Методология управления рисками проектов
Раздел: Управление финансами
Автор(ы): Михаил Павлов, журнал "Финансовый директор" (№8, 2008) размещено: 05.05.2009
обращений: 13465
отзывов: 1
В настоящее время методология управления проектами является не только модной, но и, бесспорно, оправдавшей себя на практике, новой формой управленческой деятельности. Для каждого проекта должен быть разработан последовательный подход к рискам, удовлетворяющий требованиям организации.
Внедрение проектного менеджмента в практику предприятий различных сфер бизнеса позволяет значительно экономить бюджеты реализуемых проектов, время их исполнения, повышать качество выполненных работ. Другими словами — совершенствовать деятельность организации в целом через улучшение работ при реализации отдельных проектов. Примечательно, что внедрением проектного менеджмента занимаются компании с различным уровнем развития корпоративного управления, от предприятий малого и среднего бизнеса до крупных холдинговых компаний. Какова должна быть роль в этом процессе внутреннего аудитора компании?
Для этого обратимся к определению внутреннего аудита, которое дает международный Институт внутренних аудиторов (The Institute of Internal Auditors): «Внутренний аудит есть деятельность по предоставлению независимых и объективных гарантий и консультаций, направленных на совершенствование деятельности организации. Внутренний аудит помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления».
Определение подчеркивает основные характеристики внутреннего аудита (независимость и объективность), указывает цель (совершенствование деятельности организации) и сущность деятельности внутреннего аудита (предоставление гарантий и консультаций) в следующих основных областях: управление рисками, внутренний контроль и корпоративное управление.
Если обратиться к теории применения методологии управления проектами в деятельности предприятий, то основными идеями этой технологии (Руководство PMBOK) являются четкое определение целей, состава работ проекта; распределение ответственности и ресурсов; планирование работ с учетом имеющихся рисков и возможностей; постоянный контроль и своевременная реакция на возникающие изменения и отклонения для достижения целей проектов в рамках установленных времени, бюджетов и качества.
Мы видим, что основные идеи технологии проектного менеджмента во многом схожи с идеями технологии внутреннего аудита. Это четкое определение составов работ, определение ответственных, учет рисков и возможностей, постоянный контроль (встроенный в процесс) и реакция на изменения. Внедрение управления проектами требует от менеджмента определенной формализации происходящих бизнес-процессов, полного их описания. Описание бизнес-процессов в сфере внутреннего аудита является основой для составления карты рисков предприятия, для определения «контрольных точек» системы внутреннего контроля, планирования мероприятий контроля и внутреннего аудита. Внедрение проектного менеджмента повышает качество корпоративного управления компании, что также является целью деятельности внутреннего аудита. Обучение сотрудников проектному менеджменту повышает уровень контрольной среды в компании. Совещания, проводимые в рамках проектного офиса, улучшают в компании элементы информации и коммуникации.
Другими словами, можно сделать выводы о прямой заинтересованности внутреннего аудитора во внедрении в компании элементов проектного управления.
Каким способом служба внутреннего аудита может практически реализовать свою заинтересованность в таком внедрении? Ответ дан в определении внутреннего аудита — через предоставление гарантий и консультаций. При внедрении элементов проектного менеджмента в нашей компании специалисты службы внутреннего контроля и аудита (СВК и А) сосредоточились на консультациях при разработке методологии управления рисками проектов и предоставлениях гарантий при проведении аудитов реализуемых и реализованных проектов. Участие в обучении сотрудников компании управлению рисками проектов стало хорошей возможностью для закладки фундамента к внедрению управления рисками и в других сферах деятельности компании. Остановимся подробнее на разработке методологии управления рисками проектов.
Создание рабочей группы
В компании пока нет специального подразделения, занимающегося риск-менеджментом. Соответствующими их профилю деятельности рисками занимаются специалисты профильных подразделений. Для разработки методологии управления рисками проектов приказом генерального директора была создана рабочая группа из специалистов департамента качества при участии специалистов СВК и А.
Департамент качества занимается, помимо качества продукции, качеством управления, поэтому проектный офис создан под его кураторством. Специалистам СВК и А была определена роль так называемых «обязательных консультантов». Такой «расплывчатой» формулировкой мы попытались включить специалистов службы в активную деятельность по разработке методологии, оставив руководство данным процессом за департаментом качества.
Составные части методологии управления рисками проектов
Методология управления рисками проектов была реализована и закреплена в виде универсальной «Методики построения карты рисков для проектного менеджмента» и двумя Приложениями к данной Методике:
«Анкетой-интервью для идентификации рисков проекта»;
«Картой рисков проекта».
При разработке Методики специалисты постарались составить ее с учетом двух документов:
мировой практики в области организации риск-менеджмента и управления рисками (COSO ERM);
методологии Руководства по управлению проектами (Руководством PMBOK).
Методика определяет порядок процедуры проведения членами команды проекта предварительного и последующих обследований системы управления рисками при осуществлении работ по проекту с целью повышения эффективности управления рисками и качественного выполнения проекта.
Сущность «Методики построения карты рисков для проектного менеджмента»
Управление рисками проекта включает в себя процессы, относящиеся к планированию управления рисками, их идентификации и анализу, реагированию на риски и мониторингу управления рисками проекта. Большинство из этих процессов подлежат постоянному обновлению в ходе проекта.
Цели управления рисками проекта — повышение вероятности возникновения и воздействия благоприятных событий и снижение вероятности возникновения и воздействия неблагоприятных для проекта событий.
Риск проекта — это неопределенное событие или условие, которое в случае возникновения имеет позитивное или негативное воздействие по меньшей мере на одну из целей проекта, например сроки, стоимость, содержание или качество (в зависимости от вида проекта).
Причиной возникновения риска является неопределенность, которая присутствует во всех проектах. Риски можно разделить на известные и неизвестные.
Известные риски — это те риски, которые идентифицированы и подвергнуты анализу. По большинству из них планируются ответные действия.
Неизвестные риски — это те риски, которые трудно или невозможно идентифицировать и, соответственно, подвергнуть предварительному анализу. Для таких рисков целесообразно выделить резерв на непредвиденные обстоятельства, включив туда и известные риски, для которых разработка конкретных мер реагирования не представляется экономически эффективной или возможной.
Процессы управления рисками проекта включают в себя следующее:
планирование управления рисками;
идентификация рисков;
качественный анализ рисков;
количественный анализ рисков;
планирование реагирования на риски;
мониторинг и управление рисками.
Рассмотрим подробнее каждый из вышеуказанных процессов.
Планирование управления рисками
Тщательное и подробное планирование повышает вероятность успешного достижения результатов пяти других процессов управления рисками.
После инициации проекта команда проекта проводит рабочее совещание для разработки плана управления рисками. В совещании могут принимать участие не только члены команды проекта, но и другие лица, заинтересованные в успешном завершении проекта, а также представители компании (если таковые имеются), отвечающие за операции по планированию рисков и реагированию на них. После анализа описания содержания проекта и плана управления проектом составляется базовый план проведения операций по управлению рисками с распределением ролей между членами команды. Из членов команды назначается ответственное лицо для организации работы с рисками. Участникам совещания раздаются анкеты-интервью для выявления рисков проекта.
В этой анкете лицам, заполняющим ее, предлагается сформулировать влияние исполнения каждой из работ проекта на выполнение проекта в целом. А также назвать риски, которые могут препятствовать выполнению проекта (достижению его целей), оценить вероятность их наступления, существенность последствий, предполагаемые методы управления. Для этого анкетируемым лицам предлагается классификация рисков (рис. 1) и разработанные рабочей группой на основе практик риск-менеджмента шкалы (табл. 1, 2).
Идентификация рисков
Идентификация рисков предусматривает определение рисков (в соответствии с приведенной классификацией рисков), способных повлиять на проект, и документальное оформление их характеристик.
Участники заполняют анкету-интервью для выявления рисков проекта, где каждый заполняющий выражает свое субъективное мнение по предполагаемым лично им рискам проекта, характеристики рисков, причины появления рисков и их возможные последствия. Также в анкете указывается владелец процесса управления рисками, применяемые методы управления риском и регламентирующие документы. При заполнении данных столбцов анкеты-интервью каждый должен исходить из известной ему информации. В случае если заполняющий анкету не владел информацией, в соответствующем месте анкеты ставился прочерк.