Учет документов на предприятии (стр. 1 из 3)
Содержание
1. Введение
1.1 Делопроизводство
1.2 Документ и реквизиты
1.3 Организация службы делопроизводства
1.4 Схема ДОУ службы делопроизводства
2. Учёт документов на предприятии. Контроль исполнения документов
2.1 Правила учёта документов на предприятии
2.2 Контроль исполнения документов
2.3 Программы при ведение учёта на ПК
3. Заключение
Список литературы
1. Введение
1.1 Делопроизводство
Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Предмет «Делопроизводство» является специальной дисциплиной учебного плана при подготовке по профессиям «Секретарь – машинистка», «Секретарь», «Секретарь- референт». Термин «Делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
Учёт – установление количества чего-нибудь, путём подсчётов. Регистрация с занесением в списки лиц, состоящих где-нибудь. Принятие во внимание чего-нибудь, при учёте всех обстоятельств.
Контроль – цифровые показатели, указывающее количественные пределы выработки плановой продукции, сбора средств, расхода их и т.п., а также проверка и наблюдение с целью проверки (общественный контроль, госконтроль, система государственных органов проверки и т.п.).
Секретарь – это одна из самых распространенных управленческих профессий. В современных словарях «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведущее делопроизводством».
Условно работу секретаря можно разделить на две чести:
1) работа с документами (информационно-документационное обслуживание);
2) организационная работа (бездокументальное обслуживание), обычно на эти работы секретарь тратит от 55 до 60% своего рабочего времени.
Документы нужно не только составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому в работе любого секретаря так много места отводится, прежде всего, работе с документами. Которая требует специальных знаний и навыков, например: знание ГОСТа Р 6.30-2003; умение составлять и оформлять документы и др.
1.2 Документ и реквизиты
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.
Чёткое оформление и работа с документами гарантируют организации её устойчивое положение в бизнесе, так как документ, т.е. зафиксированная информация, имеющая юридическую силу, служит основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнёрами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия.
Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограниченно, отсутствие или не правильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами. Страницы номеруются со второй, посередине верхнего поля и арабскими цифрами - без знаков препинания, без указания слова «страница» или его сокращенных вариантов-«с», стр.
Бланки могут быть изготовлены типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии, также средств вычислительной техники. Исключительно типографским способом должны быть изготовлены бланки с изображением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации.
Устанавливают два варианта реквизитов на бланках: угловой и продольный. В пределах границ зон расположения, реквизиты - размещают одним из способов:
- центрированным - начало и конец каждой из строки реквизита равноудалены от границ зон расположения реквизита.
- флаговым - каждая строка реквизита выравнивается по левой границе зоны расположения реквизитов.
1.3 Организация службы делопроизводства
Делопроизводство как часть управления. Ответственность за организацию делопроизводства возлагается на руководителя.Организация труда работников службы делопроизводства должна отвечать современным требованиям и возможностям техники и технологии выполняемых работ. Для эффективной работы аппарата управления необходимо правильно организовать работу сотрудников этой службы, которая предполагает:1. Чёткое организационное построение службы делопроизводства, выбор наиболее рациональной формы организации работы с документами. Основным фактором, определяющим структуру численности службы делопроизводства, является нормативная численность занятых в ней работников;2. Правильное разграничение функций между отдельными исполнителями и подразделениями в соответствии с их квалификацией. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки и внедрения нормативных документов – инструкции по документированию управленческой деятельности, должностных инструкций;3. Нормирование труда работников службы делопроизводства, которое призвано обеспечить нормальную загрузку сотрудников в течении рабочего дня, недели, месяца, года при нормальной напряжённости на каждом рабочем месте, определить критерии оценки работы каждого сотрудника.4. Внедрение прогрессивных методов управления, применение организационной техники при обработке документов;5. Рациональную организацию рабочих мест и благоприятных условий труда, от которой непосредственно зависти работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье;6. Организационное и методическое руководство службы делопроизводства.Один из способов улучшения организации труда – взаимозаменяемость работников. Каждый исполнитель отвечает за полученный участок работы. Для этого составляется перечень работ и определяется наличие сотрудников делопроизводственного подразделения, учитывается, какие виды работ выполняет каждый исполнитель и каковы его обязанности в отношении выполняемых видов работ.Рабочее место каждого управленческого работника должно быть надлежащим образом организованно, с тем чтобы все умственные и физические усилия служащего направлялись на выполнение трудовых функций без преодоления неудобств в работе. Технические средства и современное оборудование в процессе управленческого труда способствуют созданию условий для нормального функционирования сотрудников учреждения.1.4 Схема ДОУ службы делопроизводства
2. Учёт документов на предприятии. Контроль исполнения документов
2.1 Правила учёта документов на предприятии
Учет объема документооборота - осуществляется в целях получения данных для расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей при работе с документами.
В учете объема документооборота учреждения различают следующие потоки документов:
- входящие – поступающие;
- создаваемые – внутренние и отправляемые.
Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций.
Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.
Правильная организация документооборота предполагает прямоточность движения документов, т.е. прохождение их кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения. Необходимо руководствоваться при этом принципом однократного пребывания документа в одной инстанции: каждый документ должен обрабатываться в структурном подразделении или находиться у исполнителя только один раз.
В целях ускорения прохождения и наиболее рациональной обработки создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами. Схемы обработки документов включаются в инструкцию по ведению делопроизводства, разработанную в учреждении.
При обработке поступлении поступающей корреспонденции выделяются следующие этапы:
- приём поступающих документов;
- первоначальная (экспедиционная) обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов;
- рассмотрение документов руководителем (проставление резолюции);
- исполнение документа.