Реорганизация предприятия не может проводиться одномоментно, внезапно, без глубокой и всесторонней предварительной работы специалистов разного профиля на основе заранее разрабатываемых программ и комплекса обоснованных мер. Она должна предусматривать целый ряд этапов. Намеченные этапы должны осуществляться последовательно. Завершение каждого этапа представляет собой важный рубеж в выполнении всего проекта. Ниже дается примерная характеристика возможных этапов осуществления программ реорганизации.
Этап первый: подготовка
Для успешной реорганизации необходимо мобилизовать работников, которые будут ее осуществлять (организовать и заинтересовать их). Необходимо учитывать, что реорганизация предприятия является процессом не только организационно-техническим, но и социальным, затрагивающим интересы различных групп – собственников, руководителей и работников разных уровней. Результатами работ на данном этапе должны стать: разработка организационной структуры и положения о группе, которая будет непосредственно заниматься перестройкой, определение ее состава, разработка плана намечаемых мер. Как показывает практика, нередко проект реорганизации встречает сопротивление, и для достижения успеха необходимо управлять процессами изменений.
Этап второй: сбор информации и определение проблем
Задача данного этапа – выявление продуктов и услуг, ориентированных на потребителя. С этой целью выявляются долгосрочные и текущие запросы потребителей; определяются мероприятия, необходимые для успешного выполнения поставленной цели; намечаются виды деятельности. Уточняются требуемые ресурсы, объем и периодичность выпуска продукции и оказания услуг; проводится систематизация процессов реорганизации. Необходимо обосновать целесообразность конкретных организационных изменений, непосредственно ориентированных на удовлетворение потребительского спроса. Это касается не только внутренней структуры предприятия, но и обеспечения эффективных каналов связи и взаимодействия с поставщиками и потребителями. Решается также задача моделирования реорганизационных процессов и выявления последствий изменений, определения факторов, способных помещать успешной работе, а также затрат и ожидаемых результатов.
Этап третий: выработка общего и полного понимания решаемых проблем
Цель этого этапа – разработать такое видение проблем, которое способно привести к скорейшему достижению цели. Этот этап позволяет выявить организационные проблемы протекающих процессов, информационные потоки. Планируются мероприятия по улучшению процессов, согласовываются намечаемые изменения. Наряду с этим составляется матрица операций, охватывающих всю деятельность компании. На этой основе подготавливаются предложения по организационным формам и технологии менеджмента. На этом же этапе производится оценка влияния каждой операции на получение конечного результата с выделением операций, имеющих наибольшую ценность. Определяются причины, тормозящие производственный процесс, дисфункции и несоответствия, причины информационного отставания.
Этап четвертый: организационно-техническое проектирование
Цель этого этапа – дать техническую характеристику процесса реорганизации. Дается описание технологии, стандартов, процедур, систем и видов контроля, используемых в процессе реорганизации. На данном этапе составляются предварительные планы систем и процедур развития, программного обеспечения и обслуживания, перевооружения производственных мощностей. С этой целью пересматриваются установившиеся связи и распределение обязанностей внутри организации, определяется необходимость усиления координации различных видов деятельности. Важно также определить информацию, необходимую для измерения и менеджмента процессов, а также места для ее хранения.
Этап пятый: социальное проектирование
Целью данного этапа является выявление социальных аспектов процесса реорганизации. На этапе социального проектирования производится описание компании, ее кадрового состава, характера работ, стимулов, используемых в период реорганизации, разрабатывается план взаимодействия социальных и технических элементов. Наряду с этим составляются предварительные планы по найму работников, их обучению и образованию, новой расстановке персонала. Социальное проектирование осуществляется одновременно с техническим проектированием. Намечаются необходимые изменения в распределении обязанностей, полномочий, знаний, квалификаций и используемого инструментария для того, чтобы дать возможность персоналу улучшить работу.
Этап шестой: преобразования
Цель данного этапа – разработка экспериментальной версии и законченного производственного реорганизационного проекта. Задачи данного этапа охватывают завершение составления модели деятельности организации, окончательную разработку технического проекта. Дается оценка имеющегося персонала с точки зрения квалификации людей, их знаний и ориентации, степени их заинтересованности в переменах и возможности их использования в новых структурах организации.
Оценка осуществляемых изменений на каждом этапе и после завершения всех мероприятий по реорганизации осуществляется на основе определенной системы количественных и качественных показателей.
8. СУБЪЕКТЫ И ОБЪЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Организационная деятельность – это создание или усовершенствование механизма менеджмента организации в соответствии с целями и задачами организационных систем, представляющих собой совокупность структуры и способов функционирования ее элементов. Применительно к социальной системе под организационной деятельностью подразумевается:
• объединение людей в группы;
• интеграция деятельности членов коллектива организации (люди работают вместе, сообща);
• интеграция целей всех членов коллектива (люди работают для достижения общей цели).
В зависимости от возложенных на них функциональных обязанностей члены коллектива могут быть как субъектами, так и объектами организационной деятельности. Понятия «субъект» и «объект» характеризуют роль членов коллектива в разработке и принятии решений.
Субъект управления – это управляющая подсистема в системе менеджмента или отдельный ее элемент. Субъект – это источник управляющего воздействия или лицо, принимающее решение (ЛПР). Лицом, принимающим решение, может быть не только один человек, но и группа, коллектив организации.
Объект управления – это управляемая подсистема, то, что подвергается управлению со стороны субъекта. Другими словами, это приемник и исполнитель управляющего воздействия, представленного в виде набора функций или задач. В роли объекта может выступать как человек, так и машина. Состояние объекта управления зависит от управляющих воздействий со стороны субъекта управления.
Заметим, что один и тот же человек может быть одновременно и субъектом (по отношению к непосредственным исполнителям или к материальным объектам), и объектом (по отношению к вышестоящим должностным лицам). Организационная деятельность субъектов и объектов управления организацией регламентируется положениями об отделах и службах, а также должностными инструкциями.
В качестве обобщенного субъекта управления деловой организацией выступает административно-управленческий аппарат. Он состоит из сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, принимающих и утверждающих решения, организующих их исполнение с последующим контролем.
Объект организационной деятельности в рамках должностных обязанностей выполняет процедуры подготовки, согласования и исполнения решений, а также все операции, относящиеся к этим процедурам. Объект организационной деятельности получает задание, осмысливает его, проводит информационную работу, выполняет поручение или заказ, сдает выполненную работу заказчику или использует ее в своей организации и т.д.
Активное участие в работе организации предусматривает анализ, творческое осмысление происходящих процессов и оказание воздействия на ее работу. Менеджер как субъект организационной деятельности должен уметь анализировать ситуацию и представлять свое дело с наиболее выгодной стороны. При этом он должен знать, как справиться с рисками, которые неизбежны при ведении любого дела.
Особое значение имеет творческий подход к решениям, принимаемым менеджером, поскольку менеджмент – это не только наука, но и искусство. При принятии решений субъект организационной деятельности должен руководствоваться как рациональными принципами, основанными на расчете и математической логике, так и иррациональными, на основе опыта, интуиции, неформальной логики и даже предчувствий.
Стремление органов государственного управления поставить перед субъектами экономической деятельности России социально значимые задачи органично сочетается с развертыванием процессов самоорганизации различных сфер экономической жизни и отдельных ее субъектов, в том числе и деловых организаций. Рыночное саморегулирование, осуществляемое на уровне государства и под контролем государства, должно дополняться саморегулированием деятельности самих организаций.