Использование информационных технологий в управлении

Курсовая работа По дисциплине «Теория управления» «Использование информационных технологий в управлении (на примере ООО «Электроремонт»)» ОГЛАВЛЕНИЕ

Курсовая работа

По дисциплине «Теория управления»

«Использование информационных технологий в управлении

(на примере ООО «Электроремонт»)»

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение ……………………………………………………………………………... 3

Глава 1 Информационные технологии в управлении.

1.1 Понятие и классификация информационных технологий …………….. 6

1.2 Элементы и средства использования информационных технологий в управлении ……………………………………………………………… 11

1.3 Критерии оценки эффективности создания на предприятии информационной системы …………………………………………........17

Глава 2 Исследования информационных технологий в организации ООО ”Электроремонт”

2.1 Общая характеристика организации ООО “Электроремонт“ ……...... 23

2.2 Анализ информационной системы предприятия ……………………... 26

2.3 Оценка влияния информационных технологий на эффективность деятельности организации …………………………………………... 29

2.4 Рекомендации по усовершенствованию информационных технологий в организации ………………………………………………………. .. 38

Заключение ………………………………………………………………………… 42

Список литературы ………………………………………………………………... 46

Приложения ………………………………………………………………………... 47

Введение

В последние годы значительное внимание обращается на принятие многочисленных кадровых решений в сфере управления человеческими ресурсами различных организаций. Выработка и принятие подобных решений неразрывно связаны с процессами переработки информации. Чем выше эффект от использования кадровой информации, тем более объективные решения будут приниматься руководителями по широкому разнообразию кадровых проблем. К числу важнейших проблем, связанных с использованием современных технологий в информационной среде работы предприятия, необходимо отнести отсутствие необходимого теоретико – методического обоснования и практических рекомендаций, предоставляемых новейшими компьютерными средствами в сфере управления человеческими ресурсами. В связи с этим возникает потребность в обобщении и распространении опыта, накопленного в области применения современных технологий как в России, так и зарубежом. Сегодняшние достижения развитых стран Европы, а так же США, Канады, Японии и других стран это результат длительного и тщательного совершенствования различных методов управления человеческими ресурсами и применение новейших компьютерных технологий (1, C. 20).[1] Актуальность исследования заключается в том, что сегодня идут поиски новых форм и методов повышения эффективности труда, в том числе и за счет использования современных информационных технологий в области кадровой работы. Эти процессы основываются как на анализе и переоценке традиционных представлений о сфере управления в целом, так и на проведении соответствующих научных исследований. Отсутствие последних в их систематизированном и целенаправленном виде и обусловило выбор темы данного исследования, направленного на совершенствование процесса управления человеческими ресурсами в организации. В связи с сегодняшней информатизацией России остро стоит проблема выбора оптимального программного обеспечения для успешного существования компании и на сегодняшнем рынке программных продуктов формируется жесткая конкуренция и количество выпускаемого программного обеспечения в области управления персоналом и человеческими ресурсами достаточно велико. Использование современного программного обеспечения в работе кадровых работников в значительной степени повышает эффективность трудовой деятельности персонала на всех уровнях управления предприятием. Это можно объяснить тем, что в последнее десятилетие многократно увеличились информационные потоки, что оказывает существенное влияние наиболее обоснованных решений в области управления человеческими ресурсами. Для систематизации процессов в управлении человеческими ресурсами на сегодняшний момент требуется произвести обзор программного обеспечения, которое предлагает рынок руководителям кадровых служб и менеджеру по персоналу, так же, следует определить, в решении каких задач будут незаменимыми предлагаемые сегодня программные продукты. Объектом исследования являются современные информационные технологии в сфере управления человеческими ресурсами и в кадровой работе. Предметом исследования является определение тенденций развития информационных технологий в управлении человеческими ресурсами. Цель данной работы:

· изучение теоретико – методических основ и концептуальных положений повышения эффективности управления человеческими ресурсами с применением информационных технологий,

· изучение информационных технологий применяемых в деятельности организации,

· предложение рекомендаций по улучшению управленческой деятельности в организации ООО ”Электроремонт”.

Для решения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

· определить роль информационных технологий в управлении человеческими ресурсами,

· провести анализ применения информационных технологий на примере деятельности организации ООО ”Электроремонт”,

Глава 1 Информационные технологии в управлении.

1.1 Понятие и классификация информационных технологий.

Сам термин «информационная технология» базируется на понятии «технология», которое является достаточно устойчивым и появилось в научно-техническом обороте в связи с проблемами организации производства. В одной из современных энциклопедических словарей дается следующее определение данного понятия: Технология (от греч. téchne — искусство, мастерство, умение и ...логия), совокупность приёмов и способов получения, обработки или переработки сырья, материалов, полуфабрикатов или изделий, осуществляемых в различных отраслях промышленности, в строительстве и т. д.; научная дисциплина, разрабатывающая и совершенствующая такие приёмы и способы. Т. (или технологическими процессами) называются также сами операции добычи, обработки, переработки, транспортирования, складирования, хранения, которые являются основной составной частью производственного процесса. В состав современной Т. включается и технический контроль производства. (4) [2] Информация, рассматриваемая как ресурс, обуславливает возникновение информационной технологии. С учетом этого можно сформулировать следующее определение информационной технологии: Информационная технология – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности.

Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами: - предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные; - целью процесса является получение информации; - средствами осуществления процесса являются программные, аппаратные и программно- аппаратные вычислительные комплексы; - процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с предметной областью; - выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение; - критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, ее надежность, достоверность, полнота. Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. С другой стороны информационная технология является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. К настоящему времени она прошла несколько эволюционных этапов, которые определялись главным образом развитием научно-технического прогресса. Как следствие, в ее названии произошли некоторые изменения за счет присоединении одного из синонимов: новая, компьютерная или современная (1, С.27)[3] . Под информационной технологией управления понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям (3, C. 26- 27). [4] Классификации информационных технологий по способу и реализации в информационной системе делятся на традиционные и новые. Традиционные информационные технологии управлени (далее ИТУ) существовали в условиях централизованной обработки данных и до массового использования персональных компьютеров были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости процессов формирования регулярной отчетности. Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени. Новая информационная технология — это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям электронно вычеслительным машинам (далее ЭВМ) (2, C.. 28).[5] По степени охвата задач управления информационные технологии подразделяются на следующие группы:

• электронная обработка данных;

• автоматизация функций управления;

• поддержка принятия решений;

• электронный офис;

• экспертная поддержка.

По классу реализуемых технологических операций автоматизированные информационные технологии управлени (далее АИТУ) можно разделить на:

• системы с текстовым редактором;

• системы с табличным процессором;

• системы управления базами данных;

• системы с графическими объектами;

• мультимедийные системы;

• гипертекстовые системы.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии делятся на:

· пакетные (централизованная обработка);

· диалоговые;

· сетевые (многопользовательские).

По способу построения сети АИТУ можно разделить на:

· локальные;

· многоуровневые;

· распределенные.

По обслуживаемым предметным областям автоматизированные информационные технологии подразделяются на технологии:

· бухгалтерского учета;

· банковской деятельности;

· налоговой деятельности;

· страховой деятельности и т. д.

