1.3. Документация по учету личного состава, труда и его оплаты.
Заключение трудового договора является основанием для возникновения между работником и работодателем трудовых отношений. Трудовые отношения предполагают наличие взаимных прав и обязанностей сторон. Одна из обязанностей работодателя - оформить прием работника на работу в соответствии с правилами трудового законодательства.
Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (ст. 68 ТК РФ). Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
Приказ о приеме работника на работу относится к документам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (форма N Т-1), утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"
Содержание табельного учета заключается в ежедневной регистрации явок и неявок работников с указанием причины.
Для этого заполняется табель учета рабочего времени формы Т-13 или табель учета рабочего времени и расчета заработной платы формы N Т-12. Он позволяет обеспечить учет времени фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником. С помощью табеля ведутся расчеты оплаты труда, а также составляется статистическая отчетность.
Табель составляется табельщиком в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения и работником кадровой службы. Затем он передается в бухгалтерию для начисления повременной оплаты труда.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и прочих отклонениях производятся на основании оформленных надлежащим образом следующих документов:
- листков временной нетрудоспособности (больничных листов);
- справок о выполнении государственных или общественных обязанностей;
- письменных предупреждений о простое;
- заявлений о совместительстве;
- письменных согласий работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.
Табельный учет может быть организован:
- сплошным методом;
- методом отклонений.
При сплошном методе регистрируются все данные: явки, неявки, опоздания, сверхурочные часы и др.
Использование метода отклонений требует регистрации в табеле только отклонений от нормальных условий работы: неявок, опозданий, простоев и др.
В условиях повременной оплаты труда табель является основным документом для определения причитающейся каждому работнику заработной платы. Для работников, оплачиваемых повременно, она определяется на основании данных табельного учета о фактически отработанном за месяц времени и установленных окладов.
Если в организации применяется сдельная форма оплаты труда, помимо табельного учета ведется учет выработки. Для начисления заработной платы необходима информация о количестве изготовленных изделий, обработанных деталей, выполненных работ и др., представляемая в индивидуальных и бригадных нарядах на сдельную работу, рапортах о выработке, маршрутных листах и др.
Трудовым кодексом РФ механизм подсчета нормальной продолжительности рабочего времени прямо не определен.
Согласно п. 2 Разъяснения "О некоторых вопросах, возникающих в связи с переносом выходных дней, совпадающих с праздничными днями", утвержденного Постановлением Минтруда России от 29.12.1992 N 65, норма рабочего времени на определенные периоды времени исчисляется по расчетному графику пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями в субботу и воскресенье исходя из продолжительности ежедневной работы (смены):
- при 40-часовой рабочей неделе - 8 часов в день;
- при продолжительности рабочей недели менее 40 часов - количество часов, получаемое в результате деления установленной продолжительности рабочей недели на пять дней.
В предпраздничные дни продолжительность рабочего дня сокращается на один час (ст. 95 ТК РФ).
Нормы нужны прежде всего для того, чтобы определить предельную продолжительность рабочего времени в текущем периоде.
Отпуск согласно ст. 107 ТК РФ является одним из видов времени отдыха работников.
Все отпуска, предоставляемые работникам, можно разделить на оплачиваемые и неоплачиваемые. Оплачиваемые отпуска, в свою очередь, делятся на оплачиваемые ежегодные основные, оплачиваемые ежегодные дополнительные, оплачиваемые учебные и иные оплачиваемые или частично оплачиваемые отпуска (например, по беременности и родам, по уходу за ребенком).
Ежегодный оплачиваемый отпуск образуют основной оплачиваемый отпуск и дополнительные оплачиваемые отпуска, которые суммируются (ч. 2 ст. 120 ТК РФ).
Согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.
Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет по общему правилу не менее 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ).
Основанием для увольнения работника по п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ является представленный им работодателю документ о необходимости явиться в военный комиссариат для отправки к месту прохождения военной службы (например, повестка).
Работнику, увольняемому по данному основанию, выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного заработка (ч. 3 ст. 178 ТК РФ).
Для начисления вознаграждения по договорам гражданско-правового характера необходимо оформить акт приемки-сдачи работ (услуг) либо накладную на передачу товарно-материальных ценностей.
По гражданско-правовому договору, в отличие от трудового, исполняется индивидуально-конкретное задание (поручение, заказ и др.). Предметом такого договора служит конечный результат труда (построенное или отремонтированное здание, доставленный груз, подготовленный бухгалтерский отчет и др.). Так, по договору подряда, с которым в большинстве случаев приходится сталкиваться на практике, в соответствии со ст. 702 Гражданского кодекса РФ подрядчик обязуется выполнить по заданию заказчика обусловленную договором конкретную работу и сдать ее результат.
Один из важных документов для определения оплаты труда - штатное расписание. Штатное расписание устанавливается на предприятии в соответствии с потребностью данного предприятия в конкретном штате, а также в нем устанавливаются системы оплаты труда по всем специальностям и непосредственно сумма оплаты. Штатное расписание утверждается приказом по предприятию. При изменении окладов, тарифных ставок или сдельных расценок в приказ об утверждении штатного расписания вносятся соответствующие изменения в виде доп.соглашения либо утверждается новое штатное расписание. Также оформляется появление в штате новой штатной единицы или сокращение ранее имеющейся. Обязательным в данном приказе является дата, с которой вводится данное штатное расписание. При внесении изменений в приказе указывается, к какому приказу относятся данные изменения. Форма штатного расписания унифицирована N Т-3 и утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
Месячная оплата труда работника, отработавшего полностью определенную на этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности (нормы труда), не может быть ниже установленного Советом Федерации минимального размера оплаты труда (МРОТ).
МРОТ - это гарантируемый федеральным законом размер месячной заработной платы за труд неквалифицированного работника, полностью отработавшего норму рабочего времени при выполнении простых работ в нормальных условиях труда.
Месячная заработная плата работника, отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда. Пособие по временной нетрудоспособности начисляется и выплачивается как основным работникам, так и совместителям. Размер пособия зависит от страхового стажа.
а) застрахованному лицу, имеющему страховой стаж 8 и более лет, - 100% среднего заработка;
б) застрахованному лицу, имеющему страховой стаж от 5 до 8 лет, - 80% среднего заработка;
в) застрахованному лицу, имеющему страховой стаж до 5 лет, - 60% среднего заработка.
Размер пособия по беременности и родам не зависит от продолжительности страхового стажа. Он составляет 100% от среднего заработка.
Независимо от среднего заработка работника размер пособия по временной нетрудоспособности и по беременности и родам не может превышать максимальный размер пособия по временной нетрудоспособности, установленный федеральным законом о бюджете ФСС РФ на очередной финансовый год. Согласно Федеральному закону от 19.12.2006 N 234-ФЗ он равен 16 125 руб. (в 2006 г. - 15 000 руб.).
Начиная с 1 января 2007 г. появилась возможность уменьшить размер пособия до величины минимального размера оплаты труда (2300 руб.). С 1 января 2007 г. пособие выплачивается не за пропущенные рабочие дни, а за календарные дни, за исключением праздничных.
Алгоритм расчета пособия:
1. Определить средний дневной заработок для исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам путем деления суммы начисленного заработка за расчетный период на число календарных дней, приходящихся на период, за который учитывается заработная плата: