Название реферата: Системы управления документами, их функции
Содержание
Введение
Системы управления документами, их функции
Основные функции СУД
Архитектура СУД
Хранилище документов
Система управления документооборотом
Коммуникационная среда
Интеграционные компоненты
Системные компоненты
Заключение
Список литературы
Введение
Система управления документами (СУД)[1] — система, обеспечивающая работу с документами.
Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.
Главная функция этой системы — поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние.
Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.
Часть I. Системы управления документами, их функции
Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами:
"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД,
включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются
создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".[2]
Основными функциями СУД являются:
. прием, регистрация и учет документов;
. упорядочение и классификация документов;
. обработка документов;
. дописывание комментариев к документам;
. поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;
. создание личных библиотек документов;
. изменение конфигурации документов;
. контроль версий документов при их модификации;
. предоставление возможности удаленного доступа к документам;
. управление информацией в базе данных;
. обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
. пересылка и рассылка документов;
. администрирование учета и архивирования данных.
Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.
Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их
характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема,
тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в
сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через
глобальные сети.
СУД можно разбить на пять подсистем[3], решающие самостоятельные задачи
(см. таблицу).
|Задача |Подсистемы СУД |
|Документы нужно надежно хранить |Централизованное хранилище |
|и быстро находить |электронных документов |
|Документы нужно обрабатывать |Система управления |
|в соответствии с действующими |документооборотом |
|процедурами | |
|Участники процессов должны иметь |Коммуникационная среда |
|эффективные средства взаимодействия | |
|СУД должна быть связана с другими |Интеграционные компоненты |
|компонентами информационной системы | |
|Все это должно на чем-то работать |Системные компоненты |
Хранилище документов
Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить
документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При
этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном
экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.
Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а
электронные — прямо из той программы, в которой они создаются.
Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного
или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень
короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.
Система управления документооборотом
Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является
отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы
уникален.
Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется.
Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых
рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих
процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими
изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур
специальные программные средства.
С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно
представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки
документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть
исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.
Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного
документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта. По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих
в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на
рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило,
содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из
централизованного хранилища.
В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями,
позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными
организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о
наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а
также проводить аудио- и видеоконференции.
Интеграционные компоненты
СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как
правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть
интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с
"ручной" обработкой информации
Системные компоненты
Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД,
являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки
оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и
специализированное серверное программное обеспечение.
При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.
Порядок обработки поступающих документов. Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения. Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.
Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.
Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.