Данные результаты проверки целесообразно отразить в следующей таблице (табл. 3.2).
Таблица 3.2. Результаты проверки первичных документов
| Номер записи | Документ № | Дата | Содержание ошибки |
| Сумма |
Проверка оформления кассовых документов
1)Замечания по оформлению кассовой книги
2)Замечания по оформлению ПКО и РКО
Проверяются вопросы сохранности денежных средств и кассовой дисциплины. Результаты проверки оформляются следующей вспомогательной таблицей (табл. 3.3).
Таблица 3.3.Общие вопросы сохранности денежных средств и кассовой дисциплины
1. Договоры о расчетно-кассовом обслуживании с банком:
___________№ договора ________от _____________________________
___________№ договора ________от _____________________________
___________№ договора ________от _____________________________
2. Разрешение на использование выручки на хозяйственные нужды банком
___________№ договора ________от _____________________________
___________№ договора ________от _____________________________
___________№ договора ________от _____________________________
3. Лимит денежных средств, утвержденный банком
с_________ сумма____________с ____________сумма_______________
с_________ сумма____________с ____________сумма_______________
4. Договоры о материальной ответственности с кассиром
| Ф.И.О. | № договора | Дата | Примечания |
5. Приказ о назначении комиссии по инвентаризации кассы
номер_______ дата __________
6. Акты инвентаризации кассы за период
| № акта | Дата | Выявленные нарушения |
Проверяя соблюдение кассовой дисциплины, следует выяснить:
• не превышают ли остатки наличных денег в кассе установленного банком лимита, и используется ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных норм;
• использование полученных из банка наличных денег по целевому назначению;
• своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, а также кассовой выручки (выручки от реализации товарно-материальных ценностей, оказания работникам услуг и прочих денежных поступлений).
Предприятия могут хранить в кассе наличные деньги в пределах лимита, который устанавливается учреждениями банков. Вся денежная наличность сверх лимитов должна сдаваться в банк для зачисления на счета. Исключением являются суммы, полученные для выплаты заработной платы (оплаты труда). Если в течение трех дней со дня получения денег в банке не будут выплачены заработная плата (оплата труда), пособия по временной нетрудоспособности, пенсии и премии, то указанные суммы депонируются и вносятся в банк.
Чтобы проверить, как соблюдается установленный лимит остатка денег в кассе, необходимо сопоставить фактические остатки денег на отдельные даты с лимитом остатка. При подсчете фактических остатков денег в кассе исключаются наличные деньги, предназначенные для выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, пенсий и премий. Оперативный контроль за остатком денег в кассе осуществляется на основании кассовых отчетов.
Аудитору целесообразно составить следующую вспомогательную таблицу (табл. 3.4).
Таблица.3.4. Проверка соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе
Лимит установлен в размере __________________________________________
Выявлены расхождения да _________
нет _________
| Дата | Фактический остаток | Отклонения от лимита | Дата | Фактический остаток | Отклонения от лимита |
| Итого: | |||||
Сумма штрафа за превышение лимита _____________________________
Использование наличных денег по целевому назначению проверяется сопоставлением данных о полученных в банке деньгах с данными об их расходовании (балансовым методом).
В целях систематизации результатов контроля рекомендуется составлять ведомость следующей формы (табл. 3.5).
Таблица 3.5. Контроль целевого использования денежных средств, полученных из банка
| Отчетный период | Остаток на начало периода | Поступило, р. | |||||||||||||||||
| Из банка по чекам для выплаты | Возврат подотчетных сумм | За содержание детей в дошкольных учреждениях | В оплату за реализованные ценности и оказанные услуги | Прочие | Итого | ||||||||||||||
| Зарплаты (олаты труда) | Пособий по соцстраху | Командировочных | На хозяйственные нужды | ||||||||||||||||
| Израсходовано на, р. | |||||||||||||||||||
| Выплату зарплаты (оплаты труда) | Выплату пособий по соцстраху | Выдано подотчет | Внесено в банк на счет финансирования детских дошкольных учреждений | Внесена в банк невыплаченная зарплата | Оплату разных счетов | Внесены на счет в банке сумма выручки и прочие поступления | ИТОГО | ОСТАТОК НА КОНЕЦ ПЕРИОДА | |||||||||||
Основанием для составления этой ведомости служат данные отчетов кассира и приложенных к ним документов, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, а также учетных регистров по дебету и кредиту счета 50 "Касса". Ведомость подписывается ревизором или аудитором и главным бухгалтером проверяемого предприятия.
