Названиями разделов являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности фирмы. Названия разделов нумеруются парами арабских цифр и указываются в графе 2.
| Например: | 01. Дирекция |
| 02. Бухгалтерия и т.д. |
В графе 1 номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать порядковый номер раздела и порядковый номер заголовка дела в пределах этого раздела. Например: 01-05.
В графе 2 указывают заголовки дел. Порядок расположения заголовков внутри раздела определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки организационных документов, далее - распорядительных и справочно-информационных (планы, отчеты, акты, справки и т.д.) в порядке убывания сроков хранения. При составлении заголовков необходимо учитывать следующее:
- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, формируемых в данном деле;
- заголовки типа «Общая переписка», «Материалы разные» и т.п. не допускаются.
Заголовок дела должен состоять из следующих элементов:
- наименование вида или разновидности документов;
- наименование предприятия или структурного подразделения;
- корреспондент;
- краткое содержание документов дела;
- название региона, с которым связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документа.
Заголовок может начинаться с указания вида документов («Приказы», «Протоколы») и разновидности документов (... «по основной деятельности», ... «заседаний совета директоров»). Если в качестве вида документов названы «Планы ...» или «Отчеты ...», необходимо указать периодичность и характер документов. Например: «Годовой финансовый план» или «Квартальные отчеты о сбыте продукции».
Заголовок может начинаться со слов «Документы...» или «Материалы...». В этом случае необходимо в скобках перечислить основные виды документов дела. Например: «Материалы научно-производственной конференции (список участников, повестка дня, тезисы докладов, решение)».
Заголовок может начинаться со слова «Переписка». В этом случае необходимо указать, с кем и по какому вопросу она ведется. Если в дело помещена переписка с одним корреспондентом, его указывают в заголовке. Например: «Переписка с фирмой «Закат» о поставках оборудования». Если в деле содержится переписка с несколькими однородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают их общее видовое название. Например: «Переписка с предприятиями химической промышленности о закупке сырья». Если в деле содержится переписка с несколькими разнородными корреспондентами, в заголовке их не перечисляют, а указывают вопрос, по которому она ведется. Например: «Переписка о подготовке научно-практической конференции».
В номенклатуру дел включаются справочные картотеки и журналы регистрации.
Графа 3 заполняется по окончании года, на который составлена номенклатура дел, т.е. в номенклатуре дел на 2000 год графа 3 будет заполнена в 2001 году.
В графе 4 указывается срок хранения дела и ссылка на статью перечня, которой руководствовался составитель номенклатуры дел.
Сроки хранения некоторых документов даны в приложении.
В графе 5, если необходимо, проставляются отметки о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинника, «Дело не заведено» и т.д.
Номенклатуру дел подписывает составитель. При необходимости оформляют гриф согласования с экспертной комиссией (ЭК).
До начала календарного года следует перенести данные граф 1, 2, 4 на обложки заводимых дел.
В течение календарного года необходимо формировать дела строго в соответствии с номенклатурой дел.
После того, как год истек, в начале следующего календарного года на основании данных граф 3, 5 составляется итоговая запись о количестве заведенных дел.
Форма итоговой записи о количестве заведенных дел
Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ______году в организации ____________
| По срокам хранения | Всего | В том числе | |
| переходящих | с отметкой "ЭПК" | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Постоянного | |||
| Долговременного (свыше 10 лет) | |||
| Временного (до 10 лет включительно) | |||
| ИТОГО | |||
/Наименование должности ответственного | /подпись/ | /ФИО/ | |
Дата | |||
| Итоговые сведения переданы в ведомственный архив | |||
/Наименование должности | /подпись/ | /ФИО/ | |
Дата | |||
2.2 Утверждение номенклатуры дел
Номенклатура дел подразделения подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, визируется руководителем структурного подразделения и согласовывается с канцелярией и архивом организации. Если в организации нет структурного деления, и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.
Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры и функций организации. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
При составлении номенклатуры дел отдела кадров необходимо определить состав документов. Часть таких документов вошла в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 № 65-ст, другая часть - в подсистему кадровой документации и часть - в унифицированную систему отчетно-статистической документации.
Кроме того, к кадровым документам относят:
- лицевые счета;
- первичные учетные формы, состав которых уточнен в постановлении Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (формы Т-1, Т-2, Т-8 и др.);
- документы по социальному обеспечению и личные документы, необходимые для формирования личного дела сотрудника.
В каждое дело группируются строго определенные документы. Не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку данного дела, а также различных черновиков.
Внутри дел документы располагаются в определенной последовательности.
При систематизации каждой группы документов необходимо учитывать следующие правила:
- распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
- протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;
- приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности;
- при формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения, например, приказы о приеме, перемещении и увольнении следует формировать в одно дело (срок хранения - 75 лет), а остальные (срок хранения - 5 лет) - так, как это удобно кадровику;
- отдельно заводить дело на запросы и на ответы нельзя;
- планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;
- предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно по вопросам улучшения работы организации и отдельно по личным вопросам;
- в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку, сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;
- лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;
- документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
3.1 Устав организации
Устав – свод правил, регулирующих организацию и порядок деятельности в какой-либо определённой сфере отношений или какого-либо государственного органа, предприятия, учреждения.
Устав общества должен содержать[2]:
- Полное и сокращенное фирменное наименование общества;
- Сведения о месте нахождения общества;
- Сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным (т.е. 2/3 голосов от общего числа голосов участников) большинством голосов;
- Сведения о размере уставного капитала общества;
- Сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
- Права и обязанности участников общества;