Организация системы управления предприятием общественного питания 1 категории кафе-бар "Фараон" (стр. 5 из 8)
Основные задачи служб и отделов коротко можно изложить в следующем виде:
Производственный отдел – обеспечение поточной организации работ, ритмичности и повышения эффективности производства и обслуживания потребителей, улучшение качества оказываемых услуг, оформление различных договоров.
Рассмотрим организационную структуру кафе бара «Фараон»
 |
Изучим затраты времени на примере руководителей высшего и среднего уровней, а именно директора (высший уровень) и менеджера по продажам (средний уровень).
Во главе исполнительного органа находится директор. В обязанности директора входит управление всеми структурами и подразделениями фирмы, организация функционирования, постановка целей, распоряжение имуществом и средствами, заключение и расторжение договоров, открытие счетов в банках, стимулирование подчиненных руководителей, принятие решений, и всего что необходимо для эффективного функционирования организации. Обслуживание клиентов, работа с поставщиками, анализ объема продаж - это основные функции которые выполняет менеджер по продажам, занимающий среднее положение в структуре управления. От него во многом зависит количество клиентов, объёмы продаж, качество обслуживания, расширение клиентурной базы. Это не менее ответственная должность чем, директор фирмы, поэтому он должен обладать всеми необходимыми качествами для успешной работы. И не малое значение имеет рациональное использование рабочего времени. Для анализа затрат рабочего времени руководителей будем использовать метод «Фотография рабочего дня», чтобы можно было судить о рациональном и не рациональном использовании рабочего времени.
Фото рабочего дня директора фирмы «Сэвэн Сис-бар»
| № п/п | Наименование вида работ | Продолжительность | Время, мин. |
| 1 | Приход, подготовка рабочего места | 8:00-8:15 | 15 |
| 2 | Координация рабочих по телефону | 8:15-8:35 | 20 |
| 3 | Просматривает документы | 8:35-8:55 | 20 |
| 4 | Личные нужды | 8:55-9:00 | 5 |
| 5 | Проведение совещания | 9:00-9-30 | 30 |
| 6 | Анализ мощности фирмы | 9:30-9:50 | 20 |
| 7 | Работа с текущей документацией | 9:50-10:30 | 40 |
| 8 | Приём посетителей | 10:30-11:30 | 60 |
| 9 | Личная нужды | 11:30-11:35 | 5 |
| 10 | Подготовка договоров | 11:35-11:55 | 20 |
| 11 | Личный звонок | 11:55-12:00 | 5 |
| 12 | Деловая встреча | 12:00-12:45 | 45 |
| 13 | Обход отделов, сбор информации у сотрудников | 12:45-13:00 | 15 |
| 14 | Обед | 13:00-14:00 | 60 |
| 15 | Разработка плана совершенствования нормирования расходов | 14:00-14:35 | 35 |
| 16 | Обработка документов, их рассмотрение и подписание | 14:35-15:05 | 30 |
| 17 | Разговор с менеджером по продажам | 15:05-15:30 | 25 |
| 18 | Личная нужды | 15:30-15:40 | 10 |
| 19 | Обсуждение заказа с поставщиками по телефону | 15:40-16:00 | 20 |
| 20 | Разговор с руководителем отдела снабжения | 16:00-16:15 | 15 |
| 21 | Составление указаний и распоряжений на следующий день | 16:15-16:30 | 15 |
| 22 | Анализ дня и составление планов на завтра | 16:30-17:00 | 30 |
Фото рабочего дня менеджера по продажам фирмы «Сэвэн Сис-бар»
| № п/п | Наименование затрат рабочего времени | Продолжительность | Время (мин) |
| 1 | Приход, подготовка рабочего места | 8:00-8:10 | 10 |
| 2 | Обслуживание клиента | 8:10-8:30 | 20 |
| 3 | Получение и ознакомление с электронной почтой | 8:30-9:00 | 30 |
| 4 | Получение из бухгалтерии списка оплаченных счетов, ознакомление с ним | 9:00-9:15 | 15 |
| 5 | Проверка наличия оплаченных товаров на складе | 9:15-9:35 | 20 |
| 6 | Обслуживание клиента | 9:35-9:45 | 10 |
| 7 | Личные нужды | 9:45-9:50 | 5 |
| 8 | Составление заказа поставщикам | 9:50-10:15 | 25 |
| 9 | Обслуживание клиентов | 10:15-12:55 | 160 |
| 11 | Личная нужды | 12:55-13:00 | 5 |
| 12 | Обед | 13:00-14:00 | 60 |
| 13 | Обслуживание клиентов | 14:00-16:00 | 120 |
| 14 | Уход по личным надобностям | 16:00-16:05 | 5 |
| 15 | Отдых | 16:05-16:10 | 5 |
| 16 | Разговор с сослуживцем на личную тему | 16:10-16:25 | 15 |
| 17 | Обслуживание клиентов | 16:25-16:40 | 15 |
| 18 | Составление плана на следующий день | 16:40-17:00 | 20 |
Для наглядности, упрощения и выражения в процентах, объединим данные затрат времени в группы:
1). Инструктаж, контроль и управление;
2). Организационно-административная деятельность;
3). Социально-бытовая деятельность;
4). Затраты на личные нужды.