Во многоуровневых и распределенных ИТУ одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений. Потребность в аналитической работе при переходе к рынку, в условиях образования новых организационных структур, функционирующих на основе различных форм собственности, неизмеримо возрастает. Эта задача решается путем совершенствования интегрированной обработки информации, когда новая информационная технология начинает включать в работу базы данных. В связи с бурным развитием телекоммуникационного сервиса и возможностью доступа к удаленным информационным ресурсам всех стран и континентов произошло смещение акцентов в формулировании критериев эффективности систем и технологий. Если в условиях административно-командной системы основной упор делался на выявление затрат на машинную обработку информации, то в настоящее время актуальны прежде всего:

• оперативное принятие решений;

• степень адекватности аналитических данных реальным процессам;

• возможность использования экономико-математических методов и моделей для анализа конкретных финансово-производственных ситуаций.

Такая постановка вопросов привносит в практику предпринимательства и хозяйствования научно-исследовательский аспект, требует новых научно-обоснованных решений, подходов и квалифицированных кадров. Зарубежные специалисты выделяют пять основных тенденций развития информационных технологий управления:

• изменение характеристик информационного продукта, который все больше превращается в гибрид между результатом расчетно-аналитической работы и специфической услугой, предоставляемой индивидуальному пользователю персонального компьютера;

• параллельному взаимодействию логических ИТУ, совмещению всех типов информации (текста, графики, цифр, звуков) с ориентацией на одновременное восприятие человеком посредством органов чувств;

• ликвидации всех промежуточных звеньев на пути от источника информации к ее потребителю (например, становится возможным непосредственное общение автора и читателя, продавца и покупателя, певца и слушателя, ученых между собой, преподавателя и обучающегося, специалистов через систему видеоконференций, электронную почту и т. п.);

• глобализации информационных технологий в результате использования спутниковой связи и всемирной сети Internet, благодаря чему люди смогут общаться между собой и с общей базой данных, находясь в любой точке планеты (ведущая тенденция);

• конвергенции, рассматриваемой как последняя черта современного процесса развития АИТУ, которая заключается в стирании различий между сферами материального производства и информационного бизнеса, в максимальной диверсификации деятельности фирм, взаимопроникновении различных отраслей промышленности, финансового сектора и сферы услуг (3, C. 150).[6]

Таким образом, новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

1.2 Элементы и средства использования информационных технологий в управлении.

Наряду с материальной составляющей на человека огромное влияние ока­зывает информация — самые раз­нообразные сведения и знания, которые он получает в процессе своей жизни. С каждым веком, де­сятилетием и годом увеличивает­ся объем информации, накапливае­мой человечеством, растет и ее роль в жизни человека. Вместе с этим развивались информационные технологии (далее ИТ) — процессы, ис­пользующие совокупность средств и методов сбора, обработки, на­копления и передачи данных (пер­вичной информации) для получе­ния информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта).

Потребность человека общать­ся с окружающими его людьми, то есть выразить и передать инфор­мацию, привела к появлению языка древнейшей информационной технологии. Дальше последовало изобретение письменности, биб­лиотек, книгопечатания, почты, те­леграфа, телефона, радио, теле­видения и, наконец, компьютеров и Интернета. Особенно значение информационных технологий воз­росло с изобретением компьютера машины для приема, перера­ботки, хранения и выдачи инфор­мации. Широкое распространение компьютеров предоставило чело­веку новые возможности для поис­ка, получения, накопления, пере­дачи и, главное, обработки инфор­мации. Первоначально компьютер был создан как средство для авто­матизации вычислений. Однако постепенно к его вычислительным возможностям добавились функ­ции почти всех предшествовавших средств коммуникации, превра­тив его в главное орудие построения современного информационного общества. Сегодня уже трудно перечислить все сферы приме­нения компьютера.

Следующей вехой в развитии информационных технологий стала возможность создания компьютерных сетей. И как высшего их проявления — Интернета, глобальной компьютерной сети, дающей возможность каждому пользователю располагать информационными возможностями всей сети и передавать одновременно свою инфор­мацию всем ее пользователям. Это дало возмож­ность любому владельцу персонального компьютера приобщиться к информационным ресурсам всего человечества и даже внести в них свой вклад, соз­дать один общий банк информации для всех пользо­вателей этой сети.

Теоретические основы информационных техно­логий были обобщены в новом разделе научных зна­ний — информатике, науке об общих свойствах и закономерностях информации, методах ее поиска, передачи, хранения, обработки и использования в различных сферах деятельности человека.

В последние годы информационные технологии проникли практически во все сферы жизни человека и Общества: государственное и муниципальное упра­вление, экономику, хозяйственную деятельность, науч­ные исследования, образование, медицину и частную жизнь человека. Не является исключением и управле­ние персоналом, деятельность кадровых служб пред­приятий и организаций. Для автоматизации службы управления персоналом в рамках предприятия созда­ется информационная система (далее ИС). Обычно такие си­стемы обозначаются аббревиатурой HRMS (cистемы управления трудовыми ресурсами). В самом полном — комплекс­ном варианте эти системы охватывают все уровни управления предприятием — операционный, тактиче­ский и стратегический; а в функциональном плане — кадровый учет, расчеты с персоналом и систему упра­вления трудовыми ресурсами, включающую в себя мо­дули найма и подбора персонала, оценки, обучения, развития и мотивации персонала. Поскольку история автоматизации кадровых служб началась практически одновременно с внедре­нием информационных технологий в управлении, да­вайте разберемся, какие программные средства есть в арсенале современного кадровика. Все эти про­граммные продукты можно разбить на четыре груп­пы: информационно-справочные системы, програм­мы автоматизирующие отдельные участки в работе кадровой службы, модули в составе комплекс­ного продукта для автоматизации предприятия, спе­циализированные комплексные системы. (12)[7]

Информационно-справочные системы.

Информационно-справочные системы нельзя назвать специализированными системами по упра­влению персоналом, но они активно используются в работе кадровика. В первую очередь это правовые справочные системы. Сегодня в нашей стране суще­ствует целый ряд правовых справочных систем: «Ко­декс», «Референт», «Юридический мир», «Ваше пра­во», «Юрисконсульт», «Законодательство России». Однако самыми крупными являются «Гарант» и «КонсультантПлюс». Эти две фирмы создали наиболее разветвленную сеть своих информационных центров в различных регионах России. Помимо информации по законодательству в обеих системах созданы об­ширные консультационные базы.

Отдельные программы автоматизации.

Это программные продукты автоматизирующие отдельные функциональные задачи. Как правило, это программы кадрового учета, расчета заработной платы, найма персонала, аттестации, тестирования, управления компенсационным пакетом оценки, обу­чения, развития и мотивации персонала. Уровень разработки этих программ может быть самый раз­ный — от примитивного до самого продвинутого. Но их объединяет принцип их создания — разработчики этих программ и не ставили перед собой цели разра­ботать комплексный продукт. Это не комплексные системы в процессе разработки, а полностью закон­ченный продукт. Как правило, системные решения, лежащие в основе этих разработок, не позволяют им развиваться как комплексным HRM-системам. По­нятно, что такие программы имеют локальное при­менение и могут быть рекомендованы только небо­льшим организациям для решения учетно-отчетных задач в конфигурации Зарплата-Кадры.

Специализированные комплексные

Эти системы удовлетворяют самым высоким тре­бованиям по функциональности. Существуют разные точки зрения на вопрос о составе полнофунк­циональной системы. Одним из распространен­ных вариантов можно считать перечень функций, ис­пользуемый центром. В его состав входят:

· организационный менеджмент,

· кадровый учет,

· кадровый документооборот,

· табельный учет,

· расчет зарплаты,

· регламентированная отчетность,

· компенсационный пакет,

· планирование человеческих ресурсов,

· планирование фонда оплаты труда,

· управление компетенциями,

· оценка персонала,

· управление мотивацией,

· управление обучением,

· электронное обучение,

· подбор персонала,

· управление кадровым резервом - портал,

· информационное самообслуживание,

· аналитика по персоналу.

Как видно из этого перечня, современные HRM (автоматизированные комплексные системы управления персоналом) -системы охватывают все возможные области дея­тельности службы персонала. Основной отличитель­ной чертой этих программ является наличие единого информационного пространства, которое позволяет использовать в работе каждого модуля все многооб­разие накопленной в системе информации, постро­ить эффективные аналитические системы и системы поддержки принятия решений. Не все имеющиеся на рынке продукты имеют вышеперечисленную функ­циональность, в некоторых системах заявленная функциональность находится в зачаточном состоя­нии, но все разработчики HRM-систем декларируют планы по созданию полнофункционального продук­та. Это позволяет пользователям программ надеяться, что по мере возникновения у них потребности в новых функциональных модулях, такие будут предложены разработчиками. Поэтому специализированные комплексные HRM системы можно назвать стратегическим инструментом развития кадровых служб, рассчитанным на долгие годы эксплуатации.

Модули как составная часть комплексного продукта.

Программы комплексной автоматизации (программы класса ERP, создания единого хранилища данных или близкие к ним), пожалуй наиболее развитые и сложные среди средств автоматизации бизнеса. Требования к функционалу HR-модулей этих программных продуктов не отличаются от требований к специализированным комплексным HRM-системам. Более того наибольшей реализованной на сегодня функциональностью обладают именно специализированные модули ERP-систем от Oracle и SAP. Однако интегрированность этих модулей имеет как преимущества, так и определенные недостатки. Бесспорным преимуществом такого решения является полное информационное обеспечение со стороны других подсистем: финансовой, коммерческой и производственной. Но достаточно высокая автономность кадровой информации и кадровых процессов существенно снижает ценность этого преимущества. При этом остаются присущие этим системам недостатки: долгий срок внедрения системы, который может длиться несколько лет, а использовать программу нужно уже сегодня; высокая стоимость владения системой ,стоимость закупки программного обеспечения (далее ПО), внедрения, эксплуатации и технической поддержки), зависимость кадровой службы от внедрения системы в других подразделениях. Поэтому встречаются варианты построения комплексной системы автоматизации предприятия, когда вместо HRM-модуля Oracle или SAP внедряется система отечественной разработки, например решение от «Компаса».

Как мы увидели, задача автоматизации кадровой службы может быть решена с помощью программ разного класса и разных производителей, но какую бы информационную систему ни выбрала конкретная организация важно, чтобы эта система отвечала современным требованиям к такого рода системам: в основе системы лежит методология управления персоналом, знакомая HR-менеджерам предприятия, используемая или предполагаемая к использованию в компании и направленная на достижении стратегических целей высшего менеджмента предприятия, возможность доступа к данным для множества пользователей, объединенных в локальную сеть предприятия, а зачастую — и для пользователей, удаленных от центрального офиса, развитый, дружественный графический интерфейс конечного пользователя, режимы обработки оперативной информации, близкие к режиму реального времени, средства аутентификации и разграничения прав доступа, позволяющие предоставлять информацию в соответствии с должностными обязанностями пользователя; высокий уровень защищенности от несанкционированного доступа, основу информационной системы составляет промышленная база данных, поддерживающая доступ на основе стандарта SQL, как правило, Oracle или MS SQL Server.(10)[8]

1.3 Критерии оценки эффективности создания на предприятии информационной системы .

Проведение работ по созданию управленческой информационной системы позволяет выстроить адекватную задачам предприятия информационную систему, сделать ее органичной составной частью системы управления предприятием, способствует сокращению затрат предприятия на автоматизацию и позволяет минимизировать риски проекта. В процессе этой деятельности решаются задачи, связанные с совершенствованием системы управления предприятием с использованием ИТ. Как правило, к ним относят проведение комплексного обследования предприятия, оптимизацию бизнес-процессов, разработку проекта автоматизации управления, непосредственно работы по внедрению ИТ-решения, консультационные услуги по эксплуатации системы, подготовку пользователей к самостоятельной работе с ней. «Если говорить о количестве проектов, касающихся управленческого ИТ-консалтинга – то в среднем по России цифра – около 30-35 крупных проектов ежегодно, - рассказал ИТ-директор сети «Санта Хаус» Николай Крачун.- Массового потока клиентов у консультантов скорее всего нет, в основном заказчики приходят «по рекомендации» партнеров. В то же время небольшие и уже ставшие «стандартными» проекты, например, внедрение Help Desk, вполне распространенная вещь. Разберемся, откуда же берутся проекты по управленческому ИТ-консалтингу. Во-первых, как «команда сверху», от бизнес-руководства, как результат проведения корпоративного аудита или как элемент общего управленческого консалтинга. Во-вторых, это может быть результатом отраслевых тенденций, например, в сфере банкинга или телекоммуникаций. В-третьих, большие компании, специализирующиеся на ИТ, нередко предлагают услугу управленческого ИТ-консалтинга в качестве дополнительной (бонусной). Кроме того, многие становятся заказчиками управленческого ИТ-консалтинга после обучения по тематике ИТСМ. «Правильный» покупатель подобного рода услуги проводит сначала массовое обучение своего персонала, потом самостоятельно или через внешний ИТ-аудит исследует текущую ситуацию в компании, и затем заказывает по сути разработку рекомендаций по совершенствованию управления ИТ» (8) [9] Сегодня рынок ИТ-консалтинга растет, и это отражение фундаментальных законов. Происходит насыщение технической инфраструктуры, возникает потребность в оценке экономической эффективности вложений в ИТ. Это и вызывает рост спроса именно на услуги построения инфраструктурных решений, оптимизации инфраструктуры с целью использования уже построенных программно-аппаратных комплексов для решения новых задач, которые ставит бизнес. Кроме того, резко растет спрос на ИТ-аутсорсинг, что связано с его экономической привлекательностью, которую, наконец, донесли до российских заказчиков. Сегодня реально возникает рынок услуг, и спектр требований со стороны заказчика растет. Рынок услуг ИТ-консалтинга возник, когда появились критически важные приложения, и стало невозможно просто так отмахнуться от проблем ИТ-инфраструктуры. Поглощения и слияния неизбежно ставят задачи аудита ИТ-инфраструктуры и необходимость интеграции инфраструктуры новых компаний в бизнес материнской. В этом случае требуются услуги ИТ-консалтинга. Запад использует аутсорсинг с целью снижения затрат. В России компании только учатся доверять внешним партнерам, а не своим лишь службам автоматизированным системам управления (далее АСУ). Выросло понимание того, что для успеха бизнеса важны и необходимы вложения в совершенствование системы управления и, как следствие, в ИТ (6, С 120).[10] Представляется, что при осуществлении любого хозяйственного мероприятия, особенно крупномасштабного и распределенного во времени (именно таким и является создание и внедрение информационной системы предприятия), прежде всего, следует оценить его социально-экономическую эффективность, под которой понимается комплексная характеристика конечных. хозяйственных результатов. Можно использовать ряд общих методологических принципов системного анализа, важнейшими из которых являются следующие.

