Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации - автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, адрес электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.
Реквизит 08 наименование вида документа. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма. Дополнительно к этому реквизиту может быть указан код документа в соответствие с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).
Реквизит 09 дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемых документов – дата утверждения, для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ. Если автором документа, являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления даты[5]. Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. При этом государственный стандарт предусматривают два варианта последовательности расположения элементов:
- день месяца, месяц, год. Например: 01.09.2002.
- год, месяц, день месяца. Например: 2002.02.01.
Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах ИСО 8601-88[6].
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 октября 2002 г.
Реквизит 10 регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации – авторе документа. Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа помимо порядкового может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица и др. при отправке ответных писем принято указывать два индекса – тот, что присвоен документу в организации – авторе данного письма при его регистрации и тот, который был на полученном документе (реквизит 11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа). Если письмо инициативное, т.е. одна организация обращается в другую с каким – либо вопросом в первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются.
Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных ему в каждой из этих организаций. На документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем проставлению авторов документа.
Реквизит 11 ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в бланк письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ.
Реквизит 12 место составления или издания. Реквизит указывается на общем бланке или бланке вида документа (например, постановления, решения и др.). Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствие с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если место составления документа входит в название организации – автора, то его можно на бланке не указывать[7].
Реквизит 13 гриф ограничения доступа к документу. Гриф ограничения доступа к документу (отметки «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования (ДСП)» или отметки, устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности и др.) проставляется на первом листе документа на верхнем поле справа. Отнесение информации к государственной тайне осуществляется на основе Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне». Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в соответствие с Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 118 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».
Реквизит 14 адресат. Документы направляют в адрес организации, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляется следующим образом:
Министерство финансов РФ
Управление налоговой реформы
При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например:
Министерство финансов РФ
Начальнику Управления налоговой
реформы
А. С. Астафьеву
При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата. Например:
Генеральному директору издательства
«Бизнес и компьютер»
П. О. Родченко
Допускается центровать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
Генеральному директору издательства
«Бизнес и компьютер»
П. О. Родченко
При адресовании документов нескольким однородным учреждениям или организациям фамилии опускают, а должность указывает обобщенно. Например:
Ректорам вузов
Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и другими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется один от другого 2- 3 интервалами.
При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.
Почтовый адрес может указываться только на конверте. При необходимости в состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленнойправилами оказания услуг почтовой связи. В этом случае сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес. Например:
Редакция газеты «Новый мир»
103806 ГСП, Москва, К-6
Малый Путниковский пер.,1,/2
При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности: инициалы, фамилия получателя, почтовый адрес. Например:
М. И. Козлову
144511 Иваново
ул. Нормандия-Неман, д.6, к.2, кв.134
Почтовый адрес на конвертах и документах указывается в соответствие с действующими почтовыми правилами[8].
Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания),а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:
Начальникам производственных служб
Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4 – 5 межстрочных интервала или 32 знака (что соответствует четвертому положению табулятора пишущих машинок) от границы левого поля.
Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1, 5 – 2 интервалами.
Реквизит 15 гриф утверждения документа. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органов или вышестоящим органом власти (управления). Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу проставлением на документе грифа утверждения или изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.
Гриф утверждения располагают справа над текстом.
Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В этом случае на утверждение постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, или УТВЕРЖДЕНО, наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например: