и услуг или других статей доходов и поступлений с суммой всех расходов, понесенных предприятием для поддержания его деятельности за период с начала года. Результатом данного сравнения является валовая (балансовая) прибыль или убытки за период.
Отчет о финансовых результатах дает представление о тенденциях развития предприятия, его финансовых и производственных возможностях не только в прошлом и настоящем, но и в будущем. Отчетность выполняет важную функциональную роль в системе экономической информации. Она интегрирует информацию всех видов учета и представляется в виде таблиц, удобных для восприятия информации объектами хозяйствования.
Отчет о прибылях и убытках служит связующим звеном между балансовыми отчетами прошлого и нынешнего учетных периодов и показывает, за счет чего произошли изменения в нынешнем балансе по сравнению с прошлым. Иначе говоря, этот отчет показывает, как изменяется капитал акционеров компании под воздействием доходов и расходов, осуществленных в текущем периоде.
В отчете информация отражается за отчетный период и за аналогичный период прошлого года. Форма и содержание отчета могут быть достаточно разнообразными и изменяться в связи с развитием рыночных отношений. Содержащаяся в отчете информация отражает уровень деловой активности организации. Эта информация используется для оценки деятельности организации.
МСФО-1 предусматривает, что названия статей и число рубрик может меняться в зависимости от характера операций, проведенных организацией, и в интересах достоверного и полного представления информации о формировании финансовых результатов в отчетном периоде.
Принцип построения отчёта прост. Начав сверху с “продаж” или “валового дохода”, компания вычитает издержки, разнесённые по статьям, чтобы получить чистый доход (или чистые убытки) за период. Надо понимать, что “доход” не обязательно означает наличные деньги, потому как фирма может записать доход, когда она продаёт товары или услуги, независимо от того, когда получена фактическая оплата. Кроме того, издержки записываются в то время, когда купленные активы фактически используются, а не когда за них реально заплачены деньги. Это различие важно, поскольку компания, показывающая положительный доход в отчёте о прибылях и убытках, всё равно может обанкротиться, если у неё не хватает денежных средств для удовлетворения повседневных потребностей.
Источниками информации для составления отчета являются журналы-ордера, книги учета, аналитические и синтетические данные.
При отражении в отчете о прибылях и убытках видов доходов, каждый их которых в отдельности составляет 5 % и более от общей суммы доходов организации за отчетный период, в форме № 2 показывается соответствующая каждому виду часть расходов.
Отчет о прибылях и убытках казахстанских организаций в последние годы был существенно преобразован, он стал более компактным и прозрачным для пользователей бухгалтерской информации, по своей структуре и содержанию приблизился к требованиям и формату международных стандартов финансовой отчетности.
В действующих нормативных документах указано, что каждый хозяйствующий субъект должен составить отчет о прибылях и убытках с тем, чтобы получить данные о соотношение доходов и расходов. Это требование нашло отражение и в Налоговом кодексе Республике Казахстан. Исходя из принципов бухгалтерского учета, этот отчет должен быть ясным и наглядным, содержать информацию обо всех доходах и расходах с учетом требования полноты. Доходы и расходы в соответствии с принципом начисления (допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности) относятся к тому отчетному периоду, в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами. Принцип начисления предполагает, что все хозяйственные операции и иные факты деятельности отражаются на счетах бухгалтерского учета, следовательно, и в бухгалтерской отчетности в тех отчетных периодах, в которых они совершались, независимо от получения или выплаты денежных средств (их эквивалентов).
Принцип начисления позволяет сблизить во времени сопоставление затрат и доходов, более точно представить результаты коммерческих и финансовых операций. При использовании этого принципа в учете фиксируются обязательства предприятия, связанные с будущими платежами, или предстоящие в будущем денежные поступления. Все это представляет собой важную информацию для прогнозирования будущих финансовых результатов и будущего развития предприятия, отдельных направлений его деятельности.
При невозможности получения части задолженности от дебиторов следует провести корректировку задолженности путем своевременного начисления резерва на сомнительные долги за счет уменьшения финансового результата отчетного периода.
Требования и рекомендации можно объединить в пять экономических принципов составления отчета о прибылях и убытках:
1. недопущение взаимозачета статей доходов и расходов (принцип расчета финансового результата методом брутто);
2. детализация доходов и расходов по видам (принцип детализации доходов и расходов);
3. детализация затрат по функциям управления – производство, управление и сбыт (принцип построения отчета о прибылях и убытках по функциям управления и сбыт; по функциям управления - производство;
4. отражение возникших в отчетном периоде доходов и расходов в зависимости от отношения к отчетному периоду (принцип периодизации);
5. разделение финансового результата на результат от основной и прочей деятельности (принцип разделения результатов). [10, с 221]
Уже с начала любой деятельности, при сборе информации для последующего ее отражения, у работников финансовой службы, бухгалтеров профессионально появляется вопрос, а как это в итоге отразится на финансовом результате? Итоговый результат важен для руководства, т. к. именно на них лежит ответственность за финансовый результат, и именно они используют информацию с целью принятия управленческих решений. А финансовый результат отчетного периода – это чистый доход, а может быть, и убыток.
Концептуальной основой подготовки отчетной информации, представляемой в формах отчетности, является приоритет существа над формой (форма утверждена приказом Министра финансов РК от 24.06.2003 г. № 241 «Об утверждении форм финансовой отчетности»),(Закон РК от 28.02.2007г № 234-III «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности») а содержание – это учетная информация отчетного периода). В отчете о доходах и расходах структурировано производится признание, т. е. отражение задействованной суммы в итоговых показателях отчета, статей о финансовых результатах деятельности, операции по которым отражаются на счетах учета доходов и расходов (по сбору оперативных данных в течение отчетного периода), которые остаются открытыми до конца отчетного периода, а в итоге закрываются на итоговый счет (итоговый доход, убыток). Базовыми критериями признания доходов и расходов в отчете являются: