1) формальная проверка – определение соответствия документов установленным формам: правильность и полнота заполнения необходимых реквизитов; конкретность отражения хозяйственных операций; четкость проставления единиц измерения; наличие и подлинность подписей.
2) проверка по существу – установление законности совершенных хозяйственных операций: соответствие законодательству; соответствие производственному плану; соответствие нормативам; соответствие хозяйственной целесообразности и эффективности производства.
3) арифметическая проверка – контроль правильности арифметических подсчетов: проверка правильности отражения количественных и стоимостных показателей, пересчет результатов их перемножения количественных показателей на цену, итогов в целом по документу и т. п.;
4) встречная проверка – сопоставление одних документов с другими (например, оправдательных с распорядительными).
Проверенные и полностью отвечающие предъявляемым требованиям документы принимаются бухгалтерией к дальнейшей обработке, которая состоит из трех этапов: таксировки, группировки и контировки. Таксировка (расценка) – перевод натуральных (кг, шт, м) и трудовых измерителей (часы, рабочие дни), указанных в документе, в денежные. После таксировки осуществляют группировку документов, которая является следующим этапом их обработки. Группировка – это подбор документов по определенным признакам, отражающим однородные по экономическому содержанию хозяйственные операции. Цель группировки – получение сводных (обобщенных) данных по движению различных видов имущества или обязательств за определенный период. Например, документы по движению материалов могут группироваться по поступлению и расходованию по каждому виду и номенклатурному номеру материалов; авансовые отчеты работников – по цели использования денег (на командировочные расходы, на административно-хозяйственные нужды); кассовые документы – по приходу и расходу. После деления по основному признаку возможна дополнительная группировка: документов на материалы – по складам предприятия, поставщикам, направлениям расходования; кассовых документов – по источникам поступления денег в кассу и т. п. После группировки делают записи по группе однородных операций общими итогами. Таким образом, получают сводные документы.
Далее документы направляют на контировку. Контировка - указание в первичных и сводных документах бухгалтерских счетов, на которых должны быть отражены хозяйственная операция или итог по сгруппированным однородным операциям [42, 53, 56, 58].
После обработки и использования в бухгалтерии документы сдают на хранение в архив. Все организации обязаны хранить первичные учетные документы, а также заполняемые на основании их регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет, как это предусмотрено Федеральным законом «О бухгалтерском учете» и «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности … организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 г. (в ред. Решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.1996 г., с изм., внесенными Указаниями, утв. Росархивом 06.10.2000 г.). Конкретный порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Так, к документам со сроком хранения 1 год относят переписку о сроках представления отчетности; 5 лет – квартальную отчетность, журналы и ведомости, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, кассовые оправдательные документы, главные книги и журналы; 10 лет – годовую отчетность, инвентарные описи, сличительные ведомости, книги и картотеки по учету зданий и сооружений. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания их с баланса. Лицевые счета работников организации хранятся 75 лет за минусом возраста лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу зарплаты хранятся в 75 лет. При прекращении деятельности организации документы по начислению и выплате зарплаты подлежат обязательной сдаче в государственные архивы [1, 15, 36].
Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) осуществляют непосредственно в бухгалтерии. Документы подшивают в папки по назначению, первичные учетные документы хранятся отдельно от регистров бухгалтерского учета. Однородные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, подбираются в пачки в хронологическом порядке и подшиваются в отдельной папке. Денежные документы должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Если на предприятии учет осуществляют с помощью компьютеров, то программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались в последний раз для составления бухгалтерской отчетности. Бухгалтерский архив документов постоянного хранения организуется в специально подготовленном помещении или в закрытых шкафах. Передача документов в архив оформляется актом. Ответственность за организацию хранения учетных документов несет руководитель предприятия [51].
Выдача первичных учетных и других документов из бухгалтерии и из архива работникам организации не допускается, но в отдельных случаях это может быть сделано по распоряжению главного бухгалтера.