1.Комплексность. Приступая к разработке любой информационной системы, нужно принимать во внимание все возможные последствия, включая негативные. Переход на новую информационную технологию может, в частности, вызвать жесткое сопротивление со стороны исполнителей и нижних звеньев управления, обусловленное чисто психологическими (нежелание перемен) или объективными социальными причинами (страх увольнения из-за некомпетентности). Очевидно, что чем значительнее изменение, тем сильнее реакция на него.

2.Учет ограниченности ресурсов. Количество ресурсов, которым располагает предприятие в каждый момент времени, является объективно ограниченным. Поэтому при разработке информационной системы следует исходить из того, что использование любого ресурса целесообразно только тогда, когда оно дает положительный эффект. Руководители предприятий часто допускают ошибку в оценке ресурсов (особенно трудовых), что приводит к многочисленным и иногда непоправимым сбоям в оптимально разработанной информационной системе.

3. Сопоставимость вариантов решений. Оцениваемые альтернативы информационных решений и способы их оценки должны быть сопоставимы по ряду признаков: реализуемости, т. е. возможности обеспечения решения ресурсами всех видов в необходимых объемах; полноте учета всех затрат и результатов, отсутствию повторного счета (иной раз пытаются суммировать общий эффект с частными результатами); степени достоверности применяемых показателей и критериев оценки.

4. Динамика. Следует учитывать различные аспекты фактора времени.

5. Неопределенность и риск. При оценке эффективности решений следует учитывать неполноту исходной и производной информации, возможность ее случайного или сознательного искажения и другие подобные факторы.

6. Этапность. Каждый информационный проект следует оценивать поэтапно, помня, что наиболее достоверны оценки первых этапов работы и наименее - последние, сильно отдаленные во времени. Недооценка факторов времени, неопределенности и риска приводит к искаженной общей оценке информационного проекта, что, в свою очередь, может крайне негативно сказаться на его практической реализации или даже привести к провалу всего проекта. Начинать нужно не с разработки системы, а с оценки своих потребностей и возможностей. Затем с учетом этих факторов создавать наиболее подходящую с позиций социально-экономической эффективности информационную систему. Информационное обслуживание для подавляющего большинства предприятий является деятельностью вспомогательной, поэтому довольно трудно заранее, еще на этапе выбора системы, просчитать ожидаемый эффект. Гораздо проще сделать оценку качественную, оперируя понятиями "работает - не работает". Основными критериями оценки эффективности выступают деньги (затраты на автоматизацию) и время (период, в течение которого будут достигнуты конкретные результаты). Результатом должен являться максимум отдачи от автоматизации на единицу затраченных средств в течение фиксированного времени (8).[11] В настоящее время существует большое количество программ по управлению персоналом как зарубежного так и отечественного производства. Приведём некоторые из них:

· 1С: Зарплата и Управление Персоналом

· 1С: Предприятие 8. Оценка персонала

· Oracle / Управление Персоналом

· АиТ / Управление персоналом

· БОСС-Кадровик

· ИНЭК-Персонал

· Отдел Кадров Плюс 2010

· Assessment Tools

· HR System

Использование программ по управлению персоналом и организацией всё больше развивается и внедряется в управление предприятия. В основном используются программные пакеты уже разработанные ранее, фирмами производителями программных продуктов, но встречаются и отдельные организации, в которых самостоятельно проходит разработка и внедрение таких программ для управляющего звена.

Глава 2 Исследования информационных технологий в организации ООО ”Электроремонт”.

2.1 Общая характеристика организации ООО “Электроремонт“.

Общество ограниченной ответственности (далее ООО) «Электроремонт» - ведущее специализированное предприятие города Магнитогорска, работающее в сфере ремонта, изготовления, монтажа, наладки и обслуживания электрического и энергетического оборудования.

Предприятие создавалось на базе цехов открытого акционерного общества (далее ОАО) «ММК», и является его дочерним предприятием, поэтому призвано, в первую очередь, обеспечивать надежную работу агрегатов и оборудования металлургического комплекса.

В состав ООО «Электроремонт» вошло три структурных подразделения: цехи ремонта электрического оборудования металлургических цехов № 1, 2, 3 и электроремонтный цех. Среднесписочная численность предприятия составляла 883 человека, из них: 767 человек - рабочих, 116 - РСС.

В 2000г. в состав ООО «Электроремонт» вошли цеха бывшего ОАО «Востокэнергочермет».

В 2005 году по инициативе руководства ОАО «ММК» в ООО «Электроремонт» было образовано новое структурное подразделение - цех «Электросервис». В его состав вошли специалисты служб эксплуатации электрооборудования цехов «северного» блока цехов ОАО «ММК». В результате этих изменений ООО «Электроремонт» освоило совершенно новый для себя вид деятельности - сервисное обслуживание электрооборудования.

Сегодня в цехах созданного в апреле 2006 года управления "Электросервис" трудится больше 1000 человек (1065), обслуживая электрооборудование уже всех прокатных цехов ОАО "ММК".

С ноября 2008 года был создан цех "Энергосервис", персонал которого обслуживает энергетическое и газовое оборудование ККЦ и ЭСПЦ ОАО "ММК".

ООО «Электроремонт» ежедневно выполняют комплекс работ по монтажу, наладке, ремонту и сервисному обслуживанию электро и энергооборудования, а также изготавливают аппаратуру, запасные части и металлоконструкции.

В настоящее время на предприятии трудятся 3185 человек, из них: 2485 - рабочие, 292 - руководители, 397 – специалисты и 11 - служащие.

В ООО «Электроремонт» входит три структурных подразделения: «Электроремонт», «Электросервис», «Энергоремонт» в которые состоят из десяти цехов и двух служб:

• Электроремонтный цех (ЭРЦ);

• Цех ремонта электрического оборудования металлургических цехов (ЦРЭМЦ);

• Цех «Электросервис»;

• Цех «Электросервис №1»;

• Цех «Электросервис №2»;

• Цех ремонта электрических станций (ЦРЭС);

• Ремонтно-механический цех (РМЦ);

• Цех вентиляции;

• Цех ремонта энергетического оборудования (ЦРЭО);

• Цех «Энергосервис»;

• Служба диагностики;

• Участок наладки электрооборудования; (14)[12]

«Рис. 2.1.1 Схема структуры власти предприятия ООО “Электроремонт”»

Структуру власти предприятия ООО Электроремонт (рис. 2.1.1) можно отнести к линейно-функциональной. Согласно данной схеме управления видно, что работу высшего звена исполняет директор предприятия, получая отчёты от заместителей директоров и главного инженера и планируя деятельность предприятия. К среднему звену относятся руководители групп цехов (Электросервис, Энергоремонт, Электроремонт). Отчётности о проведении работ от группы цехов предоставляются зам. директорам и главному инженеру. В каждой подгруппе цехов низшего звена выделяются Цеха и участки принадлежащие к цехам.

