Введение
«Делопроизводство (или документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами ». [2]
Информация, содержащаяся в документах организации, имеет важное значение для функционирования организации в целом. Кадровая документация имеет свои особенности, т.к. она связана не только с деятельностью организации, но и со многими фактами деятельности общества в целом.
Одной из наиболее важных функций кадровой службы организации является документирование трудовых правоотношений. В состав документации, оформляемой в кадровой службе, входят документы различного функционального назначения: первичные учетные документы, распорядительные, личные и т.д.
Служба кадров обрабатывает и использует огромное количество важных документов, поэтому работникам необходимо знать правильность их оформления, которая регламентируется различными законодательными и нормативными актами, инструкциями Российской Федерации (Трудовой кодекс РФ, Постановления Госкомстата РФ и пр.)
1. Личный листок по учету кадров (анкета)
Личный листок по учету кадров является первичным учетным документом и составляет основу личного дела работника. Личные дела ведутся, как правило, на руководящих работников и специалистов организации. Личный листок по учету кадров содержит сведения необходимые работодателю при решении вопроса о заключении трудового договора с работником.
Личный листок по учету кадров представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, пребывании за границей, о правительственных наградах, воинской обязанности, семейном положении, о месте проживания, паспортные данные и др.
Личный листок по учету кадров заполняется от руки самим работником при поступлении на работу, на все вопросы даются полные ответы, не допуская сокращений и пропусков, исправлений и помарок.
Отрицательные ответы в графах личного листка даются без повторений вопроса (например, ученая степень – не имею).
Ответы на вопросы в личном листке по учету кадров даются в полном соответствии с теми записями, которые содержатся в личных документах работника. При заполнении используются следующие личные документы:
· паспорт;
· трудовая книжка;
· военный билет;
· документы об образовании;
· документы о наградах;
· документы об изобретениях;
· документы ВАК о присуждении ученых степеней и пр.
Особенно важное значение имеет заполнение пункта «Выполняемая
работа с начала трудовой деятельности». Пункт заполняется в соответствии с записями в трудовой книжке. Если трудовая деятельность прерывалась по каким-то причинам, их обязательно указывают (болезнь, учеба и т.п.).
Личный листок по учету кадров имеет место для фотографии работника.
Личный листок по учету кадров подписывается работником организации.
Наряду с личным листком по учету кадров применяется аналогичная учетная форма – анкета. Она имеет расширенные вопросы по некоторым пунктам (вопросы об изменении фамилии и пр.). Кроме того, анкета подписывается после проверки данных, указанных в анкете, работником кадровой службы.
Сведения об изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в Дополнении к личному листку по учету кадров.
Дополнения к личному листку по учету кадров включают: фамилию, имя и отчество работника и два раздела, имеющих табличную форму.
В первом разделе указываются перемещения по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, с указанием решения об утверждении и освобождении работника.
Во втором разделе указывают изменения других учетных признаков (о награждениях, о наложениях взысканий и пр.).
Все изменения указанные в Дополнении к личному листку по учету кадров должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Обязательным реквизитом Дополнения к личному листку по учету кадров отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел. Отметки состоят из надписи «Личное дело проверено», даты и подписи.
Таким образом, личный листок по учету кадров (анкета) является достоверным документом, несущим информацию о работнике и формирующим первичную базу данных о персонале организации.
На практике, в нашей организации в настоящее время, Личный листок по учету кадров не ведется, а применяется заполнение личной карточки работника, т.е. документом который, по сути, является вторичной учетной документацией.
Образец заполнения и примерную форму Личного листка по учету кадров см. в Приложении 1. Форма Личного листка по учету кадров приложена за 1984 г., на современном этапе ряд вопросов претерпел изменения (например, нет вопросов о партийности т.п.), но основное содержание и образец применения на практике отражено.
В Приложении 2 показан бланк Личного листка по учету кадров, применяемый в настоящее время.
2. Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника
«Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации в целях разрешения … кадровых и иных вопросов ее деятельности». [2]
Одной из функций кадровой службы является оформление процесса движения кадров организации, который документируется посредством создания следующих основных документов: приказов по личному составу, графиков отпусков, докладных записок и пр. Приказы по личному составу формируются отдельно от основной деятельности и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением буквенного индекса «К», «ЛС» либо «Л/С». Одним из приказов по личному составу является Приказ о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении). Приказ заполняется на основании Унифицированных форм №№ Т-8, Т-8а и применяется для оформления увольнения работников, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1.
В соответствии со ст. 77 п.3 Трудового кодекса РФ основанием прекращения трудового договора является расторжение трудового договора по инициативе работника, которая предоставляет работнику право расторгнуть трудовой договор в любое время, по собственной инициативе, предупредив об этом работодателя в письменной форме за две недели, путем подачи заявления.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника носит распорядительный характер. Срок хранения такого приказа составляет семьдесят пять лет. В тексте приказа не допускается сокращений, опечаток и ошибок в информации. Основные реквизиты Приказа о расторжении трудового договора по инициативе работника:
· наименование организации;
· коды организации в соответствии с российскими классификаторами (ОКПО, ОКУД);
· дату прекращения действия трудового договора;
· Ф.И.О. работника;
· табельный номер;
· структурное подразделение;
· должность, специальность, профессия, разряд;
· основание прекращения трудового договора (основанием расторжения трудового договора по инициативе работника является ст. 77 п.3 ТК;
· основание для издания приказа (заявление работника);
· личная подпись руководителя организации;
· личная подпись работника;
· дата.
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника может составляться, как индивидуально (форма Т-8), так и сводно на несколько работников (форма Т-8а), но содержащий одно распорядительное действие (Приложение 3, 4).
Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника подписывается личной (собственноручной) подписью руководителя организации, или лицо, уполномоченное на это учредительными документами. В период временного отсутствия руководителя подписывает лицо, исполняющее его обязанности по приказу (например, главный инженер или заместитель). При этом в приказе обязательно делается ссылка на исполнение обязанностей, указываются фамилия и инициалы замещающего работника, а не отсутствующего руководителя.
Приказ, подписанный с использованием факсимиле, а также неуправомоченным лицом не имеет юридической силы.
После подписания приказ датируется и нумеруется, и обязательно работник ознакамливается с приказом под роспись в день увольнения и делается запись в трудовую книжку.
Таким образом, Приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника носит распорядительный характер и имеет важное значение как для работника, так и для организации, т.к. он регулирует трудовые отношения и его правильное оформление помогает в разрешении трудовых споров и конфликтов.
3. Выписка из протокола совещания (заседания, собрания)
Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов совещаний (заседаний, собраний). Документирование хода совещаний и протокола возлагается на сотрудника ответственного за ведение работы с документами. Протокол состоит из вводной части и основной. Иногда необходимо довести до должностных лиц отдельные элементы основной содержательной части протокола, для этого составляется Выписка из протокола совещания (заседания, собрания).
Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) содержит следующие реквизиты:
· наименование предприятия;
· название вида документа (выписка из протокола);
· дату заседания;
· номер протокола;
· место составления;
· присутствующие и приглашенные;
· председатель и секретарь;
· заголовок к тексту;
· текст (повестка дня, слушали, постановили);
· подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь»);
· расшифровка фамилий с инициалами.
Выписка из протокола совещания (заседания, собрания) должна содержать отметку о заверении копии и отметку об исполнении. Образец Выписки из протокола совещания (заседания, собрания) приведен в Приложении 5.