Изъятие или снятие копий первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета у организации может производиться только органами дознания, прокуратуры и судами, налоговой инспекцией и налоговой полицией на основании постановлений этих органов в соответствии с действующими уголовно-процессуальными правилами. Изъятие оформляется протоколом, копия которого остается в организации. Главный бухгалтер или другое должностное лицо при этом имеет право снять копии с изымаемых документов с указанием основания и даты изъятия [15].
В случае пропажи или гибели первичных учетных документов руководитель организации приказом назначает комиссию для расследования причин, приведших к пропаже или гибели документов.
Путями совершенствования бухгалтерских документов являются стандартизация и унификация документов. Стандартизация документов – это установление единых (стандартных) размеров бланков однотипных документов в соответствии с ГОСТ 6.10.5 – 87 «Требования к построению формуляра-образца», введенным в действие с 1 января 1998 г. Формуляр-образец устанавливает: формат бумаги, служебные поля, конструкционную сетку, расположение частей и зон, а также реквизитов. Определенный размер бланка называется форматом. Формат обозначается шифром – буквой и цифрой. Наиболее распространенным является размер листа для пишущей машинки: 203*288 мм (формат А4). Единые размеры бланков упрощают работу с документами. Во-первых, их удобно обрабатывать и подшивать в пачки, во-вторых, работники бухгалтерии привыкают к определенному размеру документов, что ускоряет их заполнение и облегчает хранение в архиве. Унификация документов - это установление единых форм, являющихся типовыми для однородных операций во всех организациях отдельных отраслей или народного хозяйства в целом. Она ускоряет, упрощает и повышает качество обработки документов.
Значит, бланки первичных учетных документов для оформления конкретной хозяйственной операции являются стандартизированными, то есть имеют одинаковые размеры, а унификация делает документы еще более одинаковыми – стандартными не только по размеру, но и по существу отражаемых операций. Документы для оформления каждой конкретной хозяйственной операции получают одинаковые реквизиты. Так, в верхнем правом углу каждого документа напечатан номер его формы, ниже посередине – название, а далее реквизиты, которые заполняются работниками организации [51].
1.4 Инвентаризация
Инвентаризация – это проверка фактического наличия и состояния имущества и обязательств. Она выполняется путем наблюдения в натуре, измерения и специальной регистрации (переписи) с последующим сличением полученных данных с учетными показателями бухгалтерского учета на определенную дату. Инвентаризация обеспечивает контроль за сохранностью имущества, за работой материально ответственных и должностных лиц.
Различают несколько видов инвентаризации. Полная инвентаризация охватывает все виды средств, принадлежащие предприятию, а также принятые на ответственное хранение и в переработку, все его права и обязательства. Частичная - один или несколько видов средств фирмы (только основные средства, только расчеты с покупателями) или только часть средств на определенном участке производства (инвентаризация конкретного склада).
Плановая инвентаризация осуществляется в заранее определенные сроки. Она устанавливается с точки зрения экономической целесообразности или исходя из других конкретных условий. Внеплановая (внезапная) - проводится внезапно. Ее инициатором может быть руководитель предприятия или главный бухгалтер. Внезапную инвентаризацию проводят при выявлении факта злоупотребления, хищения, после стихийного бедствия, при смене материально ответственного лица, а также по требованию поверяющих органов.
Для уточнения результатов ранее проведенной инвентаризации по решению руководителя могут проводиться повторные или контрольно-пере-проверочные инвентаризации. Повторная инвентаризация проводится по любой уже проведенной инвентаризации. Ее причина – сомнения в качестве проведенной инвентаризации. Контрольно-перепроверочная – проводится в период инвентаризации или же сразу после ее окончания. Ее цель – оперативный контроль за проходящей (текущей) инвентаризацией. Она должна охватывать не менее 10% проверенных ресурсов или обязательств [37, 51].