Структуру органов управления цехов (Электросервис, Энергоремонт, Электроремонт), можно отнести к простой линейной структуре управления. Примером можно выделить структуру управления цеха Электросервис №1 (рис. 2.1.2). Главная роль в управлении деятельности участков возлагается на начальника цеха, который получает отчётность о проведённой работе от заместителей начальника цеха, руководителей участков (СЦ, ЛПЦ, ЛПЦ-5, ЛПЦ-4, ЛПЦ-9) .

«Рис. 2.1.2 Схема структуры власти цеха Электросервис №1»

2.2 Анализ информационной системы предприятия .

На данный момент в организации достаточно широко используются передовые информационные технологии, достаточно мощная и постоянно совершенствующаяся информационная среда. Но на уровне цеха для анализа работы необходима специализированная информационная система, направленная на обработку конкретных данных. Так в 2005 году были модернизированы первые проекты по работе с программными продуктами, разработанными внутри организации, для управления персоналом. Также разрабатывались программы слежения по работе с производством. С 2008 года по настоящее время в ООО “Электроремонт” успешно внедряются новые информационные технологии, происходит замена на более совершенное оборудования. Внедряются новые программные продукты, на последние версии. Развивается структура работы с Web технологиями. Расширяются компьютерные сети, увеличивается скорость передачи данных. Данные изменения позволяют ускорить работу персонала благодаря скорости работы оборудования и качественной работе программных продуктов. Также ведётся система безопасности информации. Устанавливаются дополнительные программные средства, ведётся система прав доступа к информации и анализ использования информации. В управлении персоналом реализовано несколько проектов, целью которых было улучшение корпоративного управления и повышение информационной прозрачности. Так, широкомасштабный проект информации АСУТоИР позволил модернизировать систему и практику управления персоналом. Данный проект разрабатывался в самой организации внедряя все те тонкости которые необходимы в работе самой организации. Преимущество данного проекта в том, что он реализован с помощью Web технологии и позволяет использовать большое количество клиентов. Это первый проект подобного рода в организации, и его успешная реализация позволила значительно сократить сроки формирования заданий и повысить точность внешних и внутренних проведений работ. Вести данные о сотрудниках и вести мотивацию их работы в организации. Проверять производительность труда. Проект АСУТоИР дает возможность отслеживать работу цехов, что позволяет в перспективе проводить анализ и составлять отчёты о работе, руководящим составам организации ООО “Электроремонт”. Широкое применение в управлении и решении стратегических вопросов используются Web технологии, так на новом уровне были разработаны и внедрены Web сайты в локальной сети самой организации, позволяющие в реальном режиме времени отслеживать текущее состояние цехов. Применение данных программ позволили быстро реагировать на ситуацию в производстве и принимать решения по работе с персоналом. Не зависимо от внедрения нового программного обеспечения разрабатываемого в самой организации, также используются распространённые программные продукты. Одним из важных программных продуктов является программы позволяющие проводить работу с документооборотом организации. В организации ООО “Электроремонт” используется программа документооборота NAUDOC компании NAUMEN, которая позволяет проводить работу с корпоративным документооборотом организации, используя Web технологии. Использование программы позволили оперативно проводить передачу документов с помощью сетевого оборудования по цехам. Данный проект уменьшил время передачи информации для руководящего состава. На данный момент решаются вопросы об использования данного продукта для управленческого персонала низшего звена. (9) [13] Для ведения хозяйственной деятельности используется программа “Базис-склад 7.0” на складах. Ведётся учёт имеющегося оборудования, рабочего материала, спец – одежды в цехах организации ООО “Электроремонт”. Каждый цех имеет свой отдельный склад, где применяется использование данного программного продукта. (16)[14] Также используются программные продукты компании Microsoft Office. Применение таких программных продуктов как Word, Excel, Acsess просто необходимо для работы данной организации. Составление документов, ведение отчётности в виде таблиц напрямую связано с этими программами. Использование этих программ позволяет осуществлять документооборот в самой организации ООО “Электроремонт” и цехах. Использование вышеперечисленных программных продуктов (рис. 2.2.1) позволили руководящему составу делать анализ проводимых работ, следить за работой персонала, за обеспечением рабочего персонала необходимым оборудованием, в кротчайшие сроки получать указания от руководства свыше.

«Рис. 2.2.1 Схема использования информационных технологий по работе с персоналом в ООО ”Электроремонт”»

2.3 Оценка влияния информационных технологий на эффективность деятельности организации. Квалифицированное применение современных информационных технологий на предприятии позволили повысить эффективность и результаты управленческой деятельности, эффективность достижения наилучших конечных показателей, содействующих достижению более высокой производительности труда и снижению темпов инфляции. Увеличить рентабельность, наилучшее соотношение между затратами и полученными результатами. Минимизировать затраты ресурсов для принятия и осуществления управленческого решения. Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется прежде всего теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной субъект, тот или иной руководитель, работник управленческого аппарата. Она зависит также от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем большая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной систем На сегодняшний день в организации при помощи применения информационных технологий улучшилась работа руководящего состава. Сегодня:

· Выдача персонального задания для руководящего состава проводится гораздо быстрее.

· Время, необходимое для передачи отчетности руководству значительно сократилось.

· Выводится анализ о проведенной работе по участкам.

· Разработан единый план ведения ППР.

· Сохранность и целостность передачи данных, обеспечивающая внедряемыми и контролируемыми системами.

· Ускорилась работа по документообороту на предприятии.

· Разрабатываются и внедряются методики по устранения неисправностей.

· Контроль работы по цехам.

Все эти проекты позволили значительно улучшить корпоративное управление путем повышения прозрачности, обеспеченной эффективным потоком точной информации от цехов до головной части организации, эффективным прогнозированием и планированием, принятием обоснованных решений и точным распределением ресурсов. Использование программы АСУ ТОиР позволили значительно организовать работу руководителей в цехах. На сегодня данный проект позволяет:

· Проводить выдачу персонального задания для руководящего состава. Данный проект позволяет передавать задание по сети через Web страницы, что сокращает время на выдачу задания. После выполнения задания подчинённый подтверждает в программе о выполненном задании и времени проведения работ. Выполненные задания хранятся в базе данных, это позволяет провести анализ руководителей о проведённой работе и подвести итог о производительности персонала. Данные предоставляются как по участкам также и по цехам, что позволяет составить полный отчёт о проделанной работе организации.

· Организовывать плановые ремонтные работы. Предоставляется список участков и проведения на них плановых ремонтных работ в порядке текущей эксплуатации. Согласно списку ответственных под руководством руководителей выполняются ремонт. После выполнения работ подчинёнными руководители участка предоставляют данные о проведённой работе. Организация таких работ позволила увеличить срок работоспособности оборудования и предотвратить поломки оборудования на участках. Также предоставляется отчётность о проведении неплановых работ с ответственными руководителями участка.

· Составлять отчёты по оборудованию и работе участков. Выводится отчётность по выходе из строя оборудования и отчётности о его эксплуатации. Составление отчёта о работе цехов, куда входит режим простойной работы, составления графиков работы и нормативов простойной работы цехов.