Составим сводные таблицы затрат.
Затраты времени директора составили:
Затраты времени директора составили:
| № | Наименование группы | Время, мин. | % |
| 1 | Инструктаж, контроль и управление производственным процессом | 370 | 77 |
| 2 | Организационно-административная деятельность | 70 | 15 |
| 3 | Социально-бытовая деятельность | 5 | 1 |
| 4 | Личные надобности | 35 | 7 |
| Итого: | 480 | 100 | |
Затраты времени менеджера по продажам составили:
| № | Наименование группы | Время, мин. | % |
| 1 | Инструктаж, контроль и управление производственным процессом | 360 | 75 |
| 2 | Организационно-административная деятельность | 75 | 16 |
| 3 | Социально-бытовая деятельность | 15 | 3 |
| 4 | Личные надобности | 30 | 6 |
| Итого: | 480 | 100 | |
Сравним затраченное время по группам с нормативами затрат времени по тем же группам.
Видно расхождение затрат времени и у директора и у менеджера по продажам по всем группам. По некоторым группам у них излишек затраченного времени, а значит, они перерабатывают, выполняя отдельные функции. Можно сделать вывод, что им нужно оптимизировать затрачиваемое время, в противном случае пользы от их деятельности будет мало. Полученные данные так же можно проанализировать с помощью системы специальных коэффициентов, которые составляют единый комплекс. Его обычно предлагают выполнить руководителям или специалистам после завершения периода наблюдения для анализа эффективности своей деятельности.
Общая оценка использования рабочего времени включает в себя оценку распределения рабочего времени с точки зрения эффективности его использования. Для этого определим для каждого из руководителей:
1)Степень экстенсивного использования рабочего времени, который оценивается величиной коэффициента экстенсивности Кэ, рассчитываемого по формуле
Кэ = (Ф - П) /Ф = 1 - П /Ф
где Ф - фонд рабочего времени с учетом обеденного перерыва(мин),
П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе (мин).
Кз =1-(35+60)/540=0,83 (директор)
Кз =1-(30+60)/540=0,84 (менеджер по продажам)
Данный коэффициент показывает степень загруженности работой руководителя. Как видно из расчетов, руководители, т.е. директор фирмы и менеджер по продажам загружены работой на 83 и 84 процента соответственно.
2) Определим К отл, т. е. показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы. Он рассчитывается по формуле:
К отл = ОТЛ/Ф
где ОТЛ - время на отдых и личные надобности (мин)
К отл =(5+5+10+60)/540=0,15 (директор)
К отл =(5+5+5+60)/540=0,14 (менеджер по продажам)
3) Рассчитаем коэффициент потерь рабочего времени по вине работника, используя формулу:
Кпрв = ПР / Ф
где, ПР – перерывы, зависящие от работника
Ф – фонд рабочего времени без учета обеденного перерыва
Кпрв =5/480=0,01 (директор)
Кпрв =15/480=0,03 (менеджер по продажам)
Загруженность рабочего дня у директора и менеджера по продажам находится в нормальных пределах, но 83 и 84% это все-таки маловато и есть что изменить для наиболее лучшего использования рабочего времени. Показатель, характеризующий величину затрат времени на регламентированные перерывы составил 15% и 14% это говорит нам о том, что эти руководители используют свое рабочее время вполне эффективно и процент времени, затраченного на регламентированные перерывы, не так уж велик. У обоих руководителей существуют потери рабочего времени по их собственной вине. Эти показатели нежелательны и поэтому их нужно постараться устранить и использовать своё рабочее время более рационально.
6. Участие в проведении оперативных мероприятий на предприятии
Развитие системного анализа неразрывно связано с такими понятиями, как "мозговая атака", "сценарии", "дерево целей", морфологические методы и т.п. Перечисленные термины характеризуют тот или иной подход к активизации выявления и обобщению мнений опытных специалистов-экспертов (термин "эксперт" в переводе с латинского означает "опытный"). Иногда все эти методы называют "экспертными". Однако есть и особый класс методов, связанных непосредственно с опросом экспертов, так называемый метод экспертных оценок (так как при опросах принято проставлять оценки в баллах и рангах), поэтому названные и подобные им подходы иногда объединяют термином "качественные" (оговаривая условность этого названия, так как при обработке мнений, полученных от специалистов, могут использоваться и количественные методы). Этот термин (хотя и несколько громоздкий) в большей мере, чем другие отражает суть методов, к которым вынуждены прибегать специалисты, когда они не только не могут сразу описать рассматриваемую проблему аналитическими зависимостями, но и не видят, какие из рассмотренных выше методов формализованного представления систем могли бы помочь получить модель. Для принятия решения. Возникновение перечисленных терминов, как правило, связано с конкретными условиями проведения исследований, или даже с именем автора подхода. Однако варианты последующего применения методов настолько разнообразны, что сейчас трудно говорить об однозначности использования приведенных терминов.