Використання інструментів управління проектами для ефективного впровадження системи якості ВНЗ (стр. 1 из 2)
1. Етапи розроблення і впровадження системи якості
Успішність впровадження системи управління якістю організації, її подальше ефективне функціонування залежить від того, як було організовано і здійснено саме процес розроблення і впровадження. Існують численні підходи щодо впровадження систем якості на відповідність вимогам [1]. Одним з них є типовий підхід, описаний у [2]. Джерела [3], [4] пропонують уточнений план впровадження системи якості для організацій сфери освіти.
Складність застосування згаданих вище планів аналогічна до застосування самого стандарту ISO 9001:2000. Вона криється у тому, що план і стандарт не містять конкретних рекомендацій, як саме на практиці реалізовувати їх положення. Наприклад, у п.10 наведеного у [4] плану впровадження говориться про те, що Керівна Рада має відслідковувати хід впровадження системи і забезпечити дотримання графіка впровадження. По суті, знайти правильну відповідь на це ключове питання – означає забезпечити загальний успіх впровадження системи якості ВНЗ.
У пошуках відповіді на це головне питання автори дослідження звернулись до відносно нової методології управління проектами. У 70-80 роки минулого століття значна кількість західних компаній у відповідь на зростаючі масштаби і складність їхньої діяльності в умовах жорсткої конкуренції почали розвивати і використовувати методи управління проектами. Для забезпечення успішності розроблення і впровадження систем управління якістю у ВНЗ авторами пропонується використовувати існуючі методи управління проектами, адаптуючи їх до потреб галузі вищої освіти. Тобто, задачу розроблення і впровадження системи якості ВНЗ необхідно розглядати як окремий специфічний проект.
2. Методологія управління проектами
По суті управління проектами є методологією організації, планування, управління, координації людських, фінансових і матеріально-технічних ресурсів протягом проектного циклу, спрямованою на ефективне досягнення мети проекту та визначених результатів за складом і обсягами робіт, їх вартістю, часом, якістю та ступенем задоволеності учасників і замовників проекту через застосування сучасних методів технологій управління [5].
У розвинутих країнах і передових компаніях на разі активно використовується сучасна концепція УП на основі процесного підходу. тобто, УП розглядається як складний процес і описується через сукупність взаємодіючих і пов’язаних між собою ключових процесів, представлених на рис. 1.
3. Порівняльний аналіз підходів відповідно до вимог ISO 9001:2000 і методів УП
Типовий процес розроблення і впровадження системи якості передбачає визначення місії організації, формування її стратегії, політики, які трансформуються у цілі у сфері якості, проведення самооцінювання, на його основі планування робіт з розроблення системи якості, визначення ключових процесів, формування команд щодо удосконалення процесів, розроблення документації системи якості, її інформаційне забезпечення і підтримку, впровадження системи у дослідну експлуатацію, внутрішній аудит і зовнішню сертифікацію.
В свою чергу методологія УП містить конкретні апробовані механізми реалізації окремих етапів робіт з розроблення і впровадження системи якості та зорієнтована на досягнення запланованих результатів проекту. При цьому акцент робиться саме на тих ключових моментах, які становлять базис для успішного створення і функціонування системи якості. Мається на увазі проведення передпроектних маркетингових досліджень, включаючи техніко-економічне обгрунтування необхідності розроблення системи, його експертизу, детальне планування і бюджетування проекту, управління його змістом, тривалістю, витратами, якістю виконання робіт, ризиками, інформацією і комунікаціями, створення і управління командою проекту, контроль і моніторинг за виконанням проекту, удосконалення у ході його виконання.
4. Практичні рекомендації щодо використання методології УП в процесі розроблення і впровадження систем управління якістю ВНЗ
Розглянемо зміст етапів розроблення і впровадження системи управління якістю відповідно до вимог [1] на основі методології УП. При цьому сама задача впровадження системи буде виглядати як окремий проект, що складається з низки основних і допоміжних процесів, представлених на рис. 1.
Перша фаза проекту. Розроблення концепції проекту загалом має велике значення для подальшої долі проекту. У ВНЗ існують альтернативи щодо впровадження сучасних методів управління якістю, зокрема, розроблення системи відповідно до вимог [1], або [6], впровадження методології національного конкурсу з якості, або впровадження методології TQM, а також комбінований варіант.
У процесі формування концепції проекту ВНЗ має чітко визначити мету і завдання проекту. Виходячи з них мають бути сформульовані його основні характеристики, зокрема, результати від реалізації проекту, тривалість, вартість, окупність, перспективи, зміцнення позицій на ринку освітніх послуг, складність, рівень конкуренції тощо. Після цього має бути проведений експертний попередній аналіз можливих варіантів реалізації проекту за визначеними характеристиками. Інтегральна експертна оцінка варіантів має визначити найбільш придатний для ВНЗ варіант.