Своевременность и полнота внесения в банк неиспользованных денежных сумм проверяются путем сопоставления даты и суммы зачисления денег на соответствующий счет согласно выписке банка с датой окончания массовой выплаты денег, указанной в разрешительной надписи на платежных ведомостях, и депонирования заработной платы и других невыплаченных сумм, а также с датой и суммой оприходования денег в кассу по прочим поступлениям.
Проверяя кассовые операции, нужно установить их законность, достоверность и хозяйственную целесообразность. При этом особенно тщательно анализируются полнота и своевременность оприходования в кассу денег, полученных из банка. Полноту и своевременность оприходования денег в кассу, полученных со счетов предприятия в банке, устанавливают путем встречной и взаимной сверки данных банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных кассовых ордеров и записей в кассовой книге.
Необходимо иметь в виду, что чековые книжки, корешки использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки с надписью "Аннулировано" следует хранить подклеенными к корешкам чеков.
Запрещается доверять хранение чековых книжек другому лицу, в частности кассиру, получающему по чекам наличные деньги из банка, итакже подписывать незаполненные чеки. Не следует выписывать чеки на предъявителя, должны использоваться только именные чеки.
С целью облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходования в кассу полученных в банке денег рекомендуется накапливать необходимые сведения в ведомости следующей формы (табл. 3.6).
Таблица 3.6. Контроль полноты и своевременности оприходования наличных денег, полученных со счетов предприятия в банке
| Номер чека | Дата выписки чека | Сумма по чеку | По выписке банка | Оприходовано по кассе | Отклонения | ||||
| Дата получения | Сумма, р. | дата | № ордера | Сумма, р. | Дни | Сумма, р. | |||
В ведомость вносятся данные всех чеков в порядке возрастающих номеров, включая номера испорченных и аннулированных чеков, которые должны быть приклеены к корешкам и погашены надписью "Аннулировано". Против номера такого чека в ведомости делается отметка "Аннулировано". Такой порядок дает возможность выявить факты неоприходования в кассе полученных денег.
При установлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения денег по выписке банка и оприходования их в кассе следует выяснить их причины. С этой целью берутся письменные объяснения кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится встречная проверка в учреждении банка и сличаются выписки с подлинными записями в лицевых счетах предприятия.
Одновременно с проверкой полноты оприходования полученных из банка денег устанавливают правильность отражения по кассе наличных денег, внесенных в банк и зачисленных на счета предприятия. С этой целью составляют отдельную ведомость с указанием даты, номера и суммы расходного кассового ордера, суммы и даты зачисления денег на счет предприятия согласно выписке банка, в которой отражено поступление денег. Указанные сведения следует группировать в ведомости следующей формы (табл. 3.7).
Таблица 3.7. Контроль своевременности и полноты зачисления денег на счета в банке
| Списано по кассе | Зачислено на счет согласно выписке банка | Отклонения | ||||
| дата | № расходного | . сумма, р. | дата | сумма, р. | дни | сумма, р. |
Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию выручки за реализованную продукцию и оказанные услуги работникам предприятия за наличный расчет, так как по данным операциям чаще встречаются злоупотребления, связанные с полным или частичным неоприходованием поступивших в кассу денег.
Для выяснения полноты оприходования денег за реализованные товарно-материальные ценности необходимо проверить отчеты об их движении, а также записи по счетам их учета и реализации. При этом дебетовые записи по счету реализации (в части реализации за наличный расчет) должны сверяться с кредитовыми записями по счетам учета материальных ценностей, а кредитовые записи по счету реализации (за наличный расчет) — с дебетовыми записями по счету "Касса".