Деловые письма иностранным партнерам (стр. 2 из 2)
Смысловая часть должна излагаться деловым, однако подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительной.
Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер. Вот ряд примеров фразы вежливости: Your prompt reply be appreciated (Мы были бы благодарны за ваш скорый ответ); Please accept thanks in advance (заранее примите нашу благодарность): With my personal regards and good wishes (Примите мои наилучшие пожелания) и т. п.
Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R. S. V. R., которое означает: "пожалуйста, ответьте".
Знаки препинания в тексте письма употребляются в соответствии с правилами пунктуации.
Реквизит 9. Завершающая формула вежливости. Реквизит размещается непосредственно под текстом письма справа. Формула вежливости может носить строго официальный, официальный и менее официальный характер. Приведем соответствующие примеры:
русский эквивалент
Yours faithfully,
Yours truly, строго официально С уважением
Yours very truly,
Yours very sincerely,
Yours sincerely, официально С уважением. Ваш
Sincerely yours,
Very cordially
Yours cordially, менееофициальноИскреннеВаш
Cordially yours,
При печатании реквизита поощряется открытая пунктуация.
Реквизит 10. Подпись. Реквизит помещается под формулой вежливости. При этом отдельной строкой приводится название фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке. Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела, например:
Dennis J. Stenberg, Manager
L. К. Thompson Manager
Export Department
Рекомендуется открытая пунктуация.
Реквизит 11. Приложение. Реквизит размещается в левой нижней части документа отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращенно - Encl., или Епс.), например:
Enclosure: Contract
Encl: 1. Contract
2. Cheque.
Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляется в соответствии с приведенными примерами.
Реквизит 12. Указание на рассылку копий. При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левом нижнем углу, после указания на наличие приложений, пишется сокращение СС и ставится двоеточие. СС означает carbon copy, т. е. "копия". Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций, куда направляются копии, например:
СС: MrJelfrey H. Winston.
Mr Robert Baily
СС: Regional Sales Department
Использование знаков препинания - минимальное.
2. Составить письмо-запрос на поставку товара иностранному партнеру и ответ на него
Письмо-запрос (inquiry, или enquiry) компания посылает, когда хочет:
— получить подробную информацию о товарах (goods);
— узнать, имеются ли они в наличии (availability of goods);
— уточнить время и сроки поставки (delivery dates);
— получить информацию об условиях поставки и скидках (terms and discounts), способе транспортировки (method of transportation), страховании (insurance);
— получить информацию о ценах на товары (prices of goods);
— получить каталоги (catalogues) и образцы товара (samples of goods), и т. п.
При написании писем-запросов следует, как можно более подробно изложить суть вопроса (to give full details), что позволит Вашему деловому партнеру сократить время на составление ответа.
Письмо-предложение
(Offer)
Письмом-предложением поставщик (the Supplier) обычно отвечает на письмо-запрос. Отвечая на общий запрос, он благодарит за проявленный интерес и обычно прилагает прейскуранты (price-lists), каталоги (catalogues) или условия типового договора (Typical Contract). Ответ на специальный запрос предусматривает ответы на все вопросы потенциального клиента.
Структура письма-предложения:
1. Повод написания.
2. Ответы на вопросы потенциального заказчика.
3. Дополнительные предложения.
4. Выражение надежды на заказ.
Отвечая на вопросы, следует дать точное описание товара, по возможности сопроводить его фотоматериалами и/или рисунками и/или образцами (samples). При определении цены (price) учитываются возможные скидки (discounts). Отдельно решаются вопросы расходов на упаковку (packing), транспортных расходов (transportation costs), условий поставки (terms of delivery) и оплаты (terms of payment). Письма-предложения посылают также без предшествующего запроса, если поставщик желает привлечь внимание потенциальных клиентов или найти новых заказчиков на конкретные продукты (special products) или их ассортимент (range). Твердое предложение (firm offer) предусматривает особые условия, например, конечный срок (deadline) получения заказа и систему скидок в зависимости от количества товара и других условий.
Пример: письмо - запрос
DearSirs,
We were very pleased to receive your order for goods to the value of$2300.
As this is our first transaction with you, will you kindly send us the names of firmsor a bank to whom reference can be made.
As soon as these inquiries have been satisfactorily settled, we shall be pleased to send on your order.
We sincerely hope that this is the beginning of a long and pleasant business association. We shall certainly do our best to make it so.
Yours faithfully.
(Уважаемые господа,
Мы были очень рады получить Ваш заказ относительно товаров к ценности 2300 of$. Поскольку это - наша первая сделка с Вами, будете Вы любезно посылать нам названия фирм или банка, которому может быть сделана ссылка. Как только эти запросы были удовлетворительно улажены, мы будем рады послать на Вашем заказе. Мы искренне надеемся, что это - начало длинной и приятной деловой ассоциации. Мы конечно приложим все усилия, чтобы сделать это так. Искренне Ваш)
Письмо – ответ
Dear Sirs,
In reply to your letter of 28th October we refer you to Trent & Son Ltd. Bristol and The Bank of Wales and Ireland, Cardiff, who will be pleased to give you the information you require.
Yours faithfully
(Уважаемые господа,
В ответ на ваше письмо от 28-ого октября мы отсылаем Вас к Trent & Son Ltd. Бристоль и Банк Уэльса и Ирландии, Кардиффа, кто будет рад дать Вам информацию, которую Вы запрашиваете.
Искренне Ваш)
3. Составить письмо-извещение в связи с ненадлежащим выполнением договорных обязательств (условий контракта) иностранным партнером или российским
реквизит международное письмо
Обязательными реквизитами письма-извещения являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.
Регистрационный Фабрика
Штамп бланка
223445, г. Омск
Отдел сбыта ул. Речная, 26
10.04.93 № 63-02/23
На № от
По заключенному договору от 30.10.92. Вы были обязаны поставить в 1 квартале 1993 года кожаной фурнитуры на общую сумму __________ руб. Фактически ее сдано на сумму ___________ руб. Таким образом, Вами недопоставлено продукции на сумму ______ руб. Согласно п.2 договора за недопоставку продукции уплачивается неустойка в размере 2% суммы недопоставки, т.е. _______ руб. Указанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет. В противном случае мы будем вынуждены обратиться в Госарбитраж.
Заместитель директора Подпись И.О.Фамилия
1. Басаков, М.И. Как правильно подготовить и оформить деловое письмо / М.И. Басаков. – М.: Изд.-торг. корпорация «Дашков и К», 2006.
2. Демин, Ю.М. Современное деловое письмо / Ю.М. Демин. – М.: Бератор, 2004.
3. Кирсанова, М.В. Деловая переписка: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Н.Н. Адонина, Ю.М. Аксенов. – М.: ИНФРА-М, 2005.
4. Кутний, Е.А. Бизнес-корреспонденция на английском языке / Е.А. Кутний. – М.: Изд. АСТ.
5. Тейлор, Ш. Деловая переписка и образцы документов на английском языке / Ш. Тейлор. – М.: Проспект, 2002.