· Создавать архив методик устранения неисправности при работе с установками. Помимо документации находящейся на участке, также используется собранная документация по часто происходящим отказом оборудования на участке. Персонал проходит обучение по данным методикам, устранения неисправности, это проводится в целях повышения знаний и квалификации работников. Данные методики постоянно пополняются и сохраняются в архиве, что позволяет быстро найти неисправность и устранить.

· Вести отчёт о состоянии простоев в цехах. Что позволяет оперативно направлять рабочий персонал на место устранение неисправности. Также по графикам простоев, руководящий персонал может произвести оценку работы за определённый промежуток времени и проводить соответствующие меры по работе с персоналом.

· Создавать заявки для закупа материальных ценностей для участков и цехов. Оформлять заявки на покупку инструментов и оборудования для работы персонала. Просмотр списка лиц ответственных за материальные ценности на каждом участке. Вести финансовую отчётность по потраченным средствам на покупку инструментов и оборудования.

· Просмотреть список имеющегося оборудования на каждом участке с его характеристиками и параметрами.

· Просмотреть данные о персонале: должность, стаж работы, табельный номер, разряд, место работы.

Также ведётся отчёт о прохождении персонала контрольно пропускного режима. При нарушении пропускного режима руководитель будет извещён о данном нарушении. Ведётся отчётность о передвижении персонала по карьерной лестнице в организации и его стаж на каждой должности. В программе создана таблица учёта рабочего времени работника за месяц. Ведётся учет рабочего времени и составляется табель по каждому работнику по отработавшим часам.

Использование программы АСУ ТОиР позволяет проводить необходимый учёт по работе с персоналом и работы оборудования. На данный момент времени, это единственная программ такого рода на предприятии. Программа используется по сети через Web страницы, что позволяет работать с большим числом клиентов. Данные составленные и занесённые в программу хранятся на серверах баз данных организации, что позволяет быстро получить нужную информацию. Инструкция по использованию данной программы находится в приложении курсовой работы.

Сейчас вместе с приходом эры Internet, корпоративных intranet-сетей и World Wide Web (этой наиболее хаотичной и одновременно демократичной и созидательной технологии), меняются принципы использования информационных технологий. Становится ясно, что сегодняшние системы управления документами должны обеспечивать гораздо более широкие возможности. Ценностью обладают не только жестко формализованные документы. Документы, представляющие ценность для организации, создаются каждый день часто на спонтанной и неструктурированной основе в любой точке сети. (7, С. 82)[15] Для работы с документооборотом, руководящего состава среднего и низшего звена, используется программа NauDoc Версия 3.4.0.2, компании NAUMEN. Программы реализована для работы через Web броузеры (internet explorer, firefox), что позволяет использовать данный продукт большому числу клиентов сети. Программа NauDoc - это система электронного документооборота, позволяющая легко и оперативно автоматизировать все работа в области электронного оборота документов для организации. Программа NauDoc обладает множеством преимуществ: полноценный и удобный в работе интерфейс, с помощью которого можно без лишних затрат подключить систему в готовую и работающую программную сеть, используемую в организации. Система электронного документооборота NauDoc разрабатывалась специально для того, чтобы организация такого типа как ООО “Электроремонт”, имело возможность создать базу данных информации, чётко структурированное по цехам, а также перевести на автоматический режим такие процессы, как поиск и обработка документов, контроль исполнения указов и поручений, подачу платежных поручений и приказов в организации. С помощью NauDoc возможно заметно уменьшилась время, которое отбирает однообразная работа, а также увеличить продуктивность труда сотрудников. Применение программы широко используется на участках и цехах для автоматизации документооборота. Помимо того, NauDoc незаменима для исполнения отдельных задач в плане автоматизации оборота документов, которые нередко возникают между различными цехами и участками организации. NauDoc обеспечивает работу с нормативными документами и отвечает стандартам ISO 9001:2000, обеспечивая отличные отношения и взаимопонимание между руководящим составом. (9)[16]

Основная цель создания информационной системы управления движением и хранением рабочей документации в организации, организованна для решения следующих задач:

· предоставление специалистам организации удобного и надежного механизма ведения электронного архива документации,

· обеспечение оперативного доступа руководящего состава к отдельным участкам организации для ведения электронного архива документов в соответствии с регламентированными правами доступа,

· предоставление удобного механизма поиска необходимой документации в электронном архиве,

· оперативного формирования пакетов документации для их передачи в бумажном или электронном виде.

Виды документов передаваемых по сети:

· объявления,

· распоряжения,

· наряды,

· приказы,

· информационные письма,

· перечни работ,

· эксплуатационные карты.

Внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием позволило:

· качественно изменить процесс доступа специалистов управления к производственной документации за счет наличия единого структурированного хранилища информации и удобных средств работы с документами (в том числе посредством организации Web-доступа к документам системы для сотрудников других цехов в сети ООО “Элетроремонт”),

· предоставить пользователям информационной системы полноценную функциональность электронного архива информации, как-то: разграничение прав доступа, механизм оповещений, хранение версий документов и пр.,

· оптимизировать и/или ускорить работу, связанную с обработкой документации,

· повысить контролируемость за счет механизма напоминаний, составления отчетов и мониторинга текущей ситуации.

Системы управления документами в организации находятся на этапе радикальных изменений. Они быстро перемещаются из ниши приложений, доступ к которым имеют ограниченные группы пользователей, в область, в которой они доступны и представляют ценность для всех сотрудников организации. Внедрение документооборота с помощью данной программы значительно упростило работу руководящего составы. (18)[17] Использование Web технологий является одним из наиболее мощных факторов оказывающих влияние на структуру работы организации. Использование Web технологий позволили расширить обзор деятельности цеха. Была разработана программ текущего состояния цехов. Возможности, которой позволили следить за состоянием цехов в текущий момент времени. Данные параметры позволяют управляющему персоналу низшего звена, оперативно реагировать и влиять на ход устранения неисправности, имея в подчинении рабочий персонал. С использование данной программы значительно улучшился контроль над работой рабочего персонала. (20) [18] Также внедрена программа ведения простоя работы цехов, её задача вести отчёт о количестве простоев на участках. Таким образом руководящий состав может отслеживать работу персонала и контролировать время по исправлению неисправностей, что позволяет совершать соответствующие действия по мотивированию персона. Данная программа на данный момент является основным средством по работе с персоналом. Ведение хозяйственной деятельности в цехах значительно влияют на обеспечение работником спец - материалами и инструментами. Использование информационных технологий в системе учёта имеющегося спец материала и инструментов значительно упростило ведение хозяйства. На складах для учёта используется программа Базис-склад 7.0 которая давно зарекомендовала себя на российском рынке. Использование данной программы позволяет быстро просмотреть имеющиеся материалы в наличии и место их расположения, создавать документальный отчёт. Программы используется в каждом цехе организации ООО “Электроремонт” что позволяет вести точный учёт имеющегося инструмента, оборудования, спецодежды и материалов. Совместно с использованием программы Базис-склад 7.0 созданы дополнительные программные разработки с помощью программы Microsoft Office Access 2003 под названием Склад. Возможности данной программы упрощают работу работников складов. Программа позволяет:

· предоставить список сотрудников нуждающихся в замене спец -одежды по истечению определённого срока,

· предоставить список сотрудников нуждающихся в замене спец - инструментов или спец материалов,

· ведение общего списка сотрудников и прикреплённого к сотруднику спецоборудования или инструмента,

· составление отчётов выданного инструмента, оборудования, инструментов или спец материалов.

