Организация управления малым предприятием 2 (стр. 7 из 12)

2.2 Организационная структура управления на предприятии

Агентство имеет следующие структурные подразделения: отдел планирования и сбыта, отдел снабжения, производственный отдел, сервисный отдел, бухгалтерию (рис. 2.1).

Для общества с ограниченной ответственностью «ОМЕГА» характерна иерархическая организационная структура, построенная по функциональному принципу.

Иерархическая или бюрократическая структура строится на следующих принципах, сформулированных Максом Вебером (концепция рациональной бюрократии):

· принцип иерархичности уровней управления, при котором каждый

нижестоящий уровень контролируется вышестоящим и подчиняется ему;

· вытекающий из него принцип соответствия полномочий и ответственности работников управления месту в иерархии;

· принцип разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям; принцип формализации и стандартизации деятельности, обеспечивающий однородность выполнения работниками своих обязанностей и скоординированность различных задач;

· вытекающий из него принцип обезличенности выполнения работниками своих функций;

· принцип квалификационного отбора, в соответствии, с которым найм и увольнение с работы производится в строгом соответствии с квалификационными требованиями.

Рис. 2.1 Организационная структура ООО «ОМЕГА»

Возглавляет агентство генеральный директор. Непосредственно ему подчиняется: бухгалтерия, отдел планирования и сбыта. Отдел снабжения, производственный отдел и сервисный отдел подчиняются отделу планирования и сбыта.

Структуру и штаты ООО «ОМЕГА» утверждает генеральный директор.

На рассматриваемом предприятии существует 15 штатных сотрудников, из них:

· Генеральный директор

· Бухгалтер

· Два менеджера

· Два инженера

· Шесть монтажников

· Мастер по ремонту и сервисному обслуживанию

· Два сотрудника по снабжению

Руководитель:

- обеспечивает соблюдение действующего законодательства в деятельности предприятия, активно использует правовые средства для совершенствования управления, укрепление договорной дисциплины, финансового положения предприятия;

- обеспечивает выполнение лицензионных, сертификационных и экологических требований для гарантирования непрерывности деятельности предприятия;

- обеспечивает достоверность бухгалтерского учета в предприятии, своевременное представление отчетности в соответствующие органы;

- обеспечивает своевременное выполнение всех обязанностей предприятия перед государством, установленных законодательством;

- обеспечивает обязательное проведение юридической экспертизы договоров, заключаемых предприятием с юридическими и физическими лицами;

- разрабатывает и реализовывает кадровую политику предприятия, принимает меры по обеспечению предприятия квалифицированными кадрами, по надлежащему использованию потенциала знаний и опыта работников, по повышению уровня их квалификации;

- обеспечивает выполнение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка, действующих на предприятии инструкций и правил, а также условий трудовых договоров; в случае совершения работниками предприятия дисциплинарных и иных проступков привлекает их к ответственности в установленном порядке;

- обеспечивает соблюдение нормативных требований по охране труда, технике безопасности, противопожарной безопасности на предприятии;

- определяет состав и объем сведений, составляющих коммерческую и служебную тайну предприятия, определяет порядок ее защиты, обеспечивает ее сохранение; при заключении трудовых договоров с работниками предприятия устанавливает для каждого работника состав и объем сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну предприятия;

- отслеживает с привлечением специалистов ситуацию на рынках сбыта, изучает тактику, стратегию, экономическое положение и тенденции развития конкурирующих компаний;

- анализирует с привлечением специалистов рынок аналогичных товаров, определяет потенциал рынка, разрабатывает методы продвижения товаров предприятия;

- осуществляет необходимые деловые, имиджевые контакты с деловыми кругами и административными учреждениями;

- заключает договора с производителями систем безопасности на прямую поставку;

- повышает собственную квалификацию;

- исполняет функции финансового директора;

- организует разработку, корректировку и контроль эффективности функциональной структуры предприятия;

- организует подбор и расстановку управленческих кадров;

- организует разработку, корректировку и контроль эффективности кадровой политики и системы оплаты труда;

- организует разработку, корректировку и контроль эффективности финансовой политики;

- организует разработку, корректировку и контроль эффективности торговой, сервисной и гарантийной политики;

- организует разработку и контроль эффективности планов внедрения инжиниринговых, логистических и других методов совершенствования организации бизнес-процессов;

- организует внедрения современных компьютерных технологий в управленческую и производственную деятельность;

- организует эффективное планирование деятельности предприятия;

- утверждает и контролирует бюджет всех подразделений;

- организует разработку и корректировку должностных инструкций для персонала; оценку деятельности управленческого персонала;

- организует разработку и контроль исполнения планов повышения рентабельности;

- организует разработку и контроль исполнения программ развития предприятия;

- решает вопросы кредитования крупных клиентов;

- утверждает должностные и нормативно-технические инструкции, инструкции по вопросам техники безопасности, противопожарной безопасности и т. п.;

- обеспечивает собеседование с желающими поступить на работу;

- обеспечивает продвижение по службе квалифицированных и достойных служащих.

Бухгалтер:

- контролирует правильность расчетов с поставщиками и заказчиками;

- контролирует наличие и движение материальных ценностей и денежных средств;

- подготавливает и проводит инвентаризацию;

- составляет и представляет в Налоговый орган по месту регистрации организации бухгалтерскую отчетность.

Отдел планирования и сбыта:

1. Организация и ведение продаж продукции Фирмы:

- поиск потенциальных клиентов;

- ведение коммерческих переговоров с клиентами в интересах Фирмы;

- оперативное реагирование на информацию, поступающую от клиентов, и доведение ее до сведения руководителя фирмы;

- выяснение потребностей клиентов в продукции, реализуемой Фирмой, и согласование заказа с клиентом в соответствие с его потребностями и наличием ассортимента на складском комплексе Фирмы;

- мотивация клиентов на работу с Фирмой, в соответствии с утвержденными программами по стимулированию сбыта.

2. Планирование и аналитическая работа:

- составление ежемесячного плана продаж;

- анализ статистических данных продаж и отгрузок клиентам Фирмы;

- предоставление отчетов по итогам работы в соответствии с регламентом работы отдела и Фирмы.

3. Обеспечение продаж:

- прием и обработка заказов клиентов, оформление необходимых документов, связанных с отгрузкой продукции для клиентов Фирмы;

- осуществление информационной поддержки клиентов;

- информирование клиентов обо всех изменениях в ассортименте, увеличениях и снижениях цен, акциях по стимулированию спроса, времени прихода продукции на склад;

- окончательное согласование с клиентом условий по ценам, дате отгрузки и способу доставки продукции;

- участие в разработке и реализации проектов связанных с деятельностью оптовых продаж;

- взаимодействие с подразделениями Фирмы с целью выполнения возложенных задач;

- участие в рабочих совещаниях;

- ведение рабочей и отчетной документации.

- поддержание в актуальном состоянии данных о клиенте в информационной системе.

4. Контрольная:

- контроль отгрузок продукции клиентам;

- контроль финансовой дисциплины клиента и предупреждение о сроках оплаты.

Отдел снабжения:

- обеспечивает производственный отдел оборудованием;

- через отдел сбыта реализует поставку оборудования заказчикам;

- составляют договора на поставку оборудования от производителя.

Производственный отдел:

- создает проектные схемы;

- производить монтаж и установку оборудования;

- обеспечивает программирование и подключение систем оборудования.

Сервисный отдел:

- обслуживает и осуществляет текущий ремонт системы охранно-пожарной сигнализации‚ видеонаблюдения‚ контроля доступа.

Анализ структуры управления предприятия представлен в таблице 2.1.

Таким образом, функции подразделений предприятия и их иерархическая подчиненность закреплены в соответствующих нормативных документах (приказах и положениях) по предприятию. Права и обязанности отдельных сотрудников закреплены в должностных инструкциях и трудовых договорах. К недостаткам действующей структуры относятся: 1) отсутствие одела кадров; 2) отсутствие отдела маркетинга. Функции по ведению кадрового учета возложены на бухгалтерию. Вопросами сбора маркетинговой информации, разработки и подготовки рекламных материалов занимаются сотрудники отдела планирования и сбыта. Приоритеты маркетинговой политики, рекламной стратегии разрабатывают генеральный директор и начальник отдела планирования и сбыта.