Результатом цього етапу може стати заява або декларація вищого керівництва ВНЗ щодо наміру впровадити систему якості відповідно до вимог [1] та принципів TQM. У разі, якщо ідея проекту виявилась прийнятною, проводиться комплексний проектний аналіз. Серцевиною початкової фази проекту є розроблення на основі проведення технічного, економічного, організаційного, соціального аналізу бізнес-плану проекту, як основного документу, що дозволяє оцінити і обгрунтувати проект. Склад і ступінь деталізації бізнес-плану залежать від специфіки ВНЗ. Оптимальним варіантом є, коли бізнес-план розробляють співробітники ВНЗ із залученням професійних консультантів.
Важливою складовою цієї фази проекту, на яку припадає найбільший обсяг робіт, є маркетинг проекту. У ньому центральне місце займає розроблення маркетингової стратегії проекту, основою якої, в свою чергу, є так званий SWOT аналіз (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats), спрямований на визначення сильних і слабких сторін проекту, оцінку можливостей і потенційних загроз. Завершальним етапом першої фази проекту має стати експертиза розроблених у ході його виконання документів. Експертиза може проводитись як силами кваліфікованих співробітників ВНЗ, так і зовнішніми фахівцями. Позитивний результат експертизи має стати сигналом для початку робіт на подальших стадіях проекту.
Другим етапом проекту є здійснення процесів планування, основна мета яких – побудова моделі реалізації проекту. Для цього здійснюється декомпозиція на пакети робіт різного рівня з подальшою деталізацією. В рамках процесу впровадження системи якості такими пакетами робіт можуть бути проведення навчання персоналу, розроблення документації системи якості, проведення внутрішніх аудитів тощо.
Найбільш важливою інформацією, якою супроводжується кожна робота є дані про персональну відповідальність за виконання роботи – матриця відповідальності. Крім того, кожна робота має супроводжуватись інформацією про прямі й накладні витрати. Наступним етапом декомпозиції робіт є детальне планування вже на рівні відповідальних виконавців. З цією метою розробляється детальний графік виконання роботи. Полегшує процес планування використання методів мережевого планування, основною метою яких є скорочення до мінімуму тривалості проекту, що базується на методі критичного шляху.
На разі часто використовується так звана горизонтальна лінійна діаграма Ганта, на якій роботи представлено відрізками у часі, що характеризують початок і закінчення роботи. В подальшому необхідно підготувати кошторис усіх робіт проекту і забезпечити зв»язок між кошторисом і календарним плануванням.
Роботи проекту для свого виконання вимагають різноманітних ресурсів. Ресурсне планування передбачає визначення обсягів ресурсів, виділення ресурсів на кожну роботу, аналіз наявних і необхідних ресурсів та пошук можливих компромісів у разі конфліктної ситуації. Для візуалізації планування ресурсів часто використовуються так звані гістограми розкиду ресурсів.
Одним з ключових аспектів успішної реалізації проекту є управління його вартістю, яке включає у себе процеси, необхідні для гарантування того, що проект буде виконано в межах затвердженого бюджету. Структура вартості проекту у розрізі статей витрат базується на структурі плану рахунків проекту, який представляє собою декомпозицію витрат від самого високого рівня вартості усього проекту до нижнього рівня вартості однієї одиниці ресурсів.
Бюджетування проекту є, по суті, плануванням його вартості, тобто визначенням плану витрат. Для наочності бюджет може готуватись у вигляді календарних план-графіків витрат, матриці розподілу витрат, стовпчикових діаграм витрат, або кумулятивних кривих витрат, колових діаграм структури витрат тощо.
Крім зазначених вище напрямів планування на цій стадії потрібно також перебачити планування якості виконання робіт проекту, ідентифікації ризиків, тобто причин, які можуть стати на заваді успішній реалізації проекту, організаційне планування – підбір кадрів і створення команди проекту, а також проектування інформаційної системи, яка допомагатиме здійснювати ефективне управління проектом. Головним результатом другого етапу проекту є підготовка й затвердження плану проекту.
Наступною, третьою стадією проекту є його реалізація, в процесі якої виконуються усі передбачені планом проекту роботи щодо створення системи якості ВНЗ, зокрема, навчання персоналу, розроблення комплексу документів системи якості, створення інформаційної системи підтримки функціонування системи якості, впровадження системи, проведення внутрішніх та зовнішніх аудитів тощо.