ПЛАН
Кадровые документы
Трудовой договор
Трудовая книжка
Прочие кадровые документы
Документы по заработной плате
Табель учета рабочего времени
Ведомость для начисления заработной платы
Лицевой счет
Прочие документы
Документы по основным средствам
Документы от поставщика
Внутренние документы
Документы по товарно-материальным ценностям
Банковские и кассовые документы
График документооборота
УСН применяют в основном фирмы с небольшим штатом. Сотрудники здесь обычно совмещают несколько обязанностей, и делопроизводство чаще всего выпадает на долю бухгалтера. Этим и вызван интерес нашего журнала к данной теме.
Часто администрация маленькой фирмы, работающей на "упрощенке", - только директор и бухгалтер, и вполне естественно, что организация документооборота здесь поручается бухгалтеру. Но в любом случае кто как не бухгалтер кровно заинтересован, чтобы с документами был полный порядок: ведь именно ему приходится постоянно с ними работать!
Что это за документы? Сначала о бухгалтерском учете. В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" все хозяйственные операции должны быть документально подтверждены, для чего оформляются так называемые первичные учетные документы. Причем "упрощенцев" это тоже касается: даже если бухгалтерский учет они ведут не в полном объеме, от такой обязанности их никто не освобождал.
Теперь про налоговый учет. Здесь то же самое. В ст. 248 НК РФ сказано, что доходы определяются на основании первичных документов. Статья 248 НК РФ классифицирует доходы, учитываемые при уплате налога на прибыль, но очевидно, что ее положения распространяются и на доходы при УСН. Расходы же при упрощенном режиме принимаются только в том случае, если они соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ, а одним из них как раз является наличие соответствующих документов.
Примечание. См. п. 2 ст. 346.16 НК РФ.
Поэтому если у бухгалтера вовремя окажутся необходимые документы, к тому же они будут правильно оформлены, то проблем с учетом будет, конечно, меньше.
Рассмотрим основные документы, которые понадобятся практически всем фирмам.
Кадровые документы
Документы по кадрам, как и по оплате труда, должны быть абсолютно у всех организаций и индивидуальных предпринимателей. Большинство таких документов имеет длительный срок хранения (75 лет или постоянный), поэтому к ним необходимо относиться особенно внимательно.
Какие же из них являются обязательными? Обратимся к нашему законодательству.
На заметку. Создание собственных форм документов
Если для какого-то документа требуется форма, а унифицированной нет, форму можно разработать самостоятельно. Единственное, в ней должны быть обязательные реквизиты: наименование документа, наименование организации, содержание хозяйственной операции, единицы измерения в денежном и натуральном выражении, наименование должностей ответственных лиц, и место для подписей и даты составления. Об этом говорится в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
В унифицированные формы (кроме кассовых) допускается вносить реквизиты, которые в организациях посчитают нужными, сопроводив это приказом или распоряжением. А вот удалять уже имеющиеся нельзя. Эти правила - из Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20.
Трудовой договор
Первый документ кадрового учета, который рассматривается в Трудовом кодексе, - это трудовой договор. Однако хотя документ и назван необходимым, он носит, скорее, рекомендательный характер. Согласно ст. 67 трудовой договор, даже заполненный неверно (что равносильно тому, как если бы он отсутствовал), считается заключенным. Обязательным условием приема на работу является лишь то, что человек приступил к работе с ведома или по поручению работодателя. То есть вроде бы трудовой договор можно и не оформлять. Но с другой стороны, наличие такого документа обеспечивает признание большинства расходов на оплату труда.
Опыт показывает, что многие вопросы, например распорядок или должностные обязанности, лучше обозначить в трудовом договоре. И чтобы избежать возможных недоразумений, советуем составить его по всем правилам.
Итак, что нужно указать в трудовом договоре? Обязательными реквизитами будут, разумеется, фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя. Главные разделы следующие:
- место работы;
- дата начала работы;
- наименование должности (специальности, профессии);
- права и обязанности работника;
- права и обязанности работодателя;
- характеристика условий труда, компенсации и льготы;
- режим труда и отдыха (если он отличается от общих правил, установленных в организации);
- оплата труда;
- виды социального страхования.
Примечание. См. ст. 57 ТК РФ.
В трудовом договоре часто содержатся пункты об испытательном сроке, отработке после обучения, о неразглашении тайны и т.д. Срок, на который человек принимается временно, должен быть зафиксирован, иначе договор считается бессрочным. Работодатель может вписать и другие, важные на его взгляд, условия.
Трудовая книжка
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже (ст. 66 ТК РФ). Если работник трудился на фирме более пяти дней, работодатель обязан зафиксировать это в трудовой книжке. Как вносить записи, можно узнать из Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
Трудовую книжку заводят на первом рабочем месте, и в ней уже отражается вся последующая смена работы, но только работы основной. Если же человек хочет, чтобы у него был отмечен любой стаж, нужно обратиться по месту основной работы, и там, просмотрев документы о совместительстве, ему, возможно, внесут соответствующую запись.
Все это относится только к организациям. Индивидуальные предприниматели не заводят работникам трудовых книжек, а в имеющихся ничего не записывают. Документом, подтверждающим работу у физического лица, является только трудовой договор.
Примечание. Такое указание дано в ст. 309 ТК РФ.
Прочие кадровые документы
Кроме трудовых договоров и трудовых книжек оформляются и другие документы. Прежде всего к ним относятся приказы по личному составу. Принимая человека на работу, заполняют форму N Т-1 или N Т-1а, увольняя - форму N Т-8 или N Т-8а. Приказы издаются, когда сотрудников переводят на другую должность, предоставляют им отпуск и поощрение, направляют в командировку. Помимо этого все работодатели должны составлять график отпусков по форме N Т-7 (ст. 123 ТК РФ). Формы по учету труда утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
При приеме, увольнении, уходе в отпуск и любых кадровых перемещениях сотрудники должны подавать заявления (в произвольной форме), которые будут храниться на фирме.
Обязательный документ кадрового учета - личная карточка работника (форма N Т-2). В нее заносятся всевозможные сведения: дата и место рождения, образование, знание иностранного языка, состав семьи, отпуска, перемещения по работе и пр.
Среди унифицированных форм есть штатное расписание (N Т-3). Оно представляет собой перечень должностей с указанием штатных единиц и окладов (тарифных ставок), утверждаемый руководителем организации или индивидуальным предпринимателем. Этот документ не является обязательным, и его составляют по усмотрению администрации. Он очень удобен, когда требуется определить сумму расходов на оплату труда.
Пример 1. ООО "Снег" недавно зарегистрировано. Применяемый режим - УСН. Штат фирмы составляет пять человек: директор, главный бухгалтер, оператор, выписывающий накладные, и два менеджера по продажам (один работает по совместительству). Кадровый учет поручен главному бухгалтеру. Какие документы по кадрам ему потребуется обеспечить?
1. Все работники должны написать заявления о приеме на работу.
2. На весь штат, кроме директора, нужно составить приказ о приеме на работу. Директора назначают учредители, и это фиксируется в протоколе их совета.
3. Не позже пяти дней после издания приказов и протокола следует внести записи в трудовые книжки всех работников, за исключением совместителя.
4. Рекомендуем заключить с работниками трудовые договоры.
5. На всех работников нужно заполнить личные карточки.
6. Штатное расписание составлять необязательно. Можно подождать, пока штат фирмы не увеличится.
7. Остальные документы (например, график отпусков) нужно будет оформлять в процессе работы.
Документы по заработной плате
Все документы, связанные с денежными расчетами, должны заполняться с особой тщательностью. Документы по оплате труда очень важны тем, что, во-первых, подтверждают расходы (их существенную часть у многих "упрощенцев" составляют как раз выплаты по зарплате), а во-вторых, остаются на длительном хранении. Сроки хранения указаны в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.
Табель учета рабочего времени
Чтобы рассчитать зарплату, необходимо знать, сколько времени отработал каждый сотрудник. Такие сведения записывают в табель учета рабочего времени (форма N Т-13).
За табель, как правило, отвечает начальник подразделения. В конце месяца документ сдается в бухгалтерию. Если его заполняет сам бухгалтер, он может использовать объединенную форму N Т-12 - табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда. Правда, она довольно громоздкая.
Примечание. Формы по заработной плате утверждены тем же Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Ведомость для начисления заработной платы
В расчетной ведомости (форма N Т-51) бухгалтер указывает количество отработанных дней (часов), начисленную зарплату, удержания и сумму, которая работнику причитается.