Содержание
Введение
Составление и изготовление документов
Копировальная техника
Создание печатной продукции
Микрофильмирование
Обработка документальных материалов
Литература
Широкие перспективы для совершенствования работы над документами открывают технические средства (оргтехника), использующие новейшие технические решения.
Большое место в решении общего комплекса управленческих дел занимают документационные процессы.
Основные группы средств оргтехники:
составление и изготовление документов;
копирование;
размножение;
обработка;
хранение и транспортирование.
В зависимости от видов используемых технических средств применяются следующие методы составления и изготовления документов:
рукописные (при помощи средств письма);
машинописные (при помощи пишущих машин, печатающих устройств, компьютеров);
акустические (при помощи диктофонов);
комбинированные (последовательное сочетание различных технических средств).
Говоря о средствах составления и изготовления документов, следует упомянуть о видах бумаги, которые могут применяться в этих целях:
типографическая,
писчая,
чертежно-рисовальная,
техническая,
упаковочно-оберточная,
светочувствительная и т.д.
Рукописный способ.
Рукописный способ по-прежнему является наиболее распространенным в процессах составления документов, например, в бухгалтерии, учете, товаросопроводительной документации.
Для размещения средств письма на рабочих местах применяются специальные органайзеры, в комплекты оснащения которых входят, не только различные средства письма, но и предметы канцелярского обихода: ножницы, ножи для резки бумаг, дырокол, миниатюрный сшиватель, ластики, скрепки, устройства для заточки карандашей, клеящие ленты, а также часы, пепельницы и т.д.
Машинописный способ.
Машинописный способ реализуется, в основном, при помощи компьютеров. Оригинал документа формируется и редактируется на дисплее, после чего воспроизводится при помощи печатающих устройств (принтеров), а потребность в копиях может удовлетворяться при помощи того же принтера или копировального аппарата.
Вместе с тем очевидна необходимость и в сохранении пишущих машин, в пользу которых говорит их независимость от источников питания, возможность оперативного перемещения и использование их в нештатных ситуациях (например, заполнение анкетного бланка), простота в эксплуатации.
Среди специализированных пишущих машин назовем машины для лиц с ограниченным зрением, печатающие на специальных листах; плоскопечатающие машины, для внесения текста в паспорта; машины для нанесения надписей на чертежи; стенографические машины и другие.
Акустический способ.
Акустический способ реализуется при помощи различных видов переносных и стационарных (в основном для записи совещаний, конференций) диктофонов.
К техническим средствам, при помощи которых изготавливаются копии документов, предъявляются требования факсимильного качества. Такого качества, когда копия соответствует оригиналу по содержанию и внешнему виду, а различия могут касаться только цвета изображения и его масштаба. Потребность в копировании документации может возникать не только в ходе управленческих процессов, но и при реализации других видов деятельности учреждения (например, учебно-методическая работа, реклама). При обращении к копировальной технике учитываются и организационные и экономические аспекты ее использования (централизованное, децентрализованное), определение целесообразности создания собственных типографий, возможность коллективного использования техники совместно со сторонними организациями.
Основным видом копировальной техники в настоящее время являются электрофотографические аппараты прямого копирования с непосредственным переносом изображения на различные виды носителей: бумагу, пленки. Наиболее известным производителем такой техники является фирма "Рэнк ксерокс", в связи с чем, под термином "ксерокс" сейчас подразумевается любой копировальный аппарат, хотя он может быть произведен и иными фирмами ("Канон", "Минольта", "Кодак", "Тошиба").
Копировальные аппараты можно классифицировать по их эксплутационным характеристикам:
По скорости приготовления того или иного количества копий в минуту:
малоскоростные (от 3 до 16 копий в минуту);
среднескоростные (до35 копий в минуту);
высокоскоростные (свыше 55 копий в минуту).
По габаритам:
портативные, переносные (например, "Ксерокс-520", "Шарп СФ 2060" и другие). Для них характерны небольшой вес (до 12 кг) и наличие удобной ручки для транспортирования;
настольные (как правило, это среднескоростные аппараты массой в 35-60 кг). Для их установки могут применяться передвижные столы или подставки, позволяющие при необходимости оперативно менять место размещения аппарата;
напольные, стационарные. Это высокоскоростные аппараты, в отношении которых также предусматривается возможность их перемещения.
Общими для этих средств копирования являются следующие эксплуатационные характеристики:
форматы копируемых оригиналов А3-А6;
время получения первой копии (5.5-5.8 секунд). Вместе с тем появляется новая технология САРФ, которой оснащены аппараты фирмы "Канон", когда времени на разогрев не требуется;
масштабирование (изменение масштаба воспроизводимого изображения в пределах от 50 до 200%, с шагом изменения 0.5-1%;
возможности изготовления за один прием от 1 до 999 копий;
возможность изготовления двух и более оригиналов на одном листе;
емкость лотков, кассет с бумагой для копирования от 500 до 7500 листов (аппараты "Коника"), с возможностью подключения дополнительных лотков;
необходимость в профилактическом обслуживании наступает после изготовления не менее 15000 копий (аппараты "Тошиба 210");
плотность используемой бумаги от 50 до 200 г/кв. м;
двухстороннее копирование, которое позволяет экономить бумагу, уменьшать объем документа и снижать почтовые расходы;
разрешающая способность 400х400 точек на дюйм;
возможность получения цветной копии (6 цветов);
низкий уровень шума (не выше 48 дБ).
Средства копирования оснащаются дополнительными устройствами, которые расширяют функциональные возможности таких средств, как:
автоматизированная подача оригиналов и листов бумаги из лотка (кассеты);
кодовое ограничение доступа к использованию аппарата;
система идентификации происхождения копий, предназначенная для борьбы против незаконного и несанкционированного копирования. На каждую копию наносятся краской (например, желтой), специальные кодовые знаки, компьютерная расшифровка которых позволяет определить номер аппарата, где изготовлена та или иная копия. Система не может быть отключена при пользовании аппаратом. Оснащены этой системой аппараты фирмы "Минольта";
автоматическое регулирование контрастности копий;
устройство сдвига текста на копиях, позволяющее размещать текст так, чтобы при скреплении листов он не находился в зоне сшивания;
устройство для копирования переплетенных книг и журналов либо с двух сторон на одном листе, либо на двойном листе;
автоматический контроль экспонирования, обеспечивающий высокое качество изображения на копиях;
автоматическое отключение аппарата после выполнения заданной программы, гарантирующее безопасность его работы;
копирование одним из имеющихся 6 цветов;
дисплей, отражающий состояние аппарата при выполнении им любой операции. При возникновении любых неполадок на дисплей выводятся сообщения о причинах неисправности и рекомендации по ее устранению;
возможность прерывания копирования для выполнения срочного задания, когда запоминается то состояние процесса, в котором он находится в момент прерывания, к этому состоянию возвращаются при завершении внеочередного заказа;
выделение одним из цветов отдельных фрагментов текста на копиях;
редактирование изображения, когда оператор удаляет некоторые элементы оригинала (графики, рисунки, фрагменты текста);
контроль круга пользователей аппарата, учет стоимости изготовленных копий, распечатка любых сведений по режиму эксплуатации аппарата.
Аппараты могут дополнительно оснащаться степлером (сшивателем), который сшивает до 25 листов металлической скобкой; финишером, который сшивает до 50 листов двумя скобками, причем комплекты сшитых листов могут получать переднюю и заднюю обложки и разного рода вкладыши.
Вопросы создания собственной типографии возникают в случае постоянной потребности в изготовлении печатной продукции от бланков, инструкций, учебных пособий, брошюр до полноцветных буклетов, плакатов, книг.
Для создания такой мини-типографии могут использоваться дубликаторы и офсетные машины, а так же средства до - и после печатного оборудования: фальцевальные, листоподборочные машины, проволокошвейные сшиватели, резальные устройства, брошюровочные системы, ламинаторы. В ходе изготовления тиражей могут воспроизводиться оригиналы, выполненные на любом носителе с полутоновыми иллюстрациями. Имеются устройства для многоцветовой печати и системы редактирования, с помощью которых можно изменять масштаб изображения оригинала, совмещать два оригинала на одном листе без вторжения в оригинал.
До - и после печатное оборудование позволяет переплетать экземпляры объемом до 750 листов с помощью пластиковых элементов, при необходимости такой переплет можно вскрыть, заменив пачку листов, снова его запаять. Могут применяться машины для скрепления печатной продукции металлическими и пластмассовыми пружинами; оперативные устройства термопереплета, время изготовления которых не превышает 40 секунд.