- сводные проводки – итоги по всем используемым корреспонденциям;
- журналы-ордера – выборка проводок из журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;
- карточки счетов – все проводки с данным счетом;
- отчеты произвольной формы разработанной пользователем для детального изучения хозяйственных процессов.
Помимо «Внутренних отчетов» в программе имеются «Регламентированные», которые предназначены для передачи различным контролирующим органам. Таких отчетов более 40, включая баланс, справки для предоставления в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды и органы статистики. Некоторые из них представляют собой просто бланки, которые следует заполнять вручную.
Хотя аналитический учет нужен и для целей налогообложения, но особенно он полезен для получения информации, необходимой руководству предприятия при принятии управленческих решений.
Синтетический учет может дать ответ на вопрос, каковы обороты по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Если же нужна более подробная информация, приходится прибегать к учету аналитическому. Объектами аналитического учета могут быть товары, контрагенты, договора и любые другие объекты. Целью аналитического учета является сбор информации о том или ином объекте аналитики, разбросанной по разным синтетическим счетам.
В программе «1С: Бухгалтерия» в принципе возможно использование аналитических субсчетов, но ведение аналитического учета здесь основывается на указании специальных комментариев к проводкам и операциям. В качестве таких комментариев используются ссылки на объекты аналитического учета: конкретные товары, материалы, договора. Эти аналитические признаки авторы программы называют «субконто». Под видом субконто подразумевается совокупность однотипных объектов аналитического учета.
Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в ООО «Селана» определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: «Договора» и «Контрагенты». Это означает, что каждый раз при составлении проводки или операции с участием счета 60, нужно будет указать конкретный договор и контрагента.
При задании аналитических признаков к конкретным проводкам можно пользоваться имеющимися справочниками («Основные средства», «Товары», «Материалы», «Договора», «Контрагенты» и еще 17 других). Объекты, перечисленные в этих справочниках, могут быть объединены в группы и подгруппы.
Программа «1С: Бухгалтерия» позволяет хорошо реализовать технологию работы «от первичного документа», способна работать в комплексе с другими продуктами фирмы «1С». Преимуществом программы «1С: Бухгалтерия» является хорошая сбалансированность: откровенно слабых мест нет. Другим преимуществом является большая сеть «внедренческих» организаций, способных осуществлять серьезные переделки в программе.
3.3 Совершенствование учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в ООО «Селана»
Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными.
Отражаемые в бухгалтерской отчетности суммы по расчетам с банками, бюджетом должны быть согласованы с соответствующими организациями и тождественны. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается.
К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в ООО «Селана» открыты следующие субсчета:
- 60-1 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в рублях»;
- 60-2 «Авансы выданные в рублях»;
- 60-3 «Векселя выданные»;
- 60-6 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в у. е.»;
- 60-7 «Авансы выданные в у. е.»;
- 60-11 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками в валюте»;
- 60-22 «Авансы выданные в у. е.».
А к счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» открыто два субсчета: 19-1 «НДС по приобретенным основным средствам» и 19-3 «НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям». Такой учет затрудняет работу бухгалтера, поскольку в такой ситуации достаточно сложно сразу оценить величину задолженности перед поставщиками за товары и перед подрядчиками за оказанные услуги (выполненные работы). Поэтому в настоящее время сверка расчетов осуществляется вручную по каждому контрагенту на основании заключенных хозяйственных договоров и товаросопроводительных документов (актов выполненных и принятых заказчиком работ). Сверка осуществляется вручную, поскольку документооборот в организации небольшой, однако не стоит забывать, что предприятие динамично развивающееся, с каждым годом возрастает выручка от реализации, следовательно, увеличивается документооборот и сверка данных вручную, будет отнимать много рабочего времени у бухгалтерских работников.
Причем некоторые субсчета к счету 60 в ООО «Селана» вообще не используются.
Оценивая данную ситуацию руководству можно предложить следующие рекомендации по совершенствованию учета расчетов с поставщиками и подрядчиками:
1. К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» изменить действующие и добавить следующие субсчета:
- 60-1 «Расчеты с поставщиками в рублях»,
- 60-2 «Расчеты с подрядчиками в рублях»
- 60-3 «Авансы выданные в рублях»;
- 60-4 «Векселя выданные».
2.К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям» добавить следующие субсчета:
- 19-1 «НДС по приобретенным основным средствам»,
- 19-2 «НДС по оказанным услугам»,
- 19-3 «НДС по товарно-материальным ценностям».
Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится. Сгруппируем для наглядности данные рекомендации в таблицу 3.2.
Данные рекомендации позволят сделать учет расчетов с поставщиками и подрядчиками более прозрачным, наладить и систематизировать систему расчетов.
Предполагается, что в связи с этими нововведениями объем работ бухгалтерских работников существенно сократится, при этом отпадет необходимость в наборе дополнительных специалистов в бухгалтерскую службу.
Таблица 3.2
Открытие субсчетов к счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в ООО «Селана»
| Субсчета, использующиеся в настоящее время | Субсчета, рекомендованные к применению | Выгода от предложенных рекомендаций |
| К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:60-1, 60-2, 60-3, 60-6, 60-7, 60-11, 60-22 | К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»:60-1, 60-2, 60-3, 60-4 | Сокращение времени обработки документов сотрудниками бухгалтерии, повышение производительности труда. Позволяет систематизировать учет расчетов. |
| К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям»:19-1, 19-3 | К счету 19 «НДС по приобретенным ценностям»:19-1, 19-2, 19-3 |
Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных организацией за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты.
В ООО «Селана» используются формы учетных регистров, приведенные в компьютерной программе «1С: Бухгалтерия», но их бывает недостаточно для качественной и оперативной обработки данных.
В целях повышения производительности труда и эффективности управления дебиторской и кредиторской задолженностью рекомендуется разработать следующий учетный регистр, обобщающий информацию о величине задолженности и позволяющий сгруппировать учетные данные в разрезе каждого контрагента (табл. 3.3).
Разработка учетных регистров
| Период | Содержание операции | Контрагент | Дебет | Кредит | Сумма, руб. |
| 13.03.2009 | Поступление товаров | ООО «Феникс» | 41 | 60-1 | 67270,00 |
| НДС | ООО «Феникс» | 19-3 | 60-1 | 10261,55 | |
| 30.03.2009 | Поступление материалов | ООО «Удмуртская ветеринарная компания» | 10 | 60-1 | 7972,70 |
| Поступление материалов | ООО «Удмуртская коммерческая компания» | 10 | 60-1 | 5370, 40 | |
| Поступление материалов | ООО «АИВет» | 10 | 60-1 | 18836, 20 | |
| НДС | ООО «Удмуртская ветеринарная компания» | 19-3 | 60-1 | 1216,17 | |
| НДС | ООО «Удмуртская коммерческая компания» | 19-3 | 60-1 | 819,21 | |
| НДС | ООО «АИВет» | 19-3 | 60-1 | 2873,32 | |
| 31.03.2009 | Оказание услуг | ООО «Удмртэнергонефть» | 20 | 60-1 | 5301,50 |
| НДС | ООО «Удмуртэнергонефть» | 19-3 | 60-1 | 808,70 | |
| Итого: | 104 750,80 рублей, в том числе НДС 15 942,95 рублей | ||||
На основе разработанного регистра бухгалтеру будет наглядно представлено, какие операции и когда были произведены с конкретным контрагентом за определенное число, а также позволит оценить реальную задолженность организации за период.
Регистры бухгалтерского учета являются коммерческой тайной, поэтому для сохранности данных первичных документов и регистров бухгалтерского учета рекомендуется разработать порядок хранения первичных документов и учетных регистров.
Порядок хранения первичных документов и учетных регистров заключается в том, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации. Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия работникам других структурных подразделений организации, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по письменному распоряжению главного бухгалтера.