Современные программные средства для автоматизации логических операций при принятии управленческ

СОДЕРЖАНИЕ Введение- 3 1. Теоретические аспекты применения современных программных средств для автоматизации логических операций при принятии управленческих решений-- 6

СОДЕРЖАНИЕ

Введение- 3

1. Теоретические аспекты применения современных программных средств для автоматизации логических операций при принятии управленческих решений-- 6

1.1 Сущность и характерные особенности управленческих решений- 6

1.2 Процесс и процедура принятия решений- 11

1.3 Современные программные средства автоматизирующие процесс принятия управленческих решений- 14

1.4 Роль автоматизации при принятии управленческих решений- 19

2. Организационно-экономическая характеристика предприятия- 23

3. Анализ используемых программных средств для автоматизации процесса принятия управленческих решений, используемых на исследуемом предприятии-- 36

4. Совершенствование автоматизации принятия управленческих решений при помощи модернизации используемых программных средств- 44

Заключение- 51

Список литературы-- 54


Введение

Современные информационные системы организационного управления предназначены оказывать помощь специалистам, руководителям, принимающим решения, в получении ими своевременной, достоверной, в необходимом количестве информации, создании условий для организации автоматизированных офи сов, проведении с применением компьютеров и средств связи оперативных совещаний, сопровождаемых звуковым и видеорядом.

Постоянно расширяющиеся сферы применения персональных компьютеров, их массовое использование, в том числе и в экономической работе, привело к необходимости формирования наиболее эффективных организационных форм применения вычислительной и другой организационной техники. В настоящее время на их основе соз даются и успешно функционируют локальные и многоуровневые вычислительные сети, представляющие собой интегрированные компьютерные системы обработки данных. Интегрированные компьютерные системы обработки данных проектируются как сложный информационно-технологический и программный комплекс, поддерживающий единый способ представления данных, единый способ вз аимодействия пользователей с компонентами системы и обеспечивающий информационные и вычислительные потребности специалистов в их профессиональной работе.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средствах связи.

Соответственную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы, а также, фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Сегодня ни для кого не секрет, что от оснащения офисов информационно-вычислительной техникой зависит эффективная работа управленческого звена коммерческой компании, так как использование компьютеров в качестве информационных машин позволяет существенно сократить время на сбор, обработку и анализ информации для принятия управленческого решения, подготовку конкретных маркетинговых и производственных проектов.

Практически любая деятельность современного делового человека связана с обработкой информации. И тот, кто может качественно обработать существенный объем информации за наименьшее время, имеет наибольшие гарантии на успех. Вот почему проблема создания различных вспомогательных средств и методов оперирования со всевозможной информацией становится все насущнее.

Данная курсовая работа изучает современные возможности применения и использования компьютерных технологий в сфере принятия управленческих решений.

Цель данной курсовой работы оценка роли компьютерных технологий в сфере принятия управленческих решений на примере конкретного предприятия и разработать ряд рекомендаций по совершенствованию автоматизации принятия управленческих решений на основании новейших программных средств.

Для достижения поставленной цели в работе были определены следующие задачи :

- Рассмотреть теоретические аспекты применения программных средств для автоматизации логических операций при принятии управленческих решений;

- Рассмотреть и оценить уровень автоматизации принятия управленческих решений на примере деятельность конкретного предприятия;

- Разработать рекомендации по совершенствованию автоматизации процесса принятия управленческого решения для предприятия – объекта исследования.

Объектом исследования выступает ООО «Россмед». В работе использовали следующие методы: расчётно-конструктивный, аналитический, абстрактно-логический, табличный и другие методы исследований и экономического анализа.Источниками информации при написании работы послужили: законодательные и нормативные акты, учебная литература, специализированные периодические издания, учетная политика организации, договоры. Часть информации была получена в личных беседах с управлением организации.

1. Теоретические аспекты применения современных программных средств для автоматизации логических операций при принятии управленческих решений

1.1 Сущность и характерные особенности управленческих решений

Важнейшим резервом повышения эффективности всего общественного производства является повышение качества решений, принимаемых руководителями.

Понятие «решение» в современной жизни весьма многозначно. Оно понимается и как процесс, и как акт выбора, и как результат выбора. Основная причина неоднозначной трактовки понятия «решение» заключается в том, что каждый раз в это понятие вкладывается смысл, соответствующий конкретному направлению исследований.

Решение как процесс характеризуется тем, что он, протекая во времени, осуществляется в несколько этапов. В связи с этим здесь уместно говорить об этапах подготовки, принятия и реализации решений. Этап принятия решений можно трактовать как акт выбора, осуществляемый индивидуальным или групповым лицом, принимающим решение (ЛПР) с помощью определённых правил.

Решение как результат выбора обычно фиксируется в письменной или устной форме и включает в себя план (программу) действий по достижению поставленной цели.

Решение является одним из видов мыслительной деятельности и проявлением воли человека. Его характеризуют следующие признаки:

- возможность выбора из множества альтернативных вариантов: если нет альтернатив, то нет выбора и, следовательно, нет и решения;

- наличие цели: бесцельный выбор не рассматривается как решение;

- необходимость волевого акта ЛПР при выборе решения, так как ЛПР формирует решение через борьбу мотивов и мнений. [Голубков Е.П.]

Соответственно под управленческим решением (УР) понимается:

1) поиск и нахождение наиболее эффективного, наиболее рационального или оптимального варианта действий руководителя;

2) конечный результат постановки и выработки УР.

Наибольший интерес представляет процесс принятия и реализации решений как последовательная смена взаимоувязанных стадий, этапов различных действий руководителя, вскрывающая технологию мыслительных действий, поисков истины и анализа заблуждений, путей движения к цели и средств её достижения. Только такой подход позволяет понять зафиксированный акт управленческого решения, источники его происхождения.

К управленческому решению предъявляется ряд требований, к числу которых можно отнести:

1) всестороннюю обоснованность решения;

2) своевременность;

3) необходимую полноту содержания;

4) полномочность;

5) согласованность с принятыми ранее решениями.

Всесторонняя обоснованность решения означает прежде всего необходимость принятия его на базе максимально полной и достоверной информации. Однако только этого недостаточно. Оно должно охватывать весь спектр вопросов, всю полноту потребностей управляемой системы. Для этого необходимо знание особенностей, путей развития управляемой, управляющей систем и окружающей среды. Требуется тщательный анализ ресурсного обеспечения, научно-технических возможностей, целевых функций развития, экономических и социальных перспектив предприятия, региона, отрасли, национальной и мировой экономики. Всесторонняя обоснованность решений требует поиска новых форм и путей обработки научно-технической и социально-экономической информации, то есть формирования передового профессионального мышления, развития его аналитико-синтетических функций.

Своевременность управленческого решения означает, что принятое решение не должно ни отставать, ни опережать потребности и задачи социально-экономической системы. Преждевременно принятое решение не находит подготовленной почвы для его реализации и развития и может дать импульсы для развития негативных тенденций. Запоздалые решения не менее вредны для общества. Они не способствуют решению уже «перезревших» задач и ещё более усугубляют и без того болезненные процессы.

Необходимая полнота содержания решений означает, что решение должно охватывать весь управляемый объект, все сферы его деятельности, все направления развития. В наиболее общей форме управленческое решение должно охватывать:

а) цель (совокупность целей) функционирования и развития системы;

б) средства и ресурсы, используемые для достижения этих целей;

в) основные пути и способы достижения целей;

г) сроки достижения целей;

д) порядок взаимодействия между подразделениями и исполнителями;

е) организацию выполнения работ на всех этапах реализации решения.

Важным требованием управленческого решения является полномочность (властность) решения – строгое соблюдение субъектом управления тех прав и полномочий, которые ему предоставлены высшим уровнем управления. Сбалансированность прав и ответственности каждого органа, каждого звена и каждого уровня управления – постоянная проблема, связанная с неизбежным возникновением новых задач развития и отставанием от них системы регламентации и регулирования.

Согласованность с принятыми ранее решениями означает также необходимость соблюдения чёткой причинно-следственной связи общественного развития. Она необходима для соблюдения традиций уважения к закону, постановлениям, распоряжениям. На уровне отдельной фирмы она необходима для осуществления последовательной научно-технической, рыночной и социальной политики, четкого функционирования производственного аппарата.

