Организация документооборота (стр. 1 из 5)
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ
Государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Реферат
Организация документооборота
Краснодар 2010
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Характеристики и принципы организации документооборота
2. Движение входящих,исходящих и внутренних документов
2.1Входящие документы
2.2 Исходящие и внутренние документы
3. Регистрация документов
3.1 Регистрационные формы
4. Информационно-справочная работа
5. Контроль исполнения документов
6. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организацииважный организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.
1. ХАРАКТЕРИСТИКИ И ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
Термин «документооборот» появился в российском (советском) документоведении в 1920-х гг. В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда и делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации документооборота к середине 1970-х гг.были сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:
· последовательности перемещений документов;
· выполнения операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения, отправки);
· технологической обработки документов (регистрации ин формационно-справочной работы, контроля за сроками исполнения).
В соответствии с ЕГСД общие принципы организации документооборота:
· оперативность движения документов;
· обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;
· исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.
Сформулированные более 30 лет назад правила актуальны и сейчас. Документы в организации должны перемещаться с наименьшими затратами времени, по наиболее короткому пути и, желательно, без возвратных перемещений.
Для этого в каждой организации необходимо целенаправленно изучать документооборот с последующими унификацией, стандартизацией и регламентацией маршрутов движения и технологий обработки документов.
Документооборот — технологический процесс, который характеризуется качественными и количественными параметрами.
К качественным характеристикам документооборота, в частности, относят:
· разделение его на документопотоки, различающиеся по составу, направлению движения и порядку обработки документов;
· особенности маршрутов движения определенных групп документов.
По отношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их организации).
Маршрут движения документа включает все этапы его перемещения в организации от получения или создания до отправки или подшивки в дело.
Оптимизируют маршруты движения документов на основе организационных документов: устава, положения об организационно-функциональной структуре, положений о структурных подразделениях, бизнес-процессах, функциональных областях, должностных инструкций, приказов о делегировании полномочий и распределении обязанностей.
В результате унификации маршрутов движения определенных категорий документов (входящих, исходящих, приказов по основной деятельности, личному составу и т.д.) создают маршрутные схемы (оперограммы). Этапы маршрутов движения с создаваемых в организации документов (внутренних и исходящих) должны соответствовать разделам Табеля форм документов организации, отражающих особенности подготовки этих документов (например, согласования, подписания, утверждения и т.д.).
Схемы движения документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в организации, где есть служба документационного обеспечения управления, например, канцелярия, показано на рисунке 1.
На рисунке штрих-пунктиром отображены документы, отправляемые из организации. Поступающие документы изображены прямыми линиями, а внутренние документы – линиями из точек.
| Руководство структурных подразделений |
| Секретарь-референт руководителя |
Секретарь-референт руководителя структурного подразделения |