Использование данной программы позволяет вовремя обеспечить сотрудников необходимыми материалами для выполнения организованной и качественной работы. Наличие исправных инструментов и использование качественного оборудования улучшило качество работы рабочего персонала в организации ООО “Электроремонт””. Внедрение информационных технология в управление работы цехов ООО ”Электроремонт”, значительно повысило показатели работы руководящего состава. Упростилась работа с документами, увеличился контроль над рабочим персоналом. На данный момент руководство среднего уровня организации ООО ”Электроремонт” пытается улучшить систему отслеживания работы организации и внедрять новые возможности для развития информационных технологий. Разрабатываются новые вопросы и требования по работе с персоналом. С помощью группы разработчиков программных продуктов в организации ООО ”Электроремонт”, создаются и внедряются в работу цехов новые программы под руководством руководящего состава.

2.4 Рекомендации по усовершенствованию информационных технологий в организации. Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему. Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена. Одним из распространен­ных вариантов решения можно считать перечень функций, ис­пользуемый центром для управления. В его состав входят:

· организационный менеджмент,

· кадровый учет,

· кадровый документооборот,

· табельный учет,

· расчет зарплаты,

· регламентированная отчетность,

· компенсационный пакет,

· планирование человеческих ресурсов,

· планирование фонда оплаты труда,

· управление компетенциями,

· оценка персонала,

· управление мотивацией,

· управление обучением,

· электронное обучение,

· подбор персонала,

· управление кадровым резервом - портал,

· информационное самообслуживание,

· аналитика по персоналу.

На данный момент при управлении персоналом в цехах организации ООО “Электрормонт” используются не все выше перечисленные варианты решения управленческих вопросов. Это приводит к неполной имеющейся информации о работе с персоналом. Из-за невозможности использования необходимых сведений вне оперативного доступа остается 60-70% информации, которая могла быть применена для решения текущих задач, поэтому в большинстве случаев роль "информационных справочников" определённый круг специалистов обладающих более полной информацией. Такие, незаменимые кадры, владеющие частицами знаний, составляющими тайну для остальных сотрудников, есть в любой организации. Потеря подобного гуру порой наносит организации невосполнимый ущерб. Проблема сводится к тому, что:

· деятельность организации в целом, а также ее подразделений и работников не имеет полного объективного информационного отображения;

· невозможно узнать историю вопроса: кто был инициатором, каковы были исходные документы и содержательные основания, почему и кем были приняты конкретные решения;

· трудно найти нужные документы по работе персонала или даже получить сведения об их существовании;

· не получается извлечь адекватную запросу информацию из документов, в которых она содержится;

· поручения о подготовке документов исполняются с нарушением установленных сроков, в отдельных случаях вообще не выполняются;

Ясно, что без специальных технологий учета, регистрации, хранения и мобилизации информационных ресурсов, накопленные опыт и знания не будут использованы в полной мере для решения насущных задач управления.

На рынке информационных услуг существует множество программных продуктов, которые в значительной степени способны восполнить пробелы в информационных технологиях организации, однако внедрение ПО не даст положительных результатов без предварительной подготовки и настройки организационной системы, ее согласования с конфигурационными требованиями самой организации и формой структурой управления. Таким образом имея свою группу разработчиков ИТ отдела, организация может самостоятельно разрабатывать программные продукты по управлению персоналом, по необходимым конфигурационными требованиями самой организации и формой структуры управления. Такие возможности позволят сократить затраты организации на закупы программных продуктов управленческой деятельности и самостоятельно усовершенствовать информационные технологии внутри организации.

На данный момент для усовершенствования управления, предлагается вариант построения организационной системы информационного обслуживания предприятия, объединенной с технологией оперативного управления.

· контролировать состояние работ и результатов по важнейшим направлениям текущей деятельности;

· обеспечивать организацию полной информацией;

· регулировать движение информационных ресурсов для использования в целевой деятельности согласно направлениям организации;

· оперативно извлекать информацию из огромного массива разнородных источников для текущих и перспективных задач управления;

· адсорбировать, аккумулировать, анализировать и обобщать документированный опыт профессионалов, превращая его в общедоступный корпоративный интеллект;

· упорядочивать и разделить деятельность организации, связанную с развитием информационной системы.

При проектировании и разработке информационного обеспечения системы управления наиболее актуальным является установление состава и структуры информации, необходимой и достаточной для принятой технологии управления. При анализе использования информационных продуктов явно видно, что большая часть используемых продуктов информационных технологий в основном направлено на управление сотрудников по управлению в производственной части. По принятия решений в управлении человеческими ресурсами с помощью информационных технологий используется незначительная часть. Основные решения по кадровым вопросам включает: зачисление в группу резерва; назначение на вакантную руководящую должность; составление индивидуальных планов повышения квалификации руководителей; формирование деловой карьеры и т.д. Важнейшим сведениями для управления сотрудниками является ведение данных о руководящих работниках и специалистах, характеризующих их деловые, моральные, профессиональные и личностные качества и их появление за весь период работы. Это позволило бы более обоснованно проводить отбор, оценку и выдвижение руководящих кадров на вышестоящие должности. С помощью решаются такие задачи по составу человеческих ресурсов, как:

· учет состава и движения персонала;

· получение оперативных сведений, объективно и полно характеризующих каждого работника;

· формирование экспертных групп специалистов по оценке различных категорий персонала;

· корректировка словаря качества «отбора идеального руководителя»;

· формирование необходимых «образов претендентов» с «образом идеального руководителя»;

· тестирование кандидатов на возможное включение в резерв на выдвижение;

· формирование списков кандидатов в резерв на выдвижение.

Кроме учетных данных о руководящих работниках для каждой должности штатного расписания структурных подразделений вводятся модели руководящих должностей, представляющие собой квалификационные динамические структуры качеств, необходимых для подготовки кадров. Формирование резерва кадров на руководящие должности с использованием заключается в выборе работников, объективно способных после специального обучения и стажировки успешно работать на руководящей должности. Формирование требований к работникам, выдвигаемым в резерв, заключается в определении: состава оцениваемых руководителями (экспертами) качеств; перечня должностей, на которые работник может быть включен кандидатом; предельных значений показателей работника, например: стаж работы по специальности – не менее 10 лет; стаж работы на руководящей должности – не менее 3 лет; образование – высшее, деловые качества – от 3 до 4 баллов. Указанные сведения должны находиться в базе данных, а выбор работников, удовлетворяющих требованиям, производится непосредственно с использованием программы. Результатом ее выполнения будет список кандидатов, удовлетворяющих требованиям при зачислении в резерв. Учет индивидуальных особенностей кандидатов в резерв производится путем оценки их качеств, требуемых для руководителя по резервируемой должности. Для этого необходимо формирование системы качеств руководителя по данной должности и проведение экспертной оценки его качеств, т. е. определение наиболее важных (значимых) качеств, требующихся руководителю по конкретной резервируемой должности. При оценке персонала, использовать, пятибалльную шкалу. При этом удельные значения отдельных качеств и их групп различны, для чего выводятся коэффициенты значимости (весомости) для руководителей и ключевых специалистов. В проверке руководством кадровых служб делаются выводы: Если общая экспертная оценка работников равна нормативной или незначительно превышает ее, то оцениваемый работник соответствует занимаемой должности. Если такая оценка значительно превышает нормативную, то целесообразно такого работника: повысить в должности; включить в резерв на выдвижение; повысить ему заработную плату. Если оценка ниже нормативной, то это означает несоответствие работника занимаемой должности. Ранжирование качеств работников, претендующих на руководящие должности, осуществляется с помощью специально разработанной программы. По результатам использования программы производит отбор из общего числа работников лиц, удовлетворяющих конкретным требованиям. (15)[19] Кроме того, полученные результаты экспертных оценок использовать при разработке дополнительных моделей, позволяющих более качественно решать вопросы отбора, оценки и выдвижения кадров на различные должности.

