Подготовка и оформление организационно-распорядительной документации (стр. 1 из 3)

Министерство образования и науки РФ
ГОУ ВПО «Кемеровский государственный университет»
Экономический факультет
Кафедра общей и региональной экономики

Контрольная работа

по документированию управленческой деятельности

на тему:

"Подготовка и оформление организационно-распорядительной документации"

Кемерово 2008


Содержание

Введение

1. Основные положения по документированию управленческой деятельностью

1.1 Организационно-правовые документы. Основные понятия и виды

1.2 Язык и стиль

2. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов

2.1 Общие положения

2.2 Основные требования к составлению организационно-распорядительных документов

2.3 Порядок подготовки и оформления приказа

2.4 Требования к составлению и оформлению протоколов

Заключение

Список используемой литературы


Введение

Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились.

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

В древности документы составлялись на самых различных материалах. В Ассирии – на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне – на пальмовых листьях, в Египте – на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде – на бересте. Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. На многие столетия она стала практически единственным материалом для оформления. Реальная альтернатива документам на бумажной основе возникла только несколько десятилетий назад с появлением компьютера. Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

Основная цель работы заключается в изучении и анализе работы с организационно-распорядительными документами, способствующими совершенствованию и правильной организации труда. Работа определяет единую систему организации делопроизводства, устанавливает единые требования к документам, их оформлению на предприятии и его структурных подразделений, единые требования к учету, использованию и хранению документов.


1. Основные положения по документированию управленческой деятельностью

1.1 Организационно-правовые документы. Основные понятия и виды

Деятельность предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией управляющей компанией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей обособленных подразделений и управляющей компании. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению документов по установленным правилам.

Все документы делятся на 2-е большие группы:

– первая – документы по общим вопросам, которые могут готовиться работниками всех структурных подразделений компании;

– вторая – документы по функциям управления, которые готовятся функциональными подразделениями обособленными подразделениями.

Управленческие документы делятся на организационные и распорядительные.

Организационные документы – комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделений предприятия, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов;

Распорядительные документы – документы, решающие важнейшие вопросы управления и отражающие как результат коллегиальной деятельности компании, так и принятые в порядке единоначалия.

Организационные и распорядительные документы классифицируются по наименованиям:

– постановления;

– распоряжения;

– деловые, служебные письма, решения, протоколы;

– приказы, инструкции, поручения;

– акты и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, в т.ч. вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности структурных подразделений администрации.

Документы классифицируются также:

– по месту составления (внутренние и внешние);

– по форме (индивидуальные, трафаретные и типовые);

– по срокам исполнения (срочные и несрочные);

– по происхождению (служебные и личные);

– по виду оформления: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

1.2 Язык и стиль

Языку служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость. Служебные документы предприятия связаны с правовой нормой, поэтому объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. В официально – деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально – деловой стиль документов должен отвечать требованиям:

– краткость и компактность изложения официального документа;

– точность и определенность формулировок;

– однозначность и единообразие терминов;

– последовательность.

В официально-деловых документах должны использоваться общепринятые сокращения (единицы измерения, названия учреждений, территорий и т.д.). Основные требования при использовании сокращений слов в официальных документах:

– сокращенные написания должны быть понятны;

– не должно быть разнобоя в названиях имен, территориальных названиях, терминов, должностей, учреждений и т.д., т.е. написание сокращений должно быть унифицировано.


2. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов

2.1 Общие положения

Для осуществления управленческой деятельности предприятие, в соответствии с Устава, издает распоряжения и принимает постановления, которые обязательны к исполнению во всех подразделениях, а так же всеми должностными лицами.

В соответствии с Регламентом работы компании правом представления Генеральному директору Управляющей компании (далее УК) постановлений и распоряжений обладают директора обособленных подразделений. Подготовка проектов постановлений и распоряжений директора обособленных подразделений (далее ОП), а также иных распорядительных документов (приказы, указания, поручения, инструкции) может быть поручена руководителям структурных подразделений ОП, а также осуществлена ими самостоятельно по собственной инициативе. Постановления издаются по вопросам нормативного характера и вопросам, рассчитанным на постоянное и многократное действие, назначения и освобождения от должности заместителей директоров структурных подразделений.

Распоряжения издаются по всем остальным вопросам, в том числе оперативным, организационным и кадровым.

При оформлении и составлении распорядительных и иных служебных документов должны соблюдаться требования, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Распорядительные документы администрации города: постановления, распоряжения, приказы и служебные письма оформляются на бланках, соответствующих ГОСТу Р.6.30–2003.

Бланки указанных документов изготавливаются типографским способом на бумаге белого цвета высшего качества форматов А4 (210 х 297 мм) или А5 (210 х 148 мм) в соответствии с ГОСТом Р.6.30–2003.

2.2 Основные требования к составлению организационно-распорядительных документов

Название документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма; оно определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего, и должно соответствовать виду данного документа (постановление, распоряжение, приказ, акт, инструкция и т.д.). В зависимости от названия документа выбирается нужная форма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

Название документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа, устанавливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.

Заголовок документа составляется к любому документу формата А4 (210 х 297 мм), независимо от его назначения. Заголовок отражает содержание документа и должен быть максимально точным, согласовываться с видом документа. Раскрывающий содержание документа заголовок позволяет экономить время при его рассмотрении, а главное – устраняет возможность ошибки или вариантности его толкования при вводе сведений о документах в информационно – поисковую систему, облегчает поиск и прохождение документов.

Заголовок к текстам постановлений, распоряжений, приказов, положений, актов, справок, отчетов и др. строится на основе существительного в форме предложного падежа, например:

«О поощрении…»,

«О выплате…»,

(о чем?).

Правила, Устав, список, реестр и другие документы требуют родительного падежа стержневого существительного в заголовке к тексту, например:

Правила «оформления документов»

(с ответом на вопрос «чего?»)

Заголовок к тексту Инструкции формируется на основе существительного в дательном падеже, например:

Инструкция «по эксплуатации…»

(почему?)

Если содержание текста включает ряд вопросов, заголовок должен быть обобщенным, например:

«О мерах…»,

в этом случае наряду с заголовком

составляются подзаголовки. Их пишут


Copyright © MirZnanii.com 2015-2018. All rigths reserved.