Согласованность с принятыми ранее решениями означают также необходимость соблюдения четкой причинно-следственной связи общественного развития. Если необходимо, должны отменяться принятые ранее решения, вступившие в противоречия с новыми условиями существования системы. Появление противоречащих друг другу решений есть прежде всего следствие плохого познания и понимания законов общественного развития, проявления низкого уровня управленческой культуры.

Принятие УР требует высокого уровня профессионализма и наличия определенных социально-психологических качеств личности, чем обладают не все специалисты, имеющие профессиональное образование, а всего лишь 5-10% из них.

Основными факторами, оказывающими влияние на качество управленческого решения, являются: применение к системе менеджмента научных подходов и принципов, методов моделирования, автоматизация управления, мотивация качественного решения и др.

Обычно в принятии любого решения присутствуют в различной степени три момента: интуиция, суждение и рациональность.

При принятии чисто интуитивного решения люди основываются на собственном ощущении того, что их выбор правилен. Здесь присутствует ”шестое чувство”, своего рода озарение, посещаемое, как правило, представителей высшего эшелона власти. Менеджеры среднего звена больше полагаются на получаемую информацию и помощь ЭВМ. Несмотря на то, что интуиция обостряется вместе с приобретением опыта, продолжением которого как раз и является высокая должность, менеджер, ориентирующийся только на неё, становится заложником случайности, и с точки зрения статистики шансы его на правильный выбор не очень высоки.

Решения, основанные на суждении , во многом сходны с интуитивными, вероятно, потому, что на первый взгляд их логика слабо просматривается. Но всё же в их основе лежат знания и осмысленный, в отличие от предыдущего случая, опыт прошлого. Используя их и опираясь на здравый смысл, с поправкой на сегодняшний день, выбирается тот вариант, который принес наибольший успех в аналогичной ситуации в прежнее время. Однако, здравый смысл у людей встречается редко, поэтому данный способ принятия решений тоже не очень надежен, хотя подкупает своей быстротой и дешевизной.

Другая слабость в том, что суждение невозможно соотнести с ситуацией, которая прежде не имела места, и поэтому опыта её решения просто нет, Кроме того, руководитель при таком подходе стремится действовать преимущественно в тех направлениях, которые ему хорошо знакомы, в результате чего рискует упустить хороший результат в другой области, сознательно или бессознательно отказываясь от вторжения в неё.

Мощным фактором, активизирующим процесс принятия решения выступают современные средства оргтехники включая вычислительные сети. Это требует высокого уровня культуры в области математики и программирования, технологии использования технических средств. Однако процесс принятия решения, выбора конкретного варианта всегда будет иметь творческий характер и зависеть от конкретной личности.

Управленческое решение – это выбор альтернативы, осуществлённый руководителем в рамках его должностных полномочий и компетенции и направленный на достижение целей организации [14].

1.2 Процесс и процедура принятия решений

Для того чтобы принять управленческое решение, каждый менеджер должен хорошо разбираться не только в понятийном аппарате, но и достаточно квалифицированно при этом применять на практике:

· методологию управленческого решения;

· методы разработки управленческих решений;

· организацию разработки управленческого решения;

· оценку качества управленческих решений.

Попытаемся коротко рассмотреть инструментарий и понятийный аппарат менеджера.

Методология управленческого решения представляет собой логическую организацию деятельности по разработке управленческого решения, включающую формулирование цели управления, выбор методов разработки решений, критериев оценки вариантов, составление логических схем выполнения операций.

Методы разработки управленческих решений включают в себя способы и приемы выполнения операций, необходимых в разработке управленческих решений. К ним относятся способы анализа, обработки информации, выбора вариантов действий и пр.

Организация разработки управленческого решения предполагает упорядочение деятельности отдельных подразделений и отдельных работников в процессе разработки решения. Организация осуществляется посредством регламентов, нормативов, организационных требований, инструкций, ответственности.

Технология разработки управленческого решения - вариант последовательности операций разработки решения, выбранный по критериям рациональности их осуществления, использования специальной техники, квалификации персонала, конкретных условий выполнения работы.

Качество управленческого решения - совокупность свойств, которыми обладает управленческое решение, отвечающих в той или иной мере потребностям успешного разрешения проблемы. Например, своевременность, адресность, конкретность [11].

Объект принятия управленческого решения - многогранная деятельность предприятия независимо от его формы собственности. В частности, объектом принятия решения являются следующие виды деятельности:

· техническое развитие;

· организация основного и вспомогательного производства;

· маркетинговая деятельность;

· экономическое и финансовое развитие;

· организация заработной платы и премирования;

· социальное развитие;

· управление;

· бухгалтерская деятельность;

· кадровое обеспечение;

· прочие виды деятельности.

Решение - результат выбора из множества вариантов, альтернатив и представляет собой руководство к действию на основе разработанного проекта или плана работы.

Правильность и эффективность принятого решения во многом определяется качеством экономической, организационной, социальной и других видов информации. Условно все виды информации, которые используются при принятии решения, можно подразделить:

· на входящую и исходящую;

· обрабатываемую и необрабатываемую;

· текстовую и графическую;

· постоянную и переменную;

· нормативную, аналитическую, статистическую;

· первичную и вторичную;

· директивную, распределительную, отчетную.

Ценность получаемой информации зависит от точности задачи, так как правильно поставленная задача предопределяет необходимость конкретной информации для принятия решения.

Принятие решений присуще любому виду деятельности, и от него может зависеть результативность работы одного человека, группы людей или всего народа определенного государства. С экономической и управленческой точек зрения принятие решения следует рассматривать как фактор повышения эффективности производства. Эффективность производства, естественно, в каждом конкретном случае зависит от качества принятого менеджером решения.

Все принимаемые в любой сфере деятельности решения можно условно классифицировать и подразделить на решения: по стратегии предприятия; прибыли; продажам; вопросам, оказывающим влияние на образование прибыли.

Выполняя свои функциональные обязанности, каждый менеджер выбирает наиболее оптимальные решения, способствующие претворению в жизнь поставленной задачи.

Принятие решения, как правило, сопряжено с выбором направления действия, и если решение принимается легко, без специальной проработки альтернатив, то хорошее решение принять трудно. Хорошее решение накладывает на менеджера большую социальную нагрузку и зависит от психологической подготовленности менеджера, его опыта, личностных качеств.

Чтобы найти правильные пути решения проблемы, менеджер не должен стремиться к немедленному ее разрешению, да это практически и невозможно, а должен принять соответствующие меры по изучению причин возникновения проблемы на основе имеющейся внутренней и внешней информации [14].

1.3 Современные программные средства автоматизирующие процесс принятия управленческих решений

Техническое обеспечение - это комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Эволюция технического обеспечения, которое включает в себя аппаратные средства, средства коммуникации, программное обеспечение, проходит неравномерно, скачкообразно. Развитие компьютерной техники пока происходит в геометрической прогрессии. Каждые четыре года происходит удвоение производительности компьютеров.

Классификация компьютерных технологий по типу пользовательского интерфейса (как взаимодействует пользователь технологии с компьютером) - пакетные, диалоговые, сетевые. В первом случае пользователь получает только результаты работы технологии, в остальных он взаимодействует с ней на индивидуальном компьютере или компьютере, подключенном к сети ЭВМ.

Современные технические средства обеспечения управления информационными ресурсами по своему составу и функциональным возможностям весьма разнообразны. Средства вычислительной техники, средства коммуникационной техники, средства организационной техники.

Компьютерная техника предназначена, в основном, для реализации комплексных технологий обработки и хранения информации и является базой интеграции всех современных технических средств обеспечения управления информационными ресурсами.

Коммуникационная техника предназначена, в основном, для реализации технологий передачи информации и предполагает как автономное функционирование, так и функционирование в комплексе со средствами компьютерной техники.

Организационная техника предназначена для реализации технологий хранения, представления и использования информации, а также для выполнения различных вспомогательных операций в рамках тех или иных технологий информационной поддержки управленческой деятельности.

Программные средства автоматизации офиса делятся на системные и прикладные программы.

К системным программам относятся: тестовые и диагностические программы, антивирусные программы, операционные системы, командно-файловые процессоры.

Тестовые и диагностические программы предназначены для проверки работоспособности отдельных узлов компьютера и компонентов программно-файловых систем и, возможно, для устранения выявленных неисправностей.

Антивирусные программы предназначены для выявления и, возможно, устранения вирусных программ, нарушающих нормальную работу вычислительной системы.

Операционные системы являются основными системными программными комплексами, выполняющими следующие основные функции: тестирование работоспособности вычислительной системы и ее настройку при первоначальном включении; обеспечение синхронного и эффективного взаимодействия всех аппаратных и программных компонентов вычислительной системы в процессе ее функционирования; обеспечение эффективного взаимодействия пользователя с вычислительной системой.

Операционные системы классифицируются следующим образом: однопользовательские однозадачные системы (MS-DOS, DR-DOS); однопользовательские многозадачные системы (OS/2, Windows 98, Windows 2000); многопользовательские системы (системы семейства UNIX).

Командно-файловые процессоры (оболочки) предназначены для организации системы взаимодействия пользователя с вычислительной системой на принципах, отличных от реализуемых операционной системой, с целью облегчения работы или предоставления дополнительных возможностей (например, Norton Commander, Windows 3.11).

Прикладные программные средства обеспечения управленческой деятельности классифицируются следующим образом: системы подготовки текстовых документов; системы обработки финансово-экономической информации; системы управления базами данных; личные информационные системы; системы подготовки презентаций; системы управления проектами; экспертные системы и системы поддержки принятия решений; системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления; прочие системы.

Одним из наиболее популярных программных продуктов является 1С.

Типовые решения 1C созданы для автоматизации учета многих предприятий, как в комплексе, так и отдельные участки учета. Они разработаны с учетом новейших, мировых стандартов, детального анализа работы компаний и опыта успешных автоматизаций предприятий. В настоящее время имеется достаточно немалое количество различных решений для определенных компаний. Наиболее распространенные.

1. «Бухгалтерия 1c»: выступает незаменимой программой для ведения бухгалтерского учета. Программное обеспечение подразумевает упрощенное получение необходимой отчетности в соответствии с установленными стандартами и создано для ведения учета в фирмах, выполняющих любые типы коммерческой деятельности: торговлю оптом и в розницу, комиссионную торговлю, оказание услуг, производство и многое другое.

Программное обеспечение комплектуется первичными документами, являющимися основными в осуществлении учета предприятия. Потому, что в программе выполняется постоянная регистрация любой хозяйственной операции относительно счетов и остальным аспектам учета предприятия, имеется возможность выводить отчетные данные в разрезе счетов, что считается обычным для бухгалтерии и в разрезе самых разных аналитических исследований для более тщательного анализа функционирования компании.

Данное прикладное решение способно производить обмен данными с остальными программными пакетами 1C, что помогает для некоторых ответвлений пользоваться специализированными пакетами программ, например, для расчета зарплаты или изготовления продукции.

2. «Торговля 1C»: программа торговля – современная автоматизация компании, чья деятельность связана с торговлей. Помогает автоматизировать выполнение оперативного и управленческого учета, осуществлению анализа и планирования торговых операций, в частности: управление работой с клиентами; управление реализацией товара; управление получением товара; выполнение анализа ценовой политики; управление складским хозяйством; управление средствами; учет НДС. Это решение помогает производить общий мониторинг и анализ уровня торговой деятельности фирмы.

Из-за возможности осуществления учета в программном продукте еще не осуществленных хозяйственных операций, позволяется удачно планировать предстоящие доходно-растратные операции.

Решение помогает выполнять массу аналитических отчетов для осуществления анализа и процесса принятия оптимальных для производства решений. Если организация является холдингом и включает в себя несколько отдельных подведомственных организаций, имеется производить учет любых операций по предприятиям в одной базе и выводить как обособленные, так и общие отчеты.

3. «Зарплата 1с»: основополагающее назначение программы – это автоматизация определения оплаты труда и выполнения кадрового учета в организации. В пакете программ учтены решения законодательства, прогрессивная практика функционирования организаций и качественные способы мотивации и руководства персоналом. Помогает автоматизировать: начисление зарплаты; контроль финансовой мотивацией кадров; начисление налогов и взносов с фонда; учет определенной зарплаты и налогов в затратах предприятия; управление денежными расчетами с персоналом; учет кадров; автоматизация делопроизводства кадров; планирование наема и размещения кадров на предприятии; обучением и аттестациями сотрудников.

Программное обеспечение зарплата кадры 1с – это оптимальное решение как для начальства так и для отдела кадров. Руководство будет иметь полный контроль за рабочим процессом, осуществление учета и анализа кадров компании и принимать самые прогрессивные решения, а кадровая служба сможет автоматизировать постоянную рутинную деятельность по найму и анкетированию сотрудников.

Содержащаяся в программе отчетность управления в оптимальной форме даст возможность использовать нужные положения по различным аналитическим расчетам, а регламентированная работа относительно отчетности дает возможность в назначенный срок сдать отчеты в определенные государственные органы контроля.

4 «Управление производственным предприятием (УПП) 1C»: считается комплексным программным обеспечением. Основное применение - крупные производственные компании. Система позволяет производить целостный учет большого количества юридических лиц в единой системе и отвечает корпоративным и общим стандартам ведения финансово-хозяйственной работы предприятия. Благодаря способностям платформы гарантирована высокая надежность и высокопроизводительность прикладного решения, построение территориально распределенных систем и интеграция с остальными информационными программами.

Каждая производящаяся хозяйственная операция в данном решении может быть отражена независимо в управленческом, бухгалтерском и налоговом учете. Основная часть операций производящихся работником контролируется на стадии ввода, что снижает возможность ввода ошибочных данных. В программе кроме того реализовано контролируемое разграничение доступа работников к каким-либо функциям, а также разные интерфейсы.

«УПП 1C» может использоваться в основном в любых подразделениях предприятия. Это позволяет руководящему составу видеть общую картину деятельности организации с детализацией по подразделениям.

1.4 Роль автоматизации при принятии управленческих решений

Сегодня эффективность управленческой деятельности зависит в первую очередь от автоматизации всех управленческих процессов. Успешная автоматизация управления предприятием будет зависеть от правильного выбора автоматизированной системы. Сложность выбора заключается в особенностях отечественного делопроизводства.

Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Для эффективного развития бизнеса компании необходимо управление документами на протяжении всего их жизненного цикла — от создания до списания в архив.

В процессе управления документами возникают различные проблемы. Среди общих проблем управления документированной информацией в организациях можно выделить:

— большое количество документов;

— большое количество сотрудников, работающих с документами (бумажными и электронными);

— сложные схемы согласования документов;

— территориальная распределенность подразделений;

— отсутствие информации об исполнении в реальном времени;

— поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации и хранения.

Использование в организациях технологии "бумажного" делопроизводства имеет ряд недостатков [6].

Так, например, пересылка документов занимает много времени, хранение бумажных документов достаточно дорого. Поиск бумажных документов затруднен (особенно при децентрализованном хранении), отсутствуют механизмы управления движением бумажных документов, усложнен контроль за исполнением документов, трудно отследить и проконтролировать все изменения. В целом, при "бумажном" делопроизводстве велики потери от неэффективной организации деловых процессов, связанных с документами.

Среди типичных проблем частично автоматизированного делопроизводства (" файлового" делопроизводства) необходимо отметить сложность поиска электронных документов, наличие множества копий и версий одного документа, сложность внедрения регламентных процедур работы с электронными документами. Кроме того, существует риск утраты файлов документов, и возникают сложности в разграничении доступа к документам.

Все ранее изложенное позволяет сделать вывод о том, что "бумажное" делопроизводство неэффективно и не отвечает современным требованиям управления предприятием, а "файловое" делопроизводство порождает дополнительные проблемы. Следовательно, необходима целостная автоматизированная технология делопроизводства, которая бы обеспечивала ведение централизованной базы документов, поддерживала автоматизированные процедуры документирования, организации работы с документами и ведения корпоративного архива электронных документов.

Компонентами безбумажного делопроизводства являются система автоматизации делопроизводства и ведения архива электронных документов, позволяющая создать единую унифицированную среду работы различных категорий персонала с документами; средства электронной цифровой подписи и шифрования для подтверждения авторства, защиты целостности электронных документов и придания юридической силы электронным документам, а также нормативно-методические документы, которые регламентируют использование системы, обеспечивают правомерность операций с электронными документами и способствуют введению обязательности использования персоналом новой технологии.

Современные специализированные средства автоматизации делопроизводства позволяют построить систему автоматизации, решающую задачи в широком диапазоне, — от автоматизации учета бумажных документов до систем безбумажного делопроизводства.

Эффективным является эволюционный подход к автоматизации делопроизводства, который предусматривает на первом этапе учет бумажных документов (в специализированных подразделениях) и организацию корпоративного хранилища (архива) электронных документов. В рамках развития системы автоматизации делопроизводства масштаб внедрения расширяется до уровня организации в целом и в дальнейшем обеспечивается переход к преимущественно безбумажному делопроизводству.

Переход к преимущественно безбумажному делопроизводству дает возможность наладить комплексное управление документированной информацией в единой автоматизированной среде, получить целостную картину исполнения документов и поручений по всем уровням управления, проводить согласование документов в электронной форме, контролировать все операции с электронным документом и внедрить единые процедуры безопасности.

Основные преимущества автоматизации и новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом вычислений или чисто механического труда.

Оснащение специалистов АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повесить скорость обработки экономической информации и ее достоверность, что необходимо для эффективного планирования и управления.

Существенным недостатком неавтоматизированных информационных систем является обособленность сбора, обработки и использования информации. Причем как отдельные работники, так и подразделения предприятия в целом не имеют доступа к “чужой” базе данных, при необходимости собирая требуемую им информацию самостоятельно.

Одна из основных целей автоматизации - снабдить каждого сотрудника, относящегося к любому подразделению предприятия, информацией в то время и в той форме и объеме, которые ему необходимы (естественно, в пределах его уровня доступа к секретной части базы данных). Для этого необходима единая интегрированная база данных предприятия, локальная вычислительная сеть и соответствующим образом оборудованные автоматизированные рабочие места (АРМ) для каждого из сотрудников. Такой подход подразумевает комплексную автоматизацию предприятия, т.е. создание компьютеризированной системы управления предприятием в целом, в которой подсистемы должны взаимодействовать, предоставлять оперативный доступ к информации, поддерживать принятие решения и т.п.

Так как автоматизированная система затрагивает организацию процессов делопроизводства, необходимо тесное сотрудничество представителей служб делопроизводства и информационных технологий при внедрении систем. И что немаловажно — необходима поддержка проекта высшим руководством организации или предприятия.

Наличие хорошо отлаженного механизма электронного документооборота, удобной базы данных, аккумулирующей весь поток управленческой информации на предприятии повышает эффективность его работы и укрепляет конкурентоспособность на рынке.


2. Организационно-экономическая характеристика предприятия

Объектом исследования является торговая фирма Общество с Ограниченной Ответственностью «Россмед». Является одним из крупных поставщиков бытовой химии на совокупный рынок города Кирова и Кировской области. Ведет свою деятельность на рынке оптовых продаж.

Таблица 1 – Общие сведения об организации

Инициатор проекта

ООО «Россмед».

Юридический адрес

610046, Кировская обл., г. Киров, ул. Кирпичная 42 а

Дата регистрации

20.11.1997г

Уставной капитал

10 т.р.

Виды деятельности

Торговая, коммерческая, посредническая, закупочная, производство и реализация товаров народного потребления, рекламная, строительная, транспортная, туристическая

Сведения об управленческом персонале

Директор:

Силов Илья Борисович

Зам. по коммерческим вопросам:

Корякин Александр Сергеевич

Основными видами деятельности является:

1. Продажа бытовой химии

2. Продажа хозтоваров, в том числе посуды

3. Продажа стройматериалов

4. Продажа текстиля

5. Продажа декоративной косметики, которая выступает как сопутствующий товар

6. Продажа канцтоваров, также выступающих как сопутствующие товары

7. Продукты питания, реализуемые только в одном магазине, находящемся в г. Кирове.

Специализация – это конкретная форма общественного разделения труда. Она отражает производственное и отраслевое направление предприятия. Даже без тщательного анализа структуры продаж, можно выявить, что реализация бытовой химии является приоритетным направлением в деятельности предприятия, т. е. в этом заключается ее специализация.

ООО «Россмед» работает на рынке г. Киров и Кировской области 14 лет. С 1994 г. компания занималась поставками средств гигиены, а в 1997 г. в ассортимент компании ввели товары бытовой химии, парфюмерии и косметики. База данных предприятия в настоящий момент насчитывает более 700 постоянных клиентов, в состав которых входят:

· предприятия оптовой торговли г. Киров и Кировской области;

· предприятия розничной торговли г. Киров и Кировской области;

· предприятия оптовой и розничной торговли республики Коми;

· система РайПО Кировской области;

· почта России;

· аптечные сети;

· сеть розничных рынков г. Киров;

· гипермаркеты, супермаркеты города.

Компания обладает высоким опытом работы с крупными российским и зарубежными фирмами производителями парфюмерно-косметических товаров и бытовой химии.

Целями деятельности Общества являются расширение рынка товаров и услуг, а также извлечение прибыли. Для достижения этих целей Общество использует европейский уровень обслуживания, применение уникальных технологий.

Внешняя среда - это совокупность активных хозяйствующих субъектов, экономических, общественных и природных условий, национальных и межгосударственных институциональных структур, а также других внешних условий и факторов, действующих в окружении предприятия и влияющих на различные сферы его деятельности. Ее подразделяют на:

- микросреду - поставщики материально-технических ресурсов, потребители продукции (услуг) предприятия, торговые и маркетинговые посредники, конкуренты, государственные органы, финансово-кредитные учреждения, страховые компании;

- макросреду – природные, демографические, научно-технические, экономические, экологические, политические и международные факторы.

Предприятие должно заниматься регулированием влияния со стороны внешней среды так, чтобы находится с ней в состоянии постоянного обмена. От правильно построенных взаимоотношений с окружающей средой предприятия во многом зависит деятельность фирмы и ее успехи.

Организации необходимо адаптироваться к своей внешней среде, таким образом руководитель данной организации должен попытаться минимизировать влияние какой-либо неопределённости условий внешней среды.

К основным факторам внешней среды предприятия относятся следующие составляющие.

Поставщики

С целью организации торговой деятельности на рынке бытовой химии, парфюмерии и косметики г. Киров и Кировской области ООО «Россмед» работает со следующими группами поставщиков:

Крупные мировые и российские фирмы-производители:

· ОАО «Концерн «Калина»

· ООО «Нэфис косметикс»

· ООО «Юнилевер СНГ»

· ООО «Кимберли Кларк»

· ООО «Натусана»

· ООО «Байерсдорф»

· ЗАО ТД «НМЖК»

· ООО «Русхемал»

· ОАО «Л’ореаль»

· ООО «Мак-Дак»

· и др.

Крупные дистрибьюторы:

· ООО фирма «Смайл»

· ООО «Белла Волга» НН

· ООО «Российская дистрибьюция»

· ООО «Единая Европа Холдинг»

· ООО «Легата»

· ТД «Красная линия»

· и другие

Кировские оптовые фирмы:

· ООО «Торнадо Киров»

· ИП Пустоляков

· ООО «Торговый дом «ЛОНДА»

Работа с поставщиками основывается на заключении со стороны оптовой фирмы, использующей товарный знак «Россмед» договорных соглашений. В договоре четко прописываются частота заказов, срок поставки заказа, условия доставки заказа, срок оплаты заказа, штрафные санкции.

Работа с большим кругом поставщиков позволяет поддерживать широкий ассортимент продукции, который можно представить в виде следующих крупных товарных групп:

Парфюмерия:

- духи

- туалетная вода

- парфюмированная вода

- одеколон

- дезодоранты

Декоративная косметика:

- помада

- блеск для губ

- пудра

- румяна

- тени

- карандаши

- тушь

- тональный крем

- средства по уходу за ногтями

Косметика:

- лосьоны

- тоники

- крема

- гели для душа

- шампуни

- средства по уходу за волосами

- краски для волос

Бытовая химия:

- средства для мытья посуды

- чистящие средства

- средства для чистки ковров

- средства для чистки мебели

- пятновыводители

- стиральные порошки

- кондиционеры для белья

- отбеливатели

Средства гигиены:

- прокладки

- тампоны

- гигиенические салфетки

- подгузники

- носовые платочки

- ватные диски

- ватные палочки

Потребители.

Потребители или клиенты организации – это те субъекты и объекты рынка, на которых направлена деятельность фирмы, которые покупают продукцию предприятия. Организация должна соответствующим образом изучать покупателей, их интересы, доходы, только в этом случае можно быть уверенным, что ее товар или услуга будут реализованы.

Так как предприятие занимается оптово-розничной торговлей, потребителями фирмы являются розничные клиенты и оптовые. Розничные клиенты – это в основном жители г. Кирова и Кировской области.

Оптово-розничные фирмы - такие фирмы, как:

1 группа – компании, работающие на рынке «общего ассортимента»

1. ООО «Посылторг Универсал-К»

2. ООО «Рейтинг Плюс» (ЧП Цепелева И.Е.)

3. ООО «Торнадо»

4. ООО «Россмед-сервис»

5. ООО «Фаворит 2000»

6. ЧП Гребнева Н.С.

7. ООО «Элком-Киров»

8. ООО «Балерс и К»

9. ЧП Пантелеев Н.Н

2 группа – компании, работающие на рынке «парфюмерии и косметики»

1. ООО «Лонда С»

2. ООО «Сент»

3. ООО «Аква-Вятка»

3 группа – компании, работающие на рынке «бытовой химии»

1. ООО «Визит-А»

2. ЧП Нагул В.А.

3. ООО «Кировснабсервис» (ЧП Игошина Т.В.)

4. ООО «ЭталонХим»

5. ООО «Смайл»

Конкуренты.

Конкуренты – это компании занимающиеся производством аналоговой продукции и реализующие ее на рынке реализации товаров рассматриваемого предприятия или желающие выйти на него.

Изучение конкурентов занимает особое и очень важное место в стратегическом управлении. Зная слабые и сильные стороны противника можно строить свою стратегию конкурентной борьбы. Каждое предприятие должно постоянно сравнивать товары, услуги, цены, качество, каналы распределения с такими же показателями конкурентов. Это поможет определить области своих недостатков и преимуществ. Наличие конкурентов положительно влияет на предприятие, потому что боязнь потерять покупателей подталкивает к проведению преобразований, освоению новых разработок, искоренению недостатков предприятия.

Основными конкурентами фирмы ООО «Россмед» являются фирмы: ООО «Лонда С», ООО «Сент», ООО «Смайл», ООО «Торнадо», ООО «Балерс и К», ООО «Сандугач», ООО «Химбыт», ООО «Виадук», на базе которых работают торговые представители.

Доля рынка оптовых продаж, охватываемая торговыми представителями ООО «Россмед» составляет

Финансовые организации и органы государственного регулирования.

Помимо поставщиков, потребителей и клиентов предприятия взаимодействует во внешней среде с финансовыми организациями: государство и финансовые организации.

Предприятие на протяжении многих лет сотрудничает с банком «Хлынов» и «Сбербанком».

Фирма находится под контролем у налоговых органов – это органы государственного контроля. В налоговую инспекцию ежегодно в установленные сроки сдаются данные о финансовой деятельности предприятия. Если бумаги не поступили в налоговую инспекцию вовремя, то предприятие поддвергается санкциям со стороны государства.

Деятельность регулируется гражданским законодательством Российской Федерацией и Федеральным Законом. Деятельность предприятия регулируется Законом «О защите прав потребителей» и др.

Поскольку данное предприятие является торговым, в состав его входят структурные звенья, обеспечивающие поставку продукции, реализацию товаров и услуг. Все структурные звенья компании «Россмед» связаны между собой с помощью системы управления, которая координирует и контролирует текущую деятельность фирмы, разрабатывает долгосрочную стратегию и т.д. Структура управления компании «Россмед» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 –Структура управления ООО «Россмед»

Линейные руководители являются единоначальниками, а им оказывают помощь функциональные органы. Элементами структуры являются отдельные работники и службы аппарата управления; отношения между ними поддерживаются благодаря связям, которые могут носить линейный и функциональный характер. Линейные связи отражают движение управленческих решений и информации между линейными руководителями, т.е. лицами, полностью отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений.

Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

Преимущества линейно-функциональной системы управления:

- осуществление действий по распоряжениям, указаниям;

- предполагает формирование функциональных подразделений на основе их оптимизации, каждое подразделение выполняет строго определенные функции, а вместе - весь комплекс функций, обеспечивающих бесперебойную работу производства;

- разделение труда между функциональными подразделениями облегчают работу по повышению деловой квалификации;

- быстрое осуществление действий по принимаемым распоряжениям, спускаемым «сверху вниз», и быстрее реализовывается обратная связь;

- создается возможность для быстрого маневрирования производственными, трудовыми и материальными ресурсами, исходя из задач руководителей верхнего уровня.

Недостатками такой системы управления являются:

- отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями.

- чрезмерно развитая система взаимодействия по вертикали, а именно подчинение по иерархии управления.

Основными преимущества такой организационной структуры в рамках рассматриваемого вопроса – это стимулирование деловой профессиональной специализации, уменьшение дублирования усилий и потребления материальных ресурсов в функциональных областях, улучшение координации в функциональных областях.

Функциональные связи имеют место по линии движения информации и управленческих решений по тем или иным функциям управления.

Генеральный директор осуществляет планирование деятельности предприятия, анализ показателей, контролирует всю хозяйственно-экономическую деятельность предприятия, контролирует выполнение важнейших заказов, осуществляет контроль качества оказываемых услуг, осуществляет контроль над всеми подразделениями.

Рассмотрим структуру отделов в торговой фирмы, их обязанности и сферу их деятельности.

1. Отдел продаж - сбор информации о внешней среде предприятия; расширение клиентской базы и разработка рекламы; налаживание долговременных контактов с покупателями продукции; проведение непосредственно процесса продажи продукции; представление образцов продукции на выставках; разработка ценовой политики; оформление сайта предприятия.

2. Отдел закупа - на основании данных о продажах проводится анализ и поддержание ассортиментной номенклатуры товаров, закуп продукции, работа с поставщиками, заключение договоров.

3. Ремонтное хозяйство – вспомогательное подразделение, осуществляет техобслуживание, ремонт собственного транспорта.

4. Бухгалтерия - осуществляет учет хозяйственной деятельности, обработку соответствующей первичной документации, осуществление платежного оборота, а также предоставляет руководителю предприятия данных в виде отчетов о хозяйственной деятельности предприятия.

5. Касса - осуществляет выплату заработной платы рабочим, различного рода платежи.

6. Секретариат – координация работы служб предприятия.

9. Юристконсульт – составление договоров, разрешение споров и других вопросов с контрагентами, защита интересов предприятия в суде.

10. АХО – вспомогательное подразделение, общехозяйственные работы.

11. Отдел кадров - занимается вопросами персонала предприятия. Контролирует движение персонала внутри организации: прием новых рабочих, увольнение, перевод в другие подразделения предприятия, отпуска рабочих.

12. Планово-экономический отдел занимается планированием торговой деятельности, обработкой промежуточной информации в течении планового периода и сверкой ее с планируемыми показателями.

ООО «Россмед» уделяется внимание и социальному обеспечению, социальной защищенности, образованию, медицинскому обслуживанию, спорту и отдыху работников предприятия. Об этом свидетельствует наличие социальных льгот: представление права занятий в спортивном комплексе, комбината питания, путевки на базы отдыха, и др.

Рассмотрим финансовые результаты деятельности ООО «Россмед». Для удобства анализа данные представлены в виде таблицы 2.

Таблица 2 - Основные экономические показатели деятельности коммерческой организации

Показатели

2007г.

2008г.

2009г.

2009г. к 2007г.,%

1. Выручка от реализации продукции и оказанных услуг, тыс. руб.

569 423

689 756

834 496

146,55

2. Полная себестоимость продукции, тыс. руб.

443 269

548 963

668 040

150,71

3. Затраты на 1 руб. реализации продукции и услуг, руб.

0,78

0,80

0,80

102,84

4. Среднегодовая численность работников, чел.

380

352

343

90,26

6. Среднегодовая стоимость основных средств - всего, тыс. руб.

129 247

140 970

167 898

129,90

7. Среднегодовая стоимость оборотных средств, тыс. руб.

105 561

111 185

138 014

130,74

8. Выработка продукции на 1 работника, тыс. руб.

1498,48

1959,53

2432,93

162,36

9. Фонд оплаты труда, тыс. руб.

43 758,20

51 236,10

56 236,23

128,52

10. Среднегодовая заработная плата 1 работника, тыс. руб.

115,15

145,56

163,95

142,38

11. Коэффициент оборачиваемости оборотных средств, обор.

5,39

6,20

6,05

112,09

12. Продолжительность 1 оборота, дней

66,74

58,03

59,54

89,21

13. Прибыль (+), убыток (-) от реализации продукции, тыс. руб.

37 355

39 428

43 098

115,37

14. Чистая прибыль, тыс. руб.

15 929

19 083

29 280

183,82

15. Уровень рентабельности: производства, %

реализованной продукции, %

6,56

5,72

5,16

-

совокупного капитала, %

6,78

7,57

9,57

-

Выручка от реализации продукции выросла на 46,55%. Себестоимость проданных товаров увеличилась на 50,71%. Прибыль от продаж увеличилась на 15,37%. Чистая прибыль предприятия выросла на 83,82%. Увеличилась прибыль, увеличилась рентабельность продаж.

Таким образом, можно сделать вывод, что ООО «Россмед» на протяжении последних лет стабильно получает прибыль, доходы предприятия перекрывают расходы, понесенные им в процессе производства и реализации продукции.


3. Анализ используемых программных средств для автоматизации процесса принятия управленческих решений, используемых на исследуемом предприятии

АРМ специалиста - это рабочее место, оснащенное средствами вычислительной техники (техническими и программными), другими инструментальными средствами и средствами оргтехники (телефон, копировальный аппарат и т. п.) и обеспечивающее автоматизацию большей части операций при выполнении специалистом своих профессиональных функций.

При выборе технических средств для реализации АРМ, руководство компании учитывало следующие требования, предъявляемые к АРМ:

· возможность функционировать в рамках автоматизированной системы;

· круглосуточная работа;

· работа в реальном масштабе времени;

· обеспечение требований ко времени реакции системы;

· регистрация всей информации, циркулирующей в системе;

· хранение данных о состоянии устройств системы;

· возможность выдачи информации на принтер и экран монитора АРМ в форме, обеспечивающей эффективную работу оператора АРМ;

· обеспечение высокой надежности технических средств АРМ.

На рисунке 2 представлена автоматизированная система управления, представляющая собой комплекс средств автоматизации (КСА), выполняющий ряд функций по обработке информации компании ООО «Россмед».

Рисунок 2 - Структурная схема КСА ООО «Россмед»

На структурной схеме обозначены следующие устройства (компоненты КСА):

Сетевой кабель. Соединяет три рабочих места и сервер с HUB.

Городская телефонная линия.

Соединение сетевого принтера с сервером.

Высокоскоростное подключение к сети Интернет. Позволяет вовремя и быстро получать нужную информацию, а так же пользоваться электронной почтой, не используя подключения по модему, тем самым не занимая телефонной линии.

Подключение к удалённой сети других подразделений.

Рабочее место.

Сервер. Содержит все необходимые для работы БД, а так же осуществляет доступ к ним, как с рабочего места, так с другими подразделениями или организациями. Помимо этого имеет подключение к Интернет по выделенной линии, обеспечивая тем самым доступ работников отдела сбыта в Интернет без использования модема.

HUB. Устройство, позволяющее объединить в сеть группу пользователей. В нашем случае, 3 рабочих места и сервер.

Принтер. Подключён к серверу и является доступным для использования со всех 3-х рабочих мест отдела сбыта.

Сканер. Находится на третьем рабочем месте.

Факс. В целях экономии, находится лишь на первом рабочем месте. Подключён к городской телефонной линии.

Телефон. Подключён к городской телефонной линии. Находится на втором рабочем месте.

Таким образом, на основании используемой системы автоматизации, в организации каждое рабочее место оснащено персональным компьютером, в каждом отделе присутствует офисная техника.

Главное назначение АРМ в компании - решение задач профессиональной направленности. Однако персональный компьютер непосредственно не может взаимодействовать с программами профессионального назначения, необходима операционная система, с помощью которой все остальные программы-приложения и будут работать. Компьютер и операционная система будут как бы являться вычислительной платформой, на которой базируются все прикладные программы.

В общей совокупности программное обеспечение АРМ специалиста компании представляет собой достаточно большой комплекс программ, который укрупненно можно на следующие группы и подгруппы.

- Операционные системы и оболочки.

- Инструментальные средства.

- Прикладное программное обеспечение, которое подразделяется, в свою очередь, на общесистемное и проблемно-ориентированное обеспечение

Операционные система, используемая на большинстве АРМ, совместимая с ОС сервера предприятия, Microsoft Windows XP (рисунок 3).

Рисунок 3 - Графический интерфейс пользователя Windows XP

Windows XP имеет высокий уровень защиты, она облегчает администратору сети управление защитой, в частности, он может контролировать круг пользователей, имеющих права доступа к сетевым ресурсам: файлам, каталогам, принтерам, программам-приложениям и т.д. Причем правами на каждый ресурс и правами для каждого пользователя можно управлять централизованно. Учетные записи пользователей хранятся централизованно (на сервере) в зашифрованном виде, что препятствует обнаружению пароля каждого пользователя как при его передаче в сети, так и при попытке несанкционированного просмотра параметров регистрации.

Не маловажным является тот факт, под эту операционную систему можно установить множество прикладных программных продуктов, в том числе Microsoft Office XP (включающий Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Power Point, Microsoft Outlook Express).

Из инструментальных средств представлены: программа архивирования данных WinRar 3,0, программа защиты от вирусов Kaspersky Antivirus, программа в себе функции факс-аппарата, автоответчика и АОНа на компьютере VentaFax, программа сканирования документов Abbyy Fine Reader 6,0, PageMaker.

Автоматизирует процесс принятия управленческих решений на предприятия программа «1С: Предприятие 8.1»: является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия.

Основные возможности:

1. Гибкие возможности по настройке, сбору, контролю и пакетной обработке отчетности обеспечивают формирование консолидированной отчетности с учетом как автоматических, так и ручных корректировок исходных показателей отчетности, включая трансформационные и элиминационные.

2. Управление организационно-финансовой структурой группы. Развитые функции по определению организационно-финансовой структуры группы обеспечивают формирование различных (в том числе и пересекающихся) периметров консолидации отчетности, что позволяет обслужить произвольные принципы группировки бизнес-единиц (включая отраслевые, географические и прочие варианты их сегментации). Регистрация организационных изменений в группе компаний позволяет обслуживать сложные схемы взаимных инвестиций между организациями холдинга, расчет полных долей владения, а также определение степени контроля над бизнес-единицами группы.

3. Управление процессами обработки корпоративной отчетности (workflow). Система обеспечивает не только планирование и выполнение регламента процесса обработки корпоративной отчетности (совокупности взаимосвязанных этапов), но и определение участников этого процесса и их ролей. Взаимосвязанное управление состояниями отчетов и этапов по их обработке расширяет возможности по управлению процессом обработки корпоративной отчетности.

4. Поддержка мультивалютности и пересчета значений показателей отчетности в другую валюту расширяют аналитические возможности продукта и обеспечивает формирование корпоративной отчетности для различных ее потребителей.

5. Поддержка многосценарности при обработке отчетности и возможность оперирования различными версиями нормативно-справочной информации обеспечивают возможность план-фактного и «Что если?» анализа показателей отчетности.

Аналитические возможности, безусловная сопоставимость отчетных данных и поддержка единого информационного пространства в масштабах группы обеспечивается за счет:

· поддержки аналитических измерения показателей отчетности;

· единых классификаторов;

· широких возможностей системы по различным формам представления аналитической информации.

Перечень преимуществ программы 1С Управление для различных категорий пользователей:

Собственникам, инвесторам и кредиторам:

возможность принятия обоснованных инвестиционных решений благодаря наличию полной и достоверной информации о финансовом положении группы компаний.

Топ-менеджерам:

1. увеличение прозрачности, а значит, и контролируемости финансовых и материальных потоков группы компаний;

2. возможность своевременного принятия взвешенных стратегических и оперативных решений на основании актуальных данных;

3. возможность обеспечить рациональный баланс между централизацией и делегированием функций планирования и контроля в управляющей компании и зависимых организациях;

4. возможность сравнительного анализа эффективности различных компаний, входящих в группу;

5. снижение затрат на ведение учета в группе;

6. возможность организации единого бюджетного процесса в рамках группы компаний;

7. упрощение взаимодействия с внешними и внутренними потребителями отчетности за счет ускорения трансформации отчетности между различными учетными контурами (РСБУ, IAS, US GAAP, управленческий учет);

8. снижение стоимости аудита трансформированной отчетности;

9. анализ эффективности финансовых и материальных потоков в группе;

10. принятие аргументированных решений по трансфертному ценообразованию;

11. поддержку мультифирменных схем налогового планирования и оптимизации;

12. упрощение реорганизации финансовой структуры группы.

Главным бухгалтерам:

· уменьшение сроков закрытия периодов;

· снижение влияния "человеческого фактора" на сроки и качество подготовки отчетности;

· автоматизацию сверок операций между компаниями группы.

Аудиторам и специалистам по международной отчетности:

· автоматизацию подготовки индивидуальной и консолидированной отчетности по различным стандартам;

· автоматизацию камеральных проверок отчетности (в том числе консолидированной).

Подразделениям IT:

· поддержку взаимодействия с территориально-распределенными корпоративными информационными системами различных производителей;

· снижение совокупной стоимости владения корпоративной информационной системой группы компаний.

Таким образом, продукт "1С: Управление" обеспечивает автоматизацию полного цикла подготовки корпоративной отчетности, которая позволит различным группам пользователей сформировать целостный взгляд на состояние и динамику развития бизнеса.

Выявлен недостаток, сейчас учет труда и заработной платы на предприятии ООО «Россмед» в отделе кадров и бухгалтерии осуществляется при помощи «1С: Зарплата и Кадры 7.7», поэтому в качестве мероприятий по усовершенствованию автоматизации принятия управленческих решений предлагается внедрение более современной версии «1С: Зарплата и Кадры»


4. Совершенствование автоматизации принятия управленческих решений при помощи модернизации используемых программных средств

Учет труда и заработной платы принимает одно из центральных мест в системе учета в организации.

Труд, как считает современная экономическая наука, является важнейшей частью экономики – он одновременно товар (работник продает свой труд, создавая новое качество и дополнительное количество материальных ценностей) и причина появления добавленной стоимости, так как предметы и материалы при приложении к ним труда становятся дороже.

Отсюда и возникает необходимость оценить и оплатить труд во всех его проявлениях, включив затем расходы на оплату труда в рамках установленных государством законов в стоимость продукции.

Расчеты с работниками в современных условиях постоянно усложняются. Единственная альтернатива в этих условиях – использовать специализированную компьютерную программу.

Одной из популярных программ является Программа «1С: Зарплата и Кадры», предназначенная для расчета заработной платы и кадрового учета, может использоваться как на хозрасчетных предприятиях Российской Федерации, так и в организациях с бюджетным финансированием. Она позволяет не только автоматизировать расчет заработной платы, но и организовать учет сотрудников, регистрировать служебные перемещения, получать статистические справки по кадровому составу. Универсальность системы позволяет реализовать любой подход к решению этих задач и получать любые отчетные документы.

Основными функциональными возможностями данной программы являются:

· первоначальные возможности;

· разнообразные возможности, поддерживаемые конфигурацией;

· все необходимые отчеты и документы;

· расчет заработной платы;

· различные системы и формы оплаты труда;

· учет отработанного времени;

· учет северных и районных особенностей;

· кадровый учет и штатное расписание;

· автоматизация кадрового учета и штатного расписания;

· особенности бюджетных организаций;

· учет специфики бюджетных организаций.

Дополнительные возможности программы следующие:

· разнообразные возможности настройки конфигурации;

· работа с распределенными информационными базами;

· администрирование, работа в сети и права доступа;

· дополнительный сервис.

Основные функциональные возможности конфигурации по расчету денежного довольствия и кадровому учету военнослужащих:

· настройка конфигурации для расчета денежного довольствия;

· кадровый учет военнослужащих;

· расчет денежного довольствия;

· составление платежных документов на выплату военнослужащим денежного довольствия;

· налогообложение военнослужащих;

· формирование отчетности.

В настоящее время существует новейшая версия программы «1С: Зарплата и Управление персоналом 8».

Эта программа предназначена для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий. Это прикладное решение нового поколения, в котором учтены как требования законодательства, так и реальная практика работы предприятий, а также перспективные мировые тенденции развития подходов к мотивации и управлению персоналом.

Прикладное решение может успешно применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников. С помощью решения автоматизируются следующие направления управленческой и учетной деятельности:

· планирование потребностей в персонале;

· решение задач обеспечения бизнеса кадрами - подбор, анкетирование и оценка;

· управление компетенциями, обучением, аттестациями работников;

· управление финансовой мотивацией персонала;

· эффективное планирование занятости персонала;

· учет кадров и анализ кадрового состава;

· начисление и выплата заработной платы;

· исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;

· отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Предметная область, автоматизируемая прикладным решением «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8», поясняется следующей схемой, которая показана на рисунке 4.

Рисунок 4 – Предметная часть «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8»

Из рисунка 4 видно, что программа позволяет вести учет в единой информационной базе от имени нескольких организаций – юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, которые с точки зрения организации бизнеса составляют единое предприятие.

В программе параллельно ведутся два вида учета: управленческий и регламентированный. Управленческий учет ведется по предприятию в целом, а регламентированный учет ведется отдельно для каждой организации.

Программа «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» будет полезна всем без исключения работникам предприятия.

Руководство будет иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации. Мощные аналитические отчеты предоставляют пользователю информацию в произвольных разрезах.

Кадровая служба получит ценный инструмент автоматизации рутинных задач, в том числе анкетирования и подготовки отчетов о работниках с различными условиями отбора и сортировки.

Работники предприятия будут уверены в том, что в любой момент смогут быстро получить необходимые им справки, сведения о своем отпуске, данные персонифицированного учета в Пенсионном фонде и т.д.

Представление регламентированной отчетности в государственные органы станет гораздо менее трудоемким процессом. Особенно это касается сведений для персонифицированного учета Пенсионного фонда (СЗВ-4, АДВ-11) и отчетности по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ).

С целью ведения бухгалтерского учета обеспечена совместная работа прикладного решения «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» с программой «1С: Бухгалтерия 8».

«1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» - это программа массового назначения, созданная на технологической платформе нового поколения «1С: Предприятие 8». В комплект поставки программного продукта входит типовая конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом». Стоимость версии «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» составляет 12 600 рублей. [23]

Сейчас на предприятии ООО «Россмед» в отделе кадров и бухгалтерии установлена и действует модель «1С: Зарплата и Кадры 7.7».

Предлагается рассмотреть главные преимущества программы «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» над программой «1С: Зарплата и Кадры 7.7», которые представлены ниже:

В программе «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» реализована возможность ведения учета нескольких организаций в единой информационной базе. Организации могут использовать общие списки физических лиц, классификаторы аналитической информации и т.д. При этом каждая организация может вести учет по общей или упрощенной системе налогообложения в рамках одной и той же информационной базы.

Реализовано ведение не только регламентированного учета начислений, но и управленческого учета заработной платы со всем многообразием стимулирующих надбавок и бонусов, характерных для современных торговых и производственных предприятий, а также возможность описывать дополнительные начисления со всеми реализованными в конфигурации алгоритмами расчета, в частности, можно описать любое количество дополнительных отпусков с различным отражением в учете.

«1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» содержит усовершенствованный механизм учета использования рабочего времени с поддержкой корректировки отработанного времени вручную, почасовых невыходов, графиков сокращенного рабочего времени.

Реализованы не только инструменты учета кадров, но и инструментарий управления персоналом: аттестациями, обучением, занятостью, включая планирование отпусков, набор кадров и другие возможности.

Реализована мощная подсистема кадровой аналитической отчетности, включающая отчеты по произвольным спискам работников, движению работников и наглядные диаграммы отпусков, полноценный воинский учет с формированием необходимой отчетности. Реализованы все унифицированные формы по учету труда, включая формы Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54.

Современный эргономичный интерфейс прикладного решения «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» делает доступными сервисные возможности «1С: Предприятия 8.0», которые включают:

1. универсальные средства работы с печатными формами документов с возможностью отправки документа по электронной почте;

2. универсальная групповая обработка справочников и документов;

3. подключение внешних обработок и ограничение доступа к их использованию;

4. подключение дополнительных печатных форм в документах;

5. подключение дополнительных обработчиков заполнения табличных частей документов;

6. установка даты запрета изменения данных;

7. средства администрирования пользователей в режиме «1С: Предприятие»;

8. средства разделения доступа к данным по рабочим местам (ролям) пользователей.

Из преимуществ видно, что версия программы «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» лучше, чем «1С: Зарплата и Кадры 7.7», используемая на предприятии. При переходе с одной программы на другую предприятию не придется принимать в штат новых сотрудников и обучать их, так как уже существуют сотрудники, которые обучены работе в программе «1С: Зарплата и Кадры 7.7». Особенных навыков для обращения с данной программой не требуется. Достаточно умения работать с одной из версий программы «1С: Зарплата и Кадры».

Рекомендуется для организации эффективной работы с кадрами на предприятии ООО «Россмед» установить данную версию программы.


Заключение

Современного делового человека уже невозможно представить без связи с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, сведениями оптовой и розничной торговле и торговых домах, без создания банка данных о рынке товаров и услуг, без взаимодействия с центрами справочной информации, электронной почты и т.п.

Естественно, что с таким объемом сведений нереально справиться без компьютерной техники. Благодаря высокопроизводительным компьютерным системам современные информационно- вычислительные ресурсы приближаются к рабочим местам менеджеров, бухгалтеров, плановиков администраторов - практически ко всем, кто занят в информационных службах.

На мой взгляд, это позволяет упростить документооборот, стимулирует процесс совершенствования персональных систем обработки данных, внедрения автоматизированных рабочих мест на базе персональных компьютеров.

Темпы внедрения новых технологий, новых программных продуктов в компьютерной отрасли вызывают изумление. Компании, конкурирующие за рынки и прибыли, стремятся моментально реализовать технические новшества в аппаратных средствах, программном обеспечении и парадигмах вычислений, стимулирующих развитие всей технологии управления информацией.

В рамках курсовой работы проведен анализ используемых программных средств позволяющих автоматизировать процесс принятия управленческих решений на примере ООО «Россмед».

Анализ используемой системы автоматизации позволяет сказать, что в организации каждое рабочее место оснащено персональным компьютером, в каждом отделе присутствует офисная техника.

Главное назначение АРМ в компании - решение задач профессиональной направленности. В общей совокупности программное обеспечение АРМ специалиста компании представляет собой достаточно большой комплекс программ, который укрупненно можно на следующие группы и подгруппы.

- Операционные системы и оболочки.

- Инструментальные средства.

- Прикладное программное обеспечение, которое подразделяется, в свою очередь, на общесистемное и проблемно-ориентированное обеспечение

Операционные система, используемая на большинстве АРМ, совместимая с ОС сервера предприятия, Microsoft Windows XP.

Из инструментальных средств представлены: программа архивирования данных WinRar 3,0, программа защиты от вирусов Kaspersky Antivirus, программа в себе функции факс-аппарата, автоответчика и АОНа на компьютере VentaFax, программа сканирования документов Abbyy Fine Reader 6,0, PageMaker.

Автоматизирует процесс принятия управленческих решений на предприятия программа «1С: Предприятие 8.1»: является универсальной системой автоматизации деятельности предприятия.

Выявлен недостаток, сейчас учет труда и заработной платы на предприятии ООО «Россмед» в отделе кадров и бухгалтерии осуществляется при помощи «1С: Зарплата и Кадры 7.7», поэтому в качестве мероприятий по усовершенствованию автоматизации принятия управленческих решений предлагается внедрение более современной версии «1С: Зарплата и Кадры»

Из преимуществ видно, что версия программы «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» лучше, чем «1С: Зарплата и Кадры 7.7», используемая на предприятии. При переходе с одной программы на другую предприятию не придется принимать в штат новых сотрудников и обучать их, так как уже существуют сотрудники, которые обучены работе в программе «1С: Зарплата и Кадры 7.7». Особенных навыков для обращения с данной программой не требуется. Достаточно умения работать с одной из версий программы «1С: Зарплата и Кадры».

Рекомендуется для организации эффективной работы с кадрами на предприятии ООО «Россмед» установить данную версию программы.


Список литературы

1. Анализ хозяйственной деятельности предприятия [Текст]: Учебник для вузов / В.В. Ковалёв, О.Н. Волкова. – М.: Проспект, 2008. – 432 с.

2. Банк В.С., Зверев В.С. Информационные технологии в экономике. – М., 2003.

3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник. – 3-е изд. – М.: Экономистъ, 2004.

4. Герчикова Р.Н. Менеджмент. М.: Банки и биржи, 2000.

5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2001.

6. Документы и делопроизводство: Справочное пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 1991, 271 с.

7. Докучаев А.А., Мошенский С.А., Назаров О.В. Средства информатики в офисе торговой фирмы. Средства компьютерных коммуникаций. – СПб, ТЭИ, 1996. – 32с.

8. Журавлев П.В., Карташов С.А., Маусов Н.К., Одегов Ю.Г.. Технология управления персоналом.– М.: Мысль, 2004. – 576с.

9. Климова Р.Н., Сорокина М.В., Хахаев И.А., Мошенский С.А. Информатика торговой фирмы / Учебное пособие. Для студентов всех специальностей всех форм обучения. – СП б.: СПбТЭИ, 1998. – 32с.

10. Компьютерные технологии обработки информации / Под ред. Назарова С.И. – М.: Финансы и статистика, 1996.

11. Максимцов М.М, Игнатьева А.В., Менеджмент, М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998.

12. Малитиков А.С., Сольский Д.М. Руководство по делопроизводству. — М., 2000.

13. Марысаев В.Б. Персональный компьютер: Иллюстрированный справочник. – Москва, 1999.

14. Менеджмент организации. Учебное пособие. Куприянцева З.П., Саломатин Н.А., Акбердин Р.З. и др. – М.: ИНФРА – М., 1995 – 432 с.

15. Мильнер Б.З. Теория организации. М.: ИНФРА - М, 1999.

16. Новицкий Н.И. Основы менеджмента: организация и планирование производства. Учебник: М.:ИНФРА-М, 2000.

17. Основы менеджмента. Пер. с англ. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф.М.: «Дело», 1992.

18. Пятибратов А.П., Гудындо Л.П., Кириченко А.А. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. – М., Финансы и статистика, 1998.

19. Фридланд А. Информатика – толковый словарь основных терминов. – Москва, Приор, 1998.

20. Хахаев И.А., Турченюк Т.И.Мошенский С.А. Internet/Intranet/ Основы разработки и использования документов. – СПб, ТЭИ, 1999. –69с.

21. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 1998.

22. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. Учебно-практическое пособие. изд. 3-е перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003 – 352 с.

23. Сайт фирмы 1С франчайзи: www.1C.ru.

Похожие материалы

Современные программные средства электронного документооборота
Анализ и разработка информационных ресурсов Internet
Средства защиты информации
Основы концепции создания интегрированной автоматизированной информационной системы административного управления
Конспект лекций по микропроцессорной технике
Методические рекомендации и задания для выполнения контрольной работы по учебной дисциплине “Программные средства персональных компьютеров” для студентов заочной формы обучения специальности “асои”
Технологические средства автоматизации
Программные средства автоматизации конструирования, моделирования и проектирования
Информационные технологии
Особенности арифметико-логических устройств (АЛУ) с двоично-десятичными кодами (ДДК) при вычислении операций умножения и деления и поиск путей их ускорения