Заключение.

Итак, подводя итоги в курсовой работе нужно отметить, что информационная технология это совокупность методов и средств целенаправленного изменения каких-либо свойств информации. Информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника. Информационная технология является важной составляющей процесса использования информационных ресурсов. Автоматизированная информационная технология управления - система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям. Новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени. Новая информационная технология - это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком применении пакетов прикладных программ общего и проблемного направления, использовании режима реального времени и доступа пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря компьютерным сетям. Информационное обеспечение управления – это сложный динамичный комплексный процесс, обеспечивающий удовлетворение информационных потребностей управленцев и выполняющий функции рационализации деятельности аппарата управлении, то есть процесс предоставления информации отдельным лицам или группам – информационными потребностями. Смысл информационного обеспечения заключается в органическом соединении научных знаний, научной методологии и методики с новейшими техническими средствами во всех проявлениях информационной работы. Современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники. Существует два подхода к совершенствованию обеспечения управленческой деятельности на основе современных информационных технологий:

1. совершенствование выполнение отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий.

2. комплексное внедрение информационных технологий во все сферы управления. Каждая организация, учреждение, фирма проходит свой собственный путь с целью совершенствования управления на базе внедрения новых информационных технологий. Для мелких и средних предприятий целесообразен первый подход. Он является в настоящее время наиболее распространенным. В крупных организациях с устойчивыми бизнес-процессами эффективнее комплексное внедрение информационных технологий. Важнейшей функцией деятельности ООО ”Электроремонт”является обслуживание электрооборудования в цехах ОАО “ММК”. От правильности ведения управленческой деятельности, зависит работа всего предприятия. Применение новых Web технологий в организации позволяет расширить управленческую деятельность и улучшить деятельность организации. Внедрение программ АСУТоИР, NAUDOC в работу предприяти позволило контролировать работу персонала используя информационные технологии. Благодаря програмам руководящий состав стал получать больше информации о проведённых работах персонала что позволило лучше вести контроль работы в организации. Управленческая деятельность в организации заметно улучшилось это показывает что применение информационных технологий просто необходимо в развитии организации.

Список литературы

1. Басовский Л.Е., Менеджмент: учебное пособие.- М.:ИНФРА –М, 2007.- 216с.

2. Хомоненко А.Д. Основы современных компьютерных технологий: учеб. / под ред. проф. А.Д. Хомоненко. – СПб: КОРОНА принт, 2005. – 672 с.

3. Черкасова, Ю.М. Информационные технологии управления: учеб. пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФА-М, 2006. – 216. С

4. http://slovari.yandex.ru/ книги/БСЭ/Технология/

5. Кисляков Ю.Н.., Слуднов А.В. Информационные технологии Управления персоналом:. – Новосибирск: СибАГС, 2005. – 146 с.

6. Шахова Е.В., Развитие управленческого ИТ-консалтинга в России. / – М.: ИНФА-М, 2008. – 280 с.

7. Хорошилов А.В., С.Н. Селетков Мировые информационные ресурсы Издательство: Питер; 176 стр., 2004 г.

8. http://www.bizeducation.ru/2009/11/10/razvitie_upravlencheskogo_itkonsaltinga_v_rossii.html

9. http://www.naumen.ru/go/products/for_small_business/naudoc

10. http://oasis.ru/press/press/detail.php?ID=300

11. http://www.kadry.by/downloads.php

12. http://www.logistics.ru/9/4/4/i20_37661p0.htm

13. http://www.1c.ru/

14. http://www.electroremont.ru/enterprise_info/history.php

15. http://www.hr-portal.ru/doki/polozhenie-o-formirovanii-i-rabote-s-rezervom-rukovodyashchikh-kadrov

16. http://www.bazissoft.ru/

17. http://www.inventech.ru

18. http://revolutionmanagement

19. http://chief.nnov.ru/library/86

20. http://www.managment.aaanet.ru/infor/11.php

Приложения

1. Краткая инструкция по работе с ситемой АСУТоИР.


[1] Басовский Л.Е., Менеджмент: учебное пособие.- М.: ИНФРА –М, 2007.- 216с.

[2] http://slovari.yandex.ru/ книги/БСЭ/Технология/

[3] Басовский Л.Е., Менеджмент: учебное пособие.- М.: ИНФРА –М, 2007.- 216с.

[4] Черкасова, Ю.М. Информационные технологии управления: учеб. пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФА-М, 2006. – 216. с

[5] Хомоненко А.Д. Основы современных компьютерных технологий: учеб. / под ред. проф. А.Д. Хомоненко. – СПб: КОРОНА принт, 2005. – 672 с.

[6] Черкасова, Ю.М. Информационные технологии управления: учеб. пособие / под ред. Ю.М. Черкасова. – М.: ИНФА-М, 2006. – 216. С

[7] http://www.logistics.ru/9/4/4/i20_37661p0.htm

[8] http://oasis.ru/press/press/detail.php?ID=300

[9] http://www.bizeducation.ru/2009/11/10/razvitie_upravlencheskogo_itkonsaltinga_v_rossii.html

[10] Шахова Е.В., Развитие управленческого ИТ-консалтинга в России. / – М.: ИНФА-М, 2008. – 280 с.

[11] http://www.bizeducation.ru/2009/11/10/razvitie_upravlencheskogo_itkonsaltinga_v_rossii.html

[12] http://www.electroremont.ru/enterprise_info/history.php

[13] http://www.naumen.ru/go/products/for_small_business/naudoc

[14] http://www.bazissoft.ru/

[15] Хорошилов А.В., С.Н. Селетков Мировые информационные ресурсы Издательство: Питер; 176 стр., 2004 г.

[16] http://www.naumen.ru/go/products/for_small_business/naudoc

[17] http://chief.nnov.ru/library/86

[18] http://www.managment.aaanet.ru/infor/11.php

[19] http://www.hr-portal.ru/doki/polozhenie-o-formirovanii-i-rabote-s-rezervom-rukovodyashchikh-kadrov

Похожие материалы

Новые информационные технологии в документационном обеспечении управлении
Информационные технологии в управлении персоналом
Теоретические аспекты использования новых информационных технологий в оперативном управлении пр
Использование информационных технологий в системах управления
Экономические показатели деятельности ООО УК Наш дом
Использование новых информационных технологий при обучении химии в ВУЗе
Использование информационных технологий для контроля и оценки знаний в образовательных учреждениях
Использование автоматизированных информационных систем в управлении организацией
Исследование использования информационных технологий в социальной работе
Использование информационных технологий в деятельности правоохранительных органов: теоретико-